PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ LƯU TRỮ Tên sinh viên Đỗ Thị Hương Lớp 1905QTVD BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢ[.]
PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ LƯU TRỮ Tên sinh viên: Đỗ Thị Hương Lớp: 1905QTVD BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường Cơ quan kiến tập: Thành ủy Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Thành phố Hồ Chí Minh, 2022 LỜI NĨI ĐẦU Để hồn thiện báo cáo kiến này, lời xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo quan, Cán làm việc Thành ủy Bà Rịa tạo điều kiện giúp tơi có hội để kiến tập mơi trường Xin gửi lời cảm ơn đến anh, chị Văn phòng thành phố Đặc biệt chị Nguyễn Kim Anh, nhiệt tình giúp đỡ, dạy cho em kiến thức thực tiễn Giúp em áp dụng kiến thức học vào q trình Kiến tập từ em thu Báo cáo Kiến tập vô quý giá Tôi xin trân trọng cảm ơn thầy, giáo Khoa Quản trị văn phịng Lưu trữ Giảng viên hướng dẫn - ThS Nguyễn Mạnh Cường trực tiếp giảng dạy kiến thức Cơng tác Văn thư Giúp tơi có tảng để làm Báo cáo cách trọn vẹn đầy đủ Trong trình làm Báo cáo Kiến khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong bỏ qua góp ý Tơi xin trân trọng cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập đập lộc riêng tơi làm Khơng có hành vi gian lận Các vấn đề đưa quan sát, phân tích cách khách quan học hỏi qua anh chị hưỡng dẫn mà có Kết chưa công bố nghiên cứu khác Người viết đề tài Đỗ Thị Hương NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP Qua đọc Báo cáo Kiến tập cùa sinh viên Đỗ Thị Hương, sinh viên kiến tập nắm rõ quy trình cơng tác Văn thư nói chung cơng tác Quản lý văn nói riêng Văn phòng Thành ủy Chấp hành tốt quy định, quy chế làm việc Văn phịng, chịu khó nghiên cứu, học hỏi kinh nghiêm thời gian kiến tập, có tác phong đạo đức tốt Bà Rịa, ngày 29 tháng năm 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Đóng góp đề tài .2 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Các khái niệm 1.1.1.Khái niệm văn .4 1.1.2 Khái niệm văn Đảng .5 1.2 Vai trò văn Đảng 1.3 Chức văn đảng .6 1.4 Quy trình quản lý văn CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA 10 2.1 Khái quát thành phố Bà Rịa, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu .10 2.2 Khái quát Văn phòng thành phố Bà Rịa .11 2.2.1.Tổ chức lãnh đạo Văn phòng Thành phố Bà Rịa 11 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Thành phố Bà Rịa .14 2.3 Thực trạng công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa 16 2.3.1 Lưu đồ quản lý văn 17 2.3.2.Quy trình quản lý văn 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG THÀNH PHỐ BÀ RỊA 24 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 24 3.2 Cơ sở thực tiễn 24 3.3 Các giải pháp cụ thể 24 3.3.1 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá quy trình quản lý văn 24 3.3.2 Nâng cao ý thức trách nhiệm công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ 25 3.3.3 Đầu tư chi phí tổ chức, đạo ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong quan hành nhà nước hay quan Đảng văn phương tiện quan trọng thiếu hoạt động quan, tổ chức Nó cơng cụ để giúp quan quản lý điều hành hoạt động Mỗi năm có hàng nghìn văn đi, đến quan, tổ chức Nếu việc quản lý văn khơng quy trình, lỏng lẻo quan khơng kiểm sốt số lượng văn Trên thực tế cịn có nhiều quan tổ chức nói chung Văn phịng thành phố Bà Rịa nói riêng cịn nhiều hạn chế quy trình quản lý văn Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý văn bản, định chọn đề tài “Thực trạng công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa” để làm Báo cáo kiến tập Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu Công tác Văn thư - Lưu trữ có nhiều nhà khoa học nghiên cứu Tại Việt Nam, có nhiều cơng trình nghiên cứu lĩnh vực cơng trình nghiên cứu khoa học, viết báo, tạp chí, luận văn tốt nghiệp, khố luận…Trong q trình làm tập lớn, Tiểu luận, Báo cáo tơi tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Đây nguồn tài liệu phong phú giúp cho việc định hướng, lựa chọn nội dung quan trọng để thực đề tài Nhất sinh viên theo theo học ngành Quản trị văn phòng Một số sách, giáo trình, có liên quan đến nhu cầu thơng tin như: Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp công tác văn thư lưu trữ - Nguyễn Kim Anh Những đề tài nghiên cứu kể đạt được, chưa đạt phải đạt từ đưa cách thức để tiếp thu khắc phục tốt Tuy nhiên viết đề tài chưa có đề tài nói rõ chuyên sâu tới công tác quản lý văn - văn Đảng Vì tác giả chọn đề tài “ Thực trạng công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa” để làm Báo cáo kiến tập Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu hệ thống sở lý luận liên quan đến công tác quản lý văn - Chỉ ưu điểm, nhược điểm biện pháp khắc phục công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng quy trình quản lý văn Văn phòng thành phố 4.2 Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian: Văn phòng thành phố Bà Rịa + Về mặt thời gian: từ năm 2020 Phương pháp nghiên cứu Tuân thủ nguyên tắc thống tính khoa học nhận thức Vận dụng Phương pháp tổng hợp phân tích tài liệu: tác giả thu thập phân tích cơng trình nghiên cứu viết cơng tác văn thư nói chung quy trình quản lý văn nói riêng để làm rõ sở lý luận vấn đề nghiên cứu Đóng góp đề tài - Về mặt khoa học: Đề tài tổng hợp, hệ thống hóa vấn đề lý luận liên quan đến công tác quản lý văn Văn phòng thành phố nhằm tạo điều kiện để củng cố, phát triển công tác quản lý văn - Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá thực trạng quản lý văn quan Từ đưa số biện pháp cụ thể để nhằm giúp quan khắc phục thời gian tới Kết cấu đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có chương: Chương Cơ sở lý luận công tác quản lý văn Chương Thực trạng công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa Chương Một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý văn Văn phòng thành phố Bà Rịa PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn Từ xưa nay, giao tiếp nhu cầu thiếu người thực nhiều phương tiện khác Trong đó, ngơn ngữ phương tiện quan trọng Hoạt động giao tiếp ngơn ngữ diễn hình thức giao tiếp ngơn ngữ viết hình thức giao tiếp ngơn ngữ nói Sản phẩm q trình giao tiếp ngơn ngữ nói gọi diễn ngơn, cịn sản phẩm q trình giao tiếp chữ viết văn Theo Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên, Hà Nội, 2018: Cách tiếp cận từ góc độ ngơn ngữ “Văn chỉnh thể đơn vị ngôn ngữ liên kết với theo quy tắc định nhằm truyền tải thông tin trọn vẹn đáp ứng mục đích giao tiếp định” Cách tiếp cận từ góc độ quản lý “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu định” [7, tr.295] Khoản 1, Điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ: “Văn thơng tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định” Như vậy, ta thấy có nhiều định nghĩa văn bản, nhiên tác giả thống sử dụng khái niệm: “Văn thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định” 1.1.2 Khái niệm văn bán Đảng