Phương hướng tin học hóa hệ thống thông tin thanh tra nhà nước
CHƯƠNG IIIPHƯƠNG HƯỚNG TIN HỌC HỐ HỆ THỐNG THƠNG TIN THANH TRA NHÀ NƯỚC1- Tin học hố - giải pháp hữu hiệu góp phần giải quyết những vấn đề thơng tin đã nêu trên1.1- Tin học có khả năng giải quyết vấn đề khối lượng thơng tin ngày một tăngHệ thống Thanh tra nhà nước ngày một kiện tồn do u cầu của quản lý theo hướng nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động thanh tra. Mối quan hệ chỉ đạo hoạt động thanh tra trong hệ thống Thanh tra nhà nước ngày càng chặt chẽ hơn, tập trung hơn. Vì vậy, khối lượng thơng tin đến Thanh tra nhà nước sẽ tăng. Máy tính với tốc độ tính tốn lơgíc và số học kỳ diệu sẽ là một sức mạnh trợ giúp trong khâu xử lý thơng tin. 1.2- Tin học giải quyết vấn đề lưu trữ và tìm kiếmVì đặc trưng riêng của cơng tác thanh tra, hầu như mọi thơng tin đã qua đây đều được lưu giữ lại. Khái niệm về thời gian có thể thanh lý thơng tin cũ khơng đặt ra, nên lượng thơng tin lưu trữ ở Thanh tra nhà nước sẽ rất lớn. Việc tìm kiếm, trích dẫn hoặc sao lại nội dung thơng tin trong q khứ là một trong các cơng việc tốn nhiều thời gian của cán bộ. Khơng gian chứa, thời gian đổi mới vật mang tin, quản lý thơng tin các loại cần lưu trữ v v… là những khó khăn rất lớn của cơng tác lưu trữ, tìm kiếm thơng tin. Máy tính điện tử với những thiết bị nhớ hiện đại như đĩa từ, đĩa quang học với dung lượng cực lớn trên một đơn vị diện tích rất nhỏ và khả năng tìm lại, trích dẫn, sao chép thơng tin văn bản từ các bộ nhớ sẽ góp phần giải quyết vấn đề này.1.3- Máy tính góp phần bảo đảm thơng tin, phản ánh đúng hiện trạng của đối tượngKhi cung cấp thơng tin cho lãnh đạo, thơng tin phải phản ánh đúng về hiện trạng của đối tượng và thời điểm cần xem xét. u cầu này bắt buộc phải cập nhật đầy đủ những thay đổi của đối tượng quản lý trong suốt thời kỳ tồn tại và phát triển của nó. Với cách thức thủ cơng, việc cập nhật dễ bị sao nhãng hoặc tùy tiện. Nhờ máy tính có lưu trữ và so sánh với những thơng tin trong q khứ vì vậy khi cập nhật số liệu ln ln được kiểm tra lơgíc, do đó góp phần giảm lỗi trong thơng tin.1.4- Tin học bảo đảm cung cấp thơng tin cho cán bộCán bộ Thanh tra nhà nước thưòng mất nhiều thời gian để có được một thơng tin. Việc sử dụng cơng cụ xử lý thủ cơng khơng cho phép làm tốt hơn được. Một mạng vi tính cho phép truyền thơng tin từ vụ này sang vụ khác, cho phép xem trực tiếp trên màn hình những văn bản quyết định khơng cần phải in ra giấy hay sao chụp lại.1.5- Tin học tạo điều kiện sử dụng các khố học hiện đại trong cơng tácĐể quản lý một tổ chức kinh tế, xã hội nói chung và ngành Thanh tra nói riêng, ngày này cần sử dụng những mơn khoa học mới như mơ phỏng, định lượng, thống kê, dự báo… Máy tính là những phương tiện giúp cán bộ Thanh tra nhà nước có điều kiện và khả năng ứng dụng có hiệu quả những tiến bộ khoa học vào lĩnh vực cơng tác của mình. 2- Bảy nguyên tắc cơ bản để tin học hoá hệ thống thông tin Thanh tra nhà nướcTrên cơ sở phân tích hệ thống thông tin Thanh tra nhà nước, Ban chủ nhiệm đề tài rút ra kết luận: mốn tin học hoá có hiệu quả, phải tuân theo 7 nguyên tắc sau:Nguyên tắc 1: Sử dụng các khái niệm hệ thốngĐiều hành hoạt động thanh tra nhà nước thực chất là phối hợp chức năng giữa các bộ phận khác nhau để đạt được các mục tiêu đã chọn. Những khái niệm của lý thuyết hệ thống như mục tiêu, quan hệ, thực thể, bộ phận… giúp mô tả và hiểu biết tốt hơn toàn bộ hệ thống. Đây là ngôn ngữ chung để làm việc giữa cán bộ thanh tra và chuyên gia tin học hoá.Nguyên tắc 2: Cách tiếp cận đơn thểHệ thống thông tin Thanh tra nhà nước là hệ thống rất phức tạp, các bộ phận chức năng với nhiều nhiệm vụ khác nhau, không thể tin học hoá mà không sử dụng phương pháp chia ra từng bộ phận và từng giai đoạn. Việc tiến hành tin học hoá hệ thống thông tin Thanh tra nhà nước phải được tiến hành theo từng bộ phận theo sơ đồ tổ chức. Trong mỗi bộ phận lại tiến hành ghép nối chúng lại để hoàn thiện thành hệ thống.Nguyên tắc 3: Hướng hệ thống thông tin theo yêu cầu quản lýTin học hoá hệ thống thông tin luôn luôn được xem xét nhằm cung cấp thông tin cho cán bộ Thanh tra nhà nước. Thông tin quản lý được hiểu là thông tin mà có ít nhất một cán bộ sử dụng để thực hiện nhiệm vụ của mình. Nguyên tắc này bắt buộc phải biết được nhu cầu thông tin của từng cán bộ cụ thể trước khi bắt tay thiết kế hệ thống và buộc hệ thống phải mềm dẻo, có khả năng phát triển để tạo ra những thông tin mới của cán bộ thanh tra trong tương lai. Toàn bộ việc tin học hoá là nhằm cung cấp thông tin cho cán bộ trong hệ thống Thanh tra nhà nước.Nguyên tắc 4: Dựa vào quan niệm điều khiển họcNghĩa là phải coi trọng thông tin luôn gắn liền với một quá trình điều khiển. Lấy quá trình điều khiển học làm cơ sở xác định các thông tin phục vụ quá trình điều khiển. Tuy nhiên, phải xem xét thanh tra là một hệ thống xã hội. Yếu tố con người ở đây không thể mô hình hoá được. Điều này sẽ tránh cái nhìn hơi máy móc và cơ giới của điều khiển học trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin tin học hoá.Nguyên tắc 5: Xác định đầy đủ các mối liên hệ trong hệ thốngCác bộ phận cấu thành hệ thống Thanh tra nhà nước có rất nhiều mối quan hệ với nhau. Chính những mối quan hệ này là yếu tố cấu thành hệ thống. Việc kiểm tra các mối quan hệ này là rất quan trọng. Sự ghép nối giữa các bộ phận đã tin học hoá với nhau có tốt hay không là phụ thuộc vào sự hiểu biết của các cán bộ làm tin học hoá về những mối quan hệ này.Nguyên tắc 6: Tiến triển dần và lặp lạiTin học hoá hệ thống thông tin Thanh tra nhà nước là một công việc lâu dài và khó khăn. Chưa thể có ngay một đội ngũ cán bộ vừa hiểu biết về tin học, vừa am hiểu về công tác thanh tra. Kinh phí cho dự án tin học hoá là kinh phí bao cấp và không phải là dồi dào. Hệ thống Thanh tra nhà nước đang kiện toàn và sẽ có nhiều thay đổi. Việc tin học hoá phải là tiến trình dần dần và lặp lại một số công đoạn đã làm ở mức độ cao hơn. Việc có được một ứng dụng hoàn chỉnh trên hệ thống máy tính đáp ứng mọi nhu cầu thông tin của cán bộ Thanh tra nhà nước là chưa thể có. Việc xây dựng, phát triển thêm những ứng dụng đã có trước trên cơ sở phát triển cao hơn về chất và độ phức tạp là cách đi phù hợp nhất. Việc lặp lại với trình độ cao hơn như vậy còn đảm bảo việc đồng bộ giữa các bộ phận khác nhau đã được tin học hoá.Nguyên tắc 7: Tin học hoá phải được thực hiện bởi một tập thể cán bộ: cán bộ lãnh đạo Thanh tra nhà nước, cán bộ thông tin và chuyên gia tin học.Việc tin học hoá hệ thống thông tin động chạm tới toàn bộ tổ chức, do đó tiền đề là phải có sự ủng hộ hoàn toàn của lãnh đạo thì mới bảo đảm sự chấp hành của toàn bộ tổ chức và bảo đảm sự thành công cuối cùng. Tin học hoá là nhằm tạo ra những thông tin tốt hơn cho quản lý. Chính cán bộ lãnh đạo mới biết được cần phải tạo ra những thông tin gì, cho ai và vào những thời điểm nào. Việc hướng đích và có đích phải được bảo đảm bằng sự tham gia tích cực của lãnh đạo Thanh tra nhà nước.Hiểu biết về tin học của cán bộ thanh tra hiện nay chưa đủ để thực hiện công việc tin học hoá, vì vậy sự tham gia tin học hoá là một yêu cầu bắt buộc trong việc tiến hành dự án.Cán bộ cấp dưới phải tham gia vào quá trình tin học hoá vì chính họ sau này là những người sử dụng máy vi tính, vận hành hệ thống thông tin tin học hoá.3- Kế hoạch sơ bộ tin học hoá hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo hoạt động của Thanh tra nhà nước3.1- Ba giai đoạn tin học hoá hệ thống thông tin thanh tra toàn quốcHệ thống thông tin Thanh tra nhà nước là một bộ phận của hệ thống thông tin thanh tra toàn quốc. Việc sơ thảo một kế hoạch tin học hoá phải nằm trong một kế hoạch tổng thể chung của công cuộc tin học hoá ngành Thanh tra.Về tổng thể, việc tin học hoá hệ thống thông tin thanh tra phải thực hiện trên các tiền đề sau:- Việt nam chưa qua công nghiệp hoá. Điều này nói lên các thủ tục hành chính về thông tin còn chưa chuẩn hoá, chưa có nề nếp.- Ngành Thanh tra có rất ít cán bộ hiểu sâu về tin học và sử dụng máy tính điện tử.- Kinh phí cho hoạt động thanh tra do ngân sách cấp.- Ngành Thanh tra đang có nhiều chuyển biến mới về tổ chức và hoạt động.Từ những tiền đề như vậy, không thể tin học hoá ngành Thanh tra trong một thời gian ngắn, cũng không thể xây dựng một kế hoạch tin học hoá tới cấp huyện ngay được, mà phải làm từ nơi có điều kiện nhất, rút kinh nghiệm, mở rộng và phát triển một cách dần dần, phù hợp với kinh phí Nhà nước cho phép; đồng thời kết hợp với việc bồi dưỡng kiến thức tin học cho đội ngũ cán bộ thanh tra, bám sát được những qui chuẩn, cơ chế mới trong công tác của ngành Thanh tra.Với những lý do đó, dự án tin học hoá hệ thống thông tin thanh tra toàn quốc cần phải thực hiện trong khoảng thời gian từ nay đến năm 2000 hoặc 2003 và chia thành các giai đoạn sau:Giai đoạn I: Tin học hoá hệ thống thông tin cơ quan Thanh tra nhà nước Thời gian: từ 1993 – 1996 hoặc 1993 – 1998Mục tiêu:- Xây dựng một hệ thống thông tin tin học hoá phục vụ chỉ đạo hoạt động thanh tra với hiệu quả cao.- Chuẩn bị tiền đề và kinh nghiệm cho việc tin học hoá Thanh tra cấp tỉnh, cấp bộ.Giai đoạn II: Tin học hoá hệ thống thông tin thanh tra tới cấp Thanh tra tỉnh, Thanh tra bộ.Thời gian: từ 1996 – 1998 hoặc 1998 – 2000Mục tiêu:- Xây dựng hệ thống thông tin cấp tỉnh, cấp bộ.- Liên kết các hệ thống thông tin tin học hoá cấp tỉnh, cấp bộ với hệ thống thông tin Thanh tra nhà nước.Giai đoạn III: Từng bước hoàn thiện và phát triển chiều sâu cho các ứng dụng.Thời gian: từ 1998 – 2000 hoặc 2000 – 2003Mục tiêu:- Rà soát trên góc độ tổng thể- Hoàn thiện và phát triển chiều sâu cho các ứng dụng3.2- Kế hoạch sơ bộ cho dự án tin học hoá hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo hoạt động của Thanh tra nhà nướcNhư trên đã khẳng định, việc tin học hoá hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo hoạt động của Thanh tra nhà nước cần một khoảng thời gian từ 3 đến 4 năm hoặc từ 5 đến 6 năm. Chi tiết hơn, giai đoạn này được chia thành các bước thời gian như sau:Bước 1: Triển khaiThời gian: 1993 – 1994 hoặc 1993 – 1995Mục tiêu:- Hoàn thiện chương trình tin học hoá hệ thống thông tin thanh tra toàn quốc.- Chuẩn bị về mặt nhân sự cho tiến trình tin học hoá.- Xây dựng kế hoạch tin học hoá chi tiết cho hệ thống Thanh tra nhà nước.- Xây dựng các dự án tin học cho Vụ Tổ chức – Cán bộ, Văn phòng, Vụ thanh tra xét khiếu tố và Vụ Tổng hợp – Pháp chế.- Thực hiện một số ứng dụng lưu trữ, tìm tin, tính toán bảng biểu thống kê.Các nhiệm vụ cụ thể:- Mở lớp tin học cho cán bộ Thanh tra nhà nước.- Kết hợp xây dựng các bài toán quản lý sau đây trên máy tính:+ Quản lý hồ sơ cán bộ, Thanh tra viên toàn quốc. + Quản lý cán bộ thuộc Thanh tra nhà nước.+ Quản lý trích yếu mọi công văn, giấy tờ đến.+ Quản lý trích yếu mọi công văn, giấy tờ đi.+ Chương trình hoá các bảng biểu thống kê báo cáo theo mẫu chuẩn.+ Quản lý toàn bộ đơn thư đến.+ Quản lý thư mục mọi văn bản, qui chế, chế độ, pháp luật.+ Quản lý toàn bộ các kết quả vụ việc thanh tra, xét khiếu tố.Bước 2: Mở rộngThời gian: 1994 – 1995 hoặc 1995 – 1997Mục tiêu:- Trang bị máy vi tính cho các bộ phận tiếp theo.- Trên cơ sở kinh nghiệm 1 năm khai thác, chỉnh lý, hoàn thiện những chương trình ứng dụng bước 1.- Xây dựng và máy tính hoá các bài toán xử lý thông tin ở các vụ này.- Nâng cao trình độ sử dụng máy tính cho cán bộ.- Chuyển dần một số công việc soạn thảo và đánh máy chữ lên máy tính ở các vụ.Bước 3: Tăng cường, nâng cấp và phát triểnThời gian: 1995 – 1996 hoặc 1997 – 1998Mục tiêu: - Mở rộng ứng dụng sang quản lý văn bản.- Xây dựng các cơ sở dữ liệu cho các vụ.- Mọi cán bộ đều biết lấy thông tin trong máy tính phục vụ công việc của mình.- Xây dựng và ban hành qui chế thông tin- Nối mạng tin học.- Xây dựng chương trình tin học hoá xuống cấp Thanh tra tỉnh, Thanh tra bộ.- Đánh giá, rút kinh nghiệm việc tin học hoá ở Thanh tra nhà nước. . đoạn tin học hoá hệ thống thông tin thanh tra toàn quốcHệ thống thông tin Thanh tra nhà nước là một bộ phận của hệ thống thông tin thanh tra toàn quốc. Việc. hệ thống thông tin tin học hoá.3- Kế hoạch sơ bộ tin học hoá hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo hoạt động của Thanh tra nhà nước3 .1- Ba giai đoạn tin học