ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG T p chí Khoa h c Đ i h c Th D u M t ạ ọ ạ ọ ủ ầ ộ S 2(37) 2018ố ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG ISO 14001 2004 TẠI CÔNG TY TNHH TAKAKO VIỆT NAM[.]
Tạp chí Khoa học Đại học Thủ Dầu Một Số 2(37)-2018 ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG ISO 14001:2004 TẠI CÔNG TY TNHH TAKAKO VIỆT NAM Nguyễn Thị Xuân Hạnh(1), Phạm Thị Thùy Trang(3) (1) Trường Đại học Thủ Dầu Một Ngày nhận 26/10/2017; Ngày gửi phản biện 26/11/2017; Chấp nhận đăng 20/5/2018 Email: nguyenthixuanhanh@gmail.com Tóm tắt Đánh giá nội cơng việc thường niên tổ chức trước sau đạt giấy chứng nhận Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 Hoạt động đánh giá nội với nhiều cách thức khác chủ yếu dựa vào bảng danh mục kinh nghiệm người đánh giá Hoạt động chưa nghiên cứu đưa phương thức cụ thể Hiện theo nhóm tác giả tìm hiểu, chưa có đề tài nghiên cứu cơng bố phương pháp dùng để đánh giá nội Thông thường tổ chức độc lập tiến hành đánh giá độc lập tổ chức khác để cấp chứng chỉ, người ta áp dụng tiêu chuẩn ISO 14011:1997 hướng dẫn đánh giá môi trường ISO 14031:1999 Quản lý môi trường – Hướng dẫn đánh giá kết môi trường dùng làm kim nam công tác đánh giá Cịn đánh giá nội chưa có hướng dẫn phương pháp cụ thể Chính thế, nhóm tác giả sau nghiên cứu tìm hiểu lựa chọn đề xuất phương pháp dùng để đánh giá nội có kết chặt chẽ mà số tổ chức quốc tế có chức đánh giá áp dụng Đề tài “Đánh giá nội hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004, đề xuất nâng cấp ISO 14001:2015 công ty TNHH Takako Việt Nam” Mong kết nghiên cứu đề tài tài liệu tham khảo hữu ích cho cơng ty việc chuyển đổi nâng cấp đạt chứng nhận ISO 14001:2015 Kết nghiên cứu tài liệu tham khảo đáng tin cậy dùng cho sinh viên ngành môi trường học tập nghiên cứu Từ khóa: đánh giá nội bộ, hệ thống quản lý, môi trường Abstract INTERNAL ASSESSMENT OF ENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM ACCORDING TO ISSO 14001:2004 AT TAKAKO VIETNAM CO.Ltd Internal audit has been considered as an annual work that any organizations need to before and after obtaining the ISO 14001 Environmental Management System Certificate Internal assessment activities that have a variety of ways are based primarily on the reviewer's list and experience This activity has not been researched concretly Currently, according to the study authors, there is no research topic published the methods used for Internal audit Normally, when an independent body conducts an independent assessment for another organization to issue a certificate, it applies the ISO 14011: 1997 Environmental Assessment Guideline, and the ISO 14031:1999 Environmental Management - Assessment of environmental performance – Guidance as a guide to its work while there is still no guidance and specific methods for Internal audit 52 Nguyễn Thị Xuân Hạnh Đánh giá nội hệ thống quản lý môi trường Therefore, the research team selected and proposed a methodology for internal audit with the most stringent results that some international organizations have the function of evaluating from time to time The subject "Internal assessment of environmental management system according to ISO 14001: 2004, proposed to upgrade ISO 14001: 2015 at Takako Vietnam Ltd." Hopefully the research results of this topic will be a useful reference for the company to convert and upgrade to achieve ISO 14001: 2015 certification Research results are also a reliable reference for students in the academic and research environment Giới thiệu Công ty TNHH Takako Việt Nam công ty 100% vốn Nhật Bản, lĩnh vực hoạt động công ty chuyên sản xuất linh kiện điện tử xuất sang thị trường châu Âu Đây công ty đầu việc áp dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 để xây dựng hệ thống quản lý môi trường cho cơng ty Hiện cơng ty có chứng nhận ISO 14001:2004, nhiên theo hướng dẫn Diễn đàn tổ chức công nhận quốc tế (IAF), tổ chức chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 có năm kể từ ngày tiêu chuẩn ban hành để chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 14001:2015 Điều có nghĩa giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 hết hiệu lực sau ngày 14/9/2018 Việc xin cấp lại giấy chứng nhận phải qua nhiều bước, trước hết phải kể đến hoạt động Đánh giá nội để biết cơng ty có thiếu so với tiêu chuẩn Một tổ chức tiến hành xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 14001:2004 thường niên cơng việc đánh giá diễn nhằm kiểm soát việc vận hành hệ thống trước sau nhận chứng Việc đánh giá nội đảm bảo tổ chức hướng đảm bảo tiêu chuẩn hệ thống ln kiểm sốt phù hợp Đánh giá nội hoạt động quan trọng tồn song song với việc vận hành hệ thống quản lý môi trường Tuy nhiên nghiên cứu đánh giá nội phương pháp đánh giá chưa trọng, nghiên cứu theo nhóm tác giả vấn đề chưa trường đại học nghiên cứu giảng dạy Trong trình nghiên cứu, nhóm tác giả khơng tìm đề tài nghiên cứu vấn đề này, lĩnh vực áp dụng thực tế nên nghiên cứu hạn chế nguyên đối tượng cần nghiên cứu khó tiếp cận nhiều lý Vì nhóm định nghiên cứu việc đánh giá công ty cụ thể để cung cấp cách nhìn trực quan cơng việc Bên cạnh việc hết hiệu lực ISO 14001:2004 công ty việc đời ISO 14001:2015 [4] dựa nâng cấp phát triển ISO cũ, tiến trình nâng cấp buộc phải đánh giá lại hệ thống để hiểu hệ thống nào? Cần thêm yêu cầu gì? Các yêu cầu cải tiến nâng cấp? Để từ đề xuất lộ trình nâng cấp bước nâng cấp cho công ty Takako Việt Nam Phương pháp nghiên cứu 2.1 Khảo sát thực địa: Thực khảo sát thực tế cơng ty Tìm hiểu tình hình sản xuất, trạng mơi trường trạng áp dụng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004 công ty Thông qua phương pháp cụ thể quan sát trực tiếp, vấn cán bộ, 53 Tạp chí Khoa học Đại học Thủ Dầu Một Số 2(37)-2018 công nhân viên công ty để đưa nhận xét khách quan (sử dụng bảng hỏi, mẫu / khu vực) Các khu vực thực sử dụng bảng hỏi ứng với khu vực hoạt động riêng biệt công ty Nội dung bảng hỏi thiết kế theo khung sườn điều khoản TCVN ISO 14001:2004 gồm có điều khoản 2.2 Phương pháp 3P: Đây phương pháp hiệu đáng tin cậy dùng để đánh giá nội HTQLMT nhằm hỗ trợ cho sách, kiểm sốt lãnh đạo, cung cấp thơng tin để tổ chức thực hành động cải tiến hoạt động Phương pháp giúp tiếp cận đối tượng cách hoàn chỉnh đầy đủ Được vận dụng phương pháp đánh giá quốc tế, sử dụng nhiều nơi giới Nội dung phương pháp gồm có phần bảng Bảng Nội dung phương pháp 3P Phần P1 P2 P3 Tên Paper Check – Kiểm tra tài liệu People Interview – Phỏng vấn trực tiếp Nội dung cụ thể Kiểm tra hệ thống tài liệu cần thiết như: quy trình, hồ sơ, văn lưu trữ v.v liên quan đến đối tượng cần nghiên cứu Phỏng vấn cá nhân hoạt động, làm việc trực tiếp vận hành quy trình Việc quan sát thực tế làm rõ nội dung lưu hồ sơ Kiểm tra, thẩm định lại hồ sơ trình thực theo quy định ban hành (Tổ chức đánh giá chứng nhận InterConformity (Cộng hòa liên bang Đức) Practice Observe – Quan sát thực tế Với P trên, đạt yêu cầu cho điểm phù hợp (PH), khơng đạt u cầu cho điểm không phù hợp (KPH) Điểm không phù hợp lớn (M): Hệ thống không đề cập đến yêu cầu bắt buộc tiêu chuẩn (sự không phù hợp), không thực yêu cầu tiêu chuẩn hay hệ thống Điểm không phù hợp nhỏ (m): Một vài thiếu sót việc thực yêu cầu Tuy nhiên, có nhiều điểm không phù hợp nhỏ yêu cầu tiêu chuẩn hệ thống quy điểm không phù hợp lớn Tùy vào trường hợp điều kiện tiếp cận đối tượng cần nghiên cứu mà vận dụng bước trên, loại bỏ bước khơng có điều kiện tiếp cận Cách thức thực hiện: Để kiểm tra chuẩn bị sẵn sàng đáp ứng với tình trạng khẩn cấp mục 4.4.7 Thực điều hành tiêu chuẩn TCVN ISO 14001:2010 (ISO 14001:2004/ Cor.1:2009) Ta tiến hành bước: (P1): Xem xét hồ sơ, tài liệu công ty (bước thực phương pháp Đánh giá nội nêu trên) (P2): Tiến hành vấn cơng nhân cơng ty xem có phổ biến nhiệm vụ có cố xảy hay không? (hỏi công nhân công ty có hướng dẫn việc cần làm có cố khẩn cấp xảy cho công nhân biết khơng? Bảng hướng dẫn PCCC có dán cơng ty không?) (P3): Tiến hành quan sát xem bảng hướng dẫn PCCC có dán cơng ty khơng? Được dán nơi công ty? 2.3 Phân tích, so sánh: So sánh tiêu chuẩn ISO 14001:2004 tiêu chuẩn ISO 14001:2015 Từ thống kê điểm khác nhau, phục vụ cho việc chuyển đổi nâng cấp từ ISO 14001:2004 lên ISO 14001:2015 Để thực phương pháp vào bảng chuyển đổi điều khoản ISO 14001:2004 thành ISO 14001:2015 54 Nguyễn Thị Xuân Hạnh Đánh giá nội hệ thống quản lý môi trường Kết 3.1 Kết đánh giá nội Qua trình đánh giá Hệ thống quản lý môi trường phương pháp 3P, ta kết luận cơng ty có điều khoản có khơng phù hợp là: 4.4.5 Kiểm sốt tài liệu, 4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng đáp ứng với tình trạng khẩn cấp, 4.5.4 Kiểm sốt hồ sơ Các điều khoản khác công ty thực đầy đủ phù hợp Bảng Liệt kê điểm không phù hợp đánh giá nội Bảng tóm tắt kết đánh giá Điều khoản 4.4.5 Tổng 4.4.7 Kiểm soát tài liệu Sự chuẩn bị sẵn sàng ứng phó tình trạng khẩn cấp Kiểm sốt hồ sơ 4.5.4 M m M m 1 1 1 Tổng Nhận xét: Bảng liệt kê điểm không phù hợp đánh giá nội công ty cho thấy: khơng có điểm khơng phù hợp lớn, điểm khơng phù hợp nhỏ Trong đó, điểm xuất điều khoản “kiểm soát tài liệu”, điểm xuất điều khoản “sự chuẩn bị sẵn sàng ứng phó tình trạng khẩn cấp”, điểm xuất điều khoản “kiểm soát hồ sơ” Dựa kết đánh giá nội “Bảng liệt kê điểm không phù hợp đánh giá nội bộ” đưa bảng điều khoản không phù hợp đánh giá nội Bảng Các điều khoản không phù hợp Hệ thống quản lý môi trường STT Điều khoản 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng ứng phó tình trạng khẩn cấp 4.5.4 Kiểm sốt hồ sơ Diễn giải điểm khơng phù hợp Trong kho dầu có sử dụng loại dầu Trim SC 310 bảng hướng dẫn an toàn loại dầu lại chưa cập nhật Nhân viên A chưa biết nhiệm vụ có cố khẩn cấp xảy Bảng kiểm tra rị rỉ nước khơng có ký xác nhận người kiểm tra người xác nhận 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cấp ISO 14001:2015 Sau tiến hành đánh giá Hệ thống quản lý mơi trường có công ty, để tiến hành nâng cấp ISO 14001:2015 công ty cần bổ sung thêm tài liệu, văn đáp ứng điều khoản tương ứng tiêu chuẩn sau: Bảng Bảng đề xuất giải pháp nâng cấp ISO 14001:2015 Điều khoản 4.1 4.2 6.1.1 6.1.4 Yêu cầu tiêu chuẩn Tổ chức phải xác định bối cảnh bên Tổ chức phải xác định nhu cầu bên hữu quan Tổ chức phải trì văn về: - Quy trình nhận dạng rủi ro hội - Quy trình, biện pháp giải rủi ro hội Tổ chức phải xác định kế hoạch hành động để: - Giải KCMT 55 Tạp chí Khoa học Đại học Thủ Dầu Một 7.4.2 7.4.3 9.1.1 Số 2(37)-2018 - Giải nghĩa vụ tuân thủ - Giải rủi ro hội Quy định trao đổi thông tin cho công nhân viên công ty Xác định người đại diện cho công ty trao đổi, phát biểu vấn đề môi trường công ty với bên Tổ chức phải giữ văn phù hợp làm chứng việc giám sát, đo lường mức độ tuân thủ Đối với điều khoản công ty cần bổ sung theo phân tích đánh giá nhóm nghiên cứu phần lớn cơng ty đáp ứng cách nhanh chóng Các điều khoản khơng hồn tồn mới, phần lớn điều khoản phân tách chi tiết từ ISO 14001:2004 làm rõ, trình bày chi tiết tiêu chuẩn ISO 14001:2015 Sau bổ sung thêm tài liệu, văn trên, công ty cần lên kế hoạch tổ chức thực hiện, kiểm tra, trì cải tiến liên tục nội dung loại tài liệu, văn Kết luận Kết nghiên cứu rằng, Công ty Takako thực đầy đủ yêu cầu tiêu chuẩn Duy có điểm khơng phù hợp nhỏ cịn tồn tại công ty ứng với điều khoản tiêu chuẩn là: (4.4.5.) Kiểm soát tài liệu; (4.4.7.) Sự chuẩn bị sẵn sàng đáp ứng với tình trạng khẩn cấp; (4.5.4.) Kiểm soát hồ sơ Nghiên cứu đưa số giải pháp nhằm cung cấp tài liệu tham khảo cho công ty việc chuyển đổi, nâng cấp lên ISO 14001:2015 thời gian tới (theo yêu cầu nâng cấp hệ thống quản lý môi trường Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế) Cụ thể cơng ty cần bổ sung thêm tài liệu ứng với điều khoản: 4.1 Xác định bối cảnh bên ngoài; 4.2 Xác định nhu cầu bên hữu quan; 6.1.1 Lập trì văn rủi ro hội cần giải quy trình sản xuất; 6.1.4 Tổ chức phải xác định kế hoạch hành động để giải KCMT, nghĩa vụ tuân thủ, rủi ro hội; 7.4.2 Quy định trao đổi thông tin cho công nhân viên công ty; 7.4.3 Xác định người đại diện cho công ty trao đổi, phát biểu vấn đề môi trường cơng ty với bên ngồi; 9.1.1 Tổ chức phải giữ văn phù hợp làm chứng việc giám sát, đo lường mức độ tuân thủ Nghiên cứu cơng ty dùng để tham khảo sử dụng kết đề tài làm tài liệu tham khảo kết hợp với góp ý, tư vấn từ chuyên gia để sớm có giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 14001:2015 thời hạn TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] ISO 14011:1997 Hướng dẫn đánh giá môi trường [2] ISO 14031:1999 Quản lý môi trường – Hướng dẫn đánh giá kết môi trường [3] TCVN ISO 14001:2004 Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu hướng dẫn sử dụng Hà Nội, 2010 [4] TCVN ISO 14001:2015 Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu hướng dẫn sử dụng Hà Nội, 2015 [5] Báo cáo thống kê (the ISO Survey of Certification 2014) Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO công bố [6] Tổ chức Đánh giá Chứng nhận Quốc tế Interconformity, Tài liệu phương pháp xác định khía cạnh mơi trường, lưu hành nội bộ, (2010) 56 Nguyễn Thị Xuân Hạnh Đánh giá nội hệ thống quản lý môi trường [7] Website Công ty TNHH TAKAKO Việt Nam http://www.takakovietnam.com/Vietnamese/index.html 57