Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho công ty cổ phần giải pháp và dịch vụ tùng dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -    - CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP VÀ DỊCH VỤ TÙNG DƯƠNG Sinh viên thực : Đặng Thị Thu Trang Chuyên ngành : Công nghệ thông tin Hệ : Hoàn chỉnh kiến thức Lớp Mã sinh viên : : Giáo viên hướng dẫn : Th.S Lưu Minh Tuấn K8 CT081519 H NI - 2009 Hệ thống QLCH Công ty cổ phần giải pháp dịch vụ Tùng Dơng Lời nói đầu t nc ta ang bc sang mt giai đoạn giai đoạn CNHHĐH tăng tốc kinh tế Đưa kinh tế cuẩ đất nước đuổi kịp với nước khu vực giới Một nhân tố vô quan trọng trình đổi đất nước ứng dụng thành tựu khoa học vào quản lý Ngày khoa học công nghệ giới trải qua biến đổi sâu sắc Cuộc cách mạng tự động hoá tin học hoá làm thay đổi hoạt động người Để đáp ứng nhu cầu phát triển nước ta việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý phát triển mạnh mẽ giúp cho cơng tác quản lý ngày trở nên thiết thực nhằm nâng cao hiệu công việc, đưa báo cáo, số liệu thống kê cách nhanh chóng, xác kịp thời… Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học mà tiết kiệm nhiều thời gian, công sức người giảm nhẹ máy quản lý vốn cồng kềnh từ xưa tới Xuất phát từ mục tiêu đó, thời gian làm báo cáo thực tập em nghiên cứu thực đề tài mang tên “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng cơng ty ” có nhiệm vụ tạo phần mềm ứng dụng công tác quản lý nhân sữ tiến hành theo quy mơ nhanh chóng, đảm bảo xỏc ặng Thị Thu Trang K8HCKT Lời cảm ơn Chương trình Quản lý bán hàng cơng ty cổ phần giải pháp dịch vụ Tùng Dương đề tài để có tính thức tế ứng dụng cao thời gian thực đề tài có hạn nên báo cáo chuyên đề thực tập em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận gáp ý chân thành bảo tận tình Thầy Cơ giáo tồn thể bạn để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học Kinh Tế Quốc dân tạo điều kiện cho em thực đề tài Em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình thầy giáo Lưu Minh Tuấn tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt thời gian thực đề tài Em xin cảm ơn quý thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin bạn lớp giúp em hoàn thành đề tài Sinh viên thực Đặng Thị Thu Trang HƯ thèng QLCH t¹i Công ty cổ phần giải pháp dịch vụ Tùng D¬ng CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CỦA HỆ THỐNG MUA BÁN HÀNG TẠI CÁC CỬA HÀNG 1.1 Mô tả hệ thống cũ: 1.1.1 Khảo sát hệ thống quản lý cửa hàng: Qua khảo sát hệ thống quản lý cửa hàng chưa tin học hóa, thấy hoạt động cửa hàng sau:  Khi cửa hàng có khách đến mua hàng, phận bán hàng xem yêu cầu cần mua hàng khách Sau kiểm tra xem mặt hàng mà khách u cầu cịn có kho hàng công ty hay không với số lượng có đáp ứng nhu cầu khách hay khơng Nếu u cầu thỏa mãn nhân viên bán hàng thỏa thuận giá với khách hàng Nếu khách hàng, giao cho khách hàng giữ lại để thống kê sau này, đồng thời viết phiếu xuất hàng gửi cho thủ kho thu tiền khách hàng Đến cuối ngày phận bán hàng nộp tiền bán hàng hóa đơn xuất hàng cho cửa hàng trưởng Nếu yêu cầu khách khơng thỏa mãn nhân viên bán hàng thương lượng với khách thời gian có hàng giá để khách liên lạc lại sau phải báo lại cho hàng trưởng để viết phiếu nhập thêm hàng vào kho hàng Ỉng ThÞ Thu Trang K8HCKT  Nếu khách hàng có nhu cầu mặt hàng mà cửa hàng khơng có phận bán hàng đề xuất lên cửa hàng trưởng chủ cửa hàng để kinh doanh thêm mặt hàng  Các thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra lại phiếu nhập hàng xuất hàng, thống kê lại số lượng hàng hóa có kho sau lần xuất hàng để kịp thời báo cho cửa hàng trưởng nhập mặt hàng hết  Cửa hàng trưởng có nhiệm vụ thống kê thơng tin nhà cung cấp, thông tin lợi nhận, thông tin khách hàng, thơng tin hàng hóa, viết phiếu nhập 1.1.2 Ưu nhược điểm hệ thống quản lý cửa hàng cũ 1.1.2.1 Ưu điểm: Hệ thống quản lý cửa hàng phương pháp thủ công phù hợp với cửa hàng có qui mơ kinh doanh nhỏ cửa hàng thành lập, máy tổ chức chưa ổn định 1.1.2.2 Nhược điểm Với cửa hàng nào, giữ uy tín thị trường, với khách hàng… vô quan trọng nên việc xử lý số liệu đòi hỏi phải tuyệt đối xác nhanh chóng Mà để đáp ứng điều hệ thống quản lý cửa hàng theo kiểu cũ, phương pháp thủ cơng khó đảm bảo Nó thể qua vấn đề sau:  Khi nhận đơn hàng khách, nhiều khách hàng cịn nợ đọng tiền cơng ty nên phải kiểm tra đơn hàng HƯ thèng QLCH t¹i Công ty cổ phần giải pháp dịch vụ Tùng D¬ng xem khách khách hay cũ, để kiểm tra điều công ty phải kiểm tra đống sách với số liệu dày cộp nên lâu  Khi khách mua hàng với số lượng lớn hàng hóa mà cơng tu nằm rải rác nhiều kho nên việc tìm kho có đủ hàng để lập hóa đơn yêu cầu kho xuất kho phải qua nhiều giai đoạn thủ công xuống kho để lấy số liệu, kiểm tra, thống kê lại…  Đối với quản lý kho hàng hàng ngày lượng hàng xuất, nhập vào kho liên tục đưa nên ngày phận quản lý kho lại phải lập sổ sách thống kê hàng hóa, đơn giao nhận hàng kho riêng Khi cần tổng hợp, in số liệu lại phải huy động tất số liệu thống kê vừa vất tốn thời gian nhân lực 1.1.3 Ý tưởng hệ thống quản lý cửa hàng máy tính: Để khắc phục nhược điểm hệ thống quản lý cửa hàng kiểu cũ, xây dựng phần mềm quản lý cửa hàng phương pháp tự động hóa Điều đảm bảo u cầu sau:  Việc tính tốn số liệu, cập nhật, tìm kiếm, sửa chữa hồn tồn máy tính nên độ xác đảm bảo thời gian rút ngắn  Tất mẫu hóa đơn, phiếu xuất, phiếu nhập, thống kê, báo cáo… lập trình sẵn máy tính, cần ta ch ặng Thị Thu Trang K8HCKT vic in với số lượng cần thiết nhân viên việc ký tên vào xong, không cần phải viết tay  Các số liện lưu trữ gọn nhẹ cho dù số lượng lưu trữ lớn mà không mát  Tuy nhiên hệ thống quản lý mua bán hàng có số nhược điểm: + Hệ thống quản lý cửa hàng tự động hóa làm giảm cơng sức, giảm thời gian lao động nên làm nhân viên bị việc làm + Hệ thống bị virut máy tính phá hoại làm mát liệu khơng cần thận + Chi phí ban đầu để sử dụng phần mêm tương đối cao… HÖ thèng QLCH Công ty cổ phần giải pháp dịch vụ Tïng D¬ng CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG 2.1 Đặt vấn đề Hệ thống thông tin ứng dụng đầy đủ toàn diện thành tựu công nghệ tin học vào tổ chức Nó thành tựu đạt lĩnh vực ứng dụng tin học có nhu cầu địi hỏi thực tiến ngày lớn Phân tích thiết kế phần mềm có tầm quan trọng đặc biệt:  Cần có nhìn đầy đủ, xác hệ thống mong muốn tương lai Đó nhu cầu cần thiết việc xây dựng hệ thống lớn, phức tạp sở để chấp nhận hồn thiện  Tránh sai lầm thiết kế (phải làm lại nhiều lần), tránh tốn kèm cần hồn thiện, bảo trì phát triển sau mà lại yêu cầu phần mềm Xây dựng hệ thống thơng tin cơng việc mang tính nghiệp vụ chun mơn cao có phương pháp luận cơng cụ riêng Phân tích thiết kế hệ thống không vấn đề công nghệ mà cịn mà kinh nghiệm tích luỹ q trình làm việc Cho đến có nhiều cơng cụ tiện ích mạnh mẽ , phát triển phần mềm mạng nhiều tính nghệ thuật phần lớn tính nghệ thuật lại nằm cơng đoạn phần tích thiết kế hệ thống Chính phân tích tiết kế có tầm quan trọng phát triển phần mềm ngày có nhu cầu ln ặng Thị Thu Trang K8HCKT 2.2 Khỏi nim hệ thống thông tin 2.2.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống đơn giản xác định nhóm phần tử có quan hệ tương tác qua lại với hình thành nên thể thống Định nghĩa cách mơ tả hệ thống bao gồm: Tập hợp phần tử, mối quan hệ phần tử tạo thành thể thống có chức hay mục tiêu mà phần tử khơng thể có Vậy:Hệ thống tập hợp phần tử có quan hệ qua lại với hoạt động hướng đến mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận yếu tố đầu vào sản sinh yếu tố đầu nhờ trình chuyển đổi tổ chức - hệ thống gọi “hệ thống động” 2.2.2 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu nhập, truyền, lưu trữ, xử lý hiển thị thông tin sử dụng cho hay nhiều mục đích kinh doanh Về mặt kỹ thuật, hệ thống thông tin xác định tập hợp thành phần tổ chức để thu thập xử lý, lưu trữ phân bố thông tin hỗ trợ định kiểm soát tổ chức Ngồi chức kể trên, giúp người quản lý phân tích vấn đề cho phép nhìn thấy cách trực quan đối tượng phức tạp, tạo sản phẩm Hệ thống QLCH Công ty cổ phần giải pháp dịch vụ Tùng Dơng 2.2.3 Mc tiờu v phân tích hệ thống Bao gồm nhiều giai đoạn:  Giai đoạn tìm hiểu nhu cầu: nhằm làm rõ hệ thống thông tin lập phải đáp ứng nhu cầu người dùng, nhu cầu trước mắt, nhu cầu tương lai…  Giai đoạn phần tích: nhằm sâu vào chất chi tiết hệ thống cho thấy hệ thống phải thực việc gì? Và liệu mà đề cập liệu nào? Có cấu trúc sao?  Giai đoạn thiết kế: nhằm đưa định cài đặt hệ thống để cho hệ thống thoả mãn yêu cầu mà giai đoạn phân tích đưa ra, đồng thời thích ứng với điều kiện ràng buộc thực tế  Giai đoạn cài đặt: gồm cơng việc lập trình kiểm định, nhằm chuyển kết phân tích thiết kế giấy thành hệ thống chạy  Giai đoạn khai thác bảo dưỡng: nhằm đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thời thực chỉnh sửa, phát hệ thống có chỗ chưa thích hợp 2.2.4 Khái niệm liên quan 2.2.4.1 Chức xử lý  Khái niệm: Chức xử lý chức diễn đạt thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý Tính chất quan trọng chức biến đổi thông tin, l phi thay i thụng ặng Thị Thu Trang K8HCKT