Xây dựng phần mềm quản lý mượn trả sách tại thư viện đại học kinh tế quốc dân

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

Khảo sát thực tiễn hoạt động mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

1 Tổng quan về hoạt động mượn trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân cần quản lý việc đăng ký, mượn và trả sách của các sinh viên trong trường Sau đây là phần mô tả theo các nghiệp vụ hàng ngày của thư viện:

Thủ thư gọi mỗi cuốn sách là các đầu sách Mỗi đầu sách được gắn cho một số đăng ký cá biệt để phân biệt giữa các đầu sách khác nhau Theo quy định của thư viện thì sinh viên của mỗi khoa sẽ mượn sách theo một ngày cố định trong tuần Trong lịch mượn sách của khoa mình sinh viên có thể đến phòng mượn sách để mượn Khi mượn sách sinh viên phải cung cấp các thông tin sau: mã sinh viên, họ tên, khoa/bộ môn, tên sách và mã sách muốn mượn… Khi đó thủ thư sẽ kiểm tra xem trong kho sách của thư viện có đủ sách không? Nếu đủ thì làm thủ tục cho sinh viên mượn sách bằng cách viết phiếu cho mượn sách với các thông tin: họ tên sinh viên mượn sách, ngày mượn, ngày trả… sau đó yêu cầu sinh viên ký xác nhận Nếu không đủ sách thủ thư thông báo để cho sinh viên có thể sang phòng đọc để tự đọc tại thư viện Mỗi lần mượn sinh viên được mượn 2 cuốn trong thời gian 2 tuần Nếu sinh viên không trả đúng hạn thì sẽ bị thông báo lên khoa quản lý sinh viên đó và khoá thẻ thư viện trong thời gian 1 tuần.

2 Các nghiệp vụ trong hoạt động mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân

Trong lịch mượn sách của khoa mình sinhviên có thể đến phòng mượn sách để đưa ra yêu cầu mượn sách Nếu số lượng đầu sách lớn hơn hoặc bằng 7 bản thì thủ thư sẽ làm thủ tục cho mượn Nếu số đầu sách không đủ 7 bản hoặc đã được mượn hết thì thủ thư thông báo cho sinh viên có thể sang phòng đọc để đọc tại thư viện Điều kiện để được mượn sách tại thư viện là sinh viên đã trả sách lần trước mượn và không nằm trong danh sách những sinh viên bị phạt vì trả sách quá hạn, hay làm mất hoặc hỏng sách.

Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả sẽ tra cứu đầu sách muốn mượn theo phương pháp thủ công hoặc có sự trợ giúp của chương trình máy tính để tìm số đăng ký cá biệt của cuốn sách muốn mượn.

Khi mượn sách của thư viện, sinh viên phải điền đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách Mỗi sinh viên được mượn tối đa 2 đầu sách trong thời hạn 2 tuần Nếu quá hạn trả mà sinh viên vẫn chưa trả sách thì thư viện sẽ gửi giấy đòi sách tới sinh viên Nếu sinh viên làm hỏng hoặc mất sách thì phải bồi thường cho thư viện.

Khi sinh viên trả sách thì thủ thư cập nhật ngay thông tin bằng cách xoá thông tin mượn trước đó.

Trong qua trình hoạt động của phòng mượn trả sách tại thư viện, hàng tháng hay hàng quý thư viện thanh lý sách cũ và nhận sách mới về Khi đó thì thủ thư cập nhật sách mới nhận về vào danh mục sách và cập nhật sách huỷ vào bảng sách huỷ, sau đó xoá những đầu sách đã được thanh lý trong danh mục sách

Trong quá trình quản lý hoạt động mượn trả sách cần có những báo cáo thống kê sau :

Báo cáo kiểm kê sách trong kho.

Báo cáo tên 3 đầu sách được mượn nhiều nhất.

Danh mục sách không được mượn lần nào.

Danh mục sách đang được mượn.

Danh mục sách đã quá hạn trả.

Danh sách sinh viên bị phạt vì trả quá hạn

Bảng kê số lần mượn sách trong năm theo tên sách và tên sinh viên.

Giới thiệu về đề tài

“Xây dựng phần mềm quản lý mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân”

2 Sự cần thiết của đề tài

 Đứng trên giác độ kinh tế-xã hội nói chung

Ngày nay, cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc ứng dụng tin học trong quản lý ngày càng trở nên phổ biến Việc sử dụng các phần mềm quản lý trong các tổ chức giúp cho hoạt động của tổ chức có hiệu quả hơn, cung cấp các thông tin báo cáo một cách kịp thời và hiệu quả Do đó, việc xây dựng các phần mềm quản lý cho các tổ chức nói chung và cho Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân là thực sự cần thiết trong giai đoạn hiện nay.

 Đứng trên giác độ của Thư viện

Qua khảo sát tình hình thực tế hoạt động mượn/trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân có thể thấy rằng số lượng sinh viên mượn/trả sách mỗi ngày là rất lớn Chính vì vậy, khối kượng công việc la rất lớn đối với các thủ thư, đôi khi không đáp ứng kịp nhu cầu của sinh viên. Để đảm bảo tính hiệu quả của thư viện cũng như giảm tải công việc cho thủ thư cần thiết phải xây dựng một phần mềm quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu công việc hàng ngày

3 Mục đích của đề tài

 Nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động mượn trả sách tại Thư viện Đại Học Kinh Tế Quốc Dân.

 Đáp ứng đủ và kịp thời nhu cầu mượn/trả sách cho sinh viên.

 Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin và báo cáo thống kê phục vụ tốt choviệc quản lý hoạt động của thư viện.

4 Chức năng của đề tài

 Chức năng cập nhật o Thông tin về độc giả. o Thông tin về sách mới nhập về cũng như sách huỷ. o Thông tin về người dùng. o Thông tin mượn/trả sách.

 Chức năng quản lý o Quản lý mượn/trả sách của độc giả.

 Xuất báo cáo khi có yêu cầu o Báo cáo kiểm kê sách trong kho. o Báo cáo tên 10 đầu sách được mượn nhiều nhất. o Danh mục sách không được mượn lần nào.

5 o Danh mục sách đang được mượn. o Danh mục sách đã quá hạn trả. o Danh sách sinh viên bị phạt vì trả quá hạn. o Bảng kê số lần mượn sách trong năm theo tên sách và tên sinh viên.

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU ĐỀ TÀI

Yêu cầu với đề tài

Qua việc khảo sát hiện trạng có thể đưa ra một số yêu cầu đối với chương trình như sau:

 Quản lý sách : bao gồm việc nhập sách mới và thanh lý sách cũ Khi thư viện mua thêm sách thì chương trình phải cập nhật được sách mới vào các danh mục có liên quan như : danh mục sách, danh mục chủ đề, danh mục nhà xuất bản để tiện cho việc quản lý và tra cứu.

 Quản lý việc mượn/trả sách của độc giả : bao gồm việc lập phiếu mượn sách và xoá thông tin mượn sách khi độc giả đã trả sách Khi độc giả đến mượn sách thì thủ thư cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu để quản lý việc mượn trả sách sau này.

 Hàng ngày chương trình cần ra các báo cáo để biết độc giả nào đã không trả sách đúng hạn để gửi thông báo đòi sách cho khoa quản lý độc giả đó đồng thời cấm độc giả đó mượn sách trong vòng 1 tuần

Mô tả hoạt động của hệ thống

Yêu cầu mượn/trả sách Sách Độc giả

THIẾT KẾ

Thiết kế cấu trúc

Quản lý thư Báo viện

Chương trình quản lý mượn/trả sách tại thư

Hệ Thống Danh mục Quản lý sách Mượn/trả sách Báo cáo Trợ giúp

Phiếu mượn sách Giới thiệu phần mềm

Sách huỷ Đăng nhập lại

DM sách đã quá hạn trả

DM độc giả bị phạt

DM sách đang được mượn

DM sách không được Tên 3 đầu mượn sách mượn nhiều nhất

Kiểm kê sách trong kho Đăng ký người dùng

Thiết kế dữ liệu

1 Cấu trúc bảng Đăng ký

- Mô tả: Thông tin về quản lý người dùng Mỗi người dùng muốn đăng nhập vào chương tình phải có một tài khoản, mật khẩu và chỉ được thực hiện một số công việc nhất định Trong bảng đăng ký thì trường #USER là khoá chính và không được chứa giá trị NULL.

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # USER TEXT Tối đa 30 ký tự Tên đăng nhập

2 PASS TEXT Tối đa 15 ký tự Mật khẩu

3 Quyen TEXT Tối đa 30 ký tự Quyền

BC tổng hợp mượn sách

2 Cấu trúc bảng Chủ Đề

-Mô tả : Thông tin về chủ đề của sách Mỗi cuốn sách thuộc về một loại chủ đề nhất định Trong bảng chủ đề thì trường #MaChuDe là khoá chính và không được chứa giá trị NULL.

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaChuDe TEXT Tối đa 20 ký tự Mã chủ đề sách

2 TenChuDe TEXT Tối đa50 ký tự Tên chủ đề sách

3 Ghichu TEXT Tối đa 50 ký tự Ghi chú

3 Cấu trúc bảng Nhà Xuất Bản

- Mô tả : Thông tin về nhà xuất bản Mỗi cuốn sách do một nhà xuất bản ấn hành Khi lưu thông tin về một cuốn sách cần có thông tin về nhà xuất bản Trong bảng nhà xuất bản thì trường # MaNXB là khoá chính và không được chứa giá trị NULL

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaNXB TEXT Tối đa 20 ký tự Mã nhà xuất bản

2 TenNXB TEXT Tối đa50 ký tự Tên nhà xuất bản

3 Ghichu TEXT Tối đa 50 ký tự Ghi chú

4 Cấu trúc bảng Danh Mục Độc Giả

- Mô tả : Thông tin về độc giả Thư viện quản lý mọi thông tin về độc giả khi độc giả mượn sách tại thư viện Trong bảng Danh Mục Độc Giả thì trường #MaDocGia là khoá chính và không được chứa giá trị NULL.

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaDocGia TEXT Tối đa 15 ký tự Mã độc giả

TEXT Tối đa 50 ký tự Họ tên của độc giả

3 NgaySinh DATE/TIME Ngày sinh của độc giả

4 GioiTinh TEXT Tối đa 5 ký tự Giới tính của độc giả

5 DiaChi TEXT Tối đa 50 ký tự Địa chỉ của độc giả

6 DienThoai TEXT Tối đa 15 ký tự Số điện thoại

7 Email TEXT Tối đa 50 ký tự Địa chỉ Email của độc giả

5 Cấu trúc bảng Danh Mục Sách

- Mô tả : Thông tin về sách Sách sau khi đã nhập kho thì thư viện quản lý sách bằng cách nhập các thông tin về sách vào danh mục sách.Trong bảng Danh Mục Sách thì trường #MaSach là khoá chính và không được chứa giá trị NULL Ngoài ra, trong bảng Danh Mục Sách còn có hai trường khoá ngoại lai dùng để liên kết với các bảng khác đó là trường :

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaSach TEXT Tối đa 25 ký tự Mã sách

2 TenSach TEXT Tối đa 50 ký tự Tên sách

3 #MaChuDe TEXT Tối đa 20 ký tự Mã chủ đề của sách

4 TacGia TEXT Tối đa 30 ký tự Họ tên tác giả của sách

5 #MaNXB TEXT Tối đa 20 ký tự Mã nhà xuất bản

6 NamXuatBan TEXT Tối đa 10 ký tự Năm xuất bản

7 TongSoBan NUMBER INTEGER Tổng số bản

8 NgayNhap DATE/TIME Ngày nhập

9 TinhTrang TEXT Tối đa 50 ký tự Tình trạng

10 NgonNgu TEXT Tối đa 30 ký tự Ngôn ngữ

6 Cấu trúc bảng Phiếu Mượn

- Mô tả : Thông tin về phiếu mượn Mỗi độc giả khi đến thư viện mượn sách thủ thư sẽ phải nhập thông tin vào phiếu mượn sách Trong

23 bảng Phiếu Mượn Sách thì trường #SoPhieu là khoá chính và không được chứa giá trị NULL Ngoài ra, còn có một khoá ngoại lai để liên kết với bảng Danh Mục Độc Giả đó là trường #MaDocGia

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # SoPhieu TEXT Tối đa 10 ký tự Số phiếu mượn

2 #MaDocGia TEXT Tối đa15 ký tự Mã độc giả

3 NgayMuon DATE/TIME Ngày mượn

4 NgayHethan DATE/TIME Ngày hết hạn

7 Cấu trúc bảng Chi Tiết Phiếu Mượn

- Mô tả : Thông tin chi tiết phiếu mượn Khi độc giả mượn sách ở thư viện, ngoài việc nhập thông tin vào phiếu mượn, thủ thư còn phải nhập thông tin vào bảng chi tiết phiếu mượn, nhưng để trống ô ngày trả Khi độc giả đến trả sách thì nhập thông tin vào ô ngày trả và kiểm tra xem độc giả có trả sách quá hạn không bằng cách so sánh với ngày hết hạn trong bảng Phiếu Mượn Trong bảng Chi Tiết Phiếu Mượn thì trường #MaChiTiet là khóa chính và không được chứa giá trị NULL Ngoài ra, còn có hai khoá ngoại lai đó là: #SoPhieu và #MaSach

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaChiTiet TEXT Tối đa 10 ký tự Mã chi tiết

2 #SoPhieu TEXT Tối đa10 ký tự Số phiếu mượn

3 #MaSach TEXT Tối đa 25 ký tự Mã sách

4 NgayTra DATE/TIME Ngày trả

8 Cấu trúc bảng Sách Huỷ

- Mô tả : Thông tin sách huỷ Theo định kì thì thư viện sẽ kiểm kê sách, và thanh lý những sách hỏng Ngoài ra, khi độc giả làm mất hoặc hỏng sách cũng phải báo cho thư viện Thủ thư sẽ tiến hành nhập tất cả những thông tin về sách hỏng, mất vào bảng sách huỷ Trong bảng Sách Huỷ thì trường #MaHuy là khoá chính và không được chứa giá trị NULL Ngoài ra, còn có một khoá ngoại lai đó là : #MaSach

STT Tên trường Kiểu trường Miền giá trị Ghi chú

1 # MaHuy TEXT Tối đa 10 ký tự Mã huỷ sách

2 #MaSach TEXT Tối đa 25 ký tự Mã sách

3 SoLuong NUMBER Số lượng huỷ

4 NgayHuy DATE/TIME Ngày huỷ

9 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng

Thiết kế thủ tục

1 Thuật toán Đăng nhập Đếm=0

Nhập mật khẩu Đếm = đếm+1

2 Thuật toán Thêm mới bản ghi

Thông báo mã Thông báo mã

Nhập mã Thêm trang mới trống? Mã

3 Thuật toán sửa bản ghi

Chọn danh mục cần sửa

4 Thuật toán xoá bản ghi

Chọn danh mục xoá Hiện TT cần xoá

Nhập điều kiện tìm kiếm

Thông báo không có DL thoả mãn

Hiện đầy đủ DL thoả mãn

6 Thuật toán In báo cáo

Một số giao diện chính của chương trình

In báo cáo Đồng ý in? Đ

2 Form đăng nhập hệ thống

3 Form đăng ký người dùng

4 Form Danh mục chủ đề

5 Form Danh mục độc giả

6 Form Danh mục nhà xuất bản

11 Form Báo cáo về kiểm kê sách trong kho

12 Form Báo cáo về tên 3 đầu sách được mượn nhiều nhất

CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM CHƯƠNG TRÌNH

Yêu cầu môi trường cài đặt

 Phần cứng: Máy tính cấu hình tối thiểu là: PIII, Ram 256…

 Phần mềm: Windows Xp, Windows NT…

Tiến hành cài đặt

 Cài đặt trên các máy tính của thủ thư phòng mượn/trả sách có kết nối với hệ thống mạng của toàn bộ thư viện.

 Những chức năng được cài đặt:

49 o Quản lý sách ( gồm có nhập sách mới và thanh lý sách cũ, hỏng). o Quản lý mượn/trả sách. o Quản lý danh mục. o Kết suất báo cáo.

Báo cáo thử nghiệm

Sau khi tiến hành cài đặt chạy thử chương trình sẽ đưa ra báo cáo về tính hiệu quả cũng như sự hoàn thiện và phù hợp của chương trình đối với nghiệp vụ mượn/trả sách tại Thư viện.

Từ báo cáo đó, đưa ra tổng kết về tính khả thi của đề tài và tiến hành chỉnh sửa để có thể đưa vào sử dụng.

TỔNG KẾT ĐỀ TÀI

Công cụ thực hiện đề tài

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng rộng rãi ở nước ta và trên thế giới.

Accesss là một bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trình Microsoft Offices Professional do hãng Microsoft Corparation sản xuất Phiên bản đầu tiên Access được ra đời 1989 và đến nay không ngừng được cải tiến và hoàn thiện

 Ứng dụng Access cũng được tạo nên từ các đối tượng như một cơ sở dữ liệu tức là gồm các bảng, query, form,report, macro… Các đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải cụng cụ, và hộp thoại rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn các cán bộ văn phòng đã quen dùng Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như: Excel, Word, SQL Server cũng rất thuận tiện

 Một cơ sở dữ liệu Access được tạo lập bởi các thành phần i Các bảng CSDL ii Các bảng truy vấn (Query) iii Các biểu mẫu (Form) iv Các tập lệnh (Macro) v Các đơn thể viết bằng ngôn ngữ VB

 Ngôn ngữ lập trình Visua Basic 6.0 sp6

 Visual Basic là ngôn ngữ lập trình được tích hợp trong Microsoft Access, VB giúp việc xử lý dữ liệu trong Access được linh hoạt hơn

 VB có thể giúp cho CSDL dễ bảo trì hơn: Nếu di chuyển một Form hay một Report từ CSDL này sang CSDL khác thì các thủ tục gắn vào Form hay Report cũng di chuyển theo

 Tạo hàm theo ý mình: VB có thể tạo hàm theo ý mình để tính những giá trị theo những công thức hay quy trình phức tạp

 Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình: VB giúp phát hiện lỗi của người dùng, hiện những lỗi thông báo dễ hiểu và đôi khi có thể tự động sửa lỗi.

 Tạo và điều khiển các đối tượng: VB có thể cho phép điều khiển tất cả các đối tượng trong CSDL và cả bản thân CSDL.

 Xử lý bản ghi: Có thể dùng VB để xử lý lần lượt từng bản ghi trong một tập hợp nào đó.

 Truyền tham số đến các thủ tục: VB cho phép truyền tham số đến các thủ tục trong lúc đang thực hiện và có thể dùng các biến làm tham số.

Hướng phát triển của đề tài

 Xây dựng thêm các chức năng còn thiếu trong quá trình sử dụng chương trình.

 Kiểm tra các ràng buộc dữ liệu chặt chẽ hơn ở các chức năng đã cài đặt.

 Tìm hiểu thêm các hoạt động khác tại Thư viện Đại Học Kinh TếQuốc Dân để có thể tiến tới xây dựng một phần mềm quản lý chung cho toàn bộ hoạt động tại thư viện.