tài liệu vận hành và quản trị etimegold chương 13 công thức lương

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chƣơng 13 Công Thức Lƣơng Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Tự định nghĩa thời gian kết lƣơng thích hợp với tình hình thực tế của công ty.  Xử lý trƣờng hợp kỳ lƣơng không phải bắt đầu từ ngày 1 của tháng.  Xử lý trƣờng hợp kỳ lƣơng chỉ tính cho nhóm nhân viên đƣợc chỉ định.  Tự định nghĩa công thức lƣơng thích hợp với cách tính lƣơng đang áp dụng tại công ty.  Khái niệm “công thức lƣơng trong 01 cell” hỗ trợ ngƣời dùng chủ động và dễ dàng quản lý cài đặt hệ thống công thức lƣơng trong công ty.  Khái niệm “hàm tính toán” trong công thức lƣơng eTimeGold (Round, Roundup, Rounddown, Celling, Min, Max,…).  Khái niệm “sƣu tập số liệu lƣơng” trong eTimeGold và việc chủ động cài đặt công thức lƣơng để thống kê, cộng dồn số liệu theo thời gian.  Khái niệm “tham số” và “đối tƣợng hiệu lực” trong công thức lƣơng eTimeGold, hỗ trợ ngƣời dùng xử lý trƣờng hợp công thức lƣơng chỉ tính cho 1 nhóm nhân viên chỉ định và tách nhỏ công thức chính thành nhiều công thức tham số liên quan.  Kế thừa công thức lƣơng để sử dụng chung cho các kỳ lƣơng có cách tính lƣơng giống nhau trong công ty mà không cần cài đặt lại. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 Yếu tố nào cấu thành nên 01 công thức tính? Công thức là tập hợp các yếu tố bao gồm: hạng mục, toán tử, hàm tính toán. Sự linh hoạt và dễ dàng quản trị công thức phụ thuộc vào sự kết hợp giữa các yếu tố cấu thành công thức. Công thức lƣơng của eTimeGold là thuộc lớp “Tính Toán” trong khái niệm 03 lớp của eTimeGold. Thành phần công thức, cũng nhƣ các toán tử có thể bố trí đƣợc trong 1 cell, giúp ngƣời quản trị công thức dễ dàng bảo trì, đồng thời tính tƣờng minh của công thức cũng đƣợc thể hiện rõ nét ở yếu tố này. Vì sao phải thiết lập công thức lƣơng? Sự thay đổi chính sách phúc lợi là điều không thể tránh khỏi. Đó là sự cân bằng giữa lợi nhuận và lợi ích, giữa sự phát triển và giữ chân ngƣời tài. Hiểu đƣợc mong muốn chính đáng của ngƣời sử dụng, eTimeGold mang đến cho khách hàng bộ công thức lƣơng tự định nghĩa, chủ động từ việc đƣa ra các hạng mục chính sách đến việc kết hợp các chính sách đó thành bộ công thức để tính toán và báo cáo số liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Định nghĩa Kỳ lƣơng Công thức lƣơng đƣợc định nghĩa theo các kỳ lƣơng. Kỳ lƣơng là khoảng thời gian quy định để tính lƣơng cho nhân viên. Giao diện này cho phép ngƣời dùng tự định nghĩa thời gian kết lƣơng thích hợp với tình hình thực tế của công ty. Hƣớng dẫn thực hành Nội dung thực hành: Định nghĩa kỳ lƣơng có Mã kỳ lƣơng là “BuiltCT” và Tên kỳ lƣơng là “Kỳ lương Cty TNHH An Nguyên”. Thời điểm kết lƣơng bắt đầu từ ngày 1 đến ngày cuối tháng. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Công Thức Lƣơng]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Khai báo thông tin trong form. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã kỳ lƣơng] nhập “BuiltCT”. b. Đặt trỏ chuột ở cột [Tên kỳ lƣơng], nhập “Kỳ lương Cty TNHH An Nguyên”. c. Đặt trỏ chuột ở cột [Từ ngày], nhập “1”. d. Đặt trỏ chuột ở cột [Từ ngày], nhập “31”. e. Cột [Thừa kế CTL]: sử dụng mặc định của eTimeGold.  Khi Người dùng chọn ngày “31” thì phần mềm sẽ tự động hiểu kỳ lương được tính đến ngày cuối tháng.  Bắt buộc nhập liệu.  Không nên nhập trùng.  Được sử dụng Unicode. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). GHI CHÚ: Nếu chƣa có chức năng [Công Thức Lƣơng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 f. Cột [Nhân viên hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold. g. Cột [Lùi Tháng]: sử dụng mặc định của eTimeGold. h. Cột [Ẩn]: sử dụng mặc định của eTimeGold. 4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất định nghĩa Kỳ lƣơng. KINH NGHIỆM SỬ DỤNG: Kỳ lƣơng của công ty đƣợc tính từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng thì khai báo [Đến ngày]=31, khi đó những tháng không phải 31 ngày, phần mềm sẽ tự động tính đến ngày cuối tháng mà ngƣời dùng không cần chỉnh sửa thời gian hiệu lực theo tháng. Tính lương 4/2011: khoảng thời gian kỳ lương từ 1/4/2011 đến 30/4/2011 Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của ngƣời dùng nhƣ ở bƣớc 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lƣu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lƣới dữ liệu. CHÚ Ý: Giá trị cột [Từ ngày] < [Đến Ngày]: khoảng thời gian trọn tháng chọn tính lƣơng. Giá trị cột [Từ ngày] < [Đến Ngày]: khoảng thời gian KHÔNG trọn tháng chọn tính lƣơng Tính lương 4/2011: khoảng thời gian kỳ lương từ 1/4/2011 đến 15/4/2011 Tính lương 4/2011: khoảng thời gian kỳ lương từ 21/4/2011 đến 20/5/2011 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 II. Kỳ lƣơng lùi tháng Kỳ lƣơng lùi tháng là khoảng thời gian tính lƣơng có bao gồm thời gian của tháng liền trƣớc tháng tính lƣơng. Với khái niệm [Lùi Tháng], eTimeGold giải quyết trƣờng hợp khách hàng có quy định kỳ lƣơng không phải bắt đầu từ ngày 1 của tháng. Nội dung thực hành: khai báo kỳ lƣơng “Kỳ lƣơng lùi tháng” với Mã KL là “NoneM’ kết lƣơng từ ngày 26 của tháng trƣớc đến ngày 25 của tháng hiện đang tính lƣơng. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Công Thức Lƣơng]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Khai báo thông tin trong form. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã kỳ lƣơng] nhập “NoneM”. b. Đặt trỏ chuột ở cột [Tên kỳ lƣơng], nhập “Kỳ lương lùi tháng”. c. Cột [Từ ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold. d. Cột [Đến ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold. e. Cột [Thừa kế CTL]: sử dụng mặc định của eTimeGold. f. Cột [Nhân viên hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold. g. Cột [Lùi Tháng]: check chọn.  Bắt buộc nhập liệu.  Không nên nhập trùng.  Được sử dụng Unicode.  (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt . (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). GHI CHÚ: Nếu chƣa có chức năng [Công Thức Lƣơng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 h. Cột [Ẩn]: sử dụng mặc định của eTimeGold. 4. Click nút [Lƣu Trữ], hoàn thành thao tác định nghĩa kỳ lƣơng lùi tháng. Tính lương 4/2011: khoảng thời gian kỳ lương từ 26/3/2011 đến 25/4/2011 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 III. Khởi tạo công thức lƣơng Nội dung thực hành: Trong kỳ lƣơng “NoneM” (tên kỳ lƣơng = “Kỳ lương lùi tháng”), thực hành đặt công thức lƣơng có Mã CT là “TH.LCB” để lấy hạng mục lƣơng cơ bản đƣợc khai báo trong hồ sơ nhân viên. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Công Thức Lƣơng]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã KL] là “NoneM” (cột [Tên kỳ lƣơng] là “Kỳ lương lùi tháng”). Click chọn tab [Công Thức Lƣơng], click nút [New] trong vùng lƣới dữ liệu của tab này để bắt đầu khởi tạo công thức lƣơng. 3. Khai báo thông tin công thức lƣơng: a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã CTL], nhập “TH.LCB”.  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). GHI CHÚ: Nếu chƣa có chức năng [Công Thức Lƣơng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 b. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên CTL], nhập “LCB của NV (lấy từ hồ sơ nhân viên)”. c. Cột [Hide Rpt], [Inherit?]: sử dụng mặc định của eTimeGold. d. Click nút [Update] để hoàn tất khởi tạo tên công thức lƣơng. e. Ở tab [Công thức lƣơng], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã CTL] là “TH.LCB”. f. Chọn tab [Chi Tiết CTL], click nút [Tạo Mới]. g. Đặt trỏ chuột tại cột [A], nhập “<r>”. h. Đặt trỏ chuột ở cột [B], nhập “[LuongPF]”. Nút [Edit]: chỉnh sửa thông tin công thức lƣơng. Nút [New] : thêm mới dòng thông tin công thức lƣơng. Nút [Delete]: xóa dòng thông tin công thức lƣơng đã khởi tạo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 i. Đặt trỏ chuột ở cột [C], nhập “</r>”. j. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất khai báo. Kết quả: Hình minh họa: : Cài đặt công thức lương tính tiền lương cơ bản của NV trong kỳ lương có mã KL là “NoneM” GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu phần nâng cao của chƣơng 13 này để hiểu quy ƣớc cài đặt. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Khái quát thành phần công thức lƣơng Thành phần công thức lƣơng bao gồm các hạng mục do hệ thống chỉ định hoặc các hạng mục do ngƣời dùng khởi tạo trong quá trình vận hành hệ thống. Tên Nhóm Mô tả CTL - [TÊN KỲ LƢƠNG] Chứa các công thức lƣơng đã đƣợc định nghĩa theo kỳ lƣơng ĐỊNH NGHĨA GIỜ LÀM Số liệu giờ làm theo thông tin đã đƣợc ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1]. KHOẢN CƠ BẢN Số liệu mục cơ bản theo thông tin đã đƣợc ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng [Hạng Mục Cơ Bản]. KHOẢN KHÁC Số liệu khoản khác theo thông tin đã đƣợc ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng [Khởi Tạo Khoản Khác]. NGHỈ VẮNG Số liệu theo thông tin loại nghỉ vắng đã đƣợc ngƣời dùng khởi tạo trong chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng]. PHỤ CẤP THỜI GIAN Số liệu theo loại phụ cấp thời gian đã đƣợc ngƣời dùng khởi tạo trong chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian]. SYSTEM CÔNG Số liệu hạng mục công quy định do hệ thống eTimeGold đƣa ra SYSTEM LƢƠNG Số liệu hạng mục lƣơng quy định do hệ thống eTimeGold đƣa ra TĂNG CA Số liệu theo loại tăng ca đã đƣợc ngƣời dùng khởi tạo trong chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. Hình minh họa: : Sau khi cick nút [Axpand All]. Hình minh họa: : Sau khi cick nút [Collapse All]. Nút : mở tất cả các nhóm. Nút : thu gọn các hạng mục theo nhóm. [...]... công thức lương | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ VIII Tham số trong công thức lƣơng eTimeGold Một vài công thức lƣơng có sự tham gia của nhiều thành phần, ngƣời dùng cần phân tách ra công thức con và đặt công thức con này cùng hạng mục công thức đang định nghĩa Đó là định nghĩa tham số công. .. Kỳ lương chưa chọn thừa kế Hình minh họa: : Định nghĩa kỳ lương để sử dụng công thức dùng chung | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Hình minh họa: : Kỳ lương [Kết lương tháng] thừa kế công thức từ kỳ lương [Công thức dùng chung] Một công thức lƣơng có 02 hình thức kế thừa đó là kế thừa công thức. .. www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ Nội dung thực hành: Trong kỳ lƣơng “NoneM” (tên kỳ lƣơng = “Kỳ lương lùi tháng”), thực hành đặt công thức lƣơng thực lĩnh (mã CTL: B.ThucLinh)... Hình minh họa: : Thành phần cài đặt cho 01 công thức lương sưu tập | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ X Tính kế thừa của công thức lƣơng eTimeGold Định nghĩa công thức lƣơng 01 lần và kế thừa để sử dụng lại cho các kỳ tính lƣơng khác nhau Đó là tính kế thừa công thức lƣơng trong eTimeGold Cách... khảo tài liệu phần nâng cao của chƣơng 13 này để hiểu quy ƣớc cài đặt | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ j Click nút [Lƣu Trữ] Hình minh họa: : Sử dụng hàm tính toán khi cài đặt công thức lương | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 17 Tài liệu vận hành & quản trị. .. là “gtpS” 1 Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Công Thức Lƣơng] GHI CHÚ: Nếu chƣa có chức năng [Công Thức Lƣơng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ 2 Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã KL] là... trì hệ thống công thức lƣơng Định nghĩa CTL trên MỘT cell thành phần | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ IV Ký khóa (từ khóa) trong công thức lƣơng eTimeGold Ký khóa (từ khóa) là ký hiệu để hệ thống nhận biết bắt đầu cho 01 quy ƣớc định nghĩa Trong công thức lƣơng eTimeGold, bạn gặp và sử dụng... liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ VI 5 đặc điểm nổi bật khi quản trị công thức lƣơng eTimeGold Công thức lƣơng eTimeGold không chỉ đơn thuần là sự kết hợp giữa hạng mục và các toán tử (+, - , *, /) mà còn cung cấp cho ngƣời dùng các tiện ích linh hoạt, đủ đáp ứng nhu cầu tính toán từ đơn giản đến phức tạp Công thức lƣơng eTimeGold mang 5 đặc điểm quản trị sau: 1 Hàm tính... cell của eTimeGold eTimeGold mang đến cho ngƣời dùng khái niệm công thức lƣơng trên 01 cell” Ở đây ngƣời dùng sẽ định nghĩa các yếu tố cấu thành công thức lƣơng trên cùng 01 cell Phần mềm sẽ tự động phân biệt đâu là thành phần tính toán, đâu là toán tử và đâu là điều kiện tính, …Tính tƣờng minh và chủ động của công thức lƣơng đƣợc thể hiện rất rõ, mang đến sự thuận lợi khi vận hành, quản lý và bảo trì... www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 15 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ b c d e f Đặt trỏ chuột tại cột [Tên CTL], nhập Lương thực lĩnh” Cột [Hide Rpt], [Inherit?]: sử dụng mặc định của eTimeGold Click nút [Update] để hoàn tất khởi tạo tên công thức lƣơng Ở tab [Công thức lƣơng], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã CTL] là “B.ThucLinh” Chọn tab [Chi . tin công thức lƣơng. Nút [New] : thêm mới dòng thông tin công thức lƣơng. Nút [Delete]: xóa dòng thông tin công thức lƣơng đã khởi tạo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương. việc kết hợp các chính sách đó thành bộ công thức để tính toán và báo cáo số liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ. tính? Công thức là tập hợp các yếu tố bao gồm: hạng mục, toán tử, hàm tính toán. Sự linh hoạt và dễ dàng quản trị công thức phụ thuộc vào sự kết hợp giữa các yếu tố cấu thành công thức. Công thức