THÔNG TIN TÀI LIỆU
Chia sẻ ebook : Chiasemoi.com RICHARD TEMPLAR VIỆC HÔM NAY (CỨ) CHỚ ĐỂ NGÀY MAI Bản quyền tiếng Việt © 2012 Công ty Sách Alpha Lời giới thiệu Tôi đoán chọn đọc sách này, hẳn bạn nghĩ “chẳng làm nên hồn”, cho dù bạn đủ khả hay nỗ lực Công việc ngày tệ, bạn phân vân lý lại vậy? Bạn thấy bị kẹt chiến khơng có hồi kết để hoàn thành tốt việc tiến độ, dù cố gắng đến đâu, việc không xảy Đôi bạn thấy nhiều người có sống ngăn nắp, thành cơng dễ dàng, tự hỏi bạn không làm thế, tự lý giải bạn sinh khơng phải người sống có tổ chức Tơi tiết lộ cho bạn biết bí mật này: Khơng sinh sống có tổ chức Chẳng tự nhiên nhớ ngày sinh nhật người khác, biết kiểm sốt sống gia đình hay ưu tiên cơng việc Có điều, họ biết thực thủ thuật mà bạn Thực ra, số người sống có tổ chức – người có trí nhớ Họ chẳng cịn lựa chọn khác ngồi việc luyện tập, khơng họ khơng thể hồn thành việc họ muốn Nhiều năm qua, quan sát người thành công sống – người làm việc tồn thời gian chăm sóc tốt gia đình, cha mẹ, làm từ thiện giữ cửa nhà tươm tất Một số người chí không nhiều công sức Mọi việc thật dễ dàng trôi chảy Là họ nắm bí mà khơng biết Họ biết cách giải khối lượng lớn công việc mà khơng sợ hãi, biết cách trì phấn chấn làm việc thức dậy vào buổi sáng hôm sau tiếp tục công việc mà không cảm thấy căng thẳng, chán nản hay đau khổ Tơi nhận họ có nhiều chiến lược chúng giúp họ khơng vất vả sống Điều nghe thật đơn giản, phải khơng? Bạn nghĩ bất hợp lý, phi thực tế không khả thi Nhưng đảm bảo bạn ngạc nhiên Chỉ cần bạn kiên trì luyện tập tất kỹ Và bạn cần có thái độ đắn Đơi lúc bạn thấy khó áp dụng hết điều vào sống bạn Không cả! Hãy đọc chọn phương pháp khả thi để bắt đầu Sau bạn thục, tiếp tục thực phương pháp khác Bạn nhanh chóng nhận thấy hồn thành nhiều việc so với trước bạn nhiều công sức trước Quả thực, bạn thấy sống trở nên dễ dàng nhiều Tất nhiên, trước bắt đầu, bạn cần phải thể cam kết Vì thế, xếp việc đọc – áp dụng – sách lên đầu danh sách việc cần làm bạn, đảm bảo bạn hồn thành Tơi hứng thú với việc bổ sung thêm thủ thuật, bạn có ý tưởng, gửi email cho tơi RICHARD TEMPLAR Richard.Templar@RichardTemplar.co.uk Có thể khơng thể Tơi nhớ Henry Ford nói: “Dù bạn nghĩ hay khơng thể, bạn đúng.” Nếu bạn lo lắng nhìn đống cơng việc cần làm nghĩ thầm: “Khơng đời làm xong được,” chắn bạn làm xong Nhưng bạn tâm niệm: “Phải nhiều thời gian Tốt bắt tay vào làm thơi…” gần chắn bạn hồn thành chúng sớm thơi Con người Vì bạn nghĩ người bận bịu làm việc đâu mà bạn quen biết Bạn biết dù bận nữa, họ nhớ tặng bạn q hay gói bơng hoa vườn mang đến tặng bạn mời đến dùng bữa Nếu họ làm bạn lại chứ? Hãy tin tưởng bạn hồn tồn làm điều nên mở rộng khả thân Lúc bắt đầu thấy nản lòng, nghĩ đến họ tự nhắc nhở thân bạn Ln tâm niệm cần cố gắng bạn hoàn thành việc sớm Giống nhiều người khác, bạn khơng phải người hồn hảo chưa rèn luyện nhiều, có kỹ năng, bạn sánh với bậc cao nhân tưởng chừng cần phẩy tay xong việc Phải ham muốn thành người có tổ chức Về mặt đó, muốn sống có tổ chức Có thể thích nấu ăn tùy hứng muốn tìm chìa khóa xe lúc cần Chúng ta muốn kỳ nghỉ chuỗi điều bất ngờ thích họp hành diễn giấc Bạn chẳng công để thành người có tổ chức, bạn cần cam kết Ngồi mơ mộng người khơng khiến chuyện Bạn phải thực có ham muốn trở thành người sống khoa học muốn thay đổi đời Khi thực muốn rồi, chuyện trở nên đơn giản Cái khó có mong muốn Nếu chưa có lịng ham muốn, bạn nên bỏ một, hai tuần thành thật với xem lúc đời bạn căng thẳng thường lệ thói vơ tổ chức Bạn có hoảng sợ nghĩ đến chuyện vé tàu khơng? Bạn có cuống lên đến hẹn thời gian hồn thiện việc khác không? Bạn thường hàng đồng hồ để lục tung đống giấy tờ để tìm báo cáo vừa in ra, tìm nản lịng thối chí nguyên bạn để giấy tờ chất thành chồng cao tháng qua tháng khác mà không xếp chúng cho gọn ghẽ từ đầu không? Đã bạn không chịu nhận lại tiếp tục quên ngày sinh nhật người bạn quan trọng, mà năm liền đấy? Không cần phải thay đổi chất Ơng cha ta có câu: Non sơng dễ đổi, tính khó dời Vì bạn người sống vơ tổ chức, việc thay đổi tính cách điều khơng tưởng Đương nhiên, khơng muốn tự nhận người “vơ lỷ luật” Bạn viện dẫn người tự nhiên, thích tự phóng khống, cẩu thả chút “bản tính tự nhiên” bạn Bạn tự mãn nghĩ người ngăn nắp sống có tổ chức thật nhàm chán, tẻ nhạt, lỗi thời, sống đơn điệu Thế quanh bạn có nhiều người sống có tổ chức mà chẳng nhàm chán chút Họ thiết kế sống cơng việc cách hồn hảo Tơi người khơng thích ý tưởng trở thành người có tổ chức Hình ảnh mẫu người chẳng hợp với tơi tẹo Nói khơng có nghĩa kẻ cẩu thả vô tổ chức Trong nhiều năm qua, học nhiều cách để thu xếp sống ổn thỏa, hết, tơi học cách ứng xử với hồn cảnh.Vậy nên, khơng phải thay đổi tính cách bạn người sống có tổ chức Như thân tôi, người thoải mái, thú vị, mình, làm điều thích, dám nghĩ dám làm, đón đợi thách thức sống, đồng thời lên danh sách việc cần làm đương nhiên hoàn thành chúng Vì thế, đừng lo lắng! Bạn khơng cần gị thành người có tổ chức q cứng nhắc, thiếu linh hoạt nhạy bén Bạn hài hước, “lông bông” tận hưởng khoảnh khắc sống, “lơng bơng phải có tổ chức” Ý tơi là, bạn thức khuya xem phim phải đảm bảo hồn thành xong báo cáo kế hoạch cho họp ngày mai Hiểu thân Cuộc sống luôn bận rộn, lúc bù đầu với hàng tá việc cần làm nối tiếp, có cịn chồng chéo lên Tơi nghĩ thay đổi việc chút, việc chút, tơi có thêm thời gian thư giãn, nghỉ ngơi hay tận hưởng sống Nhưng ước muốn ước muốn mà Thật ngạc nhiên cách quan sát người rơi vào hồn cảnh tương tự, tơi tìm vấn đề Tôi nhận bận rộn điều đáng lo lắng bạn thực thích điều Như tơi chẳng hạn, bạn băn khoăn liệu vào lúc rảnh rỗi, thường chơi golf, đọc sách hay ngồi nhâm nhi cà phê? Tất nhiên khơng Tơi tìm kiếm điều mẻ, đam mê khám phá đầu tư thời gian rảnh rỗi vào đó, cách tơi lựa chọn sống Vì thế, sống bạn gấp gáp hay hối hả, dừng lại chút để nghĩ xem có phải điều bạn thực muốn hay không, vậy, ngừng than vãn Điều quan trọng chất lượng sống Các bạn cười tơi nói trải qua giai đoạn không đủ thời gian để đánh hay mua sắm Bạn ngạc nhiên tơi nói lúc tơi theo đuổi dự án thực đam mê chưa than vãn bận rộn Bởi tơi nhận khơng thể thay đổi thực tại, nên tốt vui vẻ chấp nhận dung hịa Nếu thuộc nhóm người “biết mình, biết ta”, bạn thấy mẹo mực sách vơ hữu ích Chúng giúp bạn hồn thành danh sách việc cần làm chẳng khó khăn thu xếp đủ thời gian để làm việc ưa thích Có thể bạn muốn làm thật nhiều việc, khơng muốn từ bỏ việc sống thay đổi (công việc yêu cầu nhiều thời gian hơn, lập gia đình, có con…) Trong trường hợp đó, bạn cần suy nghĩ tích cực tồn cảnh xem điều bỏ Có người tình xin việc, chuyển làm việc gần nhà hơn, nghỉ việc khơng gặp khó khăn tài đủ tiền trang trải sống Nếu bạn muốn tỉnh táo, cần phải bỏ bớt thứ Vấn đề sớm hay muộn, để tránh gây cho bạn nhiều căng thẳng Đã lựa chọn người bận rộn, bạn khơng có nhiều thời gian để nghỉ ngơi Vì cân xếp việc để có sống thật hạnh phúc Thời gian vàng bạc Bạn có 24 ngày ngày phải vắt chân lên cổ để chạy cho kịp kế hoạch ước ngày có 48 Thế bạn có ngày có 48 tiếng sống bạn thoải mái hơn? Cũng lời nói mũi tên, thời gian thứ khơng trở lại Vì thế, điều bạn cần làm biết cách xếp thời gian hợp lý khơng phải có thêm nhiều thời gian để làm việc Hãy chọn lọc cơng việc sở trường bạn hồn thành Thay nấu bữa tối cầu kỳ cho hai người vào ngày bình thường, bạn tiết kiệm nửa đồng hồ với bữa ăn nhanh có ba đơn giản Bạn giao việc cho người khác, lập nhóm để lên kế hoạch cho dự án thay cặm cụi làm mình; trao đổi với người nói nhiều email thay gọi điện thoại; tổ chức nhóm phụ huyng khu phố thay đưa bọn trẻ đến trường Bạn tìm cách tăng tốc cơng việc dĩ nhiên, phần lớn nội dung sách viết để tiết kiệm thời gian cho bạn Bạn thấy đấy, ln có hàng ngàn cách để “chạy” song song nhiều việc lúc Vợ thường tranh thủ lau sàn bếp canh chừng nồi canh xương, ghé qua siêu thị gần bến xe bus mua đồ ăn sau tan tầm đứng đợi xe… Vì ln vui vẻ làm việc xếp thời gian nghỉ ngơi Cuộc sống bạn nằm tay bạn Hãy thắp nến lên, đừng ngồi than vãn bóng tối 18200 Hình thành thói quen Tơi ghét lề thói luật lệ Nếu nói với tơi anh phải nhà vào lúc đấy, tơi vơ khó chịu Tất nhiên, tơi có thói quen bừa bãi – ngủ lúc nửa đêm ăn bữa vào khác ngày Nhưng so với nhiều người, tơi có lợi làm việc nhà Thậm chí tơi cịn biện hộ miễn tơi hồn thành cơng việc mình, tơi làm việc vào lúc ngày, ngày tuần tùy vào Nhưng đứa chào đời, lạc vào giới khác gần khơng làm xong việc Thậm chí chuẩn bị bữa ăn vấn đề, lúc tơi cần xử lý cơng việc lại phải vợ chăm sóc con, cịn ngủ vợ chồng tơi mệt nhồi q nửa đêm Chính thế, chúng tơi định thay đổi cách sống tạo số thói quen hàng ngày theo giấc định Chúng theo sát lịch trình để có thời gian chăm sóc cân sống Mọi việc thay đổi hồn tồn Ngay lập tức, sống chúng tơi bắt đầu vào quỹ đạo Tuy nhiên, việc tạo dựng thói quen khơng đơn giản; nên cố gắng bước Chúng phát rằng, có nhiều thói quen tích cực, sống trở nên dễ chịu Trong sống hối gấp gáp nay, lợi khơng mua Vì thế, dắt chó dạo ngày, đổi ga trải giường vào sáng Chủ nhật, giải thư từ vào chiều thứ Hai, gọi điện cho bố mẹ sau tin buổi sáng thứ Bảy hàng tuần khơng có việc đột xuất, kiểm tra email sau ăn trưa quan Càng xây dựng nhiều thói quen tốt, bạn đỡ cơng sức trì sống theo quỹ đạo ảnh hưởng tích cực lên sống người xung quanh Những cỗ máy ngốn thời gian Thời đại công nghệ số bùng bổ phát sinh hàng nghìn tiện dụng giúp sống trở nên dễ dàng Tuy nhiên “lợi bất cập hại”, đại hóa có mặt trái Khơng biết bạn nghĩ sao, tơi thấy Internet thủ phạm lớn khiến nhân viên bàn giấy xao nhãng Tôi vậy, nhiều lúc không chủ định lang thang mạng – vào để tìm kiếm thơng tin cần thiết, nhiên thông tin lý thú khác đập vào mắt, tơi qn việc định làm Cách để giải việc kiểm soát thân Mỗi cần tới internet, bạn phải xác định mục tiêu tự nhủ: “Rất bị phân tâm Tốt nên tập trung vào mục đích chính, khơng có thời gian cho việc này.” Bạn đánh dấu việc (nếu cần) để xem lại có thời gian Nếu thơng tin giải trí xem lại, bạn cịn thấy điều khơng đáng bận tâm Tất nhiên, thơng tin điều bạn thực quan tâm, “giờ việc đó”, bạn đọc nghiên cứu chúng sau Cũng giống việc giặt giũ cần hồn thành sớm khơng phải lúc bạn viết danh sách cần mua sắm để chuẩn bị chợ Hãy đợi đến lúc viết xong, không bạn phút để cố nhớ xem liệt kê đến mục Và dù cần xử lý email, khơng đáng để bạn phải ngắt quãng khoảng thời gian chuẩn bị cho hẹn hị tối Bạn xử lý hộp thư sau Tất có “cỗ máy ngốn thời gian” riêng Với tôi, cờ vua số Một bắt đầu chơi, tơi bị mê khơng rời Ngoài ra, số “cỗ máy ngốn thời gian” khác chẳng liên quan đến việc giải trí chút Một số người tiêu tốn thời gian bếp, nấu ăn ngon nhiều thời gian, họ hồn tồn làm bữa ăn nhanh ngon khoảng thời gian ngắn Tôi biết người dành nhiều lau chùi nhà cửa tay thành thực mà nói, vịng máy hút bụi nhanh giúp họ tiết kiệm cơng sức nhiều Và có nhiều “cỗ máy ngốn thời gian” người – bạn phải tiếp chuyện người ề thích bn chuyện khiến nói chuyện bạn kéo dài so với quy định Bạn cần học cách phân định việc cần dành thời gian kiên với cỗ máy Như vậy, phương pháp tốt tránh hoàn toàn Hãy hạn chế tiếp xúc với cỗ máy bạn không gấp rút thời gian; thực bận rộn, tránh xa chúng Đối mặt với việc khơng thích Tơi hay trì hỗn Tơi dành buổi sáng pha trà viết danh sách việc cần làm thay ngồi làm việc Khi học – nhiều bạn khác – tơi phần lớn thời gian ơn tập để hồn thiện bảng biểu khơng cịn thời gian tổng kết xem lại phần lý thuyết Mẹ phiền não điều Bà coi tật xấu Tất nhiên, gặp phải chuyện khó khăn, khơng muốn làm hay không muốn nghĩ đến Tôi loay hoay tìm cách giải Đơi khi, việc liên quan đến nói chuyện tế nhị công việc chân tay không hấp dẫn sửa xe hay lau lị nướng Nhưng mẹ người hướng dẫn đối mặt xử lý vấn đề Bất kể việc gì, bà giúp học cách nhận dấu hiệu trì hỗn Khi nhận trì hỗn, bạn cần đối mặt với đặt câu hỏi: Tại không muốn tiếp tục làm việc này? Thường tìm câu trả lời rõ ràng, bạn biết làm để phá tan trì trệ Nếu điều khơng có tác dụng, tự ép thân nhờ người khác hỗ trợ để hồn thành việc dù khơng muốn Tuy nhiên, có người cho làm việc tốt có áp lực Họ thường trì hỗn khó khăn phút cuối cùng, điều giúp họ hồn thành chúng với tốc độ nhanh gấp đơi Tuy nhiên, bạn phải hiểu rằng: • Nếu khơng có thời hạn chắn, cơng việc “treo” vơ thời hạn • Bạn nhiều ngày nhiều tuần lo sợ bạn thảnh thơi hồn thành cơng việc sớm • Bạn không làm việc bị câu thúc mặt thời gian Tôi biết bạn không muốn rốt dù sớm hay muộn, bạn phải hồn thành chúng Vì thế, nghĩ đến cảm giác ngày mai bạn nếu: a) Bạn giải xong việc; b) Bạn chưa làm Tơi sau hồn thành việc khó khăn, bạn cảm thấy vô thoải mái hạnh phúc Vì thế, đừng chần chừ – bắt tay vào giải việc thơi Làm đâu gọn Cuộc sống q bận rộn đơi khi, khối lượng công việc dường tải khiến bạn chống ngợp Có thể bạn vừa nhận dự án mới, vừa chào đón thêm thành viên nhí gia đình hay vừa học vừa làm Bạn khơng biết phải đâu có cảm tưởng “chết chìm” cơng việc Đừng căng thẳng! Hãy nhìn vào phần cơng việc giải Ví dụ, hơm bạn phải dọn nhà, thay nghĩ đến cơng việc ba tầng, bạn dọn dẹp phòng tầng Hãy thu dọn tài liệu bàn thay nhét tập giấy tờ vào tủ Hãy bắt đầu với việc dẫn cho họ Sau đó, bạn phải đảm bảo họ hiểu xác điều bạn muốn – nhiệm vụ, mục tiêu, thời gian, ngân sách, lưu ý quan trọng khác Hãy giao trách nhiệm để họ cảm thấy tự hào làm việc Nếu họ đáp ứng tiêu chí bạn (thời gian, chi phí, tiêu chuẩn…), bạn nên để họ tự giải công việc theo cách họ Cuối cùng, không nên bỏ mặc họ với công việc bạn giao Hãy cho họ biết bạn ln có mặt họ cần Sau cơng việc hồn tất, bạn cần cảm ơn đánh giá cao công việc hoàn thành tốt, gợi ý đến việc giúp bạn lần sau Tất nhiên, bạn nhiều thời gian tự giải Nhưng lần sau bạn giao công việc tương tự, họ dần có nhiều kinh nghiệm lâu dài, tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian Hiểu rõ cơng việc người Bạn giỏi phân công chia sẻ công việc, nhà hay quan, khơng ích bạn không rõ công việc cụ thể người Bạn có thường xun nói câu: “Ồ, tơi nghĩ anh làm…” hay “À, làm việc rồi…” hay khơng? Dù việc gọi điện thoại, mua đồ đường làm về, liên hệ với khách hàng, viết giấy hẹn gặp, cho cún ăn hay việc khác Có việc dễ bị làm hai lần; có việc dễ bị bỏ quên chẳng làm Tất thời gian thảo luận vấn đề bị lãng phí bạn không thực cách Hoặc bạn lãng phí thời gian, khơng có việc hoàn thành: trái ngược hoàn toàn với mong muốn nỗ lực bạn Điều khiến bạn cảm thấy nản lòng việc nhỏ; nguy hiểm bạn cố làm việc lớn, chẳng hạn lập gia đình hay tổ chức kiện Vì thế, bạn thống nhiều việc lúc với sếp, đồng nghiệp, thành viên nhóm, bạn bè, gia đình hay ai, ln kết thúc cách tóm tắt việc tiến hành: “Tốt rồi, trao đổi với khách hàng chuyển phản hồi cho anh Còn anh viết gửi trước họp ngày thứ Sáu.” Nếu cịn vấn đề gì, bạn sử dụng giấy note, email, phương tiện ghi nhớ tổng hợp Quy tụ cá nhân xuất sắc Nếu người xung quanh bạn nhiệt tình ln sẵn sàng giúp đỡ, họ khơng giúp bạn giải cơng việc, mà cịn cố gắng để tránh cãi cọ Vì thế, quy tụ người bạn muốn xử lý công việc cách thông minh, giúp sống bạn thư thái Mỗi có động lực riêng Tất nhiên, muốn người khác thừa nhận, đánh giá cao biết ơn, có người mong muốn nhận hành động hàm ơn so với người khác Khi phát động thúc đẩy người đó, bạn hồn tồn “nắm thóp” họ khiến họ làm việc cho bạn Mẹo nên áp dụng cho gia đình, bạn bè đồng nghiệp thành viên nhóm Một số người muốn địa vị, số muốn tiền bạc, số khác muốn trách nhiệm, hài lịng cơng việc, cảm giác tự hay thử thách, thừa nhận hay lời cảm ơn Khi bạn biết động lực thúc đẩy đó, bạn trao đổi điều họ muốn với điều bạn cần Tất nhiên, bạn cần phải chân thành, thẳng thắn, thân thiện tôn trọng Nếu người u thích, tơn trọng bạn, bạn cho họ điều họ muốn, họ làm nhiều điều cho bạn Đó gọi chiến lược “đơi bên có lợi” Sắp xếp danh sách việc cần làm Tôi hy vọng đến lúc này, bạn viết thứ bạn cần làm Cố gắng tập hợp chúng nơi; sổ đề cập đến phần trước Bạn có hai danh sách hồn tồn riêng biệt – cho công việc từ đến mục cho việc khác Nhưng bạn có ý định làm việc nhà làm việc cá nhân quan, bạn cần danh sách chung Bây giờ, bạn cần định thứ tự công việc phải giải Hãy giải việc gấp quan trọng trước, sau nhanh chóng xử lý việc gấp khơng quan trọng Sau đó, bạn cần sử dụng thông tin việc thực quan trọng danh sách ưu tiên để tìm cách xử lý việc lại danh sách Hãy xếp nhiệm vụ nhóm (theo gọi việc cần làm bạn ngồi chợ) giải cơng việc tương tự hiệu Bây giờ, sử dụng chiến lược lập danh sách khác đề cập phần trước để xếp nhiệm vụ theo thứ tự (sắp xếp việc dễ làm đầu danh sách bạn giải nhiều việc loại cách nhanh chóng.) Nếu trước bạn chưa làm việc này, thời gian để xếp danh sách bạn lại tiết kiệm thời gian lâu dài Khi hình thành thói quen, chí bạn giải việc nhanh nhờ liệt kê việc cần làm thứ tự Nếu đến bạn chưa phải người có tổ chức, thử kỹ thuật cảm nhận thoải mái sau viết tất việc quan trọng cách rõ ràng thấy việc bạn định làm Loại bỏ bớt thời gian trống Danh sách việc cần làm thực hữu dụng để xếp tất việc bạn cần phải thực Thế cịn việc khơng bắt buộc sao? Bạn muốn nhâm nhi tách trà đưa lũ trẻ chơi, hay muốn hoàn thành sách đọc dở dừng đoạn thú vị Tất việc thường xuyên xảy sống bạn, bạn cần đưa chúng vào danh sách Hãy đảm bảo bạn dành cho khoảng thời gian nghỉ ngơi sau làm việc căng thẳng, việc uống trà, đưa bọn trẻ chơi hay đọc hết sách quan trọng Lập kế hoạch cho sống Thật tuyệt vời bạn biết nhìn xa trơng rộng Nếu bạn dạo phố khơng nhìn ngắm xung quanh mà chăm nhìn xuống chân mình, bạn bỏ lỡ khoảnh khắc thú vị Đó quanh cảnh đường phố nhộn nhịp, cửa hàng xinh đẹp hay đơn hàng mùa đổ Việc lập kế hoạch cho sống tương tự Hãy lên kế hoạch dài hạn (như lập gia đình vịng vài năm tới, chuyển sang cơng việc căng thẳng hơn) sau đó, lên kế hoạch cho năm tới Nếu bạn muốn thăng tiến, chuyển nhà, thay đổi công việc…, suy nghĩ đến thời điểm bạn muốn tiến hành việc Nếu không, việc diễn cách tự phát Với kế hoạch cụ thể, bạn nhìn thấy việc cần làm để có động lực vươn tới mục tiêu Bạn nên lập kế hoạch chi tiết cho ba tháng tới lập kế hoạch thật chi tiết tháng Những bạn cần sổ hay chương trình máy tính để ghi lại kế hoạch cho tháng Cuối danh sách việc bạn cần làm tuần cho hôm xem xét Đây không đơn nhật ký “hẹn hò với tương lai” – mà danh sách dài hạn việc cần làm Bằng cách này, bạn ln ln nhận rõ đường ghi lại điều cần cải thiện, từ tham vọng mơ hồ tới thực Đừng “chữa cháy” Thật dễ tiêu phí ngày để giải việc không đâu – công việc hàng ngày, trả lời, thư từ, email, toán hóa đơn… Những việc kiểu tìm đến bạn dù bạn ngồi khơng hay lần lữa hết lần đến lần khác Tuy nhiên, hầu hết việc thực làm bạn cảm thấy hạnh phúc, việc kế hoạch nhiều tháng hay nhiều năm tới bạn, không tự nhiên xảy bạn giải Chuyển nhà, đổi việc, sinh việc cần có chủ động bạn Bạn cần lập thời gian biểu hàng tuần để làm việc thiết yếu này, không, bạn phải mải mê với việc “chữa cháy” Nếu bạn không dành thời gian cho việc này, chúng khơng xảy Bạn xếp gọn gàng thư từ, đón trẻ hay tốn hóa đơn, hồn tất hồ sơ, sống bạn đều diễn vịng năm tới khơng có đáng để tự hào với tất công sức mà bạn bỏ Nếu muốn có vị trí năm tới, bạn cần phải nỗ lực mục tiêu lớn đề Ghi nhật ký cẩn thận Bạn thường viết nhật ký? Nếu nơi bạn ghi lại hẹn, buổi họp, bạn không tận dụng hết sổ Hãy chuẩn bị cho sổ lớn bắt đầu viết tất việc đưa vào danh sách cần làm với thời gian cụ thể Cuốn nhật ký nên có gọi bạn cần thực hiện, người bạn cần gặp, thư từ cần viết… Nếu tuần tới bạn cần đặt vé tàu, ghi vào nhật ký để nhắc bạn Nếu cần trả lại đồ mượn người bạn gặp lại người vào tuần tới, bạn ghi việc Hãy ghi thời gian bạn cần chăm sóc chó nhỏ mua hay nhắc cô gái mang máy ghi âm đến trường Nếu bạn sử dụng phần mềm Outlook, việc ghi nhật ký chí cịn trở nên dễ dàng Nếu có phần mềm loại này, chúng nhắc nhở bạn nội dung nhập trước diễn Vì thế, thay nhắc nhở bạn sinh nhật người bạn gái vào ngày hơm đó, phần mềm nhắc bạn trước vài ngày; bạn có thời gian để chuẩn bị bưu thiếp gửi Tơi tìm hiểu chương trình Outlook thấy dễ thực Với người bận rộn, công cụ hữu hiệu, giúp bạn tiết kiệm lượng lớn thời gian cơng sức Biết điều tạo nên khác biệt Nhiều khi, bạn liệt kê việc chẳng quan trọng hay cấp thiết vào danh sách việc cần làm Có thể tính bạn cẩn thận Sắp xếp giấy tờ cách khoa học việc quan trọng, liệu có thực cần thiết dành đồng hồ để đánh dấu màu cho tập hồ sơ? Vẫn biết việc giúp hồ sơ trông gọn gàng giúp bạn tìm kiếm nhanh hơn, thực việc khơng q cần thiết Nhiều bạn khơng cần chu với việc đó, cần hồn thành đủ Ví dụ, bạn khơng thiết phải cất đồng phục hai nơi để đánh dấu Cũng việc bạn cho ấn tượng gửi kèm tất tài liệu tham khảo với báo cáo, liệu sếp bạn có quan tâm đến chúng hay khơng? Bởi muốn biết điều đó, sếp yêu cầu Mọi việc bạn làm nên tạo khác biệt, khơng bạn lãng phí thời gian mà thơi Những việc bạn làm thật lớn lao; hạn hẹp mặt thời gian, bạn cần chắn đầu tư thời gian cho việc xứng đáng dành toàn tâm huyết cho Sắp xếp cơng việc cách khoa học Có người nói với tơi: “Tơi khơng cần phải làm tất việc đó! Tơi cần lo việc nhà chăm sóc bọn trẻ đủ rồi.” Đó cách sống Nếu cảm thấy hạnh phúc với có, thoải mái với Tuy nhiên, làm, bạn cần tổ chức công việc cách khoa học người công nhận Đồng nghiệp sếp phán xét bạn qua mức độ hồn thành cơng việc, độ tin cậy trách nhiệm bạn xử lý công việc, khả thăng tiến mức lương bạn chịu ảnh hưởng lớn từ phán xét Vì thế, bạn khơng nên xử lý cơng việc cách khoa học mà cịn cần phải xếp chúng khoa học Đừng để thân rơi vào tình trạng: “Khơng biết tơi để đâu rồi? Thực tình, tơi qn rồi…” hay “Có người gọi điện cho anh Chờ tí… Để tơi nhớ lại.” Hãy đảm bảo bề ngồi thực chất bạn làm việc khoa học hiệu Bằng cách đó, bạn có tín nhiệm tin tưởng từ sếp lẫn đồng nghiệp, hiểu bạn cánh tay phải đắc lực họ Điều quan trọng bạn nộp đơn xem xét nâng lương đợt tới hay vấn xin việc Biết đích đến Nếu danh sách việc cần làm tập trung vào việc trước mắt, hiểu rõ đích đến giúp bạn thấy tranh rộng bạn cố gắng vươn tới Bạn muốn đạt điều cuối ngày? Tối bạn nhìn lại điều để nghĩ: “Hôm ngày tuyệt vời”? Bạn cần có mục tiêu Có thể lập kế hoạch mua hay làm vào cuối tuần Có thể hoàn thành đề án nghiên cứu, nên bạn sẵn sàng ngồi viết từ ngày mai Có thể bạn muốn họp vào buổi chiều, người trí với đề xuất bạn Có thể bạn muốn chăm sóc khu vườn mẹ để bà yên tâm thư giãn Bạn có nhiều mục tiêu, cố gắng khoanh vùng hai mục tiêu Điều khơng giúp bạn tập trung vào việc quan trọng, mà bạn cảm thấy thoải mái cuối ngày Nếu bạn đạt mục tiêu chính, bạn cảm thấy thư thái cho dù chưa hoàn thành vài việc nhỏ Hiểu rõ bạn làm Sau lập mục tiêu hàng ngày, bạn cần lập mục tiêu cho công việc quan trọng mà bạn thực Hãy đặt câu hỏi: “Điều góp phần tạo nên kết tốt đẹp?” Nếu bạn dọn dẹp nhà cửa cho ngày cuối tuần, lý gì? Nếu lý bạn muốn có cảm giác thoải mái, bạn nghĩ tiêu chuẩn gọn gàng phù hợp? Bạn có cần phải hút bụi tồn ngơi nhà khơng? Sắp xếp lại tất thứ lộn xộn nhà? Lau sàn bếp? Nếu khơng biết mục tiêu gì, bạn biết cần làm gì? Và kế hoạch bạn tiến hành Bạn muốn làm chừng ngày? Tiêu chuẩn nghiên cứu bạn hướng đến? Bạn có cần phải có khả trích dẫn xác hay đơn giản thu thập số liệu chung để nhấn mạnh vài điểm đó? Trừ phi hiểu rõ mục tiêu, khơng, bạn khơng biết làm để hướng tới đích mãi quẩn quanh với cơng việc khơng hồi kết Đừng “để dành” việc Bạn giải thư từ ngày hay dồn việc tuần làm thể? Bạn chọn cách nào? Tơi trì hỗn cơng việc đến tuần giải Lúc đó, có người bảo tơi dù có cố nào, tơi ngập đầu đống thư từ chồng chất Một cách giúp trở nên lịch sự, hiệu khoa học; cách cịn lại khiến tơi trở thành kẻ bất lịch sự, khơng có kế hoạch yếu Vì thế, tơi đảm bảo xử lý cơng việc thời điểm thay tuần trước Lượng cơng việc tơi khơng có thay đổi, việc trở nên hiệu hơn, tơi khơng cịn cảm giác sợ hãi trước áp lực công việc Tất nhiên, có ngày nhiều việc bạn khơng thể kiểm tra hộp thư Bản thân trải qua việc Nhưng hãn hữu thơi Nếu bạn xử lý công việc ngày hôm trước, không nhiều thời gian để bắt kịp công việc “Việc hôm để ngày mai”, bí xử lý hết số cơng việc bị dồn ứ từ đầu; tất nhiên, phải việc nằm danh sách kế hoạch bạn Đừng làm hai lần việc Nếu bạn muốn hoàn thành tất việc danh sách, đừng làm việc hai lần Không thiết phải đọc email bạn có ý định xử lý – đọc trả lời chúng vào thời gian định Dĩ nhiên, bạn lướt qua để kiểm tra xem có vấn đề gấp khơng Tương tự, đừng xem lướt qua thư từ để thành chồng dày giải sau Hãy xử lý ngay, khơng bạn lặp lại việc cũ Bạn có biết, văn phịng bình thường, trung bình trang giấy bàn làm việc cầm lên đặt xuống bảy lần? Bạn khơng có thời gian để làm Cầm hồ sơ lên, giải quyết, đặt xuống kết thúc việc Khi dọn nhà, đừng nhấc vật tự hỏi phải làm với nó, sau lại đặt xuống bạn chưa nghĩ cách giải Đừng thời gian với việc bạn sẵn sàng đưa định chúng Những việc bạn nên làm hai lần việc bạn thực thích thú có thời gian Như pha cốc rượu gin với sôđa vào buổi tối hay thăm nhà bố mẹ hai lần tuần Giải có công việc Bạn vừa định không hợp tác với trì hỗn giải hịm thư, khơng xử lý việc hai lần Bạn vơ ngạc nhiên lượng thời gian tiết kiệm nhờ điều hoàn toàn chủ động việc bố trí thời gian để cập nhật email; đây, bạn phân vân làm cách để giữ nhịp độ cơng việc khơng bị trì hỗn thêm lần Vì tuân thủ nguyên tắc giải công việc xảy Email hỏi thông tin gửi đến đối tác, hay toán vé xe tháng bạn… Với tất yêu cầu hay việc nhỏ vài phút, xử lý Và, có lý hợp lý, trả lời thư lần kiểm tra email tới Bạn chuyển tiếp xóa thư việc thích hợp Tơi biết việc thực khó khăn Chúng ta thường dễ để việc khác sang bên bận việc khác Tất nhiên, lúc bạn bắt đầu sai hướng Tuy nhiên, phát bạn dần hình thành thói quen tự quản lý tốt, cơng việc không chất đống trở thành quái vật khó chịu bạn Tổ chức không gian bạn Tôi vốn người không gọn gàng nên không giỏi xếp thứ Tuy nhiên, nhiều lần chật vật tìm kiếm đồ đạc giấy tờ, hậu thói lộn xộn để lại, tơi nghiệm giữ bàn học nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp, làm việc hiệu Hãy nghĩ đến tất khoảng thời gian bạn tiết kiệm khơng phải lục tung đống giấy tờ (mà bạn phải xử lý ngay) để tìm dập ghim, bạn thấy chuyện có lợi 27414 Đọc có chọn lọc Một số cơng việc địi hỏi phải đọc nhiều tài liệu, nghề biên tập viên hay nghiên cứu Nhưng đọc công việc tốn nhiều thời gian Bạn nên đọc tất loại tài liệu hay bỏ qua số tài liệu khơng cần thiết Bạn có nghĩ sếp hay giám đốc bạn đọc phần tài liệu khay đựng cơng văn? Các trưởng phủ sao? Tất nhiên, họ đọc tất Vậy phải làm nào? Hãy bắt đầu với việc kiểm tra trang mục lục Bạn thực cần đọc phần nào? Nếu cần sâu vào nội dung, tìm đọc phần tóm tắt Nếu khơng có, đọc đoạn cuối chương liên quan Có thể bạn phải đọc toàn số mục, việc đảm bảo bạn không đọc nội dung thừa Nếu đặt mua báo hay tạp chí, đọc kỹ ba đầu tiên, sau lướt qua đề mục Thông thường, đề mục cho biết tồn nội dung báo Nếu có thư ký, yêu cầu họ đọc sách, tóm tắt nội dung cho bạn – với yêu cầu phần tóm tắt không dài trang Nhưng điều quan trọng thái độ bạn Nếu nghĩ phải đọc thứ, bạn cảm thấy khó chịu không đọc hết Bạn phải xác định mục tiêu việc đọc để thu thập thơng tin Do đọc có chọn lọc phương pháp hiệu giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian giảm căng thẳng 27455 Sắp xếp Đã bạn tự hỏi người ta hay nói đến “nhóm làm việc”, “nhóm dịng sách”, “nhóm tài liệu”… Tôi bạn mường tượng câu trả lời, nhằm tối đa hóa hiệu cơng cụ “nhóm” giúp bạn xếp tìm kiếm nhanh nơi làm việc vậy, tài liệu dạng điện tử hay cứng – nhiên bạn biết phải tìm thứ cần đâu, loại tài liệu xếp vị trí định Điều áp dụng gia đình Sử dụng cặp tài liệu để lưu sách hướng dẫn sử dụng giấy bảo hành, cặp để lưu tất giấy tờ liên quan đến xe cộ, cặp cho hóa đơn gia đình… Nghe phiền phức, thực dễ làm; bạn cần lấy cặp “hóa đơn tốn” từ giá sách kẹp hóa đơn tốn tiền điện tháng vào nhận vào cuối tháng Nhưng phải nhớ dọn dẹp thường xuyên có thời gian, bạn tiết kiệm nhiều thời gian, chưa kể đến việc loại bỏ ức chế phải lục tung đống giấy tờ để tìm thứ cần Nói đơi với làm Tại có người lại thường xuyên thất hứa nói đằng xằng nẻo? Chẳng hạn, người vừa nói với tơi đến bưu điện để gửi đồ, lại quên mất? Hay thư ký vậy, cô hứa chuyển báo cáo cho vào thứ Hai ngày chẳng nhận báo cáo Điều khiến tơi bực mình; người tự nêu vấn đề, sau lại qn phải Bạn nghĩ thực việc báo cáo chuyển đến; tất nhiên, người ta không gửi, danh sách việc cần làm bạn bị bỏ dở Bạn sắm cho sổ Để tránh bị trễ hẹn, ghi lời nhắc nhật ký để theo dõi vào thứ Sáu, thứ Ba tuần sau, hay bạn muốn việc diễn Và buộc người phải ký vào ngày hẹn trả hồn thành cơng việc Tơi biết, việc chẳng dễ chịu chút mục đích hồn thành việc đổ lỗi cho Đừng đẩy bóng trách nhiệm phía họ mà xem cơng việc bạn theo dõi, thúc giục họ cần thiết việc diễn suôn sẻ; chắn ln có động lực nhắc bạn việc Đảm bảo họp diễn Bạn biết thứ ngốn nhiều thời gian công sở khơng? Đó họp hành Nếu cơng việc buộc bạn phải tham gia nhiều họp, ngày bạn tong mà chẳng giải việc Thử nghĩ xem bạn làm việc tham gia họp hành Tất nhiên họp quan trọng bạn khơng muốn bỏ phí thời gian khơng cần thiết Nếu bạn người chủ trì họp, đảm bảo họp bắt đầu kết thúc thời gian Nếu thành phần tham gia đến trễ, bắt đầu mà khơng có họ Và khơng đề cập lại vấn đề thảo luận họ đến – đề nghị họ đọc biên họp sau thông qua Điều giúp họ biết cần phải thay đổi tác phong Họ sớm hiểu họ tiếp tục đến muộn, bạn khơng đợi họ; cịn bạn trở nên có uy tín mắt nhân viên người nghiêm túc Bây giờ, bạn làm để kết thúc giờ? Bạn cần phân phối thời gian cho mục chương trình họp Một số vấn đề cần thời gian để thảo luận, nhiên có số khác giải nhanh gọn với điều kiện bạn phải nhấn mạnh vào hạn định thời gian buổi họp – số người trình bày dài dòng, sâu vào chi tiết khiến họp kéo dài Vì phải cho người biết “Chúng ta có ba phút trước chuyển sang vấn đề khác,” định người tiến hành việc gửi báo cáo lại sau họp “Fred – anh nhận việc không?” Nếu mục diễn thời gian, toàn họp kết thúc kế hoạch Bạn thấy đấy, vấn đề tưởng khó nhằn thực tế lại vô đơn giản! Tránh họp không cần thiết Nếu bạn làm công việc văn phịng, bạn phải dành phần lớn thời gian để tham gia họp, chúng chiếm hết thời gian bạn dành cho việc khác Một họp hiệu không sao, nhiên, họp mang lại kết Nhiều họp lãng phí thời gian vơ ích Nếu khơng bắt buộc, cân nhắc xem bạn có cần phải có mặt hay khơng Nếu khơng, bạn bỏ qua đọc biên họp sau Nếu người tổ chức họp, chắn bạn thực cần phải làm Thay tổ chức họp thường xuyên hàng tuần thiếu hiệu quả, bạn tổ chức hai tuần lần ba tuần lần, tưởng tượng thời gian rảnh bạn có để làm việc khác 27599 Đừng để bị chen ngang Bạn muốn làm việc hiệu hoàn thành việc nhanh chóng để nhà có thời gian thư giãn Bạn làm tất việc khơng bị gián đoạn Có nhiều thủ thuật tâm lý bạn sử dụng đây: Đầu tiên, đóng cửa bạn khơng muốn bị quấy rầy Cửa đóng nghĩa bạn cần riêng tư Ngay có người ngó đầu qua cửa tìm đó, nói: “Giờ tơi bận Chiều nay, anh/chị quay lại/gửi email cho tơi/gặp tơi lúc ăn trưa không?” Nhưng quan trọng bạn phải mở lời trước – để lâu, bạn khó nói Nếu có người vào, chắn họ khơng thể ngồi xuống khơng cịn ghế hay bạn xếp đầy tài liệu ghế Nếu bạn đứng dậy, việc dấu hiệu chấm dứt nói chuyện Nhưng cách tốt nhất, khơng có việc quan trọng đừng ngồi nói chuyện Nếu người quấy rầy vào để tán gẫu, tạo “cơng ăn việc làm” cho họ Ví dụ “Chào Bob Này, cậu giúp đưa tập hồ sơ xuống cho Ali không? Tớ bận quá.” Đừng để điện thoại làm phiền Ngoài “kẻ quấy rối di động” người, bạn cịn gặp phải kẻ quấy rối cố định điện thoại Dưới vài ý tưởng cho bạn: • Đầu tiên, bạn đặt điện thoại chế độ tin nhắn thoại nhận tin nhắn thời gian nghỉ giải lao • Ngay biết người gọi trước họ kịp nói điều ngồi việc giới thiệu tên, bạn mở lời trước: “Chào Kate Tớ bận Tớ gọi lại cho cậu sau nhé?” Sau gọi lại có thời gian • Nếu bạn phải trả lời, trả lời ngắn với vài từ − tín hiệu cho biết bạn vội Nếu người gọi biết điều họ muốn biết, gác máy trước họ kịp phản ứng Ví dụ: “Ừ, tớ xếp hẹn cho chương trình ngày mai rồi; tớ gặp cậu phút trước bắt đầu Cảm ơn cậu, tạm biệt.” Lựa chọn email điện thoại Nếu muốn tiết kiệm thời gian, email ln chiếm ưu so với điện thoại Nhưng điện thoại có ích biết cách sử dụng Dưới lý bạn nên chọn sử dụng điện thoại: • Nếu cần có kết luận chung nhanh chóng, thảo luận điện thoại hiệu • Trong trường hợp có dấu hiệu làm tổn thương, gây phiền hà, khó chịu, bất đồng hay nghi ngờ, email dễ bị hiểu sai để lại hậu gọi thân thiện • Đơi khi, vấn đề thảo luận có nội dung nhạy cảm, bạn khơng muốn trao đổi dạng văn Sẽ khó xây dựng mối quan hệ email Nếu muốn thiết lập quan hệ thân thiết thay quan hệ xã giao, gọi điện nói chuyện sử dụng email cho dịp lại Sẽ hiệu nhiều Ngoài lý trên, sử dụng email, giúp bạn xử lý việc nhanh chóng nhiều Giảm số lượng email nhận Việc sử dụng lọc thư quảng cáo cách để giảm đáng kể số lượng email Hộp thư đến hoàn tồn giúp bạn tiết kiệm thời gian Tất nhiên, lọc không loại bỏ tất thư quảng cáo mà cắt giảm chúng đến mức hợp lý Bạn nên có hai địa email, email công việc email cá nhân; phải chắn người sổ địa bạn biết cần dùng email cho phù hợp Sau đó, kiểm tra email cá nhân bạn thời gian rảnh rỗi Phương án lại gửi email cho tất người sổ địa (trừ sếp khách hàng bạn), thông báo rằng: “Email tơi sử dụng vào mục đích trao đổi cơng việc Vì thế, xin vui lịng khơng gửi thư quảng cáo, truyện cười, đơn thỉnh nguyện, chuyện tán gẫu, yêu cầu từ thiện nội dung khơng liên quan đến cơng việc Xin cảm ơn.” Tôi chắn với bạn cách này, bạn tiết kiệm nhiều thời gian việc xử lý email Tắt chng báo có email Bạn khơng thể biết nhận email Rất lúc bạn tập trung làm việc giật với chng báo email khơng thể khơng ý đến điều Bạn bị nhãng “ghé mắt” xem thư gửi đến gặp khó khăn quay trở lại với việc làm Nếu tiếp tục nhận email quay lại công việc suốt ngày, bạn lãng phí khoảng thời gian nhỏ bạn giải chúng lần/ngày Đó bạn tị mị xem có điều thú vị hay ngóng email trả lời, đợi tin tốt Bạn phải hiểu email nằm hộp thư – lợi email so với điện thoại Người gửi biết bạn khơng kiểm tra hộp thư, đến ngày mai, email Vì thế, khơng có lý phải kiểm tra chúng hai phút lần Hãy cố gắng kiểm tra hộp thư vào định Loại bỏ thư quảng cáo giải email gấp lúc Một lợi việc tắt chuông báo email bạn thực kế hoạch, tránh nhãng tiếng “ping” chuông báo Đừng từ bỏ Chìa khóa xe bạn nằm góc bạn nhà? Thật ngạc nhiên, số người có chung câu trả lời cho câu hỏi – họ thường nói: “Hình nằm ngăn kéo nhà bếp/trong túi áo/trên bàn phịng khách/treo móc hay ấy, tơi khơng thể tìm thấy cần.” Nếu nằm số người này, bạn hẳn ngạc nhiên biết có người chưa chìa khóa, điện thoại, ví tiền, bút hay kính mắt chúng nằm vị trí Mỗi họ mở ngăn kéo bếp, chìa khóa ln nằm Thay “bạ đâu để đó”, hình thành thói quen để đồ đạc nơi quy định Bạn vài ngày để tạo thói quen này, quen rồi, bạn cảm thấy bất thường để chìa khóa, điện thoại, ví chỗ khác Bằng cách đó, việc bạn thả chìa khóa bàn khiến bạn ngượng nghịu phải dừng lại Như vậy, thêm vấn đề giải bạn khơng cịn phải lãng phí thời gian lục tung nhà lên để tìm chìa khóa
Ngày đăng: 13/06/2023, 18:08
Xem thêm: