LỜI MỞ ĐẦU Chuyên đề cuối khóa Đại học Công Đoàn Chuyên đề cuối khóa Đại học Công Đoàn LỜI MỞ ĐẦU Trong xu thế hội nhập nền kinh tế thế giới, mỗi quốc gia dù lớn hay nhỏ đều phải tham gia vào tiến trì[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG
Sự cần thiết, yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán bán hàng
1.1.1 Sự cần thiết kế toán bán hàng Để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế trong tiến trình đổi mới, mở cửa và hội nhập quốc tế ngày 31/12/2001, theo quyết định số 149/2001QĐ-BTC.
Bộ tài chính đã ban hành chuẩn mực kế toán đầu tiên của Việt Nam (gọi tắt là VAS 14) áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế trong cả nước Sự ra đời của VAS 14 đã đánh dấu sự thay đổi trong phương pháp kế toán, trong đó chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và các thu nhập khác” đã góp phần hoàn thiện hơn phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng (Doanh thu) trong các doanh nghiệp Đặc biệt là sự ra đời của quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính về chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước từ năm tài chính 2006 Tuy nhiên việc vận dụng quyết định, chuẩn mực vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể còn nhiều bất cập do đó cần phải hoàn thiện để phù hợp hơn với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Như chúng ta đã biết kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính cần thiết trong bất kỳ chế độ kinh tế xã hội nào Vai trò của kế toán xuất phát từ yêu cầu thực tế khách quan của quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Khi nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu phạm vi của kế toán ngày càng được mở rộng Chỉ rõ tầm quan trọng của kế toán trong quá trình phát triển sản xuất xã hội Các Mác đã viết “ Kế toán như là phương tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuất trên ý niệm, càng cần thiết chừng nào mà quá trình càng có một quy mô xã hội càng mất tính chất thuần tuý cá thể…”
Công tác kế toán tài chính như là một tấm gương phản ánh trung thực tình hình sản xuất kinh doanh và hiệu quả của công việc kinh doanh đó Trong mỗi một doanh nghiệp bộ phận kế toán có một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp Kế toán sẽ cung cấp những số liệu thực tế hữu ích, thông tin chính xác và kịp thời cho nhà quản lý để nhà quản lý có thể nhìn vào đó mà tự đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình tiến triển ra sao, rồi có những biện pháp thích hợp để phát huy hoặc hạn chế, kế toán còn theo dõi và quản lý tình hình biến động tăng giảm tài sản cũng như nguồn vốn của doanh nghiệp thông qua sổ sách, báo cáo tài chính Đối với một doanh nghiệp thương mại thì khâu bán hàng là một khâu rất quan trọng, nó đem lại thu nhập, sự tồn tại và phát triển cho chính doanh nghiệp thương mại đó Do vậy mà việc tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp thấy được những chi phí thực tế phát sinh có đúng đắn hợp lý không, doanh thu thực tế của chính doanh nghiệp đó ra sao, từ đó sẽ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận chung của doanh nghiệp như thế nào
1.1.2 Đặc điểm , vai trò của công tác tổ chức kế toán bán hàng
1.1.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Bán hàng là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua Thực hiện nghiệp vụ này vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ Đây cũng là giai đoạn của quá trình tuần hoàn vốn (H-T-H). Như vậy xét về góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình chuyển giao hàng hoá từ doanh nghiệp bán sang người mua và nhận được tiền thanh toán của họ Xét về mặt tổ chức kỹ thuật, bán hàng là một quá trình kinh tế bao gồm nhiều công việc từ việc tổ chức đến việc thực hiện hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp thương mại.
* Đối tượng bán hàng trong doanh nghiệp thương mại: Đối với doanh nghiệp thương mại đối tượng trung tâm là khách hàng. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tập trung và hướng tới khách hàng tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng thoả mãn nhu cầu của họ.
Khách hàng của các doanh nghiệp thương mại là người tiêu dùng, là các đơn vị sản xuất kinh doanh, các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp, các tổ chức quần chúng xã hội
1.1.2.2 Vai trò của nghiệp vụ bán hàng
Các doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu của mình là thực hiện việc lưu chuyển hàng hoá bao gồm các khâu từ khâu mua hàng, dự trữ hàng hoá sao cho phù hợp với tình hình cụ thể, và bán ra để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội Trong quá trình lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại thì khâu mua hàng và dự trữ hàng đã quan trọng rồi nhưng khâu bán hàng ra còn quan trọng hơn vì nó thực hiện nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp thương mại đồng thời quyết định trực tiếp đến kết quả của doanh nghiệp, mua vào và dự trữ tạo điều kiện để cho việc bán ra được diễn ra thường xuyên liên tục tránh cho doanh nghiệp bị gián đoạn chu kỳ kinh doanh Mua vào cũng là để thúc đẩy cho công việc bán hàng ra, ngược lại việc bán hàng ra cũng sẽ đẩy mạnh các khâu mua và dự trữ hàng hoá hơn làm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thông suốt Chính vì vậy mà bán hàng đóng vai trò là một khâu rất quan trọng không chỉ đối với chính bản thân doanh nghiệp mà còn đối với sự phát triển chung của toàn nền kinh tế xã hội.
- Đối với chính bản thân doanh nghiệp có bán được hàng thì doanh nghiệp mới có thu nhập để bù đắp những chi phí đã bỏ ra, tồn tại và phát triển được Thực hiện tốt khâu bán hàng, hoàn thành được kế hoạch đặt ra doanh nghiệp mới thu hồi được vốn, tạo điều kiện tốt cho việc quay nhanh vòng vốn tiếp tục được quá trình kinh doanh của mình, từ đó doanh nghiệp có thể lập kế hoạch cho các khâu mua vào, dự trữ hàng hoá cho các kỳ tiếp theo Ngược lại, nếu không bán được hàng hoá thì vốn của doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng, chu kỳ kinh doanh bị kéo dài, các chi phí cho dự trữ hàng hoá ngày một tăng lên… Thu nhập sẽ không bù đắp được cho chi phí, dẫn tới làm ăn thua lỗ và có nguy cơ lâm vào tình trạng phá sản.
- Đối với người tiêu dùng, bán hàng sẽ đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng Thông qua hoạt động bán hàng thì tính hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện, mới được xác định về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian và sự phù hợp của thị hiếu tiêu dùng đồng thời vốn của doanh nghiệp được chuyển hoá từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị Doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra bù đắp được chi phí và mở rộng kinh doanh.
- Đối với nhà nước, lợi ích của nhà nước là thông qua các khoản thuế và lệ phí Nhờ hoạt động bán hàng doanh nghiệp thu được doanh thu, là nguồn bù đắp chi phí và thu lợi nhuận cho doanh nghiệp, từ đó có điều kiện để thực hiện phân phối lợi ích vật chất giữa doanh nghiệp với nhà nước, doanh nghiệp với người lao động trong doanh nghiệp thông qua tiền lương và các khoản ưu đãi khác.
- Đối với nền kinh tế xã hội, bán hàng là điều kiện tốt để kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hoá và lưu thông tiền tệ, điều hoà cân đối cung cầu trong nền kinh tế, ổn định và nâng cao đời sống của người lao động nói riêng và của toàn xã hội nói chung thông qua tạo việc làm đóng góp cho xã hội.
Như vậy hoạt động bán hàng có ý nghĩa quyết định đối với việc thực hiện các mục tiêu và các chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đã đặt ra,thúc đẩy quá trình sản xuất và tái sản xuất mở rộng, góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội và nâng cao đời sống vật chất của con người.
1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1.3.1 Kế toán bán hàng cần thực hiện một số yêu cầu sau:
+ Phải xác định đúng đắn thời điểm hàng hoá được coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng bán về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian đôn đốc việc thu tiền hàng về quĩ
+ Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lý tránh trùng lặp, bỏ sót, không quá phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý nâng cao hiệu quả công tác kế toán Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán để phát huy ưu điểm của chúng và phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý và tiết kiệm.
Kế toán nghiệp vụ bán hàng theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành
1.3.1 Kế toán nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên
* Chứng từ hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
Tuỳ theo từng phương thức, hình thức bán hàng, hạch toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán sau:
- Hoá đơn gía trị gia tăng: Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên
• Liên 1 để lưu sổ gốc
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ
Trị giá mua của hàng xuất bán trong kỳ x
Chi phí mua hàng cho hàng đầu kỳ
Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ
Trị giá mua của hàng đầu kỳ
Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ +
Trị giá vốn của hàng xuất kho
Trị giá mua của hàng xuất kho
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất trong kỳ
Giá thực tế của hàng xuất kho
Giá hạch toán hàng hóa xuất kho
Hệ số giá Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ
Giá thực tế hàng hóa nhập trong kỳ +
Giá hạch toán hàng hóa tồn đầu kỳ
Giá hạch toán hàng hóa nhập trong kỳ+
• Liên 2 giao cho khách hàng
• Liên 3 giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho, vào thẻ rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – VT)
Phiếu này có thể được lập thành 3 liên : 1 liên lưu, 1 liên giao cho người vận chuyển mang theo, 1 liên làm căn cứ để ghi thẻ kho và ghi sổ kế toán.
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
Phiếu này được lập thành 3 liên : Liên 1 để lưu gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu chi (Mẫu số 02- TT) : Phiếu chi được lập thành 2 hoặc 3 liên , đặt giấy than 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 và liên 3 được dùng để luân chuyển giữa thủ quỹ và kế toán.
- Phiếu thu (Mẫu số 01-TT): Phiếu thu được lập thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 và 3 sau khi thực hiện luân chuyển được giao cho người nộp tiền 1 bản, còn lại thủ quỹ ghi sổ và sau đó chuyển về cho kế toán.
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc theo quy định của nhà nước thì tuỳ vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn.
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi.
- Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng.
- Bảng kê nhận hàng hoá và thanh toán hàng ngày.
Các chứng từ khác có liên quan…
Hệ thống tài khoản là danh mục hệ thống hoá các tài khoản mà kế toán sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng Từ các chứng từ ban đầu, vận dụng tài khoản sẽ giúp phân loại các chứng từ để ghi vào tài khoản liên quan, tài khoản sẽ phản ánh một cách liên tục thường xuyên về tình hình và sự biến động của từng đối tượng liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như doanh thu, phải thu của khách hàng, giá vốn…
Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau:
* Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ
Tài khoản 511 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2:
- TK5111 - Doanh thu bán hàng hoá.
- TK 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm.
- TK5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- TK5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
- TK5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư.
* TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp Doanh thu tiêu thụ nội bộ là lợi ích kinh tế thu được từ viêc bán hàng hoá, sản phẩm,cung cấp dich vụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty theo giá bán nội bộ.
Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2:
+ TK 5121 - Doanh thu bán hàng hoá.
+ TK 5122 - Doanh thu bán các thành phẩm.
+ TK 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ.
* Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp với số lượng lớn và theo thoả thuận bên bán sẽ dành cho bên mua một khoản chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết về mua, bán hàng.
* Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách Giá trị của hàng bán bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính toán doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ báo cáo.
Tài khoản này chỉ phản ánh giá trị của số hàng đã bán bị trả lại (tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn) Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phải chi được phản ánh vào Tài khoản 641 - Chi phi bán hàng.
Trong kỳ, giá trị của sản phẩm, hàng hoá đã bán bị trả lại được phản ánh bên Nợ Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại Cuối kỳ, tổng giá trị hàng bán bị trả lại được kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản doanh thu bán hàng nội bộ để xác định doanh thu thuần của ký báo cáo Hàng bán bị trả lại phải nhập kho thành phẩm, hàng hoá và xử lý theo chính sách tài chính, thuế hiện hành.
* Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không dúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hoá đơn (giảm giá ngoài hoá đơn) do hàng bán kém, mất phẩm chất…
Trong kỳ kế toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán Cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính thực hiện kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán sang Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc Tài khoản 512- Doanh thu bán hàng nội bộ để xác dịnh doanh thu thuần thực hiện trong kỳ
* TK632 - Giá vốn hàng bán
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Quá trình hình thành, phát triển của Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ INDETCO
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO
Tên giao dịch quốc tế là INDETCO TECHNOLOGY DEVELOPMENT INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY INDETCO.,JSC, Công ty được thành lập tháng 11/1999 theo quyết định số 4726GP/TLDN của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội.
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh các tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, các loại máy văn phòng và sản xuất các loại mực giành cho máy in, máy photocopy, máy fax…
Một số thông tin chung về công ty:
* Trụ sở chính:Số 16, phố Vĩnh Phúc, phường Vĩnh Phúc, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
* Văn phòng giao dịch: Số 16, phố Vĩnh Phúc, phường Vĩnh Phúc, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội.
* Số tài khoản giao dịch: 10201 000 120 4586
Tại ngân hàng TMCP công thương Việt Nam – CN Hai Bà Trưng
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO là một công ty cổ phần có vốn điều lệ là 2.600.000.000 đồng do 3 thành viên sau góp vào: Ông Đỗ Đức Hà – Giám đốc công ty Ông Nguyễn Nhân – Chủ tịch Hội đồng quản trị Ông Nguyễn Quý Hùng – Cổ đông
2.1.3.Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO chuyên phân phối các sản phẩm máy văn phòng như máy in, máy fax, máy photocopy, máy in lazer và các thiết bị văn phòng của các hãng có uy tín trên thế giới như Canon (Nhật Bản), Mỹ và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật về máy văn phòng với chất lượng cao.
Bên cạnh việc kinh doanh thương mại, dịch vụ thì công việc gia công đóng gói các loại mực, từ mang thương hiệu TNT cho máy photocopy và máy in cũng là một trong những hoạt động chính của công ty Công ty nhập khẩu bột mực, bột từ, vỏ ống mực, vỏ túi từ, sau đó tiến hành gia công đóng gói lại và phân phối trên thị trường.
Công ty đã xúc tiến hoạt động liên doanh liên kết với một vài công ty chuyên sản xuất mực in và bột từ, mặt khác nghiên cứu công nghệ tiên tiến của nước ngoài Công ty đã sản xuất và cung cấp ra thị trường sản phẩm mực in có chất lượng cao, giá cả hợp lý.
Hoạt động chủ yếu của công ty bao gồm:
- Mua, nhập khẩu các loại máy thiết bị văn phòng, bột mực, bột từ cho các máy photocopy và máy in.
- Gia công, đóng gói các loại mực, từ cho máy photocopy và máy in.
- Bán buôn, bán lẻ các loại máy, thiết bị văn phòng và các loại mực, từ cho máy photocopy và máy in.
- Dịch vụ sửa chữa các loại máy móc thiết bị dùng cho văn phòng.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.2.1.Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy tổ chức được coi là bộ khung cho sự tồn tại và vận hành của một công ty, cơ cấu bộ máy của Công ty được tổ chức như sau:
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty CP ĐT PT CN INDETCO
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến:
Nguồn: Tài liệu của Công ty CP ĐT Phát triển Công nghệ INDETCO 2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty
Tổ giao nhận Chủ tịch Hội đồng quản trị a)Chủ tịch Hội đồng quản trị:
Bổ nhiệm và bãi nhiệm Giám đốc, kế toán trưởng, chọn lựa và quyết định đưa ra sản phẩm mới vào thị trường, quyết định các chủ trương, chính sách kinh doanh, dịch vụ mang tính chiến lược, nghành hàng kinh doanh của Công ty, sửa đổi Điều lệ khi cần thiết, thông qua quyết định các chương trình đầu tư XDCB, mua sắm TSCĐ có giá trị lớn. b)Giám đốc:
Giám đốc là người tổ chức bộ máy và trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng được yêu cầu bảo toàn và phát triển công ty theo phương hướng và kế hoạch đã được HĐQT thông qua c)Phó giám đốc:
Phó giám đốc là người thừa ủy nhiệm Giám đốc điều hành hoạt động Công ty khi Giám đốc vắng mặt Triển khai thực hiện các công việc được Giám đốc giao phó, trên cơ sở các chủ trương, chính sách và kế hoạch được HĐQT thông qua, điều hành phòng hành chính và phòng nhập khẩu. d) Phòng kế toán:
Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất về cách ghi chép kế toán, chịu trách nhiệm trước HĐQT và giám đốc về công tác quản lý tài chính của Công ty Tuân thủ đúng quy định của nhà nước về thể lệ kế toán và sổ sách chứng từ, thực hiện đúng và đầy đủ những khoản thuế theo luật định, báo cáo kịp thời đến HĐQT và Giám đốc những thay đổi của nhà nước về quản lý tài chính kế toán để có chủ trương phù hợp. e)Phòng tài chính:
Tổ chức bộ máy hành chính nhân sự của Công ty, soạn thảo và trình Giám đốc ký kết các hợp đồng lao động Lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm các thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh, tổ chức định biên lao động, xây dựng thang bảng lương cho toàn Công ty. f)Phòng kinh doanh:
Tổng hợp báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty với ban lãnh đạo theo tháng, quý, năm Nghiên cứu phát triển sản phẩm, xây dựng chiến lược giá, xây dựng các chính sách phát triển thị trường đại lý, tiếp thị, tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. g) Phòng kỹ thuật:
Có phương án bố trí tổ chức sửa chữa kịp thời các trường hợp hư hỏng, chịu trách nhiệm bảo hành, sửa chữa cho khách hàng Tìm kiếm và mở rộng những khách hàng có nhu cầu sửa chữa, bảo trì máy, thiết bị văn phòng. h)Phòng nhập khẩu:
Làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa của Công ty, chịu trách nhiệm về việc nhận hàng nhập khẩu, kập kế hoạch nhập khẩu hàng hóa đảm bảo kịp thời cho công tác bán hàng của Công ty. i)Bộ phận sản xuất:
Thực hiện gia công, đóng gói các loại mực từ cho máy photocopy và máy in.
- Tổ bán hàng: Phụ trách việc tiêu thụ sản phẩm hàng hóa của Công ty.
- Tổ giao nhận: Thực hiện giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Tổ chức kế toán tại Công ty CP ĐT Phát triển Công nghệ INDETCO
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, địa bàn hoạt động và quy mô sản xuất kinh doanh, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, tất cả các công tác kế toán được thực hiện tại phòng Kế toán đặt ngay tại trụ sở chính của Công ty.
Công ty tổ chức quản lý bộ phận kế toán theo phương thức trực tuyến tham mưu tức là kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các kế toán viên,phân công công việc cho các kế toán viên đồng thời giữa kế toán viên và kế toán trưởng có sự tham mưu, đóng góp ý kiến lẫn nhau
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO
Phòng kế toán của công ty hiện nay có 4 nhân viên gồm: 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng - Kế toán tổng hợp và 2 kế toán viên Tất cả các nhân viên kế toán trong phòng đều có trình độ chuyên môn nghề nghiệp vững chắc, trình độ học vấn đại học, có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc kế toán được giao.
Trong đó có sự phân công trách nhiệm như sau:
+ Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng Kế toán, phụ trách, chỉ đạo chung các hoạt động của phòng kế toán tài chính, chỉ đạo hạch toán kế toán toàn công ty Đồng thời chịu trách nhiệm trước GĐ và HĐQT cũng như trước pháp luật về mọi mặt hoạt động kế toán tài chính của công ty của công ty.
+ Bộ phận kế toán tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo kế toán định kỳ, quản lý và trích khấu hao TSCĐ, ngoài ra còn tính lương và các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản tạm ứng, tình hình thanh toán lương thưởng và các khoản trợ cấp cho CBCNV và NLĐ.
+ Kế toán bán hàng : Theo dõi bán hàng hàng ngày và công nợ phải thu, phải trả của khách hàng và theo dõi kho.
Bộ phận KT TSCĐ, đầu tư XDCB
Bộ phận KT vật tư, Thành phẩm
Bộ phận KT tổng hợp kiêm tiền lương, công nợ, tiền mặt, TGNH
+ Kế toán thuế : Theo dõi hàng hoá nhập khẩu, lập báo cáo, kiểm tra tập hợp hồ sơ thuế hàng tháng và bộ hồ sơ hoàn thuế, nộp các khoản thuế cho Nhà nước.
+ Thủ quỹ : Thực hiện việc gửi, rút tiền mặt tại ngân hàng , thực hiện chi phí tiền mặt
+ Bộ phận kế toán vật tư: Quản lý và theo dõi biến động vật tư trong kho vật tư, theo dõi phản ánh tình hình vật tư nhập-xuất-tồn vật tư, định kỳ phải cùng đối chiếu với thủ kho về lượng vật tư thực tế tồn kho
Kết hợp cùng thủ kho theo dõi lượng vật tư thực tế tồn kho theo ngày để có khế hoạch mua sắm vật tư kịp thời phục vụ sản xuất Hỗ trợ kế toán tổng hợp trong việc hạch toán chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung), định kỳ chuyển chứng từ đến KTTH để kiểm tra vào sổ…
+ Bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Quản lý theo dõi chi tiết biến động sản phẩm tại công ty, theo dõi chi tiết lượng hàng gửi bán tại kho đại lý, tình hình Nhập-Xuất-Tồn kho thành phẩm, xác định doanh số tiêu thụ trong kỳ Định kỳ cuối tháng, quý, năm cùng thủ kho sản phẩm và các bộ phận khác kiểm kê sản phẩm tồn kho…
+ Bộ phận kế toán công nợ, tiền mặt, TGNH: Chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tình hình thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ trong công ty và bên ngoài công ty, theo dõi chi tiết tình hình huy động và tình hình thanh toán công nợ với từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.
+ Bộ phận kế toán đầu tư XDCB: Theo dõi tình hình đầu tư XDCB và quyết toán các công trình, dự án đầu tư của công ty.
Hình thức kế toán mà đơn vị vận dụng
* Đơn vị tiền tệ sử dụng : Đồng Việt Nam (VND).
* Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
* Kế toán tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế.
* Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
* Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp tính khấu hao đường thẳng.
* Phương pháp tính trị giá vốn thực tế hàng xuất kho: Theo phương pháp tính bình quân gia quyền.
* Hệ thống báo cáo tài chính:
Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống báo cáo tài chính thông qua: + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng cân đối số phát sinh.
+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
* Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mền kế toán doanh nghiệp Excel Excel còn được gọi theo tên đầy đủ Microsoft Office Excel, là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft.
+ Phù hợp cho các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ nhỏ và vừa và cáccửahàngkinhdoanh.
+ Sổ kế toán làm theo hình thức NKC (có thể theo một hình thức khác nếu doanh nghiệp yêu cầu).
+ Các báo cáo thuế tương thích với phần mềm HTKK (có thể Import/nhập tự động dữ liệu vào chương trình HTKK).
+ Quản lý công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên
+ Quản lý theo vụ việc, hợp đồng
+ Quản lý nhập xuất tồn theo nhiều kho
+ Thực hiện các bút toán tự động như: kết chuyển (bút toán xác định lãi lỗ-
>chuyển kỳ); khấu trừ thuế GTGT đầu vào, tính giá vốn hàng bán. + Cung cấp hệ thống báo cáo về doanh thu theo các cấp
+ Lập sổ theo các loại tiền tệ
+ Trong mỗi báo cáo đều cho phép trích lọc dữ liệu một cách linh động + Cho phép người dùng tự tạo báo cáo Nếu người dùng được đào tạo tốt về kỹ thuật này thì có thể tự tạo toàn bộ các báo cáo mà không cần đến nhà cung cấp phần mềm.
+ Cho phép tự tạo mẫu chứng từ để in
+ Cho phép tổ chức nhóm làm việc, phân quyền người dùng
+ Các nghiệp vụ kế toán được thể hiện trên các mẫu chứng từ, thể hiện tính tự động hóa cao, kiểm tra tính hợp lệ của một chứng từ trước khi cho ghi sổ. + Cho phép quản lý ngược Từ sổ tổng hợp->Sổ chi tiết->Chứng từ gốc. + Cung cấp các công cụ hỗ trợ trong tính toán
+ Chương trình sử dụng font chữ Unicode
+ Hệ thống báo cáo lập trên Excel
Quy tắc sử dụng (theo trình tự)
1) Nhập thông tin về doanh nghiệp Các tham số hệ thống.
2) Tạo mã trong các danh mục, như: danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng,
3) Nhập các chứng từ (nghiệp vụ phát sinh) theo các mẫu nhập trong phần mềm Quá trình nhập chứng là việc ghi lại các thông tin về giao dịch và định khoản kế toán, việc định khoản có thể tự động hoặc bạn tự thay đổi Các chứng từ đi cùng có thể tự động sinh ra như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu,phiếu chi.
Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Công ty
2.5.1 Đặc điểm hàng hóa và quá trình bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO
2.5.1.1 Các phương thức bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO
Hiện nay, công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ INDETCO kinh doanh theo 2 hình thức: Bán buôn (bán buôn trực tiếp qua kho), bán lẻ hàng hoá với nhiều hình thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ
Sau đây là một số phương thức bán hàng tại công ty: a)
Bán buôn trực tiếp qua kho Đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh của công ty Theo hình thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn do đó khối lượng hàng hoá bán ra lớn, công ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện đẩy nhanh vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Để quản lý chặt chẽ vốn lưu động, phương thức bán buôn chủ yếu mà công ty áp dụng đó là bán buôn trực tiếp qua kho công ty Với phương thức này, hàng hoá mua về đem nhập kho, sau đó mới bán cho khách hàng.Khách hàng có thể đến tận kho công ty để nhận hàng hoặc công ty chuyển hàng đến tận nơi cho khách hàng theo yêu cầu Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng của khách hàng Đây là những căn cứ chủ yếu nhất để bên giao hàng hoặc khi có phát sinh các tranh chấp kinh tế sẽ dễ dàng giải quyết Mặt khác, công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác bán hàng nói riêng và công tác kinh doanh nói chung của công ty.
Với hình thức bán hàng này, sản lượng hàng bán nhiều và chiếm phần lớn doanh thu bán hàng tại công ty. b)
Doanh số bán lẻ không lớn so với doanh số bán buôn nhưng nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng của công ty và cũng đã giới thiệu sản phẩm, quảng bá sản phẩm, hàng hoá của công ty, tăng uy tín, sức cạnh tranh sản phẩm hàng hoá trên thị trường.
2.5.1.2 Các phương thức thanh toán áp dụng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO
Trong quá trình tiêu thụ, công ty có rất nhiều bạn hàng vì vậy ngoài việc lựa chọn các phương thức bán hàng phù hợp, công ty còn đa dạng hoá các phương thức thanh toán nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, cũng như là công ty Hiện nay, công ty cho phép khách hàng có thể lựa chọn các phương thức thanh toán sau:
- Thanh toán trực tiếp: Khách hàng đã nhận đủ số hàng cần mua và thanh toán trực tiếp số tiền hàng Phương thức này chủ yếu áp dụng với các khách hàng không thường xuyên và mua hàng với số lượng ít.
- Khách hàng mua chịu: Hình thức này áp dụng đối với những khách hàng truyền thống, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty.
- Khách hàng ứng trước tiền hàng: Hình thức này thường áp dụng với khách hàng lần đầu tiên mua hàng của công ty. Để mở rộng thị trường tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty, công ty còn chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá đã bán không đúng quy cách và chủng loại đã ghi trong hợp đồng Ngoài ra, công ty còn áp dụng các biện pháp khác để khuyến khích việc tiêu thụ như thực hiện các khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng.
Nhìn chung, bằng các phương thức thanh toán nhanh gọn, các chính sách giá cả mềm dẻo và linh hoạt cùng với những phương thức tiêu thụ hợp lý, công ty đang ngày càng thu hút được số lượng lớn khách hàng, đồng thời khẳng định được vị thế của mình trên thị trường với doanh số bán hàng tăng nhanh, nâng cao thu nhập cho công ty, cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên.
2.5.1.3 Tổ chức hạch toán ban đầu
- Phiếu xuất kho, Thẻ kho.
- Ngoài ra còn giấy báo nợ, báo có của ngân hàng
+ Phiếu xuất kho : Là tờ lệnh xuất hàng hóa, phiếu xuất kho dùng để theo dõi một cách chặt chẽ những vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho các đơn vị, người tiêu dùng… Phiếu xuất kho được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ tài chính ban hành Khi nhận được hợp đồng bán hàng hay yêu cầu mua hàng thì kế toán kho viết phiếu xuất kho giao cho nhân viên bán hàng của công ty và nhân viên bán hàng sẽ mang phiếu xuất kho này đến kho giao cho thủ kho ở kho để xuất hàng giao cho nhân viên bán hàng đó.
+ Hoá đơn GTGT : Hoá đơn GTGT được viết cùng phiếu xuất kho do kế toán viên viết, hoá đơn GTGT cũng được sử dụng theo mẫu của bộ tài chính ban hành và được lập thành 3 liên.
Liên 1 : Được lưu lại cuống hoá đơn
Liên 2 : Giao cho khách hàng
Liên 3 : Dùng để thanh toán (kẹp vào phiếu thu).
HÓA ĐƠN GÍA TRỊ GIA TĂNG
(Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 14 tháng 03 năm 2012 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO Địa chỉ : Số 16,phố Vĩnh Phúc,phường Vĩnh Phúc,quận Ba Đình,thành phố Hà Nội
Số tài khoản : 10201 000 120 4586 Điện thoại : 04-6674-6332 MST: 010432734
Họ tên người mua hàng :
Tên đơn vị : Công ty TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ Đức Bình Địa chỉ : 12A4B Tân Mai, Phường Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội
Hình th c thanh toán : Ti n m t MST: 0102917099ền mặt MST: 0102917099 ặt MST: 0102917099
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Mực photocopy HP01SM Ống 10 322.500 3.225.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.547.500
Số tiền viết bằng chữ : Ba triệu, năm trăm bốn mươi bảy nghìn, năm trăm đồng./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Hoá đơn giá trị gia tăng có giá trị thanh toán với khách hàng, trên hoá đơn ghi rõ số lượng hàng bán, giá bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá
- Phiếu thu: Sau khi nhân viên bán hàng cung cấp hàng hoá cho khách hàng , lúc đó nhân viên bán hàng sẽ thanh toán luôn với khách hàng, phiếu thu được viết khi nhân viên bán hàng nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
- Phiếu chi: Xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ INDETCO
Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán bán hàng ở Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ INDETCO
tư Phát triển Công nghệ INDETCO
Do Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ INDETCO hiệu quả hoạt động ngày càng cao, vì vậy mà mạng lưới kinh doanh của công ty ngày càng rộng hơn, số cán bộ trong công ty cũng đã tăng lên Về mặt tổ chức công tác kế toán, công ty đã xây dựng được cho mình một mô hình quản lý ngày càng hiệu quả Với quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng khắp trong và một số tỉnh ngoại thành mà công ty đang cố gắng thiết lập mạng lưới kinh doanh, các nghiệp vụ phát sinh diễn ra hàng ngày đã được công ty ghi chép, phản ánh và lựa chọn cho mình hình thức chứng từ ghi sổ. Với hình thức này công việc kế toán được phân đều trong tháng dễ phân công chia nhỏ, rất phù hợp với công ty
Công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng đã đảm bảo được đúng yêu cầu thống nhất phạm vi tính toán chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan về nội dung và cả công tác kế toán Số liệu kế toán được phản ánh một cách chính xác, trung thực hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh Trong quá trình hạch toán đã hạn chế được việc ghi trùng lắp và đảm bảo được nguồn số liệu ban đầu Phòng kế toán của công ty luôn đảm bảo giải quyết được khối lượng công việc phát sinh trong công ty, quản lý và theo dõi công nợ một cách đầy đủ và chính xác tới từng khách hàng đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho các nhà quản lý và lãnh đạo của công ty
Công tác tổ chức hạch toán ban đầu : Các chứng từ bắt buộc đều được sử dụng theo mẫu quy định của bộ tài chính Việc lập và ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán
Công ty có khối lượng công việc phát sinh tương đối nhiều, liên tục trong tháng nên để hạch toán tình hình biến động của hàng hoá, công ty đã áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là rất hợp lý.
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nước ban hành, căn cứ vào quy mô và đặc điểm kinh doanh của mình công ty đã lựa chọn những tài khoản phù hợp vào vận dụng công tác hạch toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán nhằm cung cấp và phản ánh thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện cho ban Giám đốc, ban lãnh đạo công ty, về tình hình tài sản, nguồn vốn và tình hình lãi lỗ của công ty
Về công tác tổ chức sổ kế toán:
Công ty đã mở các sổ phù hợp với tình hình thưc tế phát sinh để theo dõi một cách chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý.
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty được lập đúng thời hạn quy định của bộ tài chính, số lượng của báo cáo, biểu mẫu báo cáo của công ty là đầy đủ, số liệu phản ánh đúng thực tế tài chính của đơn vị.
- Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán:
+ Công ty hạch toán khoản chiết khấu thương mại vào tài khoản532-“Giảm giá hàng bán” là chưa đúng với quy định hiện hành về việc sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất, công ty phải sử dụng tài khoản 521 -
“Chiết khấu thương mại” Công ty hạch toán như vậy là sai quy định về sử dụng tài khoản.
- Về chứng từ : Đối với chứng từ hàng bán trả lại, công ty mới chỉ dựa trên biên bản hàng bán trả lại, như vậy là chưa đủ cơ sở để kế toán hạch toán ghi giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
- Về thanh toán công nợ:
Phương thức thanh toán của một số khách hàng tại công ty là trả chậm, trong khi đó lại chưa quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán, cũng như điều kiện đảm bảo cần thiết để chắc chắn khách hàng sẽ thanh toán Điều này dẫn đến tính trạng công ty bị chiếm dụng vốn và mang lại nhiều rủi ro cho công ty.
Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải theo dõi thường xuyên, chặt chẽ, tỉ mỉ đối với từng khách hàng Tuỳ từng khách hàng, phạm vi thời hạn thanh toán và tuỳ từng trường hợp cụ thể mà có biện pháp xử lý phù hợp.
- Về phương thức bán hàng:
Tuy công ty đã chủ động tìm kiếm khách hàng nhưng vẫn chưa có nhiều phương thức bán hàng, công ty mới chỉ tổ chức bán buôn trực tiếp qua kho,và bán lẻ hàng hoá, chưa tổ chức những phương thức bán hàng khác linh động, thích hợp với từng trường hợp cụ thể để nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng hoá
- Về phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho:
Công ty áp dụng phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền Do vậy phải đến cuối kỳ sau khi tính được giá thực tế bình quân và căn cứ váo số lượng hàng xuất kho trong kỳ, kế toán mới tính được giá trị hàng xuất bán trong kỳ Điều này có nghĩa là công tác kế toán cuối tháng rất nhiều nên làm cho thời gian lập báo cáo chậm lại, mặt khác sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của báo cáo Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp muốn có thông tin về giá vốn ở trong kỳ để phân tích và ra quyết định là khó có thể thực hiện được.
- Về kế toán quản trị:
Hiện tại công ty không sử dụng kế toán quản trị do đó công ty chưă xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, nhóm hàng, điều này gây khó khăn cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng để biết được thế mạnh của từng mặt hàng để kế toán có thể khai thác được thế mạnh, tận dụng được một cách hiệu quả đem lại một kết quả kinh doanh tốt nhất.
Những giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ INDETCO
Qua tình hình thực tế tại công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ INDETCO, trong thời gian thực tập và trên cơ sở lý luận đã được học ở trường về hạch toán bán hàng, em xin đưa ra một số đề xuất nhỏ nhằm góp phần không ngừng nâng cao chất lượng công tác kế toán, đồng thời phần nào khắc phục những tồn tại ở công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ INDETCO.
Hiện nay, Công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng:
+ Bán lẻ theo phương thức trực tiếp.
Theo em 2 phương thức bán hàng này cũng rất hiệu quả và có doanh thu bán hàng cao Tuy nhiên để tăng cường hơn nữa hiệu quả của công tác bán hàng thì Công ty càng phải phát triển thêm các hình thức bán hàng nữa. Các hình thức bán hàng hiện nay rất thông dụng như:
+ Bán hàng qua điện thoại.
+ Mở rộng phương thức đại lý mạng lưới, đại lý bán hàng sẽ giúp hàng hóa của Công ty tiêu thụ nhiều hơn làm tăng doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận cho Công ty Theo hình thức này Công ty sẽ mở thêm các đại lý, các cửa hàng giới thiệu sản phẩm Các đại lý và cửa hàng này không hạch toán riêng mà chỉ tổng hợp số liệu về cho Công ty để Công ty hạch toán.
Bán hàng qua mạng thì khách hàng không phải trực tiếp đến Công ty hay gọi điện hỏi mà mọi thông tin sản phẩm, giá cả đều có trên mạng Công ty nên quan tâm hơn đến việc quảng cáo trên trang Web riêng của Công ty hoặc thông qua các trang web mua bán qua mạng để giới thiệu sản phẩm.
Việc mở rộng các hình thức bán hàng này sẽ giúp cho Công ty tiếp cận thêm nhiều đối tượng khách hàng hơn và do đó phương thức tiêu thụ đa dạng, hiệu quả hơn.
3.2.2 Lập dự phòng phải thu khó đòi
Trong tình hình thực tế tại Công ty một số khách mua hàng thường thanh toán rất chậm Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến việc quay vòng vốn của doanh nghiệp vì vốn bị khách hàng chiếm dụng nhiều Do đó, có những trường hợp nợ khó đòi Công ty cần phải lập dự phòng để tăng cường tính chủ động của doanh nghiệp
Muốn theo dõi nợ khó đòi Công ty cần phân loại các khoản nợ theo thời gian và mức độ thanh toán sau đó tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo tỉ lệ nợ khó đòi Khoản trích lập dự phòng này được tính vào chi phí quản lý kinh doanh Nếu trường hợp khách hàng không trả nợ thì đây sẽ là chi phí bù đắp. Để tính toán được mức lập dự phòng Công ty phải tính toán được tỉ lệ nợ khó đòi của từng khách hàng Tỉ lệ này được xác định trên số liệu về tỉ lệ nợ chưa trả trên tổng số nợ của từng khách hàng ở thời điểm hiện tại Công ty phải có đầy đủ chứng từ gốc chứng minh khoản nợ của khách hàng với Công ty như: hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng…
Về trích lập dự phòng cú 2 cách:
- Lập dự phòng riêng cho từng khách hàng: Khi đó mức lập dự phòng cho 1 khách h ng àng đó :ược tính.c tính.
Mức dự phòng cho khách hàng i = Khoản nợ của khách hàng i x Tỉ lệ nợ khó đòi của khách hàng i Cách lập này đảm bảo chính xác mức lập cho từng khách hàng nhưng lại rất phức tạp và khó thực hiện Công ty có thể lập dự phũng theo cách thứ 2 dựa và tổng doanh thu bán chịu và tỉ lệ nợ khó đòi chung cho toàn bộ khách h ng c a doanh nghi p: àng ủa doanh nghiệp: ệp:
Mức dự phòng phải thu khó đòi = Tổng doanh thu bán chịu x Tỉ lệ nợ khó đòi chung
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 1592- dự phòng phải thu khó đòi có kết cấu ngược với tài khoản 131- phải thu khách hàng.
3.2.3 Hoàn thiện công tác kế toán quản trị
Kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, như: Chi phí của từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng công việc, sản phẩm Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận Lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh nhằm phục vụ việc điều hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế Kế toán quản trị là công việc của từng doanh nghiệp, Nhà nước chỉ hướng dẫn các nguyên tắc, cách thức tổ chức và các nội dung, phương pháp kế toán quản trị chủ yếu tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện.
3.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán quản trị a Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị của doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính của doanh nghiệp Bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp. b Các doanh nghiệp căn cứ vào các điều kiện cụ thể của mình (Quy mô; Trình độ cán bộ; Đặc điểm sản xuất, kinh doanh, quản lý, phương tiện kỹ thuật ) để tổ chức bộ máy kế toán quản trị theo một trong các hình thức sau:
- Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng,…Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị phần hành đó Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kế toán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán và phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp Các nội dung công việc này có thể bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm.
- Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ phận kế toán tài chính trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Hình thức này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế,
- Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức nêu trên như:
Tổ chức bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp.
3.2.3.2 Người làm kế toán quản trị a Doanh nghiệp cần bố trí người làm kế toán quản trị có đủ năng lực, trình độ trên cơ sở vận dụng các tiêu chuẩn, điều kiện của người làm kế toán quy định tại Luật Kế toán.
Trường hợp doanh nghiệp tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị tách biệt riêng với bộ phận kế toán tài chính thì người làm kế toán quản trị phải có tiêu chuẩn, có quyền và trách nhiệm sau:
- Tiêu chuẩn của người làm kế toán quản trị:
+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp kế toán, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
+ Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán.
- Quyền hạn của người làm kế toán quản trị:
Người làm kế toán quản trị có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, hoặc thống kê; Có quyền chủ động phân tích, đánh giá và đề xuất.
-Trách nhiệm của người làm kế toán quản trị: