Tài liệu kiểm toán tổng hợp

Chương 4: Kiếm toán hàng tồn kho I. Nội dung, đặc điểm khoản mục hàng tồn kho 1. Nội dung Hàng tồn kho là TS lưu động của DN bao gồm: - Dự trữ để sử dụng trong quá trình SXKD, cung cấp dịch vụ - Dự trữ để bán trong kỳ sản xuất, KD bình thường - Hoặc là chi phí đang trong quá trình SXKD dở dang Việc quản lý và hạch toán hàng tồn kho được quy trong VAS 02 “hàng tồn kho”: - Hàng tồn kho chủ yếu được tính theo giá gốc - Trường hợp giá trị thuần thực hiện được có thể thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được bằng cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Hàng tồn kho được trình bày trên BCĐKT tại phần A “Tài sản ngắn hạn” - Nội dung chi tiết các loại hàng tồn kho được công bố trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính 2. Đặc điểm - Hàng tồn kho thường là khoản mục chủ yếu lớn nhất trong tài sản lưu động trên BCĐKT của doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại. Những sai sót trên các khoản mục hàng tồn kho thường dẫn đến những sại sót trọng yếu về tài sản, chi phí và kết quả kinh doanh - Hàng tồn kho thường gồm nhiều loại, ở nhiều vị trí, địa điểm khác nhau, do nhiều người phụ trách… Do đó việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho rất khó khăn và phức tạp, dễ nhầm lẫn, gian lận, chủ quan - Tính đa dạng, phức tạp của nhiều loại hàng tồn kho cũng tạo ra những khó khăn, phức tạp nhất định cho KTV trong quá trình quan sát và đánh giá hàng tồn kho II. Các sai phạm thường gặp đối với khoản mục a. Các gian lận thường xảy ra đối với HTK - Phiếu yêu cầu mua hàng có thể không đủ chữ ký của người có thẩm quyền dẫn đến việc mua hàng không đúng thời điểm, không phù hợp với yêu cầu, gây lãng phí. - Nhân viên mua hàng cố ý mua hàng không đúng phẩm chất, mặc dù giá cả đã ấn định trước, điều này có thể tăng nguy cơ mất phẩm chất và gây lỗi thời HTK. Ngoài ra nhân viên mua hàng có thể thông đồng với người bán để hưởng chiết khấu, giam giá. - Thủ kho có thể thông đồng với bộ phận sản xuất, nhân viên các phân xưởng để lấy cắp vật tư, hàng hóa. - Doanh nghiệp cố ý sử dụng phương pháp tính giá HTK không nhất quán để có thể điều chỉnh lợi nhuận trong năm. - Khai tăng giá mua vào, hạch toán khống nghiệp vụ… - Để BCTC được “đẹp”, doanh nghiệp không lập dự phòng giảm giá HTK trong khi giá trị thuần có thể thực hiện được tai cuối kỳ nhỏ hơn giá gốc HTK để đạt kết quả lợi nhuận trong năm - Khai khống lượng hàng trong Biên bản kiểm kê, tính luôn cả lượng HTK do đơn vị khác kí gửi hoặc lượng hàng của đơn vị được lưu giữ ở bên thứ ba không tồn tại nhằm mục đích che giấu về việc mất mát HTK, che giấu sự sai lệch giữa số liệu kiểm kê và sổ kế toán. - Trường hợp doanh nghiệp chưa muốn nộp thuế GTGT trong một kỳ thì doanh nghiệp có thể ghi sai ngày xuất kho thành phẩm, hàng hóa tiêu thụ và ngày hàng hóa về b. Các sai sót thường xảy ra đối với hàng tồn kho. - Các chứng từ không được đánh số trước và liên tục, gây ra sự trùng lắp và nhầm lẫn. Số liệu kế toán không được theo dõi thường xuyên sẽ tạo áp lực cho công việc kế toán cuối kỳ, từ đó gây ra sai lệch trên BCTC. - Các nghiệp vụ khóa sổ HTK không được thực hiện đúng do số lượng nghiệ vụ nhập, xuất HTK là khá nhiều. - Bộ phận kế toán tính toán phân bổ chi phí, tập hợp chi phí dẫn đến sai giá trị sản phẩm dở dang bị sai, giá thành phẩm sai. - Bộ phận kế toán tính sai giá xuất kho, làm ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán và giá trị hàng hóa lưu kho. - Bộ phận kế toán xác định và phân loại và trình bày HTK trên BCTC sai do không hiểu đúng về các khoản mục HTK, điều này sẽ làm người sử dụng BCTC hiểu sai thông tin về doanh nghiệp III. Các thủ tục kiểm soát cần thiết đối với khoản mục * Mục đích của KSNB đối với hàng tồn kho - Xác định mức tồn kho hợp lý để vừa đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất hoặc đủ cung cấp cho thị trường, vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức. - Nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng tồn kho bị hư hỏng hay lỗi thời do tồn kho quá lâu đồng thời tiết kiệm được lượng vốn đầu tư vào hàng tồn kho. - Đảm bảo chất lượng hàng tồn kho trong suốt quá trình tồn trữ. - Đảm bảo rằng đơn vị luôn tiếp cận được với những nguồn hàng tốt nhất với giá cả hợp lý nhất. - Đảm bảo hàng tồn kho được sử dụng hiệu quả và đúng mục đích. - Kiểm soát chặt chẽ quá trình tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan đến hàng tồn kho cũng như quá trình vận động của hàng tồn kho cả về mặt số lượng lẫn về mặt giá trị 2. Kiểm soát các chức năng của hàng tồn kho Trình tự thực hiện kiểm soát đối với hàng tồn kho: - KTV phỏng vấn công ty khách hàng về thiết kế các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho và xem xét các thủ tục kiểm soát mà khách hàng đưa ra có hợp lý không. - Kiểm tra việc áp dụng các thủ tục kiểm soát vào thực tế và thực hiện có hiệu quả hay không. Cụ thể các thử nghiệm kiểm soát chủ yếu với từng chức năng của chu trình như sau a. Đối với chức năng mua hàng CSDL THỦ TỤC KIỂM SOÁT THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT Sự phát sinh và quyền kiểm soát Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn trên các chứng từ liên quan Kiểm tra và đối chiếu số lượng. qui cách, mẫu mã của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và hóa đơn Quan sát các thủ tục nhận hàng thực tế diến ra ở đơn vị Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thong tin trên hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán Kiểm tra các báo cáo về các trường hợp thông tin trên hóa đơn mua hàng không khớp với biên bản nhận hàng Phỏng vấn nhân viên có liên quan về nguyên nhân và cách xử lý trường hợp trên Sự đầy đủ Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và đính kèm với các hóa đơn tương ứng Kiểm tra tính liên tục của số thứ tự trên các biên bản nhận hàng. Chọn mẫu các biên bản nhận hàng và đối chiếu với nhật ký mua hàng để kiểm tra lô hàng nào đã nhận nhưng chưa ghi sổ không. Những hóa đơn liên quan đến hàng đã mua nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng Phỏng vấn nhân viên kế toán về cách xử lý hàng đã mua nhưng chưa về nhập kho. Kiểm tra hóa đơn của hàng mua đang đi đường có được quản lý riêng hay không? Sự đo lường tin cậy Lập bảng liệt kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo quy định của chuẩn mực kế toán và có sự phê chuẩn của kế toán trưởng Kiểm tra bản liệt kê các khoản chi phí được tính vào giá gốc của hàng mua vào có phù hợp với nguyên tắc giá gốc không Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào Phỏng vấn kế toán về các thủ tục và phương pháp tính giá hàng mua vào Sự đánh giá Kiểm tra tính toán trước khi ghi sổ. Kế toán mua hàng định khoản trên hóa đơn, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên hóa đơn trước khi ghi sổ Chọn mẫu các hóa đơn, kiểm tra tính đúng đắn của các định khoản, kỳ kế toán và dấu hiệu của thủ tục kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ Quy định kỳ ghi sổ kế toán Phỏng vấn kế toán về dịnh kỳ ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký mua hàng về sổ cái Kiểm tra dấu hiệu kiểm soát chuyển số liệu về sổ cái Sự khai báo Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan Kiểm tra kế toán có mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan hay không b. Đối với chức năng lưu kho CSDL Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát Sự tồn tại Có sự độc lập giữa bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán Quan sát sự độc lập giữa các bộ phận liên quan Định kỳ, bộ phận độc lập kiểm kê HTK và đối chiếu kết quả kiểm kê với thẻ kho và sổ chi tiết Kiểm tra biên bạn kiểm kê và đối chiếu với thẻ kho và sổ chi tiết Kiểm kê hàng tồn kho Quan sát quy trình kiểm kê. Kiểm tra tính độc lập giữa bộ phận kiểm kê và bộ phận kho Sự đầy đủ Sử dụng chứng từ nhập xuất có đánh giá số thứ tự trước Kiểm tra việc đánh số thứ tự trên chứng từ nhập xuất Định kỳ đối chiếu số lượng HTK giữa thẻ kho và sổ chi tiết Kiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu số lượng HTK giữa thẻ kho và sổ chi tiết Quyền Tất cả HTK của doanh nghiệp đều phải có chứng từ chứng minh nguồn gốc Kiểm tra chứng từ chứng minh nguồn gốc của HTK HTK không thuộc quyền kiểm Quan sát xem hàng không thuộc soát của đơn vị phải được quản lý riêng và sử dụng tài khoản ngoại bảng để theo dõi quyền kiểm soát của đơn vị có được quản lý riêng hay có kí hiệu phân biệt với hàng của đơn vị không, có được theo dõi ở tài khoản ngoại bảng không Sự đánh giá Quy định phương pháp tính giá HTK phù hợp cho từng loại HTK và áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán Phỏng vấn nhân viên kế toán về phương pháp tính giá HTK được áp dụng trong những năm gần đây và vấn đề lập dự phòng giảm giá HTK Đánh giá chất lượng HTK khi kiểm kê Quan sát quá trình kiểm kê, HTK kém phẩm chất có được nhận diện không Đối chiếu giá trị HTK cuối kì giữa bảng tổng hợp chi tiết HTK với sổ cái Kiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu Sự trình Xây dựng bộ mã HTK Kiểm tra việc sử dụng bộ mã HTK Quản lý hóa đơn của hàng đang đi mua đường ở tập hồ sơ riêng Kiểm tra việc quản lý các hóa đơn của hàng đang đi đường Theo dõi chi tiết HTK dùng thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ Kiểm tra việc theo dõi riêng đối với hàng tồn kho đang cầm cố, thế chấp Căn cứ vào VAS 02 để trình bày và khai báo đầy đủ các thông tin liên quan đến HTK theo quy định Kiểm tra các thông tin liên quan đến HTK có được trình bày và khai báo đầy đủ trên BCTC theo yêu cầu của VAS 02 không c. Đối với nghiệp vụ xuất kho vật tư CSDL Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát Sự Bộ phận có nhu cầu vật tư phải Phỏng vấn thủ kho về các thủ tục xuất phát sinh lập phiếu yêu cầu xuất vật tư vật tư Quan sát quá trình xuất vật tư có tuân theo các thủ tục đã được thủ kho mô tả Kiểm tra phiếu yêu cầu xuất vật tư hoặc đơn đặt hàng đã được phê chuẩn có được đính kèm với phiếu xuất không Việc phê chuẩn xuất vật tư phải dựa trên lên sản xuất hoặc đơn đặt hàng đã được phê chuẩn Phiếu xuất vật tư phải được lập trên yêu cầu xuất vật tư đã được phê chuẩn Khi xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất với phiếu yêu cầu xuất Kế toán phải kiểm tra, đối chiếu phiếu xuất với phiếu yêu cầu xuất trước khi ghi sổ Cách ly chức năng duyệt yêu cầu xuất vật tư, lập phiếu vật tư, thủ kho và kế toán vật tư Quan sát sự cách ly giữa các chức năng Phiếu xuất vật tư chưa sử dụng cần phải được quản lý an toàn Phỏng vấn người lập phiếu xuất vật tư về việc quản lý phiếu xuất vật tư chưa sử dụng Sự đầy đủ Sử dụng phiếu xuất vật tư được đánh theo số thứ tự trước và ghi sổ theo thứ tự Kiểm tra phiếu xuất vật tư có được đánh số thứ tự trước và được ghi sổ theo thứ tự không. Quy định định kỳ bộ phận kho phải chuyển chứng từ nhập xuất vật tư cho kế toán để ghi sổ kịp thời Độc lập phỏng vấn thủ kho và kế toán vật tư về định kỳ bao nhiêu nhày chứng từ nhập xuất được chuyển từ bộ phận kho đến kế toán Định kỳ đối chiếu số liệu vật tư xuất kho giữa thẻ kho và số kế toán chi tiết Kiểm tra dấu hiệu đối chiếu số liệu vật tư xuất kho giữa thẻ kho và sổ chi tiết Sự ghi chép chính xác Ghi định khoản trên phiếu xuất vật tư Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên phiếu xuất vật tư Quy định cụ thể về phương pháp tính giá xuất vật tư và áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán Phỏng vấn kế toán vật tư về phương pháp tính giá vật tư và sự thay đổi phương pháp Quy định về kì ghi sổ kế toán và nghiệp vụ xuất kho vật tư Sử dụng thủ tục cut-off Đối chiếu tổng giá trị vật tư xuất kho giữa bảng tổng hợp chi tiết vật tư với sổ cái Kiểm tra dấu hiệu Đối chiếu tổng giá trị vật tư xuất kho giữa bảng tổng hợp chi tiết vật tư với sổ cái d. Đối với nghiệp vụ sản xuất và nhập kho thành phẩm CSDL Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát Sự phát sinh Khi Ghi sổ chi phí sản xuất, kế toán phải kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của các chứng từ gốc liên quan Kiểm tra các dấu hiệu phê chuẩn trên các chứng từ làm cơ sở để ghi sổ chi tiết Cuối kỳ kiểm kê vật tư dùng không hết còn để lại nơi sản xuất và lập biên bản kiểm kê Quan sát kiểm kê vật tư còn lại nơi sản xuất cuối kỳ, và kiểm tra xem chi phí sản xuất có được điểu chỉnh giảm không Theo dõi chênh lệch chi phí thực tế phát sinh với định mức hoặc dự toán chi phí Phỏng vấn về việc sử dụng hệ thống định mức Kiểm tra báo cáo chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh với định mức hoặc dự toán chi phí Sự đầy đủ Sử dụng chứng từ đã được đánh số trước Kiểm tra tính liên tục của chứng từ Theo dõi chênh lệch chi phí thực tế phát sinh so với định mức hoặc dự toán phát sinh Kiểm tra báo cáo chênh lệch chi phí thực tế phát sinh so với định mức hoặc dự toán phát sinh Sự ghi chép chính xác Sử dụng bảng liệt kê nội dung chi phí của từng khoản mục chi phí Kiểm tra bảng liệt kê chi phí theo khoản mục chi phí Ghi định khoản trên chứng từ Kiểm tra việc định khoản trên chứng từ và dấu kiệu của việc kiểm tra định Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên chứng từ Sự đánh giá hợp lý Quy định tiêu thức phân bổ chi phí, quy trình kiểm kê và tính giá thành sản phẩm dở dang và phương pháp tính giá thành Đọc các văn bản quy định tiêu thức phân bổ chi phí, quy trình kiểm kê và tính giá thành sản phẩm dở dang và phương pháp tính giá thành Chi phí sản xuất được tập hợp cho từng đối tượng tập hợp chi phí Thực hiện lại việc phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm Chi phí chung cần được phân [...]... cứ, tài liệu sử dụng - Bảng cân đối kế toán (phần tài sản ngắn hạn) - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng tổng hợp hàng tồn kho (danh mục hàng tồn kho chi tiết) - Sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản hàng tồn kho, tài khoản chi phí - Sổ kho, các báo cáo kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho - Các chứng từ, tài liệu về nhập, xuất kho - Các hợp đồng gửi bán đại lý, hợp đồng giao mua gia công 3 Kiểm. .. đủ (từ chi tiết  tổng hợp) , hiện hữu (từ tổng hợp  chi tiết), trình bày và thuyết minh (so sánh sổ tổng hợp với bảng cân đối) Mục tiêu: đầy đủ, hiện hữu, chính xác, trình bày và thuyết minh b Kiểm tra vật chất hàng tồn kho Mục tiêu: có thực, đầy đủ ghi chép chính xác, quyền, đánh giá * Vai trò của việc tham gia kiểm kê - Trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán: - Trách nhiệm của kiểm toán viên: + Chứng... thực hiện quan sát kiểm kê - Kiểm tra các hướng dẫn về kiểm kê hàng tồn kho: + Thời gian tiến hành tham gia kiểm kê + Người giám sát quá trình kiểm kê cần độc lập với các nghiệp vụ về hàng tồn kho; việc đối chiếu độc lập kết quả kiểm kê với sổ kế toán và quá trình kiểm soát đầy đủ các phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê hàng tồn kho + Biểu mẫu kiểm kê phải được đánh số trước liên tục, kiểm soát số phát... chính thích hợp không; kiểm tra việc khóa sổ có thực hiện đúng đối với các nghiệp vụ nhập, xuất cuối cùng trước kiểm kê hay không + Kiểm tra việc áp đơn giá và tính toán trên bảng tổng hợp kết quả kiểm kê + Xem xét những chênh lệch giữa sổ sách và thực tế có được giải thích và xử lý hợp lý không c Kiểm tra hàng tồn kho được giữ ở bên thứ ba Mục tiêu: có thực, đầy đủ, quyền, đánh giá Kiểm toán viên phải... phận kho Phỏng vấn thủ kho và kế toán về định phải chuyển chứng từ cho kế kỳ luân chuyển chứng từ và ghi sổ toán để ghi sổ kịp thời Định kỳ đối chiếu số liệu giữa Kiểm tra dấu hiệu đối chiếu số liệu thẻ kho và sổ chi tiết giữa thẻ kho và sổ chi tiết Sự ghi Ghi chép định khoản trên phiếu Kiểm tra việc định khoản trên phiếu chép xuất kho Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên phiếu... được kiểm kê và xác định mức độ hoàn thành không + Xem xét việc nhập, xuất hàng hoặc lưu chuyển nội bộ trong quá trình kiểm kê có được kiểm soát chặt chẽ không + Cần giám sát việc thực hiện các thủ tục kiểm kê và có thể tham gia trực tiếp kiểm kê chọn mẫu + Nếu kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành kiểm kê cùng một lúc tại nhiều địa điểm thì kiểm toán viên phải lựa chọn địa điểm phù hợp để tham gia kiểm. .. một số mặt hàng để tiến hành kiểm kê tại thời điểm kiểm toán Kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ nhập, xuất được ghi sổ từ ngày kết thúc kỳ kế toán đến ngày kiểm kê * Thời điểm kiểm kê: - Đúng vào thời điểm khóa sổ kế toán kết thúc năm tài chính - Không thực hiện được vào đúng thời điểm này, chú ý: + Khoảng cách giữa thời điểm kiểm kê và thời điểm khóa sổ + Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị... - Sự cần thiết phải trực tiếp tham gia kiểm kê hoặc để KTV hoặc công ty kiểm toán khác tham gia kiểm kê - Sự cần thiết phải có báo cáo của KTV khác về tính thích hợp của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của bên thứ ba -Sự cần thiết phải kiểm tra các tài liệu liên quan đến hàng tồn kho do bên thứ ba giữ Cụ thể là: Đối với hàng mua đang đi đường - Kiểm tra hóa đơn của hàng mua đang đi đường... nhiệm của kiểm toán viên: + Chứng kiến/tham gia kiểm kê + Trường hợp việc kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành tại ngày khác với ngày kết thúc kỳ kế toán, hoặc KTV không thể tham gia kiểm kê hiện vật hàng tồn kho do các tình huống không lường trước được, KTV phải thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung hoặc thay thế để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp về sự hiện hữu và tình trạng của hàng tồn... rủi ro kiểm soát đối với các địa điểm này + Trao đổi để xác định quyền sở hữu của hàng tồn kho, đặc biếtk quan tâm đến hàng gửi bán, gửi đại lý, nhận đại lý + Quan sát hệ thống kho tàng, phương tiện bảo quản, khu vực sản xuất - Kiểm tra kết quả kiểm kê: + Đối chiếu giữa bảng tổng hợp kiểm kê và các phiếu kiểm kê + Kiểm tra các trường hợp nhập, xuất hàng hoặc lưu chuyển nội bộ trong quá trình kiểm kê . hợp hàng tồn kho (danh mục hàng tồn kho chi tiết) - Sổ tổng hợp, sổ chi tiết các tài kho n hàng tồn kho, tài kho n chi phí - Sổ kho, các báo cáo kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho - Các chứng. chuyển từ bộ phận kho đến kế toán Định kỳ đối chiếu số liệu vật tư xuất kho giữa thẻ kho và số kế toán chi tiết Kiểm tra dấu hiệu đối chiếu số liệu vật tư xuất kho giữa thẻ kho và sổ chi tiết Sự. hàng và lượng thành phẩm hàng hóa tồn kho Phỏng vấn thủ kho về các thủ tục xuất kho Quan sát quá trình xuất kho có tuân theo các thủ tục đã được thủ kho mô tả Kiểm tra đơn đặt hàng đã được