CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT 1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG SME I MỞ ĐẦU 2 1 Đường dẫn truy cập hệ thống 2 2 Mục đích tài liệu 2 3 Phạm vi sử dụng 2 4 Các quy ước đánh máy 2 5 Tài liệu liên quan 2 6[.]
CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG SME MỞ ĐẦU I Đường dẫn truy cập hệ thống 2 Mục đích tài liệu Phạm vi sử dụng Các quy ước đánh máy Tài liệu liên quan Giải thích từ ngữ chữ viết tắt II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Đăng ký tài khoản Đăng nhập Quên mật 3.1 Gửi thông tin quên mật 3.2 Đặt lại mật Các bước khởi tạo hệ thống Thay đổi mật Cập nhật thông tin đơn vị phát hành Đăng ký mẫu hóa đơn 7.1 Đăng ký với mẫu upload 10 7.2 Đăng ký với mẫu có sẵn 13 7.3 Xem mẫu 16 7.4 Sửa mẫu 17 7.5 Xóa mẫu 19 7.6 Tải mẫu 21 Khởi tạo hệ thống Test (Hệ thống Demo) 22 Khởi tạo hệ thống thật 23 10 Đăng ký gói cước 25 11 Lịch sử toán 26 12 Mẫu hóa đơn chuẩn 27 III CHỈNH SỬA MẪU HÓA ĐƠN 33 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT I MỞ ĐẦU Đường dẫn truy cập hệ thống Đường dẫn truy cập hệ thống SME: https://sme-hoadon.vnpt-invoice.com.vn/ Mục đích tài liệu Mô tả ngữ cảnh hệ thống để người dùng thuận tiện việc sử dụng Các kịch hướng dẫn người dùng sử dụng chức hệ thống Phạm vi sử dụng Tài liệu sử dụng cho đối tượng sử dụng hệ thống SME Các quy ước đánh máy N/A Tài liệu liên quan N/A Giải thích từ ngữ chữ viết tắt Thuật ngữ Ý nghĩa CAdmin Hệ thống quản trị phát hành hóa đơn điện tử CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Đăng ký tài khoản Mục đích sử dụng: Khởi tạo tài khoản thơng tin đơn vị sử dụng hệ thống SME Điều kiện sử dụng: Truy cập vào website SME Hướng dẫn sử dụng: - Bước 1:.Chọn “Đăng ký” - Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin hình Đăng ký Ấn nút “Đăng ký” để thực việc đăng ký tài khoản truy cập hệ thống SME CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT Hệ thống hiển thị thông báo đăng ký tài khoản thành công Một email gửi đến email đăng ký việc thơng báo kích hoạt tài khoản Đăng nhập Mục đích sử dụng: Đăng nhập vào sử dụng hệ thống SME Điều kiện sử dụng: Đã đăng ký kích hoạt tài khoản Hướng dẫn sử dụng: Nhập thông tin đăng nhập tương ứng với tài khoản đăng ký (Tên tài khoản gửi email kích hoạt tài khoản) Sau ấn nút “Đăng nhập” CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT Quên mật 3.1 Gửi thông tin quên mật Mục đích sử dụng: Gửi thơng tin để đặt lại mật Điều kiện sử dụng: Đã có tài khoản Hướng dẫn sử dụng: - Bước 1: Bấm chọn “Quên mật khẩu” hình Đăng nhập - Bước 2: Nhập đầy đủ thơng tin hình Cấp lại mật Sau bấm nút “Gửi” để thực việc gửi thông tin lấy lại mật Email gửi thông tin đặt lại mật gửi vào mail CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT 3.2 Đặt lại mật Mục đích sử dụng: Thiết lập mật Điều kiện sử dụng: Đã có tài khoản Hướng dẫn sử dụng: Nhập thông tin mật Bấm nút “Đặt lại mật khẩu” Các bước khởi tạo hệ thống Mục đích sử dụng: Hướng dẫn bước cần thực để hoàn thiện khởi tạo hệ thống SME Điều kiện sử dụng: Đăng nhập vào hệ thống Hướng dẫn sử dụng: - Bấm chọn “Thông tin đơn vị phát hành” (1) menu trái - Quan sát hình “Trạng thái hệ thống” (2) CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT - o Màu xanh: Bước thực hoàn thành o Màu vàng: Bước cần thực để hoàn thành việc khởi tạo hệ thống SME Thay đổi mật Mục đích sử dụng: Thay đổi mật cho tài khoản người dùng Điều kiện sử dụng: Đăng nhập vào hệ thống Hướng dẫn sử dụng: Bước 1: Bấm vào biểu thượng ảnh đại diện -> Bấm chọn “Thay đổi mật khẩu” - Bước 2: Nhập đầy đủ thơng tin hình Thay đổi mật o Bấm “Lưu”: thực việc thay đổi mật o Bấm “Đóng”: hủy bỏ thao tác thay đổi mật CÔNG TY CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT Cập nhật thơng tin đơn vị phát hành Mục đích sử dụng: Thay đổi thơng tin đơn vị phát hành hóa đơn điện tử hệ thống SME Điều kiện sử dụng: Đã có tài khoản đăng nhập vào hệ thống Hướng dẫn sử dụng: - Bước 1: o Cách 1: Bấm chọn “Thông tin đơn vị phát hành” (1) menu trái Sau chọn icon Sửa (2) o Cách 2: Bấm vào biểu thượng ảnh đại diện Bấm chọn “Cập nhật thơng tin đơn vị” CƠNG TY CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT - Bước 2: Nhập thơng tin cần thay đổi Sau bấm nút “Lưu” để thực lưu lại thay đổi (*) Các thông tin bắt buộc phải nhập Đăng ký mẫu hóa đơn Mục đích sử dụng: Đăng ký mẫu hóa đơn sử dụng cho đơn vị Điều kiện sử dụng: Đăng nhập vào hệ thống Hướng dẫn sử dụng: o Cách 1: Bấm chọn vào bước “Đăng ký mẫu hóa đơn” hình trạng thái hệ thống CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT o Cách 2: Bấm chọn “Mẫu hóa đơn” menu trái 7.1 Đăng ký với mẫu upload - Bước 1: Bấm nút “Thêm với mẫu upload” 10 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT Mẫu hóa đơn sau chỉnh sửa (ví dụ): 7.5 Xóa mẫu - Bước 1: Chọn mẫu hóa đơn muốn xóa Bấm vào icon Xóa danh sách mẫu hóa đơn 19 CƠNG TY CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT - Bước 2: o Bấm “Có” để thực xóa mẫu chọn khỏi hệ thống o Bấm “Khơng” để hủy bỏ thao tác xóa mẫu hóa đơn - Bước 3: Thơng báo xóa thành cơng xuất sau xác nhận việc xóa mẫu hóa đơn Bấm “Đóng” để đóng thơng báo tải lại danh sách mẫu hóa đơn 20 CƠNG TY CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT Danh sách mẫu hóa đơn sau xóa mẫu 7.6 Tải mẫu - Chọn mẫu hóa đơn muốn xóa Bấm vào icon Tải mẫu danh sách mẫu hóa đơn 21 CƠNG TY CƠNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT Hệ thống thực việc tải mẫu máy tính người dùng Mẫu tải gồm tệp tin nén vào tệp zip Người dùng giải nén sử dụng mẫu theo mục đích cá nhân Khởi tạo hệ thống Test (Hệ thống Demo) Mục đích sử dụng: o Chuyển đổi từ hệ thống tạo sang hệ thống Test o Hệ thống CAdmin khởi tạo Thông tin hệ thống CAdmin gửi email sau khởi tạo Test thành công Điều kiện sử dụng: o Đã đăng nhập vào hệ thống o Đã đăng ký mẫu hóa đơn 22 CƠNG TY CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT Hướng dẫn sử dụng: - Bấm chọn “Thông tin đơn vị phát hành” menu trái Sau bấm nút “Khởi tạo test” (1) Bấm chọn (2) - Khởi tạo test thành công: Thông báo gửi vào email tài khoản Thời gian sử dụng hệ thống Test 30 ngày kể từ ngày khởi tạo Màn hình Thơng tin đơn vị sau khởi tạo test thành công Khởi tạo hệ thống thật Mục đích sử dụng: Chuyển đổi từ hệ thống Test sang hệ thống thật Điều kiện sử dụng: o Đăng nhập vào hệ thống o Đã khởi tạo hệ thống Test thành cơng 23 CƠNG TY CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT Hướng dẫn sử dụng: - Bước 1: Bấm chọn “Thông tin đơn vị phát hành” menu trái Sau bấm nút “Khởi tạo thật” (1) bấm chọn (2) - Bước 2: Chọn gói cước phù hợp với đơn vị Sau bấm nút “Đăng ký & khởi tạo” Thông tin hệ thống thật gói cước đăng ký gửi email sau thao tác thành công Lúc hệ thống trạng thái Chờ duyệt (Chờ phía bên VNPTInvoice xét duyệt khởi tạo hợp đồng) 24 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT Thơng tin đơn vị phát hành sau khởi tạo thật Sau phê duyệt chuyển thật 10 Đăng ký gói cước Mục đích sử dụng: Đăng ký gói cước hóa đơn sử dụng cho đơn vị (Có thể đăng ký thêm sử dụng hết gói đăng ký trước đó) Điều kiện sử dụng: o Đăng nhập vào hệ thống o Hệ thống khởi Test chuyển thật thành cơng 25 CƠNG TY CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT Hướng dẫn sử dụng: - Bước 1: Bấm chọn “Danh sách gói cước” menu trái Bước 2: Chọn gói cước phù hợp với đơn vị Sau bấm nút “Đăng ký & khởi tạo” Thơng tin gói cước đăng ký gửi email sau thao tác thành cơng 11 Lịch sử tốn Mục đích sử dụng: Theo dõi lịch sử đăng ký gói cước hóa đơn Điều kiện sử dụng: Đăng nhập hệ thống Hướng dẫn sử dụng: - Bấm chọn “Lịch sử toán” menu trái - 26 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT Màn hình lịch sử tốn 12 Mẫu hóa đơn chuẩn Mục đích sử dụng: o Tra cứu mẫu hóa đơn chuẩn VNPT-Invoice o Thực tạo mẫu riêng cho đơn vị dựa mẫu chuẩn Điều kiện sử dụng: Đăng nhập vào hệ thống Hướng dẫn sử dụng: - Bước 1: Bấm chọn “Mẫu hóa đơn chuẩn” menu trái 27 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT - Bước 2: o Tìm kiếm mẫu hóa đơn chuẩn: Chọn loại mẫu hóa đơn giống (1) Nhập tên mẫu hóa đơn vào (2) để thực tìm kiếm mẫu o Bấm nút “Tải mẫu” để thực tải mẫu hóa đơn chuẩn máy tính người dùng Sử dụng mẫu tải tùy theo mục đích cá nhân o Bấm nút “Sửa mẫu” để thực việc tạo mẫu riêng cho đơn vị dựa mẫu chuẩn 28 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT 29 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT - Bước 3: Thực chỉnh sửa mẫu chọn để tạo riêng mẫu chuẩn cho đơn vị (Sửa mẫu chi tiết) Màn hình chỉnh sửa mẫu chuẩn Màn hình thực chỉnh sửa theo nhu cầu 30 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT - Bước 4: o Bấm nút “Lưu” để thực việc tạo mẫu chuẩn riêng đơn vị dựa mẫu chuẩn o Di chuột vào nút để thực số chức sau có nhu cầu: 31 CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VNPT Danh sách mẫu chuẩn sau thực thành cơng 32 CƠNG TY CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VNPT III - - CHỈNH SỬA MẪU HÓA ĐƠN Bước 1: Sử dụng công cụ bên trái để thực việc chỉnh sửa thơng tin mẫu hóa đơn Bước 2: o Di chuột vào vùng thông tin mẫu hóa đơn, vùng chọn màu xanh xuất o Click chuột vào vùng thông tin muốn chỉnh sửa o Giao diện chỉnh sửa chi tiết xuất Click vào ô thông tin popup thực việc chỉnh sửa 33