Hướng dẫn sử dụng Zimbra

Phòng Quản Trị Thông Tin HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ZIMBRA COLLABORATION SUITE Đơn vị thực hiện : Phòng Quản Trị Thông Tin Thời gian thử nghiệm : từ 2/8/2008 đến 8/9/2008 Thời gian triển khai : từ 10/9/2008 đến 10/10/2008 Văn bản lưu hành nội bộ. Cập nhật ngày 10/09/2008. Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 1 MỤC LỤC I/ GIỚI THIỆU 2 II/ TÍNH NĂNG CƠ BẢN 2 1. Đổi mật khu email 2 2. Calendar 5 3. Address Book 12 4. Online document 13 III/ CHỨC NĂNG NÂNG CAO 18 1. Backup dữ liệu từ Outlook 18 2. Import dữ liệu từ Outlook vào Zimbra 21 Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 2 I/ GIỚI THIỆU Zimbra Collaboration Suite là một ứng dụng mã nguồn mở đáng tin cậy, với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, Zimbra đã tích hợp các tính năng cơ bản và cần thiết trong môi trường kinh doanh, cung c ấp dịch vụ, môi trường giáo dục và chính phủ. Dựa trên công nghệ web tiên tiến nh ất (Ajax), Zimbra cung cấp cho người sử dụng các dịch vụ như : Email, Address Book, Contacts, Online Document v.v… L ợi ích của người sử dụng : - Zimbra có nhi ều chức năng so với hệ thống email cũ, người sử dụng có thể chia sẻ calendar tr ực tiếp trên webmail mà không cần thông qua Microsoft Outlook, tất cả nhân viên dù không bi ết hay không quen sử dụng chương trình Microsoft Outlook cũng có thể xem được các thông báo mời họp và thời gian biểu làm việc của mọi người. - Ngoài những chức năng cơ bản như gởi nhận email thông thường, người sử dụng có thể th ực hiện thêm nhiều tác vụ nâng cao như thêm/xóa một địa chỉ email vào danh sách spam, chat n ội bộ thông qua giao diện web v.v…. II/ TÍNH NĂNG CƠ BẢN 1. Đổi mật khu email Giao diện chính của email như hình dưới : Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 3 Với các công cụ và tính năng gởi, nhận email thông thường như : New Email, Get Mail, Delete, Mark As Junk, ng ười sử dụng có thể dễ dàng thao tác dựa trên giao diện trực quan, dễ sử dụng c ủa Zimbra. Nh ấn vào tab Preferences sẽ xuất hiện giao diện như hình dưới Nh ấn vào nút Change Password M ột khung thoại mới xuất hiện, nhập vào password cũ và password mới muốn thay đổi vào và nh ấn Change Password Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 4 Sau khi thay đổi thành công, một khung thoại xuất hiện thông báo password đã được thay đổi Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 5 2. Calendar Calendar cho phép ng ười sử dụng tạo, xóa, sửa lịch công tác của bản thân và có thể chia sẻ cho ng ười khác, đồng thời nó cũng cho phép người sử dụng tổ chức họp, mời họp. Ng ười dùng có thể dễ dàng tạo một cuộc họp hay lịch cá nhân bằng cách nhấp đúp vào thời gian b ắt đầu, một khung thoại sẽ hiện ra, lúc đó, ta chọn More Detail để tùy chỉnh thêm Trong b ảng Detail, người dùng có thể nhập vào các chi tiết của cuộc họp như tên cuộc họp, địa điểm, thời gian họp, thành phần tham dự. Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 6 Đặc biệt trong phần Mark as có 2 tùy chọn Public và Private, nếu ta chọn Private thì người khác s ẽ không biết được nội dung làm việc của người chủ Calendar trong khoảng thời gian đó dù có chia s ẻ đi nữa, ngược lại nếu chọn Public thì những ai được chia sẻ đều có thể nhìn thấy được trong th ời gian đó người chủ Calendar sẽ làm gì. Ngoài ra, Zimbra còn cho phép ng ười mời họp có thể tìm người tham dự trong danh sách nhân viên c ủa toàn trường bằng công cụ Find Attendee, người dùng có thể chọn nhiều thành phần tham dự (giữ phím Ctrl và chọn) và nhấn vào nút Add để thêm vào. Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 7 Khi đã mời các thành viên tham gia, người mời họp có thể biết được trong khoảng thời gian đó có thành ph ần tham dự nào bận việc hay đi công tác hay không bằng công cụ Schedule, công cụ này s ẽ liệt kê thời gian biểu của các đối tượng tham gia cuộc họp, dựa vào đó người mời họp có thể thay đổi sắp xếp thời gian lại. Sau khi đã hoàn tất việc điều chỉnh, lúc này người dùng có thể kết thúc bằng cách nhấn vào nút Save để lưu lại lịch họp Lúc đó trong mục Calendar sẽ xuất hiện thêm một mục họp. Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 8 Và Zimbra s ẽ tự động gởi mail đến người được mời với nội dung là chi tiết của cuộc họp, lúc đó ng ười được mời sẽ có 3 tùy chọn là Accept (đồng ý tham dự), Decline (từ chối tham dự) và Tentative (v ẫn chưa biết có thể tham dự hay không). Khi đó tùy vào tùy chọn của người nhận mà mục họp đó sẽ xuất hiện trong calendar của người nh ận hay không. Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 9 Bên c ạnh chức năng mời họp, Calendar còn có chức năng cho phép người sử dụng chia sẻ lịch v ới nhau. Muốn chia sẻ toàn bộ lịch của mình cho người nào ta nhấp chuột phải vào Calendar c ủa mình, chọn Share Calendar M ột bảng chi tiết các chức năng chia sẻ xuất hiện, ta nhập vào địa chỉ email của những người mu ốn chia sẻ thư mục này. Tùy theo tùy chọn ta có thể chọn nhiều cách chia sẻ khác nhau như: Viewer (ch ỉ cho phép đọc, không thể sửa hay xóa), Manager (cho phép thêm, xóa, sửa), Admin [...]... s d ng Zimbra v1.0 III/ CHỨC NĂNG NÂNG CAO 1 Backup dữ liệu từ Outlook Ta có thể sử dụng một công cụ riêng của Zimbra để đồng bô hóa dữ liệu từ Outlook sang Zimbra mang tên ZCSPSTImportWizard, công cụ này cho phép người sử dụng import dữ liệu có dạng đuôi pst (tập tin back up mail, contacts, calendar của Outlook) vào Zimbra Để có một tập tin có dạng pst ta phải export ra từ chương trình Microsoft Outlook... Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 2 Import dữ liệu từ Outlook vào Zimbra Đầu tiên, mở chương trình ZCSPSTImportWizard, và nhấn Next để tiếp tục Tiếp theo ta nhập các thông số vào bảng sau : - Host name (Tên server) : mail.hoasen.edu.vn - Port : 80 - Username : tên đăng nhập email của người sử dụng - Password : mật khNu của người sử dụng Trang 21 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Một bảng... bảng thông báo xuất hiện để thông báo cho người sử dụng biết thông tin về phiên bản mới của chương trình Ở bảng tiếp theo, nhấn vào nút Browse để trỏ đường dẫn đến tập tin đuôi pst đã backup trước đó sau đó nhấn Next Trang 22 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Sau đó, trong bảng Import Items, ta có thể chọn các item muốn import sang Zimbra bằng cách đánh dấu vào các tùy chọn như Import... 15 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Một bảng chi tiết các chức năng chia sẻ xuất hiện, ta nhập vào địa chỉ email của những người muốn chia sẻ thư mục này Tùy theo tùy chọn ta có thể chọn nhiều cách chia sẻ khác nhau như: Viewer (chỉ cho phép đọc, không thể sửa hay xóa), Manager (cho phép thêm, xóa, sửa), Admin (cho toàn quyền chỉnh, xóa, sửa và chia sẻ thêm cho người khác) Lúc đó... d ng Zimbra v1.0 3 Address Book Address Book là công cụ dùng để lưu lại địa chỉ email của các đối tác, đồng nghiệp, bạn bè, người thân v.v… Để tạo một mục mới trong Address Book, nhấn và nút New để tạo Trang 12 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Sau khi điền dầy đủ thông tin của người cần lưu, ta nhấn vào nút Save để lưu lại 4 Online document Công cụ Document cho phép người sử dụng. .. Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Lúc đó một bản tùy chọn xuất hiện cho phép người nhận có thể chỉnh sửa tên thư mục chia sẻ, màu của thư mục và còn có thể chọn những tùy chọn như trả lời email của người gởi thông báo là đã chấp nhận lời yêu cầu Lúc này trong phần Document của người nhận sẽ có thêm một thư mục được người gởi chia sẻ Trang 17 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 III/ CHỨC... Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 (cho toàn quyền chỉnh, xóa, sửa và chia sẻ thêm cho người khác) Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất Lúc này người được chia sẻ sẽ nhận được một email thông báo từ người chủ của Calendar Nếu người nhận chấp nhận yêu cầu chia sẻ của người gởi, người nhận sẽ nhấn vào Accept Share Lúc đó một bản tùy chọn xuất hiện cho phép người nhận có thể chỉnh sửa tên Calendar của người... thư mục dùng để chia sẻ bằng cách chọn New Notebook Trang 13 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Tiếp theo, ta nhập tên của thư mục vào và nhấn nút OK Sau khi đã tạo xong thư mục, ta chọn vào thư mục và nhấn New để tạo một văn bản mới Trang 14 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Sau khi nhập nội dung của văn bản xong, nhấn Save để lưu lại Để chia sẻ thư mục vừa mới tạo,... vào File, chọn Import and Export Trang 18 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Một hộp thoại Impor/Export xuất hiện, ta chọn Export to a file để backup dữ liệu Tiếp theo, ta chọn dạng tập tin để lưu, ta chọn dạng file Personal Folder File (.pst) và nhấn Next Trang 19 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Sau đó ta chọn thư mục để backup, ở đây có nhiều tùy chọn như Calendar,... của người gởi thông báo là đã chấp nhận lời yêu cầu Sau đó vào mục Calendar kiểm tra lại thì thấy sẽ xuất hiện thêm một Calendar của người mới chia sẻ Trang 10 Trư ng Đ i H c Hoa Sen Hư ng d n s d ng Zimbra v1.0 Trong trường hợp người nhận lỡ tay hoặc không nhận được mail thông báo chia sẻ lịch hay vô tình xóa mất lịch chia sẻ, ta vẫn có thể tùy chỉnh lại để có thể lấy lại thông tin về lịch đó Click . Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 4 Sau khi thay đổi thành công, một khung thoại xuất hiện thông báo password đã được thay đổi Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra. Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 18 III/ CHỨC NĂNG NÂNG CAO 1. Backup dữ liệu từ Outlook Ta có thể sử dụng một công cụ riêng của Zimbra để đồng bô hóa dữ liệu từ Outlook sang Zimbra. phép đọc, không thể sửa hay xóa), Manager (cho phép thêm, xóa, sửa), Admin Trường Đại Học Hoa Sen Hướng dẫn sử dụng Zimbra v1.0 Trang 10 (cho toàn quyền chỉnh, xóa, sửa và chia sẻ thêm cho