Quản lý dự án Chương 1 Một số kiến thức cơ bản

Nguyễn Anh Hào Khoa CNTT – HV CNBCVT II 2005 - 2006 2 Ch.I • Tài liệu tham khảo: – A Guide to The Project Management Body Of Knowledge (PMBOK). Website: pmi.org 3 Ch.I MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ CHƯƠNG I 1. Dự án Mục tiêu Tiến trình Sự hình thành 2. Quản lý dự án Giải quyết vấn đề Các tiến trình dự án Giai đoạn và chu kỳ sống Tác nhân (stakeholders) Các ảnh hưởng Các kỹ năng quản lý dự án 4 Ch.I Trạng thái Hiện tại Trạng thái Hiện tại Trạng thái Tương lai Trạng thái Tương lai 1. Dự án Tổ chức hiện tại Tổ chức tương lai “Không hài lòng” “Mong muốn” Tiến hành Chiến lược phát triển Các dự án yes Các mục tiêu Quản lý dự án Một dự án được sinh ra là để thực hiện các mục tiêu chiến lược 5 Ch.I Dự án là gì ? • Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra một sản phẩm hoặc dịch vụ đặc thù. • Tính chất tạm thời – Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc – Tổ chức nhân lực chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định – Tính chất tạm thời không áp dụng cho sản phẩm. • Tính chất đặc thù – Làm ra sản phẩm chưa có trên thị trường, hoặc – Các công việc trước đây chưa từng làm 6 Ch.I Sự tinh chỉnh từng bước • Do tính đặc thù, dự án cần thực hiện thận trọng bằng cách tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc làm lại (rework). • Là một quá trình hoàn thiện dần kết quả qua từng bước thực hiện để tạo ra sản phẩm ngày càng phù hợp với yêu cầu đối với sản phẩm. • Quá trình tinh chỉnh tạo điều kiện cho người làm dự án nhận thức về dự án ngày càng hoàn thiện hơn để giảm bớt rủi ro khi thực hiện dự án. Hiện trạng Mục tiêu Thực hiện Kết quả Tinh chỉnh Cần Cần Không 1 2 3 Đối chiếu 7 Ch.I Mục tiêu • Là những kết quả cụ thể của các hoạt động sản xuất mà người quản lý muốn có. – Là sản phẩm thỏa mãn các tiêu chuẩn đã quy định – Là các vấn đề (khuyết điểm) phải được giải quyết (khắc phục) • Phải khả thi và đo lường được. – Khả thi: làm được với khả năng hiện có – Đo lường được: kết quả được diễn tả theo đơn vị đo nào đó, ví dụ: theo % khối lượng công việc, kích thước và khối lượng sản phẩm,… 8 Ch.I Vai trò của mục tiêu • Đối với dự án: dùng để tập trung nguồn lực vào hoạt động tạo sản phẩm có hiệu quả, không lãng phí nguồn lực. • Đối với tổ chức: dùng để dẫn dắt các hoạt động của tổ chức thực hiện mục đích (lâu dài) của tổ chức đó T 3 T 2 T 1 T Mục đích Mục đích Các mục tiêu Các mục tiêu P 1 P 2 P 3 G P 4 9 Ch.I Tiến trình • Là một hoặc một chuổi các hoạt động liên kết nhau để tạo ra sự thay đổi theo như mong muốn Inputs Inputs Outputs Outputs Resources Constraints 1. Đầu vào 2. Đầu ra 3. Thời gian 4. Nguồn lực 5. Ràng buộc Những gì cần cung cấp cho tiến trình để biến đổi thành đầu ra Những gì mà người ta cần tiến trình tạo ra 10 Ch.I Nguồn lực • Nhân lực (human resource): Là kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và sức lao động của con người. – Thực hiện, và tạo ra các nguồn lực khác. – Kiểm soát và điều khiển tiến trình (quản lý) • Công cụ (tools): Là phương tiện được con người trực tiếp sử dụng để thực hiện công việc (máy, phần mềm, ) – Trợ giúp tăng năng suất và chất lượng • Phương pháp (methods): Là các quy tắc, quy trình, kỹ thuật, công nghệ được áp dụng vào tiến trình – Tối ưu các hoạt động của tiến trình, tăng hiệu quả – Giúp cho tiến trình chắc chắn thực hiện đúng [...]... không muốn dự án được tiến hành vì các tác động có hại của dự án đối với môi trường Vd: Những tổ chức bảo vệ môi trường • Dàn xếp các tác động từ stakeholder để dự án thành công – Quản lý các yêu cầu, đàm phán – thỏa thuận 25 Các yếu tố ảnh hưởng đến dự án 1 Tổ chức: công ty/doanh nghiệp, nơi thành lập ra dự án Ch.I 2 Môi trường: kinh tế, xã hội,văn hóa,… của dự án 3 Năng lực của người quản lý dự án 26... những người giữ một hoặc nhiều vai trò đối với dự án – Trực tiếp: Trưởng dự án, khách hàng, tổ chức, nhóm thực hiện và quản lý dự án, nhà tài trợ – Gián tiếp: người qlý hành chính, người làm luật (thuế) • Có những ảnh hưởng nhất định đến sự thành công hoặc thất bại của dự án – Tích cực: họ mong muốn dự án thành công vì có lợi ích nhất định từ dự án Vd: Những tổ chức có tài trợ cho các dự án công nghiệp... định tiếp theo (Các hoạt động kiến tạo, mức ý tưởng) Bài toán (Các hoạt động quản lý) Nhận thức Hiện trạng Giải pháp Kq Dự kiến Áp dụng Đánh giá Hiện trạng mới Kq.Thực tế (Các thay đổi ở hiện trạng, mức vật lý) 17 Ch.I Hai loại tiến trình dự án 1 Tiến trình tạo sản phẩm (product oriented process): là tiến trình chính của dự án trong chuổi tiến trình tạo ra giá trị để dự án đạt được mục tiêu Nhập nguyên... án Bài toán Chọn p án Phương án 1 Phương án 2 Giải pháp Phương án 3 Phát sinh phương án và các tiêu chuẩn đánh giá Chọn p .án tối ưu sau khi đánh giá phương án theo các tiêu chuẩn 16 Phương pháp giải quyết bài toán Ch.I 4 Thực thi giải pháp và đo lường kết quả – Thực thi giải pháp để tạo ra những thay đổi cần thiết để giải quyết bài toán – Đánh giá là để kiểm chứng giữa kết quả dự kiến từ giải pháp và... thủ đối với tiến trình 1 Ràng buộc trên kết quả của tiến trình • Vd: Tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm 2 Ràng buộc trên hoạt động của tiến trình • Vd: Phương pháp, Quy trình làm dự án 3 Ràng buộc trên liên kết, để nó không gây rủi ro cho các tiến trình khác (bị phụ thuộc vào nó) • Vd: Tiến độ, Giả định, Mốc đánh giá (milestone) 11 Ch.I Quản lý dự án • Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm... các tiến trình để giải quyết các bài toán – Hoạch định, tổ chức thực hiện, giám sát, điều khiển – Theo chu trình “Plan – Do – Check – Act” (Shewhart) • Quản lý dự án là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật và công cụ vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn các yêu cầu đối với dự án – Xác định rõ yêu cầu, vì yêu cầu thể hiện mục tiêu và các ràng buộc của dự án; – Xác định phạm vi, thời gian, chi... là do Quản lý kém (hiện tượng) Không có Tiêu chuẩn Gây ra (nguyên nhân) – Định nghĩa bài toán là để  Giới hạn phạm vi bài toán để có giải pháp khả thi  Tránh hiểu lầm cho những người cộng tác 15 Phương pháp giải quyết bài toán Ch.I 3 Tìm giải pháp cho bài toán – Giải pháp là phương án tốt nhất được chọn, dựa trên các tiêu chuẩn: kỹ thuật, kinh tế, pháp lý, vận hành và kế hoạch Tìm p án Bài toán Chọn... bớt sự khác biệt giữa hiện trạng và mong muốn – Giải pháp là một phương án được chọn để áp dụng – Kết quả áp dụng giải pháp là cái cần phải có • Giải quyết bài toán (problem solving): là tìm và thực hiện giải pháp cho bài toán 13 Phương pháp giải quyết bài toán Ch.I 1 Nhận biết các tín hiệu nguy cơ, thách thức (hoặc cơ hội) – Các tín hiệu nguy cơ là các biểu hiện “bất thường” có có xu hướng kéo dài và... Dự án được thực hiện từng phần nhỏ ở nhiều phòng ban chức năng của một tổ chức (doanh nghiệp nhà nước) • Mang tính hợp tác: các phòng chức năng phải cùng chung sức thì dự án mới thành công 27 Ch.I Ảnh hưởng của tổ chức (B) Projectized Chief executive Project manager Project manager Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Project manager • Dự án có nhân lực riêng, có người quản lý dự án. .. “đến” được mục tiêu 20 Các nhóm tiến trình quản lý dự án 1 Initiating Initiating processes processes 2 4 Controlling Controlling processes processes Planning Planning processes processes 5 Ch.I 3 Executing Executing processes processes Closing Closing processes processes 1 Khởi động: thiết lập môi trường & thủ tục quản lý 2 Hoạch định: Thiết lập cấu trúc dự án & hoạch định các tiến trình (thứ tự, thời . năng và sức lao động của con người. – Thực hiện, và tạo ra các nguồn lực khác. – Kiểm soát và điều khiển tiến trình (quản lý) • Công cụ (tools): Là phương tiện được con người trực tiếp sử dụng. liên kết nhau để tạo ra sự thay đổi theo như mong muốn Inputs Inputs Outputs Outputs Resources Constraints 1. Đầu vào 2. Đầu ra 3. Thời gian 4. Nguồn lực 5. Ràng buộc Những gì cần cung cấp cho