Đang tải... (xem toàn văn)
HƯỚNG DẪN CÁCH SẮP XẾP MINH CHỨNG HƯỚNG DẪN CÁCH SẮP XẾP MINH CHỨNG 1 Cách sắp xếp các tài liệu thuộc 1 minh chứng VD Báo cáo tổng kết năm học Được sắp xếp theo thứ tự năm gần nhất ở trên , tiếp theo[.]
HƯỚNG DẪN CÁCH SẮP XẾP MINH CHỨNG Cách xếp tài liệu thuộc minh chứng: VD: Báo cáo tổng kết năm học Được xếp theo thứ tự năm gần , năm học kế trước, cặp lại thành tập, phía trước có dán nhãn ghi ký hiệu minh chứng góc bên phải Lưu ý: Có thể sử dụng minh chứng cho nhiều tiêu chí (minh chứng ghi ký hiệu – ký hiệu thuộc lần sử dụng đầu tiên) VD: Minh chứng “Báo cáo tổng kết năm học” sử dụng lần Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn ký hiệu H1.2.02.03; Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn có sử dụng minh chứng phần mơ tả trạng Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn ghi ký hiệu H1.2.02.03 Cách xếp minh chứng thuộc tiêu chuẩn, tiêu chí: - Các minh chứng theo thứ tự ký hiệu số nhỏ trước, lớn sau theo tiêu chí - Các minh chứng thuộc tiêu chí thuộc hộp (1 hộp có nhiều tiêu chí) - Các minh chứng thuộc tiêu chí theo tiêu chuẩn - Mỗi tiêu chuẩn có nhiều hộp minh chứng - Ngồi hộp có nhãn hộp, có số tiêu chuẩn, có số tiêu chí, có danh mục minh chứng thuộc hộp Cách xếp minh chứng thuộc tổ chuyên môn: VD: Sổ dự GV - Sắp theo thứ tự năm làm thành tập ngồi có dán nhãn năm danh sách cá nhân tổ - Trong năm theo thứ tự ABC tên cá nhân - Tài liệu cá nhân theo tập riêng (có dán nhãn ghi tên cá nhân) - Mỗi minh chứng mã hóa lần Minh chứng dùng cho nhiều tiêu chuẩn, tiêu chí mang ký hiệu tiêu chuẩn, tiêu chí sử dụng lần thứ Mã minh chứng (viết tắt MC) ký hiệu chuỗi gồm chữ (H), ba dấu gạch (-) chữ số theo cơng thức: [Hn-a-bc-de] Trong đó: + H: Hộp (cặp) đựng MC; + n: Số thứ tự hộp (cặp) đựng MC đánh số từ đến hết; + a: Số thứ tự tiêu chuẩn; + bc: Số thứ tự tiêu chí (từ Tiêu chí đến 9, chữ b số 0); + de: Số thứ tự MC theo tiêu chí (MC thứ viết 01, thứ 15 viết 15); Ví dụ: [H1-1-01-01]: Là MC thứ Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn 1, đặt Hộp 1; [H3-2-02-03]: Là MC thứ ba Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn 2, đặt Hộp 3; [H9-5-04-01]: Là MC thứ Tiêu chí thuộc Tiêu chuẩn 5, đặt Hộp 9;