Khởi động dự án
C KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN Khởi động Dự án Các mục tiêu học tập Chuyện diễn sau Ban Điều hành phê duyệt vốn vay trước trình thực thi dự án bắt đầu? Những điều kiện tiên pháp lý để bắt đầu giai đoạn hiệu lực? Thư gửi Đơn vị Vay vốn gì? Kế hoạch Cơng tác Ngân sách năm (AWPB) năm cần phải có gì? Hội thảo Khởi động Dự án gì? Khởi động Dự án Khởi động Giai đoạn chủ chốt thứ ba thứ tư trình tổ chức Giám sát (Thư gửi Bên Vay vốn Khởi động Dự án) Ở giai đoạn chúng ta: Biến tất văn đánh giá, đàm phán pháp lý thành HÀNH ĐỘNG xây dựng “phần mềm” để vận hành dự án – sau khó thay đổi Xác định rõ ràng trách nhiệm dự án giám sát: Trước có đồn giám sát (trong phần lớn cơng việc) Trong đồn giám sát làm việc Sau đoàn giám sát kết thúc công việc Khởi động Dự án Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Tiền hiệu lực vốn vay Để tạo điều kiện khởi động nhanh chóng, phải thực số hoạt động trước có hiệu lực: Sử dụng vốn đối ứng; Sử dụng khoản viện trợ khởi động IFAD để cấp vốn cho hoạt động khởi động dự án Khởi động hoạt động với Người đại diện có thẩm quyền Bên Vay vốn để đưa Yêu cầu Vốn đối ứng hàng năm vào Ngân sách Quốc gia Tuyển chọn ký hợp đồng có thời hạn với cán khởi động dự án bản; Bắt đầu quy trình mua sắm có thơng báo trước; Mở Tài khoản Đặc biệt Tài khoản Dự án theo quy định Khởi động Dự án Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Vốn vay có Hiệu lực (1) Vai trị CPM – Hỗ trợ Chính phủ tuân theo điều kiện để dự án có hiệu lực Cần bắt đầu việc trước sau đàm phán để tránh chậm trễ • Đáp ứng điều kiện để dự án có hiệu lực vịng 90 ngày kể từ ngày ký hiệp định vay vốn • Nếu cần, việc gia hạn ngày kết thúc dự án phải Bộ phận Quản lý Chương trình Đại diện Pháp lý (Văn phịng Luật sư IFAD - OL) phê duyệt • Hiệp định bị hủy bỏ sau năm kể từ ngày ký mà điều kiện không thỏa mãn – OL gửi thơng báo thức Giám đốc khu vực phê duyệt cho Bên vay vốn thoả mãn điều kiện IFAD, đồng thời tuyên bố vốn vay có hiệu lực Khởi động Dự án Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Dự án có Hiệu lực (2) Vai trị CPM (Tiếp theo) – Ngay sau Dự án có hiệu lực, gửi Thư cho Đơn vị Vay vốn – Các điều kiện giải ngân – Xem xét “phê duyệt” chi phí khởi động • Xây dựng Điều khoản Tham chiếu cho nhân chủ chốt dự án, hợp đồng cán dự án quy trình tuyển dụng, đặc biệt Cán Điều phối Dự án, Giám đốc Hành Tài Dự án • Tiến cử Ban tuyển dụng nhân • Xây dựng Điều khoản Tham chiếu tuyển dụng tư vấn để viết: (i) tài liệu hướng dẫn hoạt động, (ii) tài liệu hướng dẫn thủ tục hành tài • Các tài liệu hướng dẫn khác Khởi động Dự án Thư gửi Đơn vị Vay vốn Thư gửi Đơn vị Vay vốn Là hướng dẫn hoạt động việc rút vốn vay để phục vụ hoạt động mua sắm hàng hóa, thực công việc dịch vụ tư vấn, nêu chi tiết yêu cầu việc báo cáo tài kiểm tốn Được diễn giải cho Đơn vị Thực thi trình Khởi động dự án Bao gồm mẫu đơn theo quy định để Đơn vị Thực thi sử dụng nhằm rút vốn vay Khởi động Dự án Thư gửi Đơn vị Vay vốn • Đơn xin Rút vốn • Thời hạn Đóng dự án giải trình theo chủ đề sau: • Các chi phí hợp lệ • Chứng nhận thẩm quyền ký Đơn xin rút vốn (WA) • Thủ tục giải ngân • Tài khoản Đặc biệt • Bảng kê Chi phí • Các điều kiện giải ngân • Phân bổ Vốn vay vốn vay • Mua sắm • IFAD rà sốt tài liệu • Dự án xem xét, thực việc đánh giá báo cáo định kỳ • Báo cáo tài kiểm tốn Khởi động Dự án Thư gửi Đơn vị Vay vốn Thư gửi Đơn vị Vay vốn gồm có tài liệu kèm theo sau đây: Thư mẫu xác minh thẩm quyền ký Đơn xin Rút vốn vay Chứng nhận Tài khoản Đặc biệt có hiệu lực Thủ tục toán trực tiếp Thủ tục cam kết đặc biệt Thủ tục hoàn trả vốn vay Quy định tính hợp lệ Bảng kê Chi phí Kế hoạch hướng dẫn rút tiền vay vốn Danh mục Checklist Dự án – Mẫu Hướng dẫn điền mẫu Danh sách nước thành viên IFAD 10 Biểu đồ thủ tục giải ngân 11 Danh sách Hợp đồng 12 Tình trạng Báo cáo Tài Báo cáo Kiểm tốn Khởi động Dự án Thư gửi Đơn vị Vay vốn (LtB) Nếu Ban Hỗ trợ Dự án (SSU) hoạt động LtB sẽ: Được Trợ lý Chương trình dự thảo với hỗ trợ SSU Được trình lên để SSO, CPM LO/FC rõ Được Phó Chủ tịch, PMD ký 10 Khởi động Dự án Hội thảo Khởi động Dự án: Các mục tiêu (1) • Thường có phần: a) Phần chung – dành cho tất người tham dự; b) Phần Kỹ thuật (Phần Chuyên môn) – dành cho cán dự án bên chủ chốt có liên quan đến vận hành dự án • Đạt hiểu biết chung rõ ràng mục đích, mục tiêu Dự án, vai trò trách nhiệm bên • Xây dựng mối quan hệ công việc cán IFAD, cán dự án bên liên quan 13 Khởi động Dự án Hội thảo Khởi động Dự án: Các mục tiêu (2) • Đảm bảo Đơn vị Vay vốn hiểu rõ kế hoạch tài trợ dự án AWPB, nắm tính chất mối quan hệ để mua sắm giải ngân • Khẳng định thủ tục lập ngân sách phân bổ vốn với phủ với nhà đồng tài trợ để đưa phần vốn đóng góp họ vào chi phí dự án (cấp vốn đối ứng) • Thiết lập hệ thống quản lý tài phù hợp (có sử dụng hệ thống tài quốc gia phù hợp với hướng dẫn IFAD) hệ thống M&E, đưa yêu cầu báo cáo thống bên, đồng thời có lợi cho IFAD Chính phủ 14 Khởi động Dự án Hội thảo Khởi động Dự án: Vai trị CPM • Bên Vay vốn tổ chức hội thảo khởi động dự án có tham gia bên liên quan (tương tự thành viên CPMT), v.d Chính phủ, người hưởng lợi, cán dự án, NGO, nhà đồng tài trợ CPM tích cực ủng hộ q trình • Thảo luận mặt Dự án như: từ khâu xác định vấn đề đến khung logic dự án, rủi ro, mẫu báo cáo, sách an tồn IFAD, AWPB, kế hoạch mua sắm, M&E, kiểm toán, phối hợp hợp phần • Giải thích thủ tục hướng dẫn giải ngân vốn vay IFAD, lý thơng thường cho việc chậm trễ • Thỏa thuận việc tiến hành Giám sát – v.d., trách nhiệm PMU cơng việc phải chuẩn bị trước đợt giám sát bắt đầu • Học cách làm việc nhóm - lợi ích chung để đạt kết mong đợi 15 Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án Dự trù Ngân sách Kế hoạch Công tác Ngân sách năm - Mục đích Lập kế hoạch dự án dự trù ngân sách phần hiệp định vay vốn Đây công cụ quản lý Qua đó, thời gian lịch trình cụ thể hoạt động dự án ngân sách chi tiết năm tới xác định Vì phải lập kế hoạch dự án dự trù ngân sách năm? • Vì cơng cụ nhấn mạnh đưa ưu tiên quản lý vào áp dụng q trình thực dự án; dự đốn yêu cầu hoạt động mua sắm tạo điều kiện huy động cán nguồn lực cần thiết • Vì việc bắt buộc để nhà tài trợ giải ngân • Vì cơng cụ để Đội ngũ Quản lý Dự án, Chính phủ IFAD kiểm sốt chi phí, kiểm tra đánh giá tình hình thực mục tiêu đạt vào cuối năm 16 Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án Dự trù Ngân sách Kế hoạch công tác Ngân sách năm (AWPB) Các thủ tục • Gửi Dự thảo Kế hoạch dự án Dự trù ngân sách năm (AWPB) hạn cho IFAD (như đề hiệp định vay vốn) • Phê duyệt Dự thảo AWPB IFAD (tức Quản lý Chương trình Quốc gia) thơng tin liên quan bên phải gửi vòng 30 ngày theo hiệp định vay vốn • Đơn vị thực thi dự án hoàn tất AWPB thời hạn quy định hiệp định vay vốn phải trước năm thực thi dự án 17 Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án Dự trù Ngân sách Kế hoạch công tác Dự trù ngân sách năm – Mẫu chung Tóm tắt tiến độ tình hình thực thi kể từ kế hoạch có hiệu lực Mô tả Kế hoạch công tác năm tại, có: mục tiêu (vì sao?); hoạt động (như nào?); kết đầu (cái gì?); đầu vào bắt buộc; tổ chức thực thi (khi nào?); trách nhiệm thể chế (ai?); số M&E chính; v v… Các hoạt động M&E (bench-marking, vận hành hệ thống M&E); liệu thể tác động có liên quan tới thơn hộ gia đình tham gia dự án, đầu mong đợi, v v…) Dữ liệu đầu vào dự kiến có tính định lượng trình bày theo dạng bảng như: mục tiêu vật lý tài cụ thể, nguồn vốn bảng ngân sách tóm tắt Lịch trình thời gian diễn hoạt động hàng tháng (Lịch trình ( thực thi hoạt động) 18 Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án Dự trù Ngân sách Kế hoạch Công tác Ngân sách năm (1) – Các thành phần chi tiết Một kế hoạch công tác dự trù ngân sách tổng hợp có phần sau : (xem tài liệu phát tay) Giới thiệu Kế hoạch thực thi hoạt động sử dụng nguồn lực bao gồm: Kế hoạch mua sắm Tóm tắt Kế hoạch Tập huấn Hỗ trợ Kỹ thuật Dự trù ngân sách Kế hoạch Tài trợ 19 Khởi động dự án: Lập kế hoạch Dự án Dự trù Ngân sách Đánh giá Kế hoạch công tác dự trù ngân sách năm – Xây dựng danh mục kiểm tra bạn Khơng có danh mục chuẩn – phụ thuộc vào danh mục cụ thể Cán quản lý dự án cấp quốc gia xây dựng sở tương tác với dự án hiểu biết dự án Về mặt thủ tục - Kế hoạch có (các) cán có thẩm quyền nộp thời hạn đề Hiệp định Vay vốn không? 20 ... thảo Khởi động Dự án gì? Khởi động Dự án Khởi động Giai đoạn chủ chốt thứ ba thứ tư trình tổ chức Giám sát (Thư gửi Bên Vay vốn Khởi động Dự án) Ở giai đoạn chúng ta: Biến tất văn đánh... thời hạn với cán khởi động dự án bản; Bắt đầu quy trình mua sắm có thơng báo trước; Mở Tài khoản Đặc biệt Tài khoản Dự án theo quy định Khởi động Dự án Hỗ trợ Khởi động Dự án: Giai đoạn Vốn... • Xây dựng mối quan hệ công việc cán IFAD, cán dự án bên liên quan 13 Khởi động Dự án Hội thảo Khởi động Dự án: Các mục tiêu (2) • Đảm bảo Đơn vị Vay vốn hiểu rõ kế hoạch tài trợ dự án? ??