ôn tập quản trị học

Bước 1: Nhận dạng và xác định vấn đề cần ra quyết địnhĐể xác định vấn đề nhà quản trị phải dựa vào một dấu hiệu chỉ bảo khác nhau như : - Sự sai lệch so với thành tích cũ - Sự sai lệch s

CÂU 4 ĐIỂM :

Câu 1 : phân tích trở ngại đối với quá trình truyền đạt thông tin quản trị trong tổ chức ?

*, khái niệm :

Quá trình truyền đạt thông tin là quá trình luân chuyển thông tin và được hiểu từ người này sang người khác thông qua những dấu hiệu,tín hiệu có

ý nghĩa

*, những trở ngại

(1) trở ngại thuộc tổ chức : do vấn đề cơ cấu tỏ chức, do vấn đề chuyên môn hóa,sự khác biệt mục tiêu, do địa vị xã hội

Một cơ cấu tổ chức không ổn định,luôn thay đổi sẽ gây khó khăn cho việc truyền đạt thông tin đầy đủ,thống nhất.Bên cạnh đó sự chuyên môn hóa và những khác nhau về mục tiêu là trở ngại lớn,mỗi người,mỗi đơn

vị có mục tiêu khác nhau ngoài những mục tiêu chung.Lúc này thông tin

có thể được truyền đạt nhưng mang lại hiệu quả không nhiều, sự thống nhất chung không cao

(2)Những trở ngại thuộc con người: sự khác biệt về cách hiểu, sự khác biệt về ngữ nghĩa,tình cảm,cảm xúc, kĩ năng truyền thông

Thông tin truyền đạt với mục tiêu chung nhưng mỗi người lại có cách hiểu khác nhau,cách tư duy, suy nghĩ khác nhau,đặc biệt là về ngữ nghĩa nếu không có sự thống nhất đôi khi thông tin sẽ được hiểu sai

lệch,không đúng với nội dung ,mục đích của nó

Vd: như sự khác biệt ngôn ngữ của từng vùng miền là sự truyền đạt rất lớn đối với sự truyền đạt thông tin.Còn kĩ năng truyền đạt nếu không

xử lí khéo léo ,tinh tế,hiệu quả thì sẽ gây ra hậu quả lớn trong việc tiếp nhân thông tin của đối tượng muốn truyền đạt.

(3)Những trở ngại thuộc tiến trình truyền thông nhiễu : trở ngại của người phát tin,trở ngại mã hóa,trở ngại của người nhận tin,trở ngại trogn giải mã,trong phản hồi

Quá trình chuyển những thông điệp dự định thành những biểu tượng mà

nó được sử dụng để truyền đi được gọi là quá trình mã hóa.việc mã hóa rất đơn giản nhưng cũng có nhiều trường hợp việc mã hóa là rất khó khăn

Kênh là phương tiện mà qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người nhận.Kênh chủ yếu cho việc thông đạt giữa các cá nhân là giao tiếp trực tiếp giữa hai người

Phản hồi là thông điệp từ người nhân đến người gửi.Phản hồi rất có giá trị,để đánh giá hiệu quả của quá trình truyền thông

Trong thực tiễn quản trị việc thông đạt là phức tạp hơn những gì ta

thường nghĩ vì quá trình này bao gồm nhiều thành tố và không ít tác nhân gây nhiễu.Hơn nữa, có thể thông tin đi từ người này sang người khác sẽ bị lọc đi,Vì vậy nhà quản trị cần phải chọn lựa phương pháp thông tin hữu hiệu để thông đạt

Câu 2 : Trình bày hiểu biết về các phương pháp ra quyết định trong quản trị tổ chức.

Trả lời:

Quy trình ra quyết định bao gồm nhiều giai đoạn trong quá trình ra quyết định và thực hiện các quyết định quản trị,việc tiến hành những bước cụ thể các quyết định sẽ góp phần đưa ra các quyết định có chất lượng cao.Quá trình này bao gồm các bước cụ thể sau:

Bước 1: Nhận dạng và xác định vấn đề cần ra quyết định

Để xác định vấn đề nhà quản trị phải dựa vào một dấu hiệu chỉ bảo khác nhau như :

- Sự sai lệch so với thành tích cũ

- Sự sai lệch so với kế hoạch

- Sự phê phán từ bên ngoài

- Những vấn đề nhận thức

- Việc xác định vấn đề bằng các giải pháp

Bước 2: Xây dựng các phương án quản trị tổ chức

Trên cơ sở xem xét ,thu thập và xử lí thông tin về các yếu

tố ảnh hưởng để xây dựng các phương án thực hiện quyết định.Một khi vấn đề đã được xác định,cần phải xem xét những phương án khả thi cho vấn đề và những hậu quả tiềm ẩn của từng phương án

Bước 3: Đánh giá các phương án thực hiện các quyết định quản trị

Với các phương án đã xây dựng xong cần tiến hành đánh giá chúng trong mỗi tình huống quyết định , cần xem xét mục tiêu khi đưa ra 1 quyết định là lựa chọn phương án tạo ra kết quả thuận lợi nhất trong khi thực hiện phương án đó

Bước 4: Lựa chọn một phương án thực hiện quyết định

Nhằm đạt được mục tiêu định trước bằng cách giải quyết vấn đề mà

quyết định hướng vào.Nó có ý nghĩa quyết định,không phải là mục đích cuối cùng mà là phương tiện đạt mục đích cuối cùng

Bước 5: Tổ chức thực hiện quyết định

Tổ chức phải được thực hiện một cách có hiệu quả để đạt cho được mục tiêu Nếu như nó không được thực hiện thì quyết định đó cũng chỉ

là một ý tưởng hão hền mà thôi

Bước 6: Kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện quyết định

Giúp nhà quản trị lường được các kết quả trong thực hiện quyết định đang thực thi

Cần phải có một hệ thống kiểm tra đánh giá để đảm bảo chắc chắn chính xác các kết quả đánh giá.Nhờ vậy có thể có những điều

chỉnh ,thay đổi phù hợp

Câu 3: Trình bày quy trình hoạch định trong quản trị tổ chức ? cho ví

dụ minh họa.

Trả lời:

Quy trình hoạch định trong quản trị tổ chức được thực hiện theo 8 bước :

Bước 1: Nghiên cứu, dự báo thị trường, phát hiện cơ hội

Nội dung: Nghiên cứu môi trường bên trong,nên ngoài,đánh giá điểm mạnh,điểm yếu,cơ hội,thách thức, xác định vấn đề trọng điểm,tìm hiểu nguyên nhân,dự báo các xu hướng vận động của môi trường.Trong

đó tìm hiểu cơ hội là điểm bắt đầu thực sự của mọi hoạch định

Yêu cầu : Sử dụng các công cụ phân tích để xác định được cơ hội,thách thức,xác định được các đối thủ cạnh tranh, xác định tiềm năng của thị trường

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu trong hoạch định

Nội dung : Cần thiết lập các mục tiêu cho tổ chức theo phương pháp phù hợp, thông thường và phổ biến là chiều từ trên xuống dưới ,với

mục tiêu cụ thể cho từng thời kì ,lĩnh vực hoạt động,xác định các chi tiêu

kế hoạch

Yêu cầu: Mục tiêu cần được xác định rõ từng thời hạn thực

hiện,lượng hóa đến mức cao nhất

Bước 3 : Xem xét các tiền đề và cơ sở khách quan cho hoạch định

Nội dung: dựa trên kết quả dự báo,các chính sách cơ bản của tổ chức xác định điều kiện khách quan cơ bản nhất, đảm bảo tính hiệu quả của phương án

Yêu cầu : Sử dụng các kết quả dự báo ,các chính sách liên

quan,phân tích xu thế,yêu cầu và ảnh hưởng của các tiền đề đối với kế hoạch

Bước 4: Xây dựng các phương án thực thi hoạch định

Nội dung: Xây dựng các phương án để lựa chọn

Yêu cầu : Phải xuất phát từ các tiền đề đã phân tích,các điều kiện thực tế,giảm bớt số lượng các phương án để phân tích lựa chọn

Bước 5: đánh giá các phương án

Nội dung: so sánh phương án với các tiền đề khách quan và dựa trên mức độ ưu tiên của mục tiêu

Yêu cầu : Trung thành với thứ bậc ưu tiên của hệ thống mục tiêu

và các tiền đề

Bước 6 :Lựa chọn phương án tối ưu

Nội dung: Sau khi so sánh phương án sẽ lựa chọn phương án tối ưu nhất

Yêu cầu: Dựa vào kết quả đánh giá các phương án ,ra quyết định đảm bảo các nguồn lực được huy động va phân bổ theo kế hoạch

Bước 7: Lập kế hoạch hỗ trợ

Nội dung : Sau khi lựa chọn phương án phù hợp nhất cần lập các dự kiến về các hoạt động phù trợ chi tiết

Yêu cầu : Đảm bảo tính cụ thể và chi tiết về tài chính,nhân lực, thời gian và các nguồn lực khác

Bước 8: Lượng hóa các hoạch định bằng các ngân quỹ

Nội dung: