7 điều cần chú ý khi viết email

7 điều cần chú ý khi viết emailEmail được sử dụng để làm thông tin liên lạc và người viết email cần đảm bảo rằng người nhận sẽ đọc và hiểu đúng thông điệp của email.. tiên người có địa c

7 điều cần chú ý khi viết email

Email được sử dụng để làm thông tin liên lạc và người viết email cần đảm bảo rằng người nhận

sẽ đọc và hiểu đúng thông điệp của email Do đó, email cần được viết càng ngắn gọn và dễ hiểu càng tốt Sau đây là 7 điều cần phải lưu ý khi soạn thảo một email sao cho chuyên nghiệp.

1 Subject, Cc, Bcc (Tựa đề, gửi kèm)

Khi bạn viết email, trên cùng là mục "Subject" (Tiêu đề) Tiêu đề thông báo cho người nhận về phần nào nội dung củaemail mà không cần thiết phải đọc hết toàn bộ email đó Tiêu đề cũng giúp người nhận sắp xếp được email trong hộpthư đến Vì thế trong phần tiêu đề bạn hãy viết những từ có ý nghĩa cụ thể như "

Furniture" (Đơn đặt hàng đồ gỗ số 12345) hoặc "Homework Assignment: Present Perfect hiện tại hoàn thành) Không nên viết quá chung chung như "Your Email" hay "Letter"

hữu ích lắm

Hơn nữa, nếu bạn viết một tựa đề rõ ràng, khi người nhận trả lời thư bằng cách nhấn chuột vào ô

trước tiêu đề sẽ tự động hiện ra chữ "Re", có nghĩa là “về việc”.

Ngoài ra, ở phần đầu email còn có hai ô là "Cc:" (carbon copy) và "Bcc:" (blind carbon copy).

tiên (người có địa chỉ email ghi ở mục “To”) sẽ nhìn thấy những địa chỉ email được ghi trong mục “Cc” và sẽ biết có baonhiêu người cũng được gửi kèm một bản của email này nhưng không thể nhìn thấy các địa chỉ email được ghi trongmục “Bcc” Vì vậy, bạn hãy cân nhắc xem nên ghi địa chỉ email vào mục nào khi phải gửi một email đến nhiều địa chỉ

2 Chỉ sử dụng file đính kèm (Attachments) khi cần thiết

Email có thể trình bày theo 2 hình thức:

 Inline text

 AttachmentInline text là phần văn bản được viết trong phần nội dung email Attachment là một file từ máy tính (có thể là một file vănbản Word hay một file ảnh) được đính kèm khi gửi email

Với inline text, người nhận có thể đọc được phần nội dung này ngay lập tức khi mở email nhưng với attachment, họ phảidownload file đính kèm, chạy file này theo đúng chương trình (chẳng hạn như Word hay PaintShop) thì mới đọc đượcnội dung Có một số điều cần lưu ý với các file đính kèm (attachment) đó là:

a Người nhận email có thể không có chương trình để chạy file đính kèm

b File đính kèm có thể chứa virus

c Nhiều file đính kèm mất rất nhiều thời gian để download

Nhiều người cũng không thích nhận email dưới dạng attachment vì vậy tốt hơn hết bạn nên gửi email dưới dạng inlinetext Bạn chỉ nên sử dụng email dạng attachment khi không thể gửi thông tin dưới dạng inline text và chắc chắn rằngngười nhận có thể mở được file đính kèm trong email

3 Không viết quá nhiều ký tự trên cùng một dòng

Không phải chương trình email nào cũng có thể đọc được quá nhiều chữ cái trên cùng một dòng 64 ký tự là con số lýtưởng cho mỗi dòng email Bạn hãy nhấn phím “Enter” để xuống và ngắt dòng một cách hợp lý

4 Không dùng chữ viết hoa một cách tuỳ tiện

Đừng viết tất cả email bằng chữ viết hoa bởi vì trong tiếng Anh, việc sử dụng quá nhiều ký tự viết hoa được cho là

không lịch sự Trong email, việc sử dụng chữ in hoa giống như việc bạn hét lên (yelling)

Và trên thực tế thì những văn bản viết bằng chữ hoa thì rất khó đọc Bạn cũng chưa từng thấy một quyển sách nào toàn

chữ in hoa phải không nào Bạn hãy so sánh hai từ ENGLISH(viết hoa toàn bộ) và English (viết thường)

không có hình dạng đặc thù, chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu Còn từ English lại có hình dạng đặc trưng riêng với

những nét lên và xuống Trong khi đọc, đặc biệt khi là khi đọc nhanh, chúng ta nhận biết từ theo hình dạng của nó, điều

đó nhanh và hiệu quả hơn việc đọc từng chữ cái trong từ Hình dạng của ENGLISH thì giống SPANISH nhưng hình

dạng English và Spanish lại hoàn toàn khác nhau

Vì vậy khi bạn muốn nhấn mạnh một từ nào đó, hãy sử dụng những ký tự như ngoặc kép hoặc tô đậm hoặc gạch chân

từ đó thay cho việc viết hoa

5 Thận trọng khi dùng các ký hiệu viết tắt

Một số ví dụ về các ký hiệu viết tắt như "btw" (by the way) và "damhik" (don't ask me how I know).

biện pháp hữu hiệu để tiết kiệm thời gian đánh máy nếu như cả hai bên đều hiểu đúng và đủ những ký hiệu này Nhưng

nếu người nhận email không hiểu được các ký hiệu viết tắt trong email của bạn thì việc liên lạc đã thất bại

6 Nhớ ký tên

Việc viết tên bạn ở cuối email là một việc nên làm vì nó vừa hữu ích vừa thể hiện sự lịch sự Bạn cũng có thể viết thêm

một vài thông tin khác cùng với tên như địa chỉ, điện thoại, số fax, chức danh Những thông tin như vậy thực sự cần thiết

trong công việc Bạn có thể tạo sẵn chữ ký mẫu để chỉ việc điền chúng vào cuối mỗi email gửi đi Có một số dịch vụ

email cho phép tạo chữ ký tự động, mẫu chữ ký này sẽ tự động xuất hiện ở cuối mỗi email bạn gửi đi

7 Kiểm tra lại

Bạn nên kiểm tra lại những mục sau:

 Những ký tự hay ký hiệu trong email như a, B, 1, 2, &, * , v.v

 Tên và địa chỉ người nhận

 Phông chữ xem liệu có dễ đọc không?

 Trình bày các bảng biểu hay hình vẽ minh hoạ xem có hợp lý không?

 Virus: xem có loại virus hay các chương trình ăn cắp mật khẩu hoặc phá hoại máy tính không?

Chúc bạn thành công!

6 Cách viết email

Xưng hô trong phần đầu lá thư

Rào trước đón sau như thế tưởng cũng đủ Viết email để liên lạc những việc liên quan đến học hành hay giúp đỡ là một

dạng business communication Do đó, người viết cần phải cẩn thận về cách viết từ đầu đến cuối Khi các bạn bắt đầu viết một email, thì vấn đề đầu tiên phải đối đầu với là vấn đề xưng hô (tiếng Anh gọi là salutation

hô với người đối diện như thế nào Sau đây là vài qui ước chung

Giả dụ như bạn liên lạc giáo sư John Smith (John là tên, Smith là họ), trong giao tiếp khoa bảng, có vài cách viết chính như sau:

1 Dear Professor Smith,

2 Dear Dr Smith:

3 Dear John,

4 Dear John Smith:

Nếu bạn chưa biết giáo sư Smith, thì cách tốt nhất là dùng cách xưng hô số 1 hoặc 2 Theo cách xưng hô này, bạn dùng họ chứ không phải tên Dùng họ trịnh trọng hơn là dùng tên

Cách xưng hô số 3 chỉ dành cho bạn bè Nếu bạn quen biết rõ giáo sư John Smith, thì không cần dùng họ mà chỉ dùng tên là

đủ (tên ở đây là John)

Cách xưng hô số 4 thỉnh thoảng cũng xuất hiện trong vài năm gần đây, nhưng tôi và rất nhiều người không thích loại xưng

hô này Cách xưng hô này tạo nên một ấn tượng thiếu tính trang trọng và không tôn trọng người được gửi thư

Nên nhớ là phía sau tên có thể là dấu phẩy, nhưng dấu : cũng có thể chấp nhận được

Những cách xưng hô dưới đây được xem là không thích hợp và mất lịch sự:

Hi Professor Smith

Chữ Hi là một văn nói, chứ không phải văn viết Chữ đó cũng không dùng cho một người có danh xưng giáo sư (professor) vì

viết như thế là tỏ lòng bất kính với một vị có chức danh khoa bảng thuộc vào hạng cao nhất

Dear Prof Smith

Thỉnh thoảng tôi vẫn thấy cách viết tắt danh xưng như trên Nhưng qui ước chung là viết nguyên chữ Professor chứ không phải Prof Viết Prof Smith gây ấn tượng vô lễ

Dear Smith

Đây là cách xưng hô mất lịch sự nhất Không bao giờ dùng họ sau Dear! Phải tìm hiểu danh xưng của ông Smith là gì (chẳng

hạn như Mr, Dr, hay Professor) Nếu viết họ thì trước đó phải có một danh xưng (còn viết tên thì không cần)

Ngoài ra, cũng nên cẩn thận phân biệt một số danh xưng trước tên Nhất là đối với nữ, cần phải phân biệt giữa Mrs, Miss, và

Ms Sau đây là vài ví dụ cụ thể:

Mr — nếu là nam (không cần biết có gia đình hay chưa)

Ms — dùng cho nữ (không biết tình trạng hôn nhân)

Mrs — dùng cho nữ đã có gia đình

Miss — dùng cho nữ chưa có gia đình

Xưng hô trong phần cuối lá thư

Đến phần cuối lá thư, thông thường người viết có một vài chữ gọi là final salutation Cũng tùy theo trường hợp mà viết cho

(a) Nếu tỏ ra trang trọng:

Yours sincerely,

Yours faithfully,

With kind regards,

With best wishes,

(b) Nếu tỏ ra trung dung, có thể viết:

Best regards,

Kind regards,

Best wishes,

Regards,

Lúc nào cũng kèm theo một dấu phẩy

(c) Nếu tỏ ra thân mật, không trang trọng:

Cheers,

All the best,

Have a nice weekend and I’ll write when we’re back.

Lá thư mẫu 1

Sau đây là một thư mẫu để các bạn tham khảo Đây là một lá thư xin làm việc ở lab của Giáo sư Janson một thời gian ngắn

Subject: Laboratory placement - Prof Shankar’s student

Dear Professor Janson,

My name is Beautiful Surname, I am a PhD student at the University of Heaven I attended the ACE conference last week and I found your seminar very interesting, the part about the finite element formulation was particularly useful to me.

I saw on your webpage is it possible to have a placement period in your lab It would be a real pleasure for me to join your research group and do some further research into the formulation of an efficient finite element for the adhesive layer.

My research covers almost exactly the same topics:

1 FE calculations of complex bonded structures

2 Efficient techniques to reduce d.o.f

3 Enhancing adhesive strength

The area where I think I could really add value would be in enhancing adhesive strength I have attached a paper and some recent results, which I hope you will find both interesting and useful I believe my approach could work in conjunction with yours and really improve efficiency.

Yours sincerely,

Beautiful Surname

Cách viết email hiệu quả

Thảo luận trong 'Writing (Viết)' bắt đầu bởi Newsun, 20 Tháng 4 2010 [9554]

Sử dụng thư điện tử (email) là một cách rất nhanh chóng và thuận tiện để liên

lạc, đặc biệt trong kinh doanh Tuy nhiên không phải ai cũng có thể sử dụng

thành thạo và tận dụng được tính ưu việt của email Những mẹo nhỏ sau sẽ giúp

bạn viết email tốt hơn và nhanh hơn.

Các phần của một bức thư điện tử

* Invitation to the ABC Conference, Nov 2009

* Application for Account Manager Position #413 – Jane Smith CV

* Agenda for the meeting on Monday, 10am

* Party Invitation for John, Sally and Martin

* Updates on the building plans

* Meeting scheduled for Oct 15, Thursday @ 10am

* Great craft ideas using recyclable materials

Chủ đề không tốt

* [blank]

* Hi, Hello, How are you?

* First line of the email message

* Words to avoid: Help, Percent Off, Reminder, Free

Lời chào: chú ý không viết sai tên!

· Dear [tên],

· Following our phone conversation, I am sending you…

· Attached please find the documents you requested regarding…

· In regards to the upcoming pilot program, I have listed below the tasks and deadlines that need to be completed

· Further to our last discussion, I would like to bring to your attention the following issues:

· As we agreed, there will not be …

· Please reconsider our proposal for …

· In response to your job post for Marketing Director, please find below a brief overview of my skills I have also attached my CV for your review

Nội dung thư: ghi cụ thể chi tiết nội dung và những yêu cầu cần thiết

· Here is the detailed list:

· In addition to the attached agenda, please click on this link http://www· To register for the online event, please go to

Phần kết:

· I look forward to your reply

· Thank you for the time you have taken to review my candidacy for the position.

· Please don’t hesitate to contact me with any questions or concerns you may have

· Thank you, in advance, for your time

· I await receipt of the information we discussed

· Please forward me the exact information

Viết email, như thế nào là “văn hóa”?

Share on facebookShare on ketnooiShare on twitterShare on

emailMore Sharing Services136

Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, email trởthành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa”cũng là một vấn đề đáng quan tâm So với các phương tiện giao tiếptruyền thống khác, email có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng đòihỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp thật sự hiệuquả Thứ nhất, do đặc thù của email, đòi hỏi “văn viết” chứ không phải

“văn nói”, và những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện có thể trở thành

“không chấp nhận được” khi thể hiện rõ ràng trên… màn hình Thứ hai,

do không gặp mặt trực tiếp, những hiểu lầm phát sinh sẽ không đượckhắc phục kịp thời, và vì vậy chúng cần được hạn chế ở mức thấp nhất

1 Địa chỉ email thể hiện sự tôn trọng với người nhận

Đây là điều đặc biệt quan trọng nhưng lại thường ít được chú ý Tấtnhiên, địa chỉ email như thế nào là quyền riêng tư cá nhân của mọingười, nếu chỉ dùng để liên lạc với bạn bè, người thân hoặc các mụcđích riêng tư khác Nhưng nếu là trong công việc, đây lại là một vấn đềkhác Thử tưởng tượng nếu bạn gửi mail về một hợp đồng quan trọngcho một đối tác cũng vô cùng quan trọng, với văn phong cực kì nghiêmtúc, nhưng địa chỉ email lại… hết sức “trẻ con”, kiểu như một nhân vật

cổ tích nào đó, hay một hoàng tử công chúa nào đó… vấn đề bạn gặpphải sẽ không đơn giản chút nào Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽthể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiệnnội dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tintưởng hơn với người đọc

2 Cách viết "tố cáo" tính cách của bạn

Như đã đề cập, viết email bạn cần “văn viết” chứ không phải “văn nói”,

và từ lâu “văn chương chính là con người”, cách bạn viết sẽ nói vớingười đối diện phần nào đó về con người của bạn Các lỗi chính tả làđiều tối kị, cho dù vì bất cứ nguyên nhân gì Cách viết cũng cần đượcxác định phù hợp với từng đối tượng người nhận “Ai là người đọc emailcủa bạn?”, điều này rất quan trọng bởi vì viết cho một đồng nghiệpcùng phòng ban sẽ khác rất nhiều so với khi viết cho cấp trên của bạnhoặc một đối tác ngoài công ty Sự tôn trọng là cần thiết trong mọitrường hợp, và tùy theo đối tượng, bạn cũng cần có sự điều chỉnh để

“đạt được mục đích” của mình Xây dựng hình ảnh tốt trong mắt người

đối diện là chuyện cần thiết, và điều nên được thực hiện từ những điềunhỏ nhất, bao gồm cả chuyện viết email.

3 Đâu là "dàn ý" chung?

Ngoài những điều bắt buộc như tiêu đề, địa chỉ người nhận… thì sẽchẳng có một dàn ý nào là chung cả Bởi vì, với những nội dung khácnhau, sẽ có những hình thức khác nhau, thậm chí cùng một nội dungnhưng đôi khi đòi hỏi phải có những hình thức khác nhau Như đã đềcập, bạn cần xác định rõ ràng đối tượng người nhận, mục đích gửi mail

là gì, nội dung bao gồm những điều nào, khi ấy “dàn ý” sẽ đơn giảnhơn rất nhiều Đọc lại email một cách cẩn thận trước khi gửi là điềunên làm và phải làm, bởi vì nó không mất nhiều thời gian như bạn nghĩ

và thật sự hiệu quả hơn bạn nghĩ rất nhiều Tập để chúng trở thànhmột thói quen, dần dần bạn sẽ thấy mình “chuyên nghiệp” và côngviệc được giải quyết tốt hơn rất nhiều

4 Xây dựng văn hóa viết email

Khi mà xã hội ngày càng đề cập nhiều hơn đến “văn hóa”, thì viếtemail như thế nào để hình thành nên nét “văn hóa email” cũng nênđược chú ý Có lẽ nên được bắt đầu từ chính ý thức của người gửi vềtầm quan trọng của việc viết email, và việc ý thức rằng, một bức email

“văn hóa” có thể mang lại những kết quả không ngờ đến, đặc biệt làtrong công việc

Lê Hoài Phương - CareerLink.vn

10 NGUYÊN TẮC SỬ DỤNG EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinhdoanh thời hiện đại chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báocáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác Email đượcdùng để liên lạc giữa các chi nhánh trên toàn thế giới, giữa các chinhánh nhận quyền và nhượng quyền, giữa các phòng ban, thậm chí làgiữa các cá nhân trong cùng một phòng ban Trong thời buổi toàn cầuhóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách nhau nửa vòngtrái đất, chỉ nhìn vào email mà tưởng tượng ra đối phương Do đó, việc

sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả cácnhân viên văn phòng thời hiện đại

Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệpchưa, hãy kiểm chứng 10 nguyên tắc sau

1 Sử dụng email đúng dịp

Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trườnghợp Hãy sử dụngemail trong những trường hợp sau:

 Nội dung liên lạc cần được lưu lại

 Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặpmặt

 Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

 Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểmkhác nhau

 Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2 Cài đặt email chuyên nghiệp

Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cáinhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:

 Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụngbackground màu mè

 Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm

 Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, TimeNew Roman, Tahoma

 Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) chotoàn bức thư

 Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ,đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn

 Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt Tránh lấynhững địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp và khó nhớ nhưbadboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@

3 Quy luật chung cho nội dung email

Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh vànhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi Điều

này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin Do đó, nộidung email phải tuân theo những quy luật sau:

 Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề

 Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần

 Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu

 Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như

“2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh”hay “muốn mở lớp muh hông có giáo viên”

 Cách hàng giữa các ý

 Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số(numbering) nếu có thể

 Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận

 Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy

ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)

4 Viết Subject có ý nghĩa

Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợpcủa tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email mỗi ngày, do đó, việc viết subjectcủa email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn cóđược đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không

Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thểnhất cho chủ đề của nội dung email Ví dụ:

- Subject tồi:

 Quick question (câu hỏi nhanh)

 Important, read now (quan trọng, đọc ngay)

- Subject tốt:

 Royal 2009 schedule announcement (Thông báo lịch học Royal2009)

 Thông tin tham quan chi nhánh CLBT thứ sáu 20/8

Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail,hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạnh khôngdấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp đối phương khôngđọc được

5 Trình bày rõ ràng

Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng

ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dungthông tin muốn chuyển tải Một email tốt luôn được xây dựng trên 4phần chính cho dù dài ngắn

 Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”

 Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi

 Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình

 Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”

 Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thìcần phải cẩn thận hơn với việc trình bày

6 Tránh gửi attachment

Mở attachment là một trong những điều mà đa số người nhận mailghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dungthẳng vào email Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, khôngthể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung emailđể ngườixem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mởattachment ra hay không

Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày

7 Vai trò của bạn?

Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của

họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc Tuy nhiên, mỗi phần phần nàyđều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địachỉ email người nhận Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mìnhnằm ở đâu khi nhận được email từ người khác

 To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vaitrò chính trong việc xử lý thông tin Người gửi mong đợi phản hồi từbạn

 Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này Tuy nhiên, bạnkhông cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn

đề được nhắc tới trong nội dung email

 Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật.Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạncũng không nên click «Reply to all»

8 Trả lời nhanh

Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiệnchí của bạn Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thểtrả lời là :

«… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi

sẽ phản hồi nhanh nhât có thể …»

9 Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối

Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đãđược khởi đầu, hãy emailcho đối tác bằng các «Reply» hoặc «Reply toall» lại các thư trao đổi cũ Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan cóthể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổiđược toàn diện hơn

Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thờigian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ

để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi Nhất là với mộtngười bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễdàng và thoải mái chút nào Và một tâm trạng không thoải mái nhưvậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ

10 Tỏ ra Tôn Trọng và Tự Trọng

Trước khi nhấn «Reply to all» thay vì «Reply», hãy cân nhắc

Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tácgiả email đó Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạnkhông thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho ngườikhác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện

Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tạiDoanh Nghiệp

 Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác vớimục đích trêu trọc hay đùa bỡn

 Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc

 Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ

 Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp

 Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật

Hy vọng 10 nguyên tắc sử dụng email trên giúp bạn thoải mái, tự tin

và thành công hơn trong công việc

Email Marketing Online

10 nguyên tắc sử dụng email chuyên nghiệp

Email là phương tiện liên lạc thông dụng và hữu hiệu nhất trong kinh doanh thời hiện đại chúng ta sử dụng email để trao đổi thông tin, báo cáo, điều hành, bán hàng, khiếu nại và hàng tỷ việc khác Email được dùng để liên lạc giữa các chi nhánh trên toàn thế giới, giữa các chi nhánh nhận quyền và nhượng quyền, giữa các phòng ban, thậm chí là giữa các cá nhân trong cùng một phòng ban Trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều đối tác không hề gặp mặt mà làm ăn cách nhau nửa vòng trái đất, chỉ nhìn vào email mà tưởng tượng ra đối phương Do đó, việc

sử dụng email một cách hữu hiệu là kỹ năng phải có đối với tất cả các nhân viên văn phòng thời hiện đại

Bạn đã sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp chưa, hãy kiểm chứng 10 nguyên tắc sau:

1 Sử dụng email đúng dịp:

Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp Hãy

sử dụng email trong những trường hợp sau:

• Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt

• Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì

• Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau

• Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2 Cài đặt email chuyên nghiệp:

Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:

• Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè

• Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm

• Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman,Tahoma

• Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư

• Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác

• Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt Tránh lấy những địa chỉemail thiếu chuyên nghiệp và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@,