Thông tin tài liệu
7 điều cần chú ý khi viết email Email được sử dụng để làm thông tin liên lạc và người viết email cần đảm bảo rằng người nhận sẽ đọc và hiểu đúng thông điệp của email. Do đó, email cần được viết càng ngắn gọn và dễ hiểu càng tốt. Sau đây là 7 điều cần phải lưu ý khi soạn thảo một email sao cho chuyên nghiệp. 1. Subject, Cc, Bcc (Tựa đề, gửi kèm) Khi bạn viết email, trên cùng là mục "Subject" (Tiêu đề). Tiêu đề thông báo cho người nhận về phần nào nội dung của email mà không cần thiết phải đọc hết toàn bộ email đó. Tiêu đề cũng giúp người nhận sắp xếp được email trong hộp thư đến. Vì thế trong phần tiêu đề bạn hãy viết những từ có ý nghĩa cụ thể như "My Order No. 12345 For Furniture" (Đơn đặt hàng đồ gỗ số 12345) hoặc "Homework Assignment: Present Perfect hiện tại hoàn thành) . Không nên viết quá chung chung như "Your Email" hay "Letter" vì những tựa đề như thế không hữu ích lắm. Hơn nữa, nếu bạn viết một tựa đề rõ ràng, khi người nhận trả lời thư bằng cách nhấn chuột vào ô trước tiêu đề sẽ tự động hiện ra chữ "Re", có nghĩa là “về việc”. Ngoài ra, ở phần đầu email còn có hai ô là "Cc:" (carbon copy) và "Bcc:" (blind carbon copy). Người nhận email đầu tiên (người có địa chỉ email ghi ở mục “To”) sẽ nhìn thấy những địa chỉ email được ghi trong mục “Cc” và sẽ biết có bao nhiêu người cũng được gửi kèm một bản của email này nhưng không thể nhìn thấy các địa chỉ email được ghi trong mục “Bcc”. Vì vậy, bạn hãy cân nhắc xem nên ghi địa chỉ email vào mục nào khi phải gửi một email đến nhiều địa chỉ. 2. Chỉ sử dụng file đính kèm (Attachments) khi cần thiết Email có thể trình bày theo 2 hình thức: • Inline text • Attachment Inline text là phần văn bản được viết trong phần nội dung email. Attachment là một file từ máy tính (có thể là một file văn bản Word hay một file ảnh) được đính kèm khi gửi email. Với inline text, người nhận có thể đọc được phần nội dung này ngay lập tức khi mở email nhưng với attachment, họ phải download file đính kèm, chạy file này theo đúng chương trình (chẳng hạn như Word hay PaintShop) thì mới đọc được nội dung. Có một số điều cần lưu ý với các file đính kèm (attachment) đó là: a. Người nhận email có thể không có chương trình để chạy file đính kèm. b. File đính kèm có thể chứa virus. c. Nhiều file đính kèm mất rất nhiều thời gian để download. Nhiều người cũng không thích nhận email dưới dạng attachment vì vậy tốt hơn hết bạn nên gửi email dưới dạng inline text. Bạn chỉ nên sử dụng email dạng attachment khi không thể gửi thông tin dưới dạng inline text và chắc chắn rằng người nhận có thể mở được file đính kèm trong email. 3. Không viết quá nhiều ký tự trên cùng một dòng Không phải chương trình email nào cũng có thể đọc được quá nhiều chữ cái trên cùng một dòng. 64 ký tự là con số lý tưởng cho mỗi dòng email. Bạn hãy nhấn phím “Enter” để xuống và ngắt dòng một cách hợp lý. 4. Không dùng chữ viết hoa một cách tuỳ tiện Đừng viết tất cả email bằng chữ viết hoa bởi vì trong tiếng Anh, việc sử dụng quá nhiều ký tự viết hoa được cho là không lịch sự. Trong email, việc sử dụng chữ in hoa giống như việc bạn hét lên (yelling) . Và trên thực tế thì những văn bản viết bằng chữ hoa thì rất khó đọc. Bạn cũng chưa từng thấy một quyển sách nào toàn chữ in hoa phải không nào. Bạn hãy so sánh hai từ ENGLISH (viết hoa toàn bộ) và English (viết thường) không có hình dạng đặc thù, chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu. Còn từ English lại có hình dạng đặc trưng riêng với những nét lên và xuống. Trong khi đọc, đặc biệt khi là khi đọc nhanh, chúng ta nhận biết từ theo hình dạng của nó, điều đó nhanh và hiệu quả hơn việc đọc từng chữ cái trong từ. Hình dạng của ENGLISH thì giống SPANISH nhưng hình dạng English và Spanish lại hoàn toàn khác nhau. Vì vậy khi bạn muốn nhấn mạnh một từ nào đó, hãy sử dụng những ký tự như ngoặc kép hoặc tô đậm hoặc gạch chân từ đó thay cho việc viết hoa. 5. Thận trọng khi dùng các ký hiệu viết tắt Một số ví dụ về các ký hiệu viết tắt như "btw" (by the way) và "damhik" (don't ask me how I know). biện pháp hữu hiệu để tiết kiệm thời gian đánh máy nếu như cả hai bên đều hiểu đúng và đủ những ký hiệu này. Nhưng nếu người nhận email không hiểu được các ký hiệu viết tắt trong email của bạn thì việc liên lạc đã thất bại. 6. Nhớ ký tên Việc viết tên bạn ở cuối email là một việc nên làm vì nó vừa hữu ích vừa thể hiện sự lịch sự. Bạn cũng có thể viết thêm một vài thông tin khác cùng với tên như địa chỉ, điện thoại, số fax, chức danh. Những thông tin như vậy thực sự cần thiết trong công việc. Bạn có thể tạo sẵn chữ ký mẫu để chỉ việc điền chúng vào cuối mỗi email gửi đi. Có một số dịch vụ email cho phép tạo chữ ký tự động, mẫu chữ ký này sẽ tự động xuất hiện ở cuối mỗi email bạn gửi đi. 7. Kiểm tra lại Bạn nên kiểm tra lại những mục sau: • Những ký tự hay ký hiệu trong email như a, B, 1, 2, &, * , v.v • Tên và địa chỉ người nhận • Phông chữ xem liệu có dễ đọc không? • Trình bày các bảng biểu hay hình vẽ minh hoạ xem có hợp lý không? • Virus: xem có loại virus hay các chương trình ăn cắp mật khẩu hoặc phá hoại máy tính không? Chúc bạn thành công! 6. Cách viết email Xưng hô trong phần đầu lá thư Rào trước đón sau như thế tưởng cũng đủ. Viết email để liên lạc những việc liên quan đến học hành hay giúp đỡ là một dạng business communication. Do đó, người viết cần phải cẩn thận về cách viết từ đầu đến cuối. Khi các bạn bắt đầu viết một email, thì vấn đề đầu tiên phải đối đầu với là vấn đề xưng hô (tiếng Anh gọi là salutation hô với người đối diện như thế nào. Sau đây là vài qui ước chung. Giả dụ như bạn liên lạc giáo sư John Smith (John là tên, Smith là họ), trong giao tiếp khoa bảng, có vài cách viết chính như sau: 1. Dear Professor Smith, 2. Dear Dr Smith: 3. Dear John, 4. Dear John Smith: Nếu bạn chưa biết giáo sư Smith, thì cách tốt nhất là dùng cách xưng hô số 1 hoặc 2. Theo cách xưng hô này, bạn dùng họ chứ không phải tên. Dùng họ trịnh trọng hơn là dùng tên. Cách xưng hô số 3 chỉ dành cho bạn bè. Nếu bạn quen biết rõ giáo sư John Smith, thì không cần dùng họ mà chỉ dùng tên là đủ (tên ở đây là John). Cách xưng hô số 4 thỉnh thoảng cũng xuất hiện trong vài năm gần đây, nhưng tôi và rất nhiều người không thích loại xưng hô này. Cách xưng hô này tạo nên một ấn tượng thiếu tính trang trọng và không tôn trọng người được gửi thư. Nên nhớ là phía sau tên có thể là dấu phẩy, nhưng dấu : cũng có thể chấp nhận được. Những cách xưng hô dưới đây được xem là không thích hợp và mất lịch sự: Hi Professor Smith Chữ Hi là một văn nói, chứ không phải văn viết. Chữ đó cũng không dùng cho một người có danh xưng giáo sư (professor) vì viết như thế là tỏ lòng bất kính với một vị có chức danh khoa bảng thuộc vào hạng cao nhất. Dear Prof Smith Thỉnh thoảng tôi vẫn thấy cách viết tắt danh xưng như trên. Nhưng qui ước chung là viết nguyên chữ Professor chứ không phải Prof. Viết Prof Smith gây ấn tượng vô lễ. Dear Smith Đây là cách xưng hô mất lịch sự nhất. Không bao giờ dùng họ sau Dear! Phải tìm hiểu danh xưng của ông Smith là gì (chẳng hạn như Mr, Dr, hay Professor). Nếu viết họ thì trước đó phải có một danh xưng (còn viết tên thì không cần). Ngoài ra, cũng nên cẩn thận phân biệt một số danh xưng trước tên. Nhất là đối với nữ, cần phải phân biệt giữa Mrs, Miss, và Ms. Sau đây là vài ví dụ cụ thể: Mr — nếu là nam (không cần biết có gia đình hay chưa) Ms — dùng cho nữ (không biết tình trạng hôn nhân) Mrs — dùng cho nữ đã có gia đình Miss — dùng cho nữ chưa có gia đình Xưng hô trong phần cuối lá thư Đến phần cuối lá thư, thông thường người viết có một vài chữ gọi là final salutation. Cũng tùy theo trường hợp mà viết cho đúng. (a) Nếu tỏ ra trang trọng: Yours sincerely, Yours faithfully, With kind regards, With best wishes, (b) Nếu tỏ ra trung dung, có thể viết: Best regards, Kind regards, Best wishes, Regards, Lúc nào cũng kèm theo một dấu phẩy. (c) Nếu tỏ ra thân mật, không trang trọng: Cheers, All the best, Have a nice weekend and I’ll write when we’re back. Lá thư mẫu 1 Sau đây là một thư mẫu để các bạn tham khảo. Đây là một lá thư xin làm việc ở lab của Giáo sư Janson một thời gian ngắn. Subject: Laboratory placement - Prof Shankar’s student Dear Professor Janson, My name is Beautiful Surname, I am a PhD student at the University of Heaven. I attended the ACE conference last week and I found your seminar very interesting, the part about the finite element formulation was particularly useful to me. I saw on your webpage is it possible to have a placement period in your lab. It would be a real pleasure for me to join your research group and do some further research into the formulation of an efficient finite element for the adhesive layer. My research covers almost exactly the same topics: 1. FE calculations of complex bonded structures 2. Efficient techniques to reduce d.o.f 3. Enhancing adhesive strength The area where I think I could really add value would be in enhancing adhesive strength. I have attached a paper and some recent results, which I hope you will find both interesting and useful. I believe my approach could work in conjunction with yours and really improve efficiency. Yours sincerely, Beautiful Surname Cách viết email hiệu quả Thảo luận trong 'Writing (Viết)' bắt đầu bởi Newsun, 20 Tháng 4 2010. [9554] 1. Newsun Never Set! Bài viết: 6.508 Lượt thích: 31.156 Kinh nghiệm: 113 Trường: HCMUS Sử dụng thư điện tử (email) là một cách rất nhanh chóng và thuận tiện để liên lạc, đặc biệt trong kinh doanh. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể sử dụng thành thạo và tận dụng được tính ưu việt của email. Những mẹo nhỏ sau sẽ giúp bạn viết email tốt hơn và nhanh hơn. Các phần của một bức thư điện tử Chủ đề email có vai trò quan trọng trong việc định hướng nội dung chính của email. Do vậy, chủ đề phải ngắn gọn, súc tích và truyền tải được thông tin chính. Chủ đề tốt !"#$%&#'##(!)**+ $,,-"&'$.""#'/012345"#67 $#"&'###."8(2*" "'8 !"&'5(6" 8"."' 9,"#/#:-,-"/ .##/#-#&';2<(='/"8>2*" ?'#"'"&#"//'#8-":-#"#'"-/ Chủ đề không tốt @:-"A B(B# (BC"'#8D E'/-#&##"-#//"# F'/"!GB#-,(#'#;H(I##'(E'## Lời chào: chú ý không viết sai tên! J#"'@KA( B@KA( B( B# @KA( B# ( =C"8#'( Câu mở đầu: E C',#!#'/"( "/#8L $M"#,-#"/#N##/8'#O#/#'#"'L '#"'/#,,-,''"( "!#-/#:#-C#"//" #"-#/"##:#,-##P E'#''-"////( C--#:'8'"M## & C//#/G $/C#"'##(#'#C :#L -#"/#'#/#'',',/"-&'L '#/,/#8'Q:,/&'."'#J'#'(,-#"/#N:#-C":'#& !#'!#C&8/ /P "!#"-/"M"#87&'8''#!#CP Nội dung thư: ghi cụ thể chi tiết nội dung và những yêu cầu cần thiết B#'#/##"-#-/G "#"M"#"#"(,-#"/#-/-M,GRRCCCPPP= '#/#'&'#-##!#(,-#"/#PPP Phần kết: -&'C"'8''#,-8P ="8&'##8"!#"#'#!#C8""8&'#,/P -#"/#S#/"#"#C"8O#//'#'/8"8 "!#P ="8("!"#(&'8'#P "C"'##,&#&'"C#///#P -#"/#&'C"'###T"&'"P Kính thư: 6#'#-8( ="8( %#/I#"'/( ="/( Chữ ký: ghi rõ tên, chức danh, công ty và thông tin liên lạc =K U"(KV8 WX"YZ"- 6[\]R/[E"T WX"YF#:/# =:##PPP Viết email, như thế nào là “văn hóa”? Share on facebook Share on ketnooi Share on twitter Share on email More Sharing Services136 Ngày nay, khi Internet ngày càng được “phổ cập” rộng rãi, email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm. So với các phương tiện giao tiếp truyền thống khác, email có nhiều điểm khác biệt và vì thế cũng đòi hỏi những “kĩ năng” khác biệt hơn nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu quả. Thứ nhất, do đặc thù của email, đòi hỏi “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện có thể trở thành “không chấp nhận được” khi thể hiện rõ ràng trên… màn hình. Thứ hai, do không gặp mặt trực tiếp, những hiểu lầm phát sinh sẽ không được khắc phục kịp thời, và vì vậy chúng cần được hạn chế ở mức thấp nhất. 1. Địa chỉ email thể hiện sự tôn trọng với người nhận Đây là điều đặc biệt quan trọng nhưng lại thường ít được chú ý. Tất nhiên, địa chỉ email như thế nào là quyền riêng tư cá nhân của mọi người, nếu chỉ dùng để liên lạc với bạn bè, người thân hoặc các mục đích riêng tư khác. Nhưng nếu là trong công việc, đây lại là một vấn đề khác. Thử tưởng tượng nếu bạn gửi mail về một hợp đồng quan trọng cho một đối tác cũng vô cùng quan trọng, với văn phong cực kì nghiêm túc, nhưng địa chỉ email lại… hết sức “trẻ con”, kiểu như một nhân vật cổ tích nào đó, hay một hoàng tử công chúa nào đó… vấn đề bạn gặp phải sẽ không đơn giản chút nào. Một địa chỉ email “nghiêm túc” sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, và hơn nữa là thể hiện nội dung bạn gửi đi không mang tính chất “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người đọc. 2. Cách viết "tố cáo" tính cách của bạn [...]... Tập để chúng trở thành một thói quen, dần dần bạn sẽ thấy mình “chuyên nghiệp” và công việc được giải quyết tốt hơn rất nhiều 4 Xây dựng văn hóa viết email Khi mà xã hội ngày càng đề cập nhiều hơn đến “văn hóa”, thì viết email như thế nào để hình thành nên nét “văn hóa email cũng nên được chú ý Có lẽ nên được bắt đầu từ chính ý thức của người gửi về tầm quan trọng của việc viết email, và việc ý thức... nhiều so với khi viết cho cấp trên của bạn hoặc một đối tác ngoài công ty Sự tôn trọng là cần thiết trong mọi trường hợp, và tùy theo đối tượng, bạn cũng cần có sự điều chỉnh để “đạt được mục đích” của mình Xây dựng hình ảnh tốt trong mắt người đối diện là chuyện cần thiết, và điều nên được thực hiện từ những điều nhỏ nhất, bao gồm cả chuyện viết email 3 Đâu là "dàn ý" chung? Ngoài những điều bắt buộc... các ý • Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể • Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận • Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email) 4 Viết Subject có ý nghĩa Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email. .. các ý • Sử dụng nhiều gạch đầu dòng(bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể • Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận • Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email 4 Viết Subject có ý nghĩa: Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, trường hợp của tôi, tôi phải xử lý hơn 50 email. ..Như đã đề cập, viết email bạn cần “văn viết chứ không phải “văn nói”, và từ lâu “văn chương chính là con người”, cách bạn viết sẽ nói với người đối diện phần nào đó về con người của bạn Các lỗi chính tả là điều tối kị, cho dù vì bất cứ nguyên nhân gì Cách viết cũng cần được xác định phù hợp với từng đối tượng người nhận “Ai là người đọc email của bạn?”, điều này rất quan trọng bởi vì viết cho một đồng... Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai • trò chính trong việc xử lý thông tin Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn • Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email • Bcc :... Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác • To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn • Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email • Bcc :... link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi Theo Bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa • 20 quy tắc viết nội dung Email Marketing B2B hiệu quả • admin | 07/ 07/ 2011 at: 4:42 | Email marketing là gì? • Quy tắc viết nội dung email Việc soạn thảo các bức thư email marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp)... nội dung email ể người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày 7 Vai trò của bạn? Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người... nội dung email để người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày 7 Vai trò của bạn? Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người . 7 điều cần chú ý khi viết email Email được sử dụng để làm thông tin liên lạc và người viết email cần đảm bảo rằng người nhận sẽ đọc và hiểu đúng thông điệp của email. Do đó, email cần được viết. gọn và dễ hiểu càng tốt. Sau đây là 7 điều cần phải lưu ý khi soạn thảo một email sao cho chuyên nghiệp. 1. Subject, Cc, Bcc (Tựa đề, gửi kèm) Khi bạn viết email, trên cùng là mục "Subject". hóa viết email Khi mà xã hội ngày càng đề cập nhiều hơn đến “văn hóa”, thì viết email như thế nào để hình thành nên nét “văn hóa email cũng nên được chú ý. Có lẽ nên được bắt đầu từ chính ý thức
Ngày đăng: 06/05/2014, 22:10
Xem thêm: 7 điều cần chú ý khi viết email, 7 điều cần chú ý khi viết email, Hiểu về công việc của họ. Cố gắng hình dung ra chuỗi công việc thường làm hàng ngày của những người mà bạn đang liên lạc và phản ánh vào bức thư của bạn: “Tôi biết anh rất bận, vì vậy tôi sẽ đi thẳng vào vấn đề”.
