bài giảng access

Nếu thanh tác vụ đã được mở:  B1: Kích chọn tên CSDL cần mở trong mục Open a file hoặc kích vào More file… , trên màn hình xuất hiện hộp thoại... Ta có thể nhập khẩu, kết nối các b

CAO ĐẲNG SƯ PHẠM ĐIỆN BIÊN

THÁNG 11/2008

NỘI DUNG

 Chương 1: Giới thiệu về Access

 Chương 2: Table và Relationship

 Chương 3: Một số thao tác trên CSDL

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ ACCESS

I Giới thiệu Access

 Microsoft Access là một hệ quản trị CSDL quan

hệ chạy trên Windows

 Microsoft Access bắt đầu được phát hành trong

bộ Office năm 1992 và cho đến nay nó là một trong những chương trình cơ sở dữ liệu văn phòng phổ biến nhất thế giới.

 Access dùng để xây dựng hệ CSDL đồng thời xử

lý và quản lí chúng theo những yêu cầu đặt ra, xây dựng trọn gói các phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ.

II Chế độ làm việc của Access

Acces có hai chế độ làm việc, đó là:

 Chế độ sử dụng công cụ có sẵn: giúp người sử dụng không chuyên có thể xây dựng chương trình quản lí

 Chế độ lập trình: Dùng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Application), người sử dụng chuyên nghiệp có thể phát triển ứng dụng, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, phân quyền truy nhập.

III Khởi động Access

Ta có thể khởi động Access bằng một trong các cách sau:

 Cách 1

 Kích nút Start trên Taskbar của Windows

 Di chuyển trỏ chuột đến All Program, một menu con xuất hiện

 Di chuyển trỏ chuột đến Microsoft Office Tools, một menu con nữa xuất hiện

 Kích chọn Microsoft Access có biểu tượng

Khởi động Access (tiếp)

 Cách 2:

 Nháy chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn của Microsoft Office nếu máy cài Microsoft Office Shortcut Bar (thanh bảng chọn ở phía trên, góc phải của màn hình)

Khởi động Access (tiếp)

 Cách 3:

 Có thể tạo biểu tượng tắt (ShortCut) cho chương trình trên màn hình làm việc (Desktop) và khi muốn khởi động thì nháy đúp vào biểu tượng này

IV Cửa sổ làm việc của Access

 Sau khi khởi động Access, ta sẽ thấy môi trường làm việc của Access xuất hiện với các thành phần sau:

Thanh tiêu đề

Thanh menu chính

Thanh công cụ Standard

Vùng làm việc

Cửa sổ làm việc của Access (tiếp)

 Thanh tiêu đề: Bao gồm tên của phần cửa sổ (Microsoft Access) và ba nút điều khiển cửa sổ (thu nhỏ, phóng to, đóng).

 Thanh Menu chính:

 Các thanh công cụ: Trong Access có rất nhiều thanh công cụ, nhưng ngầm định hiển thị sẵn thanh công cụ chuẩn vì chúng thường xuyên được sử dụng Trong quá trình làm việc, khi cần hiển thị thanh công cụ nào thì kích vào View/Toolbars/Customize và chọn tên thanh công cụ cần hiển thị.

 Vùng làm việc: Chứa tất cả các cửa sổ của các đối tượng dữ liệu khi ta mở ra để thao tác trên đó.

V Tạo cơ sở dữ liệu mới-Database

 B1: Trên menu File, chọn

New, xuất hiện thanh tác

Tạo cơ sở dữ liệu mới-Database (tiếp)

 B3: Đặt tên cho Database

vào mục File name

 B4: Kích chọn Creat

VI Làm việc với cơ sở dữ liệu đã có

1 Nếu thanh tác vụ đã được

mở:

 B1: Kích chọn tên CSDL

cần mở trong mục Open

a file hoặc kích vào

More file… , trên màn

hình xuất hiện hộp thoại

Làm việc với cơ sở dữ liệu đã có (tiếp)

2 Nếu thanh tác vụ chưa mở:

 B1: Trên menu File, kích Open , xuất hiện hộp thoại Open

 B2: Chọn tên CSDL cần mở (Giống như

ở mục 1.)

VII Các đối tượng chính của Access

 Bảng (tables): Là thành phần căn bản nhất của

CSDL Bảng là nơi trực tiếp chứa dữ liệu Ta có thể nhập khẩu, kết nối các bảng từ các ứng dụng cơ sở

dữ liệu khác như Paradox, Excel, FoxPro, dBase, …

 Truy vấn (Queries): Thực hiện chức năng tìm kiếm,

Tạo nguồn dữ liệu cho các giao diện nhập liệu (Form), các báo cáo (Report), …

 Biểu mẫu (Form): Hiển thị dữ liệu có trong các bảng

hay truy vấn và cho phép bổ sung các dữ liệu mới, đồng thời hiệu chỉnh hay xóa dữ liệu hiện có Có thể kết hợp ảnh và đồ thị vào biểu mẫu, thậm chí cả

Các đối tượng chính của Access(tiếp)

 Báo cáo (Report): In dữ liệu từ các bảng hoặc

các truy vấn Access cho phép bổ sung đồ họa vào báo cáo.

 Macro: là một hình thức lập trình đơn giản Nó

được dùng để gắn kết các đối tượng chính trong chương trình như liên hệ giữa các form, tạo menu.

 Module: Là chương trình viết bằng VBA.

IIX Thoát khỏi Access

 Muốn thoát khỏi Access, ta có thể thực hiện 1 trong 3 cách sau:

 Cách 1: Từ thanh menu, chọn File/Exit

 Cách 2: Kích vào nút Close trên thanh tiêu đề

 Cách 3: Gõ tổ hợp phím Alt+F4

IX Công cụ Wizard và Builder

1 Wizard

 Wizard: cung cấp các dịch vụ đơn giản hóa việc

tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu mới Wizard dẫn

ta qua một loạt các bước định sẵn xác định các đặc tính đối tượng mà ta muốn tạo ra.

 Wizard có thể sử dụng ở nhiều nơi khác nhau:

+ Tạo lập toàn bộ một CSDL (Database Wizard) + Trên Bảng, Truy vấn, Form, Report.

+ Trên các điều khiển.

+ Tạo trang Web.

Công cụ Wizard và Builder (tiếp)

2 Expresion Builder

 Là bộ công cụ thuận tiện nhất để tạo các biểu thức, đặc

biệt là các biểu thức có chứa điều khiển liên quan tới biểu mẫu hoặc báo cáo.

CHƯƠNG 2: TABLE VÀ RELATIONSHIP

I Một số thuật ngữ

1 Bảng (Table):

- Bảng là cấu trúc cơ bản nhất của CSDL quan hệ Mỗi bảng trong một CSDL phải chứa những thông tin thích hợp cho một đối tượng Ví dụ: một trường học tiêu biểu gồm có các học sinh, giáo viên và các lớp Một ứng dụng CSDL về trường học phải có một bảng chứa thông tin về học sinh, một bảng về giáo viên và một bảng về lớp

- Mỗi dòng trong bảng (hay còn gọi là bản ghi- record) tượng trưng cho đối tượng được lưu trữ trong bảng Ví dụ mỗi dòng trong bảng HOCSINH biểu thị cho một học sinh

- Mỗi cột trong bảng (hay còn gọi là trường-field) chứa một mục dữ liệu cần quản lí về đối tượng Ví dụ mỗi học sinh

có các mục dữ liệu càn lưu trữ là: Số báo danh, Họ tên,…

Một số thuật ngữ (tiếp)

2 Tên trường (Field name): được dùng để mô tả

mục dữ liệu cần lưu trữ Mỗi bảng không thể có hai tên cột trùng nhau

3 Kiểu dữ liệu (Data type): kiểu được dùng để gán cho dữ liệu chứa trong cột

4 Thuộc tính trường (Field Property): là tập hợp các đặc điểm được kết hợp vào mỗi trường Ví dụ:

SBD là xâu 3 kí tự, hocbong co giá trị > 200.000,…

5 Thuộc tính bảng (Table Property): là tập hợp các đặc điểm liên quan đến nhiều trường được kết

hợp vào bảng Ví dụ: NGAYSINH+14<=NGAYVD

Một số thuật ngữ (tiếp)

6 Khoá chính (Primary key): Một hay nhiều trường dùng để nhận dạng duy nhất từng dòng trong bảng dữ liệu gọi là khoá chính Mỗi bảng có một khoá chính Dữ liệu trong khoá chính phải là duy nhất cho mỗi bản ghi Khoá chính còn được dùng

để tạo các liên kết giữa các bảng trong một CSDL.

7 Khóa kết nối: Trong 1 CSDL thường có nhiều bảng, các bảng này có mối liên kết với nhau Để xác định mối liên kết này, ta dùng khóa kết nối Thông thường khóa kết nối của 2 bảng là cột có cùng tên nằm ở 2 bảng đó.

II Qui ước tên trường

 Tên trường dùng để mô tả dữ liệu chứa trong trường, tên trường dài tối đa 64 ký tự và có thể chứa các kí tự chữ cái, chữ số, khoảng trắng và các kí tự đặc biệt khác.

 Tên trường không được phép chứa dấu chấm (.), chấm than (!), dấu huyền (`), dấu móc vuông ([])

 Tên trường không được bắt đầu bằng khoảng trắng

 Tên trường không phân biệt chữ hoa, chữ thường

Ví dụ: Số báo danh, Họ tên, Toan, Ly,…

III Các loại dữ liệu

1) Text: các từ hoặc số không được sử dụng trong các phép tính Chiều dài tối đa cho kiểu text là 255

8) OLE Object: một đối tượng như ảnh,

9) Hyperlink: các địa chỉ Web

IV Tạo bảng

1 Bước 1: Mở cửa sổ thiết kế bảng (Table Design)

 Cách 1: Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables/ Create table in Design view/Design

Tạo bảng (tiếp)

Cách 2: Từ cửa sổ Database, trong mục Object, chọn Tables/

kích biểu tượng New, cửa sổ New Table xuất hiện

Tạo bảng (tiếp)

 Chọn Design view/OK

 Kết thúc bước 1, ta có cửa số thiết kế bảng(Table Design)

Tạo bảng (tiếp)

2 Bước 2: Thiết kế các trường (cột ) của bảng

Trong cửa sổ như trong hình trên, chúng ta lần lượt thực hiện các công việc sau:

 Nhập tên trường trong mục Field name:

 Đặt trỏ chuột vào dòng bất kì của cột Field name

 Gõ tên trường

 Chọn kiểu dữ liệu của trường trong mục Data Type

 Kích vào dấu mũi tên xuống, xuất hiện danh sách kiểu dữ liệu

 Kích chọn kiểu cần dùng

 Ghi mô tả của trường trong mục Description (không bắt

 Đánh dấu các trường trong khoá chính

 Kích hoạt biểu tượng chìa khóa hoặc chọn menu

Edit/Primary key, khi đó xuất hiện biểu tượng chìa khoá

ở phía trước của trường được chọn làm khoá chính.

Tạo bảng (tiếp)

3 Bước 3: Ghi lại cấu trúc bảng vừa tạo

 Chọn biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ Hộp thoại Save As xuất hiện

 Nhập tên bảng trong phần Table Name/OK

V Thuộc tính trường (Field Properties)

1 Field size: số kí tự tối đa để lưu trữ dữ liệu trong trường.

2 Format: khuôn dạng của dữ liệu khi hiển thị

3 Decimal Places: dùng cho các trường Number và Currency để xác định số chữ số được hiển thị và

số chữ số sau dấu thập phân

4 Input mask: Khuôn dạng của dữ liệu nhập Đó là xâu kí tự chứa những kí tự sau:

 0: Các chữ số Bắt buộc nhập

 9: các chữ số hoặc dấu cách Không bắt buộc nhập

 #: các chữ số, dấu +, - hoặc dấu cách Không bắt buộc nhập

 L: Chữ cái Bắt buộc nhập

Thuộc tính trường (tiếp)

 ?: chữ cái Không bắt buộc nhập

 A: Chữ cái hoặc chữ số Bắt buộc nhập

 a: chữ cái hoặc chữ số Không bắt buộc nhập

 &: Ký tự bất kì hoặc khoảng trống Bắt buộc nhập

 .,:-/: các dấu phân cách dùng cho kiểu số và ngày giờ.

 Nếu có kí tự chữ cái cố định thì chữ cái đó được đặt trong cặp dấu “”

5 Caption:Chú thích

6 Default Value: xác định 1 giá trị cho các mục nhập mới Ta sẽ nhập giá trị thường được nhập nhất cho các trường

Thuộc tính trường (tiếp)

7 Validation Rule : qui định ràng buộc về dữ liệu nhập vào Điều kiện ràng buộc có thể dùng:

 Các hằng: phải dùng các dấu phân cách: cặp”” cho kiểu xâu, cặp # # cho ngày giờ

 Các phép so sánh: =,>,<,>=,<=,<>

 Các phép toán logic: NOT, AND, OR,

 Các toán tử đặc biệt: Between, In, Like,

8 Validation Text: Thông báo khi dữ liệu nhập vào không thỏa mãn ràng buộc

Thuộc tính trường (tiếp)

9 Lookup- tham chiếu: Khi muốn ràng buộc để dữ liệu của trường này chỉ nhận các giá trị của một trường nào đó trong 1 bảng khác, ta khai báo trong Lookup Trong trang Lookup cần khai báo các thông số sau:

 Display Control: Chọn Listbox hoặc Combobox

 Row Source Type: Kiểu nguồn dữ liệu, dạng bảng hoặc danh sách giá trị

 Row Source: Nguồn dữ liệu, tên bảng truy vấn hay danh sách giá trị

 Bound Column: Số thứ tự của cột được tham chiếu đến(cột cho giá trị trong bảng gốc)

 Column Count: Tổng số cột hiển thị trong hộp

 Column width: Độ rộng cột

VI Thuộc tính bảng (Table Properties)

 Khi các ràng buộc dữ liệu liên quan đến nhiều trường trong bảng, ta phải xác định tại Table Properties.

 Từ cửa sổ Table Design, kích phải chuột, chọn Properties

 Xuất hiện cửa sổ Table Properties cho phép đặt ràng buộc (tương tự như Fields Properties)

 Tại Validation Rule, ta xây dựng biểu thức thể hiện ràng buộc của các trường trong bảng.

VII Các thao tác trên bảng

Các thao tác trên bảng(tiếp)

 Đổi tên trường:

 Chọn tên trường cần đổi

 Nhập tên mới cho trường

 Thay đổi kiểu dữ liệu:

 Kích vào cột DataType của trường cần đổi

 Kích mũi tên xổ xuống

 Chọn kiểu

 Lưu bảng

Các thao tác trên bảng(tiếp)

Các thao tác trên bảng (tiếp)

 Vào menu Format/Unhide Columns

 Kích bỏ chọn vào những trường không muốn ẩn

 Close

Các thao tác trên bảng(tiếp)

VIII Nhập, sửa dữ liệu

 Nhập dữ liệu sử dụng Edit Mode:

 Mở bảng trong Datasheet View

 Nhập dữ liệu

 Sửa đổi dữ liệu:

 Mở bảng trong Datasheet View

 Làm các thao tác sửa đổi

Nhập, sửa dữ liệu (tiếp)

 Chỉnh sửa toàn bộ nội dung của một trường:

 Đặt trỏ chuột tại cạnh trái trường, con trỏ biến thành dấu cộng

 Kích lên trường, toàn bộ trường được chọn

 Nhập thông tin mới

 Chỉnh sửa một phần nội dung trường:

 Kích trên trường ta muốn chỉnh sửa, dấu nhắc

sẽ xuất hiện trong trường

 Thay thế phần dữ liệu cần sửa bằng thông tin

IX Tìm kiếm và thay thế

 Tìm kiếm

 Kích trên trường cần tìm kiếm

 Kích nút Edit/ Find hộp thoại Find and Replace xuất hiện

 Nhập dữ liệu cần tìm vào ô Find What

 Kích nút Find next để tìm tiếp Nếu không còn bản ghi nào thỏa mãn nữa thì Access sẽ Đưa

ra thông báo

Tìm kiếm và thay thế (tiếp)

 Thay thế dữ liệu:

 Kích vào trường ta muốn thay thế dữ liệu

 Kích menu Edit/Replace, hộp thoại Find and Replace xuất hiện

 Nhập dữ liệu sẽ được thay thế trong hộp Find What

 Nhập dữ liệu thay thế trong hộp Replace with

 Chọn kiểu duyệt trên toàn bảng hay chỉ trong cột ban đầu trong hộp Look in

 Chọn kiểu duyệt lên xuống hoặc toàn bộ trong khung Search

 Kích vào hộp Match Case để chỉ định chỉ những dữ liệu nào chính xác với điều kiện duyệt

 Kích vào Search Fields As Formatted để chỉ định chỉ những phần nào chính xác với kiểu định dạng của điều kiện duyệt

X Sắp xếp dữ liệu

 Sắp xếp dữ liệu

Một cách mặc định, các bản ghi được sắp xếp theo thứ tự khi nhập vào ta có thể sắp xếp lại :

XI Lọc dữ liệu

 Lọc bằng sự lựa chọn-Filter by Selection:

 Kích lên ô có giá trị trường bằng giá trị cần lọc

 Kích lên nút Record/Filter by Selection Sau khi lọc, chỉ những bản ghi có giá trị của trường đã chọn bằng giá trị lọc mới được hiển thị.

 Để xóa lọc, kích nút Record/Remove Filter Nút này sẽ trở thành Apply Filter

 Ví dụ: để đưa ra những chuyến hàng có số lượng=10 thì trong vào bảng CHUYENHANG, kích chọn ô thuộc trường SOLUONG có giá trị

10 Sau đó kích Record/Filter by Selection.

Lọc dữ liệu(tiếp)

 Lọc bằng Form-Filter by Form: Lọc dữ liệu

bằng Form cho phép lọc dựa trên nhiều hơn 1 điều kiện:

 Kích nút Record/Filter by Form.

 Kích lên trường ta muốn lọc

 Chọn điều kiện lọc

 Kích chọn AND hoặc OR nếu cần sử dụng

 Kích nút Record/Apply Filter Kết quả lọc sẽ xuất hiện trong bảng

 Đóng và lưu bảng

XII Tạo quan hệ giữa các bảng

 Đưa bảng vào cửa sổ Relationship:

 Trên thanh công cụ của cửa sổ Access, kích Tools/Relationship, xuất hiện hộp thoại Show Table

 Kích chọn tên các bảng cần thiết lập quan hệ, kích Add

 Kích Close để đóng hộp thoại

 Tạo quan hệ:

 Kích chọn trường muốn tạo kết nối trong bảng 1(Bảng

ở đầu 1) rồi rê thả sang trường tương ứng trong bảng

2 (bảng ở đầu nhiều) Hộp thoại Edit Relationship xuất hiện

 Kích Creat

Tạo quan hệ giữa các bảng(tiếp)

 Loại bỏ quan hệ:

 Kích chọn đường liên kết

 Nhấn phím Delete, xuất hiện hộp thoại Delete

 Kích chọn Yes

Bài tập

Bảng PHONG - phòng ban trong cơ quan

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát

1 MAPHONG text 3 Mã phòng ban 3 chữ cái

2 TENPHONG text 40 tên phòng ban

3 DIACHI text 50 dịa chỉ phòng ban

Bảng DMNN-danh mục ngoại ngữ

STT Tên

trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát

1 MANN text 2 Mã ngoại

ngữ 2 chữ số

2 TênNN text 20 Tên ngoại

ngữ