Giao trinh Microsoft Access 2-1

Giao trinh Microsoft Access 2-1

Phần I. CÁC BƯỚC PHÂN TÍCH MỘT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN TRỊ Cơ Sở Dữ Liệu.I/. Tổng quan.Một chương trình quản trò CSDL thường được dựa trên một quá trình phân tích thiết kế hệ thống, quản trò thông tin để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng hơn trong việc bảo trì, phát triển chương trình. Đối với một chương trình lớn, phức tạp sẽ do các nhóm chuyên viên thực hiện, việc xác đònh và phân tích do những người có chuyên môn và có kinh nghiệm phân tích, sau khi phân tích xong sẽ giao cho bộ phận thiết kế dưa ra bản thiết kế chi tiết sau dó bản thiết kế được giao cho nhóm lập trình viết chương trình dựa trên bảng phân tích và thiết kế đó, sau khi lập trình xong vấn đề còn lại là của nhóm kiểm thử và bảo trì sản phẩm. Tuy nhiên đối với một chương trình quản trò thông tin phục vụ cho quản lý kế toán và nghiệp vụ của doanh nghiệp nhỏ hoặc cho một bộ phận của doanh nghiệp thì việc phân tích và viết chương trình có thể do một người thực hiện.II/. Quá trình thực hiện một chương trình.Một dự án có thể phân chia thành 7 giai đoạn chính sau đây: xác đònh, phân tích, thiết kế, thực hiện, kiểm thử hệ thống, kiểm thử chấp nhận và vận hành.- giai đoạn xác đònh: nhằm mục đích hiểu biết đầy đủ các vấn đề của người dùng để hình dung đầy đủ các vấn đề của dự án.- giai đoạn phân tích: là nhằm mục tiêu xác đònh chính xác hệ thống xây dựng dự đònh sẽ làm những gì theo quan điểm của người sử dụng.- giai đoạn thiết kế+ mức tổng thể: cho thấy kiến trúc chung của hệ thống về cả phần cứng lẫn phần mềm.+ tiếp tục chia nhỏ bản thiết kế thành những phần nhỏ hơn.+ thiết kế module: công việc này sẽ tiến hành ở giai đoạn thực hiện.- giai đoạn thực hiện: nhằm thiết kế chi tiết, cài đặt gáp nối các thành phần, các module trong hệ thống bao gồm phần cứng lẫn phần mềm.- giai đoạn kiểm thử hệ thống: tích hợp tấc cả các phần cùng hoạt động và kiểm tra cặn kẽ các phần, các moodule theo các chức năng trong khi thiết kế bao gồm cả phần cứng lẫn phần mềm.- kiểm thử chấp nhận: là giai đoạn trình diễn cho khách hàng, người sử dụng các chức năng của hệ thống nhằn đạt được sự ký nhận của người sử dụng - giai đoạn vận hành khai thác: chuyển giao toàn bộ hệ thống trên diện rộng cho từng người sử dụng nhằm khai thác hệ thống để giải các bài toán thực tế.* Tóm tắc quá trình thực hiện chương trình quản trò dữ liệu.- Khảo sát yêu cầu của chương trình, làm rõ các thông tin đầu vào, các thông tin đầu ra và các báo cáo phục vụ cho việc quản lý.- Dựa trên yêu cầu của chương trình, xây dựng sơ đồ chức năng, lấy nó làm cơ sở để xây dựng hệ thống menu cho chương trình, hệ thống menu phải thể hiện đầy đủ chức năng của chương trình.- Dựa trên sơ đồ chức năng, xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu thể hiện các thông tin đưa vào hệ thống, và sau khi được các chức năng xử lý sẽ được lưu trữ hoặc tạo thành các báo cáo.- Qua phân tích sơ đồ dòng dữ liệu và các thông tin khảo sát ban đầu, xây dựng các thực thể (lưu trữ những thông tin cơ bản) và mối quan hệ giữa chúng. Đó chính là bước xây dựng sơ đồ quan hệ thực thể, làm cơ sở để xây dựng các Table và relationship trong Access. Trang 1 III/. Khảo sát thông tin yêu cầu của chương trình.1. Khảo sát ban đầu.2. Khảo sát chi tiết.3. Khảo sát hiện trạng.- Phương pháp quan sát.- Phương pháp phỏng vấn.- Phương pháp bảng hỏi.- Phương pháp mẫu bảng ghi.IV/. Mô tả một số chương trình cụ thể.A. Chương trình quản lý hàng hóa công nợ cửa hàng.1. Mô tả yêu cầu.a. Về quản lý hàng hóa.- Quản lý các PNXK của cửa hàng, phải biết mua hàng từ nhà cung cấp nào và xuất cho khách hàng nào.- Báo cáo được tình hình nhập xuất tồn của từng mặt hàng theo số lượng và theo giá trò. Tồn kho theo giá trò được tính theo phương pháp bình quân gia quyền của kế toán.b. Về quản lý công nợ.- Quản lý các phiếu thu tiền mặt do khách hàng trả nợ và phiếu chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp.- Đối với nhà cung cấp:+ Khi mua hàng (PNK) thì sẽ làm công nợ nhà cung cấp tăng.+ Khi cửa hàng trả tiền cho NCC (phiếu chi) thì công nợ giảm.- Đối với khách hàng mua hàng:+ Khi xuất cho KH (PXK) sẽ làm công nợ khách hàng tăng.+ Khi cửa hàng thu tiền mặt của khách hàng trả nợ (phiếu thu TM) thì công nợ khách hàng giảm.- Báo cáo về tình hình công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp (nợ đầu kỳ, nợ tăng trong kỳ, nợ giảm trong kỳ, nợ cuối kỳ).2. Các thông tin quản lý.Qua mô tả cho thấy các thông tin quản lý bao gồm:-Thông tin nhập: DMNCC, DMKH, DMHH, PNK, PXK, PHIEUTHU (KH trả nợ), PHIEUCHI (trả nợ NCC), CTPNK, CTPXK.-Thông tin xuất: Báo cáo nhập xuất hàng và tồn kho, báo cáo công nợ khách hàng và nhà cung cấp. Thông thường khi viết chương trình cho một công ty cụ thể thì công ty sẽ cung cấp các mẫu báo cáo mà công ty yêu cầu chương trình thực hiện.B. Chương trình quản lý nhân sự tiền lương cho công ty.1. Mô tả chương trình.a. Về quản lý nhân sự.- Cập nhật lý lòch nhân viên.- Xem lý lòch NV theo mã số.- Xem lý lòch NV theo phòng ban.- Điều chỉnh lý lòch NV.- Xóa NV.b. Về quản lý tiền lương.Hàng ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê sẽ đến từng phòng ban để ghi nhận nhân viên nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm công. Dựa vào sổ chấm công người điều hành sẽ biết Trang 2 được NV nào vắng mặt trong ngày để ghi nhận vào sổ. Cuối tháng sẽ dựa vào sổ này để tính lương cho NV.- Nhập số liệu chấm công hàng tháng của từng NV trong công ty.- Thay đổi số liệu chấm công.- Thống kê lương theo phòng ban.- Thống kê lương theo toàn công ty.2. Các thông tin quản lý.Thông tin nhập: Nhập danh sách, lý lòch nhân viên, ds phòng ban, ds chức vụ, số liệu chấm công hàng tháng.Thông tin xuất: Báo cáo lý lòch NV theo từng cá nhân và theo phòng ban, thống kê lương cho NV theo từng cá nhân, theo phòng ban và toàn công ty. V/. Đưa ra các thực thể của hệ thống.Từ việc mô tả hệ thống ta đưa ra các thực thể của hệ thống mổi thực thể của hệ thống được ký hiệu bằng một hình chử nhật có dạng như sau.1. Vai trò:Mô hình thực thể xác đònh các đơn vò thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống và mối quan hệ giữa chúng. Điều này có nghóa là tất cả dữ liệu chỉ lưu giữ một lần trong toàn bộ hệ thống và có thể thâm nhập từ bất cứ chương trình nào.Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống dưới dạng bảng, mỗi bảng thể hiện một cơ sở dữ liệu (Database). Xây dựng mô hình thực thể sẽ xác đònh có bao nhiêu bảng dùng trong hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.TD: Bảng DMKHMã KH Tên KH Phone Đòa chỉKH001 Đinh Thế Hiển 0903711720 254 Điện Biên Phủ Q.3KH002 Nguyễn Văn Bách 3A Nguyễn Thiện Thuật Q.32. Các thành phần của mô hình thực thể:a. Thực thể: Là một đối tượng, một sự kiện, một thông tin nào đó được lưu trữ trong hệ thống bằng một dòng thông tin trong bảng. Một thực thể bao gồm tên của thực thể và các thuộc tính của thực thểb. Tập thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng tính chất, mô tả cho một loại thông tin. Thí dụ Khách hàng là một tập thực thể vì nó mô tả từng khách hàng. Trong sơ đồ thực thể, tập thực thể có dạng hình chữ nhật. Nó tương đương với 1 bảng.Tập thực thể được sinh ra thuộc một trong 3 dạng sau:- Liên quan đến một giao dòch chủ yếu của hệ thống. TD: Đơn đặt hàng.- Liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên hệ thống. TD: Kho, NCC, KH- Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê như Bảng lươngthực thể sinh ra thông qua tên thực thể sau đó mới xác đònh thuộc tính của thực thểc. Thuộc tính: Mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là một thuộc tính của thực thể, còn được gọi là những Field thể hiện trên từng cột của bảng. VD: Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính Mã KH, Số phone, Đòa chỉ.Có 3 loại thuộc tính:- Thuộc tính khóa: Là một thuộc tính của thực thể mà ta xác đònh duy nhất một thực thể. chý ý thuộc tính khoá là không trùng nhau trong một tập thực thể nó có tính duy nhất. TD: Mã KH là thuộc tính khóa của tập thực thể KH vì ứng với mỗi thực thể KH chỉ có một mã số duy nhất không trùng nhau.- Thuộc tính mô tả: là các thuộc tính mô tả thông tin về đối tượng. TD: Tên KH, Phone, đòa chỉ. Trang 3 <tên thực thể><thuộc tính của thực thể> - Thuộc tính kết nối: Đối với tập thực thể này là thuộc tính mô tả nhưng đối với thực thể khác nó là thuộc tính khóa, khi đó nó là thuộc tính kết nối thể hiện mối liên hệ giữa bảng này với bảng khác. TD: Mã KH trong bảng Đơn hàng là thuộc tính kết nối.Đơn hàngSố hiệu đơn hàng Mã KH Ngày giao Đòa chỉ giao2001 KH002 5/12/96 1A Nguyễn TrãiVI/. Mô hình quan hệ thực thể (erd: entity relationship diagram)1. Mối quan hệ.a. Quan hệ 1-1.Một thực thể của tập thực thể này tương ứng với duy nhất một thực thể trong tập thực thể kia và ngược lại. TD: 2 tập thực thể HV(Mã HV, Họ tên, Năm sinh, Đòa chỉ) và Đề tài tốt nghiệp(Mã đề tài, Tên đề tài, GVHD)Mỗi HV chỉ được làm một đề tài tốt nghiệp duy nhất và sinh viên nào đã chọn một đề tài tốt nghiệp thì các HV khác không được chọn đề tài đó.b. Quan hệ 1-n.Một thực thể trong tập thực thể này quan hệ với nhiều thực thể trong tập thực thể kia.TD: Mỗi HV chỉ làm một đề tài tốt nghiệp và một đề tài tốt nghiệp có thể có nhiều HV làm.Thuộc tính khóa của HV là thuộc tính thể hiện của Đề tài TNc. Quan hệ n-n.Một thực thể trong tập thực thể này quan hệ với nhiều thực thể trong tập thực thể kia và ngược lại.TD: Mỗi HV có thể làm cùng lúc nhiều đề tài tốt nghiệp lấy điểm cao nhất trong số đó, và một đề tài có thể có nhiều sinh viên chọn.2. Nhận xét.Quan hệ 1-n rất cần thiết trong việc thiết kết CSDL, trong đó thuộc tính khóa của tập thực thể bên một sẽ là thuộc tính mô tả của tập thực thể bên nhiều.Quan hệ 1-1 đưa đến việc nhập chung 2 tập thực thể thành 1 tập thực thể duy nhất có thuộc tính là thuộc tính của 2 tập thực thể ban đầu.Quan hệ n-n cần phải được tách ra làm 2 mối quan hệ 1-n bằng cách tạo ra thêm 1 tập thực thể thứ 3 có thuộc tính khóa là tập hợp thuộc tính khóa của 2 tập thực thể ban đầu.VD: Tập thực thể mới: Điềm TN(Mã HV, Mã Đề tài, điểm)3. Phân tích mô hình dữ liệu cụ thể.Chương trình A.Từ DFD, kho dữ liệu được biến đổi thành các tập thực thể, sau đó xác đònh mối quan hệ giữa chúng bằng quá trình phân tích.Chương trình B. Trang 4 HV Đề tài TNHV Đề tài TNHV Đề tài TNDMKH DMNCCPHIEUTHU,PIEUCHIDMHHPNK, PXK Trang 5 DMPhòng banDMNVDMChức vụBảng chấm công VII/. Mô hình dữ liệu quan hệ.Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ cho phép xác đònh một danh sách các thuộc tính của các bảng thực thể.Quá trình xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ gồm các bước sau:- Xác đònh các thuộc tính cần cho mối quan hệä.- Chuẩn hóa.- Xác đònh mối quan hệ.1. Xác đònh thuộc tính.Từ các thông tin đầu vào, ta sẽ lập nên 1 bảng danh sách các tập thực thể và các thuộc tính cho từng thực thể, sau đó xác đònh thuộc tính khóa, các thuộc tính này được gạch dưới để phân biệt các thuộc tính còn lại.TD:Khách hàng (Mã KH, Tên KH, Tên công ty, Phone, đòa chỉ)Đơn đặt hàng (Số hiệu đơn, Mã KH, ngày đặt hàng)2. Chuẩn hóa các tập thực thể.Chuẩn hóa:Là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính, phân tích chúng để đưa về một dạng sao cho:- Không có sự lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau trừ thuộc tính khóa và thuộc tính kết nối.- Loại bỏ các thuộc tính có giá trò là kết quả của những thuộc tính khác.- Những tập thực thể có vai trò và ý nghóa rõ ràng và duy nhất.Phụ thuộc hàm:- Với mọi giá trò của khóa tại thời điểm đang xét chỉ có tương ứng một giá trò cho từng thuộc tính khác trong bảng. Nếu có thuộc tính không phụ thuộc hàm vào khóa thì nó phải nằm trong tập thực thể khác.Quá trình chuẩn hóa:Chọn khóa.- Mỗi tập thực thể đều có khóa.- Khóa là 1 hay nhiều thuộc tính trong tập thực thể xác đònh tính duy nhất của thực thể.- Nếu các thuộc tính tự nhiên của tập thực thể không tạo thành khóa, ta cần đưa thêm thuộc tính khóa vào. TD: Mã KH.- Khi tập thực thể được tạo ra từ việc chuyển mối quan hệ n -n thành 2 mối quan hệ 1-n, khi đó khóa của tập thực thể mới là tập hợp khóa của 2 tập thực thể ban đầu.Chuẩn hóa dạng 1.Các thuộc tính nào xuất hiện nhiều lần cùng với một thực thể thì loại bỏ và tách ra cùng với thuộc tính khóa của tập thực thể ban đầu tạo thành tập thực thể mới.Chuẩn hóa dạng 2.Các thuộc tính trong tập thực thể phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa.Tập thực thể có khóa là 1 thuộc tính thì đương nhiên thỏa dạng chuẩn 2.Với các tập thực thể có khóa gồm nhiều thuộc tính ghép lại, trong đó các thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào một phần của khóa thì ta sẽ đưa nó vào một thực thể mới với khóa là bộ phận khóa của tập thực thể ban đầu.Chuẩn hóa dạng 3.Các thuộc tính không chỉ phụ thuộc hàm vào khóa mà còn không được phụ thuộc hàm vào bất kỳ thuộc tính nào không phải là khóa trong thực thể.Khi có thuộc tính nào phụ thuộc hàm vào thuộc tính không là khoá trong thực thể ta cần đưa chúng vào thực thể mới có khóa là thuộc tính mà nó phụ thuộc hàm.Kết hợp các tập thực thể:Sau khi chuẩn hóa toàn bộ các tập thực thể, những tập thực thể giống nhau sẽ được kết hợp lại thành tập thực thể duy nhất. Trang 6 . phân tích, sau khi phân tích xong sẽ giao cho bộ phận thiết kế dưa ra bản thiết kế chi tiết sau dó bản thiết kế được giao cho nhóm lập trình viết chương. bảng Đơn hàng là thuộc tính kết nối.Đơn hàngSố hiệu đơn hàng Mã KH Ngày giao Đòa chỉ giao2 001 KH002 5/12/96 1A Nguyễn TrãiVI/. Mô hình quan hệ thực thể (erd: