Chủ đề 1 công văn và phương pháp soạn thảo công văn

CHỦ ĐỀ 1: CÔNG VĂN VÀ PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO CÔNG VĂN GV giảng dạy: TS Nguyễn Văn Báu SV thực hiện: Nhóm STT Họ tên MSSV Đỗ Thị Thảo Nguyên 2056200059 Nguyễn Thị Hiền Diệu 2056200107 Nguyễn Huỳnh Bích Dun 2056200115 Tơ Trần Diễm My 2056200152 Hoàng Ngọc Minh Thư 2056200198 Nguyễn Thị Ngọc Trang 2056200210 Đặng Ngọc Như Ý 2056200226 Ghi Nhóm trưởng BỐ CỤC NỘI DUNG CHỦ ĐỀ: “CÔNG VĂN VÀ PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO CÔNG VĂN” Cơng văn gì? Đặc điểm chung cơng văn 1.1 Cơng văn gì? 1.2 Đặc điểm cơng văn Một số loại cơng văn cụ thể Ví dụ 2.1 Công văn hướng dẫn 2.2 Công văn đạo 2.3 Công văn đôn đốc, nhắc nhở 2.4 Công văn đề nghị, yêu cầu 2.5 Công văn phúc đáp 2.6 Công văn xin ý kiến Phương pháp soạn thảo công văn * So sánh với số loại văn khác ứng dụng Chat GPT Cơng văn gì? Đặc điểm chung cơng văn 1.1 Cơng văn gì? Cơng văn loại văn hành sử dụng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp - Với quan nhà nước, công văn coi loại phương tiện giao tiếp thức quan Nhà nước với cấp trên, cấp với cơng dân Ngồi ra, tổ chức xã hội, doanh nghiệp phải thường xuyên soạn thảo sử dụng công văn để thực hoạt động thông tin giao dịch phạm vi thẩm quyền - Trong doanh nghiệp, cơng văn thường sử dụng với mục đích tiêu biểu sau: ● Thông báo vấn đề hoạt động đơn vị, quan, tổ chức doanh nghiệp tạo nên nhiều văn quy phạm pháp luật ban hành có hiệu lực; ● Hướng dẫn thực văn bản, đạo cấp chưa có văn pháp lý, điều lệ hoạt động đơn vị, quan, tổ chức, doanh nghiệp quy định; ● Thông báo số nội dung, hoạt động dự kiến xảy theo kế hoạch định mở lớp bồi dưỡng đào tạo, hoạt động ngoại khóa,… ● Xin ý kiến đạo vấn đề hoạt động đơn vị, quan, tổ chức, doanh nghiệp công tác giải mà văn trước chưa có quy định hướng dẫn cụ thể; ● Đề nghị cấp duyệt kế hoạch đạo ý kiến vấn đề vướng mắc cấp dưới; ● Thăm hỏi, phúc đáp lại công văn, cảm ơn,… Nói tóm lại, vai trị chủ yếu Cơng văn để thực hoạt động thông tin giao dịch phạm vi thẩm quyền quan, tổ chức dùng để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, nghiệp vụ chủ thể có thẩm quyền để giải cơng việc, nghiệp vụ có liên quan Một công văn coi hợp lệ đáp ứng đầy đủ điều kiện sau: ● Chỉ viết vấn đề nhất, lời văn rõ ràng, khơng nước đơi; ● Ngơn ngữ ngắn gọn, súc tích ý tưởng bám sát với chủ thể cần biểu đạt; ● Nghiêm túc, lịch có tính thuyết phục người nhận; ● Tuân thủ thể thức văn đặc biệt phần trích yếu nội dung công văn 1.2 Đặc điểm chung công văn Công văn khơng phải văn quy phạm pháp luật, trình tự, thủ tục ban hành Cơng văn thực nhanh chóng, thuận lợi để giải cơng việc khẩn cấp Cơng văn có nhiều loại, sử dụng nhiều lĩnh vực khác kinh tế, văn hóa, trị, pháp luật,… phù hợp với mục đích quan, tổ chức ban hành Cơng văn có hiệu lực từ ngày ký chấm dứt hiệu lực sau thực hiện, giải xong cơng việc thực tế có cơng văn thay Công văn không áp dụng rộng rãi phổ biến mà áp dụng với cá nhân, quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận Công văn Nhất cơng văn hướng dẫn, có việc tương tự, muốn giải phải xin hướng dẫn từ đầu Một số loại công văn cụ thể Ví dụ Dựa vào mục đích ban hành, công văn phân thành loại sau: ● Công văn hướng dẫn ● Công văn đạo ● Công văn đôn đốc, nhắc nhở ● Công văn đề nghị, yêu cầu ● Công văn phúc đáp ● Công văn xin ý kiến 2.1 Công văn hướng dẫn Công văn hướng dẫn thường sử dụng quan cấp hỏi việc cụ thể phát sinh thực tiễn cấp chủ động ban hành nhận thấy việc định có quy định pháp luật cịn có điểm chưa rõ, tạo cách hiểu khác Trong phạm vi chức mình, quan nhà nước sử dụng cơng văn để hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cấp nhằm tạo thống áp dụng pháp luật Ví dụ: Cơng văn “Tun truyền , hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký kế hoạch khuyến cơng 2021” Nguồn: trích xuất từ Internet 2.2 Cơng văn đạo Là công văn cấp thông tin cho phận, quan, cấp công việc cần triển khai, cần thực Nội dung loại công văn gần giống với thị Công văn đạo UBND tỉnh chấn chỉnh, nâng cao hiệu cơng tác phịng, chống dịch covid 19 (Nguồn: Fanpage Hà Tĩnh) 2.3 Công văn đôn đốc, nhắc nhở Công văn đôn đốc, nhắc nhở công văn sử dụng để nhắc nhở quan, đơn vị cấp thực hoạt động cụ thể biện pháp giúp cho quan nhà nước đạo, điều hòa, phối hợp, bảo đảm tính liên tục, phối hợp nhịp nhàng, đồng đối tượng có liên quan hoạt động Cơng văn việc nhắc nhở, đơn đốc thực sách hỗ trợ theo Nghị số 68/NQ-CP Chính phủ (nguồn: Internet) 2.4 Cơng văn đề nghị, yêu cầu Là công văn phận, quan cấp gửi cấp quan, phận ngang cấp để đề nghị, yêu cầu quan, phận cung cấp thơng tin, giải cơng văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn quan Nơi nhận: (8) - .; (ký tên, đóng dấu quan) - ; - Lưu: VT, (9) Họ tên đầy đủ người ký Chú giải: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành viết tắt tên đơn vị soạn thảo cơng văn (3) Địa danh (4) Trích yếu: tóm tắt nội dung đề cập công văn (5) Tên quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải chính, cĩ trch nhiệm thực nội dung công văn (6) Nêu rõ mục đích lý ban hành cơng văn (7) Nêu cụ thể nhiệm vụ mà quan, tổ chức, cá nhân phải thực biện pháp để triển khai thực nhiệm vụ công tác (8) Thẩm quyền ký (thủ trưởng quan ban hành ký cán bộ, cơng chức có thẩm quyền quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ký thay (KT), ký thừa uỷ quyền (TUQ) ký thừa lệnh (TL) (9) Viết tắt tên đơn vị soạn thảo lưu công văn 3.3 Công văn đôn đốc, nhắc nhở Công văn đôn đốc, nhắc nhở văn quan cấp gửi cho quan cấp nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh hoạt động thi hành chủ trương, biện pháp hay định Bố cục công văn đôn đốc, nhắc nhở bao gồm: - Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ giao cho cấp văn đạo tổ chức thực hiện, nhắc lại chủ trương, kế hoạch, định yêu cầu cấp thực Có thể nêu số nhận xét ưu, khuyết điểm cấp việc thực thi nhiệm vụ giao, đặc biệt nhấn mạnh khuyết điểm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao đồng thời rõ nguyên nhân dẫn đến thực trạng - Giải vấn đề: Nêu rõ nội dung yêu cầu thực nhiệm vụ giao cho cấp dưới; đề biện pháp, thời gian thực nhiệm vụ giao (cần ý biện pháp nhằm đem lại hiệu mong muốn); vạch biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa; giao trách nhiệm cụ thể cho quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tổ chức thực - Phần kết luận: Yêu cầu quan, tổ chức cá nhân có trách nhiệm triển khai thực kịp thời báo cáo kết thực lên quan cấp vào thời hạn định TN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) (3) , ngày tháng năm v/v (4) Kính gửi: - ; - (5) ; - Thực chủ trương (6) thị (7) việc , (1) triển khai số công tác sau: (8) Tuy nhiên, kết đạt so với tiến độ yêu cầu đặt chậm Đó (9) Trước tình hình đó, để hoàn thành kế hoạch đề ra, (1) nhắc nhở (5) cần tập trung làm số công việc sau: (10) Từ trở đi, (5) định kỳ vào ngày hàng tháng báo cáo tình hình thực kế hoạch (11) Các (5) cần khẩn trương triển khai thực nhiệm vụ giao Trong trình thực có khó khăn, đề nghị phản ánh kịp thời, trực tiếp cho (1) để có hướng đạo giải kịp thời Trân trọng./ Nơi nhận: - .; (12) (ký tên, đóng dấu quan) - ; - Lưu: VT, (13) Họ tên đầy đủ người ký 3.4 Công văn đề nghị, yêu cầu Công văn đề nghị, yêu cầu văn quan cấp gửi cho quan cấp trên, quan ngang cấp, ngang quyền giao dịch với để đề nghị, yêu cầu giải công văn có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Bố cục công văn đề nghị, yêu cầu bao gồm: ● Đặt vấn đề: Nêu lý mục đích việc đề nghị, yêu cầu Có thể vào lý thực tế chức năng, nhiệm vụ Nhà nước giao, hay văn có liên quan ● Giải vấn đề: Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị yêu cầu; nội dung cụ thể việc đề nghị, yêu cầu; thời gian cách thức giải đề nghị, yêu cầu ● Phần kết luận: Thể mong muốn quan quan tâm, xem xét chấp thuận đề nghị, yêu cầu TN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) (3) , ngày tháng năm v/v (4) Kính gửi: - ; - (5) ; - Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho (6) Hiện (7) Tình hình ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động (1) Để giải vấn đề nêu (1) dự kiến (8) đề nghị (5) : (9) Vậy (1) kính đề nghị (5) xem xét quan tâm giải quyết, giúp đỡ Nếu có khó khăn đề nghị Quý quan cho biết kịp thời Trân trọng cảm ơn./ Nơi nhận: - .; (10) (ký tên, đóng dấu quan) - ; - Lưu: VT, (11) Họ tên đầy đủ người ký Chú giải: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành v viết tắt tên đơn vị soạn thảo cơng văn (3) Địa danh (4) Trích yếu: tóm tắt nội dung vấn đề cần hỏi ý kiến (5) Tên quan, tổ chức, cá nhân hỏi ý kiến (6) Tên dự thảo văn bản, văn định, chủ trương (7) Lý do, mục đích hỏi ý kiến (8) Những vấn đề gợi ý để hỏi ý kiến (9) Tên quan hỏi ý kiến quan có trách nhiệm tổng hợp ý kiến quan hỏi ý kiến định (10) Thẩm quyền ký (thủ trưởng quan ban hành ký cán bộ, cơng chức có thẩm quyền quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ký thay (KT), ký thừa uỷ quyền (TUQ) ký thừa lệnh (TL) (11) Viết tắt tên đơn vị, cá nhân soạn thảo lưu công văn 3.5 Công văn trả lời Công văn trả lời văn dùng để trả lời vấn đề liên quan đến chức nhiệm vụ quan ban hành văn mà quan, tổ chức, cá nhân có u cầu Bố cục cơng văn trả lời bao gồm: ● Đặt vấn đề: Ghi rõ trả lời văn đơn thư quan, tổ chức, cá nhân vấn đề Ngồi ra, để nội dung trả lời có tính thuyết phục cao cá nhân, tổ chức trả lời xác minh cần thiết phần đặt vấn đề công văn trả lời cần nêu cụ thể, nêu đầy đủ làm sở trả lời (ppt bỏ câu vô ngoặc đơn nhe) ● Giải vấn đề: Trả lời vấn đề mà nội dung văn gửi đến yêu cầu phải giải đáp Đây phần quan trọng công văn trả lời thể đầy đủ vấn đề mà quan trả lời bên có liên quan Khi soạn thảo phần cần ý số vấn đề sau: + Vấn đề quan trọng trả lời trước, vấn đề quan trọng trả lời sau + Nội dung trả lời phải đảm bảo tính rõ ràng, dứt khốt, cụ thể, tránh kiểu trả lời chung chung, chiếu lệ đảm bảo tính thuyết phục + Nếu có vấn đề mà quan chưa thể trả lời phải nêu lý hẹn thời điểm khác trả lời ● Phần kết luận: Có thể khái quát lại vấn đề mà quan trả lời, đồng thời đề nghị quan trả lời thấy có vấn đề chưa rõ, chưa thỏa đáng cho biết ý kiến văn cử cán đến trực tiếp trao đổi để nghiên cứu trả lời tiếp TN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) (3) , ngày tháng năm v/v (4) Kính gửi: (5) Trả lời (hoặc Phúc đáp) công văn số ngày (5) vấn đề , vào (6) , (1) có ý kiến sau: (7) Trên ý kiến trả lời thức (1) công văn số Q quan Nếu có vấn đề chưa rõ chưa thỏa đáng đề nghị Quý quan gửi công văn trao đổi cử cán đến làm việc trực tiếp, chúng tơi có biện pháp giải kịp thời Xin chân thành cảm ơn Nơi nhận: - .; (8) (ký tên, đóng dấu quan) - ; - Lưu: VT, (9) Họ tên đầy đủ người ký Chú giải: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành v viết tắt tn vị soạn thảo cơng văn (3) Địa danh (4) Trích yếu: tóm tắt nội dung đề nghị, yêu cầu, như: xin cấp kinh phí, xin mua ơ-tơ, xin mở lớp (5) Tên quan phúc đáp (6) Các sở, quan dựa vào để trả lời (7) Nội dung phúc đáp (trả lời vấn đề lý không trả lời) (8) Thẩm quyền ký (thủ trưởng quan ban hành ký cán bộ, cơng chức có thẩm quyền quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ký thay (KT), ký thừa uỷ quyền (TUQ) ký thừa lệnh (TL) (9) Viết tắt tên đơn vị, cá nhân soạn thảo lưu công văn 3.6 Công văn hỏi ý kiến Công văn hỏi ý kiến văn thường dùng để quan cấp cần có ý kiến đóng góp quan cấp dưới, tổ chức, cá nhân hữu quan vấn đề quan trọng, ví dụ việc hỏi ý kiến đóng góp dự thảo văn quy phạm pháp luật quan trọng; để quan cấp trình thực chủ trương, sách quan cấp trên, phát khó khăn, vướng mắc, điểm chưa rõ cần có công văn xin ý kiến đạo quan cấp Bố cục công văn hỏi ý kiến bao gồm: ● Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm vấn đề nào? ● Giải vấn đề: Trình bày vấn đề cần hỏi ý kiến (có thể chủ trương, sách vừa Nhà nước ban hành, vấn đề văn cịn chưa trình bày rõ ràng, cụ thể, dễ gây thắc mắc nhân dân), nêu cách làm thời gian thực việc hỏi ý kiến ● Phần kết luận: Yêu cầu trả lời văn thời gian TN CƠ QUAN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (2) (3) , ngày tháng năm v/v (4) Kính gửi: (5) Ngày tháng năm (1) hoàn thành dự thảo văn (6) Để (7) , (1) đề nghị quan, tổ chức, cá nhân cho biết ý kiến vấn đề sau đây: (8) Đề nghị quan, tổ chức, cá nhân kịp thời cho ý kiến văn gửi (9) trước ngày tháng năm Trân trọng cảm ơn./ Nơi nhận: - .; (10) (ký tên, đóng dấu quan) - ; - Lưu: VT, (11) Họ tên đầy đủ người ký Chú giải: (1) Tên quan ban hành công văn (2) Viết tắt tên quan ban hành v viết tắt tên đơn vị soạn thảo cơng văn (3) Địa danh (4) Trích yếu: tóm tắt nội dung vấn đề cần hỏi ý kiến (5) Tên quan, tổ chức, cá nhân hỏi ý kiến (6) Tên dự thảo văn bản, văn định, chủ trương (7) Lý do, mục đích hỏi ý kiến (8) Những vấn đề gợi ý để hỏi ý kiến (9) Tên quan hỏi ý kiến quan có trách nhiệm tổng hợp ý kiến quan hỏi ý kiến định (10) Thẩm quyền ký (thủ trưởng quan ban hành ký cán bộ, cơng chức có thẩm quyền quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ký thay (KT), ký thừa uỷ quyền (TUQ) ký thừa lệnh (TL) (11) Viết tắt tên đơn vị, cá nhân soạn thảo lưu công văn ● So sánh cơng văn tờ trình Cơng văn tờ trình thuộc nhóm văn hành thơng thường hai loại văn có khác biệt định Công văn loại văn hành sử dụng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Công văn coi loại phương tiện giao tiếp thức quan Nhà nước với cấp trên, cấp với cơng dân Ngồi ra, tổ chức xã hội, doanh nghiệp phải thường xuyên soạn thảo sử dụng công văn để thực hoạt động thông tin giao dịch phạm vi thẩm quyền Cịn tờ trình văn đề xuất với cấp vấn đề mới, xin cấp phê duyệt chủ trương, phương án công tác, đề án, vấn đề, dự thảo văn bản, sử dụng nội quan, doanh nghiệp, chủ yếu sử dụng quan Nhà nước > Về chức năng: Tùy theo mục đích nội dung cần truyền tải mà cơng văn chia thành nhiều loại khác vai trị chủ yếu cơng văn để thực hoạt động thông tin giao dịch phạm vi thẩm quyền quan, tổ chức dùng để thông tin hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, nghiệp vụ chủ thể có thẩm quyền để giải cơng việc, nghiệp vụ có liên quan Tờ trình hiểu 01 văn dùng để trình bày, đề xuất với cấp việc, đề xuất phê chuẩn chủ trương, giải pháp… để xin kết luận, đạo cấp *So sánh công văn với thông báo Trường hợp sử dụng thông báo gần gũi để thông báo Tuy nhiên hai loại văn có điểm khác biệt Sự phân biệt thể mức độ phổ cập vấn đề cần thông báo nội dung thông báo Đối tượng thơng báo thường rộng Và hình thức trình bày khác nhau: + Thơng báo có tên gọi rõ ràng cịn cơng văn khơng có phần tên gọi + Thơng báo khơng có phần kính gửi cịn cơng văn ngược lại + Thơng báo khơng ghi quan hay cá nhân đầu văn công văn trao đổi Thông báo dùng mối quan tâm chủ yếu hướng vào thông tin cần truyền đạt; khơng quan tâm đến việc thiết lập trì mối quan hệ người thông báo người nhận thông báo Trong cơng văn lại ln ý mối quan hệ – Phạm vi phổ biến thông báo rộng khơng nhằm vào đối tượng xác định công văn Công văn lại nhằm vào đối tượng xác định cách thức trình bày cơng văn ln có phần kính gửi, chủ thể ban hành hướng đến, thơng tin hồn tồn cho ý chí lựa chọn hai bên Cịn sử dụng cơng văn ngồi nội dung trên, người soạn thảo cơng văn thể mong muốn nhận hợp tác người nhận công văn Trong nhiều trường hợp định, thơng báo khơng thiết phải có đối tượng cụ thể mà gửi tới tất đối tượng cần thiết niêm yết nơi công cộng, đăng phương tiện truyền thông thông tin đại chúng biết Nếu cơng văn gửi đến nơi mà quan ban hành cơng văn cho có nhu cầu sử dụng hợp tác bên với Như Cơng văn loại văn hành khác vừa có điểm chung vừa tồn điểm khác biệt Tùy theo mục đích sử dụng mà ban hành loại công văn tương ứng Công văn không cá nhân ban hành, cần đảm bảo tất quy định thức cơng bố nghị định 30/2022 Chính phủ Ngày xuất công nghệ Chat GPT hỗ trợ người dùng việc soạn thảo Thành tựu Chat GPT nhiều có tác động tích cực tiêu cực đến soạn thảo văn nói chung cơng văn nói riêng Ứng dụng thực chất mang tính “con dao hai lưỡi”, giúp rút ngắn thời gian hồn thành cơng việc cách hiệu Khi trí tuệ nhân tạo sử dụng cách hiệu quả, tác vụ thơng thường thực cách dễ dàng tốt Tuy nhiên, việc sử dụng chat GPT trợ lý tùy thuộc vào chất lượng nhân lực Nếu nhân lực có chất lượng tốt, sử dụng chat GPT giúp họ hồn thành cơng việc cách nhanh hơn, nhân lực yếu, họ bị thay Chat GPT.” TÀI LIỆU THAM KHẢO Văn phịng Chính phủ Ngày 05 - 03 - 2020 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ: Về cơng tác văn thư Truy xuất từ https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2020/03/30.signed.pdf Công ty Luật ACC, Truy xuất từ https://accgroup.vn/cong-van-la-gi/ Phạm Văn Quốc Thư viện Pháp luật Chủ đề Pháp luật bật: Công văn gì? Có loại cơng văn nào? Một số mẫu công văn sử dụng phổ biến năm 2022? Truy xuất từ Cơng văn gì? Có loại công văn nào? Một số mẫu công văn sử dụng phổ biến năm 2022? (thuvienphapluat.vn) Tài liệu báo Ninh Thuận, truy xuất từ: https://cdspninhthuan.edu.vn/thong-baola-gi/