Chương 3 XÂY DỰNG TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC VÀ ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PFC GROUP 3 1 Triển khai xây dựng từ điền năng lực 3 1 1 Xác định danh mục năng lực và phân loại năng lực tại PFC Group 3 1 1.
Chương XÂY DỰNG TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC VÀ ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PFC GROUP 3.1 Triển khai xây dựng từ điền lực 3.1.1 Xác định danh mục lực phân loại lực PFC Group 3.1.1.1 Xác định hệ thống cấu trúc PFC Group Nhìn vào cấu tổ chức PFC Group, để xác định lực chia nhỏ làm phận chính: Ban lãnh đạo; Ban kiểm sốt; Phịng hóa chất; Phịng dịch vụ cơng; Phịng hành - kế tốn 3.1.1.2 Giới thiệu hệ thống chức danh PFC Group Từ cấu trúc trên, PFC Group có vị trí chức danh trình bày bảng hệ thống chức danh sau: Bảng 3.1: Hệ thống vị trí chức danh PFC Group STT Phòng/Ban Ban lãnhđạo Ban kiểm sốt Phịng hóa chất Trưởng phịng hóa chất Nhân viên kinh doanh hóa chất Phịng dịch vụ cơng Trưởng ban kiểm sốt Thành viên ban kiểm sốt Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Vị trí chức danh Trưởng phịng dịch vụ cơng Nhân viên phịng dịch vụ Phịng hành - kế tốn 10 Trưởng phịng Nhân viên kế tốn Để xác định lại lực cách khách quan chi tiết tác giả thành lập 01 nhóm nghiên cứu phát triển (R&D) gồm 03 thành viên với tiêu chí chương bao gồm: - Ông Trần Văn Quyết – Tham vấn; - Ông Nguyễn Văn Kiên – Phó tổng giám đốc; 45 - Bà Tạ Thị Hồng Nhung – Trưởng ban kiểm soát Dự án xây dựng từ điển lực nhóm R&D T11/2017 dự kiến kết thúc vào 05/03/2018 Nhóm hoạt động định kỳ tuần hai lần để trao đổi cách thức triển khai kết hoạt động thành viên nhóm Theo bước trình bày chương I luận văn triển khai nhận định lại toàn lực công ty Theo cách phân loại đề cập đến chương I luận văn, lực công ty chia làm 04 nhóm bao gồm: lực cốt lõi, lực chuyên môn, lực quản lý lực hỗ trợ Ở vị trí chức danh PFC Group có đầy đủ 04 lực để phục vụ công việc tổ chức Đặc biệt, lực cốt lõi lực dùng chung cho tất vị trí bao gồm tất kỹ khả cần thiên mà nhân viên phải có để đạt mục tiêu tổ chức Xuất phát từ mục tiêu chung phân tích tầm nhìn sứ mệnh cơng ty với việc thảo luận nhóm khái qt lại lực cốt lõi cụ thể trình bày bảng 3.2 sau: Bảng 3.2: Năng lực cốt lõi PFC Group STT Mã lực Tên lực Tên lực CL01 Cốt lõi Kỹ giao tiếp thuyết trình CL02 Cốt lõi Kỹ định giải vấn đề CL03 Cốt lõi Chủđộng sáng tạo CL04 Cốt lõi Năng lực thíchứng CL05 Cốt lõi Hợp tác làm việc nhóm CL06 Cốt lõi Phát triển quản lý thân CL07 Cốt lõi Hành động trung thực theo kỷ luật CL08 Cốt lõi Quảng bá thương hiệu PFC Group CL09 Cốt lõi Sống hạnh phúc 46 Với lực cịn lại dựa vào cấu cấu trúc công ty chia 05 phòng hệ thống chức danh 10 vị trí trình bày bảng 3.1 nên chức danh có lực lực chuyên môn, lực hỗ trợ, lực quản lý Vì vậy, vào chức nhiệm vụ mục tiêu chất lượng phịng/ban, nhóm tác giả thảo luận tổng hợp lại 19 lực cho vị trí chức danh trình bày sau: Bảng 3.3: Bảng tổng hợp lực 10 vị trí chức danh STT Mã lực Tên lực Tên lực QL01 Quản lý Quản lý mục tiêu cơng việc nhóm QL02 Quản lý Lên kế hoạch quản lý mục tiêu cá nhân QL03 Quản lý Quản lý thời gian công việc cá nhân QL04 Quản lý Động viên tinh thần nhóm QL05 Quản lý Xử lý xung đột nhóm QL06 Quản lý Cố vấn huấn luyện QL07 Quản lý Kỹ truyền cảm hứng QL08 Quản lý Kỹ bán hàng QL09 Quản lý Tư chiến lược 10 QL10 Quản lý Thúc đẩy làm việc nhóm 11 CM01 Chun mơn Hiểu biết chun sâu tài kế tốn 12 CM02 Chun mơn Kỹ sử dụng thành thạo ứng dụng văn phòng 13 CM03 Chuyên môn Hiểu biết chuyên sâu loại hình dịch vụ hành cơng 14 CM04 Chun mơn Hiểu biết chun sâu lĩnh vực hóa học 15 HT01 Hỗ trợ Kỹ tự học 16 HT02 Hỗ trợ Nhanh nhạy ứng phó thay đổi 17 HT03 Hỗ trợ Quản lý cảm xúc 18 HT04 Hỗ trợ Xây dựng thiện cảm nắm bắt tâm lý 19 HT05 Hỗ trợ Tháiđộ tập thể 20 HT06 Hỗ trợ Kỹ thương lượng đàm phán 47 Trên bảng tổng hợp chung lực cho 10 vị trí chức danh Chi tiết lực cho vị trí chức danh tác giả trình bày Phụ lục 01: Bảng chi tiết lực cho vị trí chức danh PFC Group 3.1.2 Phân tích đưa định nghĩa lực, xây dựng nội dung từ điển lực Sau hai tuần nghiên cứu thảo luận (20/11/2017 – 02/12/2017) để thống danh mục lực cần có PFC Group dựa hệ thống chức danh, nhóm R&D tiếp tục tổ chức trình xây dựng từ điển lực với việc hoàn thiện định nghĩa tầng biểu loại lực Theo kế hoạch, thời gian để hoàn thiện định nghĩa tầng biểu khoảng 02 tháng (từ ngày 04/12/2017 đến ngày 31/01/2018) Mỗi thành viên nhóm thu thập thơng tin từ kiến thức viết liên quan đến lực, sau tìm hai định nghĩa cho lực Trong q trình tìm kiếm thơng tin để đưa định nghĩa thành viên nhóm thường xuyên trao đổi để định nghĩa thành viên gần với lực Thêm vào đó, cá nhân tìm 03 biểu tương ứng cho mức độ Sau hoàn thành liệu thơng tin bản, nhóm vào tổng hợp lại để tìm định nghĩa phù hợp tầng biểu đa dạng phù hợp với thực trạng PFC Group nói riêng văn hóa doanh nghiệp nói chung Q trình xây dựng định nghĩa tầng biểu thực theo năm bước chung mô tả chương I (trang 29), tác giả vào xây dựng chi tiết cho lực cụ thể lực “sống hạnh phúc” Các lực lại thực tương tự Ví dụ trình xây dựng lực “ Sống hạnh phúc” Mỗi thành viên nhóm thu thập liệu thơng tin sống hạnh phúc lực lại quan trọng tổ chức thu 06 kết sau: Sống hạnh phúc sống có cơng việc ổn định, cấp quan tâm, người yêu thương kính trọng 48 Sống hạnh phúc hài lịng với có, suy nghĩ ln tích cực, hướng đến điều tốt đẹp sống Sống hạnh phúc sống tích cực, có đủ điều kiện để làm hài lòng số nhu cầu định thân sống, ln có kế hoạch để thực công việc dự định tương lai Sống hạnh phúc lạc quan,vui vẻ, tìm cách giải vấn đề rơi vào tình khó khăn; lấy niềm vui giúp đỡ người khác Sống hạnh phúc ln có kế hoạch làm việc ln đóng góp tích cực vào cộng đồng Sống hạnh phúc khơng ngừng nỗ lực để hồn thiện thân, ln vui vẻ lạc quan trước tình khó khăn Sống hòa đồng chân thành giúp đỡ người Sống hạnh phúc lại quan trọng với tổ chức vì: Sống hạnh phúc giúp cho thành viên nỗ lực với mục tiêu chung tổ chức Sống hạnh phúc tạo môi trường làm việc thân thiện, hịa đồng Điều tạo văn hóa doanh nghiệp lành mạnh góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp Sống hạnh phúc giúp nhân viên có ý thức với cơng việc mà đảm nhiệm nhằm nỗ lực hồn thiện phấn đấu khơng ngừng Từ khái niệm trên, sau thảo luận nhóm để xem xét khác biệt khái niệm điều cần thiết nhóm đưa định nghĩa sống hạnh phúc sau: Định nghĩa: Sống hạnh phúc khả suy nghĩ tích cực, làm việc có kế hoạch cố gắng với cơng việc làm Có sáng kiến, đóng góp tích cực cho tổ chức 3.1.3 Hệ thống biểu theo mức độ lực Từ định nghĩa, thành viên nhóm tiếp tục tìm biểu theo mức độ (từ mức độ đến mức độ 5) sau: Ông Nguyễn Văn Quyết đưa năm mức độ tầng biểu trình bày bảng 3.4 sau: 49 Bảng 3.4: Các tầng biểu lực “Sống hạnh phúc” Mức độ Tầng biểu - Thường xuyên tiêu cực tất vấn đề - Khơng có trách nhiệm cơng việc - Luôn tỏ tiêu cực sống - Khơng biết thực muốn - Làm việc khơng có kế hoạch - Khơng đủ kiên nhẫn thực công việc - Không gặp vấn đề mức hay có biểu mức - Có kế hoạch xếp cơng việc sống hàng ngày - Luôn rèn luyện thói quen có lợi sống - Ln vui vẻ, lạc quan hịa đồng - Có tất biểu mức - Luôn gọn gang, tổ chức tốt tn thủ kỷ luật - Ln tìm cách giải tích cực gặp vấn đề khó khăn Ơng Nguyễn Văn Kiên đưa năm mức độ tầng biểu bày bảng 3.5 sau: Bảng 3.5: Các tầng biểu lực “Sống hạnh phúc” Mức độ Tầng biểu - Thường xuyên tiêu cực tất vấnđề - Khơng có trách nhiệm cơng việc - Thường xun khơng hồn thành nhiệm vụ - Cảm thấy chán công việc thời gian dài Không dũng cảm để thay đổi công việc, tiến lên phía trước - Tỏ rõ khơng muốn cố gắng, khơng muốn thay đổi mình, ln muốn việc đơn giản - Hay cảm thấy tổn thương bị từ chối -Không gặp vấn đề mức hay có biểu mức - Biết mục tiêu dài hạn đường thăng tiến nghề nghiệp - Làm việc với nguồn lượng dồi - Ln vui vẻ, lạc quan hịa đồng - Có tất biểu mức - Luôn gọn gang, tổ chức tốt tuân thủ kỷ luật - Luôn bật công việc 50 Tác giả đưa năm mức độ tầng biểu trình bày bảng 3.6 sau: Bảng 3.6: Các tầng biểu lực “Sống hạnh phúc” Mức độ Tầng biểu - Có biểu sau: + Có hầu hầu biểu mứcđộ + Thường xun khơng hồn thành nhiệm vụ - Luôn tỏ tiêu cực sống - Không đủ kiên nhẫn làm việc cần cẩn trọngđặc biệt, không đủ kiên nhẫn tiếp xúc với khái niệm mơ hồ, phức tạp - Bỏ nhanh chóng, dễ dàng thay đổi mục tiêu gặp khó khăn -Khơng gặp vấn đề mức hay có biểu hiệnở mức - Có kế hoạch xếp cơng việc sống hàng ngày - Nhận thức trở ngại cơng việc - Có tất biểu hiệnở mức - Ít bỏ chừng - Kiểm soát vấn đề phát sinh Dựa vào tầng biểu ba thành viên nhóm, biểu có nhiều trùng lặp bổ sung cho Ý kiến mang tính chất hỗ trợ làm rõ mức độ khác Vì vây, nhóm thống hồn thiện để đưa khung cho lực “Sống hạnh phúc” sau: Bảng 3.7: Năng lực “ Sống hạnh phúc” Định nghĩa: Sống hạnh phúc khả suy nghĩ tích cực, CL10 - Sống hạnh làm việc có kế hoạch cố gắng với cơng việc làm Có phúc sáng kiến, đóng góp tích cực cho tổ chức Những biểu hành vi đáp ứng đƣợc cấp độ lực Mức độ Có MỘT biểu sau: - Có phần lớn biểu cấp độ - Thường xuyên cố gắng để hồn thành nhiệm vụ - Thường xun Khơng dám đứng chịu trách nhiệm 51 Mức độ Có MỘT VÀI biểu hiệu sau: - Khơng biết thực muốn nghiệp - Cảm thấy chán công việc thời gian dài Không dũng cảm để thay đổi cơng việc, tiến lên phía trước - Tỏ Khơng muốn cố gắng, khơng muốn thay đổi mình, muốn việc đơn giản - Hay cảm thấy tổn thương bị từ chối - Không đủ kiên nhẫn làm công việc cần cẩn trọng đặc biệt,hoặc Không đủ kiên nhẫn tiếp xúc khái niệm mơ hồ, phức tạp - Bỏ nhanh chóng, dễ dàng thay đổi mục tiêu gặp khó khăn Mức độ Khơng gặp vấn đề mức thấp, chưa đủ đạt mức cao Mức độ Thể TẤT CẢ điểm sau: - Biết mục tiêu dài hạn & đường thăng tiến nghề nghiệp - Có thể Làm việc với nguồn lựợng dồi - Nhận thức trở ngại công việc - Tỏ cố gắng rèn luyện thói quen có lợi - Là người làm việc với khái niệm mơ hồ, phức tạp Mức độ Thể TẤT CẢ điểm sau: - Đạt điểm mức - người bật công việc - người gọn gàng, có tổ chức tốt, tuân thủ kỷ luật - Ít chịu bỏ chừng 52 3.1.4 Kiểm chứng lại kết Để kiểm chứng lại đưa từ điển lực PFC thành lập nhóm nghiên cứu phát triển bao gồm 03 thành viên Nhóm có chức nhiệm vụ tổng hợp lại kết từ chuyên gia quản lý phòng ban nhằm đưa từ điển lực khách quan PFC Nhóm đánh giá bao gồm: - Ông Trần Văn Quyết – Tham vấn; - Ông Nguyễn Văn Kiên – Phó tổng giám đốc; - Bà Tạ Thị Hồng Nhung – Trưởng Ban kiểm soát Từ điển gửi đến 02 chuyên gia 05 trưởng phịng bao gồm: - Ơng Nguyễn Văn Thanh – Chuyên gia tư vấn PFC Group; - Bà Nguyễn Thị Hồng Kiên – Chuyên gia tư vấn PFC Group; - Ông Lương Văn Trường - Tổng giám đốc PFC Group; - Ơng Lê Văn Hưng - Trưởng phịng Hóa chất; - Ơng Tạ Chiến Thắng - Trưởng phịng Dịch vụ cơng; - Bà Lê Thị Anh Đào - Trưởng phịng Hành - kế tốn; - Bà Nguyễn Mai Trang – Thành viên Ban kiểm soát Sau gửi tới chun gia quản lý phịng nhận 04 phản hồi tích cực 03 góp ý Bốn phản hồi trưởng phịng ban kiểm sốt sau: - Đồng ý với từ điển lực Bộ từ điển sát với yêu cầu lực cần có PFC Group - Đồng ý với từ điển lực Từ điển phản ánh PFC Group cịn thiếu cần bổ sung vào khóa học đào tạo tương lai - Đồng ý với từ điển lực Từ điển lực giúp cho quản lý đánh giá nhân viên sát nữa, thấy nhân viên cịn thiếu để kịp thời khắc phục q trình thực cơng việc 53 - Đồng ý với từ điển lực Ba ý kiến góp ý sau: - Nhất trí với lực từ điển lực Tuy nhiên, số lực cần đưa biểu cụ thể lực chuyên môn - Đồng ý với từ điển lực Để giúp cho việc thực đánh giá chuẩn xác khách quan cần nghiên cứu đưa test phù hợp với nhu cầu lực PFC Tạo động lực cho người lao động cho tổ chức - Đồng ý với từ điển lực, định nghĩa rõ ràng, biểu chi tiết Tuy nhiên, việc đưa từ điển lực áp dụng vào PFC Group cần có thời gian để thích nghi Mọi cơng việc cần đưa kế hoạch cụ thể cho việc áp dụng Đồng thời, cần nghiên cứu xây dựng test để cơng việc đánh giá mang tính khách quan Qua phản hồi trên, nhóm tiếp thu trả lời ý kiến đóng góp chun gia quản lý phịng/ban Từ đó, thảo luận hoàn thiện từ điển lực chung PFC Group 3.2 Từ điển lực Công ty Cổ phần PFC Group 3.2.1 Giới thiệu từ điển lực Từ điển lực PFC Group biên soạn nhóm nghiên cứu phát triển (R&D) Công ty cổ phần PFC Group Từ điển hình thành xuất phát từ mong muốn cải thiện hoạt động đánh giá nhân viên thông qua lực cách khách quan trung thực nhằm đạt hiệu cao công tác quản trị nguồn nhân lực Sau q trình nghiên cứu, nhóm R&D tổng hợp xây dựng từ điển lực PFC Group Hội đồng quản trị PFC Group thông qua ban hành vào ngày 20/3/2018 Từ điển lực PFC Group xây dựng bao gồm nội dung sau: giới thiệu số thuật ngữ lực, khung lực; danh mục chức danh; danh mục lực; khung lực cho vị trí chức danh;… ... lý phịng nhận 04 phản hồi tích cực 03 g? ?p ý Bốn phản hồi trưởng phòng ban kiểm soát sau: - Đồng ý với từ điển lực Bộ từ điển sát với yêu cầu lực cần có PFC Group - Đồng ý với từ điển lực Từ điển. .. quan Qua phản hồi trên, nhóm ti? ?p thu trả lời ý kiến đóng g? ?p chun gia quản lý phịng/ban Từ đó, thảo luận hoàn thiện từ điển lực chung PFC Group 3.2 Từ điển lực Công ty Cổ phần PFC Group 3.2.1... phần PFC Group 3.2.1 Giới thiệu từ điển lực Từ điển lực PFC Group biên soạn nhóm nghiên cứu phát triển (R&D) Công ty cổ phần PFC Group Từ điển hình thành xuất phát từ mong muốn cải thiện hoạt động