TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH THANH HÓA Độc lập Tự do Hạnh phúc TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC Số 220 /KH ĐHHĐ Thanh Hóa,[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH THANH HÓA Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC Số: 220 /KH-ĐHHĐ Thanh Hóa, ngày 29 tháng 10 năm 2013 KẾ HOẠCH khắc phục lỗi phát đánh giá Thực mục tiêu chất lượng, kế hoạch thực mục tiêu chất lượng năm học 2013-2014 kết luận họp ngày 25/10/2013 việc thống nguyên nhân, kế hoạch khắc phục lỗi triển khai công tác ISO giai đoạn tới, Hiệu trưởng trường Đại học Hồng Đức phê duyệt Kế hoạch khắc phục lỗi triển khai kế hoạch vận hành QMS ISO 9001:2008 thời gian tới gồm nội dung sau: I Kế hoạch khắc phục lỗi (NC) phát q trình đánh giá ngồi TT Nội dung NC tóm lược lỗi Các đơn vị nộp trễ không nộp báo cáo tháng báo cáo khác theo quy định Ghi chép nội dung sổ đầu chưa đạt u cầu, cịn sai sót việc ghi ngày tháng năm, ký tên ghi họ tên, phương pháp giảng dạy, nội dung giảng dạy, số lượng SV vắng, việc ghi tên SV vắng mặt, v.v… Kế hoạch khắc phục - Trưởng đơn vị phải giao nhiệm vụ cụ thể tăng cường kiểm sốt, đơn đốc nhắc nhở, đạo cá nhân chuẩn bị báo cáo nộp báo cáo hạn; - Trưởng đơn vị kiên xử lý cá nhân thực việc nộp báo cáo chậm không chuẩn bị báo cáo thơng qua việc bình xét thi đua hàng tháng; - Các phòng chức theo dõi chặt chẽ việc nạp báo cáo báo cáo chậm, lập danh sách báo cáo Ban giám hiệu phụ trách chuyển đến phòng TCCB để xếp loại thi đua hàng tháng đơn vị nạp chậm không nạp báo cáo theo quy định - Phòng HC-TH theo dõi việc nạp báo cáo tháng, báo cáo trả lời sở, ban, ngành cấp - Phịng Đào tạo chủ trì rà soát, kiểm tra, thống mẫu phát hành sổ đầu (hoàn thành trước ngày 10/11/2013); - Các khoa phân công cán quản lý quản lý, giám sát sổ đầu lớp, tập trung văn phịng khoa (khơng cho sinh viên tự ý mạng nhà); nhắc nhở giảng viên thực ghi đủ mục sổ đầu - Trợ lí giáo vụ khoa phải kiểm tra việc ghi chép sổ đầu bài, kí chốt sổ tổng hợp báo cáo Trưởng khoa vào ngày cuối tuần (hệ quy tập trung vào thứ 6, hệ LT, VLVH vào thứ hàng tuần); - Lãnh đạo khoa phải tiến hành kiểm tra sổ đầu lần/ tháng vào ngày cuối tháng; - Phòng Đào tạo, khoa Tại chức tổ chức theo dõi, kiểm tra việc lên lớp ghi sổ đầu học kỳ lần Các đơn vị, cá nhân ghi thiếu nhiều thông tin viết báo cáo theo biểu mẫu không ghi mẫu (chẳng hạn, Báo cáo tiến độ thực đề tài NCKH: ngày nhận, ký nhận, nội dung, nhận xét đánh giá, tình hình sử dụng kinh phí, dự kiến kế hoạch triển khai, v.v… Văn khoa báo cáo giải trình kết đối thoại đơn vị nộp cho phịng Cơng tác HSSV chưa thống tên gọi, thức văn hành nhà nước Cụ thể, văn có tên sau: “Trả lời”, “Văn trả lời HSSV”, “Trả lời đối thoại”, “Nội dung trả lời”, “BC giải trình”, v.v… Mỗi Khoa sử dụng mẫu khác nhau, tên gọi khác nhau, thể thức báo cáo khác nhau; hạn chót nộp báo cáo khác Ví dụ: Báo cáo tình hình HSSV đầu năm; báo cáo theo dõi nề nếp SV khoa; báo cáo tình hình HSSV khoa nghỉ học, Báo cáo tổng số HSSV, BC sĩ số HSSV; BC tổng hợp tình hình dạy-học,… Nhiều hoạt động triển khai, giao việc cho đơn vị thực hiện, theo dõi, tổng kết, đánh giá kết thực Chẳng hạn - Các phịng chức rà sốt lại biểu mẫu loại báo cáo (chẳng hạn Báo cáo tiến độ thực đề tài NCKH,…) để thống triển khai thực đưa công khai mẫu báo cáo lên website trường (trước ngày 10/11/2013); - Các phòng chức phải kiểm tra việc ghi thông tin theo mẫu, không mẫu ghi khơng đủ khơng nhận; - Các phịng chức năng, định kỳ theo kế hoạch tổng hợp việc đơn vị nạp không nạp nạp chậm báo cáo, lập danh sách báo cáo Ban giám hiệu phụ trách chuyển sang phòng TCCB để xếp loại thi đua hàng tháng - Phịng cơng tác HSSV chủ trì kiểm tra lại mẫu báo cáo báo cáo giải trình, chưa có phải xây dựng, có mẫu kiểm tra lại sau hướng dẫn cho khoa đưa lên website để đơn vị thống thực (Yêu cầu xong trước ngày 10/11/2013); - Cán giao nhiêm vụ phòng phải kiểm tra việc ghi thông tin theo mẫu, không mẫu ghi khơng đủ khơng nhận; - Định kỳ theo kế hoạch, phòng CTHSSV tổng hợp việc đơn vị nạp không nạp nạp chậm báo cáo, lập danh sách báo cáo Ban giám hiệu phụ trách chuyển sang phòng TCCB để xếp loại thi đua hàng tháng - Các phòng chức tiến hành rà soát, kiểm tra lại tất mẫu báo cáo đơn vị tham mưu phát hành để chỉnh sửa, bổ sung cho đúng, phù hợp (thay mẫu cũ), đưa lên website trường hướng dẫn cho khoa, trung tâm để thống thực (hoàn thành trước 10/11/2013); - Các khoa, trung tâm phải giao cụ thể cho cá nhân chuẩn bị báo cáo theo mẫu nạp báo cáo thời gian mẫu quy định - Các phòng chức phải kiểm tra việc ghi thông tin theo mẫu, không mẫu ghi khơng đủ khơng nhận; định kỳ theo kế hoạch tổng hợp đơn vị nạp không nạp nạp chậm báo cáo, lập danh sách báo cáo Ban giám hiệu phụ trách chuyển sang phòng TCCB để xếp loại thi đua hàng tháng - Trong Kết luận Hội nghị giao ban Hội nghị đối thoại người học, Hội nghị CBVC&LĐ (phịng HCTH đầu mối giải trình HN CBVC; phịng CT HSSV đầu mối HN đối thoại người học),… phải ghi rõ nội dung cần phải khắc phục? thời gian khắc phục? đơn vị/ cá nhân chủ trì khắc phục,…; như, khơng có chứng việc thực hành động khắc phục sau đối thoại với HSSV Ví dụ phịng học bị nắng chiếu vào, tình trạng nước dãy nhà phịng học, khu nội trú, việc bán vé gửi xe theo tháng, người ngồi vào đánh nhau, … Nhiều CBVC khơng nhớ nội dung Chính sách chất lượng nhà trường Kỹ thuật trình bày thể thức văn nội số đơn vị chưa theo quy định Nhà nước Các môn học với số tiết (theo theo dõi sổ đầu bài) khơng khớp với số tín ghi ĐCCTHP - Trên sở Kết luận đó, đơn vị giao chủ trì thực phải lập kế hoạch, triển khai báo cáo kế hoạch, kết khắc phục nhà trường thời gian quy định qua phịng HCTH - Phịng HCTH theo dõi, đơn đốc, nhắc nhở đơn vị thực tổng hợp báo cáo kết thực báo cáo giao ban hàng tháng - Phòng ĐBCL&KT phối hợp với TT TT TV cải tiến hình thức đưa nội dung sứ mạng, sách chất lượng, mục tiêu chất lượng hàng năm lên website nhà trường (thực trước 10/11/2013) - Các đơn vị có kế hoạch tuyên truyền, quán triệt Sứ mạng, nội dung Chính sách chất lượng trường, Mục tiêu chất lượng cho CBVCLĐ đơn vị - Các đơn vị lồng ghép việc tuyên truyền, triển khai sứ mạng, sách chất lượng mục tiêu chất lượng đến toàn thể CBVCLĐ đơn vị buổi họp khoa để người hiểu, ghi nhớ thống phấn đấu thực - Các đơn vị, tổ chức trị trường rà soát, kiểm tra lại mẫu, văn đơn vị phát hành, để chỉnh sửa phù hợp với quy định thể thức văn (hoàn thành trước 10/11/2013) - Phòng HCTH cập nhật quy định kỹ thuật trình bày thể thức văn đưa lên website trường (thực trước 10/11/2013) - Các đơn vị soạn thảo văn cần phải tuân thủ theo mẫu, thời gian thể thức văn nhà nước quy định Nếu thức, đơn vị tiếp nhận văn không nhận loại văn - Các khoa phải kiểm tra lại ĐCCTHP, sổ đầu bài, thời khóa biểu học phần để đảm bảo thời lượng lên lớp so với chương trình đào tạo (Lý thuyết + thực hành, tập + …) - Phòng Đào tạo, khoa Tại chức kiểm tra lại chương trình đào tạo, thời khóa biểu, lịch học theo dõi việc thực thời khóa biểu kế hoạch bổ sung - Cuối học kỳ khoa phải kiểm tra thời lượng tiết dạy học phần để có kế hoạch bổ sung cho theo quy định II Kế hoạch khắc phục số hạn chế, tồn phát q trình đánh giá ngồi II Nội dung nhận xét Cần phải đẩy mạnh việc sử dụng trao đổi thông tin qua thư điện tử (email); cần đưa quy trình, tài liệu, biểu mẫu ISO lên trang chủ đơn vị trường Từ đó, đơn vị kiểm sốt tài liệu trực tiếp mạng, tải biểu mẫu từ mạng xuống để thực công việc, v.v Kế hoạch khắc phục nhận xét - Phòng ĐBCL&KT kiểm tra lại đưa quy trình, tài liệu, biểu mẫu ISO lên trang chủ đơn vị trường (hoàn thành trước trước 10/11/2013) - Trung tâm Thư viện hoàn thiện hộp thư điện tử đơn vị, trưởng đơn vị công khai hộp thư cho đơn vị biết để thực (hoàn thành trước trước 10/11/2013) - Các phịng, đồn thể phát hành văn bản, in phải gửi theo hộp thư đơn vị - Các đơn vị hàng ngày phải kiểm tra hộp thư đơn vị, trưởng đơn vị để xử lý văn Các phòng, ban, khoa, trung tâm theo dõi số liệu nội dung cần phải so sánh số liệu với năm trước tháng thông qua biểu đồ 3D, từ rút kết luận đặc tính xu tốc độ, mức độ quản lý (ví dụ theo dõi nề nếp chậm, nghỉ học, nộp bảng điểm, lấy ý kiến người học…) để nhà trường đơn vị đánh giá kết có giải pháp triển khai thực tốt năm sau - Phòng QLKH cần bám sát vào kế hoạch xây dựng, nội dung, yêu cầu, thời gian hoàn thành để đề kế hoạch cụ thể cho đoàn kiểm tra tiến độ thực đề tài NCKH - Lãnh đạo đơn vị kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở CBVC thực tiến độ KH đề xếp loại mức chất lượng tháng CBVC theo kết thực - Khi hoàn thành việc kiểm tra, đánh giá, đơn vị phải có báo cáo đánh giá, xếp loại có yêu cầu cụ thể đon vị cá nhân chưa hoàn thành Đối với đơn vị, cá nhân khơng hồn thành chậm đơn vị phụ trách phải tổng hợp báo cáo BGH phụ trách - Ban ISO tiến hành rà soát, bổ sung phiếu khảo sát, thăm dị, quy trình việc phản hồi ý kiến nhận xét cá nhân đến chất lượng hoạt động đơn vị có liên quan (Hồn thành trước ngày 10/11/2013) Ban hành quy định việc phản hồi ý kiến nhận xét cá nhân đến chất lượng hoạt động đơn vị việc sử dụng hộp thư điện tử trường (Hoàn thành trước ngày 10/11/2013) - Các đơn vị rà soát lại nội dung phiếu hỏi, đối tượng hỏi (thăm dò),… cho phù hợp, chuyển phiếu qua email để đơn vị, cá nhân góp ý trả lời thơng Cần tiến hành cơng tác phân tích liệu theo tiêu chí chiều (3D), nhằm nắm bắt đặc tính xu hướng q trình quản lý Việc thành lập đoàn kiểm tra tiến độ thực đề tài NCKH: tiến độ kiểm tra có chậm trễ so với kế hoạch Tuy nhiên, khơng có chứng để chứng minh phịng có báo cáo lãnh đạo nhà trường Nhà trường cần quy định cụ thể việc đơn vị tiến hành phát phiếu khảo sát mức độ hài lòng Các đơn vị cần phải lập ma trận góp ý nhằm mục đích định danh rõ đối tượng đơn vị cần tham gia góp ý hạng nào, nội dung đơn vị Việc khảo sát triển khai qua qua email mạng nội Phòng KH-TC cần lập kế hoạch kiểm tra – giám sát đơn vị việc thực thi công tác kinh phí hàng năm; đồng thời, cần chỉnh lại mẫu biên cho phù hợp Tất đơn vị phải xem lại quy trình chung quy trình riêng đơn vị mình, đảm bảo quy trình viết theo nguyên tắc “5W1H” (Tại làm? làm gì? làm? làm đâu? làm? làm nào?) Phòng QLKH&CN cần viết bổ sung số quy trình riêng: quy trình xuất tạp chí khoa học; quy trình đăng ký đề xuất đề tài NCKH cấp quy trình kiểm tra đánh giá Phịng QTVT-TB cần viết bổ sung quy trình sửa chữa nhỏ nhằm đảm bảo thời gian bảo trì - SC tiến hành nhanh nhất, phục vụ tốt cho việc dạy học - Phòng KH-TC Lập Kế hoạch kiểm tra, giám sát đơn vị cụ thể (hoàn thành trước ngày 10/11/2013) theo tháng triển khai theo yêu cầu nội dung quy trình, kế hoạch năm học triển khai kế hoạch, có biên kiểm tra, đánh giá tháng giải pháp cụ thể để đáp ứng yêu cầu kế hoạch năm học - Ban ISO trường tiếp tục kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở đơn vị chủ động rà soát quy trình đơn vị chịu trách nhiệm biên soạn để phát bất cập, kịp thời cải tiến quy trình vận hành xây dựng quy trình giải cơng việc cần thiết - Ban ISO trường rà sốt quy trình dùng chung để hồn thiện nội dung quy trình, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quản lý, điều hành (ví dụ quy trình quản lý văn đến) (HT trước ngày 10/11/2013) - Các đơn vị vào chức nhiệm vụ, biên soạn ban hành quy trình riêng đơn vị để người biết, kiểm tra, giám sát thực hiện, chẳng hạn quy trình đưa thơng tin lên mạng Ban quản lý website trường,…(hoàn thành trước ngày 10/11/2013) Phịng QLKH&CN biên soạn bổ sung quy trình riêng phòng để người biết, kiểm tra, giám sát thực hiện, chẳng hạn quy trình xuất tạp chí khoa học; quy trình đăng ký đề xuất đề tài NCKH cấp quy trình kiểm tra đánh giá,…(hồn thành trước ngày 10/11/2013) Phịng QTVT-TB biên soạn bổ sung quy trình sửa chữa nhỏ nhằm đảm bảo thời gian bảo trì – sữa chữa tiến hành nhanh nhất, phục vụ tốt cho việc dạy học (hoàn thành trước 10/11/2013) Nhận Kế hoạch yêu cầu ông (bà) trưởng đơn vị quán triệt đến toàn thể CBVCLĐ đơn vị, tổ chức khắc phục lỗi triển khai thực tốt nội dung đáp ứng tiến độ kế hoạch đề ra; báo cáo Ban ISO trường trước ngày 11/11/2013, văn file điện tử (qua đ/c Lê thị Quỳnh Nga – P ĐBCL&KT, phòng 610 NĐH địa email lethiquynhnga@hdu.edu.vn)./ Nơi nhận: - Ban Giám hiệu (để đạo); - Các đơn vị trực thuộc; - Lưu: VT, P ĐBCL&KT KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Hoàng Nam ... khóa biểu kế hoạch bổ sung - Cuối học kỳ khoa phải kiểm tra thời lượng tiết dạy học phần để có kế hoạch bổ sung cho theo quy định II Kế hoạch khắc phục số hạn chế, tồn phát trình đánh giá II Nội... bài) khơng khớp với số tín ghi ĐCCTHP - Trên sở Kết luận đó, đơn vị giao chủ trì thực phải lập kế hoạch, triển khai báo cáo kế hoạch, kết khắc phục nhà trường thời gian quy định qua phòng HCTH... người học),… phải ghi rõ nội dung cần phải khắc phục? thời gian khắc phục? đơn vị/ cá nhân chủ trì khắc phục, …; như, khơng có chứng việc thực hành động khắc phục sau đối thoại với HSSV Ví dụ phịng