Module 7 ict project management in theory and practice 1333615121192

Bộ giáo trình kiến thức cơng nghệ thông tin truyền thông cho lãnh đạo quan nhà nước HỌC PHẦN LÝ THUYẾT VÀ THỰC HÀNH VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Maria Juanita R Macapagal and John J.Macasio APCICT Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ thơng tin truyền thơng Châu Á - Thái Bình Dương LỜI GIỚI THIỆU Thế kỷ 21 đánh dấu tác động lẫn người toàn cầu Thế giới mở hội cho hàng triệu người nhờ công nghệ mới, thông tin kiến thức thiết yếu mở rộng cải thiện cách đáng kể sống người giúp giảm cảnh nghèo nàn Điều trở thành thực có liên kết với việc chia sẻ giá trị, cam kết thống phát triển tổng thể phù hợp Trong năm gần đây, Châu Á Thái Bình Dương biết đến khu vực động lĩnh vực công nghệ thông tin truyền thông (ICT) Theo báo cáo Liên minh Viễn thông Thế giới, khu vực có tỷ thuê bao điện thoại, có 1,4 tỷ thuê bao di động Tinh đến năm 2008, riêng Ấn Độ Trung Quốc chiếm ¼ số lượng thuê bao di động tồn giới Khu vực Châu Á Thái Bình Dương cho chiếm 40% số lượng người sử dụng internet giới đồng thời thị trường băng rộng lớn nhất, với chiếm 39% thị trường toàn cầu Cùng với tốc độ phát triển nhanh công nghệ, nhiều vấn đề nhắc đến khoảng cách số biến Nhưng điều đáng tiếc, khoảng cách số hữu Thậm chí năm, sau Hội nghị Thế giới Xã hội thông tin (WSIS) diễn Geneva vào năm 2003, bất chấp phát triển ấn tượng công nghệ cam kết nước lớn khu vực Kết truy nhập truyền thơng cịn xa lạ với nhiều người, đặc biệt người nghèo Hơn 25 quốc gia khu vực gồm nước phát triển, có gần 10 người sử dụng internet 100 dân, phần lớn tập trung thành phố lớn Trong vài nước phát triển khu vực tỉ lệ cao với 80 người sử dụng internet 100 dân Sự chênh lệch mức độ phổ cập băng rộng nước phát triển phát triển giữ khoảng cách lớn Để giảm dần khoảng cách số nhận diện tiềm ICT cho phát triển kinh tế xã hội khu vực, nhà lập pháp nước phát triển cần xây dựng sách ưu tiên khung điều chỉnh, định nguồn quỹ, tạo điều kiện cho xúc tiến đầu tư vào lĩnh vực công nghiệp ICT nâng cao kỹ ICT cho công dân nước họ Trong Kế hoạch Hành động WSIS có rõ, “… người có hội tiếp cận kỹ kiến thức cần thiết để hiểu, thực hành đạt lợi ích từ Xã hội Thông tin Kinh tế Tri thức.” Trong phần cuối kế hoạch kêu gọi hợp tác quốc tế khu vực lĩnh vực có tiềm năng, đặc biệt nhấn mạnh vào việc tạo tập số lượng lớn chuyên gia ICT Để hỗ trợ tốt cho lời kêu gọi từ Kế hoạch hành động WSIS, APCICT xây dựng chương trình giảng dạy đầy đủ ICT – Học thuật ICT cần thiết cho nhà lãnh đạo trực thuộc quan nhà nước Chương trình bao gồm phần có liên kết chặt chẽ với nhau, với mục tiêu truyền đạt kiến thức kinh nghiệm cần thiết giúp nhà lập pháp xây dựng thi hành sáng kiến ICT hiệu APCICT học viện Ủy ban Kinh tế Xã hội Liên hợp quốc Châu Á Thái Bình Dương APCICT xúc tiến chương trình phát triển kinh tế xã hội phù hợp tồn diện Châu Á Thái Bình Dương thơng qua việc phân tích, chuẩn hóa, khai thác tiềm năng, hợp tác khu vực chia sẻ kiến thức Trong trình hợp tác với quan Liên hợp quốc khác, tổ chức quốc tế, quốc gia tổ chức liên quan, ESCAP, đại diện APCICT, giao nhiệm vụ hỗ trợ việc sử dụng, cải tiến dịch thuật giảng cho quốc gia khác nhau, phù hợp với trình độ trung cao cấp nhân viên quan nhà nước, với mục đích đưa kỹ kiến thức thu thập làm gia tăng lợi ích từ ICT thiết lập hành động cụ thể để đạt mục tiêu phát triển Noeleen Heyzer TL Tổng Thư ký Liên hợp quốc Và Giám đốc điều hành ESCAP LỜI TỰA Chặng đường phát triển giáo trình kiến thức công nghệ thông tin truyền thông (CNTT&TT) cho lãnh đạo quan nhà nước thực kinh nghiệm mang tính trí tuệ cao Bộ giáo trình khơng phục vụ cho việc xây dựng kỹ CNTT&TT, mà mở đường cho phương thức xây dựng chương trình giảng dạy - thông qua hợp tác thành viên tự chủ quy trình Bộ giáo trình chương trình mang tính chiến lược APCICT, phát triển sở kết khảo sát đánh giá nhu cầu cách toàn diện tiến hành 20 nước khu vực tham khảo ý kiến nhân viên thuộc quan nhà nước, thành viên quan phát triển quốc tế, viện hàn lâm sở giáo dục; nghiên cứu phân tích kỹ lưỡng điểm mạnh điểm yếu giáo trình đào tạo; thơng tin phản hồi từ người tham gia xây dựng chuỗi giảng APCICT – tổ chức buổi hội thảo khu vực quốc gia liên quan đến nội dung giảng phương pháp đào tạo khoa học; trao đổi góp ý thẳng thắn chuyên gia hàng đầu lĩnh vực ICT phục vụ phát triển Các hội thảo giáo trình diễn khu vực thu lợi ích vô giá từ hoạt động trao đổi kinh nghiệm kiến thức người tham dự đến từ quốc gia khác Đó quy trình để tác giả xây dựng nội dung Việc xây dựng học phần giáo trình đánh dấu khởi đầu quan trọng việc nâng cao hợp tác xây dựng mối liên hệ nhằm phát triển kỹ thiết lập sách phát triển CNTT&TT khắp khu vực APCICT cam kết cung cấp hỗ trợ kỹ thuật việc giới thiệu giáo trình quốc gia mục tiêu hướng tới việc đảm bảo giáo trình phổ biến tới tất nhà lập pháp APCICT xúc tiến cách chặt chẽ với số viện đào tạo khu vực quốc tế, tổ chức có mối quan hệ mật thiết với quan nhà nước cấp trung ương địa phương để cải tiến, dịch thuật truyền đạt nội dung Giáo trình tới quốc gia có nhu cầu APCICT tiếp tục mở rộng đối tượng tham gia nghiên cứu giáo trình kế hoạch phát triển giáo trình Hơn nữa, APCICT xúc tiến nhiều kênh để đảm bảo nội dung Giáo trình đến nhiều người học khu vực Ngồi phương thức học trực tiếp thơng qua tổ chức lớp học khu vực quốc gia, APCICT tổ chức lớp học ảo (AVA), phòng học trực tuyến cho phép học viên tham gia giảng chỗ làm việc họ AVA đảm bảo tất phần giảng tài liệu kèm trình chiếu tập tình dễ dàng truy nhập trực tuyến tải xuống, sử dụng lại, cải tiến địa hóa, bao gồm nhiều tính khác giảng ảo, công cụ quản lý học tập, công cụ phát triển nội dung chứng Việc xuất giới thiệu học phần giáo trình thơng qua buổi hội thảo khu vực, tiểu khu vực, quốc gia có tận tâm cống hiến, tham gia tích cực nhiều cá nhân tổ chức Tôi muốn nhân hội để bày tỏ lòng cảm ơn nỗ lực kết đạt nhóm cộng tác đối tác từ Bộ, ngành, học viện, tổ chức khu vực quốc gia tham gia hội thảo giáo trình Họ khơng cung cấp thơng tin đầu vào có giá trị, phục vụ nội dung giảng, mà quan trọng hơn, họ trở thành người ủng hộ việc truyền đạt giáo trình đất nước mình, tạo kết thỏa thuận thức APCICT số viện đối tác quốc gia khu vực để cải tiến phát hành giảng giáo trình thức cho đất nước họ Tôi muốn gửi lời cảm ơn đặc biệt cho nỗ lực cống hiến nhiều cá nhân bật, người tạo nên thành cho giảng Họ Shahid Akhtar Cố Vấn Dự án Giáo trình; Patricia Arinto, Biên tập; Christine, Quản lý xuất bản; tồn tác giả giáo trình; nhóm APCICT Chúng tơi hy vọng giáo trình giúp quốc gia thu hẹp hạn chế nguồn nhân lực CNTT&TT, xóa bỏ rào cản nhận thức CNTT&TT, xúc tiến ứng dụng CNTT&TT việc thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội đạt mục tiêu phát triển thiên nhiên kỷ Hyeun – Suk Rhee Giám đốc UN-APCICT VỀ CHUỖI HỌC PHẦN Trong kỷ nguyên thông tin ngày nay, việc truy cập thông tin cách dễ dàng làm thay đổi cách sống, làm việc giải trí Nền kinh tế số cịn gọi kinh tế tri thức, kinh tế mạng hay kinh tế mới, mô tả chuyển tiếp từ sản xuất hàng hóa sang tạo lập ý tưởng Cơng nghệ thơng tin truyền thơng đóng vai trị quan trọng tồn diện mặt kinh tế xã hội Như kết quả, phủ khắp giới quan tâm nhiều tới CNTT&TT phát triển quốc gia Đối với nước, phát triển CNTT&TT không phát triển công nghiệp CNTT&TT lĩnh vực kinh tế mà bao gồm việc ứng dụng CNTT&TT hoạt động kinh tế, xã hội trị Tuy nhiên, khó khăn mà phủ nước phải đối mặt việc thi hành sách CNTT&TT, nhà lập pháp thường khơng nắm rõ mặt công nghệ sử dụng cho phát triển quốc gia Cho đến điều chỉnh điều họ không hiểu, nhiều nhà lập pháp né tránh tạo lập sách CNTT&TT Nhưng quan tâm tới công nghệ mà không tạo lập sách sai lầm nhà cơng nghệ thường có kiến thức thi hành công nghệ họ phát triển sử dụng Bộ giáo trình kiến thức công nghệ thông tin truyền thông (CNTT&TT) cho lãnh đạo quan nhà nước Trung tâm Đào tạo Phát triển Công nghệ thông tin Truyền thơng Liên hợp quốc Châu Á Thái Bình Dương (UN-APCICT) xây dựng nhằm phục vụ cho: Các nhà hoạch định sách CNTT&TT mức độ quốc gia địa phương; Quan chức phủ chịu trách nhiệm phát triển thi hành ứng dụng CNTT&TT; Những nhà quản lý lĩnh vực cơng tìm kiếm chức danh quản lý dự án CNTT&TT Bộ giáo trình hướng đến vấn đề liên quan tới CNTT&TT phục vụ phát triển khía cạnh sách cơng nghệ Mục đích cốt yếu giáo trình CNTT&TT không tập trung vào kỹ thuật mà truyền đạt hiểu biết điều cơng nghệ số có khả hướng tới, tác động tới việc hoạch định sách Các chủ đề giảng thiết kế dựa phân tích nhu cầu khảo sát chương trình đào tạo khắp giới Học phần cấu tạo theo cách mà người học tự học cách độc lập giảng cho khóa học Học phần vừa mang tính chất riêng lẻ liên kết với chủ đề tình thảo luận phần khác chuỗi Mục tiêu tạo thống tất phầncác phần Mỗi phần bắt đầu với việc trình bày chủ đề kết mà người đọc thu Nội dung phần chia thành mục bao gồm tập tình để giúp hiểu sâu nội dung Bài tập thực cá nhân nhóm học viên Biểu đồ bảng biểu cung cấp để minh họa nội dung buổi thảo luận Tài liệu tham khảo liệt kê người đọc tự tìm hiểu sâu giảng Việc sử dụng CNTT&TT phục vụ phát triển đa dạng, vài tình thí dụ giảng xuất mâu thuẫn Đây điều đáng tiếc Đó kích thích thách thức trình rèn luyện triển vọng tất nước bắt đầu khai tiềm CNTT&TT công cụ phát triển Hỗ trợ chuỗi học phần cịn có phương thức học trực tuyến – Học viện ảo ACICT (AVA – http://www.unapcict.org/academy) – với phịng học ảo chiếu trình bày người dạy dạng video Power Point học phần Ngoài ra, APCICT phát triển kênh cho phát triển CNTT&TT (eCo Hub – http://www.unapcict.org/ecohub), địa trực tuyến dành cho học viên phát triển CNTT&TT nhà lập pháp nâng cao kinh nghiệm học tập E-Co Hub cho phép truy cập kiến thức chủ đề khác phát triển CNTT&TT cung cấp giao diện chia sẻ kiến thức kinh nghiệm, hợp tác việc nâng cao CNTT&TT phục vụ phát triển HỌC PHẦN Phần giới thiệu khái niệm quản lý dự án liên quan đến dự án CNTT&TT phục vụ phát triển bao gồm phương pháp, quy trình thực quản lý dự án thường sử dụng cho học viên phát triển quản lý dịch vụ CNTT&TT Một số ví dụ thực tiễn, công cụ thực hành mẫu biểu cung cấp, thách thức điển hình việc lập kế hoạch quản lý dự án CNTT&TT nhấn mạnh Mục tiêu học phần Học phần nhằm đạt mục tiêu: Cung cấp nét tổng quan khái niệm, nguyên tắc quy trình kế hoạch quản lý dự án CNTT&TT; Thảo luận vấn đề thách thức kế hoạch quản lý dự án CNTT&TT việc phát triển đất nước; Miêu tả phương pháp công cụ cho quản lý dự án CNTT&TT Kết thu Sau nghiên cứu xong học phần này, người đọc có khả để: Thảo luận khái niệm, nguyên lý quy trình quản lý dự án ICT; Thảo luận vấn đề thách thức việc kế hoạch quản lý dự án CNTT&TT phát triển đất nước, đề xuất giải pháp phương pháp liên quan; Tận dụng công cụ khác cho phần quản lý dự án; Đánh giá quản lý dự án CNTT&TT dự án đề xuất MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU LỜI TỰA VỀ CHUỖI HỌC PHẦN HỌC PHẦN Mục tiêu học phần Kết thu Danh mục hộp 11 Danh mục hình 11 Danh mục bảng 12 Danh mục từ viết tắt 13 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT&TT 15 1.1 Quản lý dự án ICT phục vụ phát triển 16 1.2 Quản lý dự án gì? 23 1.3 Các giai đoạn quản lý dự án ICTD 26 1.4 Các nhân tố dự án: người, quy trình cơng nghệ 36 1.5 Bài học từ thực tiễn 37 QUẢN LÝ DỰ ÁN ICT, NGUỒN NHÂN LỰC VÀ SỰ THAM GIA CỦA CÁC BÊN 43 2.1 Quản lý nguồn nhân lực thay đổi tổ chức 43 2.2 Sự phân tích tham gia bên liên quan 44 2.3 Chủ đầu tư dự án 47 2.4 Dự án tài trợ nhà tài trợ 48 2.5 Những người có ảnh hưởng 48 2.6 Những người đem đến thành công 49 2.7 Người quản lý dự án 49 2.8 Nhóm dự án 53 KHỞI TẠO DỰ ÁN, LẬP KẾ HOẠCH VÀ XÁC ĐỊNH PHẠM VI: NGUYÊN TẮC, CÁC VẤN ĐỀ VÀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI 57 3.1 Khởi tạo dự án: Xây dựng tình kinh doanh dự án 57 3.2 Nghiên cứu khả thi 63 3.3 Phương pháp mô thức luận (Logical Framework Approach - LFA) 70 3.4 Phạm vi kế hoạch dự án 86 3.5 Mốc thực sản phẩm bàn giao dự án 87 3.6 Lập kế hoạch hoạt động dự án 90 3.7 Văn phòng quản lý dự án 92 THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN: NGUYÊN TẮC, CÁC VẤN ĐỀ VÀ THỰC TIẾN 95 4.1 Thực quy trình quản lý dự án ICT 96 4.2 Quản lý thời gian 97 4.3 Quản lý chi phí 100 4.4 Quản lý chất lượng 101 4.5 Quản lý thay đổi 102 4.6 Kế hoạch truyền thông: chiến lược cho việc quản lý thay đổi 103 4.7 Quản lý rủi ro 105 4.8 Quản lý mua sắm 107 4.9 Quản lý chấp nhận 110 KIỂM SOÁT VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN : NGUYÊN TẮC, CÁC VẤN ĐỀ VÀ THỰC TIỄN 113 5.1 Tiến trình giám sát 113 5.2 Tiến trình báo cáo 114 KẾT THÚC DỰ ÁN : NGUYÊN TẮC, CÁC VẤN ĐỀ VÀ THỰC TIỄN 118 6.1 Nghiệm thu kết dự án 118 6.2 Đánh giá dự án 119 6.3 Rút học kinh nghiệm 121 10 nguyên tắc khuôn khổ hệ thống giám sát dự án cần phải phát triển làm thành hồ sơ Hệ thống kiểm soát phải bao phủ lĩnh vực sau: - Phạm vi yếu tố liên quan dự án, lực quan, mục tiêu dự án nguồn lực; - Bản chất mối quan hệ tổ chức, cách xếp quản lý hạn chế khả năng; - Nhu cầu thông tin người thực dự án người liên quan khác; - Quy trình thủ tục hệ thống lựa chọn thơng tin có; - Các nguyên tắc khuôn khổ hệ thống giám sát; - Đào tạo nguồn lực để hỗ trợ phát triển thực hệ thống; - Các khả xảy rủi ro dự án Quan sát thường xuyên quy trình thực dự án tạo hội để phản ánh tiến trình Quan sát cần phải nhận thức quy trình rèn luyện liên tục nhờ kinh nghiệm đạt được tổng kết phản hồi kế hoạch tiếp Giám sát quan sát tạo yếu tố đầu vào nhìn thơng suốt cho quy trình liên tục việc lập kế hoạch tái lập kế hoạch dự án 5.2 Tiến trình báo cáo Là phần quy trình giám sát, nhà quản lý dự án đội dự án cần phải chuẩn bị báo cáo tiến trình thực giải ngân dự án cho bên liên quan, đặc biệt cho bên cung cấp nguồn tài để hỗ trợ việc thực dự án Những báo cáo bao gồm: - Giới thiệu bên liên quan tới tiến trình dự án (khác với lập kế hoạch), hạn chế gặp phải, cách giải hiệu động thái hỗ trợ yêu cầu; - Cung cấp hồ sơ ghi chép thủ tục kết đạt suốt kỳ báo cáo để thuận tiện cho việc đánh giá quan sát tương lai; - Ghi hồ sơ thay đổi dự án, bao gồm yêu cầu vốn, nhờ đó; - Thúc đẩy minh bạch khả giải trình; Ngay giai đoạn lập kế hoạch, hệ thống báo cáo hình thành để tạo tiêu chuẩn cho việc báo cáo thực tiến 114 trình dự án Kế hoạch báo cáo bao gồm thời gian báo cáo trơng đợi Báo cáo làm theo tháng, quý, nửa năm năm Các nhà tài trợ dự án, tổ chức góp vốn hay quan vốn, yêu cầu báo cáo Một vài báo cáo yêu cầu như: Báo cáo khởi đầu: Báo cáo khuyến nghị mức cao cho tất dự án Thông thường làm vịng ba tháng dự án khởi cơng Báo cáo khởi động trình cấp vốn để hỗ trợ cho tuyển chọn tổ chức nhân viên chủ chốt dự án Việc chuẩn bị Báo cáo khởi đầu mang lại cho người quản lý dự án hội quan sát lại thiết kế dự án tham khảo ý kiến tư vấn bên liên quan Nó cập nhật kế hoạch cơng việc năm để đảm bảo thích hợp khả thi để xây dựng công tác quản lý việc giao phó hay làm chủ dự án bên liên quan Đây điều quan trọng tình phần lớn cơng việc thiết kế dự án “người khác” thực trước chuyển giao cho quản lý dự án đội dự án Nó có ích việc thiết kế dự án chuẩn bị khoảng thời gian (ví dụ vài trường hợp có thời gian chậm trễ năm việc hoàn thiện tài liệu dự án khả thi đề xuất tài với cơng tác khởi động thực dự án) Kế hoạch năm đầu dự án (kế hoạch nửa năm, quý,…) - Báo cáo khởi đầu dự án thông thường kèm với kế hoạch năm đầu dự án, báo cáo phác thảo điểm nhấn hoạt động, kết sản phẩm bàn giao dự án, đánh giá tài tiến độ hoạt động Các báo cáo tiến độ - Các báo cáo cần thực thường xuyên bên thực nhà quản lý dự án (hoặc theo quy định thỏa thuận với tổ chức vốn) Tuy nhiên, việc tạo áp lực lên người quản lý dự án yêu cầu báo cáo cần tránh, định dạng báo cáo việc tiết kiệm thời gian làm báo cáo cần phải tính đến xây dựng hệ thống có khơng nên chép lại chúng Một yêu cầu thức, việc báo cáo tiến độ nên thực không quý lần sáu tháng lần Báo cáo tiến độ cung cấp tóm tắt tính hình dự án theo định dạng tiêu chuẩn để nhân viên tham khảo Báo cáo hàng năm nên tập trung vào thân dự án chưa đạt được, mà vào thay 115 đổi đáng kể mơi trường bên ngồi Nó cần cung cấp khái qt nhìn tồn cảnh để trì những lợi ích đạt Duyệt lại ngân sách dự án – việc bao gồm việc duyệt lại ngân sách có thay đổi kế hoạch dự án Kế hoạch kèm cho khung thời gian xác định – kế hoạch tập trung lập báo cáo tiến trình từ việc giao kết hoạch định tới đạt mục tiêu dự án Bản so sánh với thiết kế ban đầu dự án (hoặc với thiết kế cập nhật báo cáo khởi đầu) kế hoạch công việc cần cung cấp Báo cáo tham khảo kế hoạch trước đó, tạo hội cho người thực dự án lập lại kế hoạch tiến độ kết quả, hoạt động yêu cầu nguồn lực nhờ vào kinh nghiệm hay học đạt Thơng thường, u cầu cần có tóm tắt việc thực quản lý kế hoạch báo cáo, thể rõ ràng định hành động u cầu từ người thích đáng có liên quan Báo cáo hoàn thiện - báo cáo cần phải chuẩn bị vào thời kỳ cuối khung thời gian tài dự án Nếu khơng có đánh giá thức sau thực hiện, báo cáo hồn thiện dịp cuối để chứng minh bình luận thành tựu đạt liên quan đến kế hoạch gốc viễn cảnh để trì lợi ích đạt Nó dịp để dẫn chứng học đạt khuyến nghị cho hoạt động phải thực Trong việc chuẩn bị báo cáo, yêu cầu sau cần quan tâm: - Trọng tâm tiến trình đạt kết mục tiêu kết nối với kế hoạch dự án Báo cáo không nên kiệt kê hoạt động thực đầu vào cung cấp - Cần có so sánh đối chiếu tiến trình kế hoạch dự án để đánh giá q trình thực - Cần phải có giải thích vắn tắt lý việc trệch khỏi kế hoạch Cần phải nhấn mạnh hành động để giải thực khuyến cáo - Bản báo cáo cần phải rõ ràng, súc tích để thơng tin đưa dễ đọc dễ hiểu 116 Tự kiểm tra Đâu khác quy trình: Đánh giá, giám sát kiểm toán? Khi bạn sử dụng quy trình đó? Tại phải giám sát dự án? Tại phải đánh giá dự án? Những báo cáo tài liệu làm kỳ giám sát đánh giá dự án? 117 KẾT THÚC DỰ ÁN : NGUYÊN TẮC, CÁC VẤN ĐỀ VÀ THỰC TIỄN Trong phần nhằm miêu tả bàn khái niệm, tiến trình quy trình đóng dự án Đóng dự án bao hàm việc kết thúc tất hoạt động hoàn thành dự án Nó bao gồm việc làm thủ tục để phối hợp xác nhận chứng thực sản phẩm bàn giao dự án; việc thức nghiệm thu sản phẩn bàn giao dự án tài liệu giải thích chi tiết việc thực hoạt động dự án kết thúc trước hoàn thành 6.1 Nghiệm thu kết dự án Hoạt động đóng dự án chia làm hai loại: Đóng hành chính: bao gồm việc chi tiết tất hoạt động, tác động, vai trò trách nhiệm đội dự án người liên quan diễn thực dự án Nó bao gồm việc thu thập hồ sơ sổ sách dự án, phân tích thành cơng thất bại, tập hợp học lưu trữ thông tin cho tổ chức đội dự án sử dụng tương lai Đóng hợp đồng: Bao gồm tất hoạt động để toán kết thúc thỏa thuận hợp đồng Thủ tục bao gồm xác nhận sản phẩm (ví dụ kiểm tra xem tất cơng việc có hồn thành xác thích hợp khơng) việc đóng hành (ví dụ việc cập nhật hồ sơ sổ sách dự án để phản ánh kết cuối dự án lưu trữ thông tin để sử dụng tương lai) Các điều kiện điều khoản hợp đồng thi hành quyền thời hiệu điều khoản kỹ thuật chi tiết để đóng hợp đồng Việc hợp đồng kết thúc sớm thời hạn trường hợp đặc biệt việc đóng hợp đồng, nảy sinh, ví dụ từ khơng có khả bàn giao sản phẩm, kế hoạch tài bị vượt quá, thiết nguồn lực cần thiết Thủ tục bước quy trình đóng hợp đồng Khi hợp đồng hồn thành – ví dụ sản phẩm cuối bàn giao theo điều khoản kỹ thuật chi tiết ghi hợp đồng – đội dự án phải nghiệm thu sản phẩm Thông thường nghiệm thu thể thức văn thể chấp nhận rõ ràng có chữ ký tất bên liên quan 118 Như đề cập phần trước, người sử dụng chấp nhận sản phẩm bàn giao, điều tra thực báo cáo giải thích lý cho việc chấp nhận lập Đội dự án cần phải tìm kiếm tư vấn pháp lý trường hợp 6.2 Đánh giá dự án Khi kết thúc dự án (hoặc chí trước đóng dự án), cơng tác đánh giá thực để cung cấp việc đánh giá có hệ thống khách quan việc thiết kế, thực kết dự án để xác định thích hợp thỏa mãn với mục tiêu, hiệu lực phát triển, hiệu phát triển, ảnh hưởng trì phát triển Đâu khác việc đánh giá, giám sát kiểm toán? Trong tất cơng việc có ý nghĩa để đánh giá dự án, nhiên mục tiêu công việc lại khác Cụ thể sau: Đánh giá: Tập trung vào hiệu lực, hiệu quả, ảnh hưởng, thích hợp khả trì sách hành động tổ chức người góp vốn Giám sát: phân tích liên túc suốt q trình dự án nhằm mục đích đạt kết đề cho mục tiêu cải thiện việc định quản lý Kiểm tốn: Thực kiểm tra: - Tính hợp pháp hợp lý việc thu – chi dự án (ví dụ: việc dự án luật hợp lý, theo điều khoản, điều luật hợp lệ ký kết); - Vốn dự án liệu có sử dụng hợp lý tiết kiệm hay khơng (ví dụ phù hợp với u cầu quản lý tài hợp lý) - Vốn dự án có sử dụng hiệu hay không (cho mục tiêu xác định) Việc kiểm toán tập trung vào việc quản lý tài Việc đánh giá cần có điểm sau: - Khách quan độc lập với việc lập trình thực dự án; - Đáng tin cậy (việc đánh giá thực chun gia độc lập có kinh nghiệm thích hợp) tính minh bạch tơn trọng, ví dụ thơng qua việc phổ biến rộng rãi kết quả; - Khuyến khích tham gia bên liên quan trình đánh giá để đảm bảo quan điểm tiếp cận khác tính đến; 119 - Đảm bảo kết kiểm tra khuyến cáo từ công tác kiểm tra hữu ích nhờ việc kịp thời mang đến thơng tin xác đáng, rõ ràng, ngắn gọn xúc tích cho người định Kết hoạt động đánh giá báo cáo đánh giá, báo cáo nên phản ánh trung thực cấu trúc tiêu chí đánh giá chính: Khả áp dụng, hiệu lực, hiệu quả, ảnh hưởng khả trì Báo cáo cần phải tính đến đặc trưng dự án, giai đoạn báo cáo thực báo cáo chuận bị cho Bảng 18 sử dụng để xác định lợi ích mang lại từ dự án Nó qui lợi ích giá trị giá trị tiền mặt, phần trăm số Bảng 18 Xác định lợi ích Danh mục lợi nhuận Tài Lợi nhuận mong đợi - Doanh thu phát sinh Giá trị Giá trị dự báo thực tế Chênh lệch - Giảm chi phí $x $x $x $x $x $x -Tăng lợi nhuận biên $x $x $x Miêu tả Miêu tả Miêu tả Hoạt động - Hiệu hoạt động cải x% thiện x% x% - Giảm thời gian sản xuất tới thị x trường x x - Tăng chất lượng sản phẩm x% x% x% dịch vụ Miêu tả Miêu tả Miêu tả Thị trường - Sự nhận biết thương hiệu tăng x% lên x% -Thị phần lớn - Lợi cạnh tranh tăng thêm 120 x% x% x% x% Miêu tả Miêu tả Miêu tả Câu hỏi: Bạn nghĩ nên người thực đánh giá dự án – người bên hay người bên ngồi? Tại sao? Đâu lợi ích bất lợi người đánh giá người bên ngoài? 6.3 Rút học kinh nghiệm Trong suốt vòng đời dự án, đội dự án người liên quan nhận học kinh nghiệm từ mặt kỹ thuật, quản lý quy trình dự án Tất kiến thức đút rút suốt trình dự án cần lập thành tài liệu để trở thành phần liệu lịch sử tổ chức Những học cần biên soạn, thức hóa lưu trữ suốt q trình dự án Ví dụ, học kinh nghiệm lĩnh vực nguồn nhân lực bao gồm: - Biểu đồ tổ chức dự án, biểu đồ miêu tả vị trí, kế hoạch quản lý nhân chúng giữ tài liệu mẫu; - Những nguyên lý bản, kỹ thuật quản lý xung đột kiện công nhận có hiệu đặc biệt; - Những kỹ đặc biệt hay cạnh tranh đặc biệt thành viên đội khám phá trình thực dự án; - Những vấn đề giải pháp ghi tài liệu dự án Những phiên họp học tập kinh nghiệm tổ chức nhằm mục tiêu xác định thành cơng thất bại dự án, để đưa khuyến nghị để cải thiện dự án tiến hành tương lai Trọng tâm buổi họp học tập kinh nghiệm đa dạng Trong số trường hợp trọng tâm quy trình phát triển sản phẩm công nghệ, số trường hợp khác trọng tâm quy trình mà thúc đẩy kìm hãm thực cơng việc Các đội cần tập hợp thông tin thường xuyên họ cảm thấy số lượng liệu tăng lên đáng để đầu tư thêm thời gian tiền Những phiên họp cung cấp cho đội dự án tương lai thơng tin mà làm tăng hiệu lực hiệu việc quản lý dự án Thêm vào đó, buổi họp giai đoạn cuối coi việc áp dụng kỹ tạo lập nhóm hiệu Người quản lý dự án có bổn phận chuyên tổ chức buổi họp để học tập kinh nghiệm với người liên quan nội bên ngoài, đặc biệt dự 121 án không đạt kết mong đợi Những buổi họp thu được: - Một cập nhật sở kiến thức trau dồi; - Các kết hệ thống quản lý tri thức; - Các sách, quy trình, thủ tục tổ chức dự án cập nhật; - Các kỹ cải thiện; - Cải thiện dịch vụ sản phẩm toàn diện; - Cập nhật kế hoạch quản lý rủi ro; - Kế hoạch ngân sách thay đổi Bài tập Các dự án ứng dụng hệ thống (sản phẩm) thông thường cần phải đưa thực thử nghiệm chấp nhận người sử dụng (User Acceptance Tests) Những công ty thuê cần phải thực thử nghiệm thuyết minh với người sử dụng tất chức chi tiết kỹ thuật hệ thống người sử dụng chấp nhận Có trường hợp thử nghiệm sản phẩm không người sử dụng chấp nhận Trong trường hợp này, việc đóng dự án bị hỗn lại Nếu bạn nhà quản lý dự án, bạn đội quản lý bạn làm để giải tình huống? Bài học rút từ tình này? Tự kiểm tra Tại dự án cần phải có tiến trình đóng? Những “bài học kinh nghiệm” gì? Chức chúng gì? 122 NHỮNG HOẠT ĐỘNG SAU KHI KẾT THÚC DỰ ÁN: ĐƯA HỆ THỐNG ICT VÀO HOẠT ĐỘNG VÀ CÁC VẤN ĐỀ VỀ TÍNH BỀN VỮNG CỦA DỰ ÁN Phần bàn yêu cầu đảm bảo cho sản phẩm kết dự án tích hợp vào động thường xuyên trì Về mặt kỹ thuật, dự án kết thúc việc kết thúc dự án việc bàn giao sản phẩm thực Tuy nhiên, kết dự án, đặc biệt sản phẩm mà dự án tạo ra, có sống môi trường người sử dụng (khách hàng) Quá trình thực để đảm bảo khả sử dụng hiệu sản phẩm bối cảnh xác định sống tương lai sản phẩm Với dự án thúc đẩy hệ thống phủ điện tử, khả trì vấn đề mà người sử dụng phải vật lộn với sau vịng đời dự án Giống đứa trẻ sơ sinh, sản phẩm hệ thống cần phải nuôi dưỡng Những kế hoạch để trì cải thiện cần phải thực đầy đủ dù nhà tài trợ dự án, nhà cung cấp dự án hay người sử dụng Sau vài vấn đề cần đề cập kế hoạch trì sản phẩm hệ thống mới: - Có hay khơng sách hỗ trợ cho việc tiếp tục, trì hay cải tiến sản phẩm? - Có hay khơng hạ tầng sẵn sàng để hỗ trợ sản phẩm? - Có hay khơng đơn vị nhóm tổ chức trì sản phẩm? - Có hay khơng nguồn vốn cấp đặn để trì cải thiện sản phẩm? - Năng lực tổ chức có đủ để trì cải tiến sản phẩm hay khơng? - Có cần phải kết nối sản phẩm với hệ thống khác không? Những câu hỏi ngụ ý người nhận kế thừa sản phẩm hệ thống phải lập kế hoạch để tích hợp với mơi trường tổ chức 7.1 Mơi trường sách Những quốc gia bắt tay vào thực phủ điện tử dự án phát triển công nghệ thông tin truyền thông cần phải quan tâm đến yêu cầu nhu cầu sách ICT quốc gia Thiếu hỗ trợ sách, sáng 123 kiến kết thúc vừa bắt đầu trở thành vơ ích, khơng thể mang lại kết mong đợi Cũng quan trọng tính đến sách viễn thơng, sách hỗ trợ kiềm chế phát triển công nghệ thông tin quốc gia Các sách tổ chức vậy, chúng tác động tương tự đến chủ động việc phát triển thông tin truyền thơng phủ điện tử cấp độ địa phương tổ chức 7.2 Khả bảo trì nâng cấp Bên cạnh sách, có nhiều nguồn lực cần để bảo đảm cho việc tiếp tục, trì cải thiện sản phẩm hệ thống Cần phải xác định rõ nhà tài trợ sản phẩm (ví dụ Bộ mức độ nước, quyền địa phương địa phương hay đơn vị quản lý hệ thống thông tin tổ chức) tiếp tục hỗ trợ phát triển trì sản phẩm hay hệ thống Cụ thể, nhà tài trợ dự án có thể: - Chỉ định đơn vị hay nhóm trì cải thiện tiếp sản phẩm hệ thống; - Đảm bảo có vốn cấp cho phát triển, trì cải thiện sản phẩm hệ thống; - Xây dựng lực tổ chức quan khác để đánh giá đầy đủ lợi ích việc sử dụng trì sản phẩm hệ thống Khi tổ chức quyền địa phương hiểu lợi ích mang lại từ sáng kiến, quan chủ quản có hỗ trợ lớn 7.3 Sự ủng hộ liên tục Đặc biệt dự án phát triển công nghệ thông tin truyền thông, chủ yếu để đảm bảo sản phẩm hay hệ thống phát triển phục vụ cho người sử dụng xác định Chính phủ nên đầu tư việc tạo sản phẩm hệ thống sâu rộng hết mức Sự hỗ trợ mặt kinh doanh, việc tạo khả đầu tư phát triển sáng kiến phủ điện tử phát triển cơng nghệ thông tin truyền thông, cần theo đuổi Mô hình quản lý chín muồi Tổ chức cần cố gắng cải thiện liên tục hệ thống để đảm bảo thực điều kiện thuận lợi Một cách để làm điều tiêu chuẩn hóa hệ thống quy trình mà bao phủ tất mức độ tổ chức – khơng 124 dự án tổ chức mà chương trình danh mục vốn Cần liên kết hệ thống bên tổ chức Theo Văn phòng thương mại (OGC), “một tổ chức chín muồi có lực tổ chức sâu rộng để quản lý sáng kiến dựa quy trình quản lý tiêu chuẩn hóa xác định rõ.” Những quy trình tùy biến để thêm vào nhu cầu riêng biệt tổ chức đảm bảo kết nối với thành viên đội người liên quan, thực dựa kế hoạch quy trình xác định OCG đưa đề nghị “mơ hình quản lý chín muồi danh mục vốn đầu tư, chương trình dự án”(P3M3), khái niệm xây dựng nên mối liên kết nhóm quản lý (dự án, chương trình danh mục vốn đầu tư), thành năm mức độ chín muồi sau: Mức độ 1: Quy trình khởi đầu – dự án, chương trình danh mục vốn đầu tư khơng có tiêu chuẩn quy trình tự hiệu chỉnh Mức độ 2: Quy trình lặp lại – dự án, chương trình danh mục vốn đầu tư thiếu thông suốt giới hạn quy trình phối kết hợp Mức độ 3: Quy trình xác định – dự án, chương trình danh mục vốn đầu tư tập trung lập trình quy trình Mức độ 4: Quy trình quản lý – dự án, chương trình danh mục vốn đầu tư đạt ước lượng cụ thể trình hoạt động quản lý chất lượng để dự báo tốt việc thực tương lai Mức độ 5: Quy trình tối ưu – dự án, chương trình danh mục vốn đầu tư tiếp tục cải thiện quy trình với việc quản lý công nghệ vấn đề để cải thiện khả miêu tả hoạt động tương lai để đánh giá lạc quan quy trình Mơ hình đặt khó khăn với tổ chức nhằm mục tiêu cho mức độ cao hiệu hiệu lực việc đưa chất lượng phục vụ tới người dân Bài tập Đọc tình sau đâu trả lời câu hỏi đặt cuối tình Ba năm trước, dự án phát triển thực để cải thiện dịch vụ thông tin biên giới quan thuế nhà nước Đầu dự án trung tâm thí điểm dịch vụ người dân, trung tâm cung cấp số điện thoại 125 dễ gọi địa email cho người dân để liên hệ Trong suốt trình thực kết thúc dự án, dự án xem thành cơng làm tăng ngân khố tăng chất lượng suất dịch vụ công chức nhà nước việc cung cấp thơng tin việc góp phần đào tạo người dân thông qua trung tâm dịch vụ người dân Trong suốt trình thực hiên dự án, đơn vị thành lập - quan Trung tâm cộng đồng – với công chức bổ nhiệm tạm thời Sau hai năm, dư án bàn giao cho quan đơn vị tiếp tục thực dự án Nhân viên đơn vị Trung tâm cộng đồng định làm thêm thời gian Tuy nhiên, đơn vị với nhân viên cần thừa nhận thức Địa vị nhân viên cần phải bảo đảm, điều yêu cầu sách hỗ trợ từ quan khác Cơ quan quản lý dịch vụ công - Civil service authority, quan chịu trách nhiệm điều chỉnh tất nhân viên nhà nước Bộ quốc khố để cấp vốn lương nhân viên, để trì trang thiết bị cải thiện công nghệ Hai năm trôi qua đơn vị khơng cơng nhận thức vị trí nhân viên khơng đảm bảo, hoạt động chương trình tiếp tục mang lại hỗ trợ nguồn tài để đảm bảo trì hoạt động đơn vị Sự nản lòng nhân viên đơn vị tăng dần, điều làm giảm hiệu dịch vụ Câu hỏi: Đơn vị Trung tâm cộng đồng cần hỗ trợ để trì hoạt động? Việc thực sớm để đảm bảo bền vững Đơn vị Trung tâm cộng đồng? Tự kiểm tra: Tại Dự án ICT cần phải mang lại sáng kiến để trì? Có u cầu việc trì sản phẩm hậu dự án? 126 TỔNG KẾT Những nội dung sau đề cập sách này: Quản lý dự án ICTD tương tự quản lý loại dự án phát triển khác với quy trình chu trình quản lý dự án tương đồng Những yếu tố quan trọng dự án ICTD, loại dự án khác bao gồm: người, quy trình cơng nghệ Tuy nhiên, dự án ICTD, cần phải ý đến việc quản lý thay đổi Đặc biệt, cần quan tâm đến quan điểm bên liên quan phải khuyến khích tham gia đầy đủ họ vào trình phát triển thực dự án Người sử dụng sản phẩm bàn giao dự án cần tham gia dự án từ Bất kỳ dự án ICTD mà phải cung cấp cách hiệu dịch vụ cho người dân phải xem xét việc tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ Cần tiến hành rà sốt, xem xét lại cách thận trọng hệ thống của đơn vị tổ, trường hợp cần thiết phải sửa đổi hệ thống để đáp ứng mục tiêu dự án ICTs không fải giải pháp tức thời để phát triển Nhu cầu người dân, công nghệ, định thiết kế dự án Cần nhấn mạnh vai trò đối tượng thụ hưởng dự án, việc đánh giá cuối dự án, người thụ hưởng dự án chịu trách nhiệm việc tích hợp hữu ích tính bền vững sản phẩm hệ thống dự án tạo Để dự án ICTD thành công, cần tuân thủ nguyên tắc đúc kết từ dự án nhiều quốc gia sau: - Sự tham gia tất thành viên, bên liên quan dự án tất giai đoạn - Phát triển quyền làm chủ địa phương lực - Pha trộn nhiều công nghệ - Sự tham gia nhiều bên - Liên kết với nỗ lực phát triển theo nhu cầu rộng đối tác, đặc biệt liên quan đến việc xóa đói giảm nghèo - Quyền sở hữu lãnh đạo quan - Môi trường tạo cạnh tranh - Sự bền vững xã hội tài 127 - Cân nhắc tới rủi ro Để kết dự án ICTD bền vững: - Chúng cần ràng buộc, liên kết với mục tiêu phát triển quốc gia cần kết nối với mơi trường bên ngồi dự án - Cần phải có cam kết hỗ trợ từ phía quan nhà nước có gắn kết (và tạo ra) sách để hỗ trợ phát triển ICT - Cần phải quan tâm tới lợi ích cộng đồng, đặc biệt quyền tiếp cận thông tin người dân 128 ... Galperin and Bruce Girard, ‘Microtelcos in Latin America and the Caribean.’ In Digital Poverty: Latin American and Caribbean Perspectives, ed Hernan Galperin and Judith Mariscal (Warwickshire: Intermediate... khả giải vấn đề Nguồn: John Macasio et al., PM training materials (ICT Project Management Practitioner Network, 2008), http://ictpmpractitioner.ning.com Câu hỏi để suy nghĩ? Theo bạn có đặc tính... (6/2002), 8, http://download.microsoft.com/download/b/4/f/b4fd8a8a-5e 67- 4419-968eec758 272 3169/MSF%2 0Project% 2 0Management% 20Discipline%20v.%201.1.pdf) “Dự án nỗ lực tạm thời để tạo sản phẩm dịch vụ