Tiểu luận phân tích và đánh giá về hệ thống trang thiết bị văn phòng tại trung tâm phục vụ hành chính công thị xã tân uyên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ    BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UN GVGD: Lớp: HK1.TT.08 Họ tên sinh viên: Bình Dương, tháng 11 năm 2022 KHOA KINH TẾ CTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH PHIẾẾU CHẤẾM TIỂU LUẬN Tên học phần: Quản trị hành văn phịng Mã học phần: LING221 Lớp/Nhóm mơn học: HK1.TT.08 Học kỳ: I Năm học: 2022-2023 Họ tên sinh viên: Đề tài: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UN Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ TT (Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10) Tiêu chí đánh giá Điểm đánh giá Điểm tối đa Cán Cán Điểm chấm chấm thống A Phần mở đầu B Phần nội dung Chương Chương 2.1 Thực trạng vấn đề 2.2 Đánh giá, ưu khuyết điểm, nguyên nhân Chương 0,5 C Phần kết luận + Tài liệu tham khảo 0,5 Hình thức trình bày 1,0 Chỉnh sửa đề cương thái độ 1,0 Thuyết minh tiểu luận 1,0 Điểm tổng cộng 1,0 2,0 1,5 1,5 10 Bình Dương, ngày Cán chấm tháng năm 2022 Cán chấm DANH SÁCH MỨC ĐỘ THAM GIA STT HỌ VÀ TÊN % THAM GIA 100% 100% 100% MỤC LỤC A/ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng & Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu & Nguồn liệu Ý nghĩa đề tài Kết cấu đề tài B/ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI .3 1.1 Văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Error! Bookmark not defined 1.1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng Error! Bookmark not defined 1.2 Hệ thống trang thiết bị văn phòng 1.2.1 Khái niệm hệ thống trang thiết bị văn phòng .Error! Bookmark not defined 1.2.2 Trang thiết bị văn phòng 1.2.3 Vai trò thiết bị văn phòng CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UN 2.1 Tổng Quan Về Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Uyên 2.1.1 Giới thiệu chung 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 2.2 Thực trạng hệ thống trang thiết bị văn phòng trung tâm phục vụ hành cơng thị xã tân un Error! Bookmark not defined 2.3 Đánh giá ưu nhược điểm .Error! Bookmark not defined 2.3.1 Ưu điểm .Error! Bookmark not defined 2.3.2 Nhược điểm .Error! Bookmark not defined 2.4 Nguyên nhân dẫn đến nhược điểmError! Bookmark not defined CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP & KIẾN NGHỊ Error! Bookmark not defined 3.1 Giải pháp .Error! Bookmark not defined 3.2 Kiến nghị Error! Bookmark not defined C/ KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO .Error! Bookmark not defined DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Hình ảnh văn phịng cũ Hình 2.2 Hình ảnh văn phịng .7 Hình 2.3 Hình ảnh sơ đồ tổ chức Hình 2.4 Hình ảnh hệ thống wifi Hình 2.5 Hình ảnh dàn máy tính cán 10 Hình 2.6 Hình ảnh máy bấm số thứ tự .10 Hình 2.7 Hình ảnh bàn cho người dân viết hồ sơ 10 A/ PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trung tâm phục vụ hành cơng nơi thực phần lớn hồ sơ thông dụng đất đai, kinh doanh, xây dựng Do đó, hệ thống trang thiết bị phục vụ giải hồ sơ quan trọng, tiến độ giải hồ sơ phụ thuộc vào chúng Việc có hệ thống trang thiết bị đầy đủ, chất lượng điều quan trọng Nhóm chúng em thực báo cáo với tên đề tài “ Phân tích đánh giá hệ thống trang thiết bị văn phòng Trung tâm phục vụ hành cơng thị xã Tân Un” nhằm mang đến nhìn tồn diện hệ thống trang thiết bị Trung tâm phục vụ hành cơng số giải pháp mà Trung tâm sử dụng để khắc phục nhược điểm Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên mơn Quản trị hành văn phịng – Cơ Khương Thị Huế, hướng dẫn giúp đỡ nhóm em qua trình nghiên cứu đề tài Do thời gian kiến thức hạn chế, tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, nhóm chúng em mong nhận nhận xét góp ý để hồn thiện tiểu luận rút kinh nghiệm cho nghiên cứu sau Mục tiêu nghiên cứu - Trình bày sở lý thuyết - Phân tích thực trạng hệ thống trang thiết bị văn phòng Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un - Đưa số giải pháp để cải thiện hệ thống trang thiết bị văn phòng Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un Đối tượng & phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Hệ thống trang thiết bị văn phòng Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Uyên - Phạm vi nghiên cứu + Không Gian:Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un + Thời gian: Tháng 9/2022 đến tháng 11/2022 Phương pháp nghiên cứu & nguồn liệu 4.1 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát: Thông qua quan sát để thu thập thơng tin qua nhóm chúng em đánh giá mức độ hỗ trợ hệ thống trang thiết bị việc giúp người dân cán làm việc giải hồ sơ Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un - Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ liệu sẵn có, thu thập phân tích tổng hợp nhằm đưa thơng tin xác thực trạng hệ thống trang thiết bị văn phòng Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Uyên nhằm đưa giải pháp cải thiện chất lượng phù hợp 4.2 Nguồn liệu Nguồn liệu chủ yếu thu thập từ internet, sách báo qua khảo sát thực tế địa điểm khảo sát Ý nghĩa đề tài Nhằm tìm hiểu nắm rõ thực trạng hệ thống trang thiết bị văn phịng Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Uyên, từ đánh giá ưu khuyết điểm tìm nguyên nhân ưu khuyết điểm nhằm tìm hướng giải mà nhóm cho thấy phù hợp để Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un cần thay đổi Kết cấu đề tài A/ Mở đầu B/ Nội dung - CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI - CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UYÊN - CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UN C/ Kết luận B/ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 1.1 Văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng - Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo, người có chức vụ tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, văn phịng nghị sĩ - Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị Là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan đơn vị Cũng địa điểm mà cán bộ, công chức đến để làm việc ví dụ như: văn phịng bộ, văn phòng Ủy ban,… - Văn phòng hiểu loại hoạt động quan, doanh nghiệp Văn phòng thiên việc thu thập, bảo quản lưu trữ loại công văn giấy tờ quan, doanh nghiệp Nói đến văn phịng người hiểu phận làm công việc liên quan đến công tác văn thư - Tóm lại, văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập, lưu trữ, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo việc lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, doanh nghiệp,tổ chức 1.1.2 Chức văn phịng Văn phịng gồm nhóm chức năng: - Nhóm chức tham mưu tổng hợp - Nhóm chức dịch vụ hậu cần Theo dõi tình hình hoạt động quan, doanh nghiệp lĩnh vực thực chủ trương, nghị Đảng, Nhà nước chủ trương, Chức nghị quan, doanh nghiệp; tình hình thực tham mưu tổng chương trình, kế hoạch cơng tác phê duyệt; hợp tình hình thực nội quy, quy chế; tình hình tài Tham mưu nhằm mục đích trợ giúp cho Tổng giám đốc có sở để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan tổ chức Bố trí khơng gian trụ sở, cảnh quan môi trường quan, doanh nghiệp, xếp, bố trí nơi làm việc cho đơn vị, phịng ban Chuẩn bị sở vật chất phục vụ họp, hội Chức nghị lễ hội, kiện quan, doanh nghiệp thực công Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì tác hậu cần phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch lãnh đạo phê duyệt Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo nhu cầu cơng việc đơn vị, phịng ban 1.1.3 Nhiệm vụ văn phịng Văn phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan, doanh nghiệp - Thu thập, xử lý, quản lý xử dụng thông tin - Tư vấn văn cho thủ trưởng - Xây dựng, củng cố tổ chức máy văn phòng - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại - Duy trì hoạt động thường xun, liên tục văn phịng - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật chất tư tài sản quan, doanh nghiệp 1.1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng – Con người: Mọi hoạt động văn phòng trực tiếp gián tiếp liên quan đến yếu tố người Sự hiểu biết tinh thần người định lớn đến hiệu văn phòng – Hệ thống trang thiết bị: Đây yếu tố khơng thể thiếu văn phịng bao gồm: máy móc văn phịng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất… – Hệ thống nguyên tắc thủ tục: Là quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân Đây để phận, cá nhân thực thi cơng việc có văn phịng – Hệ thống nghiệp vụ hành văn phịng: Các nghiệp vụ hành văn phịng xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cho cơng việc hành văn phịng vận hành trơi chảy, thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý 1.2 Hệ thống trang thiết bị văn phòng 1.2.1 Khái niệm hệ thống trang thiết bị văn phòng - Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ - Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phịng - Trang thiết bị văn phịng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) 1.2.2 Trang thiết bị văn phòng 1.2.2.a Các thiết bị văn phòng Các thiết bị văn phòng ngày phong phú đại: (1) Máy vi tính - Ngày máy vi tính vật dụng khơng thể thiếu văn phịng Nó giúp cho thư ký việc soạn thảo văn bản, thống kê, tính tốn… lưu trữ quản lý thơng tin cách tiện dụng khoa học Ngồi ra, máy tính phương tiện hữu hiệu việc trao đổi, cập nhật tìm kiếm thơng tin cần thiết với tốc độ cao, gửi nhận văn bản, tài liệu vừa nhanh chóng, khơng sợ thất lạc, mát… lại vừa tốn Tùy theo quy mơ cấu tổ chức phận hành văn phịng mà trang bị hay nhiều máy dung lượng máy cho nhân viên (2) Máy photocopy - Là loại máy sử dụng để chụp tài liệu, văn - Giúp thay tài liệu cồng kềnh hồ sơ thu nhỏ để việc lưu trữ trở nên dễ dàng (3) Máy in laser - Là thiết bị thiếu để kết nối với máy vi tính Đây thiết bị bất cần thiết để đưa (truy xuất) liệu máy tính giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn giao dịch , quản lý… (4) Máy điện thoại - Là phương tiện phổ biến - Giúp cho đàm thoại trực tiếp dễ dàng hơn, công việc giải nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian chi phí lại (5) Máy fax - Là loại thiết bị dùng để chuyển gốc tài liệu đến nhiều nơi cách chóng, xác (6) Máy ghi âm - Dùng để ghi âm lại diễn biến hội nghị, hội đàm, lời nhắn khỏi phòng (7) Thiết bị hội nghị - Tùy điều kiện yêu cầu công việc hội nghị mà người ta bố trí trang bị phục vụ cho hội nghị như: Máy điều hòa, quạt gió, quạt máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng, thơng gió 1.2.2.b Các đồ dùng văn phịng Các đồ dùng văn phịng gồm loại thơng dụng sau: - Bàn ghế: Có nhiều loại bàn ghế dùng cho Giám đốc, loại dùng cho thư ký, cho nhân viên khác văn phịng, cho tiếp khách Tùy theo cơng việc người mà sử dụng loại bàn ghế thích hợp kiểu dáng chất liệu - Tủ đựng hồ sơ: Là loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu Tùy theo số lượng đặc tính loại hồ sơ mà người ta sử dụng loại tủ khác - Giá đựng tài liệu: Nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo cần phải trang bị giá để trưng bày, lưu trữ tài liệu - Tủ mắc áo: dùng để đựng, treo áo, mũ nhân viên văn phòng khách đến làm việc - Các đồ vật khác: Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày nhân viên văn phòng đa dạng, phong phú ngày cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện cặp, kẹp, ghim, bút… 1.2.3 Vai trò thiết bị văn phòng - Thiết bị văn phòng giúp cho nhân viên dễ dàng điều hành, quản lý tốt cơng việc Nhờ có thiết bị việc tìm kiếm, lưu trữ tài liệu dễ dàng hơn, bạn dễ dàng tìm kiếm chẳng may quên tập tài liệu hay đặt sai kệ tủ lưu trữ - Những dụng cụ van phong giúp bạn bất ngờ chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc, mang tới hiệu suất cao hơn; bạn cần hỗ trợ có vật dụng hữu ích - Giúp bạn truyền đạt thông tin, tổng hợp tin tức báo cáo thuyết công việc cách hiệu chuyên nghiệp - Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp với đầy đủ trang thiết bị, máy móc văn phịng đại CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UYÊN 2.1 Tổng Quan Về Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un 2.1.1 Giới Thiệu Chung Trung tâm phục vụ hành cơng thị xã Tân Uyên nằm 3Q6X+CGQ khu phố – phường Uyên Hưng – thị xã Tân Uyên – tỉnh Bình Dương, người dân địa phương thường gọi khu vực theo tên gọi cũ Bến Huyện Khu vực tập trung nhiều quan nhà nước giúp người dân thuận tiện việc giải hồ sơ thủ tục mà không cần phải di chuyển q xa Hình 2.1 Văn Phịng Cũ Đến sáng ngày 17/06/2022, Trung tâm Phục vụ hành cơng thị xã Tân Uyên khánh thành Văn phòng đặt cách văn phòng cũ 20m Do ban đầu, thành lập trung tâm nằm chung tòa văn phòng với Bộ Tư pháp thị xã Tân Uyên, phận làm việc có khơng tương đồng hồ sơ thủ tục Do đó, việc tách phận điều cần thiết Hình 2.2 Văn phịng Văn phịng Trung tâm có nhà để xe riêng không gian làm việc rộng rãi hơn, giúp người dân đến giải hồ sơ thuận lợi so với văn phòng cũ Trung tâm đầu tư trang thiết bị đồng bộ, đại Đây nơi TX.Tân Uyên tiếp nhận phối hợp giải thủ tục hành chính; cung cấp thơng tin, dịch vụ thủ tục hành nhanh chóng, thuận tiện thông qua hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin đại Tại buổi lễ, UBND TX.Tân Uyên công bố Quyết định số 3399/QĐ-UBND phân công bà Võ Yến Nhi - Phó Chánh Văn phịng HĐND-UBND TX.Tân Uyên kiêm giữ chức vụ Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành cơng TX.Tân Un Ơng Đồn Hồng Tươi - Chủ tịch UBND TX.Tân Uyên cho biết, việc thành lập Trung tâm Phục vụ hành cơng TX.Tân Un thể tâm trị Đảng bộ, quyền thị xã đổi mới, cải cách phương thức lãnh đạo, điều hành cơng tác cải cách hành nhằm thúc đẩy tăng trưởng kinh tế - xã hội, không ngừng cải thiện môi trường đầu tư, nâng cao lực cạnh tranh, số cải cách hành nâng cao hài lòng tổ chức, cá nhân phục vụ quan hành Nhà nước 2.1.2 Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức Giám Đốốc Phó Giám Đốốc Cán Bộ Hốỗ Trợ Viên Hình 2.3 Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức 2.2 Thực Trạng Về Hệ Thống Trang Thiết Bị Văn Phòng Tại Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Uyên - Tại cửa vào trung tâm có trang bị máy bấm số thứ tự giúp người dân giải hồ sơ Trên phiếu số thể số quầy làm việc, chức quầy làm việc, số thứ tự, thời điểm bấm số số phục vụ - Trung tâm trang bị máy lạnh, camera giám sát đầu cuối phịng - Trung tâm có trang máy tính phục vụ người dân việc nộp trực tuyến hồ sơ - dãy bàn mẫu hồ sơ giúp người dân viết đơn hồ sơ - Ghế cho người dân đợi giải hồ sơ - Trung tâm có 12 quầy làm việc có quầy hoạt động, quầy trang bị máy tính, máy in riêng quầy hoạt động gồm:  Quầy 1: Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục hành chính: Tiếp nhận hồ sơ hộ tịch, chứng thực, thương mại dịch vụ, văn hóa - thể dục thể thao, lao động sách, bảo trợ xã hội, cấp mã số thuế, thi đua khen thưởng  Quầy 2: Đăng kí biến động đất đai - chuyển quyền, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế Đăng kí chứng nhận bổ sung tài sản GLVĐ vào GCN cấp Cấp đổi, cấp lại GCN, tiếp tục sử dụng đất nông nghiệp  Quầy 3: Chuyển mục đích sử dụng đất; thảm định nhu cầu sử dụng đất; cấp GCN lần đầu; giao đất, cho thuê đất, chuyển hình thức thuê đất; chủ trương đầu tư; đăng ký kế hoạch môi trường; tài nguyên nước; san lấp cải tạo mặt  Quầy 4: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký kinh doanh  Quầy 5: Tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp phép xây dựng  Quầy 6: Trả kết hồ sơ, thu phí, lệ phí kinh doanh  Quầy 7: Trả kết hồ sơ, thu phí, lệ phí hồ sơ đất - Ở quầy làm việc trang bị thêm xanh, tạo cảm giác thân thiện, gần gũi - Ngồi ra, trung tâm cịn trang bị thêm thùng rác cửa máy nước nóng lạnh 2.3 Đánh Giá Ưu Điểm Và Nhược Điểm Về Cơ Sở Hạ Tầng Tại Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Công Thị Xã Tân Uyên 2.3.1 Ưu Điểm - Không gian làm việc ngăn nắp, sẽ, có trang bị xanh, trang bị đầy đủ thiết bị - Có nhiều ghế ngồi cho người dân ngồi chờ làm hồ sơ Điều khiến cho người dân chờ đợi làm hồ sơ không bị mỏi chân Cho thấy trung tâm phục vụ hành cơng thị xã Tân Un biết lo cho người dân - Mỗi quầy làm việc có máy in riêng Giúp cho cán đỡ phải di chuyển nhiều nơi, gây sức 2.3.2 Nhược Điểm - Hệ thống wifi có Hình 2.4 Hệ thống wifi - Máy tính làm việc cán cũ kĩ cần đổi Hình 2.5 Dàn máy tính làm việc cán - Máy bấm số thứ tự có cũ kĩ Hình 2.6 Máy bấm số thứ tự - Bàn cho người dân viết hồ sơ cịn Hình 2.7 Bàn cho người dân viết hồ sơ 2.4 Nguyên Nhân Dẫn Đến Nhược Điểm - Do có wifi trung tâm phục vụ hành cơng thị xã Tân Un khơng có mật Do đó, người dân cán điều truy cập vào chung wifi Điều làm ảnh hưởng đến thao tác thủ tục cán trung tâm - Do máy tính sử dụng thời gian dài với cơng suất lớn - Chỉ trang bị máy bấm số thứ tự giúp người dân giải hồ sơ nên việc lấy hồ sơ lấy số quầy làm thủ tục Vì có q nhiều người bấm số lúc - Do bàn viết hồ sơ đủ tối đa cho 10 người 10 người làm bàn viết hồ sơ khơng đủ Chính người dân phải chờ đợi lâu trình viết hồ sơ CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UN 3.1 Giải Pháp 3.1.1 Giải pháp hệ thống wifi Trung tâm cung cấp hệ thống wifi cho cán riêng có mật wifi cho người dân không cài mật Hoặc không cung cấp wifi cho người dân mà để hệ thống wifi cho cán làm việc Vì phần lớn thao tác thủ tục trung tâm phụ thuộc nhiều vào hệ thống wifi - cụ thể việc nộp hồ sơ trực tuyến, giải hồ sơ nộp trực tuyến, chuyển hồ sơ lên quan chuyên môn quan cao để giải Do đó, việc cung cấp hệ thống wifi ổn định giúp cán người dân giải hồ sơ nhanh 3.1.2 Giải pháp công cụ hỗ trợ - máy tính Do máy tính sử dụng thời gian dài với hiệu suất lớn nên chất lượng vận hành máy tính bị giảm sút đáng kể Việc thay đổi máy tính điều cần thiết Đã có trường hơp việc giải hồ sơ bị gián đoạn khoảng 30 đến 45 phút máy tính gặp vấn đề phần mềm thiết bị chuột máy tính, bàn phím máy tính khơng hoạt động Cách tốt thay máy tính cho cán làm việc 3.1.3 Giải pháp cho máy bấm số thứ tự Để giải tình trạng kẹt số q đơng người dân bấm số, Trung tâm cung cấp thêm máy bấm số để phục vụ cho việc bấm số người dân Do có nhiều người bấm số lúc, người dân lấy số quầy làm thủ tục mình, có nhiều phiếu thứ tự mà máy bấm số cần phải xuất cịn gây tình trạng kẹt giấy, phiếu bấm số xuất Nên việc cần thiết lúc cung cấp thêm máy bấm số thứ tự phục vụ cho người dân 3.1.4 Giải pháp bàn viết hồ sơ cho dân Mỗi thủ tục cần người dân phải điền đơn, Trung tâm trang bị bàn, viết mãu đơn điền sẵn hỗ trợ người dân viết hồ sơ Tuy nhiên, bàn viết hồ sơ cho 10 nười viết hồ sơ lúc Vì vậy, Trung tâm cần cung cấp thêm bàn viết hồ sơ cho người dân dành khu vực riêng cho người dân viết hồ sơ Trung tâm cung cấp đến quầy hỗ trợ người dân viết hồ sơ số lượng người lớn tuổi đến làm hồ sơ cao, nhóm người dân phần lớn tự viết hồ sơ mắt hay khơng biết chữ Nên ngồi cách bổ sung thêm bàn viết hồ sơ cho người dân Trung tâm cung cấp đến quầy để phục vụ việc viết hồ sơ cho người dân, phương pháp giúp người dân rút ngắn thời gian thực hồ sơ việc viết hồ sơ tốn thời gian, người dân khó viết đơn lần 3.2 Kiến Nghị Trung tâm Hành cơng thị xã Tân Un đầu mối tập trung thực hiện: tiếp nhận, hướng dẫn, thẩm định, giải trả kết Giải thủ tục hành thuộc thẩm quyền sở, ban, ngành trực thuộc UBND tỉnh, huyện quan ngành Trung ương đóng địa phương Đưa chế kiểm tra, giám sát, chuẩn bị đầu đủ điều kiện sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc, ứng dụng số công nghệ thông tin, cho tổ chức hay nhân ( người dân đến làm giấy tờ , thủ tục ) để đảm bảo việc giải nhanh gọn, minh bạch công khai Phối hợp với quan, đơn vị liên quan để nghiên cứu quy định việc cải cách nâng cao tổng hợp, đề xuất sửa đổi, bổ sung trang thiết bị điện tử tân tiến phục vụ cho việc giải loại giấy tờ thuận tiện , tốn thời gian hay trì trệ cơng việc Đề xuất nâng cấp sở vật chất, phần nềm ứng dụng, số công tâc an mạng bảo đảm khơng bị rị rỉ thơng tin quan trọng người dân, tích hợp liệu số nội dung khác trung tâm hành cơng Đổi mới, cải tiến nâng cao chất lượng phục vụ, giải công việc cách nhanh chóng cho cá nhân hay tổ chức Về ngân sách phận dịch vụ phải tách rời ngân sách quan quản lý nhà nước liên quan.Vì mức phí dịch vụ vừa đủ để trang trải chi phí đầu tư cho trang thiết bị phục vụ cho hoạt động trung tâm dịch vụ mà không nhằm phát sinh lợi nhuận Nên cần phải đảm bảo trang bị chất lượng sở vật chất, trang thiết bị, thật cần thiết cho Trung tâm hành công C/ KẾT LUẬN Đối với Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un hay tổ chức, đơn vị khác hệ thống thiết bị quan trọng tiến độ làm việc phụ thuộc vào chúng Tuy nhiên, hệ thống trang thiết bị Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Uyên có nhiều nhược điểm dẫn đến thao thao tác làm thủ tục bị chậm trễ Chính nhóm chúng em, đưa giải pháp hệ thống thiết bị cho Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un như: Giải pháp hệ thống wifi, giải pháp công cụ hỗ trợ máy tính, giải pháp cho máy bấm số thứ tự, giải pháp bàn viết hồ sơ cho dân Bên cạnh nhóm chúng em đưa vài kiến nghị cho Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Uyên ... CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UN 2.1 Tổng Quan Về Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Uyên. .. THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UYÊN - CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ... PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CƠNG THỊ XÃ TÂN UYÊN 2.1 Tổng Quan Về Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Cơng Thị Xã Tân Un 2.1.1 Giới Thiệu Chung Trung tâm phục vụ hành cơng thị xã Tân Uyên