Bai 5B-Viet Email.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI HANOI UNIVERSITY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY BÀI KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO VÀ THUYẾT TRÌNH Cách viết email Viện Cơng nghệ thơng tin Truyền thông 2019 Nội dung lý thuyết 10 11 12 13 14 15 Giới thiệu Viện CNTT CTĐT Giới thiệu chung CNTT Kỹ làm việc nhóm Kỹ nghiên cứu Kỹ viết báo cáo thuyết trình Phần cứng mạng máy tính Phần mềm máy tính Internet ứng dụng Lập trình ngơn ngữ lập trình Cơ sở liệu Hệ thống thơng tin Đạo đức máy tính Cơ hội nghề nghiệp Tương lai tầm nhìn Demo quản trị dự án Tổng kết Nhập môn CNTT&TT Một số lỗi gửi email ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Khơng có tiêu đề Không giới thiệu thân Mail chưa viết xong gửi Qn file đính kèm … Nhập mơn CNTT&TT Tên email ▪ Tên email thể tính chuyên nghiệp bạn ▪ Nếu gửi email quan trọng, không dùng email lạ: ▪ tên nước ngoài: Бангок Нгуен, 越南 ▪ Tên không liên quan đến tên thật: cobemongmo@ , nguoixala@ ▪ Tên khơng có ý nghĩa: abc@ ▪ Tên dễ bị coi spam ▪ Tạo email gắn với tên bạn ▪ ten.hodem@ Nhập môn CNTT&TT Các bước viết email ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Gắn file Đặt tiêu đề Viết nội dung Kiểm tra lại nội dung file đính kèm Nhập địa người nhận Gửi email Nhập môn CNTT&TT Gắn file ▪ Nên gửi file có nội dung dễ mở pdf, doc ▪ Hoàn thiện xong file đính kèm ▪ Đặt tên file đính kèm: ▪ Tên đầy đủ, rõ ràng ▪ Không dùng ký hiệu lạ tên file Nhập môn CNTT&TT Tiêu đề email ▪ Tiêu đề mail mở đầu kết thúc câu chuyện bạn ▪ Quên tiêu đề khơng gây khó chịu cho người đọc chẳng biết email nói gì, mà cịn gây khó khăn tìm kiếm ▪ Tiêu đề tệ: Gửi chị ▪ Tiêu đề tốt: Gửi chị tài liệu ABC ▪ Vai trị tiêu đề: ▪ Tóm tắt lại nội dung Email ▪ Giúp người đọc nhận biết mức độ quan trọng Email ▪ Giúp việc tìm kiếm lại Email sau trở nên dễ dàng Nhập môn CNTT&TT Nội dung email ▪ Khi nên dùng email: ▪ Gửi tài liệu ▪ Đặt lịch hẹn ▪ Biên họp ▪ Nội dung dễ hiểu, in đậm thông tin quan trọng ▪ Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận ▪ Nếu trao đổi công việc → Chat trực tiếp nhanh Nhập môn CNTT&TT Nội dung email KHÔNG NÊN: ▪ Tâm mail ▪ Viết dài ▪ Viết tiếng Việt khơng dấu ▪ Viết sai tả ▪ Viết tắt, viết lẫn tiếng Việt tiếng nước ▪ Dùng nhiều icon, emoticon ▪ Viết toàn chữ hoa → cảm giác giận lệnh ▪ Viết font không đều, in đậm in nghiêng bừa bãi Nhập môn CNTT&TT Lời chào mail ▪ Lời chào: ▪ Gửi chị Hạnh, ▪ Dear anh Phúc, ▪ Lịch sự: ▪ Xin chào Nam, ▪ Dear Phương, ▪ Thân thiện: ▪ Hi Hoàng, ▪ Gửi Hậu, ▪ Khác biệt: ▪ Cịn thở khơng Susu? Nhập mơn CNTT&TT 10 Chữ ký mail ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Thông thường: Mong tin tốt lành! Lịch sự: Trân trọng, Thân thiện: Thân ái, Khác biệt: Ngủ sung mơ sướng nhé! Chữ ký: để người khác tìm hiểu thêm bạn, để tạo ấn tượng Vd: ▪ câu châm ngôn bạn yêu thích/ câu hỏi lạ Vd “Sẽ đếm?” ▪ Link vài website hay dự án bạn ▪ Thông tin liên lạc khác bạn (ngồi điện thoại, mail) Nhập mơn CNTT&TT 11 Một số quy tắc gửi email ▪ Quy tắc 48h: Trả lời e-mail vòng 48h từ bạn nhận e-mail ▪ Khơng gửi last minute e-mail: Ví dụ, bạn gửi email lúc 14h, yêu cầu 16h phải xong ▪ Không gửi spam ▪ Tạo chế độ thu hồi mail để thu hồi lỡ gửi Nhập môn CNTT&TT 12 Một số quy tắc gửi email ▪ Khi forward e-mail đó, bạn cần phải có đồng ý người chủ email ▪ Đừng gửi e-mail bạn không muốn công khai ▪ Không gửi e-mail bạn giận ▪ Khơng sử dụng e-mail cơng việc/cơ quan cho mục đích cá nhân Nhập môn CNTT&TT 13 Hết CÁM ƠN SỰ THEO DÕI! (phần bổ sung) Nhập môn CNTT&TT 14