CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN Kính gử.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT SÁNG KIẾN, CẢI TIẾN ĐỀ NGHỊ XÉT CÔNG NHẬN DANH HIỆU CHIẾN SĨ THI ĐUA CẤP HUYỆN _ Kính gửi: Ban thi đua – Khen thưởng huyện I SƠ LƯỢC BẢN THÂN - Họ tên: Hồ Thị Diễm Kiều Năm sinh: 1992 - Trình độ chun mơn nghiệp vụ: Trung cấp Văn thư - Chức nhiệm vụ phân công: Văn thư – Thủ quỹ - Đơn vị công tác: Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh II NỘI DUNG Thực trạng: Những năm trước trường học nói chung Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh nói riêng chưa nhận thức tầm quan trọng việc lưu trữ hồ sơ, công văn đi, công văn đến việc lưu trữ hồ sơ, công văn đi, công văn đến quan Nhà nước quan tâm nên có nhiều văn quy định việc lưu trữ, quản lý công văn đi, công văn đến nhằm giúp lãnh đạo đạo, quản lý điều hành công việc quan Trong công tác quản lý hồ sơ, công văn đi, công văn đến Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh có quy định chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải theo dõi giải cơng việc, quy trình soạn thảo văn bản, khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Thuận lợi, khó khăn: + Thuận lợi: Được quan tâm, đạo từ cấp nên việc lưu trữ, quản lý công văn đi, công văn đến tốt giúp cho việc tìm kiếm văn thuận tiện Văn đi, văn đến văn thư quản lý thực theo trình tự định giúp việc lưu trữ văn theo quy trình quy định cơng tác văn thư + Khó khăn: Hồ sơ lưu trữ phân tán, chưa tập trung, việc chuyển giao hồ sơ lưu trữ chậm trễ, việc lưu trữ cịn bề bộn nên khó tìm kiếm cần thiết bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp Tên sáng kiến lĩnh vực áp dụng: 2.1 Tên sáng kiến kinh nghiệm: Biện pháp phân loại hồ sơ, công văn đi, công văn đến cán văn thư giúp lưu trữ tốt tìm kiếm nhanh hồ sơ tài liệu, cơng văn đến Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh 2.2 Lĩnh vực áp dụng: Trong công tác quản lý văn thư Mô tả nội dung, chất sáng kiến: Từ thực trạng nêu để giúp lưu trữ tốt tìm kiếm nhanh hồ sơ tài liệu, cơng văn đi, cơng văn đến thân tơi đề số giải pháp sau: + Phân loại theo chủ đề: Trong loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề ví dụ như: báo cáo theo báo, kế hoạch theo kế hoạch, hướng dẫn theo hướng dẫn, định theo định… + Phân loại theo cụm: Trong loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo cụm chẳng hạn chủ đề báo cáo ta chia theo cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm chủ đề khác tương tự + Phân loại theo nhóm: Trong cụm hồ sơ nên chia nhỏ theo nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm q Ngồi cịn phân loại hồ sơ công văn đi, công văn đến theo loại: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị chẳng hạn hồ sơ giáo viên dạy giỏi, hồ sơ hội thi bé - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn văn quy phạm pháp luật mặt công tác nghiệp vụ định, dùng để tra cứu, làm pháp lý giải công việc hàng ngày - Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể chẳng hạn hồ sơ cô Nguyễn Thị A văn giấy tờ có liên quan đến cô đưa vào hồ sơ Khả phạm vi áp dụng sáng kiến: 4.1 Khả áp dụng: Trong quản lý lưu trữ hồ sơ, công văn đi, công văn đến văn thư 4.2 Phạm vi áp dụng: Trong phạm vi hẹp Trường Mẫu giáo Hưng Thạnh Những lợi ích hiệu mang lại nhân rộng sáng kiến: - Giúp Hiệu trưởng, cán quản lý giải tốt công việc, đảm bảo thời gian công việc, đem lại hiệu cao - Giúp cho việc tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, công sức việc giải công việc nhanh đảm bảo thời gian quy định - Giúp quản lý chặt chẽ văn giấy tờ - Thuận tiện cho việc tìm kiếm tra cứu - Giúp xếp hồ sơ lưu trữ có khoa học Trên sáng kiến, cải tiến giải pháp mới, kỹ thuật (gọi tắt sáng kiến) đề án, dự án thân năm 2014 Kính đề nghị Hội đồng xét duyệt sáng kiến xem xét, công nhận đề tài sáng kiến cấp huyện./ Thủ trưởng đơn vị Hưng Thạnh, ngày 02 tháng năm 2014 Người báo cáo