kỹ năng giử mail xin việc
K NĂNG G I EMAIL XIN VI CỸ Ử Ệ Nhân d p các b n sinh viên t ra tr ng, tôi có m t tí chút kinh nghi m v g i emailị ạ ồ ạ ườ ộ ệ ề ử xin vi c g i là chia s . Hy v ng giúp ích đ c cho các b n sinh viên m i ra tr ng.ệ ọ ẻ ọ ượ ạ ớ ườ Nh các b n cũng bi t, vi c g i CV qua email tr c khi ph ng v n là chuy n vô cùngư ạ ế ệ ử ướ ỏ ấ ệ ph bi n hi n nay. Thông qua n i dung email, nhà tuy n d ng s đánh giá đ c m tổ ế ệ ộ ể ụ ẽ ượ ộ ph n s phù h p c a ng viên đ i v i công vi c r i m i xem xét t i CV. Email cũng làầ ự ợ ủ ứ ố ớ ệ ồ ớ ớ ph ng ti n giao ti p đ u tiên gi a ng viên và nhà tuy n d ng. Do v y vi c có t oươ ệ ế ầ ữ ứ ể ụ ậ ệ ạ đ c n t ng, thi n c m đ i v i nhà tuy n d ng hay không ph thu c vào r t nhi uượ ấ ượ ệ ả ố ớ ể ụ ụ ộ ấ ề n i dung cũng nh hình th c c a email đó. Tuy nhiên, có m t th c t đáng bu n hi nộ ư ứ ủ ộ ự ế ồ ệ nay, đó là vi c các b n sinh viên m i ra tr ng th ng l i không đ ý t i email này.ệ ạ ớ ườ ườ ạ ể ớ Các b n g i email m t cách s sài, qua loa và hy v ng nhà tuy n d ng s đ ý và g iạ ử ộ ơ ọ ể ụ ẽ ể ọ các b n ph ng v n. Xin th a v i các b n r ng, xác su t x y ra đi u đó là r t th p. B iạ ỏ ấ ư ớ ạ ằ ấ ả ề ấ ấ ở vì th ng các nhà tuy n d ng là nh ng ng i r t sành, h có th đánh giá b n ngayườ ể ụ ữ ườ ấ ọ ể ạ qua email đ u tiên đó. Và th ng thì nh ng ng i không vi t n i m t email ra h n thìầ ườ ữ ườ ế ổ ộ ồ các nhà tuy n d ng cũng s cho r ng cái CV c a ng viên kia cũng ch ng có gì đángể ụ ẽ ằ ủ ứ ẳ đ xem.ể Tôi cũng đã tr i qua giai đo n xin vi c khi m i ra tr ng, cũng đã t ng g i hàng ch cả ạ ệ ớ ườ ừ ử ụ email mà không đ c h i âm, cũng đã đ c các doanh nghi p l n và nh m i ph ngượ ồ ượ ệ ớ ỏ ờ ỏ v n, đ c ch b o t chính nh ng ng i tuy n d ng mình, đ c đăng tin tuy n d ngấ ượ ỉ ả ừ ữ ườ ể ụ ượ ể ụ và xét duy t h s . Vì v y, tôi cũng có m t chút ít kinh nghi m mu n chia s v i cácệ ồ ơ ậ ộ ệ ố ẻ ớ b n sinh viên đang trong quá trình tìm vi c. V i v n kinh nghi m s ng cũng nh kinhạ ệ ớ ố ệ ố ư nghi m làm vi c ít i, ch c ch n nh ng chia s c a tôi ch a th hoàn h o. Vì v y n uệ ệ ỏ ắ ắ ữ ẻ ủ ư ể ả ậ ế có thi u xót cũng mong các b n thông c m và chia s ý ki n đ tôi có th hoàn thi nế ạ ả ẻ ế ể ể ệ h n.ơ 1. Tiêu đ u Emailề Tiêu đ Email ph i rõ ràng, th hi n đ c v trí mình mu n ng tuy n ( có nhi u doanhề ả ể ệ ượ ị ố ứ ể ề nghi p tuy n d ng nhi u v trí cùng m t lúc, vì v y vi c ghi rõ v trí mu n ng tuy n ệ ể ụ ề ị ộ ậ ệ ị ố ứ ể ở tiêu đ email giúp nhà tuy n d ng phân lo i t t h n ), thông tin c b n c a ng i ngề ể ụ ạ ố ơ ơ ả ủ ườ ứ tuy n, ng n g n.ể ắ ọ Tôi xin l y ví d v tiêu đ email c a tôi khi g i email ng tuy n v trí nhân viênấ ụ ề ề ủ ử ứ ể ị Marketing : ng tuy n v trí Marketing – Nguy n Văn H i , ng tuy n v trí NV Marketing - ngỨ ể ị ễ ả Ứ ể ị ứ viên Nguy n Văn H i, đ t theo tiêu đ c a nhà tuy n d ng n u h có yêu c u riêng.ễ ả ặ ề ủ ể ụ ế ọ ầ 2. N i dung Emailộ N i dung Email ph i th hi n s tôn tr ng đ i v i ng i tuy n d ng, t o thi n c mộ ả ể ệ ự ọ ố ớ ườ ể ụ ạ ệ ả v i ng i nh n email, th hi n đ c s chuyên nghi p, ch cho nhà tuy n d ng th yớ ườ ậ ể ệ ượ ự ệ ỉ ể ụ ấ b n mu n đ c làm cong vi c đó, r ng b n là ng i phù h p v i v trí tuy n d ng,ạ ố ượ ệ ằ ạ ườ ợ ớ ị ể ụ th hi n đ c cái tôi cá nhân thì càng t t.ể ệ ượ ố L i chào h iờ ỏ Đ t o n t ng đ i v i nhà tuy n d ng, thì ngay l i chào đ u tiên các b n nên nh cể ạ ấ ượ ố ớ ể ụ ờ ầ ạ ắ t i tên c a nhà tuy n d ng. L i chào có th là “ Kính g i anh H i – tr ng phòng nhânớ ủ ể ụ ờ ể ử ả ưở s công ty abc” , ho c “ Kính g i anh H i, đ ng kính g i ban tuy n d ng công ty abc “ự ặ ử ả ồ ử ể ụ n u chúng ta không bi t rõ ch c v c a ng i nh n email.ế ế ứ ụ ủ ườ ậ N i dung email ộ T ng và câu văn s d ng ph i l ch s chuyên nghi p. Không nên s d ng nh ng từ ữ ử ụ ả ị ự ệ ử ụ ữ ừ ng h ng ngày, hay văn nói. Tôi th y đây là m t l i mà khá nhi u các b n sinh viênữ ằ ấ ộ ỗ ề ạ m i ra tr ng m c ph i, các b n quên đi r ng ng i nh n email đang đ ng v tríớ ườ ắ ả ạ ằ ườ ậ ứ ở ị tuy n d ng, và h là ng i đã có k năng, kinh nghi m và th ng thì tu i đ i th ngể ụ ọ ườ ỹ ệ ườ ổ ờ ườ l n h n. Do v y r t nhi u các b n sinh viên s d ng nh ng t ng nh th ng iớ ơ ậ ấ ề ạ ử ụ ữ ừ ữ ư ể ườ nh n email là b n c a h . ậ ạ ủ ọ N i dung chính c a b c th ph i th hi n đ c k năng, và kinh nghi m c a ng viênộ ủ ứ ư ả ể ệ ượ ỹ ệ ủ ứ sao cho nhà tuy n d ng th y đ c r ng ng viên là ng i mà h đang tìm. N i dungể ụ ấ ượ ằ ứ ườ ọ ộ chính c a email s là đo n tóm t t trong ph n k năng, kinh nghi m trong b n CV c aủ ẽ ạ ắ ầ ỹ ệ ả ủ ng viên. Tuy nhiên, ch nên tóm t t ng n g n không nên quá dài. Vì ph n n i dungứ ỉ ắ ắ ọ ầ ộ chính đó s đ c trình bày trong CV và nhà tuy n d ng cũng không mu n đ c m t b cẽ ượ ể ụ ố ọ ộ ứ th quá dài. Các b n cũng có th ch nh s a m t chút trong đ n xin vi c c a mình đư ạ ể ỉ ử ộ ơ ệ ủ ể l y làm n i dung email. ấ ộ 3. Ch ký emailữ Ch ký email là ph n không b t bu c, tuy nhiên có nó s làm email c a b n chuyênữ ầ ắ ộ ẽ ủ ạ nghi p h n. Cũng nh th hi n đ c các thông tin liên l c c b n c a b n, giúp nhàệ ơ ư ể ệ ượ ạ ơ ả ủ ạ tuy n d ng d dàng liên l c v i b n h n. Đ c bi t, n u b n có website riêng thì hãyể ụ ễ ạ ớ ạ ơ ặ ệ ế ạ đ a đ a ch website vào trong ph n ch ký email c a b n. Tr c kia tôi có g i emailư ị ỉ ầ ữ ủ ạ ướ ử ng tuy n t i m t công ty, tuy nhiên tôi ch a đ kinh nghi m nh ng cũng c nh mứ ể ạ ộ ư ủ ệ ư ố ắ m t g i b a. Nh ng th t ng c nhiên khi tôi đ c m i ph ng v n. Khi ph ng v n, thìấ ử ừ ư ậ ạ ượ ờ ỏ ấ ỏ ấ nhà tuy n d ng có nói v i tôi r ng : em ch a đ k năng cũng nh kinh nghi m đ làmể ụ ớ ằ ư ủ ỹ ư ệ ể công vi c này, tuy nhiên anh th y em có website và có vào xem. Anh th y thích các bàiệ ấ ấ vi t c a em, và cũng th y đ c ti m năng c a em, anh nghĩ v i s ch b o c a anh thìế ủ ấ ượ ề ủ ớ ự ỉ ả ủ em có th làm đ c vi c.ể ượ ệ V i n i dung ch ký email thì nên đ m b o các thông tin c b n v : h tên, công vi cớ ộ ữ ả ả ơ ả ề ọ ệ và đ n v công tác ( đ i v i sinh viên và sinh viên m i ra tr ng thì nên đ chuyênơ ị ố ớ ớ ườ ể ngành h c và tr ng mình theo h c ), thông tin v SĐT, email, skype, yahoo, websiteọ ườ ọ ề n u có.ế Ví d :ụ Nguy n Văn H iễ ả QTKD Th ng M i – ĐH Kinh T Qu c Dânươ ạ ế ố ĐT : 0909090909 Email : nguyenhaishd@gmail.com Skype : ……………………………… Yahoo :……………………………………… Website : …………………………………………… Twitter : ……………………………………… Linkedin……………………………… 4. File đính kèm Tôi th y có nhi u b n sinh viên đ t tên file cv đính kèm là “ cv ng tuy n “, “ ngấ ề ạ ặ ứ ể ứ tuy n “, “ k toán “, “ ung tuyen “……. Các b n nên nh r ng nhà tuy n d ng nh nể ế ạ ớ ằ ể ụ ậ đ c r t nhi u email nh v y, và ai cũng ghi tên file CV m t cách chung chung nhượ ấ ề ư ậ ộ ư v y thì sau khi download v , nhà tuy n d ng s khó đ phân lo i cũng nh vi c tìm cvậ ề ể ụ ẽ ể ạ ư ệ đ l y thông tin liên h v i b n cũng s khó khăn h n. M t đi u n a v cách đ t tênể ấ ệ ớ ạ ẽ ơ ộ ề ữ ề ặ file trên máy tính, tên t p tin th ng không có d u. Các b n nên đ t tên file là : CV –ậ ườ ấ ạ ặ Ke Toan – Phan Thi Dung , ho c đ t tên file theo yêu c u c a nhà tuy n d ng.ặ ạ ầ ủ ể ụ V đ nh d ng file CV, thông th ng s đ c l u d i d ng file “ doc “ ho c “ pdf “ .ề ị ạ ườ ẽ ượ ư ướ ạ ặ Đây là 2 đ nh d ng file tài li u ph bi n nh t, l u ý thêm r ng khi xem tài li u d ngị ạ ệ ổ ế ấ ư ằ ệ ạ file “ pdf “ s đ p và tr c quan h n đ nh d ng “ doc “. M t đi u l u ý đ i v i các b nẽ ẹ ự ơ ị ạ ộ ề ư ố ớ ạ s d ng office 2007 – 2010 – 2013, nên l u d i d ng file “ doc “ ho c “ pdf”. Đ nhử ụ ư ướ ạ ặ ị d ng file m c đ nh c a các b office trên là “ docx “, tuy nhiên r t nhi u máy tính cácạ ặ ị ủ ộ ấ ề ở doanh nghi p l i s d ng b office 2003 và k t qu là h không đ c đ c CV mà b nệ ạ ử ụ ộ ế ả ọ ọ ượ ạ g i.ử S l ng các file đính kèm : thông th ng thì nhà tuy n d ng th ng ch yêu c u cácố ượ ườ ể ụ ườ ỉ ầ ng viên g i b n CV ho c kèm thêm b ng và b ng đi m. Nh ng trong khi tôi nh nứ ử ả ặ ằ ả ể ư ậ email ng tuy n c a các b n ng viên, cũng có nhi u email g i cho tôi r t nhi u fileứ ể ủ ạ ứ ề ử ấ ề đính kèm. Nào là scan ch ng minh th , nào là scan s y u lý l ch, scan gi y khám s cứ ư ơ ế ị ấ ứ kh e, đ n xin vi c, b ng, b ng đi m, cv…. M t đi u n a khi các file, n u s l ngỏ ơ ệ ằ ả ể ộ ề ữ ế ố ượ file không quá nhi u thì Các b n không nên nén file d i d ng đ nh d ng rar hay zip.ề ạ ướ ạ ị ạ M t ph n nhà tuy n d ng s có tâm lý s b dính virus ( m c dù các webmail đã có ngộ ầ ể ụ ẽ ợ ị ặ ứ d ng quét virus, nh ng theo tâm lý chung thì h u h t v n s b dính virus ), M t ph nụ ư ầ ế ẫ ợ ị ộ ầ h không th m xem file đính kèm tr c ti p trên website. Các file đính kèm trong emailọ ể ở ự ế xin vi c th ng là đ nh d ng office, pdf, nh ; do v y nhà tuy n d ng th ng s mệ ườ ị ạ ả ậ ể ụ ườ ẽ ở tr c ti p trên n n web và s ch down v nh ng cv mà h th y phù h p. Do v y khiự ế ề ẽ ỉ ề ữ ọ ấ ợ ậ nén các file s làm b t ti n cho nhà tuy n d ng.ẽ ấ ệ ể ụ 5. Ki m tra email tr c khi g iể ướ ử N i dung email các b n nên đánh vào office và paste sang email thì đ nh d ng s đ pộ ạ ị ạ ẽ ẹ h n. M t đi u n a là vi c ki m tra email tr c khi g i. Các b n nên ki m tra t t c 4ơ ộ ề ữ ệ ể ướ ử ạ ể ấ ả đi u tôi đã đ c p trên, xem còn có ph n nào thi u hay sai không. Tôi có nh 1 l n tôiề ề ậ ở ầ ế ớ ầ g i email ng tuy n, m i v n đ tôi đ u làm c n th n, tuy nhiên sau khi g i email tôiử ứ ể ọ ấ ề ề ẩ ậ ử phát hi n ra mình đã g i nh m file đính kèm. Đãng l ra tôi ph i đính kèm file cv c aệ ử ầ ẽ ả ủ mình thì tôi l i đính kèm file tuy n d ng c a m t công ty khác.ạ ể ụ ủ ộ Có l đây là m t đi u hy h u, tuy nhiên tôi ch c r ng s có nhi u b n g p ph i nh ngẽ ộ ề ữ ắ ằ ẽ ề ạ ặ ả ữ l i nh trong email c a mình. Vì v y đ email c a b n hoàn h o h n,ch nh chu h n thìỗ ỏ ủ ậ ể ủ ạ ả ơ ỉ ơ b n nên ki m tra email tr c khi g i. Tránh m c ph i sai sót đáng ti c.ạ ể ướ ử ắ ả ế V i m t chút kinh nghi m ít i trên, tôi hy v ng mình có th giúp m t ph n nào đó t iớ ộ ệ ỏ ọ ể ộ ầ ớ các b n sinh viên s p ra tr ng. Chúc các b n may m n !ạ ắ ườ ạ ắ Nguy n H iễ ả Email : nguyenhaishd@gmail.com www.nguyenhaitma.wordpress.com . K NĂNG G I EMAIL XIN VI CỸ Ử Ệ Nhân d p các b n sinh viên t ra tr ng, tôi có m t tí chút kinh nghi m v g i emailị ạ ồ ạ ườ ộ ệ ề ử xin vi c g i là chia s . Hy v ng. nh s a m t chút trong đ n xin vi c c a mình đư ạ ể ỉ ử ộ ơ ệ ủ ể l y làm n i dung email. ấ ộ 3. Ch ký emailữ Ch ký email là ph n không b t bu c, tuy nhiên có nó s làm email c a b n chuyênữ ầ ắ. ở tiêu đ email giúp nhà tuy n d ng phân lo i t t h n ), thông tin c b n c a ng i ngề ể ụ ạ ố ơ ơ ả ủ ườ ứ tuy n, ng n g n.ể ắ ọ Tôi xin l y ví d v tiêu đ email c a tôi khi g i email ng tuy