GVHD Th S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Để viết một khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báp cáo tại công ty TNHH x[.]
GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Để viết khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báp cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt” nổ lực thân qua q trình học tập cịn có giúp đỡ nhiều Thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo cán nhân viên công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt Lời em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Hệ thống thông tin tận tình truyền đạt kiến thức năm học tập Vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà cịn hành trang quý báu để em bước vào đời cách vững tự tin Tiếp đến, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Thầy giáo ThS Nguyễn Đức Minh, người trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận Em xin cảm ơn Thầy tận tình hướng dẫn, bảo giúp đỡ em suốt q trình viết khóa luận tốt nghiệp Lời cuối cùng, em xin kính chúc tồn thể q Thầy Cơ khoa Hệ thống thông tin kinh tế dồi sức khỏe, thành công nghiệp giảng dạy Do trình độ hiểu biết thời gian cịn hạn chế, khóa luận em chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy Cơ giáo Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực Nguyễn Văn Quang SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van i GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v PHẦN I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .1 1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa vấn đề nghiên cứu : 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu : 1.3 Mục tiêu nghiên cứu : 1.4 Cơ sở để nghiên cứu đề tài: 1.5 Phương pháp nghiên cứu : 1.6 Kết cấu khóa luận : .5 PHẦN II : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HĨA Q TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT Về sở lý luận : .6 1.1 Một số khái niện định nghĩa : .6 1.1.1 Phần mềm (Software) ? 1.1.2 Tự động hóa gì? Tự động hóa văn phịng gì? .7 1.2 Cơ sở liệu 1.2.1 Định nghĩa sở liệu: 1.2.2 Các chức hệ quản trị sở liệu: 1.2.3 Thực thể liên kết thực thể 1.3 Hệ thống, hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý ? 10 1.4 Một số lý thuyết ứng dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty: 11 1.4.1 Một số lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thơng tin 11 1.4.1.1.Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin .11 1.4.1.2 Phân tích hệ thống thơng tin 13 1.4.1.3 Thiết kế hệ thống thông tin 16 1.4.2.Tìm hiểu Microsoft Access : 20 1.4.2.1.Microsoft Access ? 20 1.4.2.2 Bảng (Table) 20 1.4.2.3 Truy vấn (Query) 21 1.4.2.4 Biểu mẫu ( Form) 21 1.4.2.5 Báo biểu ( Report): 22 SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van ii GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp 1.4.2.6 Macro: 22 Thực trạng việc sử dụng phần mềm q trình tự động hóa xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt 23 2.1.1 Giới thiệu chung công ty : 23 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty cổ TNHH xây dựng thương mại Liên Việt 25 2.1.4 Tình hình tài cơng ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt 26 2.1.5 Tình hình ứng dụng CNTT HTTT cơng ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt .27 2.2 Phân tích thực trạng sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty: 30 2.2.1 Cách thức ứng dụng phần mềm vào việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty .30 2.2.2 Vấn đề tin học hóa ở Công ty 30 2.3 Đánh giá thực trạng .31 2.3.1 Những thuận lợi trình quản lý số liệu lập báo cáo Cơng ty 31 2.3.2 Khó khăn giải pháp khắc phục 32 PHẦN III : ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG VIỆC TỰ ĐỘNG HĨA Q TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ LẬP BÁO CÁO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI LIÊN VIỆT .34 1.Khảo sát trạng : .34 Phân tích hệ thống sử dụng phần mềm : 34 Các bảng quan hệ mối quan hệ thực thể: .37 3.1 Các bảng quan hệ : 38 3.2 Mối quan hệ thuộc tính Access : 40 Thiết kế phần mềm với giao diện : 40 Đánh giá kết việc sử dụng phần mềm việc tự đơng hóa q trình xử lý số liệu cơng ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt : 46 Định hướng phát triển việc sử dụng phần mềm để tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty : .46 Một số giải pháp nhằm nâng cao việc sử dụng phần mềm việc tự động hóa trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt : 47 KẾT LUẬN .48 TÀI LIỆU THAM KHẢO SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van iii GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên Bảng biểu, sơ dồ hình vẽ Trang Hình 2.1 Mơ hình hệ thống thơng tin 11 Hình 2.2 Mơ hình phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin 13 Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức máy Cơng ty 26 Hình 2.4 Biểu đồ tăng trưởng doanh thu cơng ty 29 Hình 2.5 Mơ hình thực thể liên kết 38 Hình 2.6 Mơ tả quan hệ thuộc tính Access 41 Hình 2.7 Giao diện quản lý thông tin nhân viên 42 Hình 2.8 Giao diện quản lý thơng tin khách hàng 42 Hình 2.9 Giao diện quản lý sản phẩm 43 10 Hình 2.10 Giao diện quản lý thơng tin hóa đơn 44 11 Hình 2.11 Lập báo cáo nhân viên 45 12 Hình 2.12 Lập báo cáo khách hàng 45 13 Hình 2.13 Lập báo cáo sản phẩm 46 14 Hình 2.14 Lập báo cáo hóa đơn 46 21 Bảng 2.1 Tình hình tăng trưởng công ty năm 27 22 Bảng 2.2 Bảng nhân viên 39 23 Bảng 2.3 Bảng khách hàng 39 24 Bảng 2.4 Bảng sản phẩm 40 25 Bảng 2.5 Bảng hóa đơn 40 SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van iv GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nghĩa từ TNHH Trách nhiệm hữu hạn OA Tự động hóa văn phịng CNTT Cơng nghệ thông tin CBNV Cán nhân viên KH Khách hàng SP Sản phẩm HĐ Hóa đơn VD Ví dụ HTTT Hệ thống thông tin SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van v GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp PHẦN I: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1.Tầm quan trọng, ý nghĩa vấn đề nghiên cứu : Sự phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật công nghệ đại kéo theo phát triển khơng ngừng cơng nghệ thông tin Công nghệ thông tin trở thành ngành công nghiệp hàng đầu quốc gia phát triển giới, thông tin thực ngày khẳng định vai trò quan trọng trình hội nhập, phát triển Hiện doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng thương mại, vai trò tin học sử dụng tin học lại có ý nghĩa đặc biệt Nó giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hiệu hoạt động doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu cạnh tranh phát triển Nhưng người yếu tố trung tâm sử dụng tài nguyên khác cho trình phát triển Có nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao đảm bảo thành công cho tất tổ chức Vì việc sử dụng phần mềm vào vấn đề tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo doanh nghiệp việc làm giúp người quản lý dễ dàng kiểm sốt hoạt động cơng ty Cơng ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt với chức chun cung cấp vật liệu hồn thiện cơng trình như: cổng đúc hợp kim nhơm Trang trí nội thất … cung cấp xây dụng như: bơm hút cát, san lấp mặt Với hệ thống tổ chức Công ty ngày mở rộng cơng ty xây dựng nên việc kiểm sốt q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty giúp người quản lý dễ dàng việc xếp, quản lý phù hợp Công ty cịn có nhiều thiếu xót việc kiểm sốt nắm bắt trình xử lý số liệu lập báo cáo, việc quản lý dạng tin học hóa cục chưa thống Thực tế việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo Công ty đuợc xây dựng quản lý tay gây khó khăn nhiều thời gian cho cán quản lý Vì vậy, việc sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty để nâng cao vấn đề nắm bắt người, tổ chức, nhân viên, lập báo cáo sản phẩm, xử lý sản phẩm Công ty cần thiết Do tầm quan trọng vấn đề sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo nên qua trình thực tập tốt nghiệp SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp Công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt, em tìm hiểu trình xứ lý số liệu lập báo cáo Công ty em định lựa chọn đề tài: “ Sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt ” Đề tài nhằm mục đích sâu vào việc sử dụng phần mềm access để tạo phần mềm giúp người quản lý dễ dàng kiểm sốt q tình xử lý số liệu lập báo cáo công ty, phân tích mặt mạnh điểm yếu cịn tồn để khắc phục, bổ sung, giúp cho công ty phát triển 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu : Việc sử dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh sản xuất doanh nghiệp giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát Đặc biệt sử dụng phần mềm việc tự động hóa trình xử lý số liệu lập báo cáo có vai trị vơ quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do nhận thấy tầm quan trọng việc sử dụng phần mềm vào hoạt động kinh doanh sản xuất nên có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan tới việc sử dụng hay ứng dụng phần mềm vào vấn đề công ty như: Tuyển tập báo cáo Hội sinh viên nghiên cứu khoa học nhóm sinh viên: Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền- Ngành Kế toán – Tin học, Trường cao đẳng công nghệ thông tin với đề tài “Ứng dụng access công tác quản lý nhân kế toán tiền lương” Đề tài đưa số lý luận hệ thống thông tin, sở liệu hệ thống thông tin,định nghĩa access Trên sở lý luận nhóm xây dưng chương trình quản lý nhân kế toán tiền lương access đáp ứng số yêu cầu doanh nghiệp việc ứng dụng phần mềm vào quản lý nhân kế toán tiền lương Tuy nhiên đề tài thực phần kế toán tiền lương phần mềm quản lý nhân chưa hồn thiện, giao diện chưa đẹp Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Chí Cường, Khoa Cơng nghệ thơn tin, Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TPHCM, 2009, với đề tài “ Xây dựng ứng dụng Quản lý hàng hóa cơng nợ cơng ty Nam Mai” Đề tài nêu tổng quan vấn đề hàng hóa Cơng ty từ đưa thuận lợi khó khăn việc quản lý hàng hóa cơng ty Trong đề tài cịn nêu khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin phương pháp luận để SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp thiết kế xây dựng ứng dụng quản lý hàng hóa cơng nợ công ty.Tuy nhiên, đề tài thực cơng việc quản lý số liệu hàng hóa công ty chưa quản lý rộng nhiều mặt khác cơng ty Tuy nhiên đề tài cịn vấn đề như: chưa nêu bật tầm quan trọng ý nghĩa, đánh giá, phân tích thực trạng ứng dụng quản lý chung chung chưa nêu rõ ưu điểm, nhược điểm đề tài Do đó, đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp ứng nhu cầu nhà quản lý Công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt sau năm thành lập phát triển lĩnh vực phát triển sản phẩm hoàn thiện xây dựng xây dựng cơng trình ngày dành uy tín thị trường Trước kia, Cơng ty chưa mở rộng lĩnh vực hoạt động trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty phải sử dụng thủ công, làm thời gian công sức nhiều người quản lý Hiện nay, Công ty ngày mở rộng lĩnh vực hoạt động Để đáp ứng cho phát triển Cơng ty yếu tố quan trọng đóng vai trị định hoạt động nhân - tổ chức, sản phẩm, tài chính, khách hàng Muốn tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hóa nhân lực; phân tích, thiết kế cơng việc; biên chế nhân lực; tuyển mộ, tuyển chọn, chế độ đãi ngộ, chế độ bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế cho người lao động, an toàn lao động điều kiện việc làm,kế hoạch bán hàng.chăm sóc khách hàng, quảng cáo sản phẩm Tuy nhiên, việc quản lý số liệu lập báo cáo ông ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt cịn thực thủ cơng với hệ thống sở vật chất cơng nghệ thơng tin cịn nhiều hạn chế Bởi vậy, nhằm nâng cao hiệu trình xử lý số liệu lập báo cáo Công ty em lựa chọn đề tài “Sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt” 1.3 Mục tiêu nghiên cứu : Việc sử dụng phần mềm vào trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt nhằm mục đích sau : - Quản lý tốt hồ sơ nhân viên - Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát sản phẩm công ty - Cung cấp thông tin nhân viên phản ánh có hệ thống, khái quát chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân công ty - Quản lý tốt khách hàng công ty SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp - Giúp người quản lý kiểm soát tốt báo cáo số liệu sản phẩm, khách hàng, nhân viên, hóa dơn cơng ty Trên sở thơng tin phịng ban,từng sản phẩm cán quản lý thực công việc sau: + Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh thơng tin với độ xác, tin cậy cao thời gian nhanh + Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ xác thơng tin theo yêu cầu cán quản lý, cấp lãnh đạo có liên quan + Xem hình biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết in báo cáo hóa dơn Do mục đích đề tài xây dựng sở liệu thống cho việc quản lý lưu trữ thơng tin q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt giúp cho việc kiểm soát cán quản lý xác nhanh chóng Chương trình cho phép lưu trữ, thống kê, tra cứu, in báo cáo theo yêu cầu cán quản lý 1.4 Cơ sở để nghiên cứu đề tài: Dựa sở chủ yếu sau: - Những yêu cầu cụ thể công việc người quản lý cơng ty - Những góp ý đề nghị thêm thân để làm cho việc sử dụng phần mềm thông dụng với người quản lý công ty 1.5 Phương pháp nghiên cứu : Đề tài nghiên cứu sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp quan sát: Quan sát trình làm việc người quản lý cơng ty để tìm hiểu cách thức lập báo cáo xử lý số liệu công ty Từ giúp em nắm bắt cách sử lý công việc người quản lý để đưa giải pháp cải thiện trạng - Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Từ tài liệu : Hóa đơn giao dịch, phiếu toán, báo cáo tổng kết hàng tuần, hàng tháng, lịch làm việc tuần ca nhân hay nhóm cá nhân em đưa kết luận cách xử lý số liệu lập báo cáo công ty SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van GVHD : Th.S Nguyễn Đức Minh Khóa luận tốt nghiệp 1.6 Kết cấu khóa luận : Ngồi Lới cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt, Kết luận, Tài liệu tham khảo, kết cấu khóa luận bao gồm ba phần : Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Phần : Cơ sở lý luận thực trạng Sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt Phần : Sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt SVTH : Nguyễn Văn Quang – K45S1 Luan van ... sở lý luận thực trạng Sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt Phần : Sử dụng phần mềm việc tự động hóa trình xử lý số liệu. .. q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại Liên Việt? ?? 1.3 Mục tiêu nghiên cứu : Việc sử dụng phần mềm vào trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty TNHH xây dựng thương mại. .. trạng sử dụng phần mềm việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty: 30 2.2.1 Cách thức ứng dụng phần mềm vào việc tự động hóa q trình xử lý số liệu lập báo cáo công ty