90 CHUYỂN ĐỔI SỐ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐOÀN HỘI GIẢI PHÁP CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TẠI VIỆT NAM Nguyễn Thị Thùy Trang, Trần Viết Nguyễn Minh Hiếu, Dương Phạm Diễm Quỳnh, Vũ Thị Kim Ngân, Vũ Thúy H[.]
CHUYỂN ĐỔI SỐ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐỒN - HỘI: GIẢI PHÁP CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TẠI VIỆT NAM Nguyễn Thị Thùy Trang, Trần Viết Nguyễn Minh Hiếu, Dương Phạm Diễm Quỳnh, Vũ Thị Kim Ngân, Vũ Thúy Hằng, Nguyễn Quang Hưng Trường Đại học Kinh tế - Luật, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Tóm tắt: Cơng nghệ khơng ngừng phát triển mạnh mẽ đem lại nhiều lợi ích nhiều lĩnh vực khác nhau, lĩnh vực giáo dục áp dụng nhiều công nghệ để quản lý hỗ trợ người học Với mục tiêu hỗ trợ đơn vị sinh viên trường Đại học Việt Nam quản lý nắm bắt kịp thời thơng tin chương trình tổ chức, nhóm nghiên cứu thiết kế giải pháp số hóa quy trình quản lý hoạt động Đồn - Hội Bằng phương pháp khảo sát sinh viên tổ chức Trường Đại học Kinh tế - Luật thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHQG TP.HCM), từ phân tích thực trạng khó khăn quản lý tham gia chương trình Nhóm xây dựng website phát triển nhiều tính năng, chức tích hợp giúp sinh viên theo dõi thơng tin chương trình Đồn - Hội đăng ký tham gia chương trình Ban tổ chức đăng tải Kết nghiên cứu không đóng góp cho hoạt động chuyển đổi số trường Đại học Kinh tế - Luật mà cịn mơ hình áp dụng việc quản lý hoạt động Đoàn - Hội trường đại học Việt Nam Từ khóa: chuyển đổi số, Đoàn - Hội, website Giới thiệu Với bùng nổ thông tin Internet, việc ứng dụng website nhiều lĩnh vực như: kinh doanh, y tế đặc biệt lĩnh vực giáo dục trở nên phổ biến Việt Nam nước giới Tập trung phân tích nhóm đối tượng tổ chức Đồn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm thuộc trường đại học khắp nước, hàng năm tổ chức triển khai nhiều chương trình bổ ích giúp sinh viên không nâng cao kiến thức, cải thiện kỹ mềm mà vui chơi, giải trí, rèn luyện sức khỏe Tuy nhiên, đơi thơng tin chương trình chưa sinh viên nắm bắt cách hiệu yếu tố khác Về phía sinh viên, việc tìm kiếm phương pháp truyền thống chứa đựng số vấn đề biết tên chương trình khơng biết tổ chức nào, email nhiều bị thất lạc, muốn đăng ký tham gia phải đợi xếp hàng,… Về phía tổ chức, khó khăn họ gặp phải thường vấn đề kết nối với sinh viên, để quảng bá chương trình đến sinh viên quản lý người tham gia hiệu mà có q nhiều chương trình tổ chức năm Sinh viên cần tìm thơng tin, người tổ chức cần quản lý thơng tin; vậy, để việc triển khai chương trình đạt hiệu cao cần có tảng để tạo liên kết thống bên tổ chức sinh viên 90 Trên sở đó, việc tạo tảng hướng đến linh động người dùng, giúp sinh viên ban tổ chức (BTC) truy cập điện thoại máy tính vơ cấp thiết Tại trường Đại học, nhiều website tổng hợp thơng tin Đồn - Hội triển khai như: https://youth.uel.edu.vn/ (Trường Đại học Kinh tế - Luật (ĐHQG TP.HCM), https://student.tdtu.edu.vn/doan-hoi (Trường Đại học Tôn Đức Thắng), http://tuoitrebachkhoa.edu.vn (Trường Đại học Bách Khoa - ĐHQG TP.HCM),… Tuy nhiên, website tổng hợp tin tức thông tin tổ chức, hoạt động Đoàn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm Bắt nguồn từ ý tưởng trên, nhóm tác giả thực nghiên cứu: “Chuyển đổi số quy trình quản lý hoạt động Đồn - Hội: Giải pháp cho trường đại học Việt Nam” Nghiên cứu đóng góp số tính vào việc ứng dụng công nghệ quản lý hoạt động Đoàn - Hội, cụ thể gồm chức sau: (1) hồn thiện chức lọc cho website giúp người dùng nhanh chóng tìm thơng tin chương trình mong muốn theo nhiều tiêu chí lúc; (2) chức phân quyền giúp tổ chức Đồn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm quản lý chương trình tốt hơn, đó, BTC quyền đăng tải, chỉnh sửa, xóa, thống kê chương trình; (3) chức phân quyền cho sinh viên giúp sinh viên đăng ký tham gia chương trình cách dễ dàng thông qua biểu mẫu đăng ký xem lại lịch sử đăng ký; (4) chức điểm danh sinh viên tham gia chương trình; (5) chức cấp giấy chứng nhận cho sinh viên tham gia chương trình Tổng quan nghiên cứu 2.1 Nghiên cứu nước Tolliver Cộng (2005) nghiên cứu việc thiết kế lại thử nghiệm khả sử dụng website Mục đích nghiên cứu trình bày kinh nghiệm khả sử dụng website giai đoạn thiết kế triển khai trang web thư viện Monideepa Tarafdar Jie Zhang (2005) thực phân tích đặc điểm quan trọng trang web Cụ thể, tác giả xác định phân tích đặc điểm quan trọng 40 trang web thành công từ danh mục khác nhau, gồm: Bán lẻ, Dịch vụ tài chính, Tin tức Thơng tin, Tìm kiếm Cổng thơng tin, Giải trí Các phát có sáu đặc điểm quan trọng trang web tầm quan trọng tương đối đặc điểm khác danh mục Bài báo giải thích kết hướng dẫn quản lý thiết kế trang web Wenli Tsou Cộng (2006) thực nghiên cứu ứng dụng website kể chuyện đa phương tiện việc học ngoại ngữ Các tác giả nghiên cứu dựa vào việc phát triển website kể chuyện đa phương tiện để nghiên cứu cách thức hoạt động công nghệ web Website chứa module quản trị tài khoản, module sáng tác câu chuyện đa phương tiện module phát lại câu chuyện Kết nghiên cứu mang giá trị giáo dục website kể chuyện đa phương tiện việc dạy học EFL Lowery Cộng (2008) thực nghiên cứu đánh giá khả sử dụng trang web mà cụ thể trang web cơng đồn Trong nghiên cứu này, tác giả áp dụng “Nguyên tắc khả sử dụng Microsoft” phát triển Agarwal Venkatesh (2002) để đánh giá khả sử dụng trang web công đoàn Khi so sánh với trang 91 web đánh giá trước đó, trang web cơng đồn kiểm tra nghiên cứu đạt điểm cao khả sử dụng 2.2 Nghiên cứu nước Đề tài “Nghiên cứu hệ thống quản lý hoạt động Đoàn - Hội viên quản lý sinh viên, ứng dụng Trường Đại học Kinh tế - Luật (ĐHQG TP.HCM)” thuộc quyền nhóm nghiên cứu tác giả Vạn Hữu Phước K14406 năm 2017 Đề tài thực mục tiêu mặt quản lý, xây dựng hệ thống chạy thử đáp ứng hầu hết chức phân tích thiết kế để hỗ trợ người dùng, cụ thể sau: Đối với người dùng sinh viên: Có thể truy cập trang web theo dõi tuyến chương trình, tuyến nội dung chương trình, đăng truyền thơng; người dùng đăng nhập đăng ký, xem chương trình tham gia; quản lý thơng tin cá nhân; quản lý hoạt động tham gia; theo dõi điểm rèn luyện hoạt động năm học; theo dõi trình rèn luyện, phấn đấu sinh viên tốt Đối với người dùng người quản lý: Theo dõi chương trình sở, thống kê chương trình sở tổ chức; thống kê số liệu sở, thông tin sở, chỉnh sửa thông tin sở tạo sở mới; thống kê đăng, chỉnh sửa đăng, đăng truyền thơng; thống kê sinh viên đăng ký tham gia chương trình; thống kê số điểm quy đổi sinh viên tham gia chương trình để tham chiếu vào thang điểm rèn luyện thang điểm sinh viên tốt; xem xét thông tin sinh viên; quản lý thông tin đăng trang chủ hệ thống website Tuy nhiên, đề tài gặp khó khăn triển khai nên chưa thực đề tài chưa có chức cần thiết như: Cấp giấy chứng nhận cho người tham gia Điểm danh người tham dự mã QR phát triển đề tài nhóm tác giả 2.3 Các website Đồn - Hội có Hiện nay, có số website Đoàn - Hội đưa vào sử dụng Trường Đại học nước như: Website “https://youth.uel.edu.vn” trang tin điện tử Đoàn Thanh niên Hội Sinh viên thuộc Văn phịng Đồn - Hội Trường Đại học Kinh tế - Luật, website cung cấp thông tin cho sinh viên chưa có tương tác sinh viên với website có Đồn trường quản lý trực tiếp Website “https://student.tdtu.edu.vn/doan-hoi” trang web cung cấp tin tức, thông tin sách, Đồn Thanh niên, Hội Sinh viên, Câu lạc - Đội - Nhóm Trường Đại học Tơn Đức Thắng, với quyền thuộc Đoàn Trường Đại học Tôn Đức Thắng Mặc dù trang web giúp sinh viên cập nhật thơng tin hoạt động Đồn - Hội Trường, nhược điểm sinh viên tổ chức Đồn - Hội khơng tương tác trực tiếp không quản lý tài khoản website Bài nghiên cứu nhóm tác giả khắc phục nhược điểm Website “http://tuoitrebachkhoa.edu.vn” trang web cung cấp thông tin chương trình, hoạt động Đồn - Hội Trường Đại học Bách Khoa - ĐHQG TP.HCM, 92 phát triển Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Khoa Khoa học Kỹ thuật Máy tính Trang web chưa cho phép sinh viên tương tác, đăng ký tham gia chương trình đăng tải website Để khắc phục nhược điểm này, nhóm nghiên cứu phát triển chức đăng ký tham gia Website “https://youth.neu.edu.vn” trang tin điện tử với quyền thuộc Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, cung cấp thông tin chương trình, kiện Đồn - Hội thông tin khác nghiên cứu khoa học sinh viên Trang web nơi truyền tải thông tin đến sinh viên chưa có tương tác trực tiếp sinh viên website Như vậy, nghiên cứu trước phân tích đặc điểm khả ứng dụng website nhiều lĩnh vực Đồng thời, website quản lý hoạt động Đoàn - Hội đã, triển khai để lại học kinh nghiệm q trình phân tích thiết kế website Đồn - Hội nhóm tác giả Với mong muốn giúp sinh viên ban tổ chức trường đại học nước tương tác quản lý trực tiếp website Đoàn Hội Trường nhóm tác giả phát triển chức trang web nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 3.1 Giới thiệu chung phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu sử dụng chủ yếu ba phương pháp nghiên cứu: Phương pháp mô tả: Từ liệu thu thập được, thơng tin trình bày bảng tóm tắt thơng tin liệu liên quan đến biến sử dụng mơ hình Phương pháp khảo sát: Đề tài xây dựng bảng hỏi gửi gmail nhằm thu thập liệu từ 260 sinh viên ban tổ chức Trường Đại học Kinh tế - Luật Bảng câu hỏi sử dụng câu hỏi tần suất, câu hỏi đánh giá thang đo Likert câu hỏi đa lựa chọn nhằm khai thác mức độ quan tâm yêu cầu mặt chức phi chức website Đoàn - Hội Sau thu thập liệu, nhóm tiến hành xử lý phân tích liệu cơng cụ SPSS Phương pháp khảo sát thường sử dụng nhằm thu thập liệu diện rộng phục vụ phương pháp nghiên cứu mô tả Đây phương pháp thu thập liệu sơ cấp thông dụng nghiên cứu quản lý, hạn chế phương pháp gây số liệu sai, phụ thuộc vào độ trung thực người khảo sát Phương pháp thử nghiệm: Thử nghiệm phương pháp tốt để kiểm định mối quan hệ nhu cầu sinh viên chức website cho mắt Phương pháp thử nghiệm thường thực điều kiện kiểm soát chặt chẽ, với số đối tượng sinh viên BTC Trong trình phát triển website nghiên cứu nhóm tác giả phát triển theo bước sau: khảo sát nhu cầu người dùng, phân tích chức website, xây dựng giao diện, lập trình, kiểm thử, triển khai website, Khảo sát nhu cầu sử dụng người dùng Website sử dụng cơng cụ sau: • Giao diện (Front-end): Angular Framework • Thuật tốn (Back-end): NodeJs • Cơ sở liệu (Database): Realtime Database Firebase 93 3.2 Số liệu 3.2.1 Đặc điểm người dùng Mẫu khảo sát gồm 260 người sinh viên khóa Trường Đại học Kinh tế - Luật ĐHQG TP.HCM, đó: Trường hợp đã/đang thành viên Đồn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm 95 người, chiếm 36.5% Trường hợp khơng thành viên Đồn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm 165 người, chiếm 63.5% 3.2.2 Đánh giá mức độ hiệu kênh truyền thông ban tổ chức Bảng 1: BTC đánh giá mức độ hiệu kênh truyền thông Mức độ hiệu Rất không hiệu Không hiệu Phân vân Hiệu Rất hiệu Tổng Tần số 13 31 50 95 Tần suất 1,1 0,0 13,7 32,6 52,6 100,0 Tần số 25 26 29 11 95 Tần suất 26,3 27,4 30,5 11,6 4,2 100,0 Website/ Tần số 19 13 24 32 95 Landing page Tần suất 20,0 13,7 25,3 33,7 7,4 100,0 Tần số 31 17 27 15 95 Tần suất 32,6 17,9 28,4 15,8 5,3 100,0 Tần số 13 37 42 95 Tần suất 1,1 2,1 13,7 38,9 44,2 100,0 Tần số 18 37 32 95 Tần suất 5,3 3,2 18,9 38,9 33,7 100,0 Kênh truyền thông Facebook Instagram LinkedIn Email Khu đặt bàn Qua bảng khảo sát BTC mức độ hiệu kênh truyền thông sử dụng để truyền tải thơng tin nhận thấy Facebook kênh truyền thơng đánh giá có mức độ hiệu Cụ thể, BTC cho Facebook hiệu chiếm tần số tần suất cao 50 52,6% Ngược lại, BTC cho LinkedIn không hiệu chiếm tần số tần suất cao với tần số 31 tần suất 32,6% Như vậy, thấy LinkedIn kênh truyền thơng khơng sử dụng phổ biến hay hiểu hiệu Tóm lại, tổ chức chương trình, BTC đánh mạnh truyền thơng fanpage tổ chức nhằm thu hút nhiều sinh viên tham gia 94 3.2.3 Đánh giá mức độ hiệu kênh truyền thông sinh viên Bảng 2: Sinh viên tiếp cận chương trình qua kênh truyền thơng Kênh truyền thơng Số lượt bình chọn Facebook 64 Gmail 56 Instagram LinkedIn Website/Landing page 12 Qua lời giới thiệu người quen 47 Qua chỗ đặt bàn BTC 37 Qua khảo sát thấy sinh viên chủ yếu tiếp cận chương trình thơng qua tảng Facebook với số lượt bình chọn cao 64 Trong đó, LinkedIn tảng mà khơng có sinh viên sử dụng để tiếp cận thông tin chương trình Bởi BTC chương trình chưa trọng triển khai truyền thông tảng LinkedIn chưa sử dụng rộng rãi sinh viên Thơng qua khảo sát, việc tìm hiểu nghiên cứu trước mức độ hiệu Facebook cho thấy BTC sinh viên sử dụng Facebook làm kênh truyền thơng để trao đổi thơng tin chương trình Tuy nhiên, việc sử dụng kênh truyền thơng cịn hạn chế đăng Facebook nhiều khiến sinh viên dễ bỏ lỡ đăng BTC chương trình Ngồi ra, cịn số khó khăn khác mà BTC sinh viên gặp phải trình triển khai chương trình, từ khó khăn xác định yêu cầu tương ứng trình bày Bảng Bảng 3: Những khó khăn triển khai chương trình xác định yêu cầu Khó khăn Yêu cầu - Bỏ lỡ đăng thông tin chương trình Facebook Cần có tảng chứa tất thơng tin chương trình để người dùng dễ dàng tìm kiếm theo yêu cầu - Do số lượng mail nhiều - Các fanpage BTC thường có tên khó tìm kiếm đăng ký tham gia chương trình Bị trơi đăng thơng tin chương trình Cần có chức quản lý tài khoản bao gồm quan tâm không xem lại chương chức năng: xem lịch sử đăng ký chương trình tham gia trình quan tâm - Thông tin cập nhật thay đổi thời gian, Cần có chức quản lý chương trình với địa điểm diễn chương trình triển khai chậm đến chức như: Thêm chương trình, Chỉnh sửa sinh viên chương trình, Xóa chương trình, Xem lịch sử đăng - Tốn thời gian, tiền bạc việc in ấn vé, giấy tải, Điểm danh sinh viên, Xem thống kê chương trình cụ thể tải danh sách sinh viên đăng ký, Cấp chứng nhận - Tốn thời gian việc tổng hợp danh sách giấy chứng nhận, Gửi thông báo, Xem lịch sử thông báo Thống kê số liệu chung chương trình tổ chức - Điểm danh đầu qua sheet nhiều khó khăn 95 Vì vậy, nhóm nghiên cứu nhận thấy vấn đề việc BTC quản lý thông tin hay việc sinh viên tiếp cận thơng tin cịn khó khăn dẫn đến số chương trình chưa hiệu quả, chưa có nhiều sinh viên biết tham gia Trên sở phân tích trên, nhóm xác định nhu cầu định xây dựng tảng chuyên biệt website để BTC sinh viên trao đổi thơng tin chương trình Từ đó, nhóm nghiên cứu xây dựng website với chức cần có (Bảng 1) để giải hạn chế đáp ứng nhu cầu người dùng bao gồm BTC sinh viên Kết nghiên cứu Với mong muốn hỗ trợ tổ chức sinh viên Trường Đại học Kinh tế Luật quản lý nắm bắt kịp thời thông tin chương trình tổ chức trường, nhóm tác giả thiết kế thành cơng website Chương trình UEL đường dẫn sau https://doanhoiuel.social Đồng thời, nhóm đạt mục tiêu đề ban đầu, cụ thể là: Thứ nhất, nghiên cứu có phân tích thực trạng số khó khăn đăng ký tham gia chương trình tổ chức Đồn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm từ đưa giải pháp xây dựng website Chương trình UEL Thứ hai, nghiên cứu phát triển chức phân quyền giúp BTC quản lý chương trình dễ dàng hơn, điều cụ thể hóa qua chức bật dành cho BTC sau: (1) Chức thêm, chỉnh sửa, xóa chương trình: Sau đăng nhập, trang tài khoản BTC, chọn “Thêm chương trình” BTC tiến hành điền đầy đủ thơng tin bao gồm: tên chương trình, thể loại, quy mô, quyền lợi, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, ảnh, mơ tả ngắn, phí tham gia, kiến thức kỹ mang lại, mô tả chương trình, quyền lợi cấu giải thưởng lộ trình chương trình Sau đó, chọn nút “Thêm chương trình” để hệ thống lưu lại Nếu BTC muốn chỉnh sửa thơng tin chương trình chọn icon “ ” trang Lịch sử đăng tải chuyển tiếp qua giao diện chỉnh sửa Tương tự giao diện thêm chương trình, giao diện chỉnh sửa chương trình, BTC tiến hành chỉnh sửa lại thông tin mong muốn chọn nút “Lưu chương trình” để hệ thống cập nhật lại liệu BTC chọn nút “Xóa chương trình” để xóa chương trình (2) Chức Điểm danh người tham gia: BTC chọn icon “ ” trang “Lịch sử đăng tải”, hệ thống chuyển tiếp qua giao diện hình BTC tiến hành điểm danh hai cách: (1) Quét mã QR chọn nút “Kết nối Webcam” (2) Nhập MSSV cập nhật trạng thái Hình 1: Giao diện trang Điểm danh người tham gia 96 Hình 2: Giao diện điểm danh bằng Webcam ... chức, hoạt động Đoàn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm Bắt nguồn từ ý tưởng trên, nhóm tác giả thực nghiên cứu: ? ?Chuyển đổi số quy trình quản lý hoạt động Đồn - Hội: Giải pháp cho trường đại học Việt Nam? ??... niên, Hội Sinh viên, Câu lạc - Đội - Nhóm Trường Đại học Tơn Đức Thắng, với quy? ??n thuộc Đoàn Trường Đại học Tôn Đức Thắng Mặc dù trang web giúp sinh viên cập nhật thơng tin hoạt động Đồn - Hội Trường, ... website quản lý hoạt động Đoàn - Hội đã, triển khai để lại học kinh nghiệm q trình phân tích thiết kế website Đồn - Hội nhóm tác giả Với mong muốn giúp sinh viên ban tổ chức trường đại học nước