1 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI "MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ KẾ TOÁN TRƯỜNG THCS U MINH" skkn 2 1 Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến Kế toán hành chính sự[.]
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: "MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ KẾ TOÁN TRƯỜNG THCS U MINH" -1- skkn Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến : Kế tốn hành nghiệp cơng tác tổ chức hệ thống số liệu để quản lý kiểm sốt nguồn kinh phí, tình hình sử dụng tốn kinh phí, tình hình quản lý sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự tốn thu- chi thực tiêu chuẩn định mức đơn vị theo luật ngân sách Nhà nước Đối với tất quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng ngồi yếu tố người nguồn kinh phí yếu tố quan trọng để đảm bảo cho quan đơn vị hoạt động phát triển, tư liệu lao động, phương tiện, động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ Kế tốn cơng cụ thiếu nghiệp kinh tế xã hội lồi người, gắn liền với hoạt động quản lý Cơng việc kế tốn địi hỏi chi tiết, rõ ràng độ xác cao Do cần phải có thay đổi mặt để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao hơn, phù hợp với phát triển thời đại Trải qua nhiều năm đổi kinh tế Việt Nam có nhiều khởi sắc, chế quản lý tài có thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động đơn vị hành nghiệp Trong kinh tế thị trường nay, đ[n vị hành nghiệp giao quyền tự chủ hạch toán khoán kinh phí Muốn thực điều đơn vị cần phải có chế quản lý cách khoa học, hợp lý, thực tổng hoà nhiều biện pháp Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm sốt thuận lợi cần phải có biện pháp phải làm với nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm sốt Trong lĩnh vực loại hình hoạt động Công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu công tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song vấn đề thiếu công tác xếp quản lý hồ sơ phương pháp thủ cơng Như kế tốn thường có nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, ta làm hay thất lạc loại cơng việc khơng thuận lợi gặp nhiều khó khăn Để tránh thất lạc sử dụng chúng trình giải cơng việc tốn, báo cáo tốn đầy đủ xác kịp thời loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học -2- skkn Phạm vi triển khai thực : Công tác quản lý hồ sơ quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng quan trọng song việc xếp quản lý hồ sơ kế toán lại đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế tốn khơng phải lưu trữ năm, 10 năm mà phải lưu trữ từ 20 năm, 30 năm lâu Nhận thức vấn đề thấy cần phải có giải pháp để nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ kế tốn tốt khơng thể thiếu lĩnh vực, loại hình hoạt động, xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt, khoa học thúc đẩy nhanh tiến trình đổi đất nước nâng cao chất lượng công tác quản lý tài đơn vị hành nghiệp góp phần thực tốt luật ngân sách Nhà nước Trong địa bàn trường học nhân rộng, áp dụng với phạm vi toàn ngành giáo dục ban ngành huyện, tỉnh Mô tả sáng kiến : Để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế tốn mang lại hiệu cao vấn đề nan giải, mà muốn quản lý xếp hồ sơ tốt cần phải có biện pháp thiết thực hiểu hồ sơ sổ sách gì? ý nghĩa tác dụng cơng tác xếp quản lý hồ sơ kế tốn tốt nào? Tơi xin trình bày sau: + Khái niệm hồ sơ sổ sách kế toán: *Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhằm phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể Được hình thành q trình giải cơng việc, nghiệp vụ toán, tổng hợp, báo cáo nhằm thực tốt luật ngân sách Nhà nước *Sổ sách: Là văn tài liệu tập hợp nghiệp vụ chứng từ xử lý, toán, báo cáo, ghi sổ lưu trữ Hồ sơ sổ sách kế toán nhà trường phải ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, xác, đẹp khoa học lưu trữ bảo quản theo quy định chung Nhà nước + Ý nghĩa tác dụng công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: - Lập hồ sơ kế toán khâu quan trọng - Lập hồ sơ tốt giúp cho hiệu trưởng cấp quản lý tài tốt - Lập hồ sơ tốt lưu trữ đầy đủ xác văn bản, chứng từ sử lý việc giúp cho việc nghiên cứu thực luật ngân sách Nhà nước chủ trương đường lối sách Đảng Nhà nước -3- skkn - Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt giúp cho việc kế thừa kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo khắc phục tránh sai sót khơng đáng có, từ nâng cao chất lượng hiệu công tác +Các biện pháp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: Để quản lý tốt hồ sơ kế tốn khơng phải đơn nghiệp vụ phát sinh có chung số liệu song hồ sơ lại phản ánh khác phải hiểu nắm nguyên tắc đặc trưng bản, tuân theo quy định cụ thể hình thức sổ kế tốn Ví dụ: Hình thức sổ kế tốn nhật ký-sổ cái: (NK-SC) a Nguyên tắc đặc trưng *Là nghiệp vụ kế toán phát sinh kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian phân loại hệ thống hoá nội dung kế toán theo kinh tế kế toán sổ kế toán tổng hợp nhật ký- sổ quy trình ghi chép để ghi vào sổ nhật ký - sổ chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại, nội dung b.Trình tự nội dung ghi chép sổ kế toán: (KT) - Hàng ngày kế toán vào chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC Mỗi loại chứng từ nghiệp vụ phát sinh ghi dòng, đồng thời NK-SC bảng tổng hợp chứng từ lập theo chứng từ loại phát sinh nhiều lần ngày (như phiếu thu, chi, xuất, nhập,…) - Chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ sau dùng ghi vào NK-SC phải ghi vào sổ quỹ sổ khác có liên quan - Cuối tháng sau phản ánh toàn chứng từ kế toán phát sinh tháng vào NK-SC sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khoá sổ - Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, xác ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản báo cáo tài c Trình tự ghi sơ đồ theo hình thức nhật ký chung -4- skkn Chứng từ kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Bảng cân đối SPS Báo cáo tài d Phân loại chứng từ: Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp thông tin kế tốn tài cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát khoản thu – chi quản lý tài đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ xác khoa học - Chẳng hạn ta tổng hợp chứng từ để báo cáo tốn q, ngồi việc cập nhật ghi chép vào sổ có liên quan cần xác định rõ nội dung mục chi để tổng hợp mục chi có nhiều nghiệp vụ tốn khác phải theo luật ngân sách Nhà nước cụ thể mục 119(7000) chi phí nghiệp vụ chun mơn chi tiết sau: Mục 7000: chi phí nghiệp vụ chuyên môn 7001: Vật tư chuyên môn 7003: In ấn phô tô biểu mẫu 7006: Tài liệu 7049: Chi phí khác Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách tiểu mục dùng nôtet kẹp phần đầu góc trái chứng từ mục chi tổng hợp Làm giúp kiểm tra -5- skkn đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo tốn khơng bị bỏ sót chứng từ, sau báo cáo tốn duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo quý, năm Tủ hồ sơ cần có ngăn, phân loại, xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn lắp dùng ký hiệu cho ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào dễ nhận biết, nhanh chóng lấy hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, khơng thời gian tìm kiếm d Cơng tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế tốn: Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần đa công nghệ khoa học đại song khơng hẳn vẹn tồn phải thường xun diệt virus để khơng phá huỷ hồ sơ…Cơng tác cần thiết bỏ qua công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế tốn thủ cơng Nếu xếp quản lý hồ sơ tốt khơng chưa đủ mà cần phải giữ gìn cho hồ sơ ln mới, sạch, khoa học ta phải thường xuyên vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sẽ, chứng từ quý sau báo cáo toán duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, năm Ngoài tháng, quý phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ không bị hư, mục nát Kết quả, hiệu mang lại: Trên số giải pháp mà thân đúc kết từ thực tế công tác nhiều năm qua nghiên cứu tài liệu mà tập hợp lại để trao đổi với đồng nghiệp, chuẩn mực tuyệt đối song tơi nghĩ việc làm thiết thực thân tơi nói riêng người làm kế tốn nói chung áp dụng biện pháp thân thu hiệu tối ưu, thân ln hình thành cho thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, sử lý cơng việc nhanh, gọn , hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao.Trước ứng dụng cấp kiểm tra hồ sơ xếp không ngăn nắp, khoa học cho nên hồ sơ đạt: Loại Sau ứng dụng, hồ sơ xếp khoa học, ngăn nắp đảm bảo độ xác, đầy đủ kịp thời báo cáo giữ hồ sơ không bị thất lạc hay rách nát giúp cho việc kiểm tra thuận lợi, quản lý tài chặt chẽ Chính mà cơng tác quản lý hồ sơ kế tốn tơi trường, cấp kiểm tra đạt loại: Tốt Đánh giá phạm vi ảnh hưởng sáng kiến : Với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ thông tin tác động đến lĩnh vực xã hội Song sáng kiến áp dụng rộng rãi thiết thực khơng -6- skkn tốn kém, không sợ virus phá huỷ mà với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ thơng tin ln có ý thức trách nhiệm cao, ln có ý thức xếp vệ sinh bảo quản tốt hồ sơ muốn quản lý tài tốt, lưu trữ hồ sơ lâu khơng thể thiếu người kế tốn người kế tốn phải có đức có tài có trách nhiệm Bác nói: “Có tài mà khơng có đức người vơ dụng, có đức mà khơng có tài làm việc khó” mà thân tơi ln ln khép sống với lý tưởng Kiến nghị, đề xuất : Kính mong ban giám hiệu cấp lãnh đạo, tạo điều kiện hỗ trợ kinh phí trang bị thêm tủ hồ sơ để thực tốt công tác Rất mong đóng góp ý kiến đồng nghiệp để giải pháp quản lý hồ sơ kế tốn tốt ngày tốt Tơi xin chân thành cảm ơn! Ngày 25 tháng năm 2013 Ý kiễn xác nhận Thủ trưởng đơn vị Người viết Vũ Thị Hương -7- skkn ... nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế tốn mang lại hi? ?u cao vấn đề nan giải, mà muốn quản lý xếp hồ sơ tốt cần phải có biện pháp thiết thực hi? ?u hồ sơ sổ sách gì? ý nghĩa tác dụng công tác xếp quản. .. trọng nâng cao hi? ?u công tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song vấn đề thi? ?u công tác xếp quản lý hồ sơ phương pháp thủ... phải có giải pháp để nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ kế tốn tốt thi? ?u lĩnh vực, loại hình hoạt động, xếp quản lý hồ sơ kế tốn tốt, khoa học thúc đẩy nhanh tiến trình đổi đất nước nâng cao chất