Bài giảng kỹ năng học tập và làm việc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ KHOA KINH TẾ VÀ PHÁT TRIỂN BÀI GIẢNG KỸ NĂNG HỌC TẬP VÀ LÀM VIỆC Th.S Trần Công Dũng Huế, 09/2021 Chương KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG Mục đích chương: - Nắm vững khái niệm kỹ kỹ mềm - Nhận biết sở khoa học việc huấn luyện kỹ - Phân biệt rõ ràng loại kỹ - Giải thích tầm quan trọng kỹ mềm học tập làm việc 1.1 Khái niệm kỹ Kỹ tiếng Anh skill, tiếng Pháp capacité Cho đến có nhiều quan niệm khác kỹ - “Kỹ khả vận dụng kiến thức thu nhận lĩnh vực vào thực tế”1 - “Kỹ dấu hiệu chung bao quát sẵn sàng đạt thành tích với trình độ cường độ phù hợp thời điểm định điều kiện định sẵn sàng học kiến thức hành động cần thiết cho việc đạt thành tích Mức độ đạt thành tích có sở giáo dục luyện tập, yếu tố bẩm sinh, tố chất không phụ thuộc vào kinh nghiệm Như vậy, kỹ hiểu sẵn sàng học tập đạt thành tích cần dẫn tới việc giải vấn đề thơng qua lao động có suy nghĩ”2 - “Kỹ năng lực vận dụng có kết tri thức phương thức hành động chủ thể lĩnh hội để thực nhiệm vụ tương ứng”3 - “Kỹ hoạt động quan sát phản ứng mà người thực nhằm đạt mục đích; Kỹ khả thực cơng việc cách có hiệu sở tính đến điều kiện thời gian định, dựa vào tri thức kỹ xảo có”4 Từ điển tiếng Việt Viện ngôn ngữ học Đà nẵng.: NXB Đà Nẵng, 1998.- Tr 501 Nguyễn Tiến Đạt Khái niệm kỹ khái niệm kỹ xảo đào tạo kỹ thuật nghề nghiệp//Tạp chí phát triển giáo dục Số 6/2004.- Tr.18-20 Mai Hữu Khuê Kỹ giao tiếp hành chính/Kết nghiên cứu khoa học H.: Học viện hành quốc gia,1997.- Tr 21 2 Các quan niệm khác có điểm chung: kỹ khả vận dụng kiến thức vào việc giải vấn đề thực tế Ở mức độ kỹ người hồn thành cơng việc với thao tác định, thực cách thục chưa thục tùy thuộc vào tập trung ý người 1.2 Cơ sở khoa học việc huấn luyện kỹ Tại trường học, với mơn học mang tính thực hành, học sinh, sinh viên đảm bảo thực hành tốt sở trang bị hiểu biết lý thuyết kỹ thực hành Khi bỏ công sức để học tập lĩnh vực người thường có động khác nhau, có người học đơn giản để “biết”, để tự nâng cao trình độ cho mình, có người học hứng thú, say mê lĩnh vực đó, có người học để vận dụng vào giải vấn đề thực tế… Đối với người học để vận dụng vào giải vấn đề thực tế, kiến thức, bắt buộc phải huấn luyện kỹ Việc huấn luyện kỹ đào tạo người có sở khoa học nghiên cứu khoa học tâm lý Nhà tâm lý học người Mỹ Benjamin Bloom nhà tâm lý học người Anh Dave đề cập đến mục đích học tập ba lĩnh vực mục đích học tập với mức độ cao thấp khác nhau: - Lĩnh vực nhận thức: mục đích học tập liên quan đến kiến thức - Lĩnh vực cảm xúc: mục đích học tập liên quan đến hứng thú, thái độ giá trị - Lĩnh vực tâm vận: mục đích học tập liên quan đến kỹ thực hành Lĩnh vực tâm vận liên quan đến kỹ thao tác chân tay dùng đến bắp đáp ứng vận động địi hỏi có phối hợp bắp hệ thần kinh, bao gồm mức độ sau: - Bắt chước: làm theo hành động quan sát thiếu phối hợp bắp hệ thần kinh; - Thao tác: làm theo hành động quan sát thường theo dẫn, thể số phối hợp bắp hệ thần kinh; - Làm chuẩn xác: thực hành động thể lực với chuẩn xác nghĩa làm đúng, cân đối xác chưa nhanh; http://baigiang.violet.vn - Liên kết: thực thành thạo hành động thể lực có phối hợp loạt hành động khác nghĩa làm đúng, cân đối xác, nhanh, thạo; - Tự nhiên hóa: biến hành động thể lực thành công việc thường làm để mở rộng làm cho trở thành đáp ứng tự động, khơng gị bó cuối thành đáp ứng thuộc tiềm thức hay năng, nghĩa trở thành thói quen nên làm nhanh, đúng, chuẩn xác Cách thức dạy kỹ tâm vận cung cấp kiến thức cần thiết liên quan tới việc thực kỹ Sinh viên thực hành tập quy trình thực kỹ với tập trình bày giải vấn đề để áp dụng kỹ học Nội dung dạy kỹ tâm vận bao gồm: - Bối cảnh điều kiện thực kỹ - Quy trình bước thực kỹ - Tín hiệu dấu hiệu cho biết cần thực kỹ - Tiêu chí tiêu chuẩn thực bước toàn kỹ - Những vấn đề an toàn lao động an toàn kỹ thuật thực kỹ - Các lỗi thường gặp biện pháp khắc phục - Những phẩm chất cần có thực kỹ 1.3 Các loại kỹ Muốn thích nghi nhanh với sống, trở thành người có lực, ứng xử cách văn hóa làm việc có hiệu quả, đạt nhiều thành tích cao, người cần học tập rèn luyện nhiều kỹ năng, quan trọng kỹ “cứng” kỹ “mềm” Kỹ “cứng” khả học vấn, kinh nghiệm thành thạo chuyên môn Kỹ “cứng” tích lũy, rèn luyện từ nhóm kỹ trí tuệ, kỹ giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết), kỹ tự học,… Ví dụ: - Kỹ nghe khả tiếp nhận “thơng điệp” thơng qua thính giác hiểu nội dung “thơng điệp” qua từ chủ chốt nhất, qua ý - Kỹ nói khả dùng âm ngôn ngữ để chuyển tải nội dung “thơng điệp” đến người nghe có tín hiệu âm - ngôn ngữ hoạt động giao tiếp Kỹ nói địi hỏi khả phản ứng tức thời dựa vốn kiến thức, có tác động tích cực đến người nghe, gây biến đổi tâm lý, nhận thức, tình cảm nhanh - Kỹ đọc khả vận dụng khả thị giác đồng thời phát âm ngơn ngữ tương ứng với từ, ngữ, câu có văn - Kỹ viết khả lựa chọn từ ngữ, khuôn mẫu ngữ pháp, dùng từ, đặt câu để biểu đạt đúng, xác nội dung “thơng điệp” theo mục đích định Cả kỹ hình thành sở hiểu nội dung thông điệp - Kỹ tự học khả biết cách tự tìm kiếm kiến thức cần thiết, tự phát vấn đề giải vấn đề đặt ra, biết ứng dụng kiến thức học vào giải tình cụ thể - Kỹ trí tuệ khả tư sáng tạo, khả suy luận, khả diễn đạt trình bày kiến thức, kinh nghiệm Bên cạnh kỹ “cứng”, kỹ “mềm” nhân tố quan trọng thành công sống nghề nghiệp Kỹ mềm khái niệm rộng Đây kỹ thuộc tính cách người, khơng mang tính chun mơn, khơng thể sờ nắm Ví dụ: tận tâm, dễ chịu, tính lạc quan, khả hài hước, khả giao tiếp hiệu quả, khả ứng xử trước lời phê bình… Kỹ mềm khả năng, cách thức tiếp cận phản ứng với môi trường xung quanh, khơng phụ thuộc vào trình độ chun mơn Có thể ví dụ số kỹ mềm quan trọng như: - Kỹ hợp tác: khả hòa đồng với tập thể, sẵn sàng hợp tác công việc, chủ động dàn xếp xung đột xuất tập thể, khả xoay chuyển tình căng thẳng thành tình bớt căng thẳng dễ chịu - Kỹ làm việc nhóm: khả biết cách chung sức người khác hồn thành cơng việc, phối hợp hành động nhằm mục đích chung Biết cách xây dựng mục tiêu hoạt động nhóm, xây dựng phát triển tinh thần nhóm, giải xung đột nhóm, lãnh đạo nhóm Kết hợp với để phát huy mạnh khắc phục điểm yếu người, tạo thành sức mạnh tập thể - Kỹ đồng cảm: khả biết cách quan tâm, trân trọng tình cảm, ý kiến người khác, biết cách lắng nghe, chia sẻ tâm tư, tình cảm với họ - Kỹ kiềm chế, tự kiểm soát thân: khả biết cách kiềm chế tình xung đột, kiềm chế xúc cảm mình, khơng để người khác chi phối, tự làm chủ tình cảm, xúc cảm Các kỹ cứng kỹ mềm kết hợp với giúp người kỹ sống có hiệu bí thành cơng nhiều người thành đạt Đó lực người, giúp họ lựa chọn phương án tối ưu để giải nhu cầu thách thức sống cách có hiệu nhất, tự tin vào thân không kiêu ngạo, khơng nản chí trước thất bại, khơng đầu hàng trước khó khăn, thử thách 1.4 Tầm quan trọng kỹ mềm học tập làm việc Theo Tổ chức Y tế giới WHO, lực tâm lý xã hội khả ứng phó cách có hiệu với yêu cầu thách thức sống Đó khả cá nhân để trì trạng thái khoẻ mạnh mặt tinh thần, biểu qua hành vi phù hợp tích cực tương tác với người khác, với văn hóa mơi trường xung quanh Năng lực tâm lý xã hội có vai trị quan trọng việc phát huy sức khoẻ theo nghĩa rộng mặt thể chất, tinh thần xã hội Kỹ sống khả thể hiện, thực thi lực tâm lý xã hội Theo Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc UNICEF, kỹ sống khả chuyển đổi kiến thức (phải làm gì) thái độ (ta nghĩ gì, cảm xúc nào, hay tin tưởng vào giá trị nào) thành hành động (làm làm nào) Muốn thành cơng công việc sống, người cần trang bị kiến thức nhiều kỹ Khi đánh giá lực người lao động, người sử dụng lao động thường vào tiêu chí liên quan đến kiến thức, kỹ thái độ cơng việc Ở nước ngồi, ví dụ Úc, kỹ hành nghề (employability skills) quan niệm kỹ cần thiết không để có việc làm mà cịn để tiến tổ chức thông qua việc phát huy tiềm cá nhân đóng góp vào định hướng chiến lược tổ chức Các kỹ bao gồm kỹ giao tiếp, kỹ làm việc đồng đội, kỹ giải vấn đề, kỹ sáng tạo mạo hiểm, kỹ lập kế hoạch tổ chức công việc, kỹ quản lý thân, kỹ học tập, kỹ công nghệ Tại Canada, vào năm 2000 tổ chức Conference Board of Canada chuyên nghiên cứu phân tích xu hướng kinh tế đưa danh sách kỹ hành nghề cho kỷ XXI bao gồm kỹ giao tiếp, kỹ giải vấn đề, kỹ tư hành vi tích cực, kỹ thích ứng, kỹ làm việc với người, kỹ nghiên cứu khoa học, cơng nghệ tốn Kỷ ngun thơng tin tri thức đòi hỏi thành viên xã hội phải tự học suốt đời, trau dồi khả tư độc lập thích ứng nhanh với biến động thường xuyên, đa dạng, phức tạp xã hội Muốn làm điều cần phải học tập rèn luyện kỹ mềm để trở thành người vừa có lực chun mơn vừa có kỹ tốt Đối với sinh viên, trang bị kỹ mềm môi trường học tập sinh viên tham gia chủ động, tích cực hoạt động xã hội, biết cách tổ chức chuyên nghiệp sáng tạo hoạt động ngoại khóa, có kết học tập mơn học tốt hơn, biết cách thiết lập mối quan hệ thân thiện với đối tượng, có nhiều hội nghề nghiệp chắn giải vấn đề phát sinh sống hiệu Những người sử dụng lao động coi trọng kỹ mềm nhân tố đánh giá người hiệu bên cạnh kỹ cứng Người có kỹ mềm dẫn dắt người khác theo hướng để đạt mục đích chung Như vậy, kỹ mềm hành trang thiếu sinh viên để phát triển nghề nghiệp tương lai Câu hỏi ôn tập chương 1 Kỹ mềm gì? Liệt kê tên loại kỹ cần thiết học tập làm việc Tại phải kết hợp kỹ cứng kỹ mềm? Tầm quan trọng kỹ mềm học tập làm việc Tài liệu tham khảo chương 1 Nguyễn Tiến Đạt Khái niệm kỹ khái niệm kỹ xảo đào tạo kỹ thuật nghề nghiệp//Tạp chí phát triển giáo dục Số 6/2004.- Tr.18-20 Mai Hữu Khuê Kỹ giao tiếp hành chính/Kết nghiên cứu khoa học H.: Học viện hành quốc gia,1997.- Tr 21 PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, PGS.TS Phạm Đình Nghiệm Giáo trình “Kỹ mềm”, Đại học Kinh tế Tài thành phố Hồ Chí Minh, 2010 http://baigiang.violet.vn http://www.kynang.edu.vn http://foreman.nexo.com/kynang Chương KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Mục đích chương: - Hiểu khái niệm vai trị nhóm - Biết cách tổ chức hoạt động nhóm, có kỹ xác định mục đích, chuẩn mực nhóm - Biết cách giải xung đột thành viên nhóm 2.1 Nhóm – Vai trị đặc điểm 2.1.1 Định nghĩa nhóm Nhóm tập hợp ngƣời làm việc nhau, có cách tiếp cận cơng việc có mục đích Chúng ta gặp nhóm khắp nơi, tất lĩnh vực sống Một đội bóng đá chẳng hạn, nhóm Nhóm có nhiều người: huấn luyện viên, bác sĩ, cầu thủ, … Họ làm việc nhau, phối hợp với theo đuổi mục đích chiến thắng trận đấu mà họ tham gia Khi làm việc vậy, họ có cách tiếp cận cơng việc Chẳng hạn, trận đấu cụ thể họ tuân thủ chiến thuật, sơ đồ chiến thuật khơng mang lại kết mong muốn đội - số cá nhân đội - chuyển sang thi đấu theo chiến thuật khác Các bác sĩ nhân viên y tế thực ca phẫu thuật xơ vữa động mạch vành tạo thành nhóm Trong số họ có bác sĩ gây mê, có bác sĩ phẫu thuật chính, có bác sĩ phụ mổ, …Trong cơng việc họ phối hợp với chặt chẽ Họ có mục đích chung giải đoạn động mạch vành bị hẹp xơ vữa, cuối cứu sống bệnh nhân Một ví dụ khác nhóm nhóm sinh viên thực đề tài nghiên cứu khoa học Các sinh viên có mục đích hồn thành tốt cơng trình nghiên cứu Họ phối hợp công việc với nhau, phân công làm phần việc, chẳng hạn vấn sâu số người đó, hay thiết kế bảng hỏi tiến hành điều tra, … Họ có cách tiếp cận công việc nhau, thể qua việc thống với kế hoạch làm việc cách phối hợp với thực đề tài Không phải tập hợp người làm việc với nhóm Một vài người bán hàng vài người mua hàng họp bàn thương vụ định khơng phải nhóm Họ làm cơng việc – thực thương vụ nói Nhưng mục đích họ khác Mấy người bạn ngồi đánh với nhóm Ở rõ ràng họ “làm việc” Họ có phối hợp theo nghĩa định Nhưng phối hợp phối hợp theo nghĩa nhóm Sự phối hợp thành viên nhóm giúp cho cơng việc nhóm cho cơng việc thành viên, cịn phối hợp đánh giúp cho trò chơi tiếp tục, không giúp cho thành viên chơi tốt Ngoài rõ ràng người họ có mục đích riêng, họ khơng có mục đích Trong xí nghiệp may người ta thường tổ chức công việc theo dây chuyền Mỗi chuyền có đến 33 cơng nhân Các công nhân dây chuyền thực công đoạn khác may cổ áo, may tay áo, làm khuy, đơm nút áo, … để có sản phẩm may mặc cuối Các công nhân khơng tạo thành nhóm Trên thực tế cơng nhân lo làm cơng đoạn mình, không quan tâm đến sản phẩm cuối dây chuyền (và họ trả lương theo số lượng sản phẩm mà họ làm được) Ngay số người làm công việc, nhắm đến mục đích chung, người quản lý họ giao công việc kế hoạch làm phần công việc cho người tỉ mỉ, số họ lo làm phần việc mình, khơng phối hợp với người cịn lại, khơng giúp đỡ người cịn lại, khơng phải nhóm 2.1.2 Vai trị nhóm “Một làm chẳng nên non Ba chụm lại thành núi cao” Câu ca dao xưa có giá trị, lại có giá trị Làm việc nhóm trường hợp “chụm cây” lại để nên núi cao Các cá nhân đơn lẻ nói chung khơng thể chiến thắng thú to lớn sư tử, hổ, báo, hay voi rừng Tuy nhiên nhóm thợ săn thì, - họ dùng dụng 10 5.3 Thực thuyết trình 5.3.1 Vượt qua nỗi sợ Rất nhiều người e ngại, chí sợ hãi phải thuyết trình trước đơng người Nỗi sợ làm cho người nói bị lạc giọng (thông thường giọng trở nên cao bình thường), cử tự nhiên, đơi cịn bị líu lưỡi khơng nói lên lời Sự sợ hãi làm cho người thuyết trình quên nội dung chuẩn bị kỹ, làm cho họ lúng túng, trình bày vấn đề lộn xộn, khơng theo trình tự định trước Tóm lại, nỗi sợ hãi thuyết trình kẻ thù tệ hại người thuyết trình Để vượt qua nỗi sợ hãi cần làm gì? Sau số cách Phải nhận thức sợ thuyết trình điều bình thường Bạn khơng phải người đầu tiên, người cuối sợ Phải chuẩn bị thật kỹ trước thuyết trình Chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn tự tin đỡ sợ hãi, lo lắng thuyết trình Tập nói trước cử tọa khác trước thực thuyết trình cách vượt qua nỗi sợ tốt Trước hết thuyết trình (sẽ tốt nói trước gương) Sau nói trước bạn bè, người thân Tập quen dần, người tham dự giúp thiếu sót để khắc phục Khi tập thuyết trình cần đặt vào trạng thái giống thuyết trình thật tốt Khi tập cần quan tâm đến nội dung, cách thức nói, cách di chuyển, cách giao tiếp với người nghe Tìm kiếm số thính giả ánh mắt, cử khuyến khích Trong số thính giả thường có người bạn, người thân, thầy giáo, người khác mong muốn bạn thuyết trình tốt Ánh mắt, cử họ lúc có tác dụng trấn an người thuyết trình Thở vào thật sâu thở thật chậm Hoặc dừng lại uống vài ngụm nước Trang web nwlink.com đưa hai cách thả lỏng trước buổi thuyết trình để giảm căng thẳng hiệu quả: “- Nằm ngửa sàn nhà, co đầu gối lại thƣ giãn Nhắm mắt để cảm nhận toàn trọng lƣợng thể trải lên lƣng cổ đƣợc duỗi Hãy để thể thƣ giãn đến ngón tay, bàn chân, cánh tay Sau từ từ đứng dậy cố gắng trì trạng thái thƣ giãn kể 119 đứng lên” ”- Đứng thẳng, hai chân choãi ra, thả lỏng cánh tay ngón tay Khẽ lắc ngƣời, bàn tay, cánh tay, vai, thân ngƣời chân Sau từ từ xoay vai sang hai bên Khẽ xoay cổ theo chiều kim đồng hồ ngƣợc lại Nằm xuống sàn, co đầu gối lên, thả lỏng toàn thể.” 5.3.2 Cách nói Nói với tốc độ bình thường, khơng nhanh q khơng chậm q Rất nhiều nhóm sinh viên thuyết trình hay tranh luận kiểm sốt thời gian khơng tốt nên phần trình bày trước bị vượt thời gian dự định Cố rút ngắn thời gian cho phần lại, họ nói nhanh Kết tình hình tồi tệ hơn, người nghe khơng kịp hiểu phần trình bày vội vàng họ Nếu rơi vào trường hợp “cháy bài” bạn bình tĩnh nghĩ cách lược bớt số nội dung không quan trọng phần cịn lại trình bày phần cịn lại với tốc độ vừa phải Nên nói cách sơi nổi, hào hứng (trong phần chọn đề tài ta biết nên chọn đề tài say mê mà thơi) Hai nhóm sinh viên Đại học Hoa sen tranh luận với việc siêu thị liệu có thay chợ nước ta hay khơng Nhóm bảo vệ quan điểm siêu thị thay chợ đưa nhiều luận điểm sắc bén, với nhiều số chứng minh cho ưu điểm siêu thị từ rút kết luận có sức nặng chứng minh cho quan điểm Lúc người nghe nghĩ nhóm phản biện khó mà thắng Tuy nhiên, thực tế nhóm phản biện thuyết phục người nghe tốt hơn, thắng tranh luận Các luận điểm họ không tỏ sắc bén hơn, ý kiến họ không độc đáo đối phương Nhưng hẳn họ đam mê, niềm hứng khởi thể giọng nói, cử họ Một điều cần tránh lúc thuyết trình người thuyết trình khơng nói, mà đọc văn có sẵn, đọc dịng chữ hình Nên mang theo viết sẵn để tự tin hơn, để nhìn vào để kiểm sốt thời gian thuyết trình tránh xa đề tài say sưa với việc phát triển luận điểm khơng chuẩn bị trước mà vừa nảy sinh nói Nhưng khơng 120 nhìn vào văn chuẩn bị sẵn mà đọc Bởi người nghe nhận thấy người thuyết trình chuẩn bị khơng kỹ Và việc đọc nghe nhàm chán, khơng có tình cảm, khơng chứa đựng đam mê người thuyết trình Cũng đừng đọc điều viết slides Những dịng tự người nghe thuyết trình đọc được, họ chờ nghe thứ khác, nghe diễn giải hình ảnh, từ khố slides Khơng nói giọng đều Việc ru người nghe ngủ Cần nói lúc lên giọng lúc xuống giọng, nhanh, chậm rãi Nếu thấy người nghe tập trung, nên nói lớn chút, cao giọng chút Điều giúp làm cho người nghe tập trung trở lại 5.3.3 Cử Khi thuyết trình cần có cử tự nhiên, khơng cường điệu, giả tạo Cử chỉ, động tác phải phù hợp với nội dung nói Khi nói vấn đề buồn nên tỏ trầm tĩnh, nói vấn đề vui nên có cử sơi nổi, hoạt bát Những người “nói” thể người thành cơng thuyết trình Người nghe khơng nghe điều bạn nói, mà cịn quan sát bạn Bạn không nên đứng yên chỗ, dựa vào bục phát biểu, dễ làm người nghe chán Nên lại nói, việc tiến đến gần người nghe làm cho họ ý Khi đứng, đứng vững chắc, chân mở rộng vai Động tác tay nói quan trọng Đừng bng thõng tay nói Cũng đừng đút hai tay vào túi hay bắt tay sau lưng Cũng cần hạn chế động tác khoanh hai tay trước ngực Nên dùng động tác tay để tăng thêm hiệu lời nói gây ấn tượng, làm cho người nghe dễ nhớ Chẳng hạn, chém bàn tay vào khơng khí để tỏ rõ dứt khốt, giơ nắm đấm lên trước mặt để tỏ rõ tâm, giơ hai tay lên trời để biểu thị thua Hay nói lên xuống thất thường thị trường chứng khốn đưa tay biểu diễn đường lượn sóng nó,… 5.3.4 Giao tiếp với người nghe 121 Trong lúc đọc Tuyên ngôn Độc lập Quảng trường Ba Đình ngày 02/09/1945, Hồ Chủ tịch dừng lại hỏi: “Đồng bào nghe rõ tiếng tơi khơng?”42 Và câu trả lời: “Có ” tiếng sấm rền vang Với câu hỏi đó, Bác Hồ trở nên gần gũi hẳn với người nghe, tạo nên đồng cảm lớn Nhiều nghiên cứu có 7% thơng tin chuyển đến cho người nghe qua nội dung từ ngữ mà bạn nói, 38% nhờ âm (luyến láy, nhanh chậm, lên bổng xuống trầm…) Vậy phần lớn lại nhờ vào gì? Nhờ vào hình ảnh trực quan (tức ngôn ngữ thể, nét mặt, điệu bộ, cách đi, cách đứng, động tác tay, việc tiếp xúc với khán giả mắt, ) Trong nhiều tranh luận mà nhóm sinh viên thực lớp học, nhóm thua (thu phiếu ủng hộ bạn lớp hơn) lại nhóm lập luận chặt chẽ, nêu nhiều chứng Nhóm thắng nhờ vào để thắng? Mặc dù họ lập luận khơng nhóm kia, cách thể họ sinh động hơn, để ý đến khán giả, giao tiếp với họ mắt Chẳng hạn thuyết trình, trả lời câu hỏi, họ lại hướng đến khán giả mà hỏi “phải khơng bạn?” có động tác tương tự khác, làm cho bạn bè lớp thấy tham gia tranh luận họ, không đơn người nghe Trong nhiều sinh viên đứng thuyết trình trước lớp chăm đọc viết chuẩn bị sẵn, đọc lại điều chiếu slide Một nhược điểm lớn thường gặp người thuyết trình kinh nghiệm họ không quan sát người nghe Việc quan sát người nghe giúp người thuyết trình có thơng tin phản hồi (từ ánh mắt, điệu người nghe), nhờ điều chỉnh nói Chẳng hạn, nói, bạn thấy nhiều người nghe nhíu trán, có ánh mắt ngơ ngác, nhìn khơng hiểu,… bạn dừng lại bổ sung thơng tin, giải thích cụ thể Trong thuyết trình nên nhìn bao qt khán phịng, khơng nên nhìn chằm chằm vào một vài người nghe đó, khơng nhìn lên trần nhà hay nhìn cửa sổ, hay quay lưng lại với người nghe Câu thường dẫn là: “Tơi nói đồng bào nghe rõ không?” Chúng lấy sửa đổi đồng chí Vũ Kỳ, nguyên thư ký riêng Hồ Chủ tịch, đăng Báo Thể thao Việt Nam, số 103, ngày 31/08/2002 42 122 Giao tiếp với người nghe thể qua việc dành thời gian tranh luận với họ trả lời câu hỏi họ Có ý kiến cho nên chia tổng thời gian thuyết trình làm bốn phần Một phần số dành cho dự trữ Một phần để thuyết trình Hai phần cịn lại để trao đổi với người nghe Lượng thời gian cụ thể phần có lẽ cần xác định dựa vào điều kiện thuyết trình cụ thể, ý tưởng chia thời gian thành ba phần lớn: dự trữ, thuyết trình tranh luận, trả lời câu hỏi theo 5.3.5 Thu hút ý Nội dung chuẩn bị tốt, phù hợp với người nghe, cách thuyết trình sinh động, đầy say mê điều thu hút người nghe Thế có số người nghe quay sang nói chuyện, làm việc riêng, không ý đến nội dung thuyết trình Trong trường hợp người thuyết trình phải cố gắng thu hút trở lại ý người nghe Có thể làm điều nhiều cách Có thể thay đổi ngữ điệu, cao giọng, nói to Có thể thay đổi trật tự nội dung trình bày (nhưng lưu ý để khơng lẫn lộn, đánh logic nói) Có thể kể chêm vào câu chuyện có tính hài hước (nhưng phải liên quan đến nội dung trình bày), đưa vài câu đùa nhẹ nhàng 5.3.6 Thuyết phục người trái quan điểm Một khó thường xảy với người thuyết trình ý kiến ban đầu người nghe khác, chí mâu thuẫn với điều người thuyết trình định nói Bạn chào hàng, khách hàng chọn hàng đối thủ cạnh tranh bạn, tệ hơn, dùng thử hàng bạn có ác cảm với Bạn muốn thuyết trình để người nghe từ bỏ định kiến, thói quen, truyền thống v.v… trường hợp Einstein phải lên phá bỏ thói quen cịn khó phá vỡ nguyên tử! Làm trường hợp này? Canergie nhà giáo tiếng Mỹ Ông thường tổ chức buổi thuyết trình thu hút nhiều nhà quản lý đến nghe Có lần, đến ngày thuyết trình, cơng việc chuẩn bị xong, giấy mời gửi hết, giám đốc khách sạn nơi buổi thuyết trình dự kiến diễn thơng báo tăng mức phí th phịng thuyết trình Canergie cho nhân viên đến thuyết phục ông giám đốc nọ, không đạt kết Thế ông tự đến gặp giám đốc khách sạn Sau nói chuyện họ: 123 “Canergie: - Nhận đƣợc thông báo ngài, ngạc nhiên Nhƣng trách ngài Nếu tơi địa vị ngài, có lẽ làm nhƣ Là giám đốc khách sạn, trách nhiệm ngài sức đem nhiều lợi nhuận cho khách sạn Ngài không thế, chức giám đốc ngài khó mà giữ vững, khơng nên níu giữ Đúng không nào? Giám đốc: - Đúng Canergie: - Giả sử ngài đòi tăng tiền thuê, tính thử xem, ngài có lợi hay khơng có lợi Xin nói mặt lợi trƣớc: Nếu hội trƣờng khơng cho thuê để giảng bài, mà cho ngƣời khác thuê để tổ chức khiêu vũ, ngài thu đƣợc nhiều tiền Vì thời gian tổ chức hoạt động khơng dài lắm, họ thuê với giá cao cho lần, nhiều tiền thuê Cho thuê, rõ ràng chịu thiệt Bây ta phân tích mặt khơng lợi: Trƣớc tiên ngài tăng tiền cho th chúng tơi, nhìn lâu dài, giảm bớt thu nhập, thực tế ngài đuổi Tôi không đủ tiền thuê trả cho ngài, tất phải tìm nơi khác Cịn điều bất lợi ngài, lớp huấn luyện thu hút ngàn cán quản lý trung cao cấp đến nghe giảng khách sạn ngài, ngài mà nói, cách quảng cáo sống động không tiền ƣ? Thực tế, ngài bỏ năm nghìn đơ-la quảng cáo báo chí, mời đƣợc nhiều ngƣời nhƣ tới tham quan khách sạn ngài, lớp huấn luyện giúp ngài mời họ đến, lẽ khơng có lợi? Giám đốc: - Đúng nhƣ Nhƣng mà … Canergie: - Xin suy nghĩ cho kỹ trả lời sau, đƣợc không? (Kết giám đốc đồng ý không tăng tiền thuê)”43 Trong câu chuyện thấy thay đổi quan điểm, định người nghe cách hiểu lợi ích họ tiến hành phân tích vấn đề từ quan điểm lợi ích đó, để vạch cho họ thấy họ có lợi nghe theo Khi ta đỡ vật rơi từ cao xuống, chẳng hạn bóng nhỏ, việc đưa tay từ lên, ngược chiều rơi để đón cho kết xấu – bóng nẩy xa Người ta thường để bóng xuống gần tay đưa tay xuống dưới, chiều rơi 43 Những đối thoại tinh tế phương Tây lời bình/ Hồ Vệ Hồng.-H.: NXB Lao Động, 2004, tr.24-25 124 với nó, chậm chút, bắt bóng Thuyết trình cho người có ý kiến đối lập nên làm theo cách Vào đầu, không nên “tấn công phủ đầu” người nghe, mà nên sánh bước họ đoạn đường, sau tiến hành phân tích cho họ thấy sai, dở quan điểm họ 5.3.7 Các công cụ trợ giúp Trong thời đại ngày nay, trừ trường hợp khơng có điều kiện, cịn bình thường người thuyết trình khơng nói, mà cịn dùng nhiều cơng cụ hỗ trợ để tăng thêm hiệu thuyết trình Các công cụ hỗ trợ phổ biến video clip chương trình trình chiếu powerpoint, sơ đồ tư Trong phần chúng tơi trình bày việc sử dụng sơ đồ tư chương trình PowerPoint để thuyết trình Sơ đồ tư (Mindmap) Đây công cụ tư Tony Buzan đề xuất Phương tiện giúp phát huy khả hai bán cầu đại não, đồng thời phát huy khả tư trừu tượng, suy luận logic, khả tưởng tượng, cảm nhận, trí nhớ hình ảnh Cơng cụ giúp thuyết trình tốt, thơng tin trình bày dạng hình vẽ nên trực quan, sinh động Sơ đồ tư nhiều màu sắc nên hút người nghe, người xem Thêm vào đó, việc dùng từ khố giúp biểu đạt thơng tin ngắn gọn, đọng Sơ đồ tư giúp người nghe, người xem nắm bắt dễ dàng chính, ghi nhớ chúng dễ dàng Thực sơ đồ tư sau: Lấy giấy trắng, đặt nằm ngang, vẽ hình vẽ hay biểu tượng thể đề tài vào trung tâm tờ giấy Mỗi nội dung đề tài biểu diễn nhánh hình vẽ trung tâm Các nhánh vẽ màu khác Trên nhánh ghi từ khóa, vẽ biểu tượng hình ảnh tương ứng với nội dung mà biểu đạt Cuối nhánh lớn, bắt đầu vẽ nhánh con, biểu diễn nội dung nhỏ nội dung lớn tương ứng Ưu tiên dùng hình vẽ thay cho từ ngữ để biểu đạt vấn đề Khi vẽ sơ đồ tư cần lưu ý điều sau đây: - Cấu trúc sơ đồ phải rõ ràng, đánh số thứ tự để biết nội dung thuyết trình trước, nội dung sau Các nhánh không lồng vào Nhánh chữ trung tâm vẽ to, đậm, xa trung tâm nhỏ hơn, nhạt 125 - Độ dài nhánh độ dài từ khóa hình vẽ nhánh phải gần để tạo liên tưởng - Các nhánh nên vẽ cong tự nhiên, chữ nhánh khơng nghiêng q 450 khó đọc Chữ viết nên rõ ràng, tốt viết chữ in hoa - Mỗi nhánh từ hình vẽ trung tâm đến nhánh cuối phải vẽ màu Như nội dung mã hóa màu giúp cho người xem dễ theo dõi44 Sơ đồ tư không dùng để chuẩn bị nội dung thuyết trình Nó cịn dùng để thuyết trình Một sơ đồ tư đẹp, rõ ràng, đầy màu sắc làm cho người nghe bị thu hút vào nội dung thuyết trình Nó giúp người nghe nghe, mà “thấy” ý tưởng, dễ nắm bắt logic buổi thuyết trình Hình ảnh màu sắc sơ đồ tư làm cho người nghe dễ nhớ, dễ cảm nội dung thuyết trình Sơ đồ tư giúp người thuyết trình nhiều Với sơ đồ tư duy, người thuyết trình có kịch trước mặt Người thuyết trình khơng lẫn lộn thứ tự hay nội dung trình bày, thấy tự tin hơn, nói lưu loát, cử hoạt bát Những ưu điểm nêu cho thấy nên vẽ sơ đồ tư để thuyết trình Nhiều người gặp phải khó khăn vẽ sơ đồ tư khơng có khiếu vẽ Khi sử dụng phần mềm chuyên dụng để vẽ sơ đồ tư Các phần mềm này, chức vẽ nhánh, viết chữ, vẽ đường bao, tô màu, cịn cung cấp thêm nhiều biểu tượng, hình ảnh có sẵn Các phần mềm hay sử dụng FreeMindmap, Mind Manager, ConceptDraw MINDMAP Một số người vẽ nhánh màu, nhánh cấp màu Cách vẽ cho thấy rõ cấp độ ý tưởng, không cho thấy liên tục phát triển ý tưởng, khó tách nội dung 44 126 Hình 5.1 sau sơ đồ tư việc vẽ sơ đồ tư Tony Buzan Hình 5.2 sơ đồ tư phân tích thơ Quê Hương tác giả Đỗ Trung Quân, nhóm sinh viên trường Đại học Kinh Tế - Luật, thuộc Đại học Quốc gia TP HCM, vẽ Khi dùng sơ đồ tư để thuyết trình bạn dùng vẽ giấy, dùng điện tử (scan lại vẽ giấy, file vẽ dùng chương trình vẽ sơ đồ tư duy) Bản điện tử thường phóng lên kích thước to hơn, sử dụng cho 127 buổi thuyết trình đơng người tham dự, khơng địi hỏi phải treo, dán trước nên dùng thuận tiện Dùng sơ đồ tư duy, bạn cần trình bày theo logic thiết kế sơ đồ đảm bảo trình tự nội dung thuyết trình hợp lý PowerPoint Powerpoint chương trình tiện ích office cơng ty Microsoft, có mặt máy tính có dùng hệ điều hành windows Hiện người thuyết trình sử dụng chương trình để thiết kế chiếu phiên trình chiếu (presentation) gồm nhiều slides giúp thuyết trình Để thiết kế presentation, bạn vào nội dung thuyết trình chuẩn bị sẵn để đưa ý tưởng chuyển tải nội dung slides Tuy slide thiết kế vào nội dung chuẩn bị, lưu ý văn viết slide hai thứ hồn tồn khác Khơng chép nguyên văn văn viết để dán vào slide Cần tìm kiếm thêm hình ảnh thích hợp để thay bổ sung thêm cho nội dung từ ngữ Hình ảnh quan trọng, hình chuyển tải thơng tin 10.000 từ Cũng cần tìm từ khố để thay cho câu, đoạn văn dài Các slide dùng từ Mỗi slide nên có khơng q dịng Theo Richard Hal giám đốc sáng tạo lĩnh vực quảng cáo khẳng định áp phích quảng cáo khơng nên có q mười từ Chẳng hạn, slide hình 5.3 sau chứa nhiều chữ: Hình 5.3 Slide giới thiệu di tích đất đắp hình trịn Bình Phước sinh viên ngành lịch sử 128 Hãy cố gắng rút gọn số từ xuống Trong slide không cần viết đủ câu văn, từ nối loại bỏ, thay cách trình bày ký hiệu ví dụ: Câu ban đầu Thuyết trình sân khấu… có quãng Câu đổi lại Thuyết trình = sân khấu ngắt… Có đoạn thấp đoạn cao, có đoạn CĨ: nhanh đoạn chậm - Quảng ngắt - Đoạn thấp - Đoạn cao… Khi bạn thuyết trình, tác động trực quan có Thuyết trình: thể đưa bạn lên tầm cao buồn Trực quan => tầm cao tẻ, giống sức cản mỏ neo Buồn tẻ => mỏ neo = trì trệ biển Những người bộc trực, thẳng thắn thường Bộc trực, thẳng thắn => yêu mến nhiều người yêu mến (Lưu ý: ví dụ nói đến khả rút gọn từ, chưa phải hình mẫu slide Các slide cịn dùng hình ảnh có tính trực quan tốt hơn) Màu sắc hình ảnh slide nên chọn phù hợp với người nghe Nếu người nghe người trẻ tuổi hình ảnh nhiều màu sắc, vui nhộn, phải gắn với nội dung, nên dùng hiệu ứng hoạt hình Nếu người nghe nhiều tuổi hình ảnh màu sắc phải chuẩn mực, trang trọng, rõ ràng, ngắn, khơng lịe loẹt, khơng cần nhiều hiệu ứng hoạt hình Trình bày đề tài khoa học nên dùng hình ảnh theo kiểu chuẩn mực, nghiêm túc, không vui nhộn, không nhiều màu Các slide nên dùng màu nền, tối (tốt xanh đậm), chữ viết màu sáng để có độ tương phản tốt Các slides presentation nên có chung màu Trừ trường hợp thời gian thuyết trình nội dung tương ứng với slide dài người thuyết trình nhiều lần tập dượt thuyết trình với slide, cịn trường hợp khác không nên để 129 presentation chạy tự động, mà nên để người điều khiển việc chuyển slide bàn phím hoặc/và chuột máy tính Hai hình 5.4, 5.5 sau slide Steve Jobs Bill Gates Slide Steve Jobs đơn giản hơn, chữ hơn, đánh giá cao Hình 5.4 Một slide Steve Jobs Hình 5.5 Một slide Bill Gates 130 Tóm lại, sử dụng powerpoint để làm thuyết trình cần lưu ý số điều sau đây: - Các slide khơng làm để đọc, nên dùng hình ảnh, đồ thị, bảng biểu, mà dùng từ ngữ - Các slide không thay cho lời thuyết trình, đừng cố gắng đưa tất cả, hay tất nội dung thuyết trình vào slide Chỉ nên chọn nội dung cần thiết nhất, viết lại chúng thật ngắn gọn để đưa vào slide - Chỉ nên sử dụng kiểu (font) chữ quen thuộc TimeNewRoman, Arial,… để trình bày slide Dùng font chữ lạ tạo hiệu ứng đẹp, nhiên bạn có nguy gặp khó khăn máy tính nơi bạn trình chiếu khơng có font chữ - Nếu báo cáo vấn đề khoa học khơng nên dùng nhiều hiệu ứng hoạt hình, nhiều màu sắc, mà nên trình bày giản dị, đọng - Cần chọn cỡ (size) đủ lớn để khán giả dễ theo dõi, nói chung khơng dùng cỡ chữ nhỏ 28 (trừ chữ bảng liệu) Cỡ chữ to dùng cho ý chính, tiêu đề Các phần khác dùng chữ nhỏ Nên sử dụng màu sắc để nhấn mạnh thay cho dấu gạch chân hay in nghiêng - Tập nói trước nhiều lần để đảm bảo nội dung nói phần trình chiếu PowerPoint phù hợp với 5.4 Hậu thuyết trình Sau kết thúc thuyết trình cần cung cấp cho người nghe địa email, số điện thoại liên lạc, ghi lại địa email số điện thoại họ (nếu có thể) Người thuyết trình cần trả lời câu hỏi hứa với người nghe câu hỏi khác họ, có Các gặp gỡ bàn luận đề tài với người nghe có ích Những buổi trao đổi tạo hội làm rõ thêm ý chưa kịp trình bày buổi thuyết trình, giải tỏa thắc mắc người nghe giúp thắt chặt quan hệ Cơng việc cịn lại rút kinh nghiệm từ buổi thuyết trình thực Việc rút kinh nghiệm thực theo nhóm có kết làm mình, làm sớm sau buổi thuyết trình tốt, lúc cịn nhớ nhiều diễn biến cảm xúc Cần kiểm điểm cụ thể vấn đề sau: 131 Buổi thuyết trình có diễn theo kế hoạch khơng (về địa điểm, thời gian, người tham dự, phương tiện sử dụng)? Người nghe tiếp nhận thuyết trình nào? Cử chỉ, điệu người thuyết trình nào? Gây thiện cảm, hứng thú nơi người nghe khơng? Có nói nội dung định khơng? Thời gian thuyết trình có theo dự tính khơng? Những diễn biến bất ngờ? Dựa vào việc kiểm điểm ta tìm cách phát huy điểm tốt khắc phục thiếu sót để lần sau làm tốt Câu hỏi tập chương Hãy lựa chọn đề tài thuyết trình cho bạn lớp nói rõ lại chọn đề tài Hãy lập kế hoạch thuyết trình đề tài chọn tập đề tài khác tùy chọn Hãy phân tích kỹ lưỡng hồn thiện kế hoạch thuyết trình đề tài ngụy biện dẫn chương (Theo nhóm) Lựa chọn đề tài chuẩn bị thuyết trình thời gian 10 phút trước lớp 132 Tài liệu tham khảo chương Angela Murray.Thuyết trình chuyên nghiệp kinh doanh NXB Thanh Hoá, 2007 Hồ Vệ Hồng Những đối thoại tinh tế phương Tây lời bình NXB Lao Động 2004 PGS.TSKH Bùi Loan Thùy, PGS.TS Phạm Đình Nghiệm Giáo trình “Kỹ mềm”, Đại học Kinh tế Tài thành phố Hồ Chí Minh, 2010 Phong Liễu Diễn thuyết trước công chúng NXB Thanh Hố, 2007 Richard Hal Thuyết trình thật đơn giản NXB Lao Động, 2009 Tony & barry Buzan Sơ đồ tư NXB Tổng hợp TP.HCM, 2008 Microsoft Việt Nam Giáo Trình E-learning PowerPoint 2007 Tiếng Việt http://www.ketnoisunghiep.vn/ky nang dien dat thuyet trinh Ebook Kỹ thuyết trình http://www.ebook.edu.vn 133 ... loại kỹ cần thiết học tập làm việc Tại phải kết hợp kỹ cứng kỹ mềm? Tầm quan trọng kỹ mềm học tập làm việc Tài liệu tham khảo chương 1 Nguyễn Tiến Đạt Khái niệm kỹ khái niệm kỹ xảo đào tạo kỹ thuật... QUÁT VỀ KỸ NĂNG Mục đích chương: - Nắm vững khái niệm kỹ kỹ mềm - Nhận biết sở khoa học việc huấn luyện kỹ - Phân biệt rõ ràng loại kỹ - Giải thích tầm quan trọng kỹ mềm học tập làm việc 1.1... niệm kỹ cần thiết khơng để có việc làm mà để tiến tổ chức thông qua việc phát huy tiềm cá nhân đóng góp vào định hướng chiến lược tổ chức Các kỹ bao gồm kỹ giao tiếp, kỹ làm việc đồng đội, kỹ giải