Đồ án quản lý nhân sự

Đồ án quản lý nhân sự

Đồ án chuyên ngành 1 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin con người đã phát minh ra rất nhiều các ứng dụng phục vụ cho nhu cầu và lợi ích của mình. Trong đó xây dựng phần mềm phục vụ công việc là một trong những vấn đề mà các nhà lập trình viên luôn quân tâm hàng đầu. Phần mềm Quản lý nhân sự cũng là một trong những ứng dụng mà con người quan tâm nhiều nhất. Nó phục vụ cho công tác nghiệp vụ quản lý của các công ty, làm giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc như: hồ sơ trước đây phải lưu trữ rất nhiều trong các kho, thì bây giờ chỉ cần một chiếc máy tính nhỏ gọn cũng có thể lưu trữ cả kho hồ sơ của công ty. Với mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệ thông tin, chúng em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của công ty để từ đó xây dựng nên phần mềm Quản lý nhân sự nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty. Ứng dụng phần mềm có thể chưa hoàn chỉnh, nhưng một phần nào đã thể hiện được sự cố gắng của chúng em trong những bước đầu hoà nhập với môi trường làm việc bên ngoài và thế giới công nghệ mới. Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành đề tài, xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc phân tích, thiết kế còn thiếu sót. Vì vậy, chúng em mong nhận được ý kiến đóng góp của quý Thầy cô và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn. Nội dung báo cáo đồ án chuyên ngành gồm 3 chương: Chương 1: Khảo sát và mô tả hệ thống Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống Chương 3: Xây dựng hệ thống Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 2 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát Chương 1. KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Hình 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Kế hoạch-Kinh doanh Phòng Tài chính kế toán Phòng TCHC Đồ án chuyên ngành 3 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát 1.2. Quy trình quản lý nhân sự 1.2.1. Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và ký hợp đồng Người lao động Phòng TCHC Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH Hình 1.2. Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và ký hợp đồng Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Hồ sơ vị trí tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Hồ sơ lao động Thông tin phản hồi Ký hợp đồng thử việc Ký hợp đồng lao động Sổ BHXH Duyệt ví trí tuyển dụng Báo cáo Thống kê Hợp đồng lao động Hợp đồng thử việc Phỏng vấn và duyệt hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ lao động Bảng thông báo tuyển dụng lao động Đồ án chuyên ngành 4 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát 1.2.2. Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ theo dõi quá trình công tác Ban lãnh đạo Phòng TCHC Người lao động Sở LĐTBXH Hình 1.3. Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ theo dõi quá trình công tác Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Báo cáo Quyết định bổ nhiệm lao động Thực hiện phân công lao động Theo dõi Quá trình công tác Lập báo cáo quản lý quá trình công tác Quyết định điều động Thực hiện điều động công tác Tiếp nhận, thực hiện Đồ án chuyên ngành 5 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát 1.2.3. Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ giải quyết Chế độ, Khen thưởng/Kỷ luật Người lao động Phòng TCHC Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH Hình 1.4. Sơ đồ thực hiện nhiệm vụ giải quyết Chế độ, Khen thưởng/Kỷ luật Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Quyết định Khen thưởng/Kỷ luật Đơn xin nghỉ chế độ Biên bản Lập hồ sơ giải quyết thôi việc Theo dõi thôi việc Lập hồ sơ giải quyết nghỉ chế độ Theo dõi nghỉ chế độ Đơn xin nghỉ việc Báo cáo Danh sách hưởng BHXH Theo dõi Khen thưởng/Kỷ luật Vi phạm lao động Thành tích lao động Báo cáo, đề nghị Khen thưởng/Kỷ luật Xét duyệt Quyết định thôi việc Thống kê Quyết định nghỉ chế độ Đồ án chuyên ngành 6 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát 1.3. Bài toán quản lý nhân sự Chương trình quản lý nhân sự được xây dựng áp dụng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng khác nhau. Việc quản lý nhân sự thuộc trách nhiệm của phòng Tổ chức hành chính (TCHC), được thực hiện trên giấy, cồng kềnh và tốn nhiều thời gian, cần xây dựng một chương trình quản lý nhân sự nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho người quản lý. Việc quản lý được thực hiện bắt đầu từ khi người lao động được ký hợp đồng, kể từ đó tất cả các thông tin của nhân viên về quá trình công tác, về khen thưởng, kỷ luật, về nghỉ việc, nghỉ ốm đều được cập nhật thường xuyên. Chương trình gồm các chức năng sau: - Quản lý về hồ sơ nhân viên; - Quản lý về quá trình công tác; - Quản lý về khen thưởng, kỷ luật; - Quản lý về giải quyết chế độ cho người lao động. 1.4. Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự Quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là quản lý hồ sơ nhân viên mà ở đây chúng ta quản lý tất cả những thông tin liên quan đến nhân viên, có thể cập nhật thông tin mỗi khi có sự thay đổi nhân sự hoặc hiện trạng làm việc của từng nhân viên. Quy trình quản lý bắt đầu từ khi người lao động được ký hợp đồng làm việc cho đến khi nghỉ việc. Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng để bổ sung, thay thế nhân lực, các phòng ban sẽ lên danh sách những vị trí cần tuyển dụng gửi lên phòng TCHC, phòng TCHC xem xét, trình Ban lãnh đạo duyệt. Nếu đồng ý duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng và phòng TCHC sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động. Sau khi nhận thông báo, người lao động nộp hồ sơ vào công ty để xin việc. Hồ sơ phải đầy đủ các thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, phòng TCHC cùng với lãnh đạo phòng ban liên quan duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động. Nếu đạt, công ty sẽ ký hợp đồng thử việc với người lao động. Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động và vị trí mà người lao động được tuyển dụng. Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 7 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi theo chế độ thử việc. Sau thời gian thử việc, nếu đạt thì công ty sẽ ký hợp đồng lao động với người lao động theo thời hạn là 1 năm lần thứ nhất, sau khi hết hạn hợp đồng lần 1 người lao động sẽ được ký hợp đồng có thời hạn 1 năm lần thứ 2, sau khi hết hạn hợp đồng lần 2 người lao động sẽ được ký hợp đồng có thời hạn 1 năm lần thứ 3. Sau đó người lao động sẽ được ký hợp đồng có thời hạn là mỗi 3 năm. Sau khi đã ký hợp đồng lao động với người lao động, công ty có trách nhiệm đóng các khoản như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động để đảm bảo lợi ích chính đáng cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty. Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu, vị trí của đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được phân công lao động vào từng vị trí khác nhau. Việc phân công lao động sẽ được ghi trong quyết định bổ nhiệm lao động. Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và quản lý trực tiếp của lãnh đạo phòng ban đó. Người lao động có thể được điều chuyển công tác từ phòng ban này sang phòng ban khác theo nhu cầu công việc hoặc theo nguyện vọng của người lao động. Khi đó, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định điều động công tác. Phòng TCHC có nhiệm vụ thông báo cho người lao động thực hiện. Trong quá trình làm việc người lao động có thể được cử đi công tác bên ngoài công ty theo nhu cầu của công việc. Khi đó, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định đi công tác. Phòng TCHC có nhiệm vụ thông báo cho người lao động thực hiện. Tuy nhiên, nếu người lao động đang trong thời gian nghỉ hưởng chế độ thì không được phân người lao động đó đi công tác. Trong khi làm việc, phòng TCHC của công ty có trách nhiệm lập biên bản đối với những trường hợp vi phạm, đồng thời tổng hợp thành tích của người lao động đã đạt được. Sau đó, báo cáo Ban lãnh đạo xét duyệt, nếu đồng ý duyệt Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định Khen thưởng/Kỷluật. Phòng TCHC có nghiệm vụ thực hiện các quyết định mà Ban lãnh đạo đã đưa ra và lưu trữ các quyết định này để tổng hợp và báo cáo lên công ty. Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 8 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát Giải quyết các trường hợp nghỉ chế độ như: nghỉ ốm, nghỉ thai sản, đi học để nâng cao trình độ tay nghề thì được phòng TCHC theo dõi trong sổ nghỉ chế độ nhằm đảm bảo các lợi ích cho người lao động. Giải quyết thôi việc: Các trường hợp thôi việc sẽ có quyết định thôi việc và được theo dõi trong sổ theo dõi thôi việc, đồng thời phòng TCHC sẽ làm thủ tục để người lao động được hưởng chế độ nghỉ việc * Bộ phận quản lý nhân sự có nhiệm vụ: - Tuyển lao động mới cho công ty khi có nhu cầu từ các phòng ban; - Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty; - Sắp xếp, phân công lao động; - Theo dõi và quản lý quá trình công tác của lao động; - Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: giải quyết các chính sách, chế độ; - Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo công ty. * Yêu cầu của hệ thống thực: - Lưu trữ hồ sơ lao động; - Lưu trữ quá trình công tác của lao động; - Lưu trữ khen thưởng kỷ luật của lao động; - Các thông tin mới nhất sẽ dễ dàng được cập nhật; - Giải quyết các chính sách, chế độ cho người lao động một cách nhanh chóng và chính xác. * Quá trình xử lý dữ liệu: - Các thông tin về lao động được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ; - Các thông tin phát sinh trong quá trình công tác sẽ liên tục được cập nhậtnhanh chóng, chính xác và kịp thời; - Đối với các trường hợp đặc biệt như: điều động, chuyển công tác, nghỉ chế độ, nghỉ việc thì các dữ liệu liên quan sẽ được xử lý tuỳ theo yêu cầu cụ thể của người quản lý. Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 9 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát * Các chức năng của hệ thống: - Chức năng quản trị hệ thống: Cấp quyền sử dụng, đăng nhập hệ thống; - Chức năng quản lý hồ sơ: Cập nhật các danh mục liên quan, cập nhật hồ sơ lao động, tìm kiếm thông tin lao động, báo cáo danh sách lao động; - Chức năng quản lý quá trình công tác: cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình công tác như thông tin đi công tác, thông tin về khen thưởng kỷ luật, thông tin về thuyên chuyển công tác; - Thống kê báo cáo về quá trình công tác. 1.5. Đánh giá thực trạng quản lý và phương hướng giải quyết Trên thực tế, trong công ty số lượng công nhân viên không phải là nhiều. Nhưng quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về lý lịch của công nhân viên làm việc tại công ty. Ngoài ra còn quản lý các thông tin như: trình độ cá nhân, trình độ ngoại ngữ Vì vậy, việc lưu trữ, xử lý thông tin công nhân viên thế nào cho tiện nhất, đáp ứng các yêu cầu của công việc quản lý nhân sự. Nếu mọi thông tin, hồ sơ nhân viên được lưu trữ trên giấy tờ và được thực hiện bằng tay. Việc quản lý, tìm kiếm đòi hỏi thời gian và thao tác thủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê, tổng hợp, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo. Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lý trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu tác nghiệp một cách thân thiện, nhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi và dễ dàng tiếp cận cho người sử dụng. Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 10 GVHD: ThS. Huỳnh Tấn Hát Chương 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh hệ thống Hình 2.1. Biểu đồ ngữ cảnh Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Kết quả cập nhật nhân viên Kết quả thống kê báo cáo Thông tin yêu cầu thống kê báo cáo 5 Nhân viên Ban lãnh đạo 3 1 Thông tin cập nhật nhân viên Thông tin cập nhật danh mục Thông tin đăng nhập hệ thống 6 4 Kết quả cập nhật danh mục 2 Kết quả đăng nhập 0 Hệ thống quản lý nhân viên [...].. .Đồ án chuyên ngành 11 GVHD: ThS Huỳnh Tấn Hát 2.2 Thiết lập biểu đồ phân rã chức năng QUẢN LÝ NHÂN SỰ Hệ thống Chọn CSDL Đăng nhập Quản lý danh mục Quản lý nhân sự Chuyên môn Trình độ Cập nhật thông tin nhân viên Đổi mật khẩu Ngoại ngữ Tin học Quản lý Tài Khoản Quá trình công tác Quản lý chế độ Tra cứu Khen thưởng/ Kỷ luật Chức vụ Đăng xuất Chức... Thông tin nhân sự mới 2.2 Điều chỉnh hồ sơ nhân viên 2.1 Thêm hồ sơ nhân viên 4 Thông tin nhân viên đã điều chỉnh 2 Thông tin nhân viên D2 Hồ sơ nhân viên Hình 2.5 Sơ đồ mô tả chức năng quản lý nhân viên Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 14 GVHD: ThS Huỳnh Tấn Hát 2.4.3 Quản lý chế độ 1 Thôn g tin chế độ mới 3 Thôn g tin chế độ cần điều chỉnh Nhân viên TCHC 3.1 Thêm hồ sơ chế độ 3.2... 2.6 Sơ đồ mô tả chức năng quản lý chế độ 2.4.4 Tra cứu Nhân viên TCHC 1 Thông tin tra cứu nhân viên 3 Kết quả tra cứu thông tin nhân viên 4.1 Tra cứu thông tin nhân viên 2 Thông tin nhân viên D2 Hồ sơ nhân viên Hình 2.7 Sơ đồ mô tả chức năng tra cứu Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 15 GVHD: ThS Huỳnh Tấn Hát 2.4.5 Thống kê báo cáo Ban lãnh đạo 5.2 Thống kê nhân viên D2 Hồ sơ nhân. .. Biểu đồ phân rã chức năng Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Liên hệ DS NV chuyển công tác Tôn giáo Dân tộc Hướng dẫn sử dụng DS NV nghỉ chế độ DS NV hết hạn HĐ Hợp đồng Trợ giúp Nhân viên Trình độ Phòng ban Thống kê báo cáo In các danh sách báo cáo, thống kê Đồ án chuyên ngành 12 2.3 Sơ đồ mức 0 của hệ thống Hình 2.3 Sơ đồ ngữ cảnh Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự GVHD: ThS Huỳnh Tấn Hát Đồ án chuyên... 1-n: 1- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Dân tộc: Mỗi nhân viên thuộc 1 dân tộc, mỗi dân tộc có thể có 0 hoặc nhiều nhân viên Nhân viên Dân tộc 2- Quan hệ giữa thực thể Nhân viên và thực thể Tôn giáo: Mỗi nhân viên thuộc 1 tôn giáo, mỗi tôn giáo có thể có nhiều nhân viên Nhân viên Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Nhân viên Tôn giáo Chi tiết Ngoại ngữ Ngoại ngữ Đồ án chuyên ngành 22 GVHD: ThS... GhiChu) Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 27 GVHD: ThS Huỳnh Tấn Hát 2.6.2 Mô hình dữ liệu quan hệ Hình 2.10 Mô hình dữ liệu quan hệ 2.7 Các bảng dữ liệu vật lý 2.7.1 Bảng CHI TIẾT CHUYÊN MÔN Tên bảng: ChiTietCM Tác dụng: lưu trữ thông tin chi tiết chuyên môn của nhân viên Hình 2.11 Dữ liệu vật lý bảng Chi tiết Chuyên môn Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 28 GVHD:... GVHD: ThS Huỳnh Tấn Hát 2.7.2 Bảng NHÂN VIÊN Tên bảng: NhanVien Tác dụng: lưu trữ các thông tin về nhân viên trong công ty Hình 2.12 Dữ liệu vật lý bảng Nhân viên 2.7.3 Bảng CHI TIẾT HỢP ĐỒNG Tên bảng: ChiTietHopDong Tác dụng: lưu trữ thông tin chi tiết từng hợp đồng với nhân viên Hình 2.13 Dữ liệu vật lý bảng Chi tiết Hợp đồng Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành 29 GVHD: ThS Huỳnh... thực thể Nhân viên và thực thể Loại hợp đồng: Mỗi nhân viên khi được nhận vào làm việc được ký hợp đồng ngắn hạn, và có thể được ký hơp đồng dài hạn tiếp theo Như vậy mỗi nhân viên có thể có nhiều hợp đồng, một loại hợp đồng thuộc về nhiều nhân viên Quan hệ của 2 thực thể nhân viên và loại hợp đồng là liên kết n-n Ta tách thành 2 liên kết 1-n như sau: Nhân viên Loại hợp đồng Chi tiết hợp đồng 6- Quan... quyết định Mã nhân viên Mã loại Khen thưởng/Kỷ luật Hình thức Khen thưởng/Kỷ luật Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành GhiChu 19 GVHD: ThS Huỳnh Tấn Hát Ghi chú 2.5.1.16 Thực thể ChiTietNgoaiNgu Bảng 2.16 Xác định thực thể Chi tiết Ngoại ngữ Tên thuộc tính MaNV MaNN TrinhDo NoiCap Diễn giải Mã nhân viên Mã ngoại ngữ Trình độ Nơi cấp Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự Đồ án chuyên ngành... Tấn Hát 2.4 Sơ đồ mức 1 2.4.1 Quản lý danh mục Nhân viên TCHC 1 Thông tin danh mục mới 3 Thông tin danh mục cần điều chỉnh 1.1 Thêm hồ sơ danh mục 1.2 Điều chỉnh hồ sơ danh mục 4 Thông tin danh mục đã điều chỉnh 2 Thông tin danh mục D1 Hồ sơ danh mục Hình 2.4 Sơ đồ mô tả chức năng quản lý danh mục 2.4.2 Quản lý nhân viên Nhân viên TCHC 3 Thông tin nhân viên cần điều chỉnh 1 Thông tin nhân sự mới 2.2 Điều . Thực thể PhongBan Bảng 2.5. Xác định thực thể Phòng ban Tên thuộc tính Diễn giải MaPB Mã phòng ban TenPB Tên phòng ban Chucnang Chức năng DienThoai Điện thoại 2.5.1.6. Thực thể TrinhDo Bảng 2.6 đạo phòng ban đó. Người lao động có thể được điều chuyển công tác từ phòng ban này sang phòng ban khác theo nhu cầu công việc hoặc theo nguyện vọng của người lao động. Khi đó, Ban lãnh đạo. kê báo cáo 2.5. Mô hình dữ liệu quan niệm 2.5.1. Xác định các thực thể 2.5.1.1. Thực thể Nhanvien Bảng 2.1. Xác định thực thể Nhân viên Tên thuộc tính Diễn giải MaNV Mã nhân viên HoLot Họ và tên