Microsoft Word ce13 03c5 c5a7 7c42 docx BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ Y TẾ Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ HÀ Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD010, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI - 2017 Luan van LỜI CAM ĐOAN Sinh viên: Nguyễn Thị Hà Mã SV: 1305QTVD010 Lớp: ĐH_QTVP13D Khoa: Quản trị Văn phòng Trong thời gian từ ngày 10 tháng năm 2017 đến ngày 10 tháng năm 2017 em có hội thực tập Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao kiến thức thực tế nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế” Em xin cam đoan đề tài nghiên cứu dựa kiến thức lý luận học nhà trường số liệu cung cấp phịng Hành Văn phòng Bộ Y Tế tham khảo tạp chí, internet Vì kết nghiên cứu hồn tồn trung thực, có sai sót em xin hồn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng Sinh viên Nguyễn Thị Hà Luan van năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thiết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm Tổ chức 1.1.2 Khái niệm Quản lý 1.1.3 Một số khái niệm Công tác Văn thư 1.1.4 Vị trí, ý nghĩa, u cầu cơng tác văn thư hoạt động hành 13 1.1.4.1 Vị trí 13 1.1.4.2 Ý nghĩa 13 1.1.4.3 Yêu cầu công tác văn thư 14 1.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý văn thư 14 1.2.1 Tổ chức thực công tác văn thư 14 1.2.2 Tổ chức máy công tác văn thư 15 1.2.3 Tổ chức nhân thực công tác văn thư 15 Luan van 1.2.4 Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực công tác văn thư quan 16 1.2.5 Trang thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác văn thư 16 1.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 17 1.2.7 Khen thưởng, kỉ luật thực công tác văn thư 17 1.3 Trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư 18 1.3.1 Trách nhiệm Thủ trưởng quan 18 1.3.2 Trách nhiệm Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) 18 1.3.3 Trách nhiệm Trưởng đơn vị 19 1.3.4 Trách nhiệm cán chuyên môn 19 1.3.5 Trách nhiệm cán văn thư 19 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ 21 2.1 Khái quát chung Bộ Y Tế 21 2.1.1 Lịch sử hình thành 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Bộ Y Tế 22 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 25 2.2 Giới thiệu chung Văn phòng Bộ Y Tế 25 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Bộ 25 2.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Bộ Y Tế 26 2.3 Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế 28 2.3.1 Tổ chức phận phụ trách văn thư 28 2.3.2 Tổ chức nhân làm công tác văn thư 30 2.3.3 Tổ chức thực nghiệp vụ công tác văn thư 33 Luan van 2.3.3.1 Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng tổ chức thực công tác văn thư 33 2.3.3.2 Xây dựng ban hành văn 34 2.3.3.3 Tổ chức quản lý văn 36 2.3.3.4 Tổ chức quản lý văn đến 40 2.3.3.5 Quản lý sử dụng dấu 43 2.3.3.6 Công tác Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 44 2.3.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra công tác văn thư 47 2.3.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ 47 2.3.4.2 Công tác kiểm tra công tác văn thư 48 2.3.5 Trang thiết bị, sở vật chất phục vụ công tác văn thư 49 2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 51 2.3.7 Khen thưởng kỷ luật công tác văn thư 52 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ 54 3.1 Đánh giá tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Y Tế 54 3.1.1 Những thành tựu đạt 54 3.1.2 Những tồn tại, hạn chế công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế 55 3.1.3 Nguyên nhân kết đạt hạn chế tồn công tác tổ chức quản lý văn thư 56 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế 58 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn thư quan 58 Luan van 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo khóa bồi dưỡng nghiệp vụ 60 3.2.3 Chuẩn hóa trình độ lực cán văn thư 60 3.2.4 Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn thư 61 3.2.5 Tăng cường, đảm bảo sở vật chất phục vụ công tác văn thư 62 3.2.6 Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý công tác văn thư quan 63 3.2.7 Đẩy mạnh việc kiểm tra, đánh giá thực tổ chức quản lý công tác văn thư 64 3.2.8 Xây dựng sách phù hợp để nâng cao vai trị cơng tác văn thư 65 3.2.9 Một số giải pháp khác 65 KẾT LUẬN 67 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC Luan van DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân làm công tác văn thư năm 2016 32 Bảng 2.2 Thống kê số lượng văn Bộ Y Tế năm 2015-2016 38 Biểu đồ 2.1 Số lượng văn Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 39 Bảng 2.3 Số lượng văn đến Bộ Y Tế năm 2015-2016 42 Biểu đồ 2.2 Số lượng văn đến Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 42 Bảng 2.4 Trang thiết bị dùng cho Văn thư 50 Luan van DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CTVT : Công tác văn thư VP : Văn phịng CNTT : Cơng nghệ thông tin Luan van MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Sự phát triển công nghệ thông tin ngày mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc tới hoạt động người có hoạt động quản lý nhà nước Để đảm bảo hoạt động quản lý có định xác hợp lý nhà quản lý phải có nguồn thơng tin xác, hoạt động hành Việt Nam chủ yếu sử dụng kênh thông tin truyền thống văn giấy tờ Tại quan lớn với khối lượng văn sản sinh hoạt động quản lý lớn, vấn đề đặt làm để tổ chức quản lý khối lượng giấy tờ tốt nhất, phục vụ định quản lý hiệu nhất? Nước ta trình thực cải cách hành Nhà nước, theo việc đại hóa cơng việc giấy tờ yêu cầu cần thiết quan trọng Đổi quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn để thơng tin chuẩn xác nhất, nhanh chóng để phục vụ cho hoạt động quản lý lãnh đạo Để đổi tồn diện hiệu cơng tác văn thư địi hỏi q trình tổ chức phải khoa học, hợp lý Lãnh đạo quan tổ chức cần quản lý chặt chẽ, đề biện pháp để hạn chế tồn tại, khó khăn phát huy tối đa mạnh để nâng cao hiệu cơng tác văn thư Nhờ hành nước ta, công tác văn thư ngày trọng thực theo quy định nhà nước văn thư Công tác văn thư mắt xích quan trọng hoạt động quan t ổ chức, nhiệm vụ quan Văn phịng quan Cơng tác văn thư phục vụ thông tin cho quan tổ chức việc quản lý, điều hành hoạt động quan Hiện hoạt động Bộ Y Tế, Văn phòng đơn vị chịu trách nhiệm việc tổ chức quản lý công tác văn thư quan Bộ Y Tế đơn vị trực thuộc Bộ Bên cạnh kết đạt công tác Luan van tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh bổ sung cách thức tổ chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị Nhận thức vấn đề q trình thực tập thực tế Văn phòng Bộ Y Tế kết hợp với kiến thức lý luận, lý thuyết, tác giả thực nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế” cho Khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu Về mặt lý luận có số cơng trình nghiên cứu sau: * Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007 Quyển giáo trình cung cấp mặt lý luận chung cơng tác văn thư vấn đề liên quan * Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn Đảng Nhà nước công tác ban hành văn công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải Cung cấp cho nghiên cứu văn làm sở pháp lý, để đối chiếu so sánh đề xuất giải pháp dựa sở pháp luật * Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Lao động thương binh xã hội”, Đại học Nội vụ Hà Nội * Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức cơng tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ Hà Nội Các đề tài khóa luận cung cấp cho tác giả kiến thức có liên quan đến văn thư sở thực tế để so sánh hoạt động văn thư quan khác từ đưa nhận định đánh giá đắn, khách Luan van ... 1: Lý luận chung công tác tổ chức quản lý văn thư Luan van Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức quản lý văn. .. đề lý luận tổ chức quản lý công tác văn thư - Khảo sát thực tiễn công tác quản lý văn thư từ làm sáng tỏ vấn đề lý luận công tác quản lý quản lý m? ?y làm công tác văn thư, nghiệp vụ công tác văn. .. nghiên cứu công tác tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Y Tế Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư Văn phòng Bộ Y Tế Giả thiết nghiên cứu Căn vào lý luận