-NGUYỄN ANH TÙNG
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN
VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Trang 2-NGUYỄN ANH TÙNG
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUN
VÀ MƠI TRƯỜNG HÀ NỘI
CHUN NGÀNH: KẾ TỐN
MÃ SỐ: 60.34.03.01
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS,TS Giang Thị Xuyến
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan Luận văn “Hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại
Trường Đại học Tài ngun và Mơi trường Hà Nội “ là cơng trình nghiên cứu của
chính tác giả cùng với sự cố vấn, hỗ trợ của giáo viên hướng dẫn khoa học Số liệuvà kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa được ai cơng bố dưới bất kỳhình thức nào.
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
TÁC GIẢ LUẬN VĂN
Trang 4LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bản luận văn này, trước hết em xin chân thành cảm ơn sựhướng dẫn tận tình của PGS,TS Giang Thị Xuyến trong suốt quá trình viết và hồnthành luận văn
Em xin bày tỏ lịng biết ơn tới các thầy giáo, cơ giáo của Trường Đại họcThương Mại về những kiến thức đã giảng dạy, truyền đạt cho em trong suốt quátrình đào tạo Em xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường, Hội đồngKhoa học, Khoa sau Đại học, các phòng, ban của Trường Đại học Thương Mại đãtạo điều kiện giúp đỡ em trong q trình học tập và hồn thành luận văn này
Cuối cùng, em xin bày tỏ lịng biết ơn tới gia đình, những người thân và các bạnlớp cao học CH21B.KT.Ngày đã luôn động viên em để hồn thành luận văn này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để hoàn thành Luận văn bằng tất cả sự nhiệt tìnhvà năng lực của bản thân, tuy nhiên bài Luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sót,em xin kính mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của các thầy giáo,các cô giáo để bài Luận văn này khơng chỉ có ý nghĩa về mặt lý luận mà cịn có ýnghĩa cao trong hoạt động thực tiễn.
Xin chân thành cảm ơn!
Trang 5MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN i
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU vii
DANH MỤC SƠ ĐỒ viii
MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1
2 Tổng quan các cơng trình nghiên cứu 1
3 Mục đích nghiên cứu của đề tài 2
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .3
5 Phương pháp nghiên cứu .3
6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài .4
7 Kết cấu của luận văn 4
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐNTRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP .5
1.1 Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập 5
1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập .5
1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập .5
1.1.3 Đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của các đơn vị sự nghiệp công lập 7
1.1.4 Nội dung quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp cơng lập .10
1.1.5 Cơ chế quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập 13
1.2 Khái quát về tổ chức công tác kế tốn trong đơn vị sự nghiệp có thu .14
1.2.1 Khái niệm và vai trị của tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị sự nghiệp cóthu 14
1.2.2 Nhiệm vụ và ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị sự nghiệp cóthu 16
1.2.3 Đặc điểm cơ chế quản lý tài chính và hoạt động của đơn vị sự nghiệp cônglập ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế tốn 17
1.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp công lập 18
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán .18
1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế tốn và cơng tác hạch tốn banđầu 23
Trang 61.3.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán 29
1.3.5 Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế tốn 35
1.3.6 Tổ chức kiểm tra kế toán .37
1.3.7 Tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn 38
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 40
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠITRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI .41
2.1 Khái quát về trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội 41
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 41
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội. 41
2.1.3 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý 43
2.1.4 Đặc điểm về cơ chế quản lý tài chính 45
2.1.5 Đặc điểm về cơng tác kế tốn 48
2.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại trường Đại học Tài nguyên và Môitrường Hà Nội 49
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán 49
2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu 52
2.2.3.Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn 58
2.2.4 Thực trạng hình thức sổ kế tốn và tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 66
2.2.5 Thực trạng về tổ chức lập, phân tích và cơng khai báo cáo kế toán 67
2.2.6 Thực trạng tổ chức thực hiện kiểm tra kế tốn 69
2.2.7 Thực trạng tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn 70
2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại trường Đại học Tài nguyên vàMôi trường Hà Nội 70
2.3.1 Những kết quả đạt được .70
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân chủ yếu của hạn chế 72
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 76
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁCKẾ TỐN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀNỘI .77
Trang 73.1.1 Định hướng phát triển của Trường Đại học Tài ngun và Mơi trường Hà
Nội 77
3.1.2 u cầu hồn thiện 78
3.1.3 Ngun tắc hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn 79
3.2 Giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại trường Đại học Tài ngun vàMơi trường Hà Nội 80
3.2.1 Hồn thiện cơ chế quản lý tài chính 80
3.2.2 Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn 81
3.2.3 Hồn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu 81
3.2.4 Hồn thiện hệ thống tài khoản kế tốn: .85
3.2.5 Hồn thiện việc vận dụng hình thức sổ kế tốn và tổ chức hệ thống sổ kếtốn 85
3.2.6 Hồn thiện hệ thống báo cáo tài chính 86
3.2.7 Hồn thiện tổ chức kiểm tra kế tốn 91
3.2.8 Hồn thiện tổ chức hệ thống kế toán trên máy 92
3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp 93
3.3.1 Về phía Nhà nước 93
3.3.2 Về phía Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội .94
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 95
KẾT LUẬN 96
Trang 8DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
BHYT Bảo hiểm y tế
BIDV Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
BGH Ban giám hiệu
CBCNV Cán bộ công nhân viênCNTT Công nghệ thông tinĐHCL Đại học Công lập
GV-CBCC Giảng viên - Cán bộ Cơng chứcHCSN Hành chính sự nghiệp
KBNN Kho bạc Nhà nước
KHTC Kế hoạch - Tài chínhKPCĐ Kinh phicơng đồn
KTX Ký túc xáNSNN Ngân sách Nhà nướcQTĐS Quản trị đời sốngQLTC Quản lý tài chínhTCKT Tài chính kế tốnTSCĐ Tài sản cố định
TĐHHN Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội
TSN Thu sự nghiệp
TK Tài khoản
SNCT Sự nghiệp có thu
Trang 9DANH MỤC BẢNG BIỂU
Trang 10DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang 11MỞ ĐẦU1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội (TĐHHN) là một đơn vị sựnghiệp có thu, thực hiện tự chủ đảm bảo một phần chi phi hoạt động Hiện nay, Nhàtrường đang áp dụng cơ chế quản lý tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CPngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định về quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm vềthực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị sựnghiệp công lập và tiến tới thực hiện theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày14/02/2015, quy định quyền tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập trong đó cótrường đại học cơng lập Để phát huy quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tảichính, giảm dần sự phụ thuộc vào ngần sách nhà nước đòi hỏi Nhà Trường phải
nâng cao chất lượng quản lý tài chính nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng Do
đó việc tìm ra giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn sao cho phù hợpvới đặc điểm, tính chất hoạt động là một giải pháp quan trọng nâng cao hiệu quảquản lý tài chính trong cơ chế tự chủ hiện nay.
Thực tế đã chứng minh, Kế tốn có vị trí đặc biệt quan trọng, là một trongnhững cơng cụ hữu ích nhất trong cơng tác quản lý Song, việc sử dụng kê toántrong hệ thống quản lý đạt được hiệu quả đến mức độ nào lại phụ thuộc vào việc tổchức công tác kế tốn trong mơi trường hoạt động cụ thể Điều đó nghĩa là, có đượccơng cụ, nhận thức được vai trị quan trọng, còn cần thiết phải tổ chức sử dụng cơngcụ đó một cách khoa học, hợp lý và nâng cao hiệu quả Do vậy, hồn thiện tổ chứccơng tác kế tốn là hết sức quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Xuất phát từ thực tiễn đó, em lựa chọn đề tài: "Hồn thiện tổ chức cơng tác kế
tốn tại Trường Đại học Tài ngun và Môi trường Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ
kinh tế.
2 Tổng quan các cơng trình nghiên cứu
Trang 12Các cơng trình nghiên cứu gần đây đối với các cơ sở giáo dục Đại học, Caođẳng công lập , có thể kể đến các cơng trình nghiên cứu như sau:
+ Tác giả Lê Ngọc Điệp (2015), đã nghiên cứu “Hồn thiện hệ thống cơng tác
kế tốn tại Trường Đại học Lao động - Thương binh và Xã hội” Trong cơng trình
này, tác giả đã phân tích nội dung tổ chức hệ thống thông tin trong đơn vị sự nghiệpcó thu và thực trạng tổ chức hệ thống thông tin tại Trường Đại học Lao động -Thương binh và Xã hội.
+ Tác giả Nguyễn Thị Hằng (2015), đã nghiên cứu “Hồn thiện hệ thống cơng
tác kế tốn tại Trường Đại Bồi dưỡng cán bộ Tài chính” Trong cơng trình này, tác
giả đã phân tích đặc điểm cơ chế quản lý tài chính và hoạt động của đơn vị có thuảnh hưởng đến tổ chức cơng tác kế tốn trong loại hình đơn vị này Luận văn đã tậptrung phân tích, đánh giá thực tiễn và đề xuất các giải pháp để hồn thiện tổ chức kếtốn đối với Trường Đại Bồi dưỡng cán bộ Tài chính
+ Tác giả Lưu Thị Bích Ngọc (2016), đã nghiên cứu “Hồn thiện tổ chức
cơng tác kế tốn tại Trường Cao đẳng Y tế Hà Nội” Trong cơng trình này, tác giả
đã trình bày lý luận chung về tổ chức kế tốn tại đơn vị sự nghiệp, phân tích thựctrạng tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Hà Nội và nêu ra đề xuất hồn thiệncơng tác tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Hà Nội
Nhìn chung, các cơng trình nghiên cứu của các tác giả cũng rất đa dạng, đã chỉra được các nguyên lý chung về quản lý tài chính của các trường Đại học, Cao đẳngcông lập Tuy nhiên chưa có luận văn nào nghiên cứu về hồn thiện tổ chức cơngtác kế tốn tại Trường Đại học Tài ngun và Mơi trường Hà Nội
3 Mục đích nghiên cứu của đề tài
- Mục đích nghiên cứu của luận văn: Làm rõ vấn đề lý luận về tổ chức côngtác kế tốn tại đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và thực tế tổ chức cơng tác kế tốntại Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội nói riêng nhằm đưa ra một sốgiải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Trường Đại học Tài nguyên vàMôi trường Hà Nội.
Trang 134 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là tổ chức công tác kế tốn tại các đơn vịsự nghiệp có thu.
- Phạm vi nghiên cứu của luận văn là tổ chức công tác kế tốn tại Trường Đại
học Tài ngun và Mơi trường Hà Nội.
5 Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận: Luận văn được nghiên cứu dựa trên phương pháp luậncủa chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.
- Phương pháp kỹ thuật:
+ Phương pháp điều tra, khảo sát: tác giả tiên hành khảo sát ở các phòng ban,
trung tâm thuộc Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội, đặc biệt là kếtoán trưởng và những kế toán viên trực tiếp thực hiện cơng tác kế tốn và các nhàquản lý như Ban Giám hiệu, trưởng, phó phịng, khoa, trung tâm.
+ Phương pháp phỏng vấn: tác giả thực hiện thông qua các cuộc trao đổi giữa
tác giả với một số nhà quản lý cũng như những người trực tiếp hoặc gián tiếp thựchiện cơng tác kế tốn tại Trường TĐHHN, nhằm tìm hiểu kinh nghiệm và nhận thứccủa những người này về thực trạng cơng tác kế tốn tại Trường TĐHHN.
+ Để cuộc phỏng vấn được thành công, tác giả chuẩn bị trước các câu hỏi,phục vụ trực tiếp cho cuộc phỏng vấn Câu hỏi phù hợp với phạm vi liên quan đếntố chức cơng tác kế tốn tại Trường TĐHHN.
+ Phương pháp quan sát thực tế: tác giả thực hiện phương pháp này tại các
đơn vị đến khảo sát, quan sát môi trường làm việc, quan sát việc giải quyết các vấnđề liên quan đến tổ chức công tác kế toán phát sinh trong đơn vị Trên cơ sở đóthấy được các nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề nghiên cứu.
+ Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu: Từ những dữ liệu thô thu thập
được của các tác giả ở trong nước và ngoài nước, tác giả nghiên cứu tài liệu và phântích dữ liệu nhằm hiểu được lịch sử vấn đề nghiên cứu Từ kết quả phân tích dữliệu, tác giả hệ thống hóa được những vấn đề nghiên cứu, xác định được nhũng kháiniệm cơ bản, những vấn đề lý luận quan trọng làm cơ sở cho việc điều tra thực tiễn
Trang 14Tài liệu thu thập được sử dụng trong luận văn rất đa dạng, phong phú nên saubước thu thập tài liệu, tác giả phải tiến hành chọn lọc, trích dẫn những tài liệu phùhợp nội dung nghiên cứu đề tài.
6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về mặt lý luận: Đề tài góp phần hệ thống hoá và làm rõ những lý luận chungvề tổ chức cơng tác kế tốn.
- Về mặt giá trị thực tiễn: Nghiên cứu phân tích thực trạng tổ chức cơng tác kếtốn tại Trường Đại học Tài ngun và Mơi trường Hà Nội Qua đó, đề xuất các giảipháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn làm tài liệu tham khảo cho lãnh đạo nhàtrường, lãnh đạo bộ phận Kế hoạch - Tài chính Trường Đại học Tài nguyên và Mơitrường Hà Nội và các đơn vị có mơ hình hoạt động tương tự.
7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, sơ đồ, biểu và phụlục, luận văn được chia thành 3 chương:
Chương 1: Lý luận cơ bản về tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị sựnghiệp cơng lập.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế tại Trường Đại học Tài nguyên vàMôi trường Hà Nội.
Trang 15CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG CÁCĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CƠNG LẬP
1.1 Tổng quan về đơn vị sự nghiệp cơng lập
1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập
Đơn vị sự nghiệp công lập (dưới đây gọi là đơn vị sự nghiệp) là đơn vị do cơquan nhà nước có thẩm quyển thành lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng, thực hiện chức năng phục vụ quản lý nhà nước hoặc cung cấp dịch vụcông trong các ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật như y tế, giáo dục đàotạo, khoa học, công nghệ, môi trường, dịch vụ việc làm,… Các đơn vị sự nghiệpcông lập hoạt động theo nguyên tắc phục vụ xã hội, khơng vì mục đích lợi nhuận,phục vụ cho các nhu cầu, lợi ích chung thiết yếu, các quyền và nghĩa vụ cơ bản củacác tổ chức cá nhân, đảm bảo công bằng trong phân phối và khả năng tiếp cận bìnhđẳng giữa mọi cơng dân nhất là các dịch vụ cơ bản
Các đơn vị sự nghiệp công lập đều sử dụng ngân sách nhà nước nên hệ thốngkế toán phải tuân theo Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và Hệ thống mục lụcngân sách nhà nước để phục vụ công tác quản lý và thống kê Nhà nước cho phéptạo lập nguồn thu (phí, lệ phí, sản xuất, dịch vụ) để trang trải phần hoặc toàn bộ chiphihoạt động thường xuyên Mức thu, nội dung thu thực hiện theo các quy định củaNhà nước Nguồn thu sự nghiệp được bổ sung vào nguồn kinh phihoạt động củađơn vị và được quản lý theo các quy định của Nhà nước về thu, chi sự nghiệp.
Theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, các đơn vị sựnghiệp công lập được giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong tổ chức côngviệc, sắp xếp lại bộ máy tổ chức, sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hồnthành nhiệm vụ được giao, phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụvới chất lượng cao cho xã hội và tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thunhập cho người lao động.
1.1.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập
Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp
Theo tiêu thức này, đơn vị sự nghiệp được phân loại để thực hiện quyền tựchủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau:
Trang 16Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thườngxuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảođảm một phần chi phí hoạt động).
* Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị khơng có nguồn thu, kinh phíhoạt động thường xuyên do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ (gọi tắt là đơn vịsự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm tồn bộ chi phí hoạt động).
Vậy, đơn vị sự nghiệp có thu là những đơn vị sự nghiệp mà trong quá trìnhhoạt động sự nghiệp được phép thu phí để bù đắp một phần hay tồn bộ chi phí hoạtđộng thường xun của đơn vị.
Cách xác định để phân loại đơn vị sự nghiệp có thu:Mức độ đảm bảo chi phí
hoạt động thường xuyêncủa đơn vị (%)
=
Tổng số nguồn thu sự nghiệp
Tổng số chi hoạt động thường xuyên
x 100%
Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm tồn bộ chi phí thường xun là đơn vị cómức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xun tính theo cơng thức trên bằng hoặclớn hơn 100%; còn đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần chi phí hoạtđộng thượng xuyên là đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyênnhỏ hơn 100%.
Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động cụ thể, đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm:+ Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Giáo dục đào tạo;
+ Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Y tế, đảm bảo xã hội;+ Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Văn hố thơng tin;+ Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Thể dục thể thao;+ Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong Nông lâm ngư nghiệp, Thuỷ lợi;+ Đơn vị sự nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế khác.Riêng trong lĩnh vực GD&ĐT, các đơn vị SNCT có các loại hình như sau:+ Các cơ sở giáo dục mầm non;
+ Các trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông;
+ Các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp, trung tâm giáo dục thườngxuyên, trung tâm giáo dục từ xa, các trung tâm đào tạo khác;
+ Các trường trung học chuyên nghiệp, trường dạy nghề;+ Các trường Đại học, Cao đẳng, Học viện.
Trang 17những đặc điểm chung của đơn vị sự nghiệp có thu, vừa mang những đặc điểmriêng về các hoạt động chính cũng như cơ cấu tổ chức do đặc thù của lĩnh vực hoạtđộng quy định Các đơn vị này có trách nhiệm đào tạo và nghiên cứu khoa học, đàotạo và bồi dưỡng đội ngũ trí thức, đội ngũ cán bộ khoa học, kỹ thuật, nghiệp vụ vàquản lý, phù hợp với quy mô phát triển của quốc gia, có trình độ chun mơn giỏi,đủ sức giải quyết những vấn đề khoa học kỹ thuật và quản lý kinh tế, quản lý nhànước do thực tiễn đất nước đặt ra.
Căn cứ vào phân cấp quản lý tài chính
Theo tiêu thức này các đơn vị sự nghiệp trong cùng một ngành dọc được phânthành các cấp sau:
Đơn vị dự toán cấp I: là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng năm doThủ tướng Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân giao Đơn vị dự toán cấp I thực hiệnphân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới trực thuộc.
Đơn vị dự toán cấp II: là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được đơn vị dựtoán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn vị dự toán cấp III
(trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I) Định kỳ đơn vị phải tổng hợp
chỉ tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự tốn cấp III báo cáo lên đơn vị dự toáncấp I và cơ quan tài chính cùng cấp.
Đơn vị dự toán cấp III: là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (Đơn vị sử dụngngân sách Nhà nước), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự toán ngân sách Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự tốn cấp III được nhận kinh phí để thực hiệnphần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện cơng tác kế tốn và quyết tốntheo quy định.
Các đơn vị dự tốn có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp, điều này tùy thuộc vào phâncấp quản lý kinh tế tài chính, đặc biệt cơ chế phân cấp quản lý ngân sách Nhà nước
Như vậy, đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị sự nghiệp có sử dụng một phầnkinh phí NSNN được giao để thực hiện nhiệm vụ chính trị, chun mơn, đồng thờicó hoạt động thu sự nghiệp để đảm bảo một phần chi phí hoạt động Mục đích củacách phân loại này nhằm sử dụng và quản lý nguồn kinh phí của Nhà nước một cáchchặt chẽ, có hiệu quả.
1.1.3 Đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của các đơn vị sự nghiệp công lập
1.1.3.1 Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập
Trang 18- Các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo ngun tắc phục vụ xã hội, khơng vìmục tiêu lợi nhuận;
- Sản phẩm của các đơn vị sự nghiệp là sản phẩm mang lại lợi ích chung, cótính bền vững và gắn bó hữu cơ với q trình tạo ra của cải vật chất, giá trị tinhthần, xã hội và có thể sử dụng chung cho nhiều người, nhiều đối tượng trên phạm virộng;
- Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp luôn gắn liền và bị chi phối bởi cácchương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước;
- Các đơn vị sự nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực nào, có nguồn thu haykhơng đều giữ vai trò rất quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế quốc dân vàthực thi các chính sách xã hội của Nhà nước.
Mỗi hoạt động trong đơn vị sự nghiệp được trang trải bằng một nguồn kinhphí khác nhau và số lượng các hoạt động không giống nhau ở tất cả các đơn vị, sựkhác nhau này tạo nên đặc trưng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểmcủa các đối tượng gắn với các nghiệp vụ đó Đặc điểm này ảnh hưởng tới hệ thốngchứng từ, hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính cần sử dụng để phảnánh thơng tin về các đối tượng kế toán gắn với các đơn vị có các đặc điểm hoạtđộng khác nhau Chính sự khác nhau đó dẫn đến sự khác nhau trong khối lượngcơng việc kế tốn, do đó ảnh hưởng lớn tới việc xác định khối lượng và phân côngcông việc, bố trí nhân sự và xây dựng quy chế hoạt động trong bộ máy kế tốnnhằm thực hiện tốt cơng việc quản lý tài chính tại đơn vị.
Đơn vị sự nghiệp là một bộ phận trong hệ thống các đơn vị của bộ máy quảnlý nhà nước nên luôn chịu sự chi phối của Nhà nước thông qua các công cụ quản lýđặc biệt là quản lý tài chính Các đơn vị này phải chịu sự điều tiết theo một cơ chếtài chính nhất định và cơ chế tài chính này có thể khơng giống nhau với đơn vị sựnghiệp thuộc các ngành, các lĩnh vực khác nhau điều đó dẫn đến các thơng tin cầnthiết từ kế tốn phục vụ cho quản lý tài chính cũng sẽ khác nhau, đặc điểm này địihỏi bộ máy kế tốn, hệ thống các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toánphải được xây dựng phù hợp đáp ứng u cẩu cung cấp thơng tin thích hợp choquản lý.
Trang 19cấp cơ sở (cấp 3) hoạt động trên phạm vi hẹp và tập trung, còn các đơn vị dự toáncấp 1 và cấp 2, phạm vi hoạt động rộng (phạm vi quốc gia hoặc tỉnh), đặc điểm nàyảnh hưởng đến tính chất tập trung hay phân tán của mơ hình tổ chức bộ máy kế tốntại các đơn vị hành chính sự nghiệp Mặt khác, các đơn vị sự nghiệp thường hoạtđộng trong một lĩnh vực chuyên môn cụ thể và chịu sự quản lý trực tiếp của mộtngành tương ứng, do vậy trong hoạt động của các đơn vị này không những bị ảnhhưởng bởi sự chỉ đạo trực tiếp về chun mơn mà cịn bị ảnh hưởng bởi các mơhình phân cấp quản lý nói chung trong đó có quản lý tài chính Đặc điểm này quyếtđịnh mối liên hệ giữa các đơn vị dự tốn các cấp khi xây dựng mơ hình tổ chức bộmáy kế toán.
1.1.3.2 Yêu cầu quản lý của các đơn vị sự nghiệp công lập
Các đơn vị sự nghiệp mặc dù hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau vừa chịu sựquản lý theo ngành vừa chịu sự quản lý theo lãnh thổ, nhưng xét về mặt bản chất hoạtđộng của các đơn vị sự nghiệp và mối quan hệ trong tổng thể các hoạt động quản lýNhà nước nói chung thì các đơn vị sự nghiệp cịn chịu sự quản lý và chi phối gián tiếpcủa nhiều ngành nhiều lĩnh vực có liên quan Một đơn vị sự nghiệp nếu xét theo đặcđiểm hoạt động có thể thuộc một trong hai nhóm, đơn vị sự nghiệp hoặc cơ quan quảnlý nhà nước hoạt động ở mọi lĩnh vực khác nhau theo chức năng nhiệm vụ được giao,nhưng cho dù hoạt động trong lĩnh vực nào các đơn vị này cũng phải chiu sự quản lývà chi phối của các đơn vị có liên quan như: cơ quan quản lý tài chính (Bộ Tài chính,Sở Tài chính, Phịng Tài chính), Kho bạc nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản, và hơn cả,chính là cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp, mối quan hệ giữa đơn vị sự nghiệp và cácđơn vị chức năng khác trong hệ thống quản lý nhà nước.
Trang 20đơn vị sự nghiệp có thể được tổ chức theo các mơ hình trực tuyến, chức năng hoặcmơ hình hỗn hợp
Các bộ phận trong một đơn vị luôn chịu sự chỉ đạo trực tiếp của người đứngđầu bộ phận và chịu sự quản lý chung của thủ trưởng đơn vị Các bộ phận trong mộtđơn vị có mối quan hệ phối hợp lẫn nhau trong quá trình hoạt động Khi chức năngnhiệm vụ của các đơn vị sự nghiệp khác nhau thì mơ hình tổ chức bộ máy quản lýcũng khác nhau và theo đó u cầu về thơng tin kế tốn phục vụ cho quản lý nóichung và quản lý tài chính nói riêng cũng khác nhau, vì thế bộ máy kế tốn và tổchức cơng tác kế toán cũng phải được tổ chức sao cho phù hợp.
1.1.4 Nội dung quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp cơng lập
1.1.4.1 Quản lý nguồn tài chính
Do đặc thù về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị sự nghiệp có thu là cungcấp dịch vụ cơng cho xã hội nên nguồn tài chính chủ yếu của các đơn vị này lànguồn NSNN Tuy nhiên, hiện nay Nhà nước khuyến khích các đơn vị sự nghiệpkhai thác mọi nguồn thu đối với các đơn vị nào có thuận lợi về sự đa dạng các lĩnhvực ngành nghề hoạt động Vì thế, nguồn tài chính của đơn vị sự nghiệp có thể baogồm: nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, nguồn thu sự nghiệp, nguồn vốnviện trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật và nguồn thu khác Cụ thể:
Kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp, gồm:
Kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ đốivới đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động (sau khi đã cân đối nguồn thu sựnghiệp); được cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp giao, trong phạm vi dự tốn đượccấp có thẩm quyền giao;
Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ (đổi với đơn vị khôngphải là tổ chức khoa học và công nghệ);
Kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;Kinh phí thực hiện các chương trình mục tiêu quốc gia;
Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đặt hàng(điều tra, quy hoạch, khảo sát, nhiệm vụ khác);
Kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;
Kinh phí thực hiện chính sách tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quyđịnh (nếu có);
Trang 21sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyền phêduyệt trong phạm vi dự toán được giao hàng năm;
Vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngồi được cấp có thẩmquyền phê duyệt;
Kinh phí khác (nếu có).
Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp, gồm:
Phần được để lại từ số thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy địnhcủa pháp luật;
- Thu từ hoạt động dịch vụ; Thu từ hoạt động sự nghiệp khác (nếu có);Lãi được chia từ các hoạt động liên doanh, liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng.Nguồn viện trợ, tài trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật Nguồn khác, gồm:
Nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chứctrong đơn vị;
Nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nướctheo quy định của pháp luật.
Nguồn kinh phí NSNN được cấp trên phân bổ, giao cho đơn vị sử dụng trên cơsở dự tốn khối lượng cơng việc theo kế hoạch cụ thể của năm sau đơn vị cung cấpvà báo cáo quyết toán năm trước.
Đơn vị sự nghiệp được giao thẩm quyền thu phí, lệ phí phải thực hiện thu đúng,thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do Nhà nước quy định Trường hợp Nhà nướcquy định khung thu thì đơn vị căn cứ nhu cầu chi phục vụ hoạt động, khả năng đónggóp của xã hội để quy định mức thu cụ thê cho phù hợp với từng loại hoạt động, từngđối tượng nhưng không được vượt quá khung do Nhà nước quy định.
Đối với các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được cơ quan Nhà nước đặt hàng thìmức thu theo đơn giá do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định Trường hợp sảnphẩm chưa được cơ quan Nhà nước có thẩm quyển quy định giá thu thì chi phí đượcxác định trên cơ sở dự tốn chi phiđược cơ quan tài chính có thẩm quyển chấp thuận.
Đối với các hoạt động thu dịch vụ theo hợp đồng cho các tổ chức và cá nhântrong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị được quyết định cáckhoản thu, mức thu cho phù hợp, bảo đảm đủ bù đắp chi phí, có tích lũy.
1.1.4.2 Quản lý các khoản chi
Chi thường xuyên, gồm:
Trang 22Chi phục vụ cho việc thực hiện cơng việc, dịch vụ thu phí, lệ phí;
Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với NSNN, tríchkhấu hao tài sản cố định theo quy định, chi trả vốn, trả lãi tiền vay theo quy địnhcủa pháp luật).
Chi không thường xuyên, gồm:
Chi thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ;
Chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức;Chi thực hiện chương trinh mục tiêu quốc gia;
Chi thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảosát, nhiệm vụ khác) theo giá hoặc khung giá do nhà nước quy định;
Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngồi theo quy định;Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;
Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quy định (nếu có);chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố địnhthực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài;Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết;
Các khoản chi khác theo quy đinh (nếu có).
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng nguồn tài chính, đối với cáckhoản chi thường xuyên quy định cụ thể, thủ trưởng đơn vị được quyết định một sốmức chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quannhà nước có thẩm quyền quy định Căn cứ tính chất cơng việc, thủ trưởng đơn vịđược quyết định phương thức khốn chi phí cho từng bộ phận, đơn vị trực thuộc vàquyết định đầu tư xây dựng, mua sắm mới và sửa chữa lớn tài sản thực hiện theoquy định của pháp luật.
Việc kiêm sốt chi tại các đơn vị sự nghiệp có thu thông qua Quy chế chi tiêunội bộ của đơn vị Quy chế chi tiêu nội bộ quy định về chế độ, tiêu chuẩn, địnhmức, mức chi thống nhất trong toàn đơn vị và phải tuân thủ theo các quy định củacác cơ quan có thẳm quyền Đối với những khoản chi cần thiết cho hoạt động củađơn vị nhưng chưa có văn bản pháp luật quy định thì thủ trưởng đơn vị có thể xâydựng dựng mức chi cho từng nhiệm vụ, nội dung công việc trong phạm vi nguồn tàichính của đơn vị.
Trang 23nghi, đi lại của giảng viên, cán bộ quản lý lớp, chi phí tài liệu, văn phịng phẩm, chiphí th hội trường, địa điểm tổ chức lớp học, chi phí liên quan đến tổ chức thi,kiểm tra, cơng tác phí của quản lý lớp và các chi phí gián tiếp khác liên quan đếnquản lý, điều hành lóp học
1.1.5 Cơ chế quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp cơng lập
Cơ chế quản lý tài chính là một nhân tố có ảnh hưởng quan trọng đến cơng táctổ chức kế tốn Quản lý tài chính (QLTC) theo nghĩa rộng được hiểu là một việc sửdụng tài chính làm cơng cụ quản lý hệ thống xã hội thông qua việc sử dụng nhữngchức năng vốn có của nó Quản lý tài chính theo nghĩa hẹp là việc sử dụng cácthông tin phải ánh chính xác tình trạng tài chính của một đơn vị để phân tích điểmmạnh, điểm yếu của nó và lập kế hoạch sử dụng nguồn tài chính (thơng qua cácđịnh mức, quy định chi tiêu hiện hành của Nhà nước) Quản lý tài chính là quản lýcác hoạt động huy động, phân bổ và sử dụng các nguồn lực tài chính bằng nhữngphương pháp tổng hợp gồm nhiều biện pháp khác nhau được thực hiện trên cơ sởvận dụng các quy luật khách quan về kinh tế - tài chính một cách phù hợp với điềukiện đổi mới, hội nhập quốc tế.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, được cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ củanăm kế hoạch, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành Căn cứ kết quả hoạt động sựnghiệp, tình hình thu, chi tài chính của năm trước liền kề, các đơn vị SNCL lập dựtoán thu, chi cho năm kế hoạch.
Căn cứ vào dự tốn thu, chi NSNN được cấp có thẩm quyền giao, Bộ chủ quản(đối với đơn vị hành chính sự nghiệp trung ương), cơ quan chủ quản địa phương (đốivới đơn vị SNCL địa phương) lập phương án phân bổ gửi cơ quan tài chính cùng cấpthẩm tra, sau khi có ý kiến thống nhất của cơ quan tài chính cùng cấp, cơ quan chủquản giao dự toán cho đơn vị thực hiện Trên cơ sở dự toán thu, chi đã được giao, cácđơn vị SNCL chủ động thực hiện dự toán Trước hết là đối với các khoản thu, thơngthường trong các đơn vị hành chính sự nghiệp các khoản thu bao gồm:
- Kinh phí do ngân sách nhà nước cấp;- Nguồn thu sự nghiệp;
- Nguồn vốn viện trợ, quà biếu, tặng, cho theo quy định của pháp luật;- Nguồn khác (nếu có).
Trang 24chi này được thực hiện trên cơ sở dự toán và phải tuân thủ các quy định trongQLTC hiện hành Thực hiện dự tốn thu, chi là một cơng việc có khối lượng lớntrong tổng số khối lượng công việc của bộ máy kế toán, do vậy để đảm bảo hiệu quảQLTC địi hỏi các cơng việc này phải được phân cơng phù hợp và tuân thủ đẩy đủcác quy định trong kiểm tra, giám sát.
Quyết tốn là cơng việc cuối cùng trong chu trình tiếp nhận, sử dụng và quyếttốn các nguồn kinh phí trong các đơn vị sự nghiệp gắn với các hoạt động thu, chingân sách, công việc này thực hiện sau khi đã thực hiện xong dự toán thu, chi tạicác đơn vị.
Kiểm tra, kiểm sốt là cơng việc được thực hiện trong tất cả các bước của chutrình lập và chấp hành dự tốn thu, chi tại các đơn vị hành chính sự nghiệp Trongq trình hoạt động các đơn vị hành chính sự nghiệp có trách nhiệm tự kiểm tra tìnhhình tài chính kế tốn ở đơn vị mình nhằm đánh giá khả năng, năng lực thực hiện,trình độ tổ chức triển khai cơng việc và việc chấp hành các chế độ, chính sách củaNhà nước gắn với từng giai đoạn của chu trình ngân sách Bên cạnh đó, cũng cần cósự kiểm tra, kiểm sốt thường xuyên của các cơ quan chủ quản và các cơ quan nhànước có thẩm quyền nhằm đảm bảo cho việc sử dụng ngân sách tiết kiệm, hiệu quả,lành mạnh, đồng thời giúp cho các đơn vị hành chính sự nghiệp rút kinh nghiệmtrong quá trình tổ chức và thực hiện cơng việc, góp phần nâng cao năng lực và trìnhđộ quản lý cho các đơn vị.
Căn cứ vào khả năng và nội dung các nguồn thu sự nghiệp, đơn vi sự nghiệpcó thể xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ trong đó quy định các mức thu, chi có thểcao hơn hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan Nhà nước có thầm quyền ban hành làmcăn cứ áp dụng thống nhất trong toàn đơn vị, đảm bảo hồn thành nhiệm vụ đượcgiao, sử dụng kinh phí có hiệu quả và tăng cường công tác quản lý; căn cứ nội dungvà tính chất cơng việc cụ thể thủ trưởng đơn vị được quyết định phương thức khoánthu, chi cho từng bộ phận, đơn vị trực thuộc.
1.2 Khái quát về tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị sự nghiệp có thu
1.2.1 Khái niệm và vai trị của tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị sựnghiệp có thu
1.2.1.1 Khái niệm về tổ chức cơng tác kế toán
Trang 25Tác giả Nghiêm Văn Lợi cũng nhấn mạnh đến nội dung của việc tổ chức vàgiải thích như sau: “Tổ chức kế tốn đóng vai trị quan trọng thiết lập ra hệ thống kếtốn hoạt động hiệu quả ”.
Còn tác giả Hà Thị Ngọc Hà thì cho rằng: tổ chức kế tốn bao hàm việc thiếtlập một hệ thống thơng tin kế tốn và bố trí người làm cơng tác kế tốn nhằm đảmbảo việc xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính một cách kịp thời và chínhxác cho người sử dụng; đồng thời thiết lập mối liên hệ giữa phòng kế tốn với cácphịng ban khác trong đơn vị kinh tế.
Tác giả Nguyễn Văn Công khái niệm về tổ chức cơng tác kế tốn: là việc tổchức thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế tốn để phản ánh tình hình tài chính và kếtquả hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chếđộ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thơng tin tài liệu kế tốn và cácnhiệm vụ khác của kế tốn.
Như vậy có thể khái niệm về tổ chức cơng tác kế tốn ở đơn vị kinh tế: là việctổ chức thực hiện luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quyđịnh của Nhà nước, nhằm thực hiện đầy đủ nội dung của tổ chức cơng tác kế tốn,đáp ứng yêu cầu thông tin cho quản lý và những đối tượng liên quan.
Trong đó nội dung của tổ chức cơng tác kế toán bao gồm: tổ chức bộ máy kếtoán, tổ chức áp dụng chế độ kế toán và tổ chức kiểm tra kế tốn.
1.2.1.2 Vai trị của tổ chức cơng tác kế tốn
Tổ chức cơng tác kế tốn được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành,bao gồm tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thunhận, xử lý và cung cấp các thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ, thể lệkinh tế tài chính, kế tốn vào đơn vị, nhằm đảm bảo cho cơng tác kế tốn phát huyhết vai trị, nhiệm vụ của mình, giúp cơng tác quản lý và điều hành hoạt động, sảnxuất kinh doanh có hiệu quả Tổ chức tốt cơng tác kế tốn ở các đơn vị có những vaitrị sau:
- Cung cấp thơng tin chính xác kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinhtế tài chính tại các đơn vị.
- Đảm bảo ghi chép, phản ánh và quản lý chặt chẽ các loại tài sản, các khoảnnợ phải trả, vốn chủ sở hữu, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, sửdụng vốn đúng mục đích.
Trang 26nguồn thu sự nghiệp cho đơn vị góp phần bù đắp chi hoạt động thường xuyên củađơn vị và nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên.
Thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán trongtừng thời kỳ.
1.2.2 Nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị sựnghiệp có thu
1.2.2.1 Nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốnở đơn vị với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công việc kế toán cho từng bộ phận,từng người trong bộ máy kế toán.
- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chếđộ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kê tốn hợp lý, các phương tiệnkỹ thuật tính tốn nhằm đảm bảo chất lượng của thơng tin kế tốn.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộphận quản lý khác trong đơn vị có liên quan đến cơng tác kế tốn.
- Tổ chức hướng dẫn các thành viên trong đơn vị chấp hành chế độ quản lý kinhtế tài chính nói chung và chế độ kế tốn nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ.
- Cung cấp thông tin đáp ứng cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho cơng tác lập vàtheo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê thông tin kinh tế.
1.2.2.2 Nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn- Ngun tắc phù hợp
Tổ chức kế toán phải đảm bảo phù hợp với luật kế tốn, chuẩn mực kế tốn,chính sách quản lý kinh tế tài chính, các chế độ, thể lệ văn bản pháp quy hiện hànhvề kế toán Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuấtkinh doanh, phù hợp với tổ chức quản lý, quy mô, địa bàn hoạt động của doanhnghiệp, phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin.
Nguyên tắc phù hợp cịn thể hiện tổ chức kế tốn phải phù hợp với trình độnghiệp vụ chun mơn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán, trang bị và khảnăng sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn, ghi chép và xử lý thông tin của bộphận kế toán.
- Nguyên tắc tự kiểm soát
Trang 27- Nguyên tắc đồng bộ
Các yếu tố của hệ thống kế toán phải được liên kết thành một hệ thống đồngbộ, hài hoà để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao Hệ thống kế toán được thiết kếđồng bộ, các khâu công việc, các bộ phận được thiết kế để phối hợp nhịp nhàng sẽgiúp cho doanh nghiệp khai thác tốt tiềm năng của hệ thống tránh được sự chồngchéo, trùng lặp nhờ vậy có thế tiết kiệm được thời gian và chi phí Ngun tắc đồngbộ cịn thể hiện sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ máy kế toán với các bộ phận kháctrong doanh nghiệp Sự kết hợp này sẽ giúp cho các bộ phận phối hợp, cung cấpthông tin nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm càn được quán triệt trong tổ chức hạch toán kếtoán là thực hiện phân công, phân nhiệm rõ ràng, một số công việc tránh phân cơngcùng một người kiêm nhiệm như kế tốn tiền mặt thì khơng được kiêm thủ quỹ hoặcthủ kho khơng được kiêm kế tốn vật tư,
- Ngun tắc tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả
Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, sử dụng nhân lực và vật tư ít nhấtnhưng vẫn đáp ứng tất cả các u cầu đối với cơng tác kế tốn muốn vậy trình độchun mơn nghiệp vụ của kế tốn phải giỏi, trang thiết bị phù hợp, tổ chức kế toánphải đảm bảo nhịp nhàng nhằm tiết kiệm, hiệu quả.
- Nguyên tắc linh hoạt
Hệ thống kế toán phải được thiết kế linh hoạt để có thể điều chỉnh phù hợp khicó sự thay đổi về cơ chế hoặc nhiệm vụ hoạt động của đơn vị, hoặc nhu cầu thôngtin của nhà quản lý trước những thay đổi theo nhiệm vụ trong từng giai đoạn.
1.2.3 Đặc điểm cơ chế quản lý tài chính và hoạt động của đơn vị sự nghiệpcơng lập ảnh hưởng đến tổ chức cơng tác kế tốn
Cơ chế quản lý tài chính đối với đơn vị sự nghiệp là hệ thống các cách thức,phương pháp tổ chức quản lý quá trình tạo lập, phân phối và sử dụng các nguồn tàichính trong các đơn vị sự nghiệp.
Hiện nay cơ chế tài chính của các đơn vị sự nghiệp tại nước ta là có quyền tựchủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tàichính đối với đơn vị Nhà nước có quy định quyền hạn và trách nhiệm của đơn vị sựnghiệp nhằm mục đích sử dụng hiệu quả, tiết kiệm các nguồn lực của đơn vị Đặctrưng của cơ chế này việc kiếm soát chi theo dự toán đã được phê duyệt Cụ thể:
Trang 28Đây là cũng là căn cứ để tổ chức công tác kế toán trong giai đoạn này; hệ thống tàikhoản kế toán được thiết lập phù hợp với hoạt động tự chủ của đơn vị.
Về việc giao dự toán: Bộ chủ quản hoặc cơ quan chủ quản địa phương quyếtđịnh giao dự toán thu, chi ngân sách nám đầu thời kỳ ổn định phân loại cho đơn vịsự nghiệp.
Về việc quyết toán: quyết toán theo các mục chi của mục lục NSNN tươngứng với từng nội dung chi Các khoản kinh phí được giao quyền tự chủ chưa sửdụng hết được thì chuyển sang năm sau đế tiếp tục sử dụng Các khoản kinh phíkhơng được giao quyền tự chủ tài chính chưa sử dụng hết thì phải nộp trả NSNNhoặc giảm trừ vào dự toán nám sau trừ trường hợp có ý kiến khác bằng văn bản củacơ quan có thẩm quyền.
Đối với các đơn vị sự nghiệp cịn có hoạt động thu sự nghiệp với đa dạng cáclĩnh vực, điều này góp phần sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có của đơn vị đồngthời khuyến khích việc giảm kinh phí hoạt động từ nguồn NSNN Vì đặc thù trênnên bộ máy kế toán cũng bị ảnh hưởng, địi hỏi việc sắp xếp tổ chức cơng tác kếtốn vừa hợp lý vừa tiết kiệm mà vẫn đảm bảo được quá trình.
Theo dõi, quản lý từ hai hoạt động sử dụng nguồn NSNN và nguồn thu sựnghiệp (hay còn gọi là nguồn thu ngoài nhân sách) một cách rõ ràng, khoa học Từcác việc phân cơng kế tốn phụ trách phần hành, tổ chức chứng từ, xây dựng hệthống tài khoản kế toán đến việc tổng hợp số liệu, lập các loại báo cáo đều phải cósự phân biệt giữa hai hoạt động trên.
Đối với đơn vị sự nghiệp có thu như các trường cơng lập thì hàng năm khơngchỉ phải lập dự tốn cho kinh phí thường xun của đơn vị mà cịn phải lập dự tốn
cho hoạt động đào tạo là kinh phí khơng thường xun khơng giao tự chủ căn cứ
vào kế hoạch đào tạo, số lượng lớp, loại hình lớp, số lượng học viên dự kiến đàotạo, địa điểm tổ chức lớp học Cuối năm, đơn vị cần lập và công khai BCTC phùhợp với mục đích của từng đơn vị quản lý chức năng.
1.3 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Trang 29để thực hiện các nội dung của cơng tác kế tốn.
Nội dung cơng việc chính của nội dung tổ chức này là:
1.3.1.1 Lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn áp dụng ở đơn vị cho phùhợp với đặc điểm tổ chức quản lý, quy mơ hoạt động.
Lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp là một nội dung quan trọngcủa tổ chức cơng tác kế tốn, nó có yếu tố quyết định, đảm bảo cho cơng tác kế toánđược thực hiện với hiệu quả cao, phát huy triệt để vai trị của kế tốn trong quản lý
Mỗi đơn vị khác nhau đều có đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô hoạt độngkhác nhau nên phải lựa chọn mơ hình kế tốn khác nhau để phục vụ cho yêu cầuquản lý của đơn vị Để bộ máy kế toán phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả caonhất, đơn vị phải lựa chọn mô hình kế tốn khoa học, hợp lý Tuy mỗi đơn vị sựnghiệp đều có tính chất đặc thù, quy mơ khác nhau nhưng nhìn chung mơ hình tổchức bộ máy kế toán tại các đơn vị sự nghiệp cần phân cơng bộ máy kế tốn có sựtách biệt về hai lĩnh vực chi hoạt động từ nguồn NSNN và chi từ nguồn thu sựnghiệp.
1.3.1.2 Xác định biên chế cán bộ, nhân viên bộ máy kế tốn đơn vị chính vàcác đơn vị trực thuộc Phân công các bộ phận kế tốn trong phịng kế tốn và phâncơng nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên kế toán.
Nhân tố con người chi phối quan trọng tới tổ chức công tác kế tốn Vì thế cầnphải tuyến chọn, bổ nhiệm đội ngũ kế tốn có trình độ chun mơn nhất định để vậnhành tốt bộ máy kế tốn Đầu tiên, cần có một kế toán trưởng đủ tiêu chuẩn bổnhiệm theo luật định và có chun mơn cao để điều hành, quản lý bộ máy kế toán.Trên cơ sở các quy định của pháp luật, đơn vị phải tố chức, bố trí nhân sự cho bộmáy kế toán đảm bảo cho bộ máy kế tốn có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ củamình:
- Lựa chọn những người đủ tiêu chuẩn và phù hợp với yêu cầu của đơn vị hoặcthuê người làm kế tốn cho đơn vị có đủ năng lực.
- Kế tốn trưởng phân cơng nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán cụ thể đảmbảo phù hợp với năng lực trình độ từng người và đảm bảo thuận tiện trong quá trìnhthực hiện nhiệm vụ.
Trang 30- Tổ chức bồi dưỡng cập nhật và nâng cao trình độ nghiệp vụ chun mơn,khoa học kỹ thuật quản lý và các vấn đề đạo đức nghề nghiệp cho các cán bộ nhânviên kế tốn.
Đơn vị có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau:+ Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung
Theo hình thức này thì tồn đơn vị chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm,các đơn vị phụ thuộc đều khơng tổ chức kế tốn riêng, chi có nhân viên hạch toánlàm nhiệm vụ hướng dẫn, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyểnchứng từ lên phịng kế tốn trung tâm.
Phịng kế tốn trung tâm thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn tại đơn vị, chịutrách nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa tồn bộ thơng tin kế tốn phục vụ choquản lý kinh tế, tài chính Phịng kế tốn trung tâm lưu trữ, bảo quản tồn bộ hồ sơ,tài liệu kế tốn của đơn vị.
Mơ hình tơ chức bộ máy kế tốn tập trung đảm bảo sự lãnh đạo tập trung,thông nhất công tác kế tốn, dễ phân cơng cơng tác, dễ kiểm tra, xử lý thơng tin kếtốn Mơ hình này phù hợp với các đơn vị kế tốn có quy mơ vừa và nhỏ, địa bànhoạt động tập trung hoặc ở những đơn vị có quy mơ lớn, địa bàn hoạt động phân tánnhưng đã được trang bị và áp dụng phương tiện, kỹ thuật ghi chép hiện đại Ví dụvề bộ máy kế tốn tổ chức theo mơ hình tập trung tại trường học công lập thể hiện
qua (Sơ đồ 1.1)
Sơ đồ 1.1: Mơ hình kế tốn tập trung
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
KẾ TỐN TRƯỞNG (Trưởng phịng Kế tốn)Kế tốn tổng hợp và kiểm tra kế toánKế toán vật tư, nguyên vật liệu, TSCĐKế toán lương, vốn ĐTXDCB
Trang 31+ Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán
Theo hình thức này, tồn bộ nội dung kế tốn khơng những được thực hiện tạiđơn vị cấp trên mà còn được thực hiện tại các đơn vị cấp dưới Bộ máy kế toánđược phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc.
Kế tốn trung tâm có nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ởđơn vị cấp trên, lập báo cáo tài chính cho đơn vị cấp trên, đồng thời kiểm tra báocáo các đơn vị trực thuộc và tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính của tồn đơn vị.
Kế tốn tại các đơn vị trực thuộc thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn phát sinhở đơn vị kế toán cấp cơ sở: tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa tồn bộ thơngtin kế tốn ở đơn vị mình; tổ chức lập các báo cáo kế tốn theo quy định gửi vềphịng kế tốn trung tâm.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán này thuận lợi cho việc đơn vị trực thuộc kiểmtra, giám sát trực tiếp các hoạt động tài chính, phục vụ công tác quản lý, điều hànhhiệu quả, kịp thời.
Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn phân tán thường phù hợp với những đơn vịcó quy mơ lớn, địa bàn hoạt động rộng ở nhiều địa phương khác nhau, các bộ phận,đơn vị trực thuộc hoạt động tương đối độc lập nhau.
Bộ máy kế toán tổ chức theo mơ hình phân tán thế hiện qua sơ đồ 1.2.+ Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán)Đây là hình thức tổ chức cơng tác kế tốn có sự kết hợp giữa hai hình thức tậptrung và phân tán Theo hình thức này, ở đơn vị cấp trên vẫn lập phòng kế tốntrung tâm, cịn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mơ, u cầu quản lý vàtrình độ quản lý mà có thể tổ chức kế tốn riêng hoặc khơng tổ chức kế tốn riêng.
Tại phịng kế tốn trung tâm ngồi cơng việc kế tốn tại đơn vị cấp trên cịn cónhiệm vụ thực hiện cơng việc kế tốn tại các đơn vị phụ thuộc khơng có tổ chức kếtoán riêng; đồng thời phải hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trựcthuộc và phải thu nhận, tổng hợp số liệu báo cáo kế tốn tồn đơn vị.
Trang 32Sơ đồ 1.2: Mơ hình kế tốn phân tán
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo
Kế tốn trưởng (Trưởng phịng kế toán)
Các đơn vị trực thuộcKế toán trưởngế toánBộ phận tài chínhBộ phận kế tốn tổng hợp Bộ phận kế tốn chung Bộ phận kiểm tra kế toán
Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, vay & kinh phiNSNN
Bộ phận kế toán tiền lương & các khoản trích theo lương
Bộ phận kế toán TSCĐ, VT, CCDC
Bộ phận kế toán thuế và thu chi ngồi ngân sách
Bộ phận kế tốn tổng hợp và kiểm tra ngồi kế tốn
Trang 33Sơ đồ 1.3: Mơ hình kế tốn kiểu hỗn hợp
1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và cơng tác hạch tốnban đầu
Thơng tin kế tốn ban đầu là những thông tin về sự vận động của các đốitượng kế tốn Đây là thơng tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhđã phát sinh và thật sự hồn thành trong q trình hoạt động của đơn vị Do đó, thuthập thơng tin kế tốn ban đầu là thu thập thông tin ban đầu về các nghiệp vụ kinh tếtài chính phát sinh tại đơn vị nhằm phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn là cơng việc khởi đầu của tồn bộ quy trình
kế tốn và có ý nghĩa quyết đinh đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế
tốn và báo cáo kế tốn, đồng thời thơng tin kế tốn ban đầu là căn cứ kiểm tra,kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Như vậy, tổ chức hệ thốngchứng từ kế tốn chính là cơng việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung cácnghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp,hợp lý của các nghiệp vụ và giao dịch đó.
Kế tốn đơn vị cấp trênKế toán trưởngKế toán các hoạt động tại cấp trênKế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trungBộ phận kiểm tra kế toánBộ phận tổng hợp báo
cáo từ đơn vị trực thuộc
Đơn vị trực thuộc
Nhân viên hạch toán ban
Trang 34Từ những phân tích trên có thể thấy vai trị của tổ chức hệ thống chứng từ kếtoán được xác định là “khâu cơng việc quan trọng đối với tồn bộ quy trình kế tốnbởi nó cung cấp ngun liệu đầu vào - các thông tin ban đầu về các đối tượng kếtoán”, về nội dung, tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là “tồ chức việc ban hành,ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toánsử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thơng tin, kiểm tra thơng tinđó phục vụ cho ghi sổ kế tốn và tổng hợp kế tốn” Xét theo mục đích thì tổ chứcchứng từ kế tốn chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loạichứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhăm các mục đích quản lý vàthực hiện các giai đoạn tiếp theo của q trình hạch tốn.
Nội dung phương pháp chứng từ kế toán được thể hiện qua các bản chứng từkế tốn và trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn Đây chính là cơng việc tổ chứcthu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ởđơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ và giao dịch đó.
Những cơng việc chính của nội dung tổ chức này là:
Thử nhất: Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán và các biểu mẫuchứng từ kế toán
Dựa vào hệ thống chứng từ kế toán của Nhà nước ban hành áp dụng cho loạihình đơn vị mình và quy định những chứng từ nội bộ sử dụng riêng của đơn vị mìnhđể đảm bảo việc theo dõi, quản lý, kiểm sốt tồn bộ hoạt động của đơn vị một cáchkhoa học, hợp lý và đáp ứng đầy đủ, chính xác, kịp thời được u cầu về thơng tintài chính cho các đối tượng sử dụng thơng tin bên ngồi lẫn thơng tin quản trị chonhà quản lý.
Để phục vụ cho mục đích kế tốn tài chính thì chứng từ bắt buộc phải đáp ứngyêu cầu về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ gốc (thông tin trên hợp đồng, thanhlý hợp đồng, hóa đơn )
Trang 35loại chứng từ nghiệp vụ, chứng từ tính tốn trung gian do đơn vị xây dựng.
Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu có đặc thù chính là hoạt động đào tạo bồidưỡng nguồn nhân lực thì các chứng từ thanh tốn cần đặt mã phân biệt giữa cáclớp sử dụng nguồn NSNN và các lớp sử dụng nguồn thu sự nghiệp từ các hợp đồngliên kết đào tạo Hoặc như tại các bệnh viện chứng từ cũng cần thống nhất cáchđánh mã để phân biệt chi phí do cơ quan bảo hiểm chi trả và chi phí được hạch tốntừ nguồn thu khám chữa bệnh dịch vụ Các chứng từ chuyển khoản từ KBNN cầnphân biệt kinh phí sử dụng từ nguồn nào bằng cách sử dụng chính xác giấy ủynhiệm chi hay giấy rút dự toán đối với từng nghiệp vụ cụ thể.
Thứ hai: Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán
* Về lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị hànhchính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lầncho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh Chứng từ kế toán cần phải tuân thủ các quy định về yếu tố bắt buộccủa chứng từ phục vụ cho mục đích kế tốn tài chính Tuy nhiên, đối với các đơn vịsự nghiệp có thu, nội dung chứng từ cần ghi rõ tên hợp đồng dịch vụ hay cần phảimã hóa theo từng vụ việc, hợp đồng để thuận lợi cho cơng tác hạch tốn, phân loạichi phí giữa các hợp đồng dịch vụ này Việc phân loại đầu chi phí theo từng hợpđồng dịch vụ góp phần đánh giá, cung cấp thơng tin về tính hiệu quả của hợp đồngđó cho các nhà quản trị; từ đó rút kinh nghiệm để đưa ra các quyết định đúng đắnhơn cho các hợp đồng sau.
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt;Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùngmột nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợpđặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thìcó thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.
Trang 36Để đảm bảo công tác kế toán quản trị, nội dung các chứng từ liên quan cầnphải ghi rõ nội dung về nghiệp vụ phát sinh để kế toán dễ phân biệt, phân bổ chi phígiữa hai hoạt động từ nguồn NSNN và nguồn thu sự nghiệp.
* Về ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứngtừ mới có giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quyđịnh của pháp luật Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bihoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ kýtrên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đãđăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phảithống nhất với chữ ký các lần trước đó.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng thì phải cửngười phụ trách kế tốn để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởngđược thay bằng chữ ký của người phụ trách kế tốn của đơn vị đó Người phụ tráchkế tốn phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toántrưởng.
Chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng(hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấuvà chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc ngân hàng Chữ ký của kế toánviên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký Kế toán trưởng(hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của thủ trưởng đơn vị.Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ,thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Thủtrưởng đơn vị (và người được uỷ quyền), sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh sốtrang, đóng dấu giáp lai do thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lýđể tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Trang 37trưởng đơn vị phân quyền quản lý các nguồn thu sự nghiệp, vì vậy việc ký chứng từ
thanh tốn cần phải có văn bản chính thức quy định quyền hạn ký chứng từ đối vớitừng chức danh cụ thể.
Thứ ba: Tố chức kiếm tra, hoàn thiện chứng từ kế toánNội dung kiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế tốn:
Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vịnhằm loại trừ những sai sót, những hiện tượng giả mạo chứng từ để tham ơ hoặcthanh tốn khống;
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánhtrong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán, thể lệ về quản lýkinh tế, tài chính hiện hành, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản đơn vị.
Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trongchứng từ kế tốn, từ nội dung thông tin phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán,định mức kinh tế kỹ thuật và phù hợp với giá cả thị trường.
Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Kiểm tra việc tính tốn các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ kế tốn nhằmđảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán.
Kiểm tra việc ghi chép đầy đù các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tínhpháp lý của chứng từ kế tốn và các yếu tổ khác phục vụ cơng tác kế tốn quản trị.
Thứ tư: Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Việc xác định đường đi của các chứng từ kế toán phụ thuộc khá nhiều vào tìnhhình tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận kế tốn cũng như vấnđề tổ chức hệ thống thơng tin trong đơn vị Tuy nhiên trình tự luân chuyển chứng từkế tốn tại các đơn vị sự nghiệp nói chung bao gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế tốn và trình thủtrưởng đơn vị phê duyệt (nếu có);
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Thứ năm: Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ
Trang 38ninh quốc phòng.
Khi các chứng từ hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theoquy định.
1.3.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là một phương pháp đặc trưng của hạchtoán kế toán nhằm hệ thống hóa thơng tin kế tốn Tài khoản kế tốn là phươngpháp phân loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo yêu cầu phản ánh một cách thườngxuyên, liên tục có tính hệ thống số hiện có, tình hình biến động của từng loại tài sản,từng loại nguồn vốn cũng như quá trình hoạt động của các đơn vị.
Tài khoản (TK) kế toán và hệ thống TK kế toán đã được Bộ Tài chính quyđịnh cụ thể Căn cứ vào hệ thống TK kế tốn do Bộ Tài chính quy định, các đơn vịkế toán chọn hệ thống TK kế toán áp dụng ở đơn vị mình theo nguyên tắc phù hợpvới các chỉ tiêu phản ánh trên các báo cáo tài chính, các TK phải được mã hố,thuận lợi cho việc hạch tốn và xử lý thơng tin cũng như thu thập thơng tin.
Tổ chức TK kế tốn là tổ chức vận dụng phương pháp TK để xây dựng hệthống TK trên góc độ ban hành chế độ và vận dụng chế độ cho đơn vị hạch toán.
Tổ chức TK kế toán thực chất là xây dựng hệ thống các TK ghi đơn, ghi képđể hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gian và theo từng đối tượng cụ thểnhằm mục đích kiểm sốt, quản lý các đối tượng của hạch toán kế toán.
Hệ thống TK kế toán đơn vị sự nghiệp gồm các TK trong Bảng cân đối tàikhoản và các TK ngoài Bảng cân đối tài khoản, do Bộ Tài chính quy định gồm 7loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các TK trong Bảng cân đối tài khoản và Loại 0 là cácTK ngoài Bảng cân đối tài khoản.
Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện TK cấp 1, chữsố thứ 4 thể hiện TK cấp 2);
Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện TK cấp 1, chữsố thứ 4 thể hiện TK cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện TK cấp 3);
Tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.Cụ thể như sau:
Trang 39Loại 3: Thanh toán, gồm các TK: 311, 312, 313, 331, 332, 333, 334, 335, 336,337, 341, 342.
Loại 4: Nguồn kinh phí, gồm các TK: 411, 412, 413, 421, 431, 441, 461, 462,465, 466.
Loại 5: Các khoản thu, gồm có các TK: 511, 521, 531.
Loại 6: Các khoản chi, gồm có các TK: 631, 635, 642, 643, 661, 662.
Loại 0: Tài khoản ngoài bảng, gồm có các TK: 001, 002, 004, 005, 007, 008,009.
Các đơn vị kế toán được bổ sung thêm các TK cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các TKkế tốn mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống TK kế toán) để phục vụ yêucầu quản lý của đơn vị.
1.3.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán
Tổ chức lựa chọn hình thức kế tốn thực chất là tổ chức hệ thống sổ kế toánbao gồm số lượng, kết câu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ với nội dung, trìnhtự và phần ghi sổ để ghi chép, phân loại xử lý thông tin và các nghiệp vụ kinh tế, tàichính, từ các chứng từ gốc và hệ thống sổ kế tốn.
Việc lựa chọn hình thức kế tốn thích hợp cho đơn vị ở từng thời kỳ phụ thuộcvào quy mơ, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ chun mơn của đội ngũ nhân viênkế tốn Những cơng việc chính của nội dung tổ chức này là:
1.3.4.1 Lựa chọn một trong các hình thức kê tốn áp dụng vào đơn vị cho phùhợp với điều kiện cụ thể của đơn vị về quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quảnlý, điều kiện về trình độ nhân viên kế toán, ứng dụng trang thiết bị, phương tiện kỹthuật tính tốn.
Hình thức kế tốn là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm số lượng sổ kết cấucác loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp, hệ thốnghóa số liệu từ các chứng từ kế tốn theo một trình tự và phương pháp nhất địnhnhằm cung cấp các số liệu cần thiết cho việc lập các báo cáo kê tốn Đặc trưnghình thức kế tốn là hệ thống sổ kế tốn sử dụng trong đơn vị trình tự và phươngpháp ghi sổ từ chứng từ ban đầu đến các sổ kế toán tổng hợp, số kế toán chi tiết, chođến khâu cuối là lập các báo cáo kế toán Vì vậy để tổ chức hệ thống sổ kế tốn ởđơn vị trước hết cần lựa chọn hình thức kể tốn sử dụng ở đơn vị mình.
Các hình thức kế tốn áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm:
Trang 40Hình thức kế tốn Nhật ký- sổ Cái (Phụ lục 1.2);Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 1.3);Hình thức kế tốn trên máy vi tính (Phụ lục 1.4).
Hình thức kế tốn Nhật ký chung
Hình thức Nhật ký chung sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi chép tất cả cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng, tài khoản,sau đó căn cứ số liệu Nhật ký chung để ghi vào các sổ cái tài khoản có liên quan.
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân cơng laođộng kế tốn.
Nhược điếm: Khối lượng ghi chép nhiều, trùng lặp.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng với các đơn vị có quy mơ vừa, có nhiều lao độngkế tốn, sử dụng máy tính trong cơng tác kế tốn.
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái
Hình thức kế tốn Nhật ký- sổ cái sử dụng một sổ kế toán tổng hợp duy nhất(sổ Nhật ký- sổ cái) để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo trình tựthời gian (nhật ký) và theo hệ thống (tài khoản).
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép; số lượng sổ ít, việc ghi chép địi hỏi ítthao tác nên không trùng lặp, dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Nhược điểm: Khó phân cơng cơng việc trong phịng kế tốn vì chỉ có một sổkế tốn tổng hợp, không phù hợp với đơn vị quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tếphát sinh, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp.
Hình thức kế tốn Chứng từ - ghi sổ
Theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phản ánhtrên các chứng từ gốc đều được phân loại, tổng hợp trên các bảng kê chứng từ cùngloại và lập chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ số liệu trên chứng từ ghi sổ để ghi vào các sổcái tài khoản liên quan, tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với việc ghi sổ theonội dung kinh tế của nghiệp vụ trên hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt.
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn.Nhược điểm: Khối lượng ghi chép nhiều, trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu sốliệu dồn vào cuối kỳ nên cung cấp thông tin thường chậm.
Điêu kiện áp dụng: Áp dụng cho các đơn vị có quy mơ vừa, quy mơ lớn, cónhiều lao động kế tốn, sử dụng nhiều tài khoản.
Hình thức kế tốn trên máy vi tính