BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc QUY CHẾ Kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết[.]
Số: 38/QĐ-VTLTNN; 16/03/2021; 14:51:50 BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Kiểm tra cấp Giấy chứng nhận kết kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VTLTNN ngày tháng năm 2021 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Mục NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng Bản Quy chế áp dụng cho kỳ kiểm tra Hội đồng kiểm tra cấp Giấy chứng nhận kết kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý Chứng hành nghề lưu trữ hoạt động dịch vụ lưu trữ, Thông tư số 02/2020/TTBNV ngày 14 tháng năm 2020 Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý Chứng hành nghề lưu trữ hoạt động dịch vụ lưu trữ Điều Nguyên tắc kiểm tra Thực quy định Thông tư số 09/2014/TT-BNV, Thông tư số 02/2020/TT-BNV Bảo đảm tính cơng khai, cơng chất lượng Đảm bảo điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định pháp luật Điều Điều kiện người đăng ký kiểm tra Người đăng ký kiểm tra phải có đủ điều kiện quy định Điều Thông tư số 09/2014/TT-BNV, Điều Thông tư số 02/2020/TT-BNV cụ thể: a) Là cơng dân Việt Nam, có lực hành vi dân đầy đủ b) Có Bằng tốt nghiệp chuyên ngành Chứng bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề theo quy định Khoản Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ Cụ thể: - Đối với dịch vụ bảo quản, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc tài liệu lưu trữ phải có tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ hoá, sinh; - Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu phải có tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng bồi dưỡng văn thư, lưu trữ quan có thẩm quyền cấp; - Đối với dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ phải có tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ công nghệ thông tin Trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ phải có chứng cơng nghệ thơng tin quan có thẩm quyền cấp; trường hợp tốt nghiệp chuyên ngành công nghệ thơng tin phải có chứng bồi dưỡng văn thư, lưu trữ quan có thẩm quyền cấp; - Đối với dịch vụ nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ lưu trữ phải có tốt nghiệp đại học chuyên ngành lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng bồi dưỡng văn thư, lưu trữ quan có thẩm quyền cấp c) Đã trực tiếp làm lưu trữ liên quan đến lĩnh vực lưu trữ từ đủ 05 năm trở lên Hồ sơ đăng ký kiểm tra (được bỏ vào bì hồ sơ có ghi tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ) danh mục tài liệu bên bao gồm: a) Bản có chứng thực Bằng tốt nghiệp chuyên ngành Chứng bồi dưỡng phù hợp với lĩnh vực hành nghề (nếu có) nộp xuất trình kèm để đối chiếu b) Giấy xác nhận thời gian làm việc từ đủ 05 năm trở lên lĩnh vực lưu trữ quan, tổ chức nơi cá nhân làm việc c) 02 ảnh x cm (thời hạn không 06 tháng, kể từ ngày chụp đến ngày đăng ký); 02 phong bì có dán tem, ghi rõ họ tên, địa người nhận Mục HỘI ĐỒNG KIỂM TRA Điều Hội đồng Kiểm tra Hội đồng kiểm tra cấp Giấy chứng nhận kết kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ theo Thông tư số 09/2014/TT-BNV, Thông tư số 02/2020/TT-BNV (sau viết tắt Hội đồng) Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước định thành lập theo đề nghị Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Trưởng phòng Tổ chức - Cán Hội đồng chịu trách nhiệm tổ chức kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ theo quy định Bộ Nội vụ Trong kỳ kiểm tra, Chủ tịch Hội đồng phải thành lập Ban đề, Ban kiểm tra, Ban phách, Ban chấm kiểm tra Ban phúc khảo Điều Thành phần Hội đồng Hội đồng thành lập cho kỳ kiểm tra Thành phần Hội đồng không 09 người, bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng: 01 Phó Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; b) Phó Chủ tịch Hội đồng Trưởng phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Trưởng phòng Tổ chức - Cán bộ; c) Thành viên kiêm Thư ký Hội đồng chuyên viên Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Nhiệm vụ, quyền hạn Hội đồng theo Điều Thông tư số 09/2014/TT-BN quy định Quyết định thành lập Hội đồng kiểm tra cấp Giấy chứng nhận kết kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ thực theo Quy chế Điều Chế độ làm việc Hội đồng Hội đồng làm việc theo chế độ tập thể Các định Hội đồng thơng qua có 50% ý kiến đồng ý thành viên Hội đồng Hội đồng sử dụng dấu Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thời gian hoạt động tự giải thể sau hoàn thành nhiệm vụ Hội đồng sử dụng thời gian hành để tổ chức kỳ họp hoạt động thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Hội đồng Điều Trách nhiệm, quyền hạn Hội đồng Thông báo công khai kế hoạch kiểm tra phương tiện thông tin đại chúng Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, lập xét duyệt danh sách người dự kiểm tra Xây dựng đề kiểm tra, đáp án cho kỳ kiểm tra Tổ chức coi kiểm tra, chấm kiểm tra Tổng hợp kết kiểm tra trình Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phê duyệt Công bố kết kiểm tra thông báo điểm cho người dự kiểm tra theo kết phê duyệt Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tổ chức phúc khảo kết kiểm tra người dự kiểm tra có yêu cầu Cấp Giấy chứng nhận kết kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ cho người đạt yêu cầu Bảo quản, lưu trữ đề kiểm tra, kiểm tra tài liệu liên quan đến kỳ kiểm tra bàn giao theo quy định Điều Nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Hội đồng Chủ tịch Hội đồng a) Chịu trách nhiệm tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Hội đồng theo quy định hành tổ chức kiểm tra cấp Giấy chứng nhận kết kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; b) Phân công trách nhiệm cho thành viên Hội đồng; c) Quyết định thành lập Ban đề, Ban kiểm tra, Ban phách, Ban chấm kiểm tra; Ban phúc khảo Ban sở vật chất; d) Tổ chức việc đề kiểm tra đáp án có niêm phong riêng, lựa chọn đề kiểm tra, đáp án theo nội dung, chương trình quy định, bảo đảm bí mật tuyệt đối đề kiểm tra, đáp án trước kiểm tra; đ) Tổ chức kiểm tra, quản lý kiểm tra, đánh số phách, rọc phách, quản lý phách chấm kiểm tra theo quy định; e) Báo cáo Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xem xét, định công nhận kết kiểm tra; g) Giải khiếu nại, tố cáo trình tổ chức kỳ kiểm tra Phó Chủ tịch Hội đồng giúp Chủ tịch Hội đồng điều hành hoạt động Hội đồng thực số nhiệm vụ cụ thể Hội đồng theo phân công Chủ tịch Hội đồng Các thành viên Hội đồng Chủ tịch Hội đồng phân công nhiệm vụ cụ thể để bảo đảm hoạt động Hội đồng thực quy định Thành viên kiêm Thư ký Hội đồng giúp Chủ tịch Hội đồng a) Chuẩn bị văn bản, tài liệu Hội đồng ghi biên họp Hội đồng; b) Phối hợp với Văn phòng Cục tổ chức việc quản lý chi tiêu tốn kinh phí theo quy định; c) Tiếp nhận hồ sơ đăng ký người tham dự kỳ kiểm tra, kiểm tra hồ sơ, lập danh sách người tham dự kỳ kiểm tra; d) Nhận kiểm tra niêm phong kiểm tra từ Trưởng ban kiểm tra; bàn giao kiểm tra cho Trưởng ban phách nhận kiểm tra rọc phách, đánh số phách Bàn giao kiểm tra rọc phách cho Trưởng ban chấm kiểm tra thu kiểm tra có kết chấm theo quy định; đ) Thu nhận biên vi phạm kiểm tra người dự kiểm tra trình Hội đồng xem xét; e) Tổng hợp, báo cáo kết kiểm tra với Hội đồng; g) Thực công việc khác Chủ tịch Hội đồng phân công Mục CÁC BAN GIÚP VIỆC CỦA HỘI ĐỒNG KIỂM TRA Điều Ban đề Ban đề Chủ tịch Hội đồng thành lập, gồm: Trưởng ban, Phó trưởng ban thành viên Nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng ban đề a) Giúp Hội đồng tổ chức thực việc xây dựng đề kiểm tra ngân hàng câu hỏi, đáp án, theo nội dung kiểm tra; b) Giữ bí mật đề kiểm tra ngân hàng câu hỏi theo quy định; c) Bàn giao đề kiểm tra cho Chủ tịch Hội đồng; d) Bố trí nhân đề phục vụ kỳ kiểm tra Nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Ban đề a) Tham gia xây dựng đề kiểm tra ngân hàng câu hỏi theo phân công Trưởng ban đề; b) Giữ bí mật đề kiểm tra ngân hàng câu hỏi theo quy định Tiêu chuẩn thành viên Ban đề a) Người cử làm thành viên Ban đề phải cơng chức; viên chức có trình độ đại học; cơng chức từ ngạch chun viên trở lên, viên chức chức danh nghề nghiệp hạng II trở lên; Lãnh đạo đơn vị thuộc Cục; nhà khoa học; giảng viên đại học; b) Không cử làm thành viên Ban đề người cha, mẹ, anh, chị, em, ruột người dự kiểm tra; người cha, mẹ, anh, chị, em, ruột bên vợ chồng người dự kiểm tra; vợ chồng người dự kiểm tra người thời gian bị xem xét xử lý kỷ luật thi hành định kỷ luật; c) Người cử làm thành viên Ban đề không tham gia Ban kiểm tra Điều 10 Ban kiểm tra Ban kiểm tra Chủ tịch Hội đồng thành lập, gồm: Trưởng ban, Phó trưởng ban Giám thị Nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng ban kiểm tra a) Giúp Hội đồng tổ chức kỳ kiểm tra theo quy chế nội quy; b) Bố trí phịng kiểm tra phân cơng nhiệm vụ cho Phó trưởng ban kiểm tra; phân cơng giám thị phòng kiểm tra giám thị hành lang cho hình thức kiểm tra; c) Nhận quản lý đề kiểm tra theo quy định; d) Tạm đình việc coi kiểm tra giám thị, kịp thời báo cáo Chủ tịch Hội đồng định, đình kiểm tra người dự kiểm tra vi phạm nội quy, quy chế kỳ kiểm tra; đ) Tổ chức thu kiểm tra người dự kiểm tra niêm phong kiểm tra để bàn giao cho thành viên kiêm Thư ký Hội đồng Nhiệm vụ, quyền hạn Phó trưởng ban kiểm tra Giúp Trưởng ban kiểm tra điều hành số hoạt động Ban kiểm tra theo phân công Trưởng ban kiểm tra Nhiệm vụ, quyền hạn Giám thị phòng kiểm tra Mỗi phòng kiểm tra phân cơng từ đến giám thị, có giám thị Trưởng ban kiểm tra phân cơng chịu trách nhiệm việc tổ chức kiểm tra phòng kiểm tra (gọi giám thị 1) Giám thị phân công nhiệm vụ cụ thể cho giám thị khác (gọi giám thị 2, 3) phòng kiểm tra Giám thị phòng kiểm tra thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: a) Kiểm tra phòng kiểm tra, đánh số báo danh người dự kiểm tra vào chỗ ngồi phòng kiểm tra; b) Khi có hiệu lệnh, gọi người dự kiểm tra vào phòng kiểm tra; kiểm tra giấy tờ tùy thân người dự kiểm tra (Chứng minh nhân dân, Thẻ cước công dân Giấy phép lái xe, hộ chiếu, thẻ Đảng viên) Chỉ cho phép người dự kiểm tra mang vào phòng kiểm tra vật dụng theo quy định Hướng dẫn người dự kiểm tra ngồi theo vị trí; c) Ký vào giấy làm kiểm tra giấy nháp theo quy định; phát giấy kiểm tra, giấy nháp cho người dự kiểm tra Hướng dẫn người dự kiểm tra quy định làm kiểm tra, nội quy kiểm tra; d) Khi có hiệu lệnh, Giám thị nhận đề kiểm tra, Giám thị thứ nhắc nhở người dự kiểm tra điều cần thiết kỷ luật phòng thi; ghi rõ họ tên ký tên vào tờ giấy thi, giấy nháp đủ để phát cho người dự kiểm tra (không ký thừa); hướng dẫn kiểm tra người dự kiểm tra gấp giấy thi quy cách, ghi số báo danh điền đủ thơng tin thí sinh vào mục cần thiết giấy thi trước làm bài; đ) Khi có hiệu lệnh, Giám thị kiểm tra niêm phong đề có chứng kiến người dự kiểm tra ký vào biên xác nhận bì đề thi cịn ngun nhãn niêm phong; mở bì đựng đề thi, kiểm tra số lượng đề thi, thừa, thiếu lẫn đề khác, cần báo cho Chủ tich Hội đồng thi xử lý; mở đề kiểm tra, đọc đề kiểm tra phát đề kiểm tra cho người dự kiểm tra; e) Chỉ thu cho người dự kiểm tra khỏi phòng thi sớm sau phần thời gian làm (đối với thi tự luận), sau người dự kiểm tra nộp làm, đề thi giấy nháp Nếu người dự kiểm tra thiết phải tạm thời khỏi phịng thi Giám thị phải báo cho Giám thị hành lang để giải quyết; g) Xử lý trường hợp vi phạm nội quy kiểm tra Lập biên báo cáo Trưởng ban kiểm tra xem xét, định vi phạm đến mức phải đình kiểm tra; h) Khi có hiệu lệnh hết làm bài, thu kiểm tra theo thời gian quy định Kiểm tra kiểm tra người dự kiểm tra nộp, bảo đảm họ tên, số báo danh, số tờ; ký biên bàn giao kiểm tra, đề kiểm tra nhân chưa phát hết cho người dự kiểm tra biên vi phạm (nếu có) cho Trưởng ban kiểm tra; i) Giám thị kiểm tra xếp kiểm tra theo thứ tự tăng dần số báo danh Các biên xử lý kỷ luật (nếu có) phải kèm theo kiểm tra thí sinh Hai Giám thị bàn giao kiểm tra cho Trưởng ban kiểm tra sau buổi kiểm tra Mỗi túi kiểm tra phải kiểm tra công khai đối chiếu số số tờ kèm theo, Phiếu thu kiểm tra biên xử lý kỷ luật tang vật (nếu có) Nhiệm vụ, quyền hạn Giám thị hành lang a) Giữ gìn trật tự bảo đảm an tồn bên ngồi phịng kiểm tra; b) Phát hiện, nhắc nhở, phê bình, giám thị phòng kiểm tra lập biên người dự kiểm tra vi phạm nội quy, quy chế kỳ kiểm tra khu vực hành lang Trường hợp vi phạm nghiêm trọng gây trật tự, an toàn khu vực hành lang phải báo cáo cho Trưởng ban kiểm tra xem xét, giải quyết; c) Không vào phòng kiểm tra Tiêu chuẩn Giám thị a) Người cử làm giám thị phải công chức ngạch chuyên viên tương đương trở lên, viên chức chức danh nghề nghiệp hạng III trở lên; b) Không cử làm giám thị người cha, mẹ, anh, chị, em ruột người dự kiểm tra, người cha, mẹ, anh, chị, em ruột bên vợ chồng người dự kiểm tra; vợ chồng người dự kiểm tra người thời gian bị xem xét xử lý kỷ luật thi hành định kỷ luật; c) Người cử làm giám thị không tham gia Ban đề kiểm tra Ban chấm kiểm tra Điều 11 Ban phách Ban phách Chủ tịch Hội đồng thành lập, gồm: Trưởng ban thành viên Nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng ban phách a) Giúp Hội đồng phân công nhiệm vụ cụ thể cho thành viên Ban phách để tổ chức thực việc đánh số phách rọc phách kiểm tra theo quy định kỳ kiểm tra; b) Niêm phong phách kiểm tra rọc phách, bàn giao cho thành viên kiêm Thư ký Hội đồng theo quy định Nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Ban phách a) Đánh số phách rọc phách kiểm tra theo phân công Trưởng ban phách; b) Bảo đảm bí mật số phách Tiêu chuẩn thành viên Ban phách a) Người cử làm thành viên Ban phách phải công chức ngạch chuyên viên tương đương trở lên, viên chức chức danh nghề nghiệp hạng III trở lên; b) Không cử làm thành viên Ban phách người cha, mẹ, anh, chị, em ruột người dự kiểm tra; người cha, mẹ, anh, chị, em ruột bên vợ chồng người dự kiểm tra; vợ chồng người dự kiểm tra người thời gian bị xem xét xử lý kỷ luật thi hành định kỷ luật; c) Người cử làm thành viên Ban phách không tham gia Ban chấm kiểm tra Điều 12 Ban chấm kiểm tra Ban chấm kiểm tra Chủ tịch Hội đồng thành lập, gồm: Trưởng ban thành viên Nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng ban chấm kiểm tra a) Giúp Hội đồng tổ chức thực việc chấm kiểm tra theo quy định; b) Phân công thành viên Ban chấm kiểm tra bảo đảm ngun tắc kiểm tra phải có 02 thành viên chấm kiểm tra; c) Tổ chức trao đổi để thống đáp án, thang điểm chi tiết với Chủ tịch Hội đồng Ban đề trước chấm kiểm tra; d) Nhận phân chia kiểm tra cho thành viên Ban chấm kiểm tra, bàn giao biên chấm kiểm tra kết chấm kiểm tra cho thành viên kiêm Thư ký Hội đồng; đ) Lập biên báo cáo Chủ tịch Hội đồng xem xét, giải phát kiểm tra người dự kiểm tra vi phạm nội quy, quy chế kỳ kiểm tra; e) Tổng hợp kết chấm kiểm tra, bàn giao cho thành viên kiêm Thư ký Hội đồng Giữ bí mật kết điểm kiểm tra; g) Báo cáo Chủ tịch Hội đồng xem xét, giải trường hợp thành viên chấm kiểm tra chênh lệch 10% so với điểm tối đa kiểm tra Nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Ban chấm kiểm tra a) Chấm điểm kiểm tra theo đáp án thang điểm; b) Báo cáo dấu hiệu vi phạm kiểm tra với Trưởng ban chấm kiểm tra đề nghị hình thức xử lý Tiêu chuẩn thành viên Ban chấm kiểm tra a) Người cử làm thành viên Ban chấm kiểm tra phải cơng chức, viên chức có trình độ đại học; cơng chức từ ngạch chun viên trở lên, viên chức chức danh nghề nghiệp hạng II trở lên; Lãnh đạo đơn vị thuộc Cục; nhà khoa học; giảng viên đại học; b) Không cử làm thành viên Ban chấm kiểm tra người cha, mẹ, anh, chị, em ruột người dự kiểm tra; người cha, mẹ, anh, chị, em ruột bên vợ chồng người dự kiểm tra, vợ chồng người dự kiểm tra người thời gian bị xem xét xử lý kỷ luật thi hành định kỷ luật; c) Người cử làm thành viên Ban chấm kiểm tra không tham gia Ban kiểm tra Ban phách Điều 13 Ban chấm phúc khảo Ban chấm phúc khảo Chủ tịch Hội đồng kiểm tra thành lập, gồm: Trưởng ban thành viên Nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Trưởng ban chấm phúc khảo, thực nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Trưởng ban chấm kiểm tra, quy định khoản Điều 12 Quy chế Nhiệm vụ Ban chấm phúc khảo: a) Kiểm tra sai sót (nếu có) thi, cộng sai điểm, ghi nhầm điểm thi b) Chấm lại thi theo đơn đề nghị phúc khảo thí sinh c) Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Trưởng ban chấm phúc khảo nhiệm vụ phân công Tiêu chuẩn người cử tham gia Ban chấm phúc khảo thực tiêu chuẩn người cử tham gia Ban chấm kiểm tra quy định khoản Điều 12 Quy chế Điều 14 Ban sở vật chất Ban sở vật chất Chủ tịch Hội đồng kiểm tra thành lập, gồm: Trưởng ban thành viên Nhiệm vụ, quyền hạn Trưởng ban sở vật chất a) Giúp Hội đồng chuẩn bị sở vật chất chuẩn bị cho kỳ kiểm tra; b) Phân công nhiệm vụ cho thành viên Ban sở vật chất Nhiệm vụ, quyền hạn thành viên Ban sở vật chất a) Chuẩn bị loại giấy tờ phục vụ việc đề, chấm kiểm tra hoạt động khác Hội đồng; b) Trang trí hội trường cho lễ khai mạc kỳ kiểm tra; c) Đảm bảo công tác an ninh trật tự điều kiện, thiết bị khu vực kiểm tra; công tác y tế, vệ sinh, kê bàn ghế; nước uống cho đại biểu, thí sinh tham dự kỳ kiểm tra; Tiêu chuẩn thành viên Ban sở vật chất 10 a) Người cử làm thành viên Ban sở vật chất phải công chức ngạch chuyên viên tương đương trở lên, viên chức chức danh nghề nghiệp hạng III trở lên; b) Không cử làm thành viên Ban sở vật chất người cha, mẹ, anh, chị, em ruột người dự kiểm tra; người cha, mẹ, anh, chị, em ruột bên vợ chồng người dự kiểm tra; vợ chồng người dự kiểm tra người thời gian bị xem xét xử lý kỷ luật thi hành định kỷ luật; c) Người cử làm thành viên Ban sở vật chất không tham gia Ban kiểm tra Mục TỔ CHỨC KỲ KIỂM TRA Điều 15 Công tác chuẩn bị kỳ kiểm tra Chậm 10 ngày làm việc trước ngày tổ chức kiểm tra, Hội đồng phải gửi thông báo triệu tập người dự kỳ kiểm tra, thông báo cụ thể thời gian, địa điểm tổ chức kiểm tra cho người dự kiểm tra có đủ điều kiện tham dự Chậm 10 ngày làm việc trước ngày tổ chức kiểm tra, Hội đồng phải lập danh sách người dự kiểm tra đủ điều kiện dự tuyển thông báo Website Cục Chậm 01 ngày làm việc trước ngày tổ chức kiểm tra, thành viên kiêm Thư ký Hội đồng phải hồn thành cơng tác chuẩn bị cho kỳ kiểm tra sau: a) Chuẩn bị mẫu biểu liên quan đến tổ chức kiểm tra, gồm: Danh sách người dự kiểm tra để gọi vào phòng kiểm tra; danh sách để người dự kiểm tra ký nộp kiểm tra; mẫu biên giao, nhận đề kiểm tra, mẫu biên mở đề kiểm tra, mẫu biên xử lý vi phạm nội quy kiểm tra; mẫu biên bàn giao kiểm tra mẫu biên tạm giữ giấy tờ, vật dụng người dự kiểm tra vi phạm quy chế kiểm tra; b) Chuẩn bị thẻ cho thành viên Hội đồng, Ban kiểm tra, phận phục vụ kỳ kiểm tra Thẻ Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Hội đồng, Trưởng ban kiểm tra in đầy đủ họ tên chức danh Thẻ thành viên khác in chức danh Điều 16 Khai mạc kỳ kiểm tra Trước bắt đầu kỳ kiểm tra phải tổ chức Lễ khai mạc kỳ kiểm tra Trình tự tổ chức lễ khai mạc sau: - Chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; - Công bố Quyết định thành lập Hội đồng, công bố Quyết định tổ chức kỳ kiểm tra, công bố Quyết định thành lập Ban kiểm tra; 11 - Chủ tịch Hội đồng kiểm tra tuyên bố khai mạc kỳ kiểm tra; - Trưởng ban Kiểm tra phổ biến kế hoạch kiểm tra, quy chế kiểm tra, nội quy kiểm tra Điều 17 Tổ chức họp Ban kiểm tra Sau lễ khai mạc, Trưởng ban kiểm tra tổ chức họp Ban kiểm tra, phổ biến kế hoạch, quy chế, nội quy, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm thành viên Ban kiểm tra Thống hướng dẫn cần thiết để giám thị thực hướng dẫn cho người dự kiểm tra thực trình kiểm tra Đối với hình thức kiểm tra, trước kiểm tra 60 phút, Trưởng ban kiểm tra họp Ban kiểm tra, phân cơng Giám thị phịng kiểm tra theo nguyên tắc không lặp lại giám thị phịng kiểm tra hình thức kiểm tra khác phòng kiểm tra Phổ biến hướng dẫn lưu ý cần thiết cho giám thị hình thức kiểm tra Trường hợp cần thiết, kết thúc hình thức kiểm tra, Trưởng ban kiểm tra tổ chức họp để rút kinh nghiệm Điều 18 Cách bố trí, xếp phịng kiểm tra Đối với hình thức kiểm tra viết, kiểm tra trắc nghiệm Mỗi phịng kiểm tra bố trí tối đa 50 người dự kiểm tra Trước kiểm tra 30 phút, giám thị phòng đánh số báo danh người dự kiểm tra phòng gọi người dự kiểm tra vào phịng kiểm tra Đối với hình thức kiểm tra thực hành Phòng kiểm tra phải bố trí phù hợp với yêu cầu thực hành Trường hợp kiểm tra thực hành máy, phịng thí nghiệm phương tiện khác Hội đồng phải chuẩn bị máy, phịng thí nghiệm phương tiện phù hợp với tình để kiểm tra thực hành Các phịng thi lắp camera ghi hình để phục vụ việc giám sát, xử lý theo quy định Điều 19 Đề kiểm tra Chủ tịch Hội đồng định lựa chọn đề kiểm tra Ngân hàng câu hỏi Đề kiểm tra phải đóng phong bì, niêm phong bảo quản theo chế độ tài liệu tuyệt mật Việc giao nhận, mở đề kiểm tra phải lập biên theo quy định Đối với hình thức kiểm tra viết Phải chuẩn bị đề kiểm tra thức đề kiểm tra dự phịng Đối với hình thức kiểm tra trắc nghiệm, thực hành 12 Phải chuẩn bị 02 đề kiểm tra thức 02 đề kiểm tra dự phòng Đề kiểm tra nhân để phát cho người dự kiểm tra Việc nhân đề kiểm tra (kiểm tra viết, kiểm tra trắc nghiệm) Chủ tịch Hội đồng định, bảo đảm hoàn thành trước kiểm tra 60 phút Đề kiểm tra sau nhân niêm phong bảo quản theo chế độ tài liệu tuyệt mật Người tham gia nhân đề kiểm tra phải cách ly người dự kiểm tra bắt đầu làm kiểm tra Điều 20 Giấy làm kiểm tra, giấy nháp Giấy làm kiểm tra Đối với hình thức kiểm tra viết kiểm tra trắc nghiệm, giấy làm kiểm tra in sẵn theo mẫu quy định, Hội đồng phát ra, có chữ ký giám thị phòng kiểm tra Giấy nháp Sử dụng thống loại giấy nháp Hội đồng phát ra, có chữ ký giám thị phịng kiểm tra Điều 21 Xác nhận tình trạng đề kiểm tra mở đề kiểm tra Giám thị mời 02 đại diện người dự kiểm tra, kiểm tra niêm phong bì đựng đề kiểm tra ký biên xác nhận bì đựng đề kiểm tra niêm phong theo quy định Trường hợp bì đựng đề kiểm tra bị dấu niêm phong có dấu hiệu nghi ngờ khác, giám thị lập biên (có xác nhận 02 đại diện người dự kiểm tra) phòng, đồng thời thông báo Trưởng ban kiểm tra để báo cáo Chủ tịch Hội đồng xem xét, giải Trường hợp sau mở đề kiểm tra, phát đề kiểm tra có lỗi (đề kiểm tra có sai sót, nhầm đề kiểm tra, thiếu trang, nhầm trang) giám thị (giám thị 1) thơng báo cho Trưởng ban kiểm tra để lập biên Trưởng ban kiểm tra phải báo cáo Chủ tịch Hội đồng xem xét, giải Chỉ có Chủ tịch Hội đồng có quyền cho phép sử dụng đề kiểm tra dự phịng Điều 22 Cách tính thời gian làm kiểm tra Đối với hình thức kiểm tra viết Thời gian bắt đầu làm kiểm tra tính từ sau giám thị phát đủ đề kiểm tra cho người dự kiểm tra đọc lại hết đề kiểm tra Giám thị ghi thời gian bắt đầu thời gian nộp lên bảng Đối với hình thức kiểm tra trắc nghiệm Thời gian bắt đầu làm kiểm tra tính sau giám thị phát đủ đề kiểm tra cho người dự kiểm Giám thị ghi thời gian bắt đầu thời gian nộp lên bảng Đối với hình thức kiểm tra thực hành 13 Thời gian làm kiểm tra thực theo yêu cầu đề kiểm tra Giám thị ghi thời gian bắt đầu thời gian nộp lên bảng Điều 23 Thu kiểm tra bàn giao kiểm tra Thu kiểm tra Khi hết thời gian làm kiểm tra, giám thị yêu cầu người dự kiểm tra dừng làm nộp kiểm tra Giám thị kiểm tra số tờ, số trang kiểm tra người dự kiểm tra, yêu cầu người dự kiểm tra giám thị ký vào danh sách nộp kiểm tra Bàn giao kiểm tra - Giám thị phịng kiểm tra bàn giao tồn kiểm tra người dự kiểm tra, đề kiểm tra nhân chưa phát hết cho người dự kiểm tra văn khác có liên quan cho Trưởng ban kiểm tra Trưởng ban kiểm tra bàn giao toàn kiểm tra cho thành viên kiêm Thư ký Hội đồng Việc giao, nhận kiểm tra phải có biên xác nhận hình thức kiểm tra - Ủy viên kiêm Thư ký Hội đồng bàn giao kiểm tra cho Trưởng ban chấm kiểm tra sau toàn kiểm tra người dự kiểm tra đánh số phách rọc phách Việc giao, nhận kiểm tra quy định Khoản Khoản Điều phải có biên xác nhận hình thức kiểm tra Điều 24 Chấm kiểm tra Chậm thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc tổ chức kỳ kiểm tra cuối cùng, Hội đồng phải tổ chức chấm kiểm tra báo cáo Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Trưởng ban chấm kiểm tra quản lý việc chấm kiểm tra tập trung địa điểm quy định, không mang kiểm tra người dự kiểm tra khỏi địa điểm chấm kiểm tra Thành viên chấm kiểm tra vào nội dung kiểm tra đáp án, thang điểm Chủ tịch Hội đồng phê duyệt để chấm kiểm tra Chỉ chấm kiểm tra hợp lệ kiểm tra làm giấy Hội đồng phát, có đủ chữ ký 02 giám thị Khơng chấm làm giấy nháp, có nhiều loại chữ khác nhau, có đánh dấu để nhận biết Mỗi kiểm tra 02 thành viên chấm độc lập, điểm 02 thành viên chấm chênh lệch từ 10% trở xuống so với số điểm tối đa lấy điểm bình quân, chênh lệch 10% so với điểm tối đa kiểm tra chấm lại 02 thành viên khác, chênh lệch 10% so với điểm tối đa chuyển 02 kết lên Trưởng ban chấm kiểm tra để báo cáo Chủ tịch Hội đồng xem xét, định 14 Điểm kiểm tra phải thành viên chấm kiểm tra ghi rõ số chữ vào phần dành để ghi điểm kiểm tra bảng tổng hợp điểm chấm kiểm tra, có sửa chữa phải có chữ ký 02 thành viên chấm kiểm tra bên cạnh nơi ghi điểm sửa chữa Trường hợp điểm kiểm tra người dự kiểm tra Chủ tịch Hội đồng định theo quy định Điểm a Điểm b, Khoản 2, Điều Chủ tịch Hội đồng phải ký tên vào bên cạnh nơi ghi điểm Chủ tịch Hội đồng định Sau chấm xong kiểm tra hình thức kiểm tra, thành viên chấm kiểm tra tổng hợp kết kiểm tra ký vào bảng tổng hợp, nộp cho Trưởng ban chấm kiểm tra Trưởng ban chấm kiểm tra niêm phong bàn giao cho thành viên kiêm Thư ký Hội đồng quản lý theo chế độ tài liệu mật Điều 25 Ghép phách tổng hợp kết kiểm tra Chấm kiểm tra xong tổ chức ghép phách Trưởng ban phách niêm phong danh sách người dự kiểm tra sau ghép phách bàn giao cho thành viên kiêm Thư ký Hội đồng Ủy viên kiêm Thư ký Hội đồng chịu trách nhiệm tổ chức tổng hợp kết kiểm tra sau ghép phách báo cáo Chủ tịch Hội đồng Chủ tịch Hội đồng báo cáo Cục trưởng kết kiểm tra để xem xét, định Điều 26 Giám sát kỳ kiểm tra Việc giám sát kỳ kiểm tra thực theo định Nội dung giám sát gồm Việc thực quy định tổ chức kỳ kiểm tra, hồ sơ, tiêu chuẩn điều kiện người đăng ký tham gia kỳ kiểm tra; thực quy chế nội quy kỳ kiểm tra Địa điểm giám sát Tại nơi làm việc Hội đồng, nơi tổ chức kiểm tra, nơi tổ chức đánh số phách, rọc phách, nơi tổ chức chấm kiểm tra nơi tổ chức ghép phách, lên điểm Giám sát kỳ kiểm tra quyền vào phòng kiểm tra, nơi chấm kiểm tra thời gian kiểm tra chấm kiểm tra; có quyền nhắc nhở người dự kiểm tra, giám thị phòng kiểm tra, giám thị hành lang thành viên Ban chấm kiểm tra thực quy chế nội quy kiểm tra Khi phát có sai phạm đến mức phải lập biên giám sát kỳ kiểm tra có quyền lập biên sai phạm thành viên Hội đồng, người dự kiểm tra, thành viên Ban kiểm tra thành viên Ban chấm kiểm tra Giám sát kỳ kiểm tra làm nhiệm vụ phải đeo thẻ tuân thủ nội quy, quy chế kỳ kiểm tra Điều 27 Thông báo kết kiểm tra 15 Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận báo cáo kết kiểm tra Hội đồng, Chủ tịch Hội đồng phải thông báo kết kiểm tra đăng website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giải khiếu nại, tố cáo phúc khảo a) Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày niêm yết công khai kết kiểm tra, người dự kiểm tra có quyền gửi đơn đề nghị phúc khảo kết kiểm tra Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước giao Hội đồng tổ chức chấm phúc khảo thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn nhận đơn phúc khảo theo quy định Khoản b) Hội đồng xem xét, giải việc phúc khảo đơn đề nghị phúc khảo gửi trực tiếp qua đường bưu điện đến Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thời gian quy định c) Chủ tịch Hội đồng định thành lập Ban phúc khảo, không bao gồm thành viên tham gia vào Ban chấm kiểm tra Ban phúc khảo thực việc chấm phúc khảo kiểm tra theo quy định Điều 21 Quy chế Trường hợp kết phúc khảo chênh lệch so với điểm kiểm tra trước 10% so với điểm tối đa, Chủ tịch Hội đồng phải tổ chức làm việc trực tiếp cán chấm kiểm tra đợt đầu cán chấm phúc khảo (có ghi biên bản) để xem xét, định kết phúc khảo d) Kết chấm phúc khảo tổng hợp vào kết kiểm tra, Chủ tịch Hội đồng báo cáo Cục trưởng xem xét, công nhận kết kỳ kiểm tra thơng báo cho người có đơn đề nghị phúc khảo Sau thực quy định Khoản Khoản Điều này, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phê duyệt kết kiểm tra gửi thông báo công nhận kết kiểm tra Giấy chứng nhận kết kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ tới người dự kiểm tra theo địa người dự kiểm tra đăng ký Điều 28 Lưu trữ tài liệu Tài liệu kỳ kiểm tra bao gồm Các văn tổ chức kỳ kiểm tra người đứng đầu quan, đơn vị có thẩm quyền kiểm tra, văn Hội đồng, biên họp Hội đồng, danh sách tổng hợp người dự kiểm tra, biên bàn giao đề kiểm tra, biên xác định tình trạng niêm phong đề kiểm tra, biên lập vi phạm quy chế, nội quy kiểm tra, biên bàn giao kiểm tra, đề kiểm tra gốc, biên chấm kiểm tra, bảng tổng hợp kết kiểm tra, định công nhận kết kiểm tra biên phúc khảo, kết luận giải khiếu nại, tố cáo (nếu có) Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kiểm tra, thành viên kiêm Thư ký Hội đồng chịu trách nhiệm bàn giao cho quan, tổ chức có thẩm quyền để lưu trữ, quản lý tài liệu kỳ kiểm tra quy định khoản Điều 16 Bài kiểm tra, phách tài liệu hướng dẫn ôn tập kỳ kiểm tra thành viên kiêm Thư ký Hội đồng lưu trữ thời hạn 05 năm, kể từ ngày công bố kết kiểm tra./