MỤC LỤC Trang Phần 1 MỞ ĐẦU 1 1 1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN 1 1 2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN 2 1 3 NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN 2 1 4 GIỚI HẠN CỦA ĐỀ ÁN 3 Phần 2 NỘI DUNG 4 2 1 CÁC CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 4 2 1 1 Cơ sở lý[.]
i MỤC LỤC Trang Phần MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN .1 1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN 1.3 NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN 1.4 GIỚI HẠN CỦA ĐỀ ÁN .3 Phần NỘI DUNG .4 2.1 CÁC CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 2.1.1 Cơ sở lý luận Văn phịng cơng tác văn phịng .4 2.1.2 Căn trị, pháp lý .9 2.1.3 Nhận thức chung Văn phòng Học viện Chính trị khu vực III (cơ sở thực tiễn đề án) 10 2.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA ĐỀ ÁN 15 2.2.1 Thực trạng hoạt động Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III 15 2.2.2 Mục tiêu nhiệm vụ đề án 24 2.2.3 Các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn phòng giai đoạn 25 2.3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 31 2.3.1 Các nguồn lực để thực đề án .31 2.3.2 Kế hoạch, tiến độ thực đề án .31 2.3.4 Phân công trách nhiệm thực đề án .32 2.4 DỰ KIẾN HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN 33 2.4.1 Sản phẩm đề án .33 2.4.2 Tác động ý nghĩa đề án 33 Phần KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .35 3.1 KẾT LUẬN 35 ii 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN TỐT ĐỀ ÁN NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 Phần MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ ÁN Văn phịng phận khơng thể thiếu cấu tổ chức quan, tổ chức Trong hoạt động quan, tổ chức, văn phịng ln giữ vai trị đặc biệt quan trọng Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan; nơi thu thập, xử lý thông tin cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo, đảm bảo hậu cần điều kiện vật chất cho hoạt động quan Quán triệt Nghị số 52-NQ/TW ngày 30/7/2005, Quyết định số 149NQ/TW ngày 02/8/2005 Bộ Chính trị đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh; định số 302/QĐ-HVCTQG ngày 06/3/2006 Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Học viện Chính trị khu vực III, theo đó, thành lập Văn phịng Học viện sở phịng Hành - Tổng hợp theo Quyết định số 776/QĐ-HVCTQG ngày 04/5/2006 Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III (sau gọi tắt Văn phòng Học viện) đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc Học viện; phận giúp việc cho Ban Giám đốc, có chức tham mưu, tổng hợp, hành hậu cần; thực nhiệm vụ xây dựng chương trình hoạt động quan; thu thập, quản lý, xử lý cung cấp thông tin; tham gia soạn thảo số văn hành thực công tác thẩm định mặt kỹ thuật pháp lý văn ban hành Học viện; tổ chức giao tiếp, làm công tác đối nội, đối ngoại hoạt động lễ nghi, khánh tiết; thực số cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ phục vụ số khâu công tác hậu cần… Để thực chức năng, nhiệm vụ mình, Văn phịng phải tổ chức xây dựng theo hướng đại, tinh gọn, chuẩn hóa, quy chế hóa, chun nghiệp hóa, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ yêu cầu, nhiệm vụ công tác giao Sau 10 năm chuyển từ phịng Hành - Tổng hợp thành Văn phòng Học viện qua nhiều lần biến động cấu tổ chức, công tác Văn phịng có thay đổi, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Học viện Tuy nhiên, để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giao giai đoạn theo tinh thần nghị quyết, định Bộ Chính trị Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, địi hỏi Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III phải nỗ lực phấn đấu nhiều nữa, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Muốn vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng cần phải cố gắng phấn đấu vươn lên, không ngừng trau dồi phẩm chất đạo đức, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ tính chun nghiệp cơng tác, vừa hồng, vừa chuyên Trong thời gian vừa qua, lãnh đạo nhiều cán kỳ cựu Văn phòng nghỉ hưu, chuyển công tác khác nên để lại khơng khó khăn, hạn chế Điều đáng quan tâm là, nay, quy chế chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức máy Văn phòng chưa xây dựng để làm pháp lý cho việc xây dựng tổ chức hoạt động Văn phòng nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Công tác quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, thực chế độ, sách; đầu tư sở vật chất phục vụ cơng tác Văn phịng thời gian qua chưa quan tâm mức nên có ảnh hưởng định đến việc thực nhiệm vụ Văn phòng Với lý trên, việc tìm giải pháp thiết thực, có tính khả thi nhằm nâng cao chất lượng cơng tác Văn phịng, công tác tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc quản lý, điều hành yêu cầu thiết Học viện Chính trị khu vực III Vì thế, tơi chọn vấn đề: “Nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III” làm đề án tốt nghiệp chương trình cao cấp lý luận trị 1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN Làm rõ sở khoa học, sở thực tiễn đưa giải pháp để xây dựng chế phương thức hoạt động nhằm nâng cao chất lượng cơng tác Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III giai đoạn 1.3 NHIỆM VỤ CỦA ĐỀ ÁN - Làm rõ sở khoa học, lý luận, sở pháp lý yếu tố tác động đến việc thực chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng - Phân tích chức năng, nhiệm vụ cơng tác chủ yếu Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III - Đánh giá thực trạng mặt công tác Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III, kết đạt được, tồn tại, hạn chế nguyên nhân, làm sở thực tiễn để giải có hiệu vấn đề đặt cơng tác văn phịng - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn phòng Học viện thời gian tới 1.4 GIỚI HẠN CỦA ĐỀ ÁN Đề án tập trung nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ công tác chủ yếu đánh giá thực trạng hoạt động Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III giai đoạn từ 2010 - 2015, từ đề giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III cho giai đoạn 2016 - 2020 Phần NỘI DUNG 2.1 CÁC CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 2.1.1 Cơ sở lý luận Văn phịng cơng tác văn phịng 2.1.1.1 Khái niệm Văn phòng Văn phòng thuật ngữ tiếp cận hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau: - Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo (Văn phòng Giám đốc, Văn phòng luật sư…) - Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị; địa điểm mà cán bộ, công chức hàng ngày đến để thực thi cơng vụ - Văn phòng hiểu loại hoạt động quan nhà nước, xí nghiệp (thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại công văn, giấy tờ quan…) - Văn phòng hiểu máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị Từ quan niệm khác trên, có khái niệm văn phịng sau: “Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức đó” [5, tr 11 - 12] “Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị” [1, tr 10] Hay “Văn phòng tổ chức thuộc cấu quan, tổ chức có chức tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo đảm bảo hậu cần nhằm thực nhiệm vụ trị quan, tổ chức đó” [4, tr 84] Với khái niệm nêu trên, thấy rằng, hoạt động quan, tổ chức việc tồn phận Văn phòng tất yếu khách quan Tùy quan, tổ chức khác có tên gọi khách nhau, dù gọi theo cách chức năng, nhiệm vụ cơng tác văn phịng phải thực đầy đủ 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Tùy theo quy mơ tổ chức tính chất hoạt động quan, tổ chức mà chức năng, nhiệm vụ Văn phịng khác nhau, dù Văn phịng có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau: a Chức - Chức tham mưu, tổng hợp: Đây chức văn phòng, hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, điều hành Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn cơng tác văn phịng; cịn nội dung tổng hợp nghiêng khía cạnh thống kê, xử lý thông tin liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý - Chức hậu cần: Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý điều kiện vật chất để đảm bảo sử dụng có hiệu cho quan, đồng thời thực số công tác nhằm phục vụ, hỗ trợ cho công tác chun mơn quan Đó chức hậu cần Văn phịng Quy mơ, đặc điểm điều kiện vật chất công tác phục vụ hỗ trợ Văn phòng phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị - Chức giúp việc, điều hành: Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý lãnh đạo quan, đơn vị thông qua công việc cụ thể như: xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác tổ chức triển khai thực chương trình, kế hoạch Văn phịng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức phục vụ hội nghị, chuyến công tác; tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn chịu trách nhiệm tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành Ngồi ra, Văn phịng cịn giúp lãnh đạo đơn vị việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch, kết luận đạo đơn vị xử lý vướng mắc phát sinh thực tế Tóm lại, Văn phịng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua chức chủ yếu nêu Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho trình hoạt động Văn phòng quan, đơn vị b Nhiệm vụ: Để thực chức trên, Văn phịng có nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác quan, đơn vị theo dõi, đôn đốc việc thực chương trình, kế hoạch - Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định; tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận - Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thể thức, thẩm quyền theo quy định Nhà nước - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối nhằm thực tốt mối liên hệ với quan, đơn vị, phận quan với người dân, đồng thời giúp lãnh đạo chuyến công tác, làm việc với quan, ban ngành địa phương - Bảo đảm cung cấp yếu tố vật chất cho hoạt động quan theo phân cấp - Tổ chức công tác bảo vệ, đảm bảo trật tự an toàn quan 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cơ cấu tổ chức Văn phòng tổng hợp phận khác Văn phịng bố trí để đảm nhận nhiệm vụ cơng tác văn phịng Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể quan yêu cầu tổ chức máy mà cấu tổ chức văn phòng khác Tuy nhiên, phận chủ yếu hay cấu tổ chức văn phòng quan thường bao gồm: - Bộ phận hành - văn thư: có nhiệm vụ quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, bảo mật, chuyển giao văn ngồi quan; tổ chức cơng tác lễ tân, khánh tiết; quản lý, sử dụng có hiệu trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư - Bộ phận tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách cấp trên, lĩnh vực chun mơn có liên quan, tư vấn cho thủ trưởng công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động; theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng đề xuất phương án giải - Bộ phận quản trị: cung cấp kịp thời, đầy đủ phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động quan; quản lý, theo dõi, sửa chữa phương tiện vật chất nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu - Bộ phận lưu trữ: sưu tầm tài liệu có liên quan đến hoạt động quan; phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu thực lưu trữ tài liệu theo quy định ngành yêu cầu quan, tổ chức hướng dẫn công tác lưu trữ; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phận quan có yêu cầu - Bộ phận tài vụ (nếu quan phận chun trách): dự trù kinh phí cho hoạt động quan, tổ chức; thực việc cấp phát theo dõi sử dụng kinh phí phận quan - Bộ phận tổ chức nhân (nếu quan khơng có phận chuyên trách): xây dựng kế hoạch tổ chức thực hoạt động như: tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, theo dõi, đánh giá cán bộ, tổ chức công tác khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ nhân - Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an quản lý người vào quan; kiểm tra, đôn đốc việc chấp hành quy định bảo vệ an ninh trật tự quan Lãnh đạo Văn phịng gồm có Chánh Văn phịng phó Chánh Văn phịng Chánh Văn phịng người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước thủ trưởng quan quản lý, điều hành kết hoạt động Văn phịng Các phó Chánh Văn phịng người giúp việc cho Chánh Văn phịng, phân cơng phụ trách số mặt công tác cụ thể, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng việc phân công giải số công việc Chánh Văn phòng ủy nhiệm 2.1.1.4 Một số nhân tố tác động đến cơng tác văn phịng Hoạt động Văn phòng chịu ảnh hưởng nhiều nhân tố, bên lẫn bên ngoài, nhân tố khách quan chủ quan, có ảnh hưởng đến hoạt động Văn phịng Trong có nhân tố chủ yếu sau: a Cơ cấu tổ chức, chế quản lý chế độ cơng tác văn phịng - Quy mô cách thức tổ chức quan, công sở: quy mơ quan lớn, có nhiều đơn vị, phận hoạt động Văn phịng đa dạng phức tạp - Về nội quy, quy chế hoạt động, làm việc: Trong quan, quy chế hoạt động quy định kỷ luật lao động, nếp sinh hoạt, làm việc phận có ý nghĩa quan trọng Những quy định góp phần tạo lập ràng buộc mối quan hệ công tác lãnh đạo với nhân viên, phận người với - Mơi trường khơng khí làm việc Văn phòng: Nếu điều kiện kỹ thuật (trang thiết bị) có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng mơi trường xã hội (khơng khí làm việc, quan hệ cá nhân…) Văn phịng có tác động không Điều thể trước hết việc phân công, phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với lực, trình độ, hồn cảnh, tâm lý người Thứ hai thái độ ứng xử lãnh đạo với nhân viên nhân viên với Chính điều tạo khơng khí làm việc vui tươi, phấn khởi để vượt qua thiếu thốn chật chất nhằm đem lại chất lượng, hiệu cơng việc cao - Cơ chế, sách cán bộ, nhân viên Văn phịng: Văn phịng có nhiều nhiệm vụ khác từ đơn giản đến phức tạp, địi hỏi đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng khơng có nhiệt tình, tận tụy với cơng việc, mà cịn phải có trình độ chun mơn, kỹ thuật tính chun nghiệp cao Vì vậy, cần thường xuyên quan tâm đến công việc đội ngũ để động viên, khích lệ khen thưởng kịp thời Đồng thời thực số chế độ, sách nâng ... nhiệm vụ cơng tác văn phịng - Phân tích chức năng, nhiệm vụ công tác chủ yếu Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III - Đánh giá thực trạng mặt công tác Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III, kết... công tác chủ yếu đánh giá thực trạng hoạt động Văn phòng Học viện Chính trị khu vực III giai đoạn từ 2010 - 2015, từ đề giải pháp góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Văn phịng Học viện. .. ? ?Nâng cao chất lượng công tác văn phịng Văn phịng Học viện Chính trị khu vực III” làm đề án tốt nghiệp chương trình cao cấp lý luận trị 1.2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ ÁN Làm rõ sở khoa học, sở thực tiễn đưa