Skkn một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại thpt cầm bá thước

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA TRƯỜNG THPT CẦM BÁ THƯỚC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TRƯỜNG THPT CẦM BÁ THƯỚC – THƯỜNG XUÂN Người thực hiện: Lê Thị Trang Chức vụ: Nhân viên Văn thư SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư – Lưu trữ THANH HÓA, NĂM 2022 skkn MỤC LỤC TT Nội dung Trang 1 Mở đầu 1.1 Lí chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.5 Nhiệm vụ, phạm vi thời gian thực Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng SKKN 10 2.3 Các giải pháp sử dụng để giải vấn đề 11 2.4 Hiệu SKKN hoạt động văn phòng 17 12 Kết luận kiến nghị 17 13 3.1 Kết luận 17 14 3.2 Kiến nghị 18 15 Tài liệu tham khảo skkn MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, nghành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn đến hồn thiện Hịa vào xu năm gần vai trị cơng tác văn thư lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng với yêu cầu cải cách hành Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị … nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ, văn phòng nhà trường phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp,biết xếp, phân loại xử lý văn nhận cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Được phân công Ban Giám Hiệu nhà trường, đảm nhận công tác văn thư - lưu trữ nhà trường năm nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn kể ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo lưu trữ tài liệu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức.Và hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Từ đó, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư - lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư - lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Vận dụng kiến thức học công việc thực tiễn làm Tôi định chọn để tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc THPT Cầm Bá Thước” để nghiên cứu 1.2 Mục đích đề tài: Hiện hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư - lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác skkn Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ hoạt động nhà trường 1.3 Đối tượng nghiên cứu: - Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc THPT Cầm Bá Thước - Tại Văn phòng trường THPT Cầm Bá Thước, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa 1.4 Phương pháp nghiên cứu:  Điều tra thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và phân tích, đánh giá số liệu thu thập thời gian nghiên cứu NỘI DUNG 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Định nghĩa công tác văn thư: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan đơn vị, quản lý sử dụng dấu… để giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: + Tiếp nhận giải văn đến đường bưu điện đường mạng + Tổ chức giải quản lý văn băng giấy đường mạng + Tổ chức quản lý văn mật quan + Tổ chức quản lý sử dụng dấu quan dấu số - Quá trình thực nội dung công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại - Nội dung công tác trường học bao gồm: soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ sổ sách học sinh, quản lý thông tin internet trường tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành; tổng hợp thông tin, báo cáo nội cho hiệu trưởng cấp trên; thực nghiêm túc việc quản lý đầu mối thông tin, báo cáo ra, vào trường; lưu trữ công văn đi, công văn đến cách khoa học, đảm bảo công văn đến tay người thực hiện, thực đầy đủ sổ sách theo quy định; quản lý sử dụng dấu quy định; tổng hợp đánh giá công chức viên chức hàng năm; tổng hợp đánh giá chuẩn nghề nghiệp giáo viên; thực tốt việc sử dụng phầm mềm Hệ thống đăng nhập tập trung UBND tỉnh cấp, vào hộp thư công vụ Sở để nắm bắt thông tin kịp thời; lưu trữ hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ học sinh; xử lý nghiệp vụ thi, kiểm tra, tuyển sinh, chuyển trường cho học sinh; phát văn chứng cho học sinh; lưu trữ hồ sơ chuyên môn giáo viên: sổ điểm lớn, sổ đầu bài, kiểm tra học kỳ, kiểm tra lại hè học sinh… skkn 2.1.2 Định nghĩa cơng tác lưu trữ: Là q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính mật - Đối với người làm công tác văn thư - lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu, ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư - lưu trữ, đặc biệt khâu soạn thảo văn bản, công việc liên quan đến cơng tác văn phịng - Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành - Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành - Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa - Thực tốt công tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại, hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia 2.2 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT CẦM BÁ THƯỚC 2.2.1 Khái qt tình hình cơng tác Văn thư – Lưu trữ trường THPT Cầm Bá Thước Trường THPT Cầm Bá Thước có 75 đội ngũ cán giáo viên, tổng số có 1224 học sinh tồn trường Với số lượng CBGV học sinh đông cơng việc văn thư lớn, Như hồ sơ viên chức, học bạ học sinh, hồ sơ sổ sách tổ, quản lý công văn đến qua thống kê công văn đến giấy qua mạng trường THPT Cầm Bá Thước qua năm gần Năm VB đến qua mạng VB đến đường thư VB qua mạng VB đường thư 2020 709 85 25 55 2021 808 75 38 42 Dù công việc nhiều công tác quản lý trường THPT Cầm Bá Thước thời gian qua thực theo nề nếp, hồ sơ sổ sách đầy đủ, có hệ thống Lãnh đạo nhà trường tổ chức thực nghiêm túc quy định Nhà nước, văn hướng dẫn nghiệp vụ Trung ương, văn đạo UBND tỉnh, Sở Nội vụ Sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Thanh Hóa cơng tác văn thư skkn Trong năm gần công tác văn thư - lưu trữ cấp lãnh đạo cấp quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư + Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 Chính Phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác văn thư + Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến + Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị đính số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính Phủ + Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính Phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ + Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy trình hướng dẫn cục Văn thư lưu trữ Nhà nước công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành cơng văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp nghành: Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi, lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan, quản lý sử dụng dấu quan 2.2.2 Thực trạng trước thực đề tài nghiên cứu 2.2.2.1 Thuận lợi: Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trường phần mềm hệ thống Quản lý Hồ sơ công việc Td Office nên việc nhận, gửi lưu trữ văn đến thuận lợi nhiều Được quan tâm Ban giám hiệu, ban nghành đoàn thể việc hoàn thành văn hồ sơ cá nhân loại hồ sơ tổ nhà trường thuận lợi cho văn thư việc gửi văn lưu văn qua năm Cơ sở vật chất đáp ứng đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học 2.2.2.2 Khó khăn, tồn tại : - Văn thư trường nhìn chung chưa quan tâm tới nhiều + Tổ chức tập huấn cho cán làm công tác văn thư - lưu trữ hạn chế - Phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ cơng việc mơi trường điện tử cịn hay lỗi nhiều bị tải không vào - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 nội vụ lỗi, chưa thống skkn vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Kho lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu phục vụ cho việc tra cứu, lưu trữ tài liệu văn + Tuy có khó khăn khắc phục, để vượt qua hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp Cơ sở lý luận sở thực tiễn nói tiền đề để đề xuất “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc THPT Cầm Bá Thước – Văn phòng trường THPT Cầm Bá Thước, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa 2.3 Các giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trường THPT Cầm Bá Thước 2.3.1 Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký lãnh đạo - Người làm cơng tác văn thư - lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Hiện công tác văn thư - lưu trữ thực theo Nghị định số 09/210/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ công tác văn thư - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, phận chun trách hoạt động nhà trường - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức - Điều quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo * Phương pháp soạn thảo số văn thường dùng Báo cáo: Là loại văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, công việc cụ thể skkn xin ý kiến đạo - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nêu diểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Đồng thời nêu điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Phần nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Các biện pháp tổ chức thực + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt - Phần 1: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt - Phần 2: Nội dung vấn đề cần đề xuất (trong có trình phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) - Phần 3: Kiến nghị cấp (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn phương án xin cấp phê duyệt vài phương án xếp thứ tự, hồn cảnh thay đổi chuyển phương án từ thức sang dự phịng - Trong phần nêu lý do, dùng cách hành văn để thể nhu cầu khách quan hoàn cảnh thực tế địi hỏi - Phần đề xuất: Dùng ngơn ngữ cách hành văn có sức thuyết phục cao cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận phải lựa chọn điển hình từ tài liệu có độ tin cậy cao, cần phải xác minh để đảm bảo kiện số liệu xác Nêu rõ thuận lợi, khó khăn việc thực thi phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện - Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình phải đính kèm phụ lục để minh hoạ thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình * Một số biểu mẫu văn thường soạn thảo SỞ GD & ĐT THANH HÓA TRƯỜNG THPT CẦM BÁ THƯỚC Số: /TTr- THPTCBT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Thường xuân, ngày tháng năm 202 skkn TỜ TRÌNH (1) Kính gửi:………………………………………………………(2) (3) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT CHỨC VỤ (4) (Chữ ký, dấu) Ghi (1) Trích yếu nội dung định (2) Chức vụ người đứng đầu quan (3) Các trực tiếp để ban hành định (4) Nội dung định (5) Quyền hạn, chức vụ người đứng đầu quan SỞ GD & ĐT THANH HÓA TRƯỜNG THPT CẦM BÁ THƯỚC Số: /BC- THPTCBT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Thường xuân, ngày tháng năm 202 skkn BÁO CÁO (1) Kính gửi:………………………………………………………(2) (3) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT CHỨC VỤ (4) (Chữ ký, dấu) Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung báo cáo; (2) Nơi phải gửi báo cáo; (3) Nội dung báo cáo; (4) Quyền hạn, chức vụ người đứng đầu quan 2.3.2 Biện pháp lưu trữ văn tìm kiếm văn lưu trữ nhanh chóng - Do đặc thù nay, tất văn đến đi, đạo cấp trên, Sở GD&ĐT tỉnh Thanh Hóa gửi qua hộp thư điện tử skkn hầu hết văn đến từ sở qua phần mềm Td Office nên tất công văn đến lưu trữ phần mềm gúp tra cứu thuận lợi - Công văn đến: Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua mail qua phần mềm Td Office phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì muốn tìm kiếm văn đến văn thư vào phầm mềm Td Office vào sổ cơng văn đến muốn tìm kiếm văn lưu qua năm vào phần tìm kiếm văn đến đăng nhập thông tin văn cần tìm số cơng văn đến trích yếu văn để tìm kiếm Và văn đến văn thư lưu vào sổ theo thứ tự đồng thời gửi văn đến cho Hiệu trưởng qua phầm mềm Td Office Hiệu trưởng gửi cơng văn cần giải cho Hiệu phó qua phần mềm gửi cho Tổ trưởng GV qua hộp thư mail nhà trường Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị Và cuối năm Văn thư xuất tập lưu văn hoàn chỉnh *Trình tự in sổ văn đến để lưu trữ TD office Quy định mở sổ theo dõi theo năm.Bắt đầu từ ngày 01/01/20….đến hết 31/12/20….Mở sổ thứ tự 01,02,…bắt đầu từ ngày 01/01/20…,tương tự thực năm Chọn mục Văn đến văn đi/ chọn mục Báo cáo in sổ/ chọn sổ chuẩn cục Văn thư/ chọn tiêu thức cần in: ngày, tháng ban hành; người soạn thảo / chọn Chấp nhận 2.3.3 Biện pháp quản lý hồ sơ học sinh Hồ sơ học sinh văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý đạo Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có: Học bạ THPT học, học bạ tốt nghiệp, học bạ nghỉ học; Sổ đăng bộ; Sổ điểm lớn; Văn chứng … 2.3.3.1 Học bạ: học sinh học xếp theo lớp cuối năm học giao cho giáo viên chủ nhiệm để ghi kết học tập học sinh, giáo viên chủ nhiệm hoàn thành xong nộp lại cho văn thư để trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký duyệt kết cuối năm học bạ học sinh thời gian quy định sau lưu trữ cẩn thận tủ văn phòng văn thư Học bạ nghỉ học lâu nhập vào máy theo năm học in đóng tập lại để tiện cho việc tra cứu hồ sơ học sinh, phụ huynh đến xin rút hồ sơ Học bạ tốt nghiệp học sinh chưa rút lại để theo thứ tự theo năm học 2.3.3.2 Sổ đăng bộ: Sau hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 10, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) STT Họ tên HS Nam nữ Ngày tháng năm sinh Nơi sinh (theo Dân Chỗ Họ tộc, tên cha, liệt sĩ, (ghi rõ tổ, mẹ khu phố, nghề skkn khai sinh) thương xã binh (Phường)) (hạng) nghiệp (hay người giám hộ) Tiếp theo Vào trường Năm học Lớp Lý Ra trường Năm học Lớp Lý 10 Năng lực đặc biệt Hs giỏi môn, cấp huyện quận, tỉnh hay quốc gia 11 Được cấp Loại Số hiệu Ngày cấp 12 2.3.3.3 Văn chứng học sinh tốt nghiệp THPT: Sau nhận tốt nghiệp Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Thanh Hóa văn thư có trách nhiệm vào sổ học sinh theo số hiệu quy định Khi cấp trả học sinh đến nhận phải có giấy tờ CMND Hộ khẩu, thẻ dự thi giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời ghi lại để tiện cho việc theo dõi người nhận phải ký nhận ghi rõ họ tên đầy đủ Nhờ có xếp ngăn nắp, khoa học giúp cho việc theo dõi quản lý hồ sơ học sinh dễ dàng, nhanh chóng hiệu 2.3.3.4 Hồ sơ chuyển trường: - Hồ sơ chuyển đến: gồm có đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận + Giấy giới thiệu chuyển trường + Đối với học sinh chuyển từ tỉnh khác chuyển đến trường chuyên tỉnh văn thư phải viết giấy giới thiệu qua Sở Giáo dục đào tạo để trình duyệt từ Sở - Hồ sơ chuyển đi: Học bạ, giấy giới thiệu, danh sách trúng tuyển vào 10 giấy tờ khác có liên quan Ngồi văn thư phải kiểm tra học bạ ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký ban giám hiệu 2.3.4 Xử lý văn đến qua mạng Ứng dụng hệ thống phần mềm Quản lý hồ sơ công việc vào hệ thống trường coi bước ứng dụng công nghệ hiệu gúp cho 10 skkn công việc văn thư trường công việc xử lý nhanh chóng vào nề nếp bước đăng nhập vào hệ thống: 2.3.4.1 Đăng nhập vào công văn đến Bước 1: Truy cập vào website Sở GD&ĐT http://thanhhoa.edu.vn Bước 2: Giao diện Hệ thống đăng nhập tập trung UBND tỉnh xuất Thực nhận tên đăng nhập mật sau: Tên hộp thư (email) công vụ UBND tỉnh cấp phát Bước 3: chọn Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc (biểu tượng sổ thứ từ trái sang) để truy cập hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc TD Office Bước 4:a Click vào văn đến (bên tay phải dòng thứ 3) b click chuột vào văn đến quan mạng 11 skkn Bước 5: click vào văn vào sổ văn đến Bước 6: Nhập thông tin theo nghiệp vụ văn thư Bước 7: phần thông tin phân phối, phân công xử lý văn bản/ chọn mục Người xử lý văn bản/ chọn họ tên Hiệu trưởng để chuyển văn đến lãnh đạo Bước 8: chọn nút lệnh Ghi lại * Mẫu sổ đăng ký văn đến đường bưu điện đường mạng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ĐƠN VỊ QUYỂN SỐ 12 skkn Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: … - Cấu tạo bên sổ gồm cột Tên loại Đơn vị Ký Ghi trích yếu nội người nhận dung nhận Như vậy, cần thiết có kiểm tra, Ban giám hiệu cần loại văn nào, văn thư kiểm tra sổ biết nhận, phận nhận 2.3.4.2 Đăng nhập vào công văn + Đăng nhập Bước 1: Truy cập Website Sở GD$Đt địa chỉ: http://thanhhoa.edu.vn Ngày Số đến đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng 13 skkn Chọn menu QUẢN LÝ- ĐIỀU HÀNH/ chọn Quản lý văn TD Office Bước 2: Giao diện Hệ thống đăng nhập tập trung UBND tỉnh xuất Thực đăng nhập tên nhập mật sau: Tên đăng nhập: Tên hộp thư(email) công vụ UBND tỉnh cấp phát Bước 3: thực việc đổi mật để bảo mật tài khoản cá nhân hệ thống nhập lần Bước 4: chọn phần mền Quản lý văn hồ sơ công việc (biểu tượng thứ từ trái sang phải) để truy cập hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc TD chọn văn chọn Văn chờ ban hành Chọn văn Hiệu trưởng phó hiệu trưởng chuyển đến cần ký số quan để chuyển thành văn 14 skkn Chọn Hiệu chỉnh để vào sổ văn (theo nghiệp vụ văn thư)( Nghị định 30) Chọn Ghi lại để hoàn thành việc Hiệu chỉnh Chọn nút lệnh số bên phải tệp văn ban hành để ký số đơn vị lên văn chọn ký sốcơ quan chèn số hiệu ngày tháng năm ban hành Click vào chữ ký văn để hiển thị giao diện ký số Đặt ảnh dấu đơn vị vào vị trí văn bản, chọn nút lệch Ký để tiến hành ký để tiến hành ký số dấu đơn vị Chọn nút lệnh Gửi văn để gửi văn * Để tra cứu kết văn gửi: Chọn mục Văn đi/ bấm chọn văn gửi để xem văn gửi đến nơi nhận chưa/ chọn mục Nhật ký gửi nhận - Quản lý công văn theo đường truyền thống( đường tay bưu điện) Công văn bao gồm nhiều loại văn như: báo cáo, thông báo, kế hoạch, tờ trình, định trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Khi đánh máy văn kiểm tra thể thức văn bản,lấy số ký hiệu quan, ghi rõ ngày tháng ban hành, người ký văn bản, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu công văn Tất công văn đường phải ghi vào sổ công văn * Thủ tục quản lý văn bao gồm bước sau: Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn Bước 2: Đăng ký văn Bước 4: Chuyển giao văn Bước 5: Kiểm tra việc quản lý văn Bước 6: Sắp xếp văn lưu vào sổ 15 skkn * Bìa sổ đăng ký cơng văn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ĐƠN VỊ QUYỂN SỐ Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: … Cấu tạo bên sổ gồm cột: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích Người yếu nội ký dung văn Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi 2.3.5 Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định của pháp luật quản lý dấu - Con dấu quản lý sử dụng trụ sở đơn vị - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền quan Khơng đóng khống chỉ, đóng trước ký * Quản lý dấu TD Office 16 skkn - sử dụng gửi văn đường thư điện tử TD office có chữ ký lãnh đạo nhà trường 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm: Vận dụng kiến thức chuyên môn công việc thực tiễn công tác văn thư - lưu trữ, sở vận dụng biện pháp đề tài góp phần đưa công tác văn thư - lưu trữ trường vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiệm tất thành viên tổ Văn phòng, thống phối hợp hỗ trợ tốt cho công tác tổ chức đồn thể, tổ chun mơn cơng tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ - Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên tổ văn phòng đến hầu hết phận chuyên trách: Văn thư, Thư viện, Thiết bị, y tế có khả tự soạn thảo văn theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; Biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn đến cách khoa học quy định - Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời 2.4.2 Nhược điểm: - Khi áp dụng phầm mềm quản lý Hồ sơ công việc TD office nhiều phận quan dùng chưa thành thạo chuyên nghiệp dẫn đến việc văn thư đóng dấu cịn hay bị lổi - Phòng Lưu trữ hồ sơ tủ cịn hạn chế khơng gian phịng số lượng tủ 2.4.3 Kết cụ thể: Áp dụng đề tài phương pháp đề tài nâng cao hiệu công tác văn Thư – Lưu trữ, nhân viên văn phòng góp phần lớn vào thành tích chung nhà trường đạt năm qua: kể đến qua lần kiểm tra thực QĐ 1631/QĐ-SGDĐT ngày 13/12/2021 kiểm tra Cải cách hành chính, Pháp chế, Thi đua – khen thưởng trường Sở khen hoàn thành tốt hồ sơ Ngoài năm học 2020-2021 trường tặng khen Chủ tịch UBND tỉnh Thanh hóa đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc; Bằng khen Bộ GDDT; Bằng khen Thủ Tướng Chính Phủ… KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận: Để cơng tác văn thư - lưu trữ có hiệu đạt thành tích cao địi hỏi trước thân nhân viên văn thư phải vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế đơn vị cơng tác Tạo mơi trường làm việc thỏa mái, biến khó thành dễ để công việc nhẹ nhàng, trôi chảy Áp lực công việc người làm công tác văn thư - lưu trữ lớn, đòi hỏi người làm cơng tác phải thật bình tĩnh, kiên nhẫn, chịu khó, có phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng xác 17 skkn Tăng cường công tác giao lưu học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp đơn vị bạn Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ Khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi giải pháp mới, vận dụng thực để công tác văn thư nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu cao Sáng kiến kinh nghiệm có đầu tư nghiên cứu kĩ lưỡng nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp ý kiến từ phía độc giả, để SKKN tơi hồn thiện hơn, khả thi hơn, thiết thực hơn, hiệu vận dụng vào hoạt động văn phịng 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Đối với sở giáo dục đào tạo Thanh Hóa Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để văn thư - lưu trữ học để nâng cao thêm trình độ chun mơn, nghiệp vụ Các cấp Lãnh đạo quan tâm tới công việc cho văn thư ổn định, ưu tiên cho Văn thư làm việc lâu dài có mức lương xứng đáng với vị trí việc làm, cơng việc đảm nhiệm để Văn Thư yên tâm công tác cống hiến cho nghiệp 3.2.2 Đối với Ban giám hiệu : Nhằm mục đích đổi phương pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Ban giám hiệu cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư - lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thanh hoá, Ngày 10 tháng năm 2022 Tôi cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Người viết Lê thị Trang 18 skkn TÀI LIỆU THAM KHẢO Hướng dẫn sử dụng thiết bị chữ ký số E-Token Thông tư 01/2011/TT – BNV hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư; Cơng văn số 425/VTLTNN – NVTWW ngày 18 tháng năm 2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn văn đến Luật lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm2012; Các trang web Bộ giáo dục đào tạo, Bộ Nội vụ 10 Thủ tục chuyển trường 19 skkn ... nghiên cứu: - Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc THPT Cầm Bá Thư? ??c - Tại Văn phòng trường THPT Cầm Bá Thư? ??c, huyện Thư? ??ng Xuân,... kiến thức học công việc thực tiễn làm Tôi định chọn để tài ? ?Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc THPT Cầm Bá Thư? ??c” để nghiên... hồ sơ công việc THPT Cầm Bá Thư? ??c – Văn phòng trường THPT Cầm Bá Thư? ??c, huyện Thư? ??ng Xuân, tỉnh Thanh Hóa 2.3 Các giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư – Lưu trữ trường THPT Cầm Bá Thư? ??c 2.3.1