Bài giảng Tin học đại cương: Phần 4.3 cung cấp cho người học những kiến thức như: các hàm cơ sở dữ liệu; cách lập vùng tiêu chuẩn; Vùng tiêu chuẩn lấy dữ liệu gián tiếp; Trích lọc dữ liệu. Mời các bạn cùng tham khảo!
Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2003 LÊ VĂN HIẾU Giảng viên, Thạc sĩ Bộ mơn Tốn – Tin học Khoa Kiến thức giáo dục đại cương Học viện Báo chí và Tuyên truyền Tel: 0912476242 Email: hieulv@ajc.edu.vn Nick Y!M: hieuthaohh@yahoo.com Webpage: http://hieulv.tk Bài CƠ SỞ DỮ LIỆU Khái niệm Cơ sở liệu (Database) tập hợp liệu lưu dạng bảng (danh sách) cho phép ta tổng hợp, trích xuất thông tin cần thiết Mỗi cột gọi TRƯỜNG (Field) Dòng chứa tên trường Từ dòng thứ trở chứa ghi (Record) Lê Văn Hiếu CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU Tính tổng: =DSUM(Database,Field,Criteria) Tính Trung bình: =DAVERAGE(Database,Field,Criteria) Tìm giá trị lớn nhất: =DMAX(Database,Field,Criteria) Tìm giá trị nhỏ nhất: =DMIN(Database,Field,Criteria) Đếm: =DCOUNTA(Database,Field,Criteria) Lê Văn Hiếu Trong đó: Database: Vùng CSDL Sử dụng: • Tên vùng Cách đặt tên vùng: Bơi đen vùng, click Insert > Name > Define Gõ tên vùng OK • Địa vùng Field: Trường tính tốn Đối với hàm DCOUNTA sử dụng trường Sử dụng: • Địa tên trường • Tên trường đặt cặp dấu " " • Số thứ tự trường CSDL Lê Văn Hiếu Trong đó: Criteria: Vùng tiêu chuẩn Đây điều kiện hàm làm việc Sử dụng: • Tên vùng • Địa vùng Ý nghĩa: nghĩa Tính tốn trường định ghi thoả mãn tiêu chuẩn Lê Văn Hiếu CÁCH LẬP VÙNG TIÊU CHUẨN 3.1 Vùng tiêu chuẩn lấy liệu trực tiếp: Vùng gồm dịng: Dòng đầu chứa tên trường, TRÙNG với tên trường CSDL Từ dịng trở chứa tiêu chuẩn: • Đó phép so sánh với giá trị, phép so sánh khơng có dấu = • Hai tiêu chuẩn đồng thời xảy đặt dịng dịng • Hai tiêu chuẩn khơng đồng thời xảy đặt hai dịng khác nhau Lê Văn Hiếu Ví dụ 21 Tính tổng H.BỔNG sinh viên Nam, ngành Báo chí Lập vùng tiêu chuẩn Nhập cơng thức: =DSUM(A2:L8,"H.BỔNG",X2:Y3) Lê Văn Hiếu Ví dụ 22 Tiền thưởng trung bình sinh viên Nữ, ngành Báo chí Chính trị Lập vùng tiêu chuẩn: Nhập cơng thức: =DAVERAGE(A2:L8,"THƯỞNG",X5:Y7) Lê Văn Hiếu Ví dụ 23 Điểm Toán lớn số sinh viên có Tổng điểm từ 10 đến 20 Lập vùng tiêu chuẩn: Nhập cơng thức: =DMAX(A2:L8,"TỐN",X9:Y10) Lê Văn Hiếu Ví dụ 24 Điểm TIN thấp số sinh viên Ngành Báo chí, Kinh tế, có Điểm Tốn từ trở lên =DMIN(A2:L8,“TIN",X12:Y14) Lê Văn Hiếu 3.2 Vùng tiêu chuẩn lấy liệu gián tiếp Vùng gồm dịng: Dòng đầu tiên: Chứa tên, KHÁC với tất tên trường Dòng thứ trở đi: Chứa điều kiện Đó cơng thức tham chiếu đến ghi Nhận giá trị TRUE (bản ghi thỏa mãn điều kiện) FALSE (bản ghi khơng thỏa mãn điều kiện) Có thể sử dụng hàm: AND, OR, NOT Có thể sử dụng Kỹ thuật tách dịng: • Cùng dịng (2 điều kiện đồng thời xảy ra) • Khác dịng (2 điều kiện không đồng thời xảy ra) Lê Văn Hiếu Ví dụ 26 Số lượng sinh viên ngành Kinh tế, sinh sau năm 1980 =DCOUNTA(A2:L8,"TỔNG",S10:T11) Lê Văn Hiếu Ví dụ 12 Tổng H.BỔNG sinh viên từ 25 đến 40 tuổi Ví dụ 13 Số lượng sinh viên Nữ 40 tuổi Nam 45 tuổi Ví dụ 14 Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm Ví dụ 15 Tổng điểm cao số sinh viên có Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên Ví dụ 16 Số lượng sinh viên sinh ngày 30 tháng Lê Văn Hiếu Ví dụ 27 Tổng H.BỔNG sinh viên từ 25 đến 40 tuổi =DSUM(A2:L8,"H.BỔNG",S13:T14) Lê Văn Hiếu Ví dụ 28 Số lượng sinh viên Nữ 40 tuổi Nam 45 tuổi Lê Văn Hiếu Ví dụ 29 Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm Lê Văn Hiếu Ví dụ 30 Tổng điểm cao số sinh viên có Điểm Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên Lê Văn Hiếu Ví dụ 16 Số lượng sinh viên sinh ngày 30 tháng Lê Văn Hiếu Trích lọc liệu - 6.5 (133) 4.1 Khái niệm: Trích lọc (Filter) thao tác lấy ghi thỏa mãn điều kiện 4.2 Lọc tự động (Auto Filter) Đặt trỏ vùng CSDL Click Data, chọn Filter, sau chọn Auto Filter Muốn lọc theo trường click vào mũi tên trường chọn: Lê Văn Hiếu Một giá trị: Lọc theo giá trị All: Bỏ lọc trường Top 10: Lọc ghi có giá trị cao nhất, thấp Custom: Tùy chọn Lọc theo nhiều tiêu chuẩn cho trường Khi không lọc nữa, click Data, chọn Filter, sau chọn Auto Filter Lê Văn Hiếu 4.3 Lọc nâng cao (Advanced Filter) Lập vùng tiêu chuẩn Click Data, chọn Filter, sau chọn Advanced Filter Trong khung Action chọn cách lọc: Lọc đặt kết chỗ: Chọn Filter the list, in-place Lọc chép kết chỗ khác: Chọn Copy to another location List range: Vùng CSDL Criteria range: Vùng tiêu chuẩn Copy to: Vị trí chép tới Cuối cùng, click OK Lê Văn Hiếu Ví dụ 31 Lọc A100, sinh viên sinh ngày 30 tháng Lập vùng tiêu chuẩn (bảng phía dưới) Click Data Filter Advanced Filter Copy to another location Tại List range, gõ: A2:Q12 Tại Criteria range, gõ: S16:T17 Tại Copy to, gõ: A100 Click OK Lê Văn Hiếu Ví dụ 32 Lọc A150 SV Khá, Giỏi sinh sau năm 1960 Lọc A160 sinh viên Nam, Khá giỏi ngành Kinh tế Lê Văn Hiếu 4.5 Sắp xếp liệu - Đặt trỏ vào trường cần xếp - Muốn xếp theo thứ tự tăng dần, click nút lệnh (Sort Ascending) - Muốn xếp theo thứ tự giảm dần, click nút lệnh (Sort Descending) 4.6 Cộng dồn theo nhóm - Sắp xếp theo nhóm - Click Data, chọn Subtotal - Chọn nhóm tại: At each change in - Chọn cách tính tại: Use Funtion - Chọn trường tính tại: Add Subtotal to - Click OK Chú ý Khi khơng dùng thì: Click Data > Subtotal > Remove All Lê Văn Hiếu 4.7 Nhập liệu dạng Form (điền vào ô trống) Click Data > Form Để nhập mới: Click New Để xoá: Click Delete Để di chuyển: Click Find Next, Find Previous Để tìm: Click Criteria Lê Văn Hiếu ... có ba điểm Tốn, Triết, Tin từ trở lên thuộc ngành Chính trị Lê Văn Hiếu Ví dụ =DSUM(A2:L8,"THƯỞNG",X20:X21) Lê Văn Hiếu Ví dụ Lê Văn Hiếu Ví dụ Lê Văn Hiếu Ví dụ Lê Văn Hiếu Ví dụ 10 Số lượng... Nam 45 tuổi Lê Văn Hiếu Ví dụ 29 Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm Lê Văn Hiếu Ví dụ 30 Tổng điểm cao số sinh viên có Điểm Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên Lê Văn Hiếu Ví dụ... có Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên Ví dụ 16 Số lượng sinh viên sinh ngày 30 tháng Lê Văn Hiếu Ví dụ 27 Tổng H.BỔNG sinh viên từ 25 đến 40 tuổi =DSUM(A2:L8,"H.BỔNG",S13:T14) Lê Văn Hiếu Ví dụ 28