Bài giảng Tin học đại cương: Phần 4.3 - Lê Văn Hiếu

Bài giảng Tin học đại cương: Phần 4.3 cung cấp cho người học những kiến thức như: các hàm cơ sở dữ liệu; cách lập vùng tiêu chuẩn; Vùng tiêu chuẩn lấy dữ liệu gián tiếp; Trích lọc dữ liệu. Mời các bạn cùng tham khảo!

Bảng tính điện tử Microsoft Excel 2003 LÊ VĂN HIẾU Giảng viên, Thạc sĩ Bộ mơn Tốn – Tin học Khoa Kiến thức giáo dục đại cương Học viện Báo chí và Tuyên truyền Tel: 0912476242 Email: hieulv@ajc.edu.vn Nick Y!M: hieuthaohh@yahoo.com Webpage: http://hieulv.tk Bài CƠ SỞ DỮ LIỆU Khái niệm Cơ sở liệu (Database) tập hợp liệu lưu dạng bảng (danh sách) cho phép ta tổng hợp, trích xuất thông tin cần thiết Mỗi cột gọi TRƯỜNG (Field) Dòng chứa tên trường Từ dòng thứ trở chứa ghi (Record) Lê Văn Hiếu CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU Tính tổng: =DSUM(Database,Field,Criteria) Tính Trung bình: =DAVERAGE(Database,Field,Criteria) Tìm giá trị lớn nhất: =DMAX(Database,Field,Criteria) Tìm giá trị nhỏ nhất: =DMIN(Database,Field,Criteria) Đếm: =DCOUNTA(Database,Field,Criteria) Lê Văn Hiếu Trong đó:  Database: Vùng CSDL Sử dụng: • Tên vùng Cách đặt tên vùng: Bơi đen vùng, click Insert > Name > Define Gõ tên vùng OK • Địa vùng  Field: Trường tính tốn Đối với hàm DCOUNTA sử dụng trường Sử dụng: • Địa tên trường • Tên trường đặt cặp dấu " " • Số thứ tự trường CSDL Lê Văn Hiếu Trong đó:  Criteria: Vùng tiêu chuẩn Đây điều kiện hàm làm việc Sử dụng: • Tên vùng • Địa vùng  Ý nghĩa: nghĩa Tính tốn trường định ghi thoả mãn tiêu chuẩn Lê Văn Hiếu CÁCH LẬP VÙNG TIÊU CHUẨN 3.1 Vùng tiêu chuẩn lấy liệu trực tiếp:  Vùng gồm dịng: Dòng đầu chứa tên trường, TRÙNG với tên trường CSDL Từ dịng trở chứa tiêu chuẩn: • Đó phép so sánh với giá trị, phép so sánh khơng có dấu = • Hai tiêu chuẩn đồng thời xảy đặt dịng dịng • Hai tiêu chuẩn khơng đồng thời xảy đặt hai dịng khác nhau Lê Văn Hiếu Ví dụ 21  Tính tổng H.BỔNG sinh viên Nam, ngành Báo chí ­ Lập vùng tiêu chuẩn ­ Nhập cơng thức: =DSUM(A2:L8,"H.BỔNG",X2:Y3) Lê Văn Hiếu Ví dụ 22  Tiền thưởng trung bình sinh viên Nữ, ngành Báo chí Chính trị ­ Lập vùng tiêu chuẩn: ­ Nhập cơng thức: =DAVERAGE(A2:L8,"THƯỞNG",X5:Y7) Lê Văn Hiếu Ví dụ 23  Điểm Toán lớn số sinh viên có Tổng điểm từ 10 đến 20 ­ Lập vùng tiêu chuẩn: ­ Nhập cơng thức: =DMAX(A2:L8,"TỐN",X9:Y10) Lê Văn Hiếu Ví dụ 24  Điểm TIN thấp số sinh viên Ngành Báo chí, Kinh tế, có Điểm Tốn từ trở lên =DMIN(A2:L8,“TIN",X12:Y14) Lê Văn Hiếu 3.2 Vùng tiêu chuẩn lấy liệu gián tiếp Vùng gồm dịng:  Dòng đầu tiên: Chứa tên, KHÁC với tất tên trường  Dòng thứ trở đi: Chứa điều kiện Đó cơng thức tham chiếu đến ghi Nhận giá trị TRUE (bản ghi thỏa mãn điều kiện) FALSE (bản ghi khơng thỏa mãn điều kiện) Có thể sử dụng hàm: AND, OR, NOT Có thể sử dụng Kỹ thuật tách dịng: • Cùng dịng (2 điều kiện đồng thời xảy ra) • Khác dịng (2 điều kiện không đồng thời xảy ra) Lê Văn Hiếu Ví dụ 26  Số lượng sinh viên ngành Kinh tế, sinh sau năm 1980 =DCOUNTA(A2:L8,"TỔNG",S10:T11) Lê Văn Hiếu  Ví dụ 12 Tổng H.BỔNG sinh viên từ 25 đến 40 tuổi  Ví dụ 13 Số lượng sinh viên Nữ 40 tuổi Nam 45 tuổi  Ví dụ 14 Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm  Ví dụ 15 Tổng điểm cao số sinh viên có Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên  Ví dụ 16 Số lượng sinh viên sinh ngày 30 tháng Lê Văn Hiếu Ví dụ 27  Tổng H.BỔNG sinh viên từ 25 đến 40 tuổi =DSUM(A2:L8,"H.BỔNG",S13:T14) Lê Văn Hiếu Ví dụ 28  Số lượng sinh viên Nữ 40 tuổi Nam 45 tuổi Lê Văn Hiếu Ví dụ 29  Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm Lê Văn Hiếu Ví dụ 30  Tổng điểm cao số sinh viên có Điểm Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên Lê Văn Hiếu Ví dụ 16  Số lượng sinh viên sinh ngày 30 tháng Lê Văn Hiếu Trích lọc liệu - 6.5 (133) 4.1 Khái niệm:  Trích lọc (Filter) thao tác lấy ghi thỏa mãn điều kiện 4.2 Lọc tự động (Auto Filter)  Đặt trỏ vùng CSDL  Click Data, chọn Filter, sau chọn Auto Filter  Muốn lọc theo trường click vào mũi tên trường chọn: Lê Văn Hiếu Một giá trị: Lọc theo giá trị All: Bỏ lọc trường Top 10: Lọc ghi có giá trị cao nhất, thấp Custom: Tùy chọn Lọc theo nhiều tiêu chuẩn cho trường  Khi không lọc nữa, click Data, chọn Filter, sau chọn Auto Filter Lê Văn Hiếu 4.3 Lọc nâng cao (Advanced Filter)  Lập vùng tiêu chuẩn  Click Data, chọn Filter, sau chọn Advanced Filter  Trong khung Action chọn cách lọc: Lọc đặt kết chỗ: Chọn Filter the list, in-place Lọc chép kết chỗ khác: Chọn Copy to another location  List range: Vùng CSDL  Criteria range: Vùng tiêu chuẩn  Copy to: Vị trí chép tới  Cuối cùng, click OK Lê Văn Hiếu Ví dụ 31  Lọc A100, sinh viên sinh ngày 30 tháng Lập vùng tiêu chuẩn (bảng phía dưới) Click Data Filter Advanced Filter Copy to another location Tại List range, gõ: A2:Q12 Tại Criteria range, gõ: S16:T17 Tại Copy to, gõ: A100 Click OK Lê Văn Hiếu Ví dụ 32  Lọc A150 SV Khá, Giỏi sinh sau năm 1960  Lọc A160 sinh viên Nam, Khá giỏi ngành Kinh tế Lê Văn Hiếu 4.5 Sắp xếp liệu - Đặt trỏ vào trường cần xếp - Muốn xếp theo thứ tự tăng dần, click nút lệnh (Sort Ascending) - Muốn xếp theo thứ tự giảm dần, click nút lệnh (Sort Descending) 4.6 Cộng dồn theo nhóm - Sắp xếp theo nhóm - Click Data, chọn Subtotal - Chọn nhóm tại: At each change in - Chọn cách tính tại: Use Funtion - Chọn trường tính tại: Add Subtotal to - Click OK Chú ý Khi khơng dùng thì: Click Data > Subtotal > Remove All Lê Văn Hiếu 4.7 Nhập liệu dạng Form (điền vào ô trống)  Click Data > Form  Để nhập mới: Click New  Để xoá: Click Delete  Để di chuyển: Click Find Next, Find Previous  Để tìm: Click Criteria Lê Văn Hiếu ... có ba điểm Tốn, Triết, Tin từ trở lên thuộc ngành Chính trị Lê Văn Hiếu Ví dụ =DSUM(A2:L8,"THƯỞNG",X20:X21) Lê Văn Hiếu Ví dụ Lê Văn Hiếu Ví dụ Lê Văn Hiếu Ví dụ Lê Văn Hiếu Ví dụ 10  Số lượng... Nam 45 tuổi Lê Văn Hiếu Ví dụ 29  Tiền thưởng thấp số sinh viên sinh vào tháng cuối năm Lê Văn Hiếu Ví dụ 30  Tổng điểm cao số sinh viên có Điểm Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên Lê Văn Hiếu Ví dụ... có Tốn + Điểm Tin từ 14 trở lên  Ví dụ 16 Số lượng sinh viên sinh ngày 30 tháng Lê Văn Hiếu Ví dụ 27  Tổng H.BỔNG sinh viên từ 25 đến 40 tuổi =DSUM(A2:L8,"H.BỔNG",S13:T14) Lê Văn Hiếu Ví dụ 28