Giáo trình kỹ thuật tổ chức công sở

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TS Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS Lưu Thị Mai Thanh GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT TỔ CHỨC CƠNG SỞ NHÀ XUẤT BẢN ĐÀ NẴNG GIÁ: 95.000Đ ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TS Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS Lưu Thị Mai Thanh GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ NHÀ XUẤT BẢN ĐÀ NẴNG LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức công sở chức quan trọng quản lý cơng sở, bao gồm tồn hoạt động từ khâu thiết kế, phân tích, xếp, bố trí, phân cơng nhiệm vụ, đến khâu sử dụng, điều phối nguồn lực, tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát, đánh giá kết thực để có định quản lý đắn, phù hợp, kịp thời tương lai Mục đích tổ chức công sở làm cho hoạt động đơn vị, phận, cá nhân công sở hài hòa với hướng tới mục tiêu chung Thông qua hoạt động điều hành, kết nối đơn vị, phận, cá nhân công sở, tổ chức công sở tạo liên kết, đảm bảo tính liên tục, giúp cho cơng sở hồn thành chức năng, nhiệm vụ giao Để trình đạt kết mong đợi, cần thiết phải có kiến thức tảng lý thuyết, sở vận dụng vào thực tiễn, tạo nên kỹ tổ chức công sở cho nhà lãnh đạo, quản lý Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản lý nhà nước, chun ngành Hành cơng Trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng, “Kỹ thuật tổ chức công sở” học phần bắt buộc với tín Để cung cấp cho người học sở lý thuyết tảng, làm sở cho hoạt động học tập, nghiên cứu chủ đề liên quan đến Kỹ thuật tổ chức công sở, Trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng trân trọng giới thiệu với độc giả Giáo trình Kỹ thuật tổ chức cơng sở nhóm tác giả giảng viên giảng dạy học phần biên soạn Trong đó: TS Trương Thị Thu Hiền, Trưởng Bộ mơn Hành cơng, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng biên soạn chương 1, 4, 5, 6, chương (mục 2.1.1, 2.1.5 mục 2.2.1), chương (mục 3.1.3, 3.1.5 3.2.3) ThS Lưu Thị Mai Thanh, Giảng viên học phần Kỹ thuật Tổ chức công sở, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng biên soạn chương (mục 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.2.2, 2.2.3, 2.2.4, 2.2.5) chương (mục 3.1.1, 3.1.2, 3.1.4, 3.2.1, 3.2.2 3.2.4) Trong trình thực hiện, tập thể tác giả có tham khảo kế thừa số kết nghiên cứu quan trọng số nhà khoa học trước nước (đã trích dẫn nêu rõ phần Tài liệu tham khảo sau chương) Đặc biệt số đó, phải kể đến Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội ấn hành năm 2002 tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cơng chức ngạch cán sự, chun viên, chun viên chuyên viên cao cấp hành Bộ Nội vụ Chân thành cảm ơn tác giả đóng góp làm tiền đề lý luận quan trọng, để sở đó, chúng tơi hồn thiện nghiên cứu mình, có đóng góp mới, cụ thể, phù hợp với bối cảnh nay, đúc kết thành Giáo trình Kỹ thuật tổ chức cơng sở lần Mặc dù có nhiều cố gắng sách chắn không tránh khỏi thiếu sót định Để hồn thiện lần tái tiếp theo, mong nhận ý kiến đóng góp quý vị qua email Ban biên soạn: hienttt@due.edu.vn Chân thành cám ơn! TẬP THỂ TÁC GIẢ MỤC LỤC Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đặc điểm 1.1.3 Phân loại 1.1.4 Các hoạt động chủ yếu 1.1.5 Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc công sở 17 1.2 TỔ CHỨC CÔNG SỞ 27 1.2.1 Khái niệm 27 1.2.2 Mục đích, yêu cầu 28 1.2.3 Nguyên tắc 35 1.2.4 Các nội dung chủ yếu 38 1.3 Kỹ thuật tổ chức công sở 40 1.3.1 Khái niệm 40 1.3.2 Đặc điểm 44 1.3.3 Nội dung 57 Tóm tắt chương 59 Câu hỏi thảo luận chương 59 Tài liệu tham khảo chương 60 Chương THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 62 2.1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 62 2.1.1 Khái niệm 62 2.1.2 Vai trò 66 2.1.3 Yêu cầu 67 2.1.4 Cơ sở 69 2.1.5 Phương pháp 71 2.2 PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG CƠNG SỞ 73 2.2.1 Khái niệm 73 2.2.2 Vai trò 76 2.2.3 Yêu cầu 78 2.2.4 Cơ sở 79 2.2.5 Phương pháp thu thập thông tin phân tích cơng việc cơng sở 80 Tóm tắt chương 83 Câu hỏi ôn tập chương 83 Tài liệu tham khảo chương 84 Chương PHÂN CÔNG VÀ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC 85 3.1 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 85 3.1.1 Khái niệm 85 3.1.2 Vai trò 86 3.1.3 Nguyên tắc 87 3.1.4 Cơ sở 90 3.1.5 Phương pháp 92 3.2 TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ94 3.2.1 Khái niệm 94 3.2.2 Vai trò 94 3.2.3 Cơ sở 95 3.2.4 Nguyên tắc 96 Tóm tắt chương 99 Câu hỏi ôn tập chương 99 Tài liệu tham khảo chương 100 101 Chương XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC 4.1 XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ101 4.1.1 Khái niệm 101 4.1.2 Phân loại 102 4.1.3 Vai trò 103 4.1.4 Yêu cầu 104 4.1.5 Phương pháp 105 4.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ107 4.2.1 Khái niệm 108 4.2.2 Phân loại 109 4.2.3 Vai trò 110 4.2.4 Nguyên tắc 112 4.2.5 Phương pháp 113 Tóm tắt chương 115 Câu hỏi ôn tập chương 116 Tài liệu tham khảo chương 117 Chương LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ VÀ XÂY DỰNG, PHÁT HUY VAI TRÒ 118 118 5.1 LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 118 5.1.1 Khái niệm lãnh đạo, quản lý 118 5.1.2 Đặc điểm công việc người lãnh đạo, quản lý 121 5.1.3 Phương pháp lãnh đạo, quản lý công việc công sở 124 5.2 XÂY DỰNG VÀ PHÁT HUY VAI TRÕ CỦA VĂN HĨA CƠNG SỞ 135 5.2.1 Khái niệm văn hóa cơng sở 135 5.2.2 Vai trị văn hóa cơng sở 141 5.2.3 Nội dung văn hóa cơng sở 142 5.2.4 Nhà lãnh đạo, quản lý công sở với xây dựng phát huy vai trị văn hóa cơng sở 146 Tóm tắt chương 153 Câu hỏi ôn tập chương 153 Tài liệu tham khảo chương 154 Chương TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP VÀ KIỂM TRA, KIỂM SỐT CƠNG VIỆC TRONG CƠNG SỞ 155 6.1 TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÔNG SỞ 155 6.1.1 Khái niệm 155 6.1.2 Phân loại họp 157 6.1.3 Nguyên tắc 157 6.1.4 Quy trình 158 6.1.5 Yêu cầu 161 6.1.6 Phương pháp tổ chức, điều hành họp 162 6.2 KIỂM TRA, KIỂM SỐT CƠNG VIỆC TRONG CƠNG SỞ 166 6.2.1 Khái niệm 166 6.2.2 Phân loại 169 6.2.3 Vai trò 170 6.2.4 Nguyên tắc 171 6.2.5 Phương pháp 173 Tóm tắt chương 174 Câu hỏi ôn tập chương 174 Tài liệu tham khảo chương 176 Chương Lý luận chung Kỹ thuật tổ chức công sở Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THUẬT TỔ CHỨC CƠNG SỞ Để có sở nghiên cứu nội dung kỹ thuật tổ chức công sở chương tiếp theo, chương cung cấp kiến thức kỹ thuật tổ chức công sở Phần chương trình bày cách hiểu khác cơng sở, sở đó, thống cách tiếp cận cách hiểu cơng sở, “một tổ chức máy hệ thống trị quan có thẩm quyền đinh thành lập để thực hoạt động công vụ trao” Từ khái niệm này, phần lại, làm rõ nội dung quan trọng khác công sở, tổ chức công sở kỹ thuật tổ chức công sở, đó, vấn đề kỹ thuật tổ chức công sở xác định gồm nội dung: Thiết kế phân tích cơng việc cơng sở; Phân công tổ chức điều hành công việc công sở; Xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc công sở; Lãnh đạo, quản lý công việc cơng sở; Xây dựng, phát huy vai trị văn hóa cơng sở; Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Sau học xong chương 1, người học sẽ: (i) Giải thích hoạt động cơng sở (ii) Phân biệt nội dung chủ yếu tổ chức công sở (iii) Phân biệt nội dung kỹ thuật tổ chức công sở (iv) Bồi dưỡng kỹ giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả thích ứng, kỹ giải vấn đề quản lý thời gian (v) Tuân thủ chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp thực thi trách nhiệm với xã hội Chương Lý luận chung Kỹ thuật tổ chức cơng sở 1.1 CƠNG SỞ 1.1.1 Khái niệm Cơng sở thuật ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau: Cách hiểu thứ nhất, “Các tổ chức mang tính chất cơng ích Nhà nước cơng nhận thành lập, chịu điều chỉnh Luật hành Luật khác có ý nghĩa cơng sở” (Đồn Trọng Truyến, 1992).1 Cách hiểu thứ hai, “Cơng sở tổ chức đặt quản lý trực tiếp Nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành Nhà nước Đây loại tổ chức có tư cách pháp nhân điều chỉnh công pháp phụ trách quản lý loại công việc hay loại hoạt động dịch vụ cơng có tính chuvên ngành.” (Nguyễn Văn Thâm, 2002).2 Cách hiểu thứ ba, “Công sở nơi để tổ chức chế kiểm sốt cơng việc hành chính, quản lý mặt đời sống xã hội, nơi soạn thảo xử lý văn để phục vụ cho công việc chung, bảo đảm thông tin cho hoạt động máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp phận cán bộ, công chức theo chế định để thực nhiệm vụ nhà nước giao Do đó, cơng sở phận hợp thành tất yếu thiết chế máy quản lý nhà nước” (Nguyễn Văn Thâm, 2002).3 Cách hiểu thứ tư, “Cơng sở loại hình tổ chức, cấu thành máy hệ thống trị, thành lập để thực hoạt động công vụ.”4 Thông qua khái niệm khác công sở, Đồn Trọng Truyến (1992): Từ điển Pháp - Việt (Pháp luật - Hành chính) Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), NXB ĐHQG Hà Nội Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chun viên chính, Chun đề Văn hóa công sở, Hà Nội 2 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm soát cơng việc cơng sở đó, người có cách thức, phương pháp riêng để tổ chức, điều hành họp Để hỗ trợ cho nhà lãnh đạo, quản lý công sở, nhiều nhà nghiên cứu số phương pháp giúp họ tổ chức, điều hành họp thành công Sau phương pháp tổ chức họp với công cụ bảng trắng nghiên cứu tác giả người Nhật Masumi Tani45: Nghiên cứu rằng, phương pháp thích hợp họp có tiến hành thảo luận để nâng cao chất lượng tốc độ thảo luận, giúp giao tiếp thể ý tưởng cách dễ dàng Những lợi ích mà bảng trắng mang lại cho thảo luận họp kể đến như: sử dụng (viết, xóa chỗ; thu hút tập trung người dự họp; dễ dàng để lên kế hoạch đến thống nhất; chụp kết họp điện thoại; chia sẻ kết với người dự họp); thể ý tưởng thay có số đại biểu tham dự đưa ý kiến; dễ dàng xếp luận điểm; xác nhận luận điểm q trình thảo luận; kích thích ý tưởng từ ý tưởng người khác; đảm bảo tính khách quan tập trung vào ý tưởng thay tập trung vào người đưa ý tưởng giúp người chủ trì dễ dàng việc kiểm sốt họp Để sử dụng phương pháp này, người chủ trì cần phân công chuẩn bị ba công cụ bản: Bảng trắng (tùy theo tính chất, quy mơ họp mà cân nhắc việc lựa chọn kích thước bảng lớn nhỏ khác nhau, chọn loại bảng di động bảng treo tường, bảng hai mặt hay bảng cố định mặt); Bút viết bảng (nên chọn ba màu đen, đỏ, xanh cho họp thơng thường; chuẩn bị sẵn bút dự phịng mực để bơm Masumi Tani (2020), Kỹ tổ chức họp hiệu quả- Bí làm việc sáng tạo chuyên nghiệp người Nhật, NXB Công thương, Thu Phùng dịch 45 163 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở phịng bút sử dụng hết mực; ý đến độ đậm nhạt bút trình sử dụng ý cách đặt bút theo chiều nằm ngang không sử dụng) mút lau bảng (đảm bảo sẽ, khơ ráo, sử dụng kết hợp với nước ethanol để lau bảng trắng sẽ) Ngồi ra, sử dụng thêm nam châm, giấy ghi chú, … để sử dụng cần thiết Để tiến hành với phương pháp tổ chức họp với bảng trắng, người chủ trì cần phân cơng rõ ba vai trị quan trọng: Người ghi (vai trò thư ký), người điều hành (vai trò đặt câu hỏi) người quản lý thời gian (vai trò hướng dẫn) 164 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Trong q trình họp phương pháp bảng trắng, cần trực quan hóa ý kiến người cách trình bày theo cấu trúc hai dịng (viết dòng ngang tiêu đề ngày họp đầu bảng viết dòng chiều dọc bên phải bảng, tóm tắt họp nội dung khác với thảo luận, hình 6.1) cấu trúc biểu đồ T (hình 6.2) cấu trúc biểu đồ I (hình 6.3) cấu trúc gạch đầu dịng (hình 6.4) Trong q trình viết cần cố gắng giữ nguyên từ ngữ người đưa ý kiến, tách riêng trình nghe viết, lựa chọn thời gian xóa bảng thích hợp, sử dụng từ viết tắt để tiết kiệm thời gian diện tích bảng nên dùng bút đen trước sau dùng đến màu mực khác để thơng tin tổng hợp bảng dễ nhìn dễ hiểu 165 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở 6.2 KIỂM TRA, KIỂM SỐT CƠNG VIỆC TRONG CƠNG SỞ 6.2.1 Khái niệm a Khái niệm kiểm tra công việc cơng sở Kiểm tra “xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” (Từ điển Tiếng Việt) Trong công sở, kiểm tra việc theo dõi trình tổ chức triển khai thực hoạt động cơng sở thực tế, qua đó, xem xét đưa nhận xét, đánh giá kết thực so với kế hoạch, mục tiêu, định hướng công sở đề ra, đồng thời, đề xuất số biện pháp để công sở tiến hành điều chỉnh sai lệch (nếu có) b Khái niệm kiểm sốt cơng việc cơng sở Kiểm sốt “xem xét để phát hiện, ngăn chặn trái với quy định” (Từ điển Tiếng Việt) Trong cơng sở, kiểm sốt trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo công việc cơng sở thực theo kế hoạch Đó tiến trình gồm hoạt động giám sát, điều chỉnh sai sót quan trọng (nếu có) nhằm đảm bảo hoạt động công sở 166 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở thực theo theo kế hoạch, mục tiêu, định hướng công sở đề c Phân biệt hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Giống nhau: Nội dung kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở tất công việc công sở, tập trung cao vào lĩnh vực chủ yếu: việc bố trí, sử dụng cơng chức; việc bố trí, sử dụng tài chính, ngân sách; việc bố trí, sử dụng phương tiện làm việc; trình giải cơng việc chun mơn; q trình thơng tin cơng sở; … Mục đích kiểm tra, kiểm sốt cơng việc công sở nhằm hướng đến mục tiêu đảm bảo cho công việc công sở diễn kế hoạch, định hướng, mục tiêu, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu q trình tổ chức hoạt động công sở Về thời điểm kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở: Được tiến hành trước, sau công việc cơng sở hồn hành Khác nhau: Về cách thức thực hiện: Kiểm tra công việc công sở mang tính chun mơn, nghiệp vụ, q trình xem xét, đánh giá công việc cần kiểm tra công sở cách cụ thể, chi tiết, với công cụ, phương pháp nghiệp vụ định Kiểm soát bao gồm hoạt động kiểm tra, mang tính tổng thể cụ thể, phạm vi xem xét, đánh giá rộng hơn, hình thức phong phú Hay nói cách khác, kiểm tra hình thức kiểm sốt, kết phục vụ cho hoạt động kiểm sốt cơng sở Về chủ thể thực hiện: Kiểm tra công việc công sở hoạt động tiến hành chiều, cấp tiến hành cấp dưới, hoạt động nhà lãnh đạo, quản lý công 167 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở sở trao cho đội ngũ có chun mơn, nghiệp vụ, chức kiểm tra thực Kiểm sốt cơng việc công sở hoạt động tiến hành nhiều chiều, cấp trên, cấp dưới, cấp tiến hành để kiểm soát tất hoạt động công sở Về kết thực hiện: Kết kiểm tra công việc công sở nhận xét, đánh giá, phát sai lệch kết thực so với kế hoạch, mục tiêu, định hướng cơng sở đề ra, từ đó, đề xuất biện pháp điều chỉnh để khắc phục sai lệch (nếu có) Kết kiểm sốt cơng việc cơng sở khơng dừng lại đó, mà cịn bao gồm hành động điều chỉnh sai lệch, đưa áp dụng sáng kiến, đổi (nếu có) để thực công việc tốt tương lai Về quy trình thực hiện: Quy trình hoạt động kiểm tra công việc công sở thường gồm bốn bước bản: Bước Xác định mục tiêu, nội dung kiểm tra Bước Xác định tiêu chuẩn, tiêu chí kiểm tra áp dụng cho phù hợp với mục tiêu, nội dung kiểm tra Bước Đo lường, đánh giá kết thực công việc cơng sở theo tiêu chuẩn, tiêu chí xác định Bước Đề xuất biện pháp xử lý, điều chỉnh sai lệch (nếu có) Quy trình hoạt động kiểm sốt cơng việc cơng sở thường gồm bước bản: Bước Xác định mục tiêu, nội dung kiểm soát Bước Xác định tiêu chuẩn, tiêu chí kiểm sốt áp dụng cho phù hợp với mục tiêu, nội dung kiểm soát Bước Đo lường, đánh giá, giám sát kết thực công việc công sở theo tiêu chuẩn, tiêu chí xác định Bước Xác định biện pháp xử lý, điều chỉnh sai 168 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở lệch (nếu có) Bước Tiến hành hành động điều chỉnh sai lệch (nếu có) Bước Xác định áp dụng sáng kiến, đổi (nếu có) để q trình thực cơng việc kiểm sốt tương lai tốt 6.2.2 Phân loại a Phân loại kiểm tra công việc công sở Căn vào thời điểm kiểm tra, kiểm tra chia thành: kiểm tra trước trình, kiểm tra trình kiểm tra sau trình Căn vào mục đích kiểm tra, kiểm tra chia thành: kiểm tra lường trước, kiểm tra đồng thời, kiểm tra phản hồi… Căn vào phạm vi kiểm tra, kiểm tra chia thành: kiểm tra toàn diện, kiểm tra chuyên đề, … Căn vào chu kỳ, tần suất kiểm tra, kiểm tra chia thành: kiểm tra định kỳ, kiểm tra thường xuyên, kiểm tra đột xuất… b Phân loại kiểm sốt cơng việc cơng sở Căn vào thời điểm kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm sốt trước q trình, kiểm sốt q trình kiểm sốt sau q trình Căn vào mục đích kiểm sốt, kiểm sốt chia thành: kiểm sốt ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát sửa chữa kiểm soát bù trừ Căn vào mối quan hệ chủ thể kiểm soát với đối tượng kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát từ bên ngồi cơng sở, kiểm sốt từ bên cơng sở Căn vào mức độ ảnh hưởng chủ thể kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát trực tiếp kiểm soát gián tiếp 169 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm soát công việc công sở Căn vào nội dung kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát nhân sự; kiểm sốt tổ chức; kiểm sốt tài chính, ngân sách; kiểm sốt thơng tin; kiểm sốt chun mơn; … Căn vào đối tượng kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát đầu kiểm soát hành vi Căn vào phạm vi kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm sốt tồn diện, kiểm sốt điển hình Căn vào chu kỳ, tần suất kiểm sốt, kiểm soát chia thành: kiểm soát thường xuyên, kiểm sốt định kỳ 6.2.3 Vai trị Kiểm tra, kiểm sốt chức năng, biện pháp tất yếu, quan trọng trình tổ chức, điều hành hoạt động cơng sở Nếu kiểm tra, kiểm sốt tốt, việc điều hành ngăn ngừa sai lầm mắc phải trình điều hành, thực công việc tổ chức công sở Nhờ kiểm tra, kiểm sốt, nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở phát kịp thời chỗ khơng phù hợp kế hoạch để điều chinh kịp thời Trong kiểm tra, kiểm sốt, ngồi mục tiêu phát sai sót cịn có mục tiêu đánh giá kết quả, dẫn cho hoạt động công sở thực hướng Cụ thể: Vai trị kiểm tra cơng việc công sở: (i) Giúp nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở có sở xác định công sở vận hành, hoạt động theo kế hoạch đề hay không; (ii) Giúp nhà lãnh đạo, quản lý công sở xác định lại nguồn lực cơng sở, từ sử dụng hiệu nguồn lực này, đánh giá mức độ thực công việc công sở theo kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân biện pháp khắc phục (nếu có); (iii) Giúp nhà quản lý kịp thời định cần thiết để đảm bảo q trình thực thi cơng vụ diễn định hướng, kế hoạch, có hiệu lực, hiệu quả; (iv) Giúp cơng sở nắm bắt, ứng phó kịp thời, nhanh chóng thích nghi với thay đổi môi trường 170 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Vai trị kiểm sốt cơng việc cơng sở: (i) Giúp cơng sở theo sát thích ứng kịp thời với thay đổi môi trường; (ii) Giúp cơng sở phát hiện, ngăn chặn sớm sai phạm xảy trình hoạt động nhờ phát tiến hành kịp thời biện pháp khắc phục, ngăn ngừa; (iii) Giúp công sở ngày hoàn thiện định quản lý, điều hành; (iv) Giúp nhà lãnh đạo, quản lý công sở thể quyền kiểm sốt mà trao, cho phép họ giám sát hoạt động diễn công sở, đặt tảng quan trọng cho q trình định quản lý, điều hành cơng sở; (v) Giúp nhà lãnh đạo, quản lý công sở xác định giá trị có ý nghĩa định thành công công sở tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi tổ chức hoạt động công sở (vi) Tạo điều kiện thuận lợi để hoạt động phân quyền đẩy mạnh công sở Vì vai trị quan trọng vậy, cơng sở, chức kiểm tra, kiểm sốt xem hoạt động tiến hành thường xuyên, xuyên suốt, gắn liền với việc hoạch định, tổ chức đạo, điều hành công việc công sở Đồng thời, để vai trò chức kiểm tra, kiểm soát phát huy hết, người lãnh đạo, quản lý công sở cấp trao cho thẩm quyền tương ứng để thực chức năng, nhiệm vụ trao, đồng thời, họ xây dựng cho công sở hệ thống tiếp nhận thông tin khoa học, xác 6.2.4 Nguyên tắc Hoạt động kiểm tra, kiểm soát cần tuân theo nguyên tắc sau: Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: Hoạt động kiểm tra, kiểm soát phải tiến hành dựa quy định pháp luật Các chủ thể tiến hành kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở phải có đầy đủ thẩm quyền thực thi chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn giao 171 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Ngun tắc tồn diện: Cần phải tiến hành hoạt động kiểm tra, kiểm soát cách toàn diện, phải bao gồm tất hoạt động cơng sở, tránh bỏ sót chức năng, nhiệm vụ, công việc, hoạt động Nguyên tắc khách quan: Cần ý rằng, kiểm tra, kiểm soát để công việc công sở thực tốt nên phải kiểm tra, kiểm sốt cơng việc khơng hướng vào người thực công việc cần kiểm tra, kiểm sốt Cần tránh định kiến sẵn có người thực cơng việc cần kiểm tra, kiểm sốt khiến nhận xét, đánh giá đưa khơng xác, khơng phản ánh thực tế Thay vào đó, giữ thái độ khách quan, đề cao tính cơng bằng, xác q trình Nguyên tắc rõ ràng, cụ thể: Cần xây dựng tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng để giúp cho q trình kiểm tra, kiểm sốt thuận lợi, tránh chủ quan, cảm tính Nguyên tắc thời điểm: Cần trọng đến thời điểm tiến hành kiểm tra, kiểm soát, thời điểm sử dụng phép đo, để việc kiểm tra, kiểm sốt phản ánh xác thực tế Nguyên tắc hiệu quả: Hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cơng sở ln địi hỏi phải có khoản chi phí định phải bỏ Do vậy, cần phải tính tốn cho kết quả, lợi ích mà hoạt động kiểm tra, kiểm sốt công việc công sở mang lại phải tương xứng với chi phí bỏ Đồng thời, phải đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối hoạt động kiểm tra, kiểm soát đề xuất, hành động, biện pháp để điều chỉnh sai lệch, làm cho hoạt động tổ chức công sở ngày tốt Nguyên tắc công khai, minh bạch: Cần phải thông báo đầy đủ nội dung hoạt động kiểm tra, kiểm sốt (cơng khai kế hoạch, định kiểm tra, kiểm sốt; cơng khai kết luận kiểm tra, kiểm sốt, …) cho người có liên quan vào thời điểm thích hợp hình thức thích hợp, trừ trường hợp pháp luật có quy định thơng tin mật (bí mật 172 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở quốc gia, an ninh quốc phịng, …) thơng tin chưa có kết luận thức khơng thể cơng khai rộng rãi Ngun tắc đồng đồng thời cần tập trung vào khâu trọng yếu: Một mặt, cần quan tâm đến chất lượng, hiệu q trình diễn cơng việc công sở cần tiến hành kiểm tra, kiểm sốt, khơng phải chất lượng, hiệu công đoạn cụ thể Mặt khác, cần lưu ý để lựa chọn khâu quan trọng q trình thực cơng việc để tiến hành hoạt động kiểm tra, kiểm soát, cho khâu kiểm tra, kiểm soát khâu dễ xảy sai sót, trì trệ, sai sót ảnh hưởng đến tiến độ chung trình thực cơng việc địi hỏi chi phí khắc phục lớn 6.2.5 Phương pháp Có thể áp dụng phương pháp khác để tiến hành kiểm tra, kiểm sốt cơng việc hoạt động cơng sở Sau số phương pháp thường gặp thực tế a Phương pháp kiểm tra công việc công sở Một số phương pháp kiểm tra công việc công sở bản, gồm: (i) Phương pháp kiểm tra ngân quỹ thơng qua dự tốn, báo cáo thu-chi, tốn hoạt động cơng sở, đơn vị, phận, cá nhân công chức công sở tiến hành; (ii) Phương pháp kiểm tra trực tiếp thông qua việc xem xét nội dung kế hoạch ban hành quan sát, trực tiếp xem xét kết chất lượng cơng việc hồn thành theo kế hoạch; (iii) Phương pháp kiểm tra trực tiếp quan sát cá nhân thông qua việc chủ động tiến hành quan sát cơng đoạn cụ thể trình thực thi nhiệm vụ đội ngũ công chức, đơn vị, phận trực thuộc công sở; (iv) Phương pháp kiểm tra trực tiếp thông qua việc xem xét, đánh giá việc thực sách, thủ tục, quy tắc, việc sử dụng quyền hạn đội ngũ công chức trao; (v) Phương pháp kiểm tra gián tiếp thông qua việc xem xét số liệu thống kê kết đạt công 173 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở việc kiểm tra nguồn lực bỏ để thực cơng việc đó; (vi) Phương pháp kiểm tra gián tiếp thông qua việc nghiên cứu báo cáo, phân tích chun mơn đơn vị, phận trực thuộc (thường sử dụng sâu vào vấn đề riêng lẻ mà phương pháp thống kê không được) b Phương pháp kiểm sốt cơng việc cơng sở Một số phương pháp kiểm sốt cơng việc công sở bản, gồm: (i) Phương pháp kiểm sốt chất lượng thơng qua tiêu chuẩn cụ thể áp dụng (ISO, TQM, TQC…); (ii) Phương pháp kiểm sốt ngân sách, tài thơng qua báo cáo tài (bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) báo cáo kiểm toán ; (iii) Phương pháp kiểm sốt ngân quỹ thơng qua dự tốn, báo cáo thu-chi, tốn hoạt động cơng sở, đơn vị, phận, cá nhân công chức cơng sở tiến hành Tóm tắt chương Chương trình bày kỹ thuật tổ chức, điều hành họp kỹ thuật kiểm tra, kiểm sốt cơng việc công sở Với kỹ thuật tổ chức, điều hành họp công sở, làm rõ khái niệm, phân loại, nguyên tắc, quy trình, yêu cầu hoạt động tổ chức, điều hành họp công sở Với kỹ thuật kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở, làm rõ khái niệm, phân loại, vai trị, nguyên tắc phương pháp tổ chức hai hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Câu hỏi ơn tập chương Hội họp gì? Trong cơng sở, hội họp có vai trị nào? Có loại họp (hội họp) cơng sở? Tổ chức họp công sở gì? Điều hành họp cơng sở gì? Nguyên tắc tổ chức điều hành họp công sở? 174 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Quy trình tổ chức, điều hành họp công sở gồm bước nào? Cho biết nội dung bước Những yêu cầu chuẩn bị tổ chức họp công sở? Cho ví dụ minh họa gắn với họp cụ thể công sở Những yêu cầu điều hành họp cơng sở? Cho ví dụ minh họa gắn với họp cụ thể công sở Kiểm tra công việc công sở gì? Kiểm sốt cơng việc cơng sở gì? Hãy phân biệt hai hoạt động cơng sở Vai trị kiểm tra, kiểm sốt cơng việc công sở? sở? Các nguyên tắc kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng 10 Các phương pháp kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở? 175 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Tài liệu tham khảo chương Bộ Nội vụ (2015), Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp huyện, Chuyên đề Kỹ chủ trì, điều hành họp lãnh đạo, quản lý cấp huyện, Hà Nội Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 15 Kỹ tổ chức điều hành họp, Hà Nội Masumi Tani (2020), Kỹ tổ chức họp hiệu quảBí làm việc sáng tạo chuyên nghiệp người Nhật, NXB Công thương, Thu Phùng dịch Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 45/2018/QĐTTg ngày 09/11/2018 quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Trương Thị Thu Hiền, Lưu Thị Mai Thanh (2021), Tập giảng Kỹ thuật tổ chức cơng sở 176 GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ TS Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS Lưu Thị Mai Thanh Nhà xuất Đà Nẵng Số 03 Đường 30 tháng 4, Q Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng ĐT: 0236 3797814 – 3797823 Fax: 0236 3797875 www.nxbdanang.vn Chịu trách nhiệm xuất bản: NGUYỄN THÀNH Chịu trách nhiệm nội dung Tổng biên tập: NGUYỄN KIM HUY Biên tập Trình bày : Nguyễn Thùy An : Trương Thị Thu Hiền Bìa Sửa in Liên kết xuất Địa : Trần Thị Hương Trà : Trần Thị Hương Trà : Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng : 71 Ngũ Hành Sơn – TP Đà Nẵng In 500 cuốn, khổ 16 x 24 cm Tại Công ty In T.KHOA Địa chỉ: 118 Lê Lợi, TP Đà Nẵng Số ĐKXB: 3898-2022/CXBIPH/6-122/ĐaN QĐXB: 1372/QĐ-NXBĐaN cấp ngày 04/11/2022 Mã ISBN: 978-604-84-6954-2 In xong nộp lưu chiểu quý năm 2022 View publication stats ... chung Kỹ thuật tổ chức công sở Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ Để có sở nghiên cứu nội dung kỹ thuật tổ chức công sở chương tiếp theo, chương cung cấp kiến thức kỹ thuật tổ chức công. .. khác công sở, tổ chức công sở kỹ thuật tổ chức cơng sở, đó, vấn đề kỹ thuật tổ chức công sở xác định gồm nội dung: Thiết kế phân tích công việc công sở; Phân công tổ chức điều hành công việc công. .. vào trình tổ chức hoạt động 40 Chương Lý luận chung Kỹ thuật tổ chức công sở công sở Có thể kể đến số kỹ thuật tổ chức công sở thường sử dụng như: Kỹ thuật thiết kế phân tích cơng việc; Kỹ thuật