Nối tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 2 cung cấp cho người học những kiến thức như: Xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc; lãnh đạo, quản lý công việc trong công sở và xây dựng, phát huy vai trò; tổ chức, điều hành cuộc họp và kiểm tra, kiểm soát công việc trong công sở. Mời các bạn cùng tham khảo!
Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở Chương XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ Cũng hoạt động phân tích, thiết kế, phân cơng cơng việc tổ chức điều hành công việc công sở, xây dựng quy chế xây dựng kế hoạch làm việc công sở hai hoạt động thiếu tổ chức hoạt động công sở Chương trình bày kỹ thuật xây dựng quy chế làm việc kế hoạch làm việc công sở Sau học xong chương 4, người học sẽ: (i) Vận dụng kiến thức kỹ thuật xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc công sở vào phân tích, đánh giá, đóng vai tình thực tiễn liên quan (ii) Bồi dưỡng kỹ giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả thích ứng, kỹ giải vấn đề quản lý thời gian (iii) Tuân thủ chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp thực thi trách nhiệm với xã hội 4.1 XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ 4.1.1 Khái niệm Quy chế “những điều quy định thành chế độ để người theo mà thực hoạt động định đó”30 Quy chế làm việc cơng sở văn nội công sở người đứng đầu công sở ban hành theo thẩm quyền quy 30 Theo Từ điển Tiếng Việt, http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/Quy_ch%E1%BA%BF 101 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở định nguyên tắc làm việc, chế độ trách nhiệm, quan hệ công tác; phạm vi, cách thức, quy trình giải cơng việc; chương trình cơng tác; hoạt động chế độ thông tin, báo cáo cơng sở Từ cách hiểu này, thấy Quy chế làm việc cơng sở có đặc điểm sau đây: (i) Là văn hành cá biệt, xây dựng ban hành kèm theo văn quy phạm thẩm quyền; (ii) Phạm vi tác động chủ yếu nội công sở; (iii) Về nội dung: Quy chế làm việc công sở không quy định thêm nhiệm vụ, quyền hạn cho công sở, bao gồm quy phạm pháp luật quy định chung quy định cụ thể liên quan đến trách nhiệm phạm vi giải công việc đơn vị, phận, công chức công sở; quan hệ công tác công sở; chương trình cơng tác, chế độ thơng tin, báo cáo, hội họp, tiếp khách, công tác, tiếp công dân, giải khiếu nại, tố cáo; quản lý, ban hành văn cơng sở…); (iv) Về hình thức: Quy chế làm việc công sở thường xây dựng thành điều khoản 4.1.2 Phân loại Có nhiều cách phân loại quy chế làm việc công sở: Cách thứ nhất, dựa vào phạm vi hành cơng sở, phân chia quy chế làm việc công sở thành loại: Quy chế làm việc công sở trung ương; Quy chế làm việc cơng sở trung ương đóng địa phương Quy chế làm việc công sở địa phương quản lý Cách thứ hai, dựa vào tính chất nội dung hoạt động cơng sở, phân chia quy chế làm việc công sở thành: Quy chế làm việc cơng sở hành Quy chế làm việc công sở nghiệp Ở Việt Nam nay, vào vai trị, chức 102 Chương Phân cơng tổ chức điều hành công việc công sở công sở, phân chia quy chế làm việc công sở thành bốn loại bản: Một là, Quy chế làm việc công sở lãnh đạo: Là quy chế làm việc quan thuộc máy Đảng Cộng sản Việt Nam Các công sở đảm nhiệm vai trò lãnh đạo; Hai là, Quy chế làm việc công sở quản lý: Là quy chế làm việc quan thuộc máy Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Các công sở thực chức quản lý nhà nước; Ba là, Quy chế làm việc công sở nghiệp: Là quy chế làm việc quan, tổ chức thực chức cung ứng dịch vụ công; Bốn là, Quy chế làm việc công sở khác: Là quy chế làm việc quan, tổ chức lại 4.1.3 Vai trò Trong q trình hoạt động, cơng sở phát sinh mối quan hệ công tác nội công sở với cơng sở khác Để cơng sở hoạt động khuôn khổ pháp luật, bảo đảm thực chức năng, nhiệm vụ, cần thiết phải có quy chế làm việc góp phần bảo đảm thực thi nguyên tắc công khai, dân chủ minh bạch hoạt động cơng sở Bên cạnh đó, nhờ quy chế làm việc công sở, thẩm quyền pháp luật quy định gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị, phận, cá nhân cơng sở cụ thể hóa Từ đó, tạo điều kiện để hoạt động cơng sở mang tính chuyên nghiệp, quán dựa tuân thủ, thống đơn vị, phận, cá nhân trực thuộc theo nội dung quy chế làm việc Thực tế cho thấy, nơi quy chế xây dựng tốt, nghĩa có quy định cụ thể, phù hợp với thực tế, với thẩm quyền giao việc điều hành có nhiều thuận lợi Trái 103 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở lại, công sở khơng có quy chế quy chế xây dựng qua loa việc tổ chức điều hành cơng việc ln gặp khó khăn, hiệu Khi có quy chế tốt, cơng chức cơng sở xác định rõ nội dung cơng việc phải làm, trách nhiệm yêu cầu công việc thân để phấn đấu thực tốt Từ đó, suất lao động, quản lý nâng cao 4.1.4 Yêu cầu Một là, tuân thủ chặt chẽ bước quy trình xây dựng quy chế: Bước Xây dựng Kế hoạch ban hành Quy chế làm việc công sở: Trên sở tập hợp nghiên cứu văn hành xây dựng quy chế làm việc mà công sở phải tuân thủ; tiến hành xác định phạm vi điều chỉnh, thẩm quyền ban hành quy chế (Trả lời câu hỏi: Cá nhân, đơn vị, phận chịu điều chỉnh quy chế, người có thẩm quyền ban hành quy chế…); xác định hình thức Quy chế làm việc theo quy định cấp trên; xác định yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể; xác định đơn vị, phận, cá nhân có chức tổ chức, tiến hành soạn thảo; xác định bước tiến hành, tiến độ thực phân công nhiệm vụ Bước Triển khai kế hoạch giám sát việc xây dựng Quy chế làm việc Bước Tổng hợp, hoàn thiện Dự thảo Quy chế làm việc (lần 1) tổ chức lấy ý kiến thảo luận, đóng góp ý nghĩa bên liên quan cơng sở (cấp ủy, cơng đồn, tồn thể cơng chức cơng sở…) Bước 4: Hồn chỉnh Quy chế làm việc sau lấy ý kiến bên liên quan (Dự thảo lần 2) tiến hành thẩm định Bước Hoàn thiện Quy chế làm việc sau thẩm định trình người có thẩm quyền định ban hành (Bản thức) Bước Quán triệt tổ chức thực Quy chế làm việc công sở Bước Định kỳ xem xét, điều chỉnh Quy chế làm việc công sở (nếu cần thiết) Hai là, Phải xây dựng nguyên tắc cụ thể hóa 104 Chương Phân cơng tổ chức điều hành công việc công sở quan điểm, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước, quy định công sở cấp trên, gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công sở Ba là, Phải xây dựng dựa khuôn mẫu chung theo quy định quan có thẩm quyền để đảm bảo nhóm cơng sở, hình thức Quy chế làm việc Bốn là, Khi xây dựng quy chế cần ý phạm vi quy định: (i) Các quy định mang tính chất quy phạm chung quy định áp dụng cho tồn cơng sở quản lý cơng việc chuyên môn theo thẩm quyền chức vụ tương ứng Đó quy định thường gặp giải nhiệm vụ phải thực biện pháp hành tuyển dụng cơng chức, xếp ngạch lương cơng chức, bảo đảm loại cơng việc Có quy chế cơng chức, cơng chức cho tất ngành có quy chế dành cho công chức ngành riêng biệt; (ii) Các quy định mang tính phận, cụ thể nhằm đề u cầu theo tính đặc thù cơng sở hay đơn vị, phận, cá nhân Ví dụ, quy định tiếp khách, quy định cơng tác, quy định điều xe, sử dụng phịng họp… Năm là, Nội dung quy chế cần bao quát hết quyền hạn, trách nhiệm toàn thể đơn vị, phận, cá nhân trực thuộc công sở: trách nhiệm công chức lãnh đạo, trách nhiệm công chức chuyên môn nghiệp vụ, trách nhiệm phận, đơn vị trực thuộc 4.1.5 Phương pháp Có nhiều cách tiếp cận phương pháp xây dựng Quy chế Trong xây dựng Quy chế làm việc công sở, phương pháp thường sử dụng phương pháp 5W1H2C5M Nội dung phương pháp sau: 105 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở 5W (Why, What, Where, When, Who): Why: Xác định mục đích, yêu cầu xây dựng Quy chế Trả lời câu hỏi: Tại phải lập Quy chế này? Nó có ý nghĩa đơn vị, phận, công sở tơi? Nếu khơng xây dựng Quy chế cơng sở sao? Nếu xây dựng, phải dựa tuân thủ yêu cầu gì? What: Xác định nội dung công việc đưa vào Quy chế Trả lời câu hỏi: Nội dung công việc cần đưa vào Quy chế gồm gì? Các bước thực gì? Quy định cụ thể nội dung sao? Where: Xác định nơi tổ chức xây dựng Quy chế Trả lời câu hỏi: Hoạt động xây dựng Quy chế tổ chức đâu? When: Xác định thời gian bắt đầu, tiến độ xây dựng Quy chế Trả lời câu hỏi: Hoạt động xây dựng Quy chế tổ chức vào lúc nào? Thời gian kéo dài bao lâu? Khi họp triển khai, kiểm tra, giám sát… Khi nội dung Quy chế tiến hành? Từ đó, xác định mức độ quan trọng khẩn cấp nội dung công việc tương ứng theo mức độ ưu tiên từ đến (Mức độ Công việc quan trọng khẩn cấp; Mức độ Công việc không quan trọng khẩn cấp; Mức độ Công việc quan trọng không khẩn cấp; Mức độ Công việc không quan trọng không khẩn cấp) Who: Xác định đơn vị, phận, cá nhân chịu trách nhiệm thực xây dựng Quy chế tiến hành hoạt động Quy chế Trả lời câu hỏi: Cá nhân/bộ phận/đơn vị làm? Cá nhân/bộ phận/đơn vị kiểm tra? Cá nhân/bộ phận/đơn vị hỗ trợ/phối hợp? Cá nhân/bộ phận/đơn vị chịu trách nhiệm? … 1H (How): Xác định cách thức thực việc xây dựng Quy chế Trả lời câu hỏi: Từng nội dung công việc triển khai nào? Việc trước, việc sau, việc phải tiến hành đồng thời? 106 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở 2C (Control, Check): Xác định cách thức kiểm tra, kiểm soát việc xây dựng Quy chế Control: Xác định cách thức kiểm soát việc xây dựng Quy chế Trả lời câu hỏi: Có cơng việc cần kiểm sốt? Cách thức kiểm soát việc nào? … Check: Xác định cách thức kiểm tra việc xây dựng Quy chế Trả lời câu hỏi: Có cơng việc cần kiểm tra? Tần suất kiểm tra? Khi cần kiểm tra? Ai kiểm tra? Cách thức kiểm tra nào? Những điểm kiểm tra yếu? … Trong đó, trọng nguyên tắc PARETO (20/80), chọn khối lượng kiểm tra (20%) xác suất sai sót cao (80%) 5M (Man, Money, Material, Machine, Method): Xác định nguồn lực cần huy động cho việc xây dựng Quy chế, gồm người, trang thiết bị, máy móc, tài chính-ngân sách, phương pháp triển khai Man: Trả lời câu hỏi “Nguồn nhân lực huy động xây dựng Quy chế ai?” Money: Trả lời câu hỏi “Kinh phí xây dựng trích từ nguồn nào?” Material, Machine: Trả lời câu hỏi “Cần có nguyên vật liệu, trang thiết bị, máy móc, kỹ thuật, cơng cụ hỗ trợ q trình thực quy chế khơng?” Method: Trả lời câu hỏi “Phương pháp triển khai, tổ chức thực nào? …” 4.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CƠNG SỞ Kế hoạch làm việc cơng sở gì? Kế hoạch làm việc cơng sở phân thành loại nào? Vai trò, nguyên tắc phương pháp việc lập kế hoạch làm việc công sở sao? 107 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở 4.2.1 Khái niệm Khái niệm kế hoạch: Có nhiều cách hiểu khác kế hoạch: Kế hoạch toàn điều vạch cách có hệ thống cụ thể cách thức, trình tự, thời hạn tiến hành công việc dự định làm thời gian định, với mục tiêu định Kế hoạch tập hợp hoạt động xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định mục tiêu cụ thể xác định biện pháp tốt nhất… để thực mục tiêu cuối đề Kế hoạch “những dự định tương lai (thường tương lai gần), việc cần làm, dự kiến làm tương lai, bao gồm cách làm, cách thức để thực nhiệm vụ đặt ra.”31 Kế hoạch “tổng thể mục tiêu, nhiệm vụ giải pháp nguồn lực mà tổ chức sử dụng để đạt mục tiêu tổ chức.”32 Khái niệm kế hoạch làm việc công sở: Từ khái niệm kế hoạch, vận dụng vào trình hoạt động cơng sở, hiểu, kế hoạch làm việc cơng sở loại chương trình cơng tác thể phương án tổ chức công việc công sở, bao gồm mục tiêu, giải pháp thực hiện, nguồn lực huy động cách thức tổ chức thực chúng Khái niệm lập kế hoạch làm việc công sở: Lập kế hoạch làm việc công sở hoạt động diễn 31 Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 13 Kỹ lập kế hoạch tổ chức, Hà Nội 32 Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 13 Kỹ lập kế hoạch tổ chức, Hà Nội 108 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc cơng sở theo trình tự định nhằm xác định mục tiêu công sở, xác định phương thức, nguồn lực thích hợp cần huy động để đạt mục tiêu kế hoạch đề Đây chức công sở giúp cho đơn vị, phận, cá nhân định hướng tồn hoạt động tổ chức nhằm đạt mục tiêu xác định mà kế hoạch mong muốn đạt Lập kế hoạch công sở nhằm trả lời câu hỏi: WHAT: Mục tiêu mà cơng sở cần đạt gì? Phải làm để đạt mục tiêu đó? Để đạt mục tiêu, cần huy động nguồn lực cần thiết nào? HOW: Những việc thực nào, cách nào? WHO: Đơn vị, phận, cá nhân người thực hiện? WHEN: Những việc thực nào? WHERE: Những việc thực đâu? 4.2.2 Phân loại Có nhiều cách phân loại kế hoạch làm việc công sở: Căn vào phạm vi ảnh hưởng, kế hoạch làm việc công sở chia thành kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp: Kế hoạch chiến lược (kế hoạch tổng thể): thường áp dụng cho tồn cơng sở Đó loại kế hoạch có mục tiêu dài hạn, mang tính định hướng dài hạn (khoảng từ năm trở lên), có phạm vi ảnh hưởng rộng với mục tiêu giải vấn đề tổng thể, thường tập trung vào mục tiêu toàn diện, xác định tương lai tổng thể công sở Kế hoạch tác nghiệp: thường áp dụng cho công sở đơn vị, phận cơng sở Đó loại kế hoạch có mục tiêu ngắn hạn, mang tính cụ thể hóa kế hoạch chiến lược, thời gian ngắn (khoảng năm (quý, tháng, tuần, ngày, …), có phạm vi ảnh hưởng hẹp, với mục tiêu giải vấn đề chi tiết, thường tập 109 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở trung vào công việc cụ thể để thực mục đích hay nhiệm vụ gắn với tiến độ hồn thành, nguồn lực, phân cơng thực kết cụ thể mục đích, nhiệm vụ Căn vào thời gian thực hiện,33 kế hoạch làm việc công sở chia thành loại: Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch có nội dung định hướng mục tiêu, phương hướng tổng thể, dài hạn, mang tính chiến lược, với định hướng lớn, thể hình ảnh tương lai mà cơng sở mong muốn đạt được, giải pháp chiến lược để đảm bảo mục tiêu thực Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch có nội dung cụ thể hóa nội dung biện pháp thực kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lược, đưa thay đổi quan trọng giai đoạn kế hoạch cơng sở, có thời gian thực từ năm đến năm: kế hoạch công tác năm, năm, năm, … Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch có nội dung cụ thể hoá nội dung biện pháp thực kế hoạch trung hạn, có thời gian thực ngắn, từ 01 năm trở xuống: kế hoạch công tác năm; kế hoạch công tác quý, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác ngày… Căn vào lĩnh vực điều chỉnh, kế hoạch chia thành: Kế hoạch thuộc lĩnh vực tổ chức máy; Kế hoạch thuộc lĩnh vực nhân sự; Kế hoạch thuộc lĩnh vực tài chính; Kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước chuyên ngành; … 4.2.3 Vai trò Việc lập kế hoạch làm việc cơng sở đóng vai trị quan trọng cơng sở, nhà lãnh đạo, quản lý công sở với thân đội ngũ cơng chức cơng sở Cụ thể: Đối với công sở: (i) Việc lập kế hoạch đóng vai trị định 33 Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 13 Kỹ lập kế hoạch tổ chức, Hà Nội 110 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở đó, người có cách thức, phương pháp riêng để tổ chức, điều hành họp Để hỗ trợ cho nhà lãnh đạo, quản lý công sở, nhiều nhà nghiên cứu số phương pháp giúp họ tổ chức, điều hành họp thành công Sau phương pháp tổ chức họp với công cụ bảng trắng nghiên cứu tác giả người Nhật Masumi Tani45: Nghiên cứu rằng, phương pháp thích hợp họp có tiến hành thảo luận để nâng cao chất lượng tốc độ thảo luận, giúp giao tiếp thể ý tưởng cách dễ dàng Những lợi ích mà bảng trắng mang lại cho thảo luận họp kể đến như: sử dụng (viết, xóa chỗ; thu hút tập trung người dự họp; dễ dàng để lên kế hoạch đến thống nhất; chụp kết họp điện thoại; chia sẻ kết với người dự họp); thể ý tưởng thay có số đại biểu tham dự đưa ý kiến; dễ dàng xếp luận điểm; xác nhận luận điểm trình thảo luận; kích thích ý tưởng từ ý tưởng người khác; đảm bảo tính khách quan tập trung vào ý tưởng thay tập trung vào người đưa ý tưởng giúp người chủ trì dễ dàng việc kiểm soát họp Để sử dụng phương pháp này, người chủ trì cần phân cơng chuẩn bị ba cơng cụ bản: Bảng trắng (tùy theo tính chất, quy mô họp mà cân nhắc việc lựa chọn kích thước bảng lớn nhỏ khác nhau, chọn loại bảng di động bảng treo tường, bảng hai mặt hay bảng cố định mặt); Bút viết bảng (nên chọn ba màu đen, đỏ, xanh cho họp thông thường; chuẩn bị sẵn bút dự phòng mực để bơm 45 Masumi Tani (2020), Kỹ tổ chức họp hiệu quả- Bí làm việc sáng tạo chuyên nghiệp người Nhật, NXB Công thương, Thu Phùng dịch 163 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở phịng bút sử dụng hết mực; ý đến độ đậm nhạt bút trình sử dụng ý cách đặt bút theo chiều nằm ngang không sử dụng) mút lau bảng (đảm bảo sẽ, khơ ráo, sử dụng kết hợp với nước ethanol để lau bảng trắng sẽ) Ngồi ra, sử dụng thêm nam châm, giấy ghi chú, … để sử dụng cần thiết Để tiến hành với phương pháp tổ chức họp với bảng trắng, người chủ trì cần phân cơng rõ ba vai trò quan trọng: Người ghi (vai trò thư ký), người điều hành (vai trò đặt câu hỏi) người quản lý thời gian (vai trò hướng dẫn) 164 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Trong q trình họp phương pháp bảng trắng, cần trực quan hóa ý kiến người cách trình bày theo cấu trúc hai dòng (viết dòng ngang tiêu đề ngày họp đầu bảng viết dòng chiều dọc bên phải bảng, tóm tắt họp nội dung khác với thảo luận, hình 6.1) cấu trúc biểu đồ T (hình 6.2) cấu trúc biểu đồ I (hình 6.3) cấu trúc gạch đầu dịng (hình 6.4) Trong trình viết cần cố gắng giữ nguyên từ ngữ người đưa ý kiến, tách riêng trình nghe viết, lựa chọn thời gian xóa bảng thích hợp, sử dụng từ viết tắt để tiết kiệm thời gian diện tích bảng nên dùng bút đen trước sau dùng đến màu mực khác để thông tin tổng hợp bảng dễ nhìn dễ hiểu 165 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm soát cơng việc cơng sở 6.2 KIỂM TRA, KIỂM SỐT CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 6.2.1 Khái niệm a Khái niệm kiểm tra công việc công sở Kiểm tra “xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” (Từ điển Tiếng Việt) Trong công sở, kiểm tra việc theo dõi trình tổ chức triển khai thực hoạt động công sở thực tế, qua đó, xem xét đưa nhận xét, đánh giá kết thực so với kế hoạch, mục tiêu, định hướng công sở đề ra, đồng thời, đề xuất số biện pháp để công sở tiến hành điều chỉnh sai lệch (nếu có) b Khái niệm kiểm sốt cơng việc cơng sở Kiểm soát “xem xét để phát hiện, ngăn chặn trái với quy định” (Từ điển Tiếng Việt) Trong cơng sở, kiểm sốt q trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo công việc công sở thực theo kế hoạch Đó tiến trình gồm hoạt động giám sát, điều chỉnh sai sót quan trọng (nếu có) nhằm đảm bảo hoạt động công sở 166 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc công sở thực theo theo kế hoạch, mục tiêu, định hướng công sở đề c Phân biệt hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cơng việc công sở Giống nhau: Nội dung kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở tất cơng việc cơng sở, tập trung cao vào lĩnh vực chủ yếu: việc bố trí, sử dụng cơng chức; việc bố trí, sử dụng tài chính, ngân sách; việc bố trí, sử dụng phương tiện làm việc; q trình giải cơng việc chun mơn; q trình thơng tin cơng sở; … Mục đích kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở nhằm hướng đến mục tiêu đảm bảo cho công việc công sở diễn kế hoạch, định hướng, mục tiêu, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu q trình tổ chức hoạt động cơng sở Về thời điểm kiểm tra, kiểm sốt cơng việc công sở: Được tiến hành trước, sau cơng việc cơng sở hồn hành Khác nhau: Về cách thức thực hiện: Kiểm tra công việc cơng sở mang tính chun mơn, nghiệp vụ, q trình xem xét, đánh giá cơng việc cần kiểm tra công sở cách cụ thể, chi tiết, với công cụ, phương pháp nghiệp vụ định Kiểm soát bao gồm hoạt động kiểm tra, mang tính tổng thể cụ thể, phạm vi xem xét, đánh giá rộng hơn, hình thức phong phú Hay nói cách khác, kiểm tra hình thức kiểm soát, kết phục vụ cho hoạt động kiểm sốt cơng sở Về chủ thể thực hiện: Kiểm tra công việc công sở hoạt động tiến hành chiều, cấp tiến hành cấp dưới, hoạt động nhà lãnh đạo, quản lý công 167 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm soát công việc công sở sở trao cho đội ngũ có chun mơn, nghiệp vụ, chức kiểm tra thực Kiểm sốt cơng việc cơng sở hoạt động tiến hành nhiều chiều, cấp trên, cấp dưới, cấp tiến hành để kiểm soát tất hoạt động công sở Về kết thực hiện: Kết kiểm tra công việc công sở nhận xét, đánh giá, phát sai lệch kết thực so với kế hoạch, mục tiêu, định hướng công sở đề ra, từ đó, đề xuất biện pháp điều chỉnh để khắc phục sai lệch (nếu có) Kết kiểm sốt công việc công sở không dừng lại đó, mà cịn bao gồm hành động điều chỉnh sai lệch, đưa áp dụng sáng kiến, đổi (nếu có) để thực cơng việc tốt tương lai Về quy trình thực hiện: Quy trình hoạt động kiểm tra cơng việc công sở thường gồm bốn bước bản: Bước Xác định mục tiêu, nội dung kiểm tra Bước Xác định tiêu chuẩn, tiêu chí kiểm tra áp dụng cho phù hợp với mục tiêu, nội dung kiểm tra Bước Đo lường, đánh giá kết thực công việc công sở theo tiêu chuẩn, tiêu chí xác định Bước Đề xuất biện pháp xử lý, điều chỉnh sai lệch (nếu có) Quy trình hoạt động kiểm sốt công việc công sở thường gồm bước bản: Bước Xác định mục tiêu, nội dung kiểm sốt Bước Xác định tiêu chuẩn, tiêu chí kiểm soát áp dụng cho phù hợp với mục tiêu, nội dung kiểm soát Bước Đo lường, đánh giá, giám sát kết thực công việc cơng sở theo tiêu chuẩn, tiêu chí xác định Bước Xác định biện pháp xử lý, điều chỉnh sai 168 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở lệch (nếu có) Bước Tiến hành hành động điều chỉnh sai lệch (nếu có) Bước Xác định áp dụng sáng kiến, đổi (nếu có) để q trình thực cơng việc kiểm sốt tương lai tốt 6.2.2 Phân loại a Phân loại kiểm tra công việc công sở Căn vào thời điểm kiểm tra, kiểm tra chia thành: kiểm tra trước trình, kiểm tra trình kiểm tra sau q trình Căn vào mục đích kiểm tra, kiểm tra chia thành: kiểm tra lường trước, kiểm tra đồng thời, kiểm tra phản hồi… Căn vào phạm vi kiểm tra, kiểm tra chia thành: kiểm tra toàn diện, kiểm tra chuyên đề, … Căn vào chu kỳ, tần suất kiểm tra, kiểm tra chia thành: kiểm tra định kỳ, kiểm tra thường xuyên, kiểm tra đột xuất… b Phân loại kiểm sốt cơng việc cơng sở Căn vào thời điểm kiểm sốt, kiểm sốt chia thành: kiểm sốt trước q trình, kiểm sốt q trình kiểm sốt sau q trình Căn vào mục đích kiểm sốt, kiểm sốt chia thành: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát sửa chữa kiểm soát bù trừ Căn vào mối quan hệ chủ thể kiểm soát với đối tượng kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm sốt từ bên ngồi cơng sở, kiểm sốt từ bên công sở Căn vào mức độ ảnh hưởng chủ thể kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát trực tiếp kiểm soát gián tiếp 169 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Căn vào nội dung kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát nhân sự; kiểm soát tổ chức; kiểm sốt tài chính, ngân sách; kiểm sốt thơng tin; kiểm sốt chun mơn; … Căn vào đối tượng kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát đầu kiểm soát hành vi Căn vào phạm vi kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát tồn diện, kiểm sốt điển hình Căn vào chu kỳ, tần suất kiểm soát, kiểm soát chia thành: kiểm soát thường xuyên, kiểm soát định kỳ 6.2.3 Vai trị Kiểm tra, kiểm sốt chức năng, biện pháp tất yếu, quan trọng trình tổ chức, điều hành hoạt động công sở Nếu kiểm tra, kiểm sốt tốt, việc điều hành ngăn ngừa sai lầm mắc phải trình điều hành, thực công việc tổ chức cơng sở Nhờ kiểm tra, kiểm sốt, nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở phát kịp thời chỗ không phù hợp kế hoạch để điều chinh kịp thời Trong kiểm tra, kiểm sốt, ngồi mục tiêu phát sai sót cịn có mục tiêu đánh giá kết quả, dẫn cho hoạt động công sở thực hướng Cụ thể: Vai trị kiểm tra cơng việc cơng sở: (i) Giúp nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở có sở xác định công sở vận hành, hoạt động theo kế hoạch đề hay không; (ii) Giúp nhà lãnh đạo, quản lý công sở xác định lại nguồn lực công sở, từ sử dụng hiệu nguồn lực này, đánh giá mức độ thực công việc cơng sở theo kế hoạch, tìm kiếm ngun nhân biện pháp khắc phục (nếu có); (iii) Giúp nhà quản lý kịp thời định cần thiết để đảm bảo q trình thực thi cơng vụ diễn định hướng, kế hoạch, có hiệu lực, hiệu quả; (iv) Giúp cơng sở nắm bắt, ứng phó kịp thời, nhanh chóng thích nghi với thay đổi môi trường 170 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Vai trị kiểm sốt cơng việc cơng sở: (i) Giúp cơng sở theo sát thích ứng kịp thời với thay đổi mơi trường; (ii) Giúp cơng sở phát hiện, ngăn chặn sớm sai phạm xảy trình hoạt động nhờ phát tiến hành kịp thời biện pháp khắc phục, ngăn ngừa; (iii) Giúp cơng sở ngày hồn thiện định quản lý, điều hành; (iv) Giúp nhà lãnh đạo, quản lý công sở thể quyền kiểm sốt mà trao, cho phép họ giám sát hoạt động diễn công sở, đặt tảng quan trọng cho trình định quản lý, điều hành công sở; (v) Giúp nhà lãnh đạo, quản lý công sở xác định giá trị có ý nghĩa định thành cơng cơng sở tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi tổ chức hoạt động công sở (vi) Tạo điều kiện thuận lợi để hoạt động phân quyền đẩy mạnh cơng sở Vì vai trị quan trọng vậy, công sở, chức kiểm tra, kiểm soát xem hoạt động tiến hành thường xuyên, xuyên suốt, gắn liền với việc hoạch định, tổ chức đạo, điều hành công việc cơng sở Đồng thời, để vai trị chức kiểm tra, kiểm soát phát huy hết, người lãnh đạo, quản lý công sở cấp trao cho thẩm quyền tương ứng để thực chức năng, nhiệm vụ trao, đồng thời, họ xây dựng cho công sở hệ thống tiếp nhận thơng tin khoa học, xác 6.2.4 Ngun tắc Hoạt động kiểm tra, kiểm soát cần tuân theo nguyên tắc sau: Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: Hoạt động kiểm tra, kiểm soát phải tiến hành dựa quy định pháp luật Các chủ thể tiến hành kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở phải có đầy đủ thẩm quyền thực thi chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn giao 171 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Ngun tắc toàn diện: Cần phải tiến hành hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cách tồn diện, phải bao gồm tất hoạt động công sở, tránh bỏ sót chức năng, nhiệm vụ, cơng việc, hoạt động Nguyên tắc khách quan: Cần ý rằng, kiểm tra, kiểm sốt để cơng việc cơng sở thực tốt nên phải kiểm tra, kiểm sốt cơng việc khơng hướng vào người thực cơng việc cần kiểm tra, kiểm sốt Cần tránh định kiến sẵn có người thực cơng việc cần kiểm tra, kiểm soát khiến nhận xét, đánh giá đưa khơng xác, khơng phản ánh thực tế Thay vào đó, giữ thái độ khách quan, đề cao tính cơng bằng, xác trình Nguyên tắc rõ ràng, cụ thể: Cần xây dựng tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng để giúp cho trình kiểm tra, kiểm soát thuận lợi, tránh chủ quan, cảm tính Nguyên tắc thời điểm: Cần trọng đến thời điểm tiến hành kiểm tra, kiểm soát, thời điểm sử dụng phép đo, để việc kiểm tra, kiểm sốt phản ánh xác thực tế Ngun tắc hiệu quả: Hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cơng sở ln địi hỏi phải có khoản chi phí định phải bỏ Do vậy, cần phải tính tốn cho kết quả, lợi ích mà hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở mang lại phải tương xứng với chi phí bỏ Đồng thời, phải đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối hoạt động kiểm tra, kiểm soát đề xuất, hành động, biện pháp để điều chỉnh sai lệch, làm cho hoạt động tổ chức công sở ngày tốt Nguyên tắc công khai, minh bạch: Cần phải thông báo đầy đủ nội dung hoạt động kiểm tra, kiểm soát (cơng khai kế hoạch, định kiểm tra, kiểm sốt; cơng khai kết luận kiểm tra, kiểm sốt, …) cho người có liên quan vào thời điểm thích hợp hình thức thích hợp, trừ trường hợp pháp luật có quy định thơng tin mật (bí mật 172 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở quốc gia, an ninh quốc phịng, …) thơng tin chưa có kết luận thức khơng thể cơng khai rộng rãi Nguyên tắc đồng đồng thời cần tập trung vào khâu trọng yếu: Một mặt, cần quan tâm đến chất lượng, hiệu q trình diễn cơng việc cơng sở cần tiến hành kiểm tra, kiểm sốt, khơng phải chất lượng, hiệu công đoạn cụ thể Mặt khác, cần lưu ý để lựa chọn khâu quan trọng trình thực cơng việc để tiến hành hoạt động kiểm tra, kiểm soát, cho khâu kiểm tra, kiểm sốt khâu dễ xảy sai sót, trì trệ, sai sót ảnh hưởng đến tiến độ chung q trình thực cơng việc địi hỏi chi phí khắc phục lớn 6.2.5 Phương pháp Có thể áp dụng phương pháp khác để tiến hành kiểm tra, kiểm sốt cơng việc hoạt động công sở Sau số phương pháp thường gặp thực tế a Phương pháp kiểm tra công việc công sở Một số phương pháp kiểm tra công việc công sở bản, gồm: (i) Phương pháp kiểm tra ngân quỹ thông qua dự toán, báo cáo thu-chi, toán hoạt động công sở, đơn vị, phận, cá nhân công chức công sở tiến hành; (ii) Phương pháp kiểm tra trực tiếp thông qua việc xem xét nội dung kế hoạch ban hành quan sát, trực tiếp xem xét kết chất lượng công việc hoàn thành theo kế hoạch; (iii) Phương pháp kiểm tra trực tiếp quan sát cá nhân thông qua việc chủ động tiến hành quan sát công đoạn cụ thể q trình thực thi nhiệm vụ đội ngũ công chức, đơn vị, phận trực thuộc công sở; (iv) Phương pháp kiểm tra trực tiếp thông qua việc xem xét, đánh giá việc thực sách, thủ tục, quy tắc, việc sử dụng quyền hạn đội ngũ công chức trao; (v) Phương pháp kiểm tra gián tiếp thông qua việc xem xét số liệu thống kê kết đạt công 173 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm soát công việc công sở việc kiểm tra nguồn lực bỏ để thực cơng việc đó; (vi) Phương pháp kiểm tra gián tiếp thông qua việc nghiên cứu báo cáo, phân tích chun mơn đơn vị, phận trực thuộc (thường sử dụng sâu vào vấn đề riêng lẻ mà phương pháp thống kê không được) b Phương pháp kiểm sốt cơng việc cơng sở Một số phương pháp kiểm sốt cơng việc cơng sở bản, gồm: (i) Phương pháp kiểm sốt chất lượng thơng qua tiêu chuẩn cụ thể áp dụng (ISO, TQM, TQC…); (ii) Phương pháp kiểm soát ngân sách, tài thơng qua báo cáo tài (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) báo cáo kiểm toán ; (iii) Phương pháp kiểm soát ngân quỹ thơng qua dự tốn, báo cáo thu-chi, tốn hoạt động công sở, đơn vị, phận, cá nhân công chức công sở tiến hành Tóm tắt chương Chương trình bày kỹ thuật tổ chức, điều hành họp kỹ thuật kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Với kỹ thuật tổ chức, điều hành họp công sở, làm rõ khái niệm, phân loại, nguyên tắc, quy trình, yêu cầu hoạt động tổ chức, điều hành họp công sở Với kỹ thuật kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở, làm rõ khái niệm, phân loại, vai trò, nguyên tắc phương pháp tổ chức hai hoạt động kiểm tra, kiểm sốt cơng việc công sở Câu hỏi ôn tập chương Hội họp gì? Trong cơng sở, hội họp có vai trị nào? Có loại họp (hội họp) công sở? Tổ chức họp cơng sở gì? Điều hành họp cơng sở gì? Ngun tắc tổ chức điều hành họp công sở? 174 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Quy trình tổ chức, điều hành họp công sở gồm bước nào? Cho biết nội dung bước Những yêu cầu chuẩn bị tổ chức họp cơng sở? Cho ví dụ minh họa gắn với họp cụ thể công sở Những yêu cầu điều hành họp cơng sở? Cho ví dụ minh họa gắn với họp cụ thể công sở Kiểm tra cơng việc cơng sở gì? Kiểm sốt cơng việc cơng sở gì? Hãy phân biệt hai hoạt động cơng sở Vai trị kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở? Các ngun tắc kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở? 10 Các phương pháp kiểm tra, kiểm sốt công việc công sở? 175 Chương Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc công sở Tài liệu tham khảo chương Bộ Nội vụ (2015), Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp huyện, Chuyên đề Kỹ chủ trì, điều hành họp lãnh đạo, quản lý cấp huyện, Hà Nội Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 15 Kỹ tổ chức điều hành họp, Hà Nội Masumi Tani (2020), Kỹ tổ chức họp hiệu quảBí làm việc sáng tạo chuyên nghiệp người Nhật, NXB Công thương, Thu Phùng dịch Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức cơng sở (Đào tạo Đại học hành chính), Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 45/2018/QĐTTg ngày 09/11/2018 quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Trương Thị Thu Hiền, Lưu Thị Mai Thanh (2021), Tập giảng Kỹ thuật tổ chức công sở 176 GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT TỔ CHỨC CƠNG SỞ TS Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS Lưu Thị Mai Thanh Nhà xuất Đà Nẵng Số 03 Đường 30 tháng 4, Q Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng ĐT: 0236 3797814 – 3797823 Fax: 0236 3797875 www.nxbdanang.vn Chịu trách nhiệm xuất bản: NGUYỄN THÀNH Chịu trách nhiệm nội dung Tổng biên tập: NGUYỄN KIM HUY Biên tập Trình bày : Nguyễn Thùy An : Trương Thị Thu Hiền Bìa Sửa in Liên kết xuất Địa : Trần Thị Hương Trà : Trần Thị Hương Trà : Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng : 71 Ngũ Hành Sơn – TP Đà Nẵng In 500 cuốn, khổ 16 x 24 cm Tại Công ty In T.KHOA Địa chỉ: 118 Lê Lợi, TP Đà Nẵng Số ĐKXB: 3898-2022/CXBIPH/6-122/ĐaN QĐXB: 1372/QĐ-NXBĐaN cấp ngày 04/11/2022 Mã ISBN: 978-604-84-6954-2 In xong nộp lưu chiểu quý năm 2022 View publication stats ... gia Hà Nội Trương Thị Thu Hiền, Lưu Thị Mai Thanh (20 21), Tập giảng Kỹ thu? ??t tổ chức công sở Từ điển tiếng Việt http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/ 117 Chương Lãnh đạo, quản lý công việc công sở xây... Chuyên đề 13 Kỹ lập kế hoạch tổ chức, Hà Nội Bộ Nội vụ (20 19), Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo, quản lý cấp phòng, Chuyên đề Kỹ lập kế hoạch, Hà Nội Nguyễn Văn Thâm (20 02) , Kỹ thu? ??t tổ chức công sở (Đào... nhiều cho công việc khác, thực tốt mục tiêu định, góp phần làm cho q trình thực kế hoạch làm việc công sở tiến hành cách thu? ??n lợi Đối với công chức: Việc lập kế hoạch để công chức tổ chức công việc