Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Lý luận chung về kỹ thuật tổ chức công sở; thiết kế và phân tích công việc; phân công và tổ chức điều hành công việc. Mời các bạn cùng tham khảo!
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TS Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS Lưu Thị Mai Thanh GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT TỔ CHỨC CƠNG SỞ NHÀ XUẤT BẢN ĐÀ NẴNG GIÁ: 95.000Đ ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TS Trương Thị Thu Hiền (chủ biên) ThS Lưu Thị Mai Thanh GIÁO TRÌNH KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ NHÀ XUẤT BẢN ĐÀ NẴNG LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức công sở chức quan trọng quản lý cơng sở, bao gồm tồn hoạt động từ khâu thiết kế, phân tích, xếp, bố trí, phân cơng nhiệm vụ, đến khâu sử dụng, điều phối nguồn lực, tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát, đánh giá kết thực để có định quản lý đắn, phù hợp, kịp thời tương lai Mục đích tổ chức công sở làm cho hoạt động đơn vị, phận, cá nhân công sở hài hòa với hướng tới mục tiêu chung Thông qua hoạt động điều hành, kết nối đơn vị, phận, cá nhân công sở, tổ chức công sở tạo liên kết, đảm bảo tính liên tục, giúp cho cơng sở hồn thành chức năng, nhiệm vụ giao Để trình đạt kết mong đợi, cần thiết phải có kiến thức tảng lý thuyết, sở vận dụng vào thực tiễn, tạo nên kỹ tổ chức công sở cho nhà lãnh đạo, quản lý Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản lý nhà nước, chun ngành Hành cơng Trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng, “Kỹ thuật tổ chức công sở” học phần bắt buộc với tín Để cung cấp cho người học sở lý thuyết tảng, làm sở cho hoạt động học tập, nghiên cứu chủ đề liên quan đến Kỹ thuật tổ chức công sở, Trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng trân trọng giới thiệu với độc giả Giáo trình Kỹ thuật tổ chức cơng sở nhóm tác giả giảng viên giảng dạy học phần biên soạn Trong đó: TS Trương Thị Thu Hiền, Trưởng Bộ mơn Hành cơng, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng biên soạn chương 1, 4, 5, 6, chương (mục 2.1.1, 2.1.5 mục 2.2.1), chương (mục 3.1.3, 3.1.5 3.2.3) ThS Lưu Thị Mai Thanh, Giảng viên học phần Kỹ thuật Tổ chức công sở, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng biên soạn chương (mục 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4, 2.2.2, 2.2.3, 2.2.4, 2.2.5) chương (mục 3.1.1, 3.1.2, 3.1.4, 3.2.1, 3.2.2 3.2.4) Trong trình thực hiện, tập thể tác giả có tham khảo kế thừa số kết nghiên cứu quan trọng số nhà khoa học trước nước (đã trích dẫn nêu rõ phần Tài liệu tham khảo sau chương) Đặc biệt số đó, phải kể đến Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội ấn hành năm 2002 tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cơng chức ngạch cán sự, chun viên, chun viên chuyên viên cao cấp hành Bộ Nội vụ Chân thành cảm ơn tác giả đóng góp làm tiền đề lý luận quan trọng, để sở đó, chúng tơi hồn thiện nghiên cứu mình, có đóng góp mới, cụ thể, phù hợp với bối cảnh nay, đúc kết thành Giáo trình Kỹ thuật tổ chức cơng sở lần Mặc dù có nhiều cố gắng sách chắn không tránh khỏi thiếu sót định Để hồn thiện lần tái tiếp theo, mong nhận ý kiến đóng góp quý vị qua email Ban biên soạn: hienttt@due.edu.vn Chân thành cám ơn! TẬP THỂ TÁC GIẢ MỤC LỤC Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THUẬT TỔ CHỨC CÔNG SỞ 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đặc điểm 1.1.3 Phân loại 1.1.4 Các hoạt động chủ yếu 1.1.5 Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc công sở 17 1.2 TỔ CHỨC CÔNG SỞ 27 1.2.1 Khái niệm 27 1.2.2 Mục đích, yêu cầu 28 1.2.3 Nguyên tắc 35 1.2.4 Các nội dung chủ yếu 38 1.3 Kỹ thuật tổ chức công sở 40 1.3.1 Khái niệm 40 1.3.2 Đặc điểm 44 1.3.3 Nội dung 57 Tóm tắt chương 59 Câu hỏi thảo luận chương 59 Tài liệu tham khảo chương 60 Chương THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 62 2.1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 62 2.1.1 Khái niệm 62 2.1.2 Vai trò 66 2.1.3 Yêu cầu 67 2.1.4 Cơ sở 69 2.1.5 Phương pháp 71 2.2 PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG CƠNG SỞ 73 2.2.1 Khái niệm 73 2.2.2 Vai trò 76 2.2.3 Yêu cầu 78 2.2.4 Cơ sở 79 2.2.5 Phương pháp thu thập thông tin phân tích cơng việc cơng sở 80 Tóm tắt chương 83 Câu hỏi ôn tập chương 83 Tài liệu tham khảo chương 84 Chương PHÂN CÔNG VÀ TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC 85 3.1 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 85 3.1.1 Khái niệm 85 3.1.2 Vai trò 86 3.1.3 Nguyên tắc 87 3.1.4 Cơ sở 90 3.1.5 Phương pháp 92 3.2 TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ94 3.2.1 Khái niệm 94 3.2.2 Vai trò 94 3.2.3 Cơ sở 95 3.2.4 Nguyên tắc 96 Tóm tắt chương 99 Câu hỏi ôn tập chương 99 Tài liệu tham khảo chương 100 101 Chương XÂY DỰNG QUY CHẾ, KẾ HOẠCH LÀM VIỆC 4.1 XÂY DỰNG QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ101 4.1.1 Khái niệm 101 4.1.2 Phân loại 102 4.1.3 Vai trò 103 4.1.4 Yêu cầu 104 4.1.5 Phương pháp 105 4.2 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH LÀM VIỆC TRONG CÔNG SỞ107 4.2.1 Khái niệm 108 4.2.2 Phân loại 109 4.2.3 Vai trò 110 4.2.4 Nguyên tắc 112 4.2.5 Phương pháp 113 Tóm tắt chương 115 Câu hỏi ôn tập chương 116 Tài liệu tham khảo chương 117 Chương LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ VÀ XÂY DỰNG, PHÁT HUY VAI TRÒ 118 118 5.1 LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 118 5.1.1 Khái niệm lãnh đạo, quản lý 118 5.1.2 Đặc điểm công việc người lãnh đạo, quản lý 121 5.1.3 Phương pháp lãnh đạo, quản lý công việc công sở 124 5.2 XÂY DỰNG VÀ PHÁT HUY VAI TRÕ CỦA VĂN HĨA CƠNG SỞ 135 5.2.1 Khái niệm văn hóa cơng sở 135 5.2.2 Vai trị văn hóa cơng sở 141 5.2.3 Nội dung văn hóa cơng sở 142 5.2.4 Nhà lãnh đạo, quản lý công sở với xây dựng phát huy vai trị văn hóa cơng sở 146 Tóm tắt chương 153 Câu hỏi ôn tập chương 153 Tài liệu tham khảo chương 154 Chương TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP VÀ KIỂM TRA, KIỂM SỐT CƠNG VIỆC TRONG CƠNG SỞ 155 6.1 TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÔNG SỞ 155 6.1.1 Khái niệm 155 6.1.2 Phân loại họp 157 6.1.3 Nguyên tắc 157 6.1.4 Quy trình 158 6.1.5 Yêu cầu 161 6.1.6 Phương pháp tổ chức, điều hành họp 162 6.2 KIỂM TRA, KIỂM SỐT CƠNG VIỆC TRONG CƠNG SỞ 166 6.2.1 Khái niệm 166 6.2.2 Phân loại 169 6.2.3 Vai trò 170 6.2.4 Nguyên tắc 171 6.2.5 Phương pháp 173 Tóm tắt chương 174 Câu hỏi ôn tập chương 174 Tài liệu tham khảo chương 176 Chương Lý luận chung Kỹ thuật tổ chức công sở Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THUẬT TỔ CHỨC CƠNG SỞ Để có sở nghiên cứu nội dung kỹ thuật tổ chức công sở chương tiếp theo, chương cung cấp kiến thức kỹ thuật tổ chức công sở Phần chương trình bày cách hiểu khác cơng sở, sở đó, thống cách tiếp cận cách hiểu cơng sở, “một tổ chức máy hệ thống trị quan có thẩm quyền đinh thành lập để thực hoạt động công vụ trao” Từ khái niệm này, phần lại, làm rõ nội dung quan trọng khác công sở, tổ chức công sở kỹ thuật tổ chức công sở, đó, vấn đề kỹ thuật tổ chức công sở xác định gồm nội dung: Thiết kế phân tích cơng việc cơng sở; Phân công tổ chức điều hành công việc công sở; Xây dựng quy chế, kế hoạch làm việc công sở; Lãnh đạo, quản lý công việc cơng sở; Xây dựng, phát huy vai trị văn hóa cơng sở; Tổ chức, điều hành họp Kiểm tra, kiểm sốt cơng việc cơng sở Sau học xong chương 1, người học sẽ: (i) Giải thích hoạt động cơng sở (ii) Phân biệt nội dung chủ yếu tổ chức công sở (iii) Phân biệt nội dung kỹ thuật tổ chức công sở (iv) Bồi dưỡng kỹ giao tiếp, tinh thần hợp tác, tính chuyên cần, khả thích ứng, kỹ giải vấn đề quản lý thời gian (v) Tuân thủ chuẩn mực xã hội, đạo đức nghề nghiệp thực thi trách nhiệm với xã hội Chương Lý luận chung Kỹ thuật tổ chức cơng sở 1.1 CƠNG SỞ 1.1.1 Khái niệm Cơng sở thuật ngữ có nhiều cách hiểu khác nhau: Cách hiểu thứ nhất, “Các tổ chức mang tính chất cơng ích Nhà nước cơng nhận thành lập, chịu điều chỉnh Luật hành Luật khác có ý nghĩa cơng sở” (Đồn Trọng Truyến, 1992).1 Cách hiểu thứ hai, “Cơng sở tổ chức đặt quản lý trực tiếp Nhà nước để tiến hành công việc chuyên ngành Nhà nước Đây loại tổ chức có tư cách pháp nhân điều chỉnh công pháp phụ trách quản lý loại công việc hay loại hoạt động dịch vụ cơng có tính chuvên ngành.” (Nguyễn Văn Thâm, 2002).2 Cách hiểu thứ ba, “Công sở nơi để tổ chức chế kiểm sốt cơng việc hành chính, quản lý mặt đời sống xã hội, nơi soạn thảo xử lý văn để phục vụ cho công việc chung, bảo đảm thông tin cho hoạt động máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp phận cán bộ, công chức theo chế định để thực nhiệm vụ nhà nước giao Do đó, cơng sở phận hợp thành tất yếu thiết chế máy quản lý nhà nước” (Nguyễn Văn Thâm, 2002).3 Cách hiểu thứ tư, “Cơng sở loại hình tổ chức, cấu thành máy hệ thống trị, thành lập để thực hoạt động công vụ.”4 Thông qua khái niệm khác công sở, Đồn Trọng Truyến (1992): Từ điển Pháp - Việt (Pháp luật - Hành chính) Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), NXB ĐHQG Hà Nội Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề Văn hóa cơng sở, Hà Nội 2 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở 3.1.2 Vai trị Phân cơng cơng việc cơng sở có vai trị quan trọng sau: Đối với cá nhân công chức công sở: Phân công công việc cho phép công chức đảm nhận vị trí việc làm khác tương ứng với chức năng, nhiệm vụ Nếu trình diễn cách hợp lý, khoa học giúp cho công chức phát huy lực, sở trường, kinh nghiệm, chun mơn mình, góp phần làm cho cơng sở đạt kỳ vọng tối đa hóa suất, chất lượng, mức độ hồn thành vị trí việc làm Ngồi ra, phân cơng cơng việc cách hợp lý, khoa học, cơng chức có trách nhiệm, động lực, tinh thần làm việc, nhận giá trị cơng sở, ln nỗ lực để cải thiện thân, nắm bắt hội phát triển, chinh phục thách thức, nâng cao giá trị thân, tự phấn đấu để đạt hài lịng hồn thành nhiệm vụ giao Đối với phận, đơn vị công sở: Phân công công việc cho phép phận, đơn vị đảm nhận nhóm cơng việc, nhiệm vụ, vị trí việc làm khác tương ứng với chức năng, nhiệm vụ Nếu trình diễn cách hợp lý, khoa học, phận, đơn vị có sở để tập trung nguồn lực thực nhiệm vụ phân cơng, nhờ đó, phát huy hiệu suất làm việc Đối với cơng sở: Phân công công việc cho phép công chức, phận, đơn vị có điều kiện để tập trung vào chun mơn Nhờ đó, kinh nghiệm làm việc công chức, người đứng đầu phận, đơn vị trực thuộc cơng sở tích lũy nhanh hơn, việc sử dụng phương tiện làm việc điều kiện khác tính tốn hợp lý, từ đó, giúp cơng sở tiết kiệm chi phí nguồn lực (chi phí đào tạo, bồi dưỡng, chi phí bố trí phương tiện, … ) Bằng cách giao cho công chức, phận, đơn vị nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, giúp tránh 86 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc cơng sở chồng chéo, thiếu sót thực nhiệm vụ, nhờ đó, tăng hiệu hoạt động công chức, phận, đơn vị hoạt động có hiệu hơn, tăng hiệu suất hoạt động công sở Bộ máy tổ chức công sở, nhờ đó, có thống nhất, tinh gọn, tạo thuận lợi cho q trình phối hợp giải cơng việc bên liên quan nội công sở Phân công công việc hợp lý, khoa học, giúp tất vị trí việc làm cơng sở giao nơi, người, nhờ đó, người lãnh đạo, quản lý cơng sở tạo uy tín, sức ảnh hưởng, tăng thêm tin tưởng công chức mình, góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp nhà lãnh đạo, quản lý công sở công chức 3.1.3 Nguyên tắc Phân công công việc công sở liên quan đến nghệ thuật dùng người Để phân công công việc hợp lý, khoa học cơng sở, tùy điều kiện, hồn cảnh, đặc điểm công sở, tùy phong cách lãnh đạo, quản lý mà nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở có biện pháp, cách thức khác dựa nguyên tắc sau: Thứ nhất, "dụng nhân dụng mộc", phân công người, việc Một vấn đề vô quan trọng người lãnh đạo, quản lý công sở nghệ thuật sử dụng người Con người yếu tố tảng, cốt lõi, thúc đẩy phát triển bền vững cơng sở Vì vậy, biết cách dùng người cách khơn ngoan người lãnh đạo, quản lý cơng sở phát huy hết vai trị nguồn nhân lực sẵn có cơng sở mình, mang lại cho cơng sở hiệu hoạt động cao Nguyên tắc “Dụng nhân dụng mộc” muốn nói việc dùng người giống việc dùng gỗ: Gỗ có loại tốt loại xấu, tùy yêu cầu, mục đích sử dụng mà chọn loại gỗ cho phù hợp; u cầu, mục đích, có loại gỗ dùng 87 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở có loại gỗ khơng dùng được; người thợ mộc hiểu đặc tính, chất lượng loại gỗ sử dụng chúng cách phù hợp cho u cầu, mục đích sử dụng lợi ích mang lại lớn Áp dụng nguyên tắc vào phân cơng cơng việc cơng sở địi hỏi người lãnh đạo, quản lý công sở phải hiểu rõ chuyên môn, lực, sở trường, kinh nghiệm công tác công chức trực thuộc quyền lãnh đạo, quản lý mình, phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phận lãnh đạo, quản lý gắn với cơng việc, nhiệm vụ, vị trí việc làm cụ thể, từ đó, chọn phương án tối ưu cho phân công công việc công chức cấp Cần phải tìm điểm mạnh, điểm yếu cơng chức, ý đến cá tính, lịng hăng say, nhiệt tình họ để xếp, bố trí cơng việc đồng thời khuyến khích nỗ lực cá nhân họ giao việc Thứ hai, phân công công việc phải công khai, minh bạch, rõ ràng Nguyên tắc cần rõ ràng nội dung phân cơng cơng việc: nhiệm vụ chính, quyền hạn, nhiệm vụ, thẩm quyền giao, chế độ báo cáo, hình thức báo cáo, thời gian thực hiện, người chịu trách nhiệm chính… Bên cạnh đó, phải đảm bảo tính cơng khai, minh bạch, rõ ràng việc truyền đạt kết phân công công việc Phải truyền đạt cách rõ ràng để cơng chức cấp dễ dàng nắm bắt, hiểu thực yêu cầu Phải minh bạch, công khai kết phân công để công chức, đơn vị, phận công sở biết phạm vi, chức năng, nhiệm vụ công tác Đây sở để q trình phối hợp cơng chức, đơn vị, phận tổ chức thực công việc sau cơng sở thuận lợi Ngồi ra, phải nêu cao tinh thần vô tư, khách quan, công tâm phân cơng cơng việc, tránh cảm tính, chủ quan Không 88 Chương Phân công tổ chức điều hành cơng việc cơng sở để tình cảm làm ảnh hưởng tới công việc, phải phân công cách hợp lý, khơng lý khác ngồi cơng việc (cơng tư phân minh) Thứ ba, đảm bảo tính thống nhất, tương đồng Theo đó, vị trí việc làm có tương đồng tính chất, đặc điểm cần tập hợp giao cho phận, đơn vị công sở thực theo chức năng, quyền hạn phận, đơn vị Thứ tư, tạo ổn định nội dung phân công công việc Cần đảm bảo ổn định nội dung phân công công việc để công chức, phận, đơn vị nhận nhiệm vụ chun tâm vào q trình hoạt động cơng vụ Sự thay đổi (nếu có) phải cân nhắc, tính tốn kỹ lưỡng nên hướng vào cải tiến theo hướng tốt (theo chiều sâu), tránh thay đổi theo hướng chuyển đổi nhiệm vụ qua lại công chức với nhau, phận, đơn vị với thời gian ngắn chưa lường hết tính chất, chức vị trí việc làm giao Trong trường hợp cần thiết phải thay đổi, phải có kế hoạch cụ thể, tránh thay đổi đột ngột, bất ngờ, dễ gây xáo trộn, hoang mang, ảnh hưởng đến tâm lý bầu khơng khí làm việc cơng sở Thứ năm, cần tn thủ chặt chẽ quy trình thực phân cơng cơng việc cơng sở Quy trình bao gồm bước sau: Bước Rà soát, tổng hợp danh mục vị trí việc làm cần thực phân công công việc để đảm bảo nắm rõ nội dung quy định vị trí việc làm Bước Tập hợp thông tin chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận, đơn vị trực thuộc công sở đặc điểm cá nhân công chức thuộc thẩm quyền quản lý Bước Xây dựng phương án giao việc cho phận, đơn vị, cho công chức thuộc quyền quản lý cách thích hợp chọn phương án tối ưu Bước Triển khai việc phân công, tổ chức hướng dẫn nội dung phân công đến phận, đơn vị, công chức liên quan Bước Theo dõi, 89 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở kiểm tra, phát kịp thời bất hợp lý tiến hành điều chỉnh (nếu cần thiết) 3.1.4 Cơ sở Để phân công công việc công sở, cần dựa sở quan trọng sau đây: Thứ nhất, Căn vào quy định pháp luật chức năng, nhiệm vụ phận, đơn vị cấu thành công sở Đây sở để nhóm gộp giao vị trí việc làm phân tích đơn vị, phận thuộc công sở theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, thẩm quyền trao Ví dụ: Ở Việt Nam, để phân cơng cơng việc cho Vụ Chính sách thuế (Bộ Tài chính) cơng chức thuộc Vụ này, thời điểm tháng 10/2022, cần dựa vào Quyết định 2526/QĐ-BTC ngày 08/12/2017 Bộ Tài quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Vụ Chính sách thuế Thứ hai, Căn vào sản phẩm phân tích cơng việc Sản phẩm hoạt động phân tích cơng việc (như mơ tả sơ đồ 2.2) sở quan trọng để nhà lãnh đạo, quản lý công sở tiến hành phân công công việc Việc phân công công việc có khoa học, hợp lý hay khơng phụ thuộc nhiều vào kết hoạt động phân tích cơng việc Ví dụ, Việt Nam, sản phẩm phân tích cơng việc cơng sở hành cấp tỉnh ban hành định phê duyệt Đề án vị trí việc làm cấu ngạch cơng chức Ủy ban nhân dân cấp Sản phẩm phân tích cơng việc cơng sở nghiệp ban hành định phê duyệt Đề án vị trí việc làm người đứng đầu đơn vị nghiệp người đứng đầu cơng sở chủ quản ký ban hành Căn vào sản phẩm này, nhà lãnh đạo, quản lý công sở tiến hành phân công công việc Thứ ba, Căn vào khối lượng tính chất cơng việc 90 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở gắn với vị trí việc làm phân tích thiết kế Người lãnh đạo, quản lý công sở phải người nắm vững yêu cầu, tính chất nội dung cơng việc, vị trí việc làm, sở nghiên cứu kỹ nội dung công việc (các nhiệm vụ chính) nêu mơ tả công việc, tiêu chuẩn công việc tiêu chuẩn công chức thực công việc vị trí việc làm, tiến hành phân tích, tính toán cách khoa học, lựa chọn phương án tối ưu để phân cơng hợp lý cho nhóm, cho cơng chức cơng sở Ví dụ: Ở Việt Nam, để phân công công việc công sở hành cấp tỉnh (Ví dụ: Sở Lao động- Thương binh Xã hội tỉnh Bắc Giang), cần dựa vào định Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt đề án vị trí việc làm cấu ngạch cơng chức cơng sở Trên sở định này, đơn vị, phận trực thuộc có số lượng vị trí việc làm tương ứng gắn với chức danh Căn vào chức danh vị trí việc làm số lượng vị trí việc làm tương ứng duyệt, người lãnh đạo, quản lý cơng sở hành phân cơng cơng việc hợp lý cho nhóm, cho cơng chức công sở Thứ tư, Phân công công việc theo số lượng công chức phân bổ theo định mức, cấu tổ chức công sở lực, sở trường, kinh nghiệm, chuyên môn công tác công sở Thiếu hay thừa số lượng công chức theo định mức lao động công sở so với công việc cơng sở cần thực gây khó khăn cho việc phân công công việc Đồng thời, cấu tổ chức công sở không khoa học, chức chồng chéo lẫn việc phân cơng cơng việc q trình lãnh đạo, quản lý cơng sở khó khăn Vì vậy, u cầu tất yếu phải tính tốn để bố trí đủ biên chế cho cơng sở, đồng thời phải tìm biện pháp để hoàn thiện cấu tổ chức cơng sở Bên cạnh đó, cơng chức có điểm mạnh, điểm yếu khác nhau, lực, sở trường, kinh nghiệm, chuyên môn không 91 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở giống nhau, đó, họ phù hợp với vị trí việc làm mà khơng phù hợp với vị trí việc làm khác Vì vậy, vấn đề quan trọng nhà lãnh đạo, quản lý công sở phải vào phù hợp cơng chức mà bố trí người, việc Đây giúp công sở sử dụng chuyên môn, lực, sở trường, kinh nghiệm công chức quyền, để tránh lãng phí nguồn lực người, tạo điều kiện cho phát triển công sở, tránh trường hợp vi phạm pháp luật trường hợp bố trí người đảm trách vị trí việc làm không đáp ứng đủ điều kiện, tiêu chuẩn chun mơn, nghiệp vụ luật hóa 3.1.5 Phương pháp Có nhiều cách tiếp cận phương pháp phân cơng cơng việc Một cách kể đến số phương pháp phân công công việc sau: a Phương pháp chun mơn hóa Phương pháp kiểu phân công công việc mà vị trí làm việc, cơng chức bố trí để thực cơng việc giống Việc bố trí dẫn đến khả chun mơn hóa cao cơng chức thao tác lặp lặp lại mà họ thường xuyên tiến hành Ưu điểm: Mang lại hiệu cao nhờ mức độ thục công chức ngày cao dẫn tới suất lao động cao Giúp đội ngũ cơng chức có nhiều thời gian để làm cơng việc phân cơng, có hội làm thành thạo cơng việc giao, góp phần nâng cao suất lao động thân công sở Nhược điểm: Dễ gây nhàm chán, giảm động lực làm việc tính chất lặp lặp lại cơng việc Dễ dẫn đến tượng chủ quan, chây ì, sáng tạo, đổi mới, từ đó, giảm hiệu suất làm việc Kém linh hoạt việc sử dụng nhân thời điểm khác 92 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc cơng sở b Phương pháp tiêu chuẩn hóa, chuẩn mực hóa Phương pháp kiểu phân cơng cơng việc dựa tiêu chuẩn cụ thể, chuẩn mực cụ thể Chúng công sở tự xây dựng kế thừa từ cơng sở khác có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đồng Khi sử dụng tiêu chuẩn, chuẩn mực để phân công công việc đồng thời sử dụng tiêu chuẩn, chuẩn mực làm đánh giá kết q trình vận dụng vào thực tiễn Tiêu chuẩn, chuẩn mực rõ ràng thuận lợi tiến hành phân công công việc Ưu điểm: Hiệu làm việc công chức tăng lên nhờ thao tác chuẩn mực tiêu chuẩn hóa Nhược điểm: Địi hỏi q trình xây dựng phải thận trọng, đó, ý hai loại tiêu chuẩn, chuẩn mực: chất lượng số lượng Ví dụ, tiêu chuẩn: “công sở ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật”, tập trung vào số lượng, không quy định tiêu chuẩn chất lượng dẫn đến trường hợp văn khơng có chất lượng làm trở ngại, gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh, uy tín cơng sở nói chung cá nhân cơng chức nói riêng Bên cạnh đó, cơng chức quyền tự chủ, linh hoạt thực thi công vụ tiêu chuẩn mẫu, chuẩn mực mẫu thiết lập thực nhiều lần, lặp lặp lại c Phương pháp đa Phương pháp kiểu phân công công việc cách giao cho công chức vị trí việc làm định sau khoảng thời gian định, cơng chức luân chuyển sang vị trí việc làm Ưu điểm: Công chức đỡ nhàm chán công việc có hội thực cơng việc khác nhau, vị trí việc làm khác Có mối quan hệ hiểu biết rộng hơn, nhờ đó, có khả bao qt cơng việc, từ đó, giúp công chức tăng thêm hiểu biết tầm quản lý chuyên môn, tạo hội nhiều cho 93 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở phát triển nghề nghiệp thân họ Cho phép công sở linh hoạt việc sử dụng nhân thời điểm khác Nhược điểm: Cần thời gian để cơng chức thích nghi, làm tốt nhiệm vụ nên làm giảm suất, hiệu làm việc Địi hỏi cơng chức phải có chun mơn vững tầm hiểu biết rộng, để kết nối vị trí việc làm với nhau, hoàn thành nhiệm vụ giao 3.2 TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TRONG CÔNG SỞ 3.2.1 Khái niệm Tổ chức điều hành công việc công sở hiểu cách đơn giản việc bảo đảm cho công chức thực công việc giao gắn với vị trí việc làm mà họ đảm nhiệm cách tốt nhất, góp phần hồn thành mục tiêu chung cơng sở Đó tác động có hiệu vào khâu toàn khâu trình thực thi nhiệm vụ cơng chức gắn với vị trí việc làm để khuyến khích họ làm việc với suất cao 3.2.2 Vai trò Thứ nhất, tổ chức điều hành công việc công sở hoạt động đầu mối, tạo mối liên kết, hỗ trợ lẫn công chức phận, đơn vị cơng sở nhằm hồn thành nhiệm vụ giao Công sở chỉnh thể cơng chức, phận, đơn vị trực thuộc có mối liên hệ qua lại, hỗ trợ lẫn nhau, kết hợp chặt chẽ với Dưới điều hành công việc nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở, tính thống phát huy, hướng tới mục tiêu chung công sở Thứ hai, thông qua chức tổ chức điều hành công việc công sở, nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở có hội trực tiếp tiếp xúc, làm việc với đội ngũ công chức quyền, 94 Chương Phân công tổ chức điều hành cơng việc cơng sở nhờ đó, có thơng tin đáng tin cậy để đánh giá cách xác hiệu làm việc cơng chức, phận, đơn vị mà lãnh đạo, quản lý Thứ ba, Tổ chức điều hành công việc công sở liên quan đến hoạt động giao việc, khen thưởng, động viên, khuyến khích, tạo động lực làm việc cho công chức, kịp thời điều chỉnh thái độ, tâm tư, tình cảm cơng chức theo hướng tích cực Nhờ đó, góp phần tăng suất làm việc công chức, nâng cao hiệu hoạt động phận, đơn vị trực thuộc cơng sở tồn công sở 3.2.3 Cơ sở Thứ nhất, vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, thẩm quyền trao theo quy định pháp luật Tổ chức điều hành công việc công sở chức hoạt động tổ chức công sở thực đội ngũ nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở có thẩm quyền Do đó, tổ chức điều hành công việc, nhà lãnh đạo, quản lý phải dựa vào thẩm quyền trao để điều hành công việc Cần nghiên cứu kỹ quy định pháp luật liên quan để trình tổ chức điều hành công sở diễn thẩm quyền, hạn chế đến mức tối đa việc lạm quyền, vô quyền, làm trái quy định pháp luật, dù vô ý hay cố ý Thứ hai, vào nội dung công việc phân công cho công chức, phận, đơn vị trực thuộc Trên sở nội dung công việc phân công, nhà lãnh đạo, quản lý công sở đưa cách thức, mệnh lệnh để tổ chức điều hành công việc cho phù hợp nhằm phát huy tốt trình độ chun mơn, lực, sở trường, kinh nghiệm công tác công chức, hướng đến hồn thành mục tiêu chung cơng sở Đây để nhà lãnh đạo, quản lý cơng sở đánh giá kết q trình thực nhiệm vụ công vụ đội ngũ công chức thuộc quyền quản lý 95 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc cơng sở Thứ ba, vào tính chất cơng việc để tổ chức điều hành Dựa vào tính chất giản đơn hay phức tạp công việc phân cơng vị trí việc làm, nhà lãnh đạo, quản lý ban hành thủ tục hành phù hợp liên quan để tổ chức điều hành công sở: quy định cách thức thực hiện, cách thức nhận thông tin phản hồi, cách thức tổ chức hoạt động kiểm tra, đánh giá, báo cáo, rà soát, điều chỉnh, … 3.2.4 Nguyên tắc Trong tổ chức điều hành công sở, cần phải tuân theo nguyên tắc chung, là: a Đảm bảo tính quán, xác, kịp thời mệnh lệnh điều hành Trong trình thực thi cơng việc thuộc vị trí việc làm, có nhiều mệnh lệnh điều hành khơng quán từ cấp tác động, công chức cấp khó có định hướng rõ ràng để thực Các mệnh lệnh trái ngược lệch (không quán) làm cho việc thực thi cơng vụ họ trở nên khó khăn Việc tổ chức điều hành công việc thường thông qua mệnh lệnh điều hành ban hành nhiều dạng khác nhau, quy định pháp luật theo yêu cầu thực tế không bị ràng buộc cách chặt chẽ chế chung Tuy nhiên, dù ban hành hình thức nào, địi hỏi quán từ mệnh lệnh nhà lãnh đạo, quản lý công sở cấp để bảo đảm cho công chức hoạt động cách thuận lợi Bên cạnh đó, để tổ chức điều hành cơng sở thuận lợi, cần đảm bảo yêu cầu tính xác, kịp thời, khả thi, quy định pháp luật, phù hợp với kế hoạch chung cơng sở Ngồi ra, trao quyền lực cho phận, đơn vị đó, người lãnh đạo, quản lý cơng sở cần có quy định để 96 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở thống việc điều hành; phải đảm bảo nội dung truyền đạt xác, kịp thời; đảm bảo phương thức thực hiện, thời gian hoàn thành nêu cách rõ ràng, cụ thể; cách thức truyền đạt mệnh lệnh phù hợp, đảm bảo để cơng chức cấp hiểu mục đích cơng việc giao, có trách nhiệm phấn khởi thi hành nhiệm vụ; hình thức mệnh lệnh thích hợp: lời nói (khi nội dung truyền đạt đơn giản; giải thích vấn đề chi tiết mệnh lệnh để cấp hiểu cách triệt để; trường hợp khẩn cấp để trực tiếp động viên cấp ) văn (khi nội dung truyền đạt phức tạp, địi hỏi xác cao, có tính quy phạm phải hiểu thống nhất; cần bảo đảm trách nhiệm pháp lý rõ ràng trước cơng việc có ý nghĩa quan trọng; công việc cần tham gia nhiều phận, đơn vị, cá nhân cơng chức, cần có phản hồi sau thực thi mệnh lệnh; cần lưu giữ minh chứng phục vụ cho việc kiểm tra, tra sau…) b Đảm bảo hài hòa đơn vị, phận tạo nên mối liên hệ phối hợp, hỗ trợ lẫn hướng đến việc hồn thành mục tiêu chung cơng sở Trong trình thực thi nhiệm vụ giao, đơn vị, phận cơng sở có mục tiêu đặt cho riêng mục tiêu cần có hài hịa với nhau, hỗ trợ cho nhau, góp phần đạt mục tiêu chung mà cơng sở muốn hướng đến Hay nói cách khác, mục tiêu phận, đơn vị trực thuộc mảnh ghép để hình thành nên tranh tổng thể- mục tiêu mà công sở muốn đạt Trên thực tế, để có hài hịa, thống mục tiêu hoạt động phận, đơn vị trực thuộc công sở điều không dễ dàng Muốn vậy, thông qua mục tiêu hoạt động phận, đơn vị trực thuộc công sở, người lãnh đạo, quản lý phải có đủ thơng tin uy quyền cần thiết Đồng thời, công 97 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở chức cấp phải có tinh thần tập thể, lợi ích chung q trình thực cơng việc mục tiêu đề phận, đơn vị Mọi phận, đơn vị cơng sở có quyền đề mục tiêu cho phận, đơn vị mục tiêu phải hài hịa mối quan hệ tôn trọng mục tiêu phận, đơn vị khác phải nằm khuôn khổ mục tiêu chung công sở cần đạt Để đảm bảo hài hịa này, cơng sở cần quy định thành văn riêng đưa thành nội dung Quy chế hoạt động công sở đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, hài hòa phận, đơn vị công sở c Đảm bảo tính rõ ràng, đơn giản, dễ áp dụng thủ tục hành sử dụng q trình tổ chức điều hành công sở Sử dụng thủ tục hành q trình tổ chức điều hành cơng sở giúp cho công sở vận hành cách thống theo trình tự định, hạn chế đến mức thấp tùy tiện trình tổ chức điều hành công sở Tuy nhiên, không nên lệ thuộc vào thủ tục, làm chậm trễ trình điều hành tình quan trọng, cấp bách Muốn vậy, thủ tục hành sử dụng trình điều hành cần xây dựng phù hợp với thực tiễn hoạt động cơng sở, đảm bảo tính khoa học, rõ ràng, đơn giản, dễ áp dụng Trong đa số trường hợp, cần tránh việc ban hành thủ tục rườm rà, khó hiểu, làm nhiều thời gian công chức, ảnh hưởng tiến độ công việc chung phận, đơn vị trực thuộc tồn cơng sở d Tránh vi phạm thẩm quyền Đảm bảo thẩm quyền nguyên tắc quan trọng hoạt động điều hành công sở Thẩm quyền quyền thức xem xét để kết luận, định đoạt, định vấn đề cần giải Trong tổ chức điều hành công sở, thẩm quyền gắn liền với quyền hạn trách nhiệm mà pháp luật quy định 98 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở công sở, người nắm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý cơng sở Ngun tắc đảm bảo tôn trọng thẩm quyền tổ chức điều hành cơng việc từ phận, đơn vị, đến tồn cơng sở Theo đó, quyền hạn cơng sở, nhà lãnh đạo, quản lý công sở quy định cách trật tự thống quy chế, quy định pháp luật phải tơn trọng q trình thi hành mà khơng có vi phạm thẩm quyền Các hành vi vi phạm thẩm quyền (vô quyền, trái quyền, lạm quyền) công sở đơn vị, phận, cá nhân trực thuộc dẫn đến rối loạn trình điều hành Mọi hoạt động tổ chức điều hành cho dù mang lại hiệu hoạt động cho phận, đơn vị hay tồn cơng sở vi phạm thẩm quyền hành vi vi phạm pháp luật Tóm tắt chương Phân cơng cơng việc tổ chức điều hành công việc kỹ thuật quan trọng nội dung tổ chức điều hành cơng sở, địn bẩy để nâng cao hiệu hiệu hoạt động, đạt mục tiêu chung công sở Thực tốt chức này, mặt, tạo tính hợp lý, thống nhất, hiệu quả, đảm bảo liên kết chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng phận, đơn vị, công chức công sở, mặt khác, giúp cho công sở vận hành cách khoa học, minh bạch, không chồng chéo nhiệm vụ, khơng vi phạm thẩm quyền Chương trình bày khái niệm, vai trò, nguyên tắc, sở phương pháp phân công công việc công sở; khái niệm, vai trò, sở, nguyên tắc tổ chức điều hành công việc công sở Câu hỏi ôn tập chương Phân công công việc cơng sở gì? Hãy phân tích vai trị phân công công việc công sở Để phân công công việc công sở cách khoa học, hợp lý, cần tuân thủ nguyên tắc nào? Hãy cho biết 99 Chương Phân công tổ chức điều hành công việc công sở nội dung nguyên tắc “dụng nhân dụng mộc” cho ví dụ minh họa nguyên tắc gắn với trình phân công công việc công sở cụ thể Phân công công việc công sở cần dựa sở nào? Hãy cho biết phương pháp phân công công việc công sở Tổ chức điều hành cơng việc gì? Phân tích vai trị tổ chức điều hành cơng việc Để tổ chức điều hành công việc cần dựa sở nào? Cho biết nguyên tắc tổ chức điều hành cơng việc Cho ví dụ minh họa gắn với q trình tổ chức điều hành cơng việc công sở cụ thể Tài liệu tham khảo chương Bộ Nội vụ (2022), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề Kỹ phân tích cơng việc, Hà Nội Nguyễn Văn Thâm (2002), Kỹ thuật tổ chức công sở (Đào tạo Đại học hành chính), Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Bộ Nội vụ (2018), Tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, Chuyên đề 14 Kỹ phân công phối hợp hoạt động công vụ, Hà Nội Trương Thị Thu Hiền, Lưu Thị Mai Thanh (2021), Tập giảng Kỹ thuật tổ chức công sở 100 ... vào trình tổ chức hoạt động 40 Chương Lý luận chung Kỹ thu? ??t tổ chức công sở công sở Có thể kể đến số kỹ thu? ??t tổ chức công sở thường sử dụng như: Kỹ thu? ??t thiết kế phân tích cơng việc; Kỹ thu? ??t. .. 17 4 Tài liệu tham khảo chương 17 6 Chương Lý luận chung Kỹ thu? ??t tổ chức công sở Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ THU? ??T TỔ CHỨC CÔNG SỞ Để có sở nghiên cứu nội dung kỹ thu? ??t tổ chức công. .. việc; (vii) Kỹ thu? ??t giao tiếp công vụ; (viii) Kỹ thu? ??t tổ chức họp; … Vì số yếu tố mang tính cơng nghệ nên 41 Chương Lý luận chung Kỹ thu? ??t tổ chức công sở nói, yếu tố kỹ thu? ??t hành phận công nghệ