Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TIÊU CHUẨN HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo Quy[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TIÊU CHUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao Đẳng điện xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Tiêu chuẩn, quy chuẩn quy định Nhà nước lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xã hội,vv… Để có thước đo định làm chuẩn mực đánh giá dễ dàng so sánh với khứ Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư chuẩn mực nghiệp vụ công tác văn thư phải thực hiện, việc triển khai áp dụng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư Đặc biệt công tác văn thư lưu trữ, nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại Việc triển khai tiêu chuẩn hóa văn thư tạo thuận lợi trao đổi thông tin, đảm bảo nâng cao chất lượng nghiệp vụ hành chính, tạo thống đơn giản hóa nghiệp vụ văn thư hành Nội dung giáo trình bao gồm ba chương: + Chương 1: Những vấn đề chung công tác tiêu chuẩn hóa + Chương 2: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư + Chương 3: Áp dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư quan Q trình biên soạn giáo trình chúng tơi có tham khảo nhiều tài liệu cho phù hợp với giai đoạn đổi ngành văn thư hành Tuy nhiên cịn nhiều thiếu sót, hạn chế, khiếm khuyết Vì mong đóng góp ý kiến bạn đọc để giáo trình ngày hồn thiện Xin chân thành cảm ơn ! Ngày 15 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: Trung Xuân Phú MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA Khái niệm, đối tượng mục đích tiêu chuẩn hóa 1.1 Khái niệm 1.2 Đối tượng tiêu chuẩn hóa 1.3 Mục đích tiêu chuẩn hóa Các loại cấp tiêu chuẩn hóa 2.1 Các loại tiêu chuẩn hóa quy chuẩn kỹ thuật 2.2 Các cấp tiêu chuẩn hóa 11 Mẫu trình bày Sổ đăng ký mục lục hồ sơ 14 3.1 Trang bìa 14 3.2 Trang 01 14 3.3 Trang 03 14 3.4 Trang 04 15 Hệ thống tổ chức tiêu chuẩn hoá 16 3.1 Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc tế 16 3.2 Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia 18 3.3 Cơ quan tiêu chuẩn hóa khu vực 19 3.4 Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp địa phương 19 3.5 Cơ quan tiêu chuẩn hóa cấp ngành 19 Câu hỏi ôn tập chương 20 CHƯƠNG 2: TIÊU CHUẨN HÓA NGHIỆP VỤ CƠNG TÁC VĂN THƯ 21 Mục đích tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư 21 1.1 Tạo thống chung nghiệp vụ 21 1.2 Nâng cao mức độ thích ứng nghiệp vụ văn thư với mục đích định 22 1.3 Tạo thuận lợi cho hợp tác khoa học, công nghệ 22 Đối tượng tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư 23 2.1 Thuật ngữ văn thư 23 2.2 Công cụ sử dụng công tác văn thư 23 2.3 Các khâu nghiệp vụ văn thư 24 Nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ văn thư 26 3.1 Xây dựng công bố tiêu chuẩn văn thư 26 3.2 Xây dựng ban hành quy chuẩn kỹ thuật văn thư 29 3.3 Áp dụng tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật văn thư 29 3.4 Đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật 30 Các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật văn thư 31 4.1 Tiêu chuẩn thuật ngữ văn thư 31 4.2 Tiêu chuẩn quy chuẩn văn 39 4.3 Tiêu chuẩn quy chuẩn hồ sơ 40 4.4 Tiêu chuẩn quy chuẩn cặp, hộp đựng tài liệu 48 4.5 Tiêu chuẩn quy chuẩn công cụ quản lý văn 49 Câu hỏi ôn tập chương 52 CHƯƠNG ỨNG DỤNG TIÊU THUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN 53 Phổ biến, hướng dẫn tiêu chuẩn công tác văn thư 53 Áp dụng tiêu chuẩn vào nghiệp vụ công tác văn thư 54 Kiểm tra, đánh giá vấn đề ứng dụng tiêu chuẩn hoá 55 3.1 Thuận lợi 55 3.2 Thách thức 57 3.3 Một số kiến nghị 58 Câu hỏi ôn tập chương 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: TIÊU CHUẨN HĨA CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã mơn học: MH20 Vị trí, tính chất, ý nghĩa mơn học: - Vị trí: Là mơn học quan trọng quy định tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư học sau mơn Văn bản, Quản lý văn lập hồ sơ, Tổ chức lao động khoa học trang thiết bị công tác văn thư, học trước môn quản lý văn mơi trường mạng - Tính chất: Tiêu chuẩn hố cơng tác văn thư mơn học bắt buộc - Ý nghĩa vài trị mơn học: Mơn học trang bị cho học sinh sinh viên kiến thức nghiệp vụ tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư Giúp cho công tác văn thư thống nhất, đảm bảo tính xác khoa học Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: + Trình bày lý luận tiêu chuẩn hóa + Trình bày nội dung tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư, hệ thống tiêu chuẩn văn thư ban hành; - Về kĩ + Ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư + Đánh giá nội dung tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật văn thư; + Tham gia xây dựng, rà soát nội dung tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật áp dụng nghiệp vụ văn thư - Về lực tự chủ trách nhiệm: Tạo lập tính nghiêm túc, tích cực, chủ động sáng tạo trình học tập nghiên cứu môn học Nội dung môn học: Chương 1: Những vấn đề chung tiêu chuẩn hóa Chương 2: Tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư Chương 3: Ứng dụng tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư quan CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA TIÊU CHUẨN HÓA Mã chương: MH20.01 Giới thiệu: Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư đưa tiêu chuẩn, chuẩn mực nhà nước ban hành công tác văn thư quan, tổ chức Hệ thống tiêu chuẩn hóa nhằm áp dụng nghiệp vụ văn thư thống tất quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương nhằm đảm bảo mối quan hệ tương tác trình làm việc Tiêu chuẩn hóa vận hành áp dụng ISO - TCVN nhằm đảm bảo tính khoa học, tính xác tính hệ thống văn nói riêng nghiệp vụ văn thư hành nói chung Mục tiêu: - Trình bày kiến thức tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật theo quy định nhà nước - Nội dung loại cấp tiêu chuẩn hóa, hệ thống tiêu chuẩn hóa hành nước ta - nắm vững vai trị ý nghĩa cơng tác tiêu chuẩn hóa áp dụng thống cơng tác văn thư - Nghiêm túc, chủ động, tích cực trình học tập nghiên cứu Nội dung chính: Khái niệm, đối tượng mục đích tiêu chuẩn hóa 1.1 Khái niệm 1.1.1 Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, môi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế – xã hội nhằm nâng cao chất lượng hiệu đối tượng Tiêu chuẩn tổ chức công bố dạng văn để tự nguyện áp dụng “Tiêu chuẩn tài liệu xây dựng sở đồng thuận thông qua quan thừa nhận, dùng để sử dụng chung nhiều lần, quy định quy tắc, hướng dẫn đặc tính hoạt động kết chúng, nhằm đạt mức độ trật tự tốt điều kiện quy định.” -Theo ISO/IEC 2004 “Tiêu chuẩn quy định đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, q trình mơi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao suất, chất lượng hiệu đối tượng này.” -Theo Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kĩ thuật năm 2006 1.1.2.Quy chuẩn kỹ thuật Quy chuẩn kỹ thuật quy định mức giới hạn đặc tính kỹ thuật yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hố, dịch vụ, q trình, môi trường đối tượng khác hoạt động kinh tế – xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích an ninh quốc gia, quyền lợi người tiêu dùng yêu cầu thiết yếu khác Quy chuẩn kỹ thuật quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dạng văn để bắt buộc áp dụng * Sự khác tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật - Sự khác tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật nằm tính bắt buộc áp dụng: + Việc tuân thủ tiêu chuẩn tự nguyện, + Với quy chuẩn kỹ thuật, việc tuân thủ bắt buộc có hiệu lực pháp luật - Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật có hàm ý khác thương mại quốc tế: + Với quy chuẩn kỹ thuật: Nếu sản phẩm nhập không đáp ứng yêu cầu quy chuẩn kỹ thuật, khơng phép đưa thị trường + Trong trường hợp tiêu chuẩn: sản phẩm nhập không phù hợp tiêu chuẩn phép lưu thông thị trường, thị phần sản phẩm bị ảnh hưởng, sản phẩm mà người tiêu dùng ưa chuộng đáp ứng tiêu chuẩn địa phương làm tăng lượng hàng hóa bán ra,tăng thị phần, ví dụ tiêu chuẩn chất lượng hay mầu sắc hàng dệt may quần áo - Ngồi cịn khác quan ban hành phạm vi điều chỉnh + Việc ban hành quy chuẩn kỹ thuật trách nhiệm Chính phủ Chúng quy định đặc tính sản phẩm quy trình quản lý + Cịn với tiêu chuẩn: Được xây dựng bên liên quan theo nguyên tắc đồng thuận,các bên liên quan nhiều dạng tổ chức lĩnh vực công tư nhân Chúng quy định đặc tính sản phẩm yêu cầu kỹ thuật 1.1.3.Tiêu chuẩn hóa Tiêu chuẩn hố Là hoạt động thiết lập điều khoản để sử dụng chung lặp lặp lại vấn đề thực tế tiềm ẩn, nhằm đạt mức độ trật tự tối ưu khung cảnh định Tiêu chuẩn hóa q trình xây dựng, cơng bố tổ chức triển khai thực hệ thống tiêu chuẩn đề Tiêu chuẩn hóa giúp cho hoạt động quản lý tối thiểu hóa sai lệch khỏi tiêu chuẩn, đảm bảo lặp lại hoạt động kết thu Áp dụng ISO công tác văn thư lưu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước, dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn yêu cầu công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước Việc áp dụng nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân Việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ nói riêng xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp luật yêu cầu riêng tổ chức Hệ thống vận động theo mơ hình quản lý theo q trình, tức q trình chuyển hóa từ yếu tố đầu vào (các yêu cầu mong đợi ch hàng, nguồn lực yếu tố khác) thành kết đầu (các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng yêu cầu đáng khác) lấy phòng ngừa làm phương châm chủ yếu suốt vòng đời sản phẩm Sản phẩm quan bao gồm kết đo đếm được, không đo đếm được, phần kết điều hành, đạo lãnh đạo quan nhà nước thể qua văn phát hành; xử lý thơng tin, văn đến xác, kịp thời; đáp ứng loại nhu cầu hoạt động, làm việc quan Sự thỏa mãn khách hàng đánh giá thông qua dịch vụ đầu đáp ứng yêu cầu khách hàng khách hàng chấp nhận Khách hàng quan áp dụng tiêu chuẩn ISO quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương ngành, cá nhân nước, đặc biệt lãnh đạo quan 1.2 Đối tượng tiêu chuẩn hóa Điều kiện sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy thực yêu cầu khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời yêu cầu; cách ứng xử mực; tạo niềm tin khách hàng; đồng cảm hiểu biết lẫn trình giao tiếp giải công việc Con người (hay công chức) dịch vụ hành coi yếu tố hàng đầu, có tính định chất lượng dịch vụ hành Muốn vậy, cơng chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức kỹ giải cơng việc, biết nhẫn nại kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời linh hoạt Điều tối kỵ công chức thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nơn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tơn trọng khách hàng 1.3 Mục đích tiêu chuẩn hóa Cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động khơng thể thiếu có vai trị quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng cơng tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại -Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin - Đảm bảo nâng cao chất lượng - Tạo thống hóa đơn giản hóa 1.3.1 Nâng cao mức độ thích ứng sản phẩm, trình dịch vụ với mục đích định từ trước Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nằm tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau sửa đổi tiêu chuẩn phiên 1994 ISO 9001:2000, quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để chứng tỏ lực củ a tổ chức việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng, yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thoả mãn khách hàng Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phương pháp quản lý nhằm hệ thống hoá cụ thể hố thủ tục hành ứng với cơng việc theo trình tự định quy định nhiều văn pháp luật quy định, quy chế quan Đây hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng cơng trình xử lý công việc khoa học hợp lý Mục tiêu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quan hành nhà nước thực thông qua việc xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu quan hành nhà nước kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công 1.3.2 Ngăn ngừa rào cản thương mại Việc áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào hành cơng lĩnh vực văn thư, lưu trữ thực có hiệu số nước khu vực Malaysia, Singapore, quy trình lập quản lý hồ sơ áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn đuợc Bộ Khoa học công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004) Ở nước, số Bộ ngành địa phương Văn phịng Bộ Cơng nghiệp, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào số nội dung công tác văn thư phần quy trình hoạt động hành quan, quy trình soạn thảo, giải ban hành văn bản; quản lý văn đến Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng lĩnh vực nói tạo cách làm việc khoa học, loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian giảm chi phí, cải tiến chất lượng cơng việc, đồng thời làm cho lực, trách nhiệm ý thức phục vụ công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ quan nhà nước với dân cải thiện, từ vai trị vị trí công tác văn thư, lưu trữ nâng cao Từ tạo tương thích quản lý chất lượng với nước khu vực quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại Việc áp dụng tiêu chuẩn hóa vơ cần thiết cịn ngành cơng nghiệp thiên xuất giới mong muốn có khung quy định chuẩn tồn giới, để hợp lý hố q trình thương mại quốc tế Đó ngun nhân việc thành lập ISO Việc tiêu chuẩn hoá quốc tế thực cho nhiều công nghệ lĩnh vực khác xử lý truyền dẫn thơng tin, cung c ấp hàng hố, sản xuất sử dụng lượng, đóng tàu, dịch vụ cơng ngân hàng Việc tiêu chuẩn hoá tiếp tục thực cho tất hoạt động sản xuất dịch vụ Q trình tự tồn cầu hố thương mại ngày kinh tế tự có xu hướng thay đổi nguồn cung cấp mang lại nhiều hội cho việc mở rộng thị trường việc tạo quy chuẩn chung vơ cần thiết Vì cần áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào hoạt động dịch vụ công 1.3.3 Tạo thuận lợi cho hợp tác khoa học, cơng nghệ Xét góc độ cơng nghệ, việc cạnh tranh tự cần dựa vào tài liệu quy định chung cách cụ thể, chi tiết để phân biệt hàng hố, sản phẩm nước so với nước kia, khu vực so với khu vực Một tiêu chuẩn công nhận hoạt động cung cấp dịch vụ công mà cụ thể hoạt động văn thư lưu trữ tiêu chuẩn công nhận rộng rãi toàn giới, thống đối tác thương mại, công nhận ngôn ngữ thươ ng mại Các loại cấp tiêu chuẩn hóa 2.1 Các loại tiêu chuẩn hóa quy chuẩn kỹ thuật 2.1.1.Các loại tiêu chuẩn Khi phân loại tiêu chuẩn cần sở hình thành vào loại tiêu chuẩn đó, sở xác định sở để xây dựng tiêu chuẩn mà phận đinh thành loại tiêu chuẩn theo lĩnh vực khác Cụ thể sau - Theo đối tượng tiêu chuẩn - Theo mục đích tiêu chuẩn - Theo tính chất pháp lý - Theo cấp tiêu chuẩn - Theo loại tiêu chuẩn Ở loại tiêu chuẩn lại xây dựng sở xác định tiêu chuẩn riêng biệt cho loại tiêu chuẩn phù hợp với quy định quan quản lý chất lượng nhà nước tương ứng vơi tiêu chuẩn quốc tế 2.1.2.Các loại quy chuẩn kỹ thuật Hệ thống quy chuẩn kỹ thuật ký hiệu quy chuẩn kỹ thuật Việt Nam bao gồm: - Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, ký hiệu QCVN; - Quy chuẩn kỹ thuật địa phương, ký hiệu QCĐP Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật Trách nhiệm xây dựng, thẩm định, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia quy định sau: ... tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ cơng tác văn thư, hệ thống tiêu chuẩn văn thư ban hành; - Về kĩ + Ứng dụng tiêu chuẩn ISO công tác văn thư + Đánh giá nội dung tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật văn thư; ... thiệu: Tiêu chuẩn hóa cơng tác văn thư đưa tiêu chuẩn, chuẩn mực nhà nước ban hành công tác văn thư quan, tổ chức Hệ thống tiêu chuẩn hóa nhằm áp dụng nghiệp vụ văn thư thống tất quan, tổ chức từ trung. .. tiêu chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư 23 2.1 Thuật ngữ văn thư 23 2.2 Công cụ sử dụng công tác văn thư 23 2.3 Các khâu nghiệp vụ văn thư 24 Nội dung tiêu chuẩn