Giáo trình Công tác văn thư trong cơ quan quản lý hành chính (Nghề Kế toán tin học Trung cấp)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NGHỀ: KẾ TỐN TIN HỌC TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích lục với mục đích đảo tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Để đáp ứng nhu cầu học tập nghành Văn Thư hành chúng tơi tiến hành soạn tập giáo trình Cơng tác văn thư quan hành chính(dùng cho hệ cao đẳng) Trong q trình soạn thảo chúng tơi tham khảo tài liệu: Tập giảng Công tác văn thư Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp Hà Nội, 2009 (hệ Cao đẳng) - Luật (sửa đổi) Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp năm 2005 - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành cơng tác văn thư - Nghị định 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu - Nghị định 135/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn qui phạm pháp luật - Chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 Thủ tướng Chính phủ việc giảm văn giấy tờ hành hoạt động cua quan hành nhà nước - Thơng tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân - Thơng tư 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 Bộ Công an - Ban Tổ chức Cán Chính phủ hướng dẫn thực số quy định Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 19/9/2002 Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/8/2002 Chính phủ qui định chi tiết thi hành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước - Thông tư 04/2008/TT-BNV ban hành ngày 04/6/2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện - Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng - Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác Văn thư Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải năm 2006 - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Nội dung giáo trình có vấn đề chưa cập nhật thông tin cịn có sai sót mong đóng góp ý kiến Xin chân thành cảm ơn! Ngày 02 tháng 06 năm 2019 Tham gia biên soạn: Chủ biên: CN Đinh Thanh Nghị ThS: Phạm Văn Sĩ ThS Hoàng Thị Thu Vân MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức công tác văn thư quan quản lý hành 1.1 Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ 1.2 Đối với UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 10 1.3 Đối với UBND Huyện, quân, thị xã thành phố thuộc tỉnh 14 1.4 Đối với UBND Xã, phường, thị trấn 16 Vị trí, yêu cầu nguyên tắc tổ chức công tác văn thư quan quản lý hành 17 2.1 Vị trí 17 2.2 Yêu cầu 17 2.3 Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác văn thư 18 CÂU HỎI ÔN TẬP 19 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ 20 Tổ chức quản lý công tác văn thư Bộ, quan ngan Bộ , quan thuộc phủ 20 1.1 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư 20 1.2 Nội dung quản lý công tác văn thư 23 Các biện pháp quản lý công tác văn thư Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ 26 2.1 Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư 26 2.2 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư 31 2.3 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư 31 2.4 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác văn thư 32 2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm thực công tác văn thư 40 CÂU HỎI ÔN ẬP 41 CHƯƠNG 3: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH.THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG 42 TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND TỈNH, TP TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG 42 1.1 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư 42 1.2 Nội dung quản lý công tác văn thư 47 Các biện pháp quản lý công tác văn thư UBNDTỉnh thành phố trực thuộc TƯ 97 2.1 Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư 97 2.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư 101 2.3 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư 102 2.4 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90010;2000 vào công tác văn thư 102 2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm thực công tác văn thư 109 CÂU HỎI ÔN TẬP 111 CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN, QUẬN , THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH 112 Tổ chức quản lý công tác văn thư UBND Huyện, Quận, Thị xã, Thành phố thuộc tỉnh 112 1.1 Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư 112 1.2 Nội dung quản lý công tác văn thư 119 Các biện pháp quản lý công tác văn thư UBND Huyện quận thị xã 126 2.1 Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư 126 2.2 Hình thức tổ chức công tác văn thư 130 2.3 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư 131 2.4 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác văn thư 131 2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm thực công tác văn thư 138 CÂU HỎI ÔN TẬP 139 CHƯƠNG 5: CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN 140 Tổ chức quản lý công tác văn thư UBND xã phường thị trấn 140 1.1 Trách nhiệm thực công tác văn thư 140 1.2 Nội dung quản lý công tác văn thư 141 Các biện pháp quản lý công tác văn thư UBNDXã phường thị trấn 146 2.1 Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư 146 2.2 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư 150 2.3 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư 151 2.4 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90010;2000 vào công tác văn thư 151 2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm thực công tác văn thư 158 CÂU HỎI ÔN TẬP 159 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: CƠNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Mã mơn học: MH24 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học thuộc nhóm mơn học chun mơn thuộc khối kiến thức tự chọn, nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu đào tạo kiến thức, kỹ cần thiết mang tính đặc thù riêng ngành theo yêu cầu xã hội hố - Tính chất mơn học: Được giảng dạy sau môn học thuộc khối kiến thức nghề bắt buộc Cụ thể học sau môn học: Văn quản lý, Quản lý giải văn bản, Tiêu chuẩn hố cơng tác văn thư, Văn thư điện tử MỤC TIÊU MÔN HỌC -Về Kiến thức: + Trình bày quy định tổ chức, quản lý công tác văn thư Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp - Về kĩ năng: + Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp + Vận dụng kiến thức quản lý hành nhà nước Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp, góp phần cải cách hành - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính tích cực, cẩn thận, cầu thị bảo mật CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Mã chương: MH24.01 Mục tiêu: - Phân biệt chức năng, nhiệm vụ tổ chức công tác văn thư quan hành - Phân biệt vị trí, yêu cầu nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư quan hành - Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận cầu thị q trình học tập Nội dung Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức công tác văn thư quan quản lý hành 1.1 Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ 1.1.1 Chức Tại Văn phịng Bộ, quan ngang Bộ (sau gọi chung Bộ) kiện tồn, sáp nhập phịng, tổ làm cơng tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Tại Văn phòng quan thuộc Chính phủ tuỳ theo khối lượng cơng tác văn thư, lưu trữ lập Phịng Văn thư - Lưu trữ tổ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ Các tổ chức văn thư, lưu trữ quan Quốc phòng, Ngoại giao, Cơng an Văn phịng Chính phủ, ngồi quy định Chính phủ ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phịng Bộ có chức giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Căn quy định pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng văn Bộ hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ;  Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức trực thuộc Bộ;  Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với quan, tổ chức trực thuộc Bộ quan hữu quan hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức;  Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ việc giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ;  Thực thống kê văn thư lưu trữ theo quy định pháp luật;  Tổ chức thực nhiệm vụ văn thư quan quy định Khoản Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư;  Tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ hành quan Bộ;  Tổ chức sơ kết, tổng kết quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi Bộ;  Thực số dịch vụ công công tác lưu trữ theo quy định pháp luật 1.1.3 Tổ chức, biên chế  Phịng Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phịng, Phó trưởng phịng số cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ;  Biên chế Phòng Văn thư - Lưu trữ Bộ trưởng định theo đề nghị Chánh Văn phòng tổng số biên chế để bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ quy định điểm 1.2 Mục I Thông tư này;  Cán bộ, công chức, viên chức Phịng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định Pháp luật *Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ  Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phịng thuỳ theo khối lượng cơng việc cơng tác văn thư, lưu trữ lập Phịng Văn thư - Lưu trữ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ;  Tại quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản trực thuộc Bộ khơng có Văn phịng bố trí phận chun trách làm công tác văn thư, lưu trữ;  Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật;  Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế cụ thể tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ thủ trưởng quan, tổ chức trực thuộc Bộ định theo hướng dẫn Bộ quy định chung pháp luật 1.2 Đối với UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương 1.2.1 Chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (sau gọi tắt Văn phịng) quan chun mơn, ngang sở, máy giúp việc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh Văn phịng có chức tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh tổ chức hoạt động chung UBND tỉnh; tham mưu, giúp Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND tỉnh đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND tỉnh Chủ tịch UBND tỉnh; tham mưu giúp UBND tỉnh thực chức quản lý nhà nước công tác dân tộc địa phương Văn phịng có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND tỉnh, đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Văn phịng Chính phủ 1.2.2 Nhiệm vụ , quyền hạn * Tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh  Xây dựng, quản lý chương trình cơng tác UBND tỉnh theo quy định pháp luật  Theo dõi, đôn đốc sở, quan ngang sở, quan thuộc UBND tỉnh (sau gọi tắt sở, ngành), UBND huyện, thị xã (sau gọi tắt UBND cấp huyện), quan, tổ chức liên quan thực chương trình cơng tác UBND tỉnh Quy chế làm việc UBND tỉnh  Phối hợp thường xuyên với sở, ngành, UBND cấp huyện, quan, tổ chức liên quan trình chuẩn bị hoàn chỉnh đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật trình UBND tỉnh xem xét, định theo quy định pháp luật  Thẩm tra trình tự, thủ tục chuẩn bị có ý kiến đánh giá độc lập đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật, báo cáo quan trọng theo chương trình công tác UBND tỉnh công việc khác sở, ngành, UBND cấp huyện, quan, tổ chức liên quan trình UBND tỉnh  Xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật báo cáo theo phân công UBND tỉnh 10 * Mẫu sổ đăng ký văn Uỷ ban nhân dân xã ỦY BAN NHÂN DÂN…… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: …… Từ ngày … đến ngày .… Từ số … đến số … Quyển số: …… Bìa sổ: Phần đăng ký văn đi: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi 1.2.3 Lập nộp hồ sơ vào lưu trữ Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan công tác mà sau năm làm việc ban ngành, đoàn thể phải lập hồ sơ cơng việc làm xong, để đưa vào Lưu trữ Lưu trữ quan, tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử sau năm sau Đây hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài Đây cơng việc thường xun mà cán văn phòng làm giải cơng việc quản lý Việc lập hồ sơ hành Uỷ ban nhân dân xã cần làm quy trình Cục Văn thư Lưu trữ Tuy nhiên, số ban ngành chưa lập hồ sơ, tài liệu cịn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực vào cuối năm Người làm công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc quản lý văn lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ; phải có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ 145 1.2.4 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu quan thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ–CP ngày 29/9/200 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu Uỷ ban nhân dân xã cần cán Văn thư – Lưu trữ quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng Đảm bảo cho việc dấu đóng khơng bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn không thẩm quyền Các loại dấu: Dấu quan Uỷ ban nhân dân xã, dấu tên, dấu chức danh, dấu công văn đến… Các biện pháp quản lý công tác văn thư UBNDXã phường thị trấn 2.1 Tổ chức lao động khoa học công tác văn thư 2.1.1 Nguyên tắc Công tác văn thư trongcơ quan Nhà nớc,các tổ chức kinh tế, xã hội (sau gọi chung quan) phần thiếu cơngtác quản lý có ảnh hưởngkhơng nhỏ tới tính kịp thời, nhanh chóng, chínhxác hiệu hoạt động máy quản lý Việc nâng cao hiệu tồn q trình quản lý phụ thuộc nhiều vào mức độ giới hoá, tự động hoá vỡ tổ chức quy trình xây dựng, quản lý, xử lý, giải văn cách khoa học Để sử dụng thông tin chức văn bản, tài liệu ngườita phải thực khối lượng lớn công việc mà đại phận số thuộc lĩnh vực văn thư xem xét sơ bộ, đăng ký, thống kê, bảo quản, kiểm tra, thi hành, nghiên cứu khởi thảo văn bản, in, nhân Đối với công việc, thao tác nghiệp vụ cần phải có phương pháp tiếp cận riêng Tổ chức lao động văn thư quan dựa nguyên tắc chung tổ chức lao động khoa học Tổ chức lao động khoa học phải dựa vào thành tựu khoa học, công nghệ vụ kinh nghiệm tiên tiến áp dụng cách có hệ thống vào hoạt động xếp vụ quản lý, cho phép kết hợp cách tốt hai yếu tố khoa học người trình xếp thống nhất, bảo đảm việc sử dụng có hiệu nguồn dự trữ nhân lực vật lực, không ngừng nâng cao suất lao động giữ gìn sức khoẻcho ngư ời lao động Theo quy định hà nh Nhà nước nhân viên văn thư, đánh máy v.v thuộc nhóm nhân viên kỹ thuật Nhiệm vụ chủ yếu họ đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo chuyên viên thông tin kịp thời, xác cho việc ban hành định quản lý tổ chức thực định đó, tức là: tiếp nhận, xử lý sơ bộ, đăng ký, chuyển giao, in, đánh máy loại văn bản, tài liệu 146 Lao động lĩnh vực văn thư có số nét đặc biệt Lao động văn thư có tính chất lao động trí óc, đồng thời có tính chất lao động kỹ thuật chân tay Các công việc nghiên cứu, soạn thảo văn bản, xét duyệt văn thuộc lao động trí óc, khó đánh giá xác suất lao động phải vào hiệu lao động Tuy nhiên đa số công việc thực văn thư như: xử lý văn đi, đến, đăng ký văn bản, biên mục hồ sơ, đánh máy, nhân bản, in, chuyển giao văn dễ dàng lượnghố điều cho phép đánh giá suất lao động đại phận cán bộ, nhân viên văn thư Trong lao động quản lý hành chính, thao tác nghiệp vụ văn thư tương đối đồng thường hay lặp lại Các đặc tính tạo điều kiện cho vịêc áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật giới hoá tự động hoá Tổ chức lao động cán làm công tác văn thư cần đảm bảo nguyên tắc tổ chức lao động khoa học chủ yếu sau: - Chun mơn hố: phân cơng lao động cơng tác văn thư ,trong đơn vị, phận công tác nhân viên thừa hành phảI thực công đoạn thao tác nghiệp vụ định với giúp đỡ củacác phương tiện kỹ thuật thích hợp - Sự cân đối: suất lao động phận văn thư đơn vị thời gian điều phối chặt chẽ, hợp lý nhóm cơng tác cán bộ, nhân viên - Tính song trùng: thực đồng thời cơng đoạn thao tác nghiệp vụ văn th riêng biệt nhằm rút ngắn thời gian hồn thành tồn cơng việc - Tính trực tuyến: đường văn từ nơi phát sinh tới nơi sử dụng phải ngắn nhất, tránh tượng chồng chéo, trùng lặp - Tính liên tục: loại trừ hạn chế tới mức tối đa gián đoạn quy trình văn thư - Sự nhịp nhàng: hoạt động cách đặn tất khâu quy trình văn thư theo nhịp điệu xác định nhiệm vụ đặt cho văn thư trongcơ quan 2.1.2 Trang thiết bị dùng cơng tác văn thư Trang thiết bị văn thư Trang thiết bị công tác văn thư yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn thư , đồng thời yếu tố giúp cho ngời cán làm công tác văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ 147 Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển tiến khoa học ứng dụng rộng rãi công tác văn thư, đặc biệt ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin việc bố trí trang thiết bị phải gắn liền với việc đại hố cơng tác văn thư - Để đại hố cơng tác văn thư áp dụng số phương tiện kỹ thuật với nhóm sau đây: - Phương tiện làm văn - Sao nhân hàng loạt - Tra tìm bảo quản vận chuyển tài liệu - Đồ gỗ trang thiết bị chuyển dùng cho phòng làm việc - Các phương tiện thơng tin văn phịng Các phương tiện làm văn - Máy chữ dùng để đánh máy tài liệu chữ, số biểu bảng Những máy chữ chế tạo để sử dụng thường xuyên thời gian dài chủ yếu trang bị cho phận đánh máy Văn phòng Ngày nay, máy vi tính thay dần máy chữ gõ nhẹ, chữ đẹp, in nhanh, vẽ sơ đồ - Máy ghi âm văn phòng dùng để ghi lại lời nói Hiện máy ghi âm văn phịng sử dụng rộng rãi nhiều quan, xí nghiệp nhằm mục đích sau đây: Ghi lại tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, giảng, định thông qua mà không cần phải ghi tốc ký Ghi lại điện báo qua điện thoại, nói chuyện qua điện thoại đường dài, phục vụ việc soạn thảo Các phương tiện in văn bản, tài liệu Để có để nhân văn bản, tài liệu người ta sử dụng hai nhóm phương tiện - Các phương tiện in Theo cách làm bảo sao, phư ơng tiện in chia cácphương tiện ánh sáng, nhiệt, vi phim điện ký Hiện quan sử dụng rộng rãi máy Photocopy để nhân 148 Để vụ truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơđồ ) xa dùng máy Fax - Các phương tiện nhân Thông thường văn bản, tài liệu nhân phương pháp in kéo Máy in kéo rẻ tiền so với máy in rônêô máy ôpsét, nhẹ nhàng, dễ điều khiển cho phép in lựa chọn, không ồn quay nơi làm việc Việc nhân máy có lợi nhân từ 10 trở lên, chất lượng in kéo in rônêô , in ôpsét, máy dùng để nhân từ gốc mờ Nên dùng máy in kéo quan có khối lựợng tài liệu không lớn lắm, chủ yếu để dùng cho nội quan Các phương tiện xử lý văn Văn bản, tài liệu công tác văn thư xử lý phương tiện như: - Ghim đóng dán tài liệu, phương tiện đề địa đóng dấu, phương tiện văn phịng dùng để cắt giấy máy huỷ tài liệu - Máy huỷ tài liệu dùng để cắt tài liệu thành dỡi nhỏ đến mứckhông thể khôi phục lại nội dung tài liệu Các phương tiện tra tìm, bảo quản, vận chuyển văn - Các phương tiện tra tìm Ngày nay, phần lớn văn phịng trang bị máy vi tính Cán văn thư sử dụng máy vi tính đăng ký, tra tìm văn vừa nhanh, vừa đadạng, vừa xác - Các phư ơng tiện bảo quản + Giá để tài liệu, hòm, tủ, + Và trang thiết bị khác : điều hoà, quạt.v.v - Các phương tiện vận chuyển tài liệu Ống gió l hệ thống chuyển tài liệu văn từ nơi giao dịch đến nơi giao dịch khác, ống dẫn tác dụng nén khí áp suất khơng khí Tài liệu chuyển ống có kích thước từ 35 x 11 đến 110 x 313mm Các phương tiện báo hiệu vụ thông tin văn phòng - Điện thoại dùng để liên lạc, giao dịch trực tiếp người nghe 149 - Máy nhắn tin dùng để gọi người cán khu vực quan đến máy điện thoại gần Ngày nhiều quan nối mạng máy vi tính phạm vi quan quan nước, giới Việc nối mạng máy vi tính làm cho mạng máy vi tính trở thành phương tiện thơng tin văn phịng lý tưởng 2.2 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư 2.2.1 Mục đích u cầu Tuy cơng tác văn thư liên quan đến nhiều đơn vị, phận cán bộ,viên chức quan, nhưngnói chung quan cần có văn thư chuyên trách Điều khác biệt hình thức tổ chức văn thư khơng giống quan Hình thức tổ chức cách thức tổ chức đơn vị phận cán chuyên trách để thực số khâu công tác văn thư mang tính nghiệp vụ tuý tiếpnhận, vào sổ,chuyển giao, đánh máy văn 2.2.2 Cơ sở lựa chọn Hình thức văn thư tập trung Hình thức văn thư tập trung hầu hết công tác chuyên môn công tác văn thư tập trung giải nơi chung cho quan - văn phịng Phịng hành (ở nơi khơng có văn phòng) hay người đảm nhận (nhân viên thư ký) Hình thức áp dụng cho quan, đơn vị có cấu tổ chức phức tạp, có quy mơ nhỏ, số lượng văn bản, giấy tờ Hình thức thường áp dụng cho quan xếp kinh doanh, công ty trách nhiệm hữu hạn Hình thức văn thư phân tán Khi hầu hết khâu nghiệp vụ côngtác văn thư đượcgiải công đoạn thao tác văn thư đuợcphân chiacho nhiều đơn vị quan thực hiện, đơn vị thực hiệncác cơng việc tương đối giống Hình thức thơng thờngáp dụngcho quan, đơn vị có cấu tổ chức phức tạp, nhiều văn đi, đến, cónhiều sở cách xa Hình thức văn thức hỗnhợp Với hình thức tổ chức nỡy, vừa có vănthư chungcủa quan đặt trực thuộc văn phịng phịng hành chính(gọi văn thư quan hay văn thư trungtâm); vừa bố trí phận cánbộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thở 150 đơn vị có phân cơngcụ thể xử lý văn Nghĩa có khâu cơng tác, loại văn phân chia cho văn thư c quan xử lý, có khâu công tác, loại văn đợc giao cho văn thư đơn vị xử lý 2.3 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác văn thư 2.3.1 Nguyên tắc Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp tính thống văn quy phạm pháp luật hệ thống pháp luật văn quy phạm khác( văn luật, văn hành thơng thường) Tn thủ thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật Bảo đảm tính cơng khai trình xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật trừ trường hợp văn quy phạm pháp luật có nội dung thuộc bí mật nhà nước; bảo đảm tính minh bạch quy định văn quy phạm pháp luật Bảo đảm tính khả thi văn Không làm cản trở việc thực điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thành viên 2.3.2 Nội dung phạm vi Tất văn liên quan đến chế độ công tác văn thư ban hành Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ sử dụng phạm vi quan quan trực thuộc theo quy đinh văn 2.4 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 90010;2000 vào công tác văn thư Hiện nay, Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng (sau gọi TCVN ISO 9001:2000) áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động khơng thể thiếu có vai trị quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc triển khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại Áp dụng ISO 9001:2000 công tác văn thư lưu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước, dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo 151 phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn u cầu cơng tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước Việc áp dụng nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân 2.4.1 Mục đích, ý nghĩa Trong phần phân tích nội dung Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, yêu cầu, phạm vi khả áp dụng Tiêu chuẩn công tác văn thư, lưu trữ, thuận lợi khó khăn đề xuất số biện pháp áp dụng cách hiệu Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ ISO 9001:2000 nằm tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau sửa đổi tiêu chuẩn phiên 1994 ISO 9001:2000, quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để chứng tỏ lực tổ chức việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng, yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thoả mãn khách hàng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường ban hành Tiêu chuẩn hoàn toàn tương đương với ISO 9001: 2000 Việc nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phương pháp quản lý nhằm hệ thống hoá cụ thể hoá thủ tục hành ứng với cơng việc theo trình tự định quy định nhiều văn pháp luật quy định, quy chế quan Đây hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng cơng trình xử lý cơng việc khoa học hợp lý Mục tiêu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quan hành nhà nước thực thông qua việc xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu quan hành nhà nước kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan, thơng qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công Việc áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào hành cơng lĩnh vực văn thư, lưu trữ thực có hiệu số nước khu vực Malaysia, Singapore, quy trình lập quản lý hồ sơ áp dụng kết hợp với Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489: 2001 - Quản lý hồ sơ (Tiêu chuẩn đuợc Bộ Khoa học công nghệ ban hành thành Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420: 2004) Ở nước, số Bộ ngành địa phương Văn phịng Bộ Cơng nghiệp, Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn, Ủy ban nhân dân Tp Hải Phịng฀, áp dụng ISO 9000 ISO 9001:2000 vào số nội dung công tác văn thư phần quy trình hoạt động hành quan, quy trình soạn thảo, giải ban hành văn bản; quản lý văn đến Đây kinh nghiệm quý cần nghiên cứu, học hỏi để vận 152 dụng trình áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng lĩnh vực nói tạo cách làm việc khoa học, loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho lực, trách nhiệm ý thức phục vụ công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan hệ quan nhà nước với dân cải thiện, từ vai trị vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ nâng cao… Ý nghĩa Việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hành nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp luật yêu cầu riêng tổ chức Hệ thống vận động theo mơ hình quản lý theo q trình, tức q trình chuyển hóa từ yếu tố đầu vào (các yêu cầu mong đợi khách hàng, nguồn lực yếu tố khác) thành kết đầu (các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng yêu cầu đáng khác) lấy phịng ngừa làm phương châm chủ yếu suốt vòng đời sản phẩm Sản phẩm quan bao gồm kết đo đếm được, không đo đếm được, phần kết điều hành, đạo lãnh đạo quan nhà nước thể qua văn phát hành; xử lý thông tin, văn đến xác, kịp thời; đáp ứng loại nhu cầu hoạt động, làm việc quan Sự thỏa mãn khách hàng đánh giá thông qua dịch vụ đầu đáp ứng yêu cầu khách hàng khách hàng chấp nhận Khách hàng quan áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương ngành, cá nhân nước, đặc biệt lãnh đạo quan Thơng thường q trình cần thiết chuẩn hóa dạng văn hình thức khác, gọi thủ tục hay quy trình Các thủ tục việc cần làm, người tham gia kết việc thực q trình Do đó, cơng việc cụ thể q trình, tiêu chuẩn cần có đảm bảo sẵn có nguồn lực thông tin cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp trình Đồng thời thực hệ thống quản lý chất lượng cần theo dõi, đo lường, phân tích q trình để có hành động cần thiết nhằm đạt kết dự định có sở cải tiến liên tục trình nhằm làm cho hệ thống quản lý chất lượng ngày hoàn thiện Để cho việc áp dụng có chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ, cần có yếu tố như: 2.4.2 Yêu cầu 153 Điều kiện sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy thực yêu cầu khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời yêu cầu; cách ứng xử mực; tạo niềm tin khách hàng; đồng cảm hiểu biết lẫn q trình giao tiếp giải cơng việc Trong yếu tố nêu trên, yếu tố điều kiện vật chất ra, có đến 80% yếu tố thuộc nỗ lực thành viên đơn vị thực thi công vụ Do người (hay cơng chức) dịch vụ hành coi yếu tố hàng đầu, có tính định chất lượng dịch vụ hành Muốn vậy, cơng chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức kỹ giải công việc, biết nhẫn nại kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời linh hoạt฀ Điều tối kỵ công chức thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nơn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tôn trọng khách hàng Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, toàn hoạt động quan nhà nước thực thơng qua q trình Mỗi trình hoạt động quan cụ thể hóa quy trình Việc xây dựng quy trình nhằm thực mục đích sau: - Việc xây dựng quy trình cụ thể hố q trình hoạt động thành bước theo trình tự định, tương ứng với thực tế tiến hành, giải cơng việc, nhằm mục đích thực ngun tắc viết bạn làm, làm bạn viết - Các quy trình xây dựng nhằm chuẩn hóa hoạt động quản lý cung cấp dịch vụ quan, chúng xem quy chế quan buộc đối tượng liên quan phải thực - Việc xây dựng quy trình trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cá nhân tham gia quy trình theo trình tự định, điều khơng tạo điều kiện cho cơng tác quản lý quan, mà cịn chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu công việc cá nhân quan Nhờ vậy, việc thực thủ tục hành chính, khâu nghiệp vụ quan quy củ, nếp Đó yếu tố quan trọng để tạo nên hệ thống quản lý chất lượng quan 2.4.3 Biện pháp tổ chức Để xây dựng quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ cách xác theo tiêu chuẩn ISO phù hợp với tình hình thực tế quan nhà nước, cần chuẩn bị bước sau: + Xác định tên gọi xác tiêu chuẩn + Xác định mục đích chủ yếu mục đích thứ yếu việc xây dựng tiêu chuẩn + Xác định nội dung trọng tâm tiêu chuẩn + Xác định cách xác đối tượng có trách nhiệm chính, trách nhiệm liên đới phòng, ban, cá nhân liên quan việc thực tiêu chuẩn + Xác định tài liệu liên quan đến việc thực tiêu chuẩn Phạm vi nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn 154 TCVN ISO 9001:2000 công tác văn thư, lưu trữ Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, thông qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư, lưutrữ phụ thuộc nhiều yếu tố, có quan tâm, cam kết ủng hộ Lãnh đạo quan, đầy đủ hệ thống văn bản, thủ tục quy định, văn hướng dẫn, tài liệu tham chiếu làm sở cho việc xây dựng sổ tay chất lượng, điều kiện sở vật chất, trình độ, khả sẵn sàng cơng chức liên quan đến việc thực quy trình, tầm quan trọng nội dung quy trình cơng việc công tác văn thư lưu trữ, việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cần áp dụng cho quy trình sau cơng tác văn thư lưu trữ: Các quy trình quản lý cơng tác văn thư bao gồm: - Quy trình soạn thảo, ban hành giải văn - Quy trình quản lý văn đến - Quy trình lập quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan, có việc xác định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu Các quy trình quản lý công tác lưu trữ bao gồm: - Các quy trình thu thập bổ sung tài liệu - Quy trình phân loại tài liệu phơng lưu trữ - Các quy trình xác định giá trị tài liệu - Quy trình chỉnh lý tài liệu - Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc - Quy trình tu bổ, chụp microfilm lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Thuận lợi thách thức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ - Thuận lợi Qua nghiên cứu nguyên tắc, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9000 với trình khảo sát thực tế tình hình cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước, nhận thấy, việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước có thuận lợi sau: Một là: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 áp dụng phổ biến doanh nghiệp, quan, tổ chức giới Việt Nam Theo thống kê Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng, nước ta có khoảng quan, tổ chức áp dụng ISO 9000 Nhiều quan nhà nước thành phố Hồ Chí Minh số tỉnh, thành phố khác thực việc áp 155 dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 lĩnh vực liên quan đến việc thực hiện, giải dịch vụ hành chính, thủ tục hành Điều tạo điều kiện thuận lợi định cho quan công việc sau: - Việc phổ biến tiêu chuẩn ISO 9000 đến cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ có nhiều thuận lợi Bởi lẽ, tiêu chuẩn ISO 9000 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng quan, doanh nghiệp áp dụng trước dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt công bố nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải báo, tạp chí qua mạng internet - Có thể áp dụng kinh nghiệm quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 thành công tránh sai lầm quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 không thành công Một số quan, doanh nghiệp áp dụng thành công ISO 9000 như: Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn, Công ty Kim Đan, Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, đặc biệt số quan hành như: Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, ủy ban nhân dân Quận thành phố Hồ Chí Minh, Sở Khoa học Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phịng,…Các báo cáo tổng kết nghiên cứu với nội dung mô tả hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000, thành đạt quan áp dụng khó khăn, vướng mắc trình thực đăng tạp chí chuyên ngành, website quan trao đổi diễn đàn mạng internet Những báo cáo viết thực nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho việc học hỏi kinh nghiệm tránh hạn chế q trình áp dụng ISO 9000 vào cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước Hai là: Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ nhu cầu cấp bách quan nhà nước giai đoạn cải cách hành nhà nước Bởi lẽ, việc thực hệ thống quản lý theo mơ hình ISO 9000 giúp cho quan, tổ chức có phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao đặc biệt khắc phục chồng chéo trách nhiệm, rườm rà bước thực công việc Chính vậy, áp dụng ISO 9000 cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với xu chung cơng cách hành nhà nước, đặc biệt cải cách thủ tục hành Điều dẫn đến việc áp dụng ISO 9000 nhà nước cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện, đầu tư sở pháp lý, sở vật chất Việc áp dụng ISO 9000 ngành lưu trữ nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng chủ trương, nhiệm vụ đặt quan nhà nước thời gian tới Chủ trương Thủ tướng Chính phủ, cam kết Bộ, ngành, địa phương, lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cải cách hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tinh thần, nguyện vọng cán bộ, công chức, làm công tác văn thư lưu trữ Bởi lẽ, việc quy định rõ trách 156 nhiệm cá nhân quy trình ISO 9000 cho việc xác định nhiệm vụ phạm vi trách nhiệm đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyện vọng giản lược thủ tục hành klhâu nghiệp vụ nên đối tượng tham gia quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ Ba là: lợi ích việc áp dụng ISO 9000 cơng tác văn thư lưu trữ, tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ Đó mục tiêu hướng đến ngành lưu trữ Mặt khác, thực tế hình thành hệ thống văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định hướng dẫn nghiệp vụ vê cơng tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đặt ra, cần thực thời gian tới Đồng thời, áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ biện pháp thực đổi công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước mục tiêu mà nhà nghiên cứu, nhà quản lý ngành lưu trữ hướng tới Sự phù hợp việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ với mục tiêu, kế hoạch yêu cầu đổi công tác văn thư lưu trữ tạo thuận lợi việc thống chủ trương cấp lãnh đạo việc tuyên truyền vận động cán bộ, công chức viên chức quan nhà nước thực hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 - Thách thức Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9000 cơng tác văn thư lưu trữ cịn vấp phải số khó khăn, vướng mắc sau: Một là: Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Vì vậy, Cục văn thư lưu trữ nhà nước phải chịu sức ép tâm lý xây dựng mơ hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mang tính điển hình cho tồn ngành Điều địi hỏi thống ý chí hành động từ lãnh đạo cao đến thành viên với phối hợp cấp ủy lãnh đạo đoàn thể Hai là: Hiện nay, sở pháp lý cho cơng tác văn thư lưu trữ cịn hạn chế Vấn đề quy định chung văn quy phạm pháp luận Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Nghị định 111/2004/NĐ-CP, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng Trên thực tế, để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, vấn đề thuộc nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần quy định cụ thể, chi tiết Bởi lẽ, hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO vào hoạt động thay đổi dù nhỏ văn quản lý ngành ảnh hưởng đến trình hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 Chính vậy, sở pháp lý chưa đầy đủ trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ Ba là: Cơ sở vật chất công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng 157 ISO 9000 cách có hiệu Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9000 không giới hạn đơn trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho cán thực nghiệp vụ cần thiết trình áp dụng ISO Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9000 hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, toàn nguồn lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 vận hành quan, tổ chức Nguồn lượng để hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 vận hành công tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước bao gồm đối tượng tham gia trực tiếp vào trình hoạt động hệ thống như: đội ngũ cán bộ, hệ thống hồ sơ tài liệu trang thiết bị đóng vai trò hỗ trợ cho vận hành hệ thống như: máy móc, trang thiết bị tài liệu hệ thống Hiện tại, nguồn lượng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan quản lý nhà nước chưa chuẩn bị đồng Đội ngũ cán chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức ISO 9000 tin học; hệ thống văn nghiệp vụ chưa thật đầy đủ đồng bộ, việc đạo quản lý công việc chưa thực khoa học, máy móc trang thiết bị cho q trình thực ISO cịn thiếu số lượng, tốc độ chậm, chưa nâng cấp kịp thời฀ Tất yếu tố ảnh hưởng đến vận hành hệ thống quản lý chất lượng, ảnh hưởng đến hiệu việc áp dụng ISO 9000 2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm thực công tác văn thư 2.5.1 Mục đích, yêu cầu Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích cơng tác văn thư khen thưởng theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ xây dựng hoàn thiện pháp luật xử lý vi phạm hành phạm vi quản lý Bộ, quan ngang Bộ theo quy định Việc tổ chức kiểm tra thực hiệc công tác đánh giá khen thưởng phần nhiệm vụ thực công tác văn thư Một mặt nhằm đánh giá kết đạt có hình thức khen thưởng phù hợp( theo quy định), mặt khác hội để đánh giá , kiện tồn phát nội dung cịn thiếu sót q trình thực để đưa hình thức thay đổi xử phạt hợp lý theo quy định Yêu cầu: Thực nhiệm vụ thống kê phạm vi quản lý Bộ, quan ngang Bộ Xây dựng sở liệu xử lý vi phạm hành thuộc thẩm quyền xử phạt Bộ, quan ngang Bộ; đạo quan, đơn vị cung cấp thông tin để 158 phục vụ công tác xây dựng sở liệu xử lý vi phạm hành tích hợp vào sở liệu quốc gia xử lý vi phạm hành Bộ Tư pháp Chỉ đạo quan, đơn vị thuộc Bộ, quan ngang Bộ phối hợp, cung cấp thông tin xử lý vi phạm hành gửi Bộ Tư pháp để xây dựng sở liệu quốc gia xử lý vi phạm hành Thực kiểm tra tình hình thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý Bộ, quan ngang Bộ Thực nhiệm vụ phổ biến, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ áp dụng pháp luật xử lý vi phạm hành thuộc thẩm quyền quản lý Bộ, quan ngang Bộ Xây dựng sở vật chất, kiện toàn tổ chức, bố trí nguồn lực để triển khai việc thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành theo quy định Tổ chức pháp chế Bộ, quan ngang Bộ chủ trì giúp Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ thực công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ quy định 2.5.2 Nguyên tắc, phương pháp Người vi phạm quy định công tác văn thư tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư Cá nhân có quyền tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày ngun tắc tổ chức cơng tác văn thư UBND xã phường? Câu 2: Trình bày nghiệp vụ văn thư UBND xã phường 159 ... cho quy trình sau cơng tác văn thư lưu trữ: Các quy trình quản lý cơng tác văn thư bao gồm: - Quy trình soạn thảo, ban hành giải văn - Quy trình quản lý văn đến - Quy trình lập quản lý hồ sơ,... Câu 1: Trình bày chức nhiệm vụ, tổ chức công tác văn thư quan hành chính? Câu 2: Trình bày u cầu nguyên tắc tổ chức công tác văn thư quan hành chính? 19 CHƯƠNG 2: CƠNG TÁC VĂN THƯ Ở BỘ, CƠ QUAN. .. CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức công tác văn thư quan quản lý hành 1.1 Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan