ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẢNG ĐIỀN ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẢNG ĐIỀN QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT 09 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN IS[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẢNG ĐIỀN QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT 09 THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THUỘC LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2015 (QT-CT- 01) Thủ tục cấp từ sổ gốc Thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận Thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận Thủ tục chứng thực chữ ký giấy tờ, văn (áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm trường hợp người yêu cầu chứng thực ký, điểm được) Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch Thủ tục sửa lỗi sai sót hợp đồng giao dịch Thủ tục cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch chứng thực Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật Người soạn thảo Người xem xét Người phê duyệt Đại diện lãnh đạo Chủ tịch Họ tên Chữ ký Chức vụ Chuyên viên chất lượng QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT 09 TTHC THUỘC LĨNH VỰC CHỨNG THỰC UBND huyện Mã số : QT-CT- 01 Ban hành lần: 01 Ngày: 30/10/2018 THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI Ngày tháng Trang/Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung thay đổi Lần ban hành/sửa đổi PHÂN PHỐI TÀI LIỆU ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN QUẢNG ĐIỀN Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT 09 TTHC THUỘC LĨNH VỰC CHỨNG THỰC I MỤC ĐÍCH Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức thời gian giải hồ sơ hành thuộc 09 thủ tục hành thuộc lĩnh vực chứng thực UBND huyện Quảng Điền theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật yêu cầu cá nhân II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cá nhân, tổ chức có nhu cầu giải hồ sơ hành thuộc 09 thủ tục hành lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải UBND huyện Quảng Điền Thủ tục cấp từ sổ gốc Thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận Thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp chứng nhận Thủ tục chứng thực chữ ký giấy tờ, văn (áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm trường hợp người yêu cầu chứng thực ký, điểm được) Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch Thủ tục sửa lỗi sai sót hợp đồng giao dịch Thủ tục cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch chứng thực Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật III TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 phủ; - Thơng tư số 20/2015/TT-BTC ngày 29/12/2015 Bộ Tài - Thơng tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 Bộ Tài IV ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT Định nghĩa, từ viết tắt: UBND : Ủy ban nhân dân; QT : Quy trình; TTHC : Thủ tục hành chính; ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015; TT HCC cấp huyện: Bộ phận Tiếp nhận Trả kết V NỘI DUNG QUY TRÌNH V.1 Thơng tin thủ tục hành chính: TT Nội dung 1.1 Thủ tục cấp từ sổ gốc: Yêu cầu, điều kiện thực Bản giấy tờ, văn cần chứng thực Bản giấy tờ, văn không dùng làm sở để chứng thực sao: + Bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ + Bản bị hư hỏng, cũ nát, khơng xác định nội dung + Bản đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ không chụp + Bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân + Bản quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định Khoản Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trừ giấy tờ tùy thân quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp cho cá nhân hộ chiếu, thẻ cước giấy tờ khác thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, tốt nghiệp, chứng bảng điểm kèm theo tốt nghiệp, chứng + Giấy tờ, văn cá nhân tự lập khơng có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền 1.2 Thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp chứng nhận Yêu cầu, điều kiện thực Bản giấy tờ, văn cần chứng thực Bản giấy tờ, văn khơng dùng làm sở để chứng thực sao: + Bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ + Bản bị hư hỏng, cũ nát, khơng xác định nội dung + Bản đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ khơng chụp + Bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân + Giấy tờ, văn cá nhân tự lập khơng có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền 1.3 Thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp chứng nhận Yêu cầu, điều kiện thực Bản giấy tờ, văn cần chứng thực Bản giấy tờ, văn khơng dùng làm sở để chứng thực sao: + Bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ + Bản bị hư hỏng, cũ nát, khơng xác định nội dung + Bản đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ khơng chụp + Bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân + Bản quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, công chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định Khoản Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trừ giấy tờ tùy thân quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp cho cá nhân hộ chiếu, thẻ cước giấy tờ khác thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, tốt nghiệp, chứng bảng điểm kèm theo tốt nghiệp, chứng + Giấy tờ, văn cá nhân tự lập khơng có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền 1.4 Thủ tục chứng thực chữ ký giấy tờ, văn (áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm trường hợp người yêu cầu chứng thực ký, điểm được) Yêu cầu, điều kiện thực Trường hợp không chứng thực chữ ký: + Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức làm chủ hành vi + Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu khơng cịn giá trị sử dụng giả mạo + Giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực chữ ký vào có nội dung quy định Khoản Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP + Giấy tờ, văn có nội dung hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp quy định Điểm d Khoản Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP trường hợp pháp luật có quy định khác 1.5 Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch Yêu cầu, điều kiện thực Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch chứng thực thực có thỏa thuận văn bên tham gia hợp đồng, giao dịch 1.6 Thủ tục sửa lỗi sai sót hợp đồng giao dịch Yêu cầu, điều kiện thực Việc sửa lỗi sai sót ghi chép, in hợp đồng, giao dịch chứng thực thực theo thỏa thuận văn bên tham gia hợp đồng, giao dịch, không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ bên thực quan chứng thực hợp đồng, giao dịch 1.7 Thủ tục cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch chứng thực Yêu cầu, điều kiện thực Hợp đồng, giao dịch chứng thực lưu trữ quan thực chứng thực 1.8 Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật Yêu cầu, điều kiện thực * Phòng Tư pháp chứng thực chữ ký người dịch Cộng tác viên người tự dịch giấy tờ, văn phục vụ mục đích cá nhân họ * Giấy tờ, văn không dịch để chứng thực chữ ký người dịch: + Giấy tờ, văn bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ + Giấy tờ, văn bị hư hỏng, cũ nát không xác định nội dung + Giấy tờ, văn đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ không dịch + Giấy tờ, văn có nội dung quy định Khoản Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP + Giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định Khoản Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trừ giấy tờ tùy thân quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp cho cá nhân hộ chiếu,thẻ cước giấy tờ khác thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, tốt nghiệp, chứng bảng điểm kèm theo tốt nghiệp, chứng 1.9 Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch công tác viên dịch thuật Yêu cầu, điều kiện thực * Giấy tờ, văn không dịch để chứng thực chữ ký người dịch: + Giấy tờ, văn bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ + Giấy tờ, văn bị hư hỏng, cũ nát không xác định nội dung + Giấy tờ, văn đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ khơng dịch + Giấy tờ, văn có nội dung quy định Khoản Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP + Giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định Khoản Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trừ giấy tờ tùy thân quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp cho cá nhân hộ chiếu, thẻ cước giấy tờ khác thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, tốt nghiệp, chứng bảng điểm kèm theo tốt nghiệp, chứng 2.1 Thành phần hồ sơ Bản Thủ tục cấp từ sổ gốc + Trường hợp nộp trực tiếp xuất trình có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra x Trường hợp người yêu cầu cấp từ sổ gốc gửi qua bưu điện phải gửi kèm theo có chứng thực giấy Chứng minh nhân dân hộ chiếu giá trị sử dụng, phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa người nhận cho quan, tổ chức cấp x Bản + Trường hợp người yêu cầu người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền cá nhân, tổ chức cấp chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác người cấp trường hợp người chết phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người cấp 2.2 Thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận Bản giấy tờ, văn làm sở để chứng thực cần chứng thực Trường hợp người yêu cầu chứng thực xuất trình quan, tổ chức tiến hành chụp từ để thực chứng thực, trừ trường hợp quan, tổ chức khơng có phương tiện để chụp Bản chụp từ để thực chứng thực phải có đầy đủ trang ghi thơng tin 2.3 x x Thủ tục chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp chứng nhận - Thành phần hồ sơ: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình giấy tờ sau đây: + Bản có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu giá trị sử dụng x + Giấy tờ, văn mà ký/điểm Trường hợp chứng thực chữ ký giấy tờ, văn tiếng nước ngồi, người thực chứng thực khơng hiểu rõ nội dung giấy tờ, văn có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo dịch tiếng Việt nội dung giấy tờ, văn (bản dịch khơng cần cơng chứng chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu x trách nhiệm nội dung dịch) 2.4 2.5 2.6 Thủ tục chứng thực chữ ký giấy tờ, văn (áp dụng cho trường hợp chứng thực điểm trường hợp người yêu cầu chứng thực ký, điểm được) - Thành phần hồ sơ: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình giấy tờ sau đây: + Bản có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu giá trị sử dụng x + Giấy tờ, văn mà ký/điểm Trường hợp chứng thực chữ ký giấy tờ, văn tiếng nước ngồi, người thực chứng thực khơng hiểu rõ nội dung giấy tờ, văn có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo dịch tiếng Việt nội dung giấy tờ, văn (bản dịch khơng cần cơng chứng chứng thực chữ ký người dịch, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung dịch) x Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch + Dự thảo hợp đồng, giao dịch; x + Dự thảo hợp đồng giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch chứng thực; x + Trong trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung có liên quan đến tài sản người yêu cầu chứng thực phải nộp kèm để đối chiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trừ trường hợp người lập di chúc bị chết đe dọa đến tính mạng x Thủ tục sửa lỗi sai sót hợp đồng giao dịch + Dự thảo hợp đồng, giao dịch; x + Văn thỏa thuận việc sửa lỗi sai sót hợp đồng, giao dịch chứng thực x + Hợp đồng, giao dịch chứng thực; x + Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản (xuất trình kèm để đối chiếu) 2.7 Thủ tục cấp có chứng thực từ hợp đồng, giao dịch chứng thực Người u cầu chứng thực xuất trình có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu giá trị sử dụng 2.8 Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật + Bản có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu giá trị sử dụng x Bản từ sổ gốc, có chứng thực cử nhân ngoại ngữ trở lên thứ tiếng nước cần dịch tốt nghiệp đại học trở lên thứ tiếng nước ngồi cần dịch; trừ trường hợp dịch ngơn ngữ khơng phổ biến mà người dịch khơng có cử nhân ngoại ngữ, tốt nghiệp đại học thông thạo ngôn ngữ cần dịch; x + Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn cần dịch 2.9 Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch cộng tác viên dịch thuật Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình Bản dịch giấy tờ, văn cần dịch x Số lượng hồ sơ 01 Thời gian xử lý Trong ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Nơi tiếp nhận trả kết Trung tâm hành cơng huyện Phí, lệ phí Theo quy định Bộ Tài V.2 Diễn giải quy trình: TT Trình tự Trách nhiệm Thời gian Nộp hồ sơ : - Tổ chức, cá nhâncó nhu cầu thực hồ sơ theo mục V1.2; - Nộp hồ sơ Trung tâm hành cơng cấp huyện (Nộp trực tiếp sử dụng dịch vụ bưu nộp qua môi trường internet thông qua cổng dịch vụ công tỉnh: https://dichvucong.thuathienhue.gov vn/quangdien) Tổ chức/Công dân Giờ hành Tiếp nhận hồ sơ, số hóa hồ sơ chuyển hồ sơ: - Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ tính phù hợp hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ hẹn ngày trả - Số hóa hồ sơ - Chuyển file điện tử hồ sơ giấy Trung tâm hành cơng huyện 0.25 ngày Biểu mẫu/ Kết BMGTN&HTK Q BM-PKSQT cho Phịng Tư pháp BM-PKSQT Tiếp nhận phân cơng giải hồ sơ: Trưởng phòng xem xét hồ sơ chuyển cho chuyên viên thụ lý hồ sơ giải Phê duyệt: Lãnh đạo Phòng Tư pháp kiểm tra, xem xét: Lãnh Phòng tư pháp - Trường hợp đồng ý: Ký chứng thực - Nếu không đồng ý: Ghi ý kiến đạo vào phiếu giải Đóng dấu, vào sổ theo dõi trả hồ Chuyên sơ cho tổ chức, cá nhân: viên Phụ - Đóng dấu, vào sổ theo dõi chứng trách chứng thực; thực - Chuyển hồ sơ cho Trung tâm hành Trung tâm cơng trả cho tổ chức/cơng dân; hành cơng huyện - Chuyển hồ sơ cho Phịng Tư pháp Lãnh đạo phòng Tư pháp 0.25 ngày BM-PKSQT 0.25 ngày BM-PKSQT 0.25 ngày VI BIỂU MẪU TT Mã hiệu BM-GTN&HTKQ BM-PKSQT BM-PHD BM-STDHS VII LƯU TRỮ PL Tên Biểu mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết Phiếu kiểm sốt q trình giải hồ sơ Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ Sổ theo dõi hồ sơ Tên hồ sơ/ phụ lục (PL) Mã số Thời gian lưu trữ Sổ theo dõi hồ sơ BM-STDHS Lâu dài Giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết Phiếu kiểm sốt q trình giải hồ sơ Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ BMGTN&HTKQ năm BM-PKSQT năm BM-PHD năm Bộ phận lưu trữ Phòng Tư pháp Phòng Tư pháp Phòng tư pháp Phòng tư pháp ... 01 Ban hành lần: 01 Ngày: 30/10/2018 THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI Ngày tháng Trang/Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung thay đổi Lần ban hành/sửa đổi PHÂN PHỐI TÀI LIỆU ỦY BAN NHÂN DÂN... hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân + Giấy tờ, văn cá nhân tự lập khơng có xác nhận đóng dấu... chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân + Bản quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp,