Module 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG NỘI BỘ doc

Module 4: KỸ NĂNG GIAO TIẾP ỨNG XỬ TRONG NỘI BỘ Giao tiếp ứng xử cộng đồng trở thành nét văn hố Giao tiếp ứng xử có văn hố khẳng định vị mỡi cá nhân giúp họ thành công sống Khi đến công sở làm việc tất mong muốn giao tiếp diễn không gian tinh tế, lịch Nhưng để có được những điều đó mỗi một cá nhân cần phải có, biết và hiểu về quy tắc, phép ứng xử lịch nhất định Chính điều giúp cán bợ, cơng chức hình thành kỹ giao tiếp thông thường cuộc sống nói chung và công sở nói riêng Phải khẳng định rằng, giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng cuộc sống nói chung và thực thi công vụ nói riêng đã được đề cập tại chương và phần làm việc nhóm Nhưng tất cả những vai trò quan trọng đó trước hết nó phải được thể hiện mối quan hệ nội bộ quan Nếu quan hệ giao tiếp đời thường của người được đặt mạng quan hệ nhân văn với những mối quan hệ chằng chịt, thì với tư cách là một tiểu loại đó, giao tiếp hành chính, mà cụ thể là giao tiếp nội bộ quan chủ yếu được thể hiện ba mối quan hệ giao tiếp chính đó là: giao tiếp giữa cấp với cấp dưới; giao tiếp cấp dưới với cấp và giữa đồng nghiệp với Tuy nhiên, sự phân biệt này chỉ mang tính tương đối mà bởi vì những mối quan hệ đó có thể trường hợp A, người này là lãnh đạo ở một trường khác người này có thể lại là nhân viên Chính vì vậy, mỗi cán bộ, công chức quá trình giao tiếp cần phải xác định rõ vai giao tiếp của mình từng bối cảnh cụ thể KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI CẤP TRÊN 1.1 Bản chất và mối quan hệ của cấp dưới - cấp công sở Giao tiếp với cấp là quá trình tương tác gắn với phản hồi thông tin, đề đạt ý kiến, nguyện vọng… từ cấp dưới với cấp trên, tức là cấp dưới báo cáo với cấp về các phương pháp, cách thức hoạt động, kết quả thực hiện công việc của chính bản thân họ, của đồng nghiệp và của tổ chức với cấp thông qua các kênh giao tiếp khác hoặc bằng văn bản 1.2 Các yêu cầu chung giao tiếp với cấp - Chăm chú lắng nghe nội dung ý kiến của cấp trên, sau cấp nói xong nên phát biểu một vài ý kiến của mình để thể hiện nhận thức của bản thân đối với các vấn đề cấp đã nói Ngoài ra, cấp dưới cũng nên làm rõ điểm, ý chính, trao đổi xác, đờng thời ghi chép nhận xét cấp - Nói ngắn gọn, sâu sắc, đầy đủ ý, tức là nói có trọng tâm, rõ ràng, mạch lạc đồng thời phải thể hiện được tư của mình - Tôn trọng chức quyền của cấp không e dè, sợ sệt cấp trên, hoặc sùng bái cấp quá mức - Thái độ tích cực: tích cực không chỉ biểu hiện ở thái độ mà còn thể hiện ở tác phong Khi nói chuyện với cấp về đồng nghiệp của mình chỉ nên nói ưu điểm của họ, không nên nói khuyết điểm Như vậy, không những có lợi cho quan hệ đồng nghiệp mà còn đề cao được uy tín của mình trước tập thể Đây cũng là biểu hiện của thái độ và tác phong tích cực - Hiểu cấp trên: cấp dưới giao tiếp với cấp cần phải hiểu rõ lai lịch, cá tính, lực và không ngoại trừ cả những yếu kém, sai phạm, khuyết điểm của cấp quá khứ, “phải ghi lòng tạc dạ” rằng hiểu cấp không phải là vì một động xấu mà để biết cách ứng xử, hợp tác với cấp trên, tránh được đụng chạm vô tình đến “miền kỵ” của cấp - Duy trì khoảng cách phù hợp: quan hệ, giao tiếp với cấp không nhất thiết phải thân mật đến mức can thiệp vào cuộc sống riêng tư của nhau, quan, tổ chức thân mật quá mức sẽ dẫn đến bình đẳng, dễ trở thành phản tác dụng, ảnh hưởng đến quan hệ giữa cấp - cấp dưới Gần gũi cấp quá mức sẽ dẫn đến sự hoài nghi, thậm chí bị người khác phá địa vị của mình - Phải chủ động nhận trách nhiệm nội dung ý kiến đưa ra, khơng nên lẩn tránh trách nhiệm Điều biểu can đảm, tự tin, tự trọng và khẳng định giá trị, vị thế của mỗi người 1.3 Một số lỗi thường gặp giao tiếp cấp với cấp - Coi cấp là người hoàn toàn nắm vận mệnh mình, là chiếc thang để mình lên đến đỉnh cao của sự thành đạt, rồi nịnh hót cấp hay ngược lại chỉ coi họ là người lãnh đạo thuần túy, ngoài công tác không liên quan gì đến mình, kính trọng xa lạ, hoặc cảm thấy học vấn của họ kém rồi coi thường, thiếu tôn trọng chức quyền của cấp - Cho rằng mọi công việc cấp quyết định nên e dè, sợ sệt cấp hoặc sùng bái cấp quá mức - Nội dung truyền đạt không rõ ràng, thông tin thiếu chính xác dẫn đến cấp mất lòng tin với cấp dưới - Báo cáo vượt cấp hoặc báo cáo cấp những việc vụn vặt không cần thiết phải trình cấp Như vậy, vô hình dung nhân viên đã xúc phạm đến lòng tự trọng của cấp trên, gây phiền hà, quấy nhiễu cấp - Thường xuyên báo cáo khó khăn với cấp trên; nói xấu đồng nghiệp với cấp - Giao tiếp kiểu “xuề xòa” nhà ngoài ngõ, không tuân thủ kỷ luật nguyên tắc giao tiếp của quan, đơn vị 1.4 - Kỹ Thỉnh thị/ xin ý kiến Lựa chọn thời điểm thích hợp và có phương pháp để thỉnh thị/ xin ý kiến Nếu chọn thời điểm cấp quá bận hoặc tâm lý không vui dẫn đến việc thỉnh thị khó thành công Vì vậy, trước xin ý kiến cần tìm hiểu thông tin về cấp cũng tình hình đơn vị - Chuẩn bị chu đáo, chính xác nội dung cần xin ý kiến Chẳng hạn, nếu cấp dưới đưa chủ trương mới thì phải có thực tế để chứng minh một cách đầy đủ nhất, làm cho chủ trương đưa phải được cấp chấp nhận, tức là phải trả lời được câu hỏi của cấp “ anh/ chị sẽ thực hiện chủ trương đó thế nào?”, tức là phải chuẩn bị một số phương án để cấp lựa chọn - Nếu quan có hai vị lãnh đạo thì phải xác định là người lãnh đạo trực tiếp mình, rồi báo cáo xin ý kiến người đó 1.5 Kỹ khen ngợi và góp ý với cấp - Góp ý một cách chân thành cũng phải khéo léo, chọn đúng thời và có cách thức, phương pháp phù hợp, chẳng hạn, nhân viên không nên từ chối ý kiến của cấp đưa nếu chưa hiểu hết hoặc chưa suy nghĩ kỹ, nếu không đồng ý thì có thể dùng hình thức hỏi lại để tỏ ý chưa đồng ý hoặc dùng những tài liệu mà cấp chưa có để chứng minh vấn đề nào tốt nhất, không nên sợ sệt, e dè báo cáo tin xấu với cấp Những người biết cách chỉ sai lầm của cấp thì chứng tỏ người đó thể hiện được bản lĩnh của mình - Khi cấp có ý kiến hay việc làm tốt, điều kiện thích hợp nhân viên cũng nên tán dương cấp trên, nên hưởng ứng và cổ vũ - Nhân viên cần hiểu/biết rõ cá tính của cấp thuộc loại gì để khen ngợi hay góp ý cho có hiệu quả - Cần phản hồi thường xuyên với lãnh đạo việc thực cơng việc cách thực nghiêm chế độ báo cáo thỉnh thị theo yêu cầu thủ trưởng KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI 2.1 Bản chất và mối quan hệ cấp - cấp dưới Giao tiếp từ cấp xuống cấp dưới là hình thức giao tiếp từ thủ trưởng tới nhân viên, từ những người lập kế hoạch, chính sách tới những người thực hiện, tức là giao tiếp theo cấu trúc thứ bậc của tổ chức Sự giao tiếp đó mang tính chỉ thị hướng dẫn và tăng cường tham gia quản lý Giao tiếp với cấp dưới thường không bắt buộc phải trả lời, trừ có yêu cầu đặc biệt 2.2 Yêu cầu chung giao tiếp với cấp dưới - Tìm hiểu cấp dưới về mọi mặt như: phẩm chất, lực, tình cảm, tính cách để giao việc cho phù hợp với khả của cấp dưới - Khi giao tiếp, trao đổi thông tin với cấp dưới cấp nên phải giải thích chi tiết về các vấn đề, dừng lại hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi thế nào về vấn đề đó - Nhìn nhận cấp dưới một cách khách quan, trung thực, cụ thể toàn diện, phải hết sức công bằng, không nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt và chủ quan dẫn đến có những cách nói thiếu tôn trọng - Minh bạch, rõ ràng và công bằng Không được ép cấp dưới làm theo ý thích, tình cảm của mình, không nên buộc nhân viên này làm một việc rất khó còn nhân viên lại làm một việc rất dễ, mặc dù họ có cùng khả nhau, mà phải đưa hai việc, động viên họ tự lựa chọn, tỏ thái độ quan tâm, ưu đãi đối với người làm việc khó Đặc biệt giao việc không được xuất phát từ ý đồ không sáng “ giao cho việc khó, vượt quá khả năng, rồi nếu không làm được thì phê bình”…như vậy sẽ gây mâu thuẫn nội bộ - Hành vi, cử chỉ, thái độ giao tiếp với cấp dưới phải tôn trọng, không dùng lời lẽ thiếu lịch sự - Giao tiếp ln phải có hai chiều Các cấp quản lý cần phải hiểu xem nhân viên phản hồi Tùy theo loại thơng tin, trao đổi trực tiếp thăm dị Kết sau cần trao đổi cách thẳng thắn cởi mở - Với vấn đề, cần có cách trao đổi với nhân viên cho phù hợp, trao đổi trực tiếp qua văn - Quan trọng cả, dù cấp có chọn cách để giao tiếp với nhân viên ln biết giữ khoảng cách, khơng để nhân viên “lấn sân”, coi thường hay nhờn mặt; đừng xa cách Một người quản lý hoàn hảo người nhân viên tin tưởng, tôn trọng, nơi nhân viên tìm đến có khúc mắc công việc họ cần chia sẻ sống 2.3 Một số lỗi thường gặp giao tiếp với cấp dưới - Thái độ nói bất chấp tất cả, ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ không thích hợp truyền đạt thông tin mang tính áp đặt - Không tôn trọng cấp dưới, chỉ một mình thủ trưởng nói rồi bắt mọi người đơn vị tuân theo, thậm chí nói không có chừng mực - Nhìn nhận cấp dưới một cách hời hợt, chủ quan Vì vậy, sử dụng ngôn từ không phù hợp, thiếu lịch sự 2.4 Kỹ Truyền đạt mệnh lệnh - Chỉ thị ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu: có nhiều việc đơn giản cấp vẫn gọi nhân viên của mình đến phòng làm việc để chỉ thị một cách đao to, búa lớn, dài dòng, lòng vòng khó hiểu, vậy chỉ làm mất thời gian của cấp dưới, hiệu quả kém Trên thực tế, cấp cần trực tiếp đến phòng làm việc của cấp dưới để chỉ thị, điều này sẽ làm cho cấp dưới cảm thấy tính cấp thiết, quan trọng của công việc cần phải hoàn thành cho tốt - Mệnh lệnh truyền đạt phải có giá trị, nghĩa truyền đạt mệnh lệnh mà người không nghe, ngắt lời phản ứng chống lại, trích khơng quan tâm đến điều nói có nghĩa mệnh lệnh khơng có giá trị Do vậy, truyền đạt mệnh lệnh, bản mệnh lệnh phải có giá trị, đồng thời phải tôn trọng, lịch thiệp, tơn trọng cá tính, đừng tuyệt đối hóa việc ý kiến của mình - Phải chịu trách nhiệm về những chỉ thị và mệnh lệnh mình đề ra: chỉ thị cho cấp dưới phải nói rõ mục đích, nội dung có biện pháp cụ thể để thực hiện - Lắng nghe Giao tiếp không nhằm gửi thông báo hay thông tin cho người, mà cịn phải lắng nghe đáp ứng lại cách hiệu thái độ người khác Biết lắng nghe thực không dễ dàng, đòi hỏi phải phát triển khả nghe hiểu nội dung người khác đưa ra, đồng thời phát triển tốt mối quan hệ với người.(Xem thêm phần kỹ nghe) 2.5 Kỹ khen ngợi và phê bình cấp dưới - Khi nhắc nhở, phê bình cấp dưới, cấp phải phân tích sự việc rõ ràng, tìm thực chất của vấn đề Như vậy, có thể cấp nói nghiêm khắc, quá lời một chút, cấp dưới vẫn hiểu và thông cảm và cho rằng đó là trách nhiệm của cấp và sẵn sàng tiếp thu ý kiến phê bình - Khen thưởng ghi nhận chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên Đây cách thức quan trọng để động viên cấp dưới, nâng cao chất lượng công việc Lãnh đạo cần dành lời động viên, khích lệ với cấp cơng nhận hành động, nỗ lực kết làm việc họ Khi gắng sức cấp đền đáp mức, họ cảm thấy thoải mái, hiệu cơng việc cao Điều đó, lãnh đạo thể để nhân viên thấy nỗ lực cống hiến lâu mình ghi nhận - Hướng vào vấn đề, không hướng vào cá nhân Điều này có nghĩa là chúng ta hướng vào vấn đề và các giải pháp chứ không hướng vào cá tính/ đặc điểm của cá nhân Ví dụ, nên nói là: “Chúng ta giải quyết vấn đề này thế nào”, và không nên nói là: “Vì anh nên mới nông nỗi này” - Nhạy bén cách ứng xử "Đối nhân xử thế" quen với câu nói cần đối xử cách thân thiện Là lãnh đạo, định người lãnh đạo sẽ ảnh hưởng đến toàn tổ chức Sự nhạy bén ứng xử nhà lãnh đạo cần thể lời nói ân cần, trìu mến quan tâm đến cấp quyền - Chân thành lắng nghe ý kiến đóng góp nhân viên, không nên kiên nhẫn nghe hay tỏ thái độ nóng lịng Mỗi người có tảng học vấn văn hóa khác nhau, đó, khơng thật lắng nghe thấu hiểu, lãnh đạo bỏ lỡ ý tưởng hay từ nhân viên, góp phần vào việc phát triển tở chức, phát triển quan Có thể nói, đối với nhân viên, việc lãnh đạo ln thấu hiểu tâm tư, tình cảm họ liều thuốc tinh thần để động viên họ cố gắng tích cực làm việc Cuối cùng, nhớ nguyên tắc bản: "Hãy đối xử với người khác cách bạn muốn người khác đối xử với mình" KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 3.1 Bản chất và mối quan hệ đồng nghiệp Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp thực chất là giao tiếp giữa các cá nhân và bộ phận cùng cấp cùng một quan, tổ chức Giao tiếp đồng nghiệp tồn tại một bộ phận của hệ thống quan hệ phi chính thức đồng thời tồn tại với giao tiếp chính thức Nó hiện hữu bất kỳ quan, tổ chức nào Các đồng nghiệp trao đổi với về công việc về điều kiện làm việc và những vấn đề khác nữa Trên thực tế, nếu quan hệ giao tiếp đồng nghiệp quan, tổ chức tốt nó sẽ góp phần vào việc giải quyết mục đích công việc chung, củng cố tinh thần và thúc đẩy việc thực hiện các công việc của quan, tổ chức lẫn mục đích trì hoạt động nhóm Vì vậy, giao tiếp đồng nghiệp đóng một vai trò quan trọng bất kỳ quan, tổ chức nào bởi nó sẽ giúp cho công tác chuyên môn hóa, đặc biệt đối với những quan, tổ chức lớn, phức tạp Nhưng để giao tiếp đồng nghiệp phát huy được vai trò của nó thì mỗi quan, tổ chức thậm chí mỗi cá nhân cần nỗ lực để xây dựng được một mối quan hệ thân thiết thẳng thắn, bình đẳng, một quan hệ thông cảm, hiểu biết Quan hệ đồng nghiệp tốt nó không phải hình thành một cách tự nhiên mà nó đòi hỏi chúng ta phải có những hiểu biết nhất định và từ đó biến thành nghệ thuật giao tiếp ứng xử thì mới có thể có được 3.2 - Các yêu cầu chung giao tiếp với các đồng nghiệp Tôn trọng lẫn nhau, ai, giao tiếp với tinh thần tin tưởng tôn trọng lẫn thấy rõ ràng hiệu giao tiếp tốt Với niềm tin tôn trọng, các đồng nghiệp sẽ trao đổi cởi mở thẳng thắn Do vậy, hội thoại các đồng nghiệp mang tính tương tác nhiều tất nhiên hiệu - Chú ý giữ khoảng cách giao tiếp Chúng ta đều biết quan hệ giao tiếp tỷ lệ thuận với khoảng cách xa, gần, thời gian, số lần nhiều hay ít Giao tiếp trực tiếp là tốt nhất, nó có thể trao đổi thông tin một cách đầy đủ nhất, biểu lộ tình cảm rõ nhất và dễ xóa bỏ được sự hiểu lầm Nhưng phải chú ý đến số lần giao tiếp, nếu giao tiếp quá nhiều sẽ gây nên bão hòa, đó giữa đồng nghiệp với cần phải hạn chế cả về không gian lẫn thời gian, làm cho hợp lý, để cả hai bên đều tỉnh táo xử lý quan hệ với - Nói phải biết giữ chừng mực, điều quan trọng phải nói đâu đấy: Thái độ nói ; ngơn ngữ thể lịch sự; ăn nói hài hước những điều thuộc phạm trù nghệ thuật nói Tất nhiên, điều quan trọng mỡi đờng nghiệp phải có lịng tự tin, biết nghệ thuật nói 3.3 Một số lỗi thường gặp giao tiếp với đồng nghiệp - Thiếu sự tự tin giao tiếp Mặc dù mỗi cá nhân đều có những ý tưởng hay, tinh thần làm việc nhóm tích cực lại không biết cách trình bày suy nghĩ của mình Trong ngôn ngữ giao tiếp họ kèm theo những từ “Tơi chỉ…”, “tơi nghĩ là…”, “tơi đốn thế…”, “tơi khơng lắm…” Câu mở đề khiến người nghe/ đờng nghiệp khơng tin hồn tồn vào lời nói của đờng nghiệp mình dù ý kiến đó có hay đến đâu - Hành vi giao tiếp khơng phù hợp Tính hiệu câu nói nằm dứt khốt khơng phải cách cao giọng hay xuống giọng Đôi cách nói cao giọng tạo căng thẳng cho đồng nghiệp họ bị sai khiến Ngược lại, nói nhỏ chứng tỏ người nói khơng có được sự tự tin - Khơng tôn trọng người khác giao tiếp Chẳng hạn, ngắt lời người khác mợt cách tùy tiện Bất tình họp hay câu chuyện với đồng nghiệp, mỗi cá nhân nên tôn trọng người nói cách biết lắng nghe đợi họ kết thúc lên tiếng Mỗi cán bộ, công chức có quyền giải đáp thắc mắc hay đưa ý kiến thảo luận hay trò chuyện đừng biến thành người thiếu lịch đến quy tắc giao tiếp tối thiếu - Thái độ thiếu thiện chí Trong nhiều tình huống người nghe (nhận tin) cáu bẳn với người nói (gửi thông tin) Khi hai bên không có thiện chí với nhau, thông tin thường bị uốn nắn theo hướng tiêu cực Thái độ thiếu thiện chí làm cho cho quá trình giao tiếp truyền đạt thông tin chuẩn xác trở nên vô cùng khó khăn Khi thiếu tin tưởng, và mọi người bực tức với nhau, thì bất kể cách giao tiếp, truyền đạt thế nào thông tin gì người gửi cũng sẽ bị hiểu méo mó - Thế thủ Chúng ta có xu hướng thế thủ phải nhận những thông tin chúng ta sợ Ai cũng có những điểm yếu, điểm nhạy cảm, và những điểm mà chúng ta đơn giản là không muốn biết tới Điều này càng đặc biệt đúng với những vấn đề ảnh hưởng tới tiêu chuẩn giá trị, giả định, và tự trọng Ví dụ, những thông điệp Lan thật vô cảm, hoặc Lan không chú ý đến công việc chung, v.v., sẽ làm mọi người co về thế thủ nếu họ đúng là vậy Cách nói thế sẽ không giải quyết vấn đề gì (chúng ta thật khó có thể thay đổi được cá tính), mà chỉ làm hỏng thêm mối quan hệ giữa hai người Lôi kéo, bè phái nơi công sở Mọi người nhớ rằng, điều tối kỵ nơi công sở điều khó tránh cơng sở nạn bè phái, "bn chuyện" nói xấu sau lưng Mỡi cán bợ, cơng chức có nghĩ làm với đồng nghiệp có lúc bị đồng nghiệp đối xử lại mà mình làm Đó tính xấu cần phải tránh, mỡi người nên đối xử tốt quan tâm tới người cách chân thành, khơng lơi kéo người khác moi móc, nói xấu hay "chọc ngoáy" vào chuyện riêng tư, khuyết điểm đồng nghiệp 3.3 Kỹ Tranh luận a Tầm quan trọng của tranh luận 10 Tranh luận là một hoạt động mang tính chất thường xuyên quan, đơn vị, đặc biệt là hội họp, hội thảo Tranh luận là giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng, tính đúng đắn, sự hợp tác của mọi người và có tính khả thi cho công việc Nếu các vấn đề được tranh luận một cách tích cực, từ đó sẽ giúp tìm phương án tối ưu, đáp ứng yêu cầu công việc và các lợi ích khác b Xác định vấn đề cần tranh luận Tranh luận được nảy sinh một vấn đề có nhiều ý trái ngược hoặc các công việc dự kiến thực hiện, không đáp ứng được công bằng, hợp lý lợi ích của các nhóm, các thành viên hoặc bộ phận đơn vị Tranh luận cũng xảy có sự mâu thuẫn giữa các nội dung không phù hợp hoặc vấn đề hoàn toàn mới mẻ, chưa có tiền lệ, không có điều kiện tham khảo kinh nghiệm từ các đối tác và ngoài quan c Một số yếu tố đảm bảo cho việc tranh luận có kết quả - Thứ nhất, đối với các yếu tố mang tính chất kỹ thuật: Để tranh luận có kết quả, trước hết phải làm tốt khâu chuẩn bị, bắt đầu từ việc lựa chọn vấn đề, xác định mức độ, phạm vi vấn đề; tác động hay ảnh hưởng của vấn đề đó đến quyền lợi của cá nhân và tập thể Vấn đề đưa tranh luận phải là hiện trạng, mang tính số đông, có tính đặc thù phải được tính đến sở xem xét mức độ phản ứng Tiếp đến thu thập, xử lý thông tin liên quan đến vấn đề sẽ tham gia tranh luận Tùy theo vấn đề, chúng ta thu thập nguồn thông tin cho phù hợp, có thể là vấn đề liên quan đến nhóm thông tin thực tế, thông tin chính sách và các nguồn thông tin khác…Sau có đầy đủ thông tin, mọi người có thể tham gia tranh luận nên chuẩn bị các cách lập luận, luận cứ đưa phải có sức thuyết phục - Thứ hai, người tranh luận cần sử dụng tốt một số kỹ như: 11 + Kỹ phát biểu ý kiến, đảm bảo nội dung tranh luận nằm phạm vi thảo luận; có tính bao qt cao minh họa ví dụ hay số chọn lọc nhằm chứng minh cho vấn đề nêu thành kiến nghị + Có kỹ xây dựng truyền đạt thơng điệp cách có hiệu Thơng điệp thơng tin ngắn gọn, súc tích; thể ý tưởng người phát biểu, dễ ghi nhớ buộc người nghe phải suy nghĩ + Biết chọn đúng thời điểm, tức là đưa thông điệp thời điểm, thông thường mở đầu kết thúc; hướng tới người nghe; ln quan sát họ để sơ đánh giá tác động phát biểu, tìm kiếm đồng tình cử toạ Đặc biệt ý giọng nói phải rõ ràng, có ngữ điệu; có sức mạnh chế áp; tránh nói nhỏ giọng đều gây nhàm chán, buồn ngủ + Có khả làm chủ nội dung thời gian Tránh trình bày lan man, lạc đề, vượt thời gian qui định khơng khơng thuyết phục người nghe mà có cịn gây tác động có hại Ngoài ra, để tranh luận có kết người tranh ḷn cịn phải có kỹ thương thuyết; kỹ thuyết phục Kỹ thương thuyết vận dụng có hai nhiều bên quan tâm đến vấn đề tranh luận có lợi ích khơng hồn tồn phù hợp với đồng ý bàn bạc với để tìm giải pháp chấp nhận Nếu có kỹ thương thuyết, thuyết phục tốt bảo vệ quan điểm, lập luận mình; bác bỏ quan điểm đối nghịch; tranh thủ ủng hộ người phân vân kiến nghị nêu thảo luận 12 Vậy để việc tranh luận thực có ích khơng rơi vào kịch chiến mà không đạt kết mong muốn quá trình tranh luận chúng ta cần: - Tôn trọng ý kiến người khác; đừng vội khẳng định ý kiến người đối thoại sai - Nên đặt vào hồn cảnh người đối thoại để hiểu họ làm rõ khác biệt điểm xuất phát hai bên - Thừa nhận sớm ý kiến sai lầm lập luận không tranh luận - Thái độ bắt đầu tranh luận cần nhẹ nhàng, điềm tĩnh, làm cho người tham gia tranh luận cảm thấy thoải mái, dễ tiếp thu - Hãy dẫn dắt để bước thuyết phục người tham gia tranh luận đồng ý với lập luận - Phải khuyến khích dành thời gian cho người đối thoại Biết lắng nghe tìm thực tranh luận đưa quan điểm thuyết phục - Biết cách dẫn dắt để người đối thoại đến kết luận mong muốn dựa ý tưởng họ phù hợp với lập luận - Phải cởi mở chân thành đối thoại để tìm hiểu người tham gia tranh luận lại nhận thức vấn đề khác với mình, từ xác định nhân tố chủ quan ảnh hưởng đến thái độ họ củng cố lập luận nêu - Áp dụng nguyên tắc thắng- thắng tranh luận cách chứng minh giải pháp đề xuất có lợi cho hai bên - Thiết lập luận vững chắc, nên có vị dụ cụ thể thực tiễn minh hoạ cho lập luận - Đưa phương án giả định để kích thích tranh luận tìm giải pháp tối ưu - Hãy tỏ người chuyên nghiệp biết bám vào liệu để chứng minh, không để cảm xúc chi phối làm bình tĩnh sơ hở tranh luận 13 - Cần biết khai thác lý trách nhiệm, đạo đức tính nhân văn để tăng sức thuyết phục lập luận - Phải biết dừng lại lúc cảm thấy đạt mục đích tranh luận nhận thấy tranh luận bắt đầu vô bổ xa làm sức mẻ mối quan hệ khác BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Chị Lan vừa được thủ trưởng giao nhiệm vụ vòng ba ngày phải hoàn thành bản báo cáo tài chính của quan Đây là việc làm tương đối khó vì công việc đòi hỏi nhiều số liệu chính xác và phải tập hợp từ nhiều nguồn khác mà quan chị lại vừa tổ chức lễ đón nhận danh hiệu đơn vị anh hùng thời kỳ đổi mới Chính vì vậy, chị muốn cấp gia hạn thêm vài ngày nữa Vào một buổi chiều muộn, chị đến văn phòng cấp báo cáo, vừa nhìn thấy chị thủ trưởng đã lớn giọng “ thế bao giờ chị làm xong cho bản báo cáo? chị mất hết cả bình tĩnh mặt chị đỏ tưng bừng, miệng chị cứ lắp bắp, ấp a, ấp úng hồi lâu “ về vấn đề…vấn đề…” Cấp không hiểu ý nên đã nói : “ Đúng rồi, quên không nói với chị, việc này ngày mai chị phải hoàn thành” Theo anh/ chị: Vì chị Lan không đề dạt được nguyện vọng với cấp ? Nếu là anh/chị anh chị sẽ sử dụng cách thức nào để giải quyết vấn đề nêu trên? 14 ... này” - Nhạy bén cách ứng xử "Đối nhân xử thế" quen với câu nói cần đối xử cách thân thiện Là lãnh đạo, định người lãnh đạo sẽ ảnh hưởng đến toàn tổ chức Sự nhạy bén ứng xử nhà lãnh đạo cần... nguyên tắc bản: "Hãy đối xử với người khác cách bạn muốn người khác đối xử với mình" KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI ĐỒNG NGHIỆP 3.1 Bản chất và mối quan hệ đồng nghiệp Giao tiếp giữa đồng... theo yêu cầu thủ trưởng KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI CẤP DƯỚI 2.1 Bản chất và mối quan hệ cấp - cấp dưới Giao tiếp từ cấp xuống cấp dưới là hình thức giao tiếp từ thủ trưởng