THUYẾT TRÌNH VỀ CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VINAXAD

THUYẾT TRÌNH VỀ CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VINAXAD THUYẾT TRÌNH VỀ CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VINAXAD CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY I Giới thiệu công ty CP Quảng Cáo Và Hội Chợ Thương Mại Việt Nam 1 Lịch sử h[.]

THUYẾT TRÌNH VỀ CƠNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VINAXAD CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CƠNG TY I Giới thiệu cơng ty CP Quảng Cáo Và Hội Chợ Thương Mại Việt Nam Lịch sử hình thành phát triển: - Tên Công ty: Công TY Cổ Phần Quảng Cáo Và Hội Chợ Thương Mại Việt Nam - Tên tiếng Anh: Việt Nam National Trade Fair & Advertising Company - Tên viết tắt: VINEXAD - Trụ sở chính: Số Đinh Lễ, P Tràng Tiền, Q Hoàn Kiếm, Hà Nội - Điện thoại : (04) 3825 5546 Fax : (04) 3825 5556 - Chi nhánh Đà Nẵng : 77 Ba Đình, Đà Nẵng - Chi nhánh TP.HCM : 51 Đồng Khởi, Quận 1, Tp Hồ Chí Minh - Mail : info@vinexad.com.vn - Website : www.vinexad.com.vn - Giấy CNĐKKD : số 0103010028 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần ngày 14/05/2007 - Tài khoản : 0021000000172 Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội VINEXAD phát triển qua giai đoạn Giai đoạn 1975 đến 1990, VINEXAD với tiền thân “Công Ty Triễn Lãm Quảng Cáo Ngoại Thương” hoạt động chủ yếu phục vụ mục đích trị, tuyên truyền cổ động ảnh hưởng kinh tế bao cấp Thời gian số lần tổ chức hội chợ triển lãm nhỏ lẻ, mang tính tự phát với nội dung sơ sài, công nghệ lạc hâu Các hoạt động chủ yếu Bộ Ngoại Thương phân bổ Hiệu hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn chưa cao, cịn trì trệ nói chung chưa đạt thành tựu to lớn Giai đoạn 1991 đến giai đoạn phát triển mạnh mẽ VINEXAD với biến chuyển to lớn nội dung chất lượng sản phẩm Nhiều máy móc thiết bị công nghệ đầu tư Điểm mốc nhảy vọt giai đoạn 1991 đến nay: Quy mô hoạt động không ngừng mở rộng, kinh doanh phát triển mạnh mẽ, doanh số tăng nhanh đời sống cán công nhân viên cải thiện rõ rệt Để đáp ứng nhu cầu ngày khắt khe thị trường để nâng cao vị cạnh tranh, VINEXAD tiếp cận áp dụng khoa học kỹ thuật công nghệ đại trở thành cơng ty có tiềm lực mạnh mẽ, chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh VINEXAD hoạt động với phương châm “Nhanh chóng- Hợp lý-Hiệu quả” Chức nhiệm vụ VINEXAD VINEXAD có chức thiết kế, tổ chức, thi cơng chương trình hội chợ triển lãm quảng cáo thương mại Bên cạnh đó, VINEXAD cịn có chức kinh doanh lĩnh vực phụ khác phục vụ cho dịch vụ hội chợ triển lãm dịch vụ bán vé máy bay, dich vụ du lịch, dịch vụ VISA… Nhiệm vụ VINEXAD thực kế hoạch kinh doanh Bộ Thương mại phê chuẩn nguyên tắc không ngừng mở rộng nâng cao hiệu kinh doanh, thoả mãn ngày đầy đủ nhu cầu dịch vụ cho xã hội, tự bù đắp thu chi, tự trang trải vốn làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, tận dụng lực kinh doanh ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh Là công ty quảng cáo tổ chức hội chợ triển lãm lớn Việt Nam, xác định sứ mệnh là: - Kết nối Doanh nghiệp Việt Nam với thị trường Quốc tế - Kết nối Doanh nghiệp nước với thị trường Việt Nam - Cung cấp giải pháp Truyền thông – Quảng cáo – Sự kiện Xúc tiến thương mại đa dạng với tiêu chí: Sáng tạo – Đẳng cấp – Hiệu Giá trị cốt lõi Đẳng cấp – Tính chuyên nghiệp – Sự Trung thực Chúng tơi phấn đấu Niềm tự hào thương hiệu Vinexad Muc tiêu Mục tiêu công ty là: - Làm giàu cho - Hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam phát triển - Đóng góp cho xã hội - Hoàn thành trách nhiệm Doanh nghiệp Lĩnh vực hoạt động kinh doanh VINEXAD - VINEXAD hoạt động kinh doanh số lĩnh vực sau: + Kinh doanh dịch vụ quảng cáo thương mại o Kinh doanh quảng cáo làm bano áp phích dừng ngồi trời phương tiện giao thông công cộng o Kinh doanh quảng cáo thiết bị điện tử o Kinh doanh quảng cáo ấn phẩm lịch, catalogue… o Kinh doanh quảng cáo tạp chí thường kỳ ngồi nước + Kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện: hội chợ triển lãm thương mại, triển lãm chuyên ngành, phòng trưng bày + Kinh doanh dịch vụ tiếp thị khách hàng tham dự hội chợ o Kinh doanh dịch vụ VISA o Kinh doanh dịch vụ vé máy bay, dịch vụ bảo hiểm o Kinh doanh dịch du lịch - Cũng tất sản phẩm dịch vụ khác, dịch vụ VINEXAD bao gồm dịch vụ dịch vụ giá trị gia tăng + Dịch vụ VINEXAD quyền tham gia trưng bày gian hàng hay khoảng không gian hội chợ quy dạng vất chất gian hàng tiêu chuẩn Gian hàng tiêu chuẩn VINEXAD quy định gồm gian hàng 9m 2có khung, vách ngăn, đất thuê, thảm trải sàn, 01 bàn, 02 ghế, 02 đèn tuýp 1,2m, 01 sọt rác, 01 ổ cắm điện bảng ghi tên doanh nghiệp Gian hàng tiêu chuẩn công ty dựng trước khai mạc hội chợ ngày Đối với doanh nghiệp thuê đất trống việc dàn dựng gian hàng doanh nghiệp tự đảm nhận phải đảm bảo chấp hành quy định bố trí, trưng bày chung hội chợ Dịch vụ VINEXAD đưa hình thành cung cấp theo bước Bước 1: Thiết kế hội chợ Nghiên cứu thị trường⇒Đề xuất kế hoạch⇒ Đánh gía tính khả thi⇒ Quyết định Bước 2: Chuẩn bị tổ chức Xin giấy phép⇒ Lựa chọn khách mời⇒ Gửi thư mời kèm theo hợp đồng Bước 3: Tổ chức Sắp xếp, bố trí gian hàng⇒ Chuẩn bị sở vật chất⇒ Bàn giao cho khách hàng + Dịch vụ gia tăng Dịch vụ gia tăng VINEXAD cung cấp cho doanh nghiệp họ tham gia vào hội chợ bao gồm: tham gia hội thảo tổ chức thời gian hội chợ, cấp giấy mời, phù hiệu, giới thiệu miễn phí catalogue giới thiệu hội chợ, bảo vệ an tồn hàng hố trưng bày ngồi mở cửa hội chợ Ngồi họ cịn hưởng số dịch vụ tuỳ chọn khác họ có nhu cầu như: thiết kế gian dựng hàng trưng bày đặc biệt in ấn sản phẩm quảng cáo, du lịch, khảo sát thị trường, vé máy bay, dịch vụ ăn ở, khách sạn… Nhìn chung ta thấy sách sản phẩm cơng ty thực tốt, ngồi dịch vụ bản, cơng ty cịn cung cấp thêm dịch vụ gia tăng hợp lý nhằm hoàn thiện giá trị dịch vụ mà công ty đưa Tuy nhiên để nâng cao khả cạnh tranh VINEXAD cần tăng thêm nhiều dịch vụ gia tăng khác dịch vụ đưa đón, dịch vụ cung cấp đồ ăn… Bên cạnh việc hoàn thiện nâng cao chất lượng dịch vụ gia tăng cải thiện thay vách ngăn, thảm lót sàn Sơ đồ tổ chức TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC Phịng tài đầu tư Vinaxad Sài Gịn Vinaxad Đà Nẵng PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC Phịng tài đầu tư Vinaxad Triển lãm & kiện Phịng tài đầu tư Vinaxad Quảng cáo Liên doanh Vinaxad JC Decaux Vinaxad Du lịch XTTM Vinaxad DVTM & máy văn phòng II Đối tượng khách hàng: - Đối tượng khách hàng trước tiên công ty doanh nghiệp đối tác chủ quản (lúc đầu Bộ Ngoại Thương, sau hợp với Bộ Nội Thương Bộ Vật Tư thành Bộ Thương Mại ngày Bộ Công Thương) Đây nhóm khách hàng có mối quan hệ gần gũi mà VINAEXAD công sức nhiều để có • Là đối tác hợp tác chặt chẽ lâu dài với tổ chức xúc tiến thương mại lớn toàn giới như: CCPIT (Trung Quốc), KOTRA (Hàn Quốc), MATRADE (Malayxia), HKTDC (Hồng Kông), GTZ (Đức) , NAFED (Indonexia), TDAP (Pakistan), ITPO (Ấn Độ), DEP (Thái Lan)… • Là đối tác nhà tổ chức triển lãm Quốc tế như: ADSALES (Hồng Kông), CHAN CHAO (Đài Loan), COEX (Hàn Quốc), IIR Exhibition, CEMS (Singapore) - Bên cạnh khách hàng tiềm VINAXAD doanh nghiệp trogn nước III Chiến lược P VINAXAD: - Giá sản phẩm ( Price & Product ) Với môi trường cạnh tranh gay gắt với phát triển nhiều công ty đối thủ chiến lược giá sản phẩm nhóm chiến lược mang tính tảng quản trị marketing mà VINEXAD định hình chiến lược Từ việc lên ý tưởng hình thành sản phẩm hồn chỉnh, VINAXAD cam kết ln mang đến hài lòng chất lượng dịch vụ với chi phí tốt cho khách hàng Để thực chiến lược giá, công ty VINAXAD tạo dựng tốt mối quan hệ với nhà cung cấp bên để có mức giá ổn định, hợp lý Đồng thời cơng ty ln có mức giá tốt khách hàng thường xuyên hình thức cảm ơn trung thành họ - Phân phối ( Place) Do tính chất đặc thù dịch vụ nên việc phân phối dịch vụ thực cách trực tiếp Tổng cơng ty chi nhánh có chức tổ chức hội chợ Tuỳ thuộc vào hội chợ mà chi nhánh tự đứng tổ chức phạm vi hoạt động phải có hỗ trợ công ty Các hội chợ triển lãm cơng ty tổ chức có hỗ trợ từ phía chi nhánh việc liên hệ với doanh nghiệp địa phương liên hệ thuê mướn địa điểm địa phương Việc phân phối dịch vụ chủ yếu dựa vào mối quan hệ sẵn có cơng ty, đơn vị trực thuộc, thành viên hay cộng tác viên Có thể tóm tắt quy trình phân phối dịch vụ sơ đồ sau Công ty Các cộng tác viên Các trung gian Doanh nghiệp Khách hàng Các cộng tác viên hay trung gian môi giới tuỳ thuộc vào hội chợ, vào lượng khách tham dự mà hưởng hoa hồng từ 5-10% doanh thu từ đơn vị Dịng thơng tin phân phối di chuyển theo quy trình Công ty thông báo nội dung hội chợ cho cộng tác viên, trung gian, chuyển thư mời tới doanh nghiệp Doanh nghiệp có thơng tin phản hồi trực tiếp công ty hay qua trung gian số lượng gian hàng đăng ký, vị trí đăng ký thơng tin hàng hố, địa giao dịch, số liệu, tài liệu để làm catalogue hội chợ Nếu đơn vị tham dự có nhu cầu u cầu cơng ty cung cấp thêm dịch vụ gia tăng họ phải tự trang trải chi phí Ta thấy hệ thống cung ứng dịch vụ VINEXAD đơn giản, không nảy sinh nhiều mâu thn Tuy nhiên, địi hỏi phải có phối hợp nhịp nhàng ăn khớp công ty chi nhánh, đơn vị Nó địi hỏi cơng ty, đơn vị trực thuộc toàn thể cán cơng nhân viên phải tạo dựng trì mối quan hệ vững với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nước - Xúc tiến ( Promotion) Hoạt động quảng cáo: Với hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm quảng cáo đóng vai trị quan trọng Nếu hoạt động quảng cáo thực tốt hội chợ thu hút nhiều doanh nghiệp tham gia, nhiều doanh nghiệp, công chúng đến tham quan tìm kiếm đối tác, ký kết hợp đồng Điều mang lại thành cơng uy tín cho hội chợ cho nhà tổ chức VINEXAD không ngừng đổi mới, sử dụng phương tiện quảng cáo mới, đại bên cạnh phương tiện truyền thống để quảng cáo cho hội chợ triển lãm mà công ty tổ chức như: quảng cáo báo, tạp chí, quảng cáo truyền hình, quảng cáo ngồi trời ( băng rơn, áp phích), quảng cáo mạng Internet, quảng cáo qua tờ rơi, tờ gấp, catalogue… Ngân sách dành cho hoạt động khơng cố định Nó phụ thuộc vào hội chợ, thời điểm Song song với việc quảng cáo cho hội chợ mà công ty tổ chức cơng ty tổ chức quảng cáo cho thơng qua website: httt//w.w.w.vinexad.com.vn Ngồi hoạt động quảng cáo VINEXAD cịn xúc tiến thơng qua hội nghị khách hàng, họp báo… Hoạt động bán hàng trực tiếp: Có thể nói sản phẩm VINEXAD khơng mang tính định hình nên hiểu hoạt động bán hàng trực tiếp công ty dựa mối quan hệ trực tiếp cán công nhân viên, trung gian công ty với doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nước để mời chào bán gian hàng thiết kế hội chợ Hoạt động hoạt động tìm kiếm khách hàng cho VINEXAD Có thể nói cơng cụ xúc tiến mang lại hiệu cao cho VINEXAD Công ty cần cố gắng giữ vững phát huy hoạt động nhằm nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Quan hệ cơng chúng: Hoạt động phổ biến thiết lập quan hệ với báo chí, quan ngơn luận, đài phát truyền hình Do có lợi kinh nghiệm uy tín lâu năm lĩnh vực tổ chức hội chợ triển lãm thương mại đồng thời nhận hỗ trợ trực tiếp từ Bộ thương mại, VINEXAD có mối quan hệ tốt với báo, tạp chí, đài phát truyền hình trung ương địa phương Nhờ mối quan hệ mà kỳ hội chợ VINEXAD tổ chức thông báo quảng bá rộng rãi khắp phương tiện thông tin đại chúng mà công ty phải phí Nó tạo lợi cạnh tranh mạnh mẽ cho VINEXAD - Con người & Hệ thống (People & Process) Trong kinh doanh dịch vụ điển hình kinh doanh Tổ chức kiện yếu tố người quan trọng Đây nhóm chiến lược thể tinh thần quản trị đại , ví “phần chìm tảng băng” Con người hay Nhân yếu tố quan trọng hàng đầu việc hoạch định, thực thi quản lý chiến lược doanh nghiệp hướng đến xây dựng trì mối quan hệ với khách hàng bên hữu quan Qui trình hệ thống hay tính chun nghiệp nhằm chuẩn hóa máy hoạt động nâng cao lực cạnh tranh doanh nghiệp Như qua hoạt động marketing thời gian qua hình dung chun nghiệp VINAXAD - Yếu tố hữu hình (Philosophy) Chương 3: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Tuyển chọn Tùy theo nhu cầu vị trí cơng việc mà cơng ty đưa tiêu chuẩn, trình độ khác Quy trình tuyển dụng Nhu cầu Nguồn bên ngồi Nguồn nội Sơ tuyển Phỏng vấn Tuyển chọn Huấn luyện Phát triển nghề nghiệp Thửkỹviệc Nhằm nâng cao trình độ, CBCNV để đáp ứng nhu cầu công tác tăng cường hiệu công việc điều kiện phát triển đơn vị xã hội Hàng năm cơng Nhận việc thức ty vào mục tiêu kế hoạch đào tạo, sau cử CBCNV đào tạo nâng cao chuyên môn, tay nghề nhiều hình thức khác như: đào tạo chỗ hay cử học khóa học ngắn hạn Lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi Công ty xây dựng quy chế trả lương cho người lao động tiền lương người lao động trả theo suất lao động, chất lượng hiệu cơng việc Tiền lương bình qn, tiền thưởng, phúc lợi: - Thu nhập bình quân CBCNV năm 2009 4.000.000 đồng /người/tháng - Hàng năm vào kết sản xuất kinh doanh, công ty định mức thưởng cụ thể khơng tháng lương bình quân năm Giao nhiệm vụ, giám sát, kiểm tra, điều chỉnh Mỗi thành viên công ty phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng giám sát, kiểm tra cấp a Đại hội đồng cổ đông Gồm tất cổ đông có quyền biểu quan có thẩm quyền cao Cơng ty, có quyền định tỷ lệ trả cổ tức hàng năm; phê chuẩn báo cáo tài hàng năm; bầu bãi miễn HĐQT, BKS; định máy tổ chức công ty; bổ sung sửa đổi điều lệ; định loại số lượng cổ phần phát hành; sáp nhập chuyển đổi Công ty; tổ chức lại giải thể Công ty, định đầu tư bán tài sản có giá trị từ 50% vốn điều lệ cơng ty v.v Đại hội đồng cổ đông họp đại hội thường niên (một năm lần) đại hội bất thường b Hội đồng quản trị HĐQT quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh Công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, lợi ích, quyền lợi Cơng ty trừ vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị bao gồm 05 thành viên ĐHĐCĐ bầu miễn nhiệm Thành viên Hội đồng Quản trị Cơng ty gồm: ƒ Ơng Nguyễn Khắc Luận - Chủ tịch HĐQT ƒ Ông Phạm Quỳnh Giang - Phó Chủ tịch HĐQT ƒ Ơng Trịnh Xn Tuấn - Ủy viên HĐQT ƒ Bà Đỗ Thị Hoài - Ủy viên HĐQT ƒ Ông Đinh Văn Khải - Ủy viên HĐQT Chủ tịch Hội đồng Quản trị đại diện theo pháp luật Công ty c Ban kiểm soát Là quan trực thuộc ĐHĐCĐ, ĐHĐCĐ bầu BKS có nhiệm vụ kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp pháp quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty sổ sách báo cáo tài chính; báo cáo trước ĐHĐCĐ tính xác, trung thực, hợp pháp việc ghi chép, lưu trữ chứng từ lập sổ kế tốn, báo cáo tài chính, báo cáo khác Cơng ty, tính trung thực hợp pháp quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh Công ty, tính trung thực xác Báo cáo tài chính; kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Ban kiểm sốt công ty gồm thành viên, trưởng Ban kiểm soát thành viên ban bầu Thành viên Ban kiểm soát gồm: ƒ Bà Huỳnh Thị Thúy Nga - Trưởng Ban kiểm sốt ƒ Ơng Vũ Đăng Khoa - Ủy viên ƒ Bà Nguyễn Thị Bích Hồng d - Ủy viên Ban Giám đốc Ban Giám đốc Cơng ty gồm Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc HĐQT bầu Các thành viên HĐQT kiêm nhiệm thành viên Ban điều hành công ty Tổng Giám đốc người điều hành hoạt động hàng ngày công ty người chịu trách nhiệm trực tiếp chủ yếu trước HĐQT, ĐHĐCĐ pháp luật việc thực quyền hạn nghĩa vụ giao Phó Tổng Giám đốc Tổng Giám đốc phân công, ủy nhiệm quản lý điều hành lãnh vực hoạt động Cơng ty Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc phạm vi phân công, ủy nhiệm Các thành viên Ban Giám đốc Cơng ty gồm: ƒ Ơng Nguyễn Khắc Luận - Tổng Giám đốc ƒ Ơng Trịnh Xn Tuấn - Phó Tổng Giám đốc ƒ Ơng Phạm Quỳnh Giang - Phó Tổng Giám đốc e Các phòng quản lý chức * Phịng Tài - Đầu tư Là phận chức trợ giúp Tổng Giám đốc lĩnh vực cụ thể sau: - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực chế độ kế toán; - Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp tốn nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản; phát ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật tài kế tốn; - Phân tích thơng tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị; - Tham mưu cho ban Tổng Giám đốc dự án kế hoạch đầu tư; Các nhiệm vụ khác Cán lãnh đạo phân cơng *Phịng Quản trị - Nhân Là phận chức giúp việc cho Tổng Giám đốc lĩnh vực cụ thể sau: - Công tác tổ chức máy nhân kinh doanh bố trí nhân phù hợp với phận phòng - ban Quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Tổng Giám đốc định việc đề bạt phân công cán lãnh đạo quản lý, tuyển dụng đào tạo nhân - Công tác quản lý lao động, tiền lương tồn Cơng ty; - Cơng tác hành quản trị, phụ trách quản trị tịa nhà Vinexad cung cấp dịch vụ cho văn phòng cho thuê *Phòng Phát triển kinh doanh Là phận chức giúp việc cho Tổng Giám đốc lĩnh vực cụ thể sau: - Tư vấn cho HĐQT Ban Tổng Giám đốc điều hành hoạch định kế hoạch kinh doanh ngắn dài hạn, tư vấn phát triển hoạt động kinh doanh Cơng ty - Thực đề án phát triển thương hiệu Vinexad ngắn hạn dài hạn, tổ chức công tác truyền thơng kiện quảng bá hình ảnh Công ty - Hỗ trợ hoạt động điều hành Ban Tổng Giám đốc lịch trình, kế hoạch công tác tiếp khách … - Tham mưu thực chức pháp lý kinh doanh Công ty: lập sửa Hợp đồng kinh tế, sở hữu trí tuệ, hợp tác quốc tế, liên doanh, đầu tư,… đảm bảo luật pháp hạn chế tranh chấp rủi ro trình thực hợp đồng Hổ trợ trình chuyển giao dịch vụ Trước bắt đầu kiện cơng ty đánh giá lại nguồn lực có người, dự kiến tài bao nhiêu, có nguồn lực bên ngồi hỗ trợ - Thương thảo phát triển mối quan hệ nội công ty Mỗi nhân viên sau ký hợp đồng lao động với công ty hưởng chế độ theo quy định nhà nước Ngồi ra, cơng ty cịn tổ chức buổi họp mặt, vui chơi vào - ngày lễ năm nhằm trì phát triển mối quan hệ nội công ty Công ty thương thảo với cá nhân cho đáp ứng quyền lợi cho hai bên đảm bảo hiệu cơng việc Xây dựng văn hóa cơng ty Mọi thành viên công ty nổ lực, phấn đấu mục tiêu chung: “Đẳng cấp – Tính chuyên nghiệp – Sự Trung thực Chúng phấn đấu Niềm tự hào thương hiệu Vinexad” Là công ty quảng cáo tổ chức hội chợ triển lãm lớn Việt Nam, Công ty xác định sứ mệnh là: - Kết nối Doanh nghiệp Việt Nam với thị trường Quốc tế - Kết nối Doanh nghiệp nước với thị trường Việt Nam - Cung cấp giải pháp Truyền thông – Quảng cáo – Sự kiện Xúc tiến thương mại đa dạng với tiêu chí: Sáng tạo – Đẳng cấp – Hiệu CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Xây dựng công việc cần thực theo tiến trình: a/ Xác định mục tiêu Tổ Chức Sự Kiện - Mục tiêu Tổ Chức Sự Kiện nhà đầu từ, chủ Doanh nghiệp đưa -Mục tiêu phải đo lường phù hợp với chiến lược Doanh nghiệp b/ Xác định nội dung Tổ Chức Sự Kiện - Thông điệp mà khách hàng muốn truyền tải - Đối tượng nhận thông điệp - Khách mời -Thời gian - Địa điểm - Nội dung, trình tự - Ngân sách - Cơ quan báo chí c/ So sánh nội dung với yêu cầu - Phải thỏa mãn yếu tố quyền, tức quyền cho phép tổ chức -Thoả mãn mục tiêu chủ đầu tư chiến lược Doanh nghiệp -Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp event (thu hút số lượng người - Đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải hình ảnh, thơng điệp cho thương hiệu, cảm xúc người tham gia vào event nào…) - Event muốn thu hút gây ấn tượng mạnh với người tham dự cần có yếu tố sáng tạo bất ngờ d/ Lên chương trình -Lên chương trình theo mẫu -Chuyển chương trình cho Giám đốc duyệt - Dự đốn tình xảy để xử lý tốt cố xảy event e/ Chuẩn bị -Thực theo kế hoạch đề - Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu f/ Tổ chức Sự Kiện g/ Lấy ý kiến phản hồi khách hàng Phân tích, lập kế họach yếu tố cần phải có để thực cơng việc:  TÌM HIỂU KHÁCH HÀNG - Đặc điểm cá nhân: - Đặc điểm họp trước đây: - Đặc điểm địa lý KH: - Đặc điểm sách khách hàng cho việc tổ chức hợp, kiện  XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH CỦA SỰ KIỆN - Xác định mục đích kiện Cần xác định mục đích kiện tổ chức để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo để có chuẩn bị phù hợp xác cho kiện - Xác định đối tuợng khách hàng mục tiêu Mức độ thành công kiện đánh giá thông qua số lượng giá trị khách hàng mà kiện thu hút được, kể khách hàng tiềm Một kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức trở thành vô nghĩa xác định sai đối tượng mục tiêu Do phải xác định đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung mang lại hiệu + Sẽ làm để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) khách hàng mà kiện thu hút (kể khách hàng tiềm năng) ? + Khách hàng Doanh nghiệp – chủ đầu tư ? + Những thông điệp mà Chủ Doanh nhiệp muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ? + Sẽ kiểm tra kế hoạch chi tiết hoạt động thu hút đối tượng khách hàng (mà chủ Doanh nhiệp) cần hướng đến - Xác định mục tiêu cần đạt đuợc Là mục tiêu đề mong muốn giúp cho chủ Doanh nghiệp gặt hái sau kiện: + Gia tăng doanh số + Tìm kiếm khách hàng mục tiêu + Mở rộng thị trường + Mở rộng mối quan hệ + Kế hoạch ngân sách để đánh giá hiệu công việc  LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH Chuẩn bị nguồn lực: Trước bắt đầu kiện cần đánh giá lại nguồn lực có có người, dự kiến tài bao nhiêu, có nguồn lực bên ngồi hỗ trợ  LẬP KẾ HOẠCH CHƯƠNG TRÌNH - Làm để xác định đối tượng khách hàng ? - Trước, trong, sau kiện, cơng ty cần làm để phát huy tác dụng khách hàng - Trước, trong, sau kiện, cơng ty cần làm để phát huy tác dụng người tổ chức kiện - Làm để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn kiện thương mại - Làm để tuyển chọn, huấn luyện tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu Và: - Sau kiện: + Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng + Thanh lý hợp đồng cung cấp dịch vụ với nhà cung cấp + Gửi phiếu thăm dò ý kiến khách hàng chương trình vừa qua + Gửi thư cảm ơn đến khách hàng + Họp đánh giá ưu, nhược điểm, thiếu sót chương trình vừa thực đánh giá khả nhà cung cấp để có hướng điều chỉnh  LÊN CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ (thường phần khách hàng cung cấp cơng ty tổ chức xây dựng dựa yêu cầu khách hàng)  LỰA CHỌN VỊ TRÍ ,ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC - Điểm điểm, vị trí phù hợp -Nơi tổ chức họp … : Phòng họp nào? -Nơi tổ chức cho khách ăn sáng, ăn cho khách: tiệc ngồi trời, buffet…? -Phịng nghỉ ? -Các điểm tham quan  QUẢN LÝ DIỄN BIẾN SỰ KIỆN Quản lý hoạt động bên họp: -Chịu trách nhiệm quản lý đồn q trình đưa đón khách -Tổ chức đặt phòng, đặt tiệc bữa ăn cho khách -Quản lý khách trình diễn tiệc bữa ăn -Các hoạt động tham quan đoàn -Giám sát việc tổ chức, chuẩn bị trang thiết bị -Sắp xếp ổn định vị trí chỗ ngồi cho khách -Theo dõi xử lý cố kỹ thuật trình diễn biến kiện ( máy chiếu, hệ thống ánh sáng, loa, mic ) -Cung cấp tài liệu cần thiết kiện -Quan sát, đảm bảo kiện diễn theo kế hoạch  ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH - Làm phiếu hỏi ý kiến hài lòng khách hàng - Đánh giá xem làm tốt mặt mặt cịn hạn chế, thiếu sót - Rút học kinh nghiệm cho lần tổ chức sau - So sánh khoản chi phí thực tế so với kế hoạch dự kiến => Lợi nhuận thực tế thu Tập trung nguồn lực tổ chức thực a/ Tập trung nguồn lực  Thiết lập sơ thời gian, thời lượng chương trình Phải dự trù trước thời lượng chương trình diễn thời gian bao lâu, từ tổng hợp thời gian tất chương trình để thiết lập sơ thời gian tổng thể kiện diễn ngày Nhưng nên ý công thêm thời gian gỉai lao chương trình việc xảy ngịai kế họach đặt  Thiết lập nhóm làm việc Dựa kế họach thiết lâp mà có họach định phân chia, thiết lập nhân vào nhóm phù hợp, với công việc phân công thời gian hịan thành cơng việc thích hợp Ví dụ: chịu trách nhiệm đặt hàng hối thúc nhà cung cấp, hay chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng trang trí, tiến hành dàn dựng trang trí địa điểm tổ chức kiện, tổng đợt chương trình…  Địa điểm: - Chọn địa điểm - Tham quan, khảo sát địa điểm - Xem xét sức chứa dựa ước tính số lượng người tham gia - Ký hợp đồng địa điểm - Xác nhận thông tin chi tiết - Theo dõi hoàn tất việc lựa chọn địa điểm  Các yêu cầu chuẩn bị nhân sự: - MC: Người dẫn chương trình - PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời - Tiếp tân bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời - Người quay phim, chụp hình - Người chuẩn bị trình chiếu trước, sau buổi kiện - Người xử lý tình phát sinh  Thuyết trình: - Chọn chủ đề phù hợp cho kiện - Xác định người thuyết trình - Phác thảo thuyết trình - Trang phục cho người thuyết trình  Báo chí, quan truyền thơng: - Mời đại diện báo chí, phóng viên báo chí - Đại diện đài truyền hình, phóng viên đài truyền hình - Khách mời đặc biệt: ca sĩ, diễn viên…  Các yêu cầu chuẩn bị sở vật chất, tài liệu: Bảng kế hoạch thời gian chương trình Nội dung diễn văn (Thuyết trình) Brochure cho khách tham dự Thư mời, thư cám ơn + Các đơn vị bảo trợ + Báo chí + Đài truyền hình + Đại biểu + Khách tham dự  Thơng cáo báo chí, quảng cáo để đăng báo, website tài trợ  Trang phục: - Trang phục cho MC - Trang phục cho PG - Bangron cho PG  Hệ thống âm thanh: - Máy chiếu - Nhạc chờ - Micro: Có dây, khơng dây, dự phịng - Loa, ampli  Ánh sáng: Khảo sát địa điểm, hình ảnh trình chiếu trước, sau buổi kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa  Trang trí: - Hoa trang trí địa điểm - Hoa cài áo cho khách mời - Thẻ đeo ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời - Lẵng hoa chúc mừng trang trí - Backdrop - Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự - Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm - Bàn tiếp tân - Sắp xếp sơ đồ bàn ghế hội trường (Nếu có)  Quà tặng: - Quà đơn vị tài trợ - Quà cho đại biểu - Quà cho khách mời danh sách - Quà cho khách vãng lai  Loại quà tặng: - Sản phẩm - Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi) - Hiện kim - Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen  Teabreak: - Chọn cách phục vụ: Tập trung bàn - Nước uống: - Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu tiệc nơi khác phải có hướng dẫn đường)  Quay phim, chụp hình: - Chuẩn bị máy chụp hình - Chuẩn bị máy quay phim  Các u cầu chuẩn bị dự phịng: - Giao thơng, cơng chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe) - Cấp cứu - Cứu hỏa - Cơng an - Dân phịng - Công ty bảo vệ - Ủy ban  Báo cáo kết kiện: - Số lượng khách tham dự - Các đơn vị truyền thơng - Lượng hóa phản hồi từ bên tham gia - Đánh giá mức độ thành công kiện - Tác động doanh số sau kiện ( cụ thể lượng hóa ) - Ngày phát sóng, ngày báo - Các chuyên mục khách hàng quan tâm b/ Tổ chức thực - Thực kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc người thực cơng việc đặt ngồi theo kế hoạch có giám sát trưởng phận + Đây giai đoạn quan trọng , cho thấy chun nghiệp cơng ty event, lên danh sách công việc phân công cách rõ ràng đưa tình xấu xảy để giải tình kịp thời chương trình diễn xng sẻ + Trước diễn chương trình , bảo đảm thứ tình trạng chuẩn bị cách tốt tốt nên chạy thử chương trình để đảm bảo khơng có vấn đề phát sinh q trình chạy thật - Tổ chức event theo dõi event: trưởng phận điều phối nhân lực theo cơng việc phân cơng Những lúc có phát sinh dự kiến, người tập hợp lại đề giải chỗ + Những nhân viên phụ trách chương trình phải ln túc trực nơi diễn chương trình để theo dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân + Đối với dàn dựng sân khấu phải làm trước ngày phải kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu khơng đủ điều kiện gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân trình chạy chương trình + Bộ phận hậu cần phận kỹ thuật phải chuẩn bị sơ cua vật dụng cho chương trình ví dụ như: tiệc buffet dành cho 20 người nên chuẩn bị cho khoảng 25 người tránh trạng có dẫn người thân theo, hay thiếu quà cho khách… điều nên tránh chương trình event lỗi hình chiếu sáng cúp điện hay máy tính bị virus nên chuẩn bị thêm máy…Nói chung chạy chương trình nhiều tình khơng lường trước xảy nên ta chuẩn bị chi tiết hạn chế phần rủi ro + Lúc diễn chương trình , tay cầm checklist, theo sát tiến độ cơng việc chương trình, kiểm tra xem tình xấu xảy có nằm dự tính hay khơng phải bình tĩnh để giải vấn đề + Các trưởng nhóm phụ trách phận q trình chạy chương trình ln phải báo cáo tình hình cách liên tục cho người quản lý chương trình, để phận ... CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ SẢN XUẤT TRONG VIỆC TỔ CHỨC SỰ KIỆN Xây dựng công việc cần thực theo tiến trình: a/ Xác định mục tiêu Tổ Chức Sự Kiện - Mục tiêu Tổ Chức Sự Kiện nhà đầu từ, chủ Doanh nghiệp đưa... Tổng cơng ty chi nhánh có chức tổ chức hội chợ Tuỳ thuộc vào hội chợ mà chi nhánh tự đứng tổ chức phạm vi hoạt động phải có hỗ trợ công ty Các hội chợ triển lãm cơng ty tổ chức có hỗ trợ từ phía... hạn dài hạn, tổ chức công tác truyền thơng kiện quảng bá hình ảnh Công ty - Hỗ trợ hoạt động điều hành Ban Tổng Giám đốc lịch trình, kế hoạch công tác tiếp khách … - Tham mưu thực chức pháp lý