ỦY BAN NHÂN DÂN UBND TỈNH ĐỒNG THÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ CÔNG THƯƠNG Độc lập Tự do Hạnh phúc Số 524 /KH SCT Đồng Tháp, ngày 15 tháng 03 năm 2022 KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm[.]
UBND TỈNH ĐỒNG THÁP SỞ CƠNG THƯƠNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 524 /KH-SCT Đồng Tháp, ngày 15 tháng 03 năm 2022 Độc lập - Tự - Hạnh phúc KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 Căn Quyết định số 28/QĐ-UBND ngày 08/12/2020 Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Tháp Sở Công Thương xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan năm 2022, sau: I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích - Tiếp tục thực tốt công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) Sở nề nếp, khoa học; tổ chức, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử để bảo quản phát huy giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Nâng cao trách nhiệm Lãnh đạo công chức, viên chức quan, đơn vị việc thực công tác VTLT Kịp thời triển khai thực nhiệm vụ công tác VTLT đảm quy định góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước công tác VTLT Yêu cầu - Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác VTLT -Trưởng phịng, đơn vị thuộc Sở tập trung quán triệt, đạo, đôn đốc việc lập hồ sơ công việc công chức, viên chức năm 2022 - Các phịng chun mơn đơn đốc cơng chức lập hồ sơ công việc cá nhân dự thảo danh mục hồ sơ cơng việc phịng, đơn vị năm 2022, báo cáo gửi Văn phòng Sở, trước ngày 31/03/2022 -Văn phòng Sở tiếp tục tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra việc thực hoạt động chỉnh lý tài liệu theo quy định pháp luật phòng, ban, đơn vị trực thuộc Thực việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật hành Tham mưu thực mua sắm bìa hồ sơ, cặp hộp, giá sắt…phục vụ cơng tác lưu trữ quan II NỘI DUNG THỰC HIỆN Công tác tuyên truyền Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến văn hướng dẫn, quy định pháp luật công tác VTLT đến công chức, viên chức nắm, thực quy định Công tác xây dựng, ban hành văn Căn văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn quan cấp trên, Sở rà soát văn ban hành cơng tác VTLT khơng cịn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với quy định pháp luật tình hình thực tế quan, cụ thể như: ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu; danh mục thành phần tài liệu nộp lưu; … Công tác tổ chức, bồi dưỡng, tập huấn - Bố trí cơng chức làm cơng tác VTLT theo quy định pháp luật - Cử công chức, viên chức tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác VTLT theo thông báo chiêu sinh Sở Nội vụ - Thực chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức trực tiếp làm lưu trữ theo quy định Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ a) Hoạt động văn thư - Thực quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn thể thức, thẩm quyền kỹ thuật trình bày văn theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ - Thực quản lý văn - đến theo quy định (ứng dụng công nghệ thông tin, mở loại sổ đăng ký theo quy định) - Quản lý tài liệu mật theo quy định cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước - Quản lý, sử dụng dấu an toàn, chặt chẽ quy định theo chế độ mật - Tiếp tục ứng dụng phần mềm quản lý văn (iDesk) để thực quy trình xử lý văn bản, mở sổ quản lý văn - đến, lập hồ sơ công việc phát hành văn điện tử môi trường mạng liên thông với Bộ; đơn vị tỉnh; Sở, Ban, Ngành, UBND tỉnh, huyện, thành phố đơn vị có liên quan b) Hoạt động lưu trữ - Tăng cường đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, tạo lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, đồng thời đưa giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc - Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức - Thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu chỉnh lý nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định - Trang bị thiết bị, dụng cụ bảo quản hồ sơ tài liệu kho lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định 3 Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ Tiếp tục triển khai, sử dụng có hiệu phần mềm quản lý văn (iDesk), chữ ký số vào công tác quản lý văn đến, lập hồ sơ Việc thực quản lý văn đến, quản lý hồ sơ môi trường mạng, xây dựng sở liệu để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Công tác kiểm tra - Kiểm tra công tác VTLT tài liệu lưu trữ đơn vị thuộc Sở - Rà sốt, lập danh mục hồ sơ giải cơng việc văn giấy văn điện tử công chức, viên chức - Kiểm tra kho trang thiết bị đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ Kinh phí cho hoạt động cơng tác văn thư, lưu trữ Kinh phí cho hoạt động cơng tác VTLT sử dụng nguồn kinh phí thường xuyên, gồm: cải tạo nâng cấp kho (nếu có); mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; chỉnh lý tài liệu tồn đọng nộp lưu trữ lịch sử III NHIỆM VỤ CỤ THỂ (Phụ lục đính kèm) IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Giao Văn phòng Sở theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra đơn vị thực nhiệm vụ giao; định kỳ tổng hợp, báo cáo Sở Nội vụ theo quy định Trưởng phòng, đơn vị thuộc Sở triển khai thực Kế hoạch này, đặc biệt công tác soạn thảo văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trung tâm Khuyến công Tư vấn phát triển công nghiệp thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu công tác VTLT đảm bảo thời gian quy định, đồng thời gửi báo cáo năm Văn phòng Sở tổng hợp (gửi kèm file báo cáo địa chỉ: ntyenvan@gmail.com) Trên Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 Sở Công Thương Trong q trình thực có khó khăn, vướng mắc kịp thời phản ánh Văn phòng Sở để hướng dẫn thực hiện./ Nơi nhận: - Sở Nội vụ; - Lãnh đạo Sở; - Các phòng, đơn vị thuộc Sở; - Lưu: VT, VP(Vân) KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn Luận BẢN PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2022 (Kèm theo Kế hoạch số: 524 /KH-SCT ngày 15 tháng năm 2022 Sở Công Thương) Số TT I Nội dung công việc Đơn vị thực thiện Phối hợp Thời gian hoàn thành Văn phòng Sở Các phòng, đơn vị thuộc Sở Quý I/2022 Các phòng, đơn vị thuộc Sở Văn phòng Sở Quý I/2022 NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN Xây dựng kế hoạch công tác VTLT năm 2022 Lập danh mục Hồ sơ công việc năm 2022 Cử công chức, viên chức tham gia tập huấn, bồi dưỡng công tác VTLT theo yêu cầu Văn phòng Sở TTKC&TVPTCN Năm 2022 Chỉnh lý tài liệu năm 2018 Văn phòng Sở Các phòng, đơn vị thuộc Sở Năm 2022 Tổ chức thực tốt quản lý văn đi, văn đến theo quy định; văn bản, tài liệu thức trao đổi quan thực môi trường mạng sử dụng chữ ký số bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin; tất công chức, viên chức thực đầy đủ việc xử lý văn phần mềm Quản lý văn điều hành iDesk; tổ chức lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định Các phòng, đơn vị thuộc Sở Văn phòng Sở Năm 2022 Thực giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định (nếu có) Các Phịng, đơn vị thuộc Sở Văn phịng Sở Năm 2022 Bố trí phịng, kho lưu trữ; phân công công chức, viên chức làm công tác VTLT Văn phòng Sở, TTKC&TVPTCN Các phòng thuộc Sở Năm 2022 Tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ (nếu Văn phòng Sở Các phòng, đơn vị Quý II, Số TT Nội dung cơng việc Đơn vị thực thiện có) Phối hợp thuộc Sở Thời gian hoàn thành III/2022 Đánh giá, xếp loại kết thực VTLT tiêu chí đánh giá số cải cách hành (nếu có) Văn phịng Sở 10 Báo cáo thống kê cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2022 Văn phịng Sở TTKC&TVPTCN Quý IV/2022 II NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM Lập hồ sơ, tài liệu theo quy định (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) Các phòng, đơn vị thuộc Sở Văn phòng Sở Năm 2022 Thực nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo quy định (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) Văn phòng Sở Các phòng, đơn vị thuộc Sở Năm 2022 Bố trí kho lưu trữ, xử lý tài liệu tồn đọng Văn phòng Sở Các phòng, đơn vị thuộc Sở Năm 2022 TTKC&TVPTCN Quý III/2022 ...2 cấp trên, Sở rà soát văn ban hành cơng tác VTLT khơng cịn phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với quy định pháp luật tình hình thực tế quan, cụ thể như: ban hành Quy chế công tác văn... định Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ a) Hoạt động văn thư - Thực quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn thể thức, thẩm quyền kỹ thuật trình bày văn theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP... đến, lập hồ sơ công việc phát hành văn điện tử môi trường mạng liên thông với Bộ; đơn vị tỉnh; Sở, Ban, Ngành, UBND tỉnh, huyện, thành phố đơn vị có liên quan b) Hoạt động lưu trữ - Tăng cường đạo