Phòng Kiểm soát TTHC Nội chính UBND tỉnh Thanh Hóa ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA Số /UBND KSTTHCNC V/v chấn chỉnh công tác quản lý, bảo quản, lưu trữ, tra cứu, khai thác hồ sơ địa chính phục vụ công[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HĨA CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 7430 /UBND-KSTTHCNC V/v chấn chỉnh công tác quản lý, bảo quản, lưu trữ, tra cứu, khai thác hồ sơ địa phục vụ cơng tác quản lý Nhà nước địa bàn tỉnh Thanh Hóa, ngày 27 tháng năm 2022 Độc lập - Tự - Hạnh phúc Kính gửi: - Sở Tài nguyên Môi trường; - UBND huyện, thị xã, thành phố Thời gian qua, nhìn chung cơng tác quản lý, bảo quản, lưu trữ hồ sơ địa thực tương đối đồng cấp địa bàn tỉnh, phục vụ công tác tham mưu, đạo, điều hành quan, tổ chức, góp phần quan trọng cơng tác quản lý Nhà nước đất đai địa bàn tỉnh Tuy nhiên, việc quản lý, bảo quản, lưu trữ hồ sơ địa cấp cịn tồn tại, hạn chế, như: Một số UBND huyện, thị xã, thành phố (sau gọi tắt UBND cấp huyện), UBND xã, phường, thị trấn (sau gọi tắt UBND cấp xã) chưa thật quan tâm đến công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, đặc biệt hồ sơ địa qua thời kỳ lưu trữ cấp xã, cấp huyện; công tác chỉnh lý tài liệu cịn nhiều hạn chế, gây khó khăn cho việc tra cứu thông tin, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác tham mưu, đạo, điều hành; chưa liệt việc đạo công chức, viên chức, chấp hành nghiêm quy định lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đáp ứng yêu cầu, phần lớn địa phương chưa bố trí kho lưu trữ riêng, chưa đảm bảo diện tích trang thiết bị cần thiết để lưu trữ, bảo quản hồ sơ địa theo quy định; tình trạng thất lạc hồ sơ, hồ sơ bị hư hỏng số quan dẫn đến việc không cung cấp hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản lý Nhà nước đất đai, đăng ký biến động đất đai, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân; cụ thể, Văn số 05/KN-VKS-DS ngày 18/4/2022 Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh 03 trường hợp1 yêu cầu cung cấp hồ sơ liên quan đến việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất vào năm 2019 trở trước, kết nhận văn trả lời hồ sơ liên quan khơng cịn hồ sơ lưu trữ Uỷ ban nhân dân, vậy, Tại huyện: Thiệu Hố, Hoằng Hố Ngọc Lặc Tồ án khơng có đủ chứng để xem xét việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, dẫn đến vụ án không giải quyết, ảnh hưởng đến quyền lợi đương sự, gây việc khiếu kiện kéo dài, khó khăn cho quan áp dụng pháp luật việc xác định, đánh giá nguồn chứng Theo quy định điểm 6.1 khoản Điều Quyết định số 2829/QĐUBND ngày 16/7/2019 UBND tỉnh Chủ tịch UBND cấp huyện rà sốt, tổng hợp để bàn giao hồ sơ, tài liệu thông tin liệu có liên quan Văn phịng Đăng ký quyền sử dụng đất Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hoá Tuy nhiên, theo báo cáo Sở Tài ngun Mơi trường có 08 huyện2 bàn giao ký biên bàn giao hồ sơ, tài liệu địa Văn phịng Đăng ký đất đai; 18 huyện3 bàn giao hồ sơ, tài liệu chưa thực kiểm đếm ký biên bàn giao hồ sơ, tài liệu địa Văn phòng Đăng ký đất đai; riêng thành phố Sầm Sơn chưa bàn giao hồ sơ địa Văn phịng đăng ký đất đai Việc chậm bàn giao hồ sơ, tài liệu bàn giao chưa đầy đủ hồ sơ, tài liệu ảnh hưởng đến việc kê khai, đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho công dân, ảnh hưởng đến công tác quản lý, cung cấp thơng tin hồ sơ địa Khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, sớm đưa công tác lưu trữ hồ sơ địa vào nếp, đồng thời thống việc quản lý hồ sơ địa theo quy định pháp luật, tạo điều kiện cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin địa chính, phục vụ quản lý Nhà nước đất đai phục vụ quan Tố tụng, Thi hành án, góp phần xây dựng hành đại, hiệu lực, hiệu quả, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu: Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố, thực tốt số nội dung sau: a) Tăng cường công tác tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm quan, cán bộ, công chức, viên chức vai trò, trách nhiệm việc quản lý, đạo tổ chức thực công tác lưu trữ, đặc biệt lưu trữ hồ sơ địa chính; phổ biến, nâng cao ý thức tầm quan trọng, giá trị tài liệu lưu trữ, thực nghiêm Luật lưu trữ năm 2011; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025"; Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 Bộ Tài nguyên Môi trường; Thông tư số 03/2022/TT2 Gồm: Hà Trung, Lang Chánh, Quan Hoá, Quan Sơn, Quảng Xương, Thạch Thành, Thọ Xuân, Triệu Sơn Gồm: Bá Thước, Cẩm Thuỷ, Đơng Sơn, Hậu Lộc, Hoằng Hố, Mường Lát, Nga Sơn, Ngọc Lặc, Như Thanh, Như Xn, Nơng Cống, Thiệu Hố, Thường Xuân, Vĩnh Lộc, Yên Định, thị xã Bỉm Sơn, thị xã Nghi Sơn thành phố Thanh Hoá BTNMT ngày 28/02/2022 Bộ Tài nguyên Môi trường; Chỉ thị số 02/CTUBND ngày 07/01/2022 Chủ tịch UBND tỉnh việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh b) Tăng cường quản lý nhà nước công tác lưu trữ; thường xuyên tra, kiểm tra việc thực quy định hành công tác lưu trữ quan, kịp thời hướng dẫn, phối hợp xử lý vướng mắc, nhắc nhở, chấn chỉnh tồn tại, hạn chế Xử lý nghiêm trường hợp tổ chức, cá nhân vi phạm công tác lưu trữ, để thất lạc, hồ sơ c) Đảm bảo đủ diện tích phịng làm việc, kho lưu trữ cho Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định, đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, văn có liên quan đạo UNND tỉnh Quyết định số 2829/QĐ-UBND ngày 16/7/2019 d) Chủ trì, đạo phịng chun mơn, nghiệp vụ phối hợp với Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hố, Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai, thống kê, hồ sơ, tài liệu bàn giao Văn phịng Đăng ký đất đai Thanh Hố để quản lý theo điểm b khoản Điều 29 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 Bộ Tài nguyên Môi trường quy định hồ sơ địa chính, đó: thống kê cụ thể hồ sơ, tài liệu cần bàn giao, thống kê hồ sơ, tài liệu bị thất lạc, hư hỏng; đạo làm rõ trách nhiệm cá nhân, tập thể việc quản lý, sử dụng hồ sơ để bị thất lạc, hồ sơ; đề xuất phương án xử lý, khắc phục, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Tài nguyên Môi trường) trước ngày 01/10/2022 Giao Chủ tịch UBND huyện: Thiệu Hố, Hoằng Hố Ngọc Lặc: Ngồi thực công việc nêu trên, yêu cầu làm rõ trách nhiệm tập thể, cá nhân, phương án xử lý, khắc phục hồ sơ để thất lạc, hồ sơ, dẫn đến khơng có hồ sơ, tài liệu để cung cấp cho Tồ án tỉnh Thanh Hố Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Văn số 05/KN-VKS-DS ngày 18/4/2022; thực báo cáo UBND tỉnh kết trước ngày 15/7/2022 Giao Sở Tài ngun Mơi trường: a) Chỉ đạo Văn phịng Đăng ký đất đai nghiên cứu nội dung Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020-2025" Chỉ thị số 02/CT-UBND ngày 07/01/2022 Chủ tịch UBND tỉnh việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thanh Hoá quy định pháp luật hành để tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh việc số hố hồ sơ địa địa bàn tồn tỉnh b) Theo dõi tình hình nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu từ phòng, ban trực thuộc UBND cấp huyện sang Văn phòng Đăng ký đất đai; đạo Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hoá, phối hợp với UBND huyện, thị xã, thành phố tiếp nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu địa từ UBND cấp huyện, thực cung cấp thông tin liệu đất đai cho quan, tổ chức, cá nhân theo quy định; tham mưu việc bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết đảm bảo an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Văn phòng Đăng ký đất đai; thường xuyên tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ địa Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai Tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh đạo xử lý nghiêm trường hợp tổ chức, cá nhân vi phạm công tác lưu trữ, để thất lạc, hồ sơ Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc Sở Tài nguyên Môi trường, Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố nghiêm túc triển khai, thực hiện./ Nơi nhận: - Như trên; - Chủ tịch UBND tỉnh (để b/c); - Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh (để p/h); - Văn phòng UBND tỉnh; - Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hố; - Lưu: VT, NN, KSTTHCNC KT CHỦ TỊCH PHĨ CHỦ TỊCH Lê Đức Giang ... hiện./ Nơi nhận: - Như trên; - Chủ tịch UBND tỉnh (để b/c); - Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh (để p/h); - Văn phòng UBND tỉnh; - Văn phòng Đăng ký đất đai Thanh Hoá; - Lưu: VT, NN, KSTTHCNC KT CHỦ TỊCH... cho Tồ án tỉnh Thanh Hố Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Văn số 05/KN-VKS-DS ngày 18/4/2022; thực báo cáo UBND tỉnh kết trước ngày 15/7/2022 Giao Sở Tài nguyên Môi trường: a) Chỉ đạo Văn phòng Đăng... cứu nội dung Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 202 0-2 025" Chỉ thị số 02/CT -UBND ngày 07/01/2022 Chủ tịch UBND tỉnh