Tổ chức họp trang trọng theo nghi thức Cuộc họp trang trọng theo nghi thức thường là: - Các họp trang trọng có quy mơ lớn, có người tổ chức tham dự - Các họp có tính chất quan trọng thành viên có ý kiến khác - Tập thể cần đưa định có tính chất pháp lý mà tất thành viên phải ràng buộc tuân theo Tổ chức họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn: - Giai đoạn chuẩn bị - Giai đoạn tiến hành - Giai đoạn kết thúc Giai đoạn chuẩn bị Trách nhiệm lãnh đạo - Xác định mục tiêu họp (Trả lời câu hỏi Tại sao?) Mục tiêu họp xác định dựa nguyên tắc sau: - Hội họp thảo luận vấn đề gi? - Những yếu tố giúp hội họp thành cơng - Những khó khăn xảy ra? - Có thể có phương án giải nào? - Nếu gặp khó khăn cần giải phần vấn đề? - Xác định nội dung cần phải giải quyết: Những vấn đề cần giải bao gồm nội dung gì? - Xác định thành phần tham dự: Các thành phần tham gia họp bao gồm đoàn chủ tịch đoàn thư ký - Xác định ngày, tháng, thời gian tiến hành họp - Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ, độ dài thời gian họp Thông thường, họp trang trọng theo nghi thức ấn định trước vài tháng năm nhằm đảm bảo họp tổ chức trung tâm thương mại phịng họp khách sạn theo lịch trình - Xác định địa điểm họp Ngoài cần phải xem xét vấn đề cần phải giải khác : chương trình nghị sự, người ghi biên bản, kiểm tra phòng họp trang thiết bị… Trách nhiệm thư ký ban tổ chức Hiểu rõ mục đích, nội dung, chủ đề hội họp từ tham mưu cho lãnh đạo thành phần tham dự hội họp Tham mưu giúp lãnh đạo lựa chọn thời gian tiến hành họp Sau lựa chọn ngày, thư kí phải rà sốt lại xem có trùng với họp khác vào ngày nghỉ hay không Ghi thời điểm tổ chức họp vào lịch công tác Xây dựng chương trình cụ thể cho nội dung họp Phân công người, phận chịu trách nhiệm trực tiếp phần việc (trang trí phịng họp, chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị phục vụ máy ghi âm, điện thoại… Chuẩn bị văn kiện, tài liệu Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng hồ sơ giao dịch, tường trình, hợp đồng, công văn, giấy mời, danh sách tài liệu khác liên quan đến họp Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho lãnh đạo họp (báo cáo, đề án, thuyết trình…) Soạn thảo lịch trình cho kế hoạch: Lịch trình kế hoạch công cụ giúp hoạch định phối hợp họp Nó danh sách kiểm tra điều phải làm Soạn thảo chương trình nghị Chương trình nghị trình tự vấn đề đem trình bày, thảo luận, bàn bạc họp Thơng thường chương trình nghị cơng ty kinh doanh theo thứ tự sau đây: Thông báo giới thiệu thành viên quan khách Đọc phê chuẩn biên họp trước Các báo cáo tường trình Thảo luận tình hình kinh doanh qua Thảo luận tình hình kinh doanh tới Kết thúc hỗn lại Có thể gửi lịch trình nghị thức thư phân phối lịch trình nghị tài liệu khác bắt đầu họp Đặt phòng họp Tùy thuộc vào tính chất quy mơ mà họp tổ chức doanh nghiệp thuê Đối với họp tổ chức doanh nghiệp: Phối hợp với phịng hành để chuẩn bị địa điểm cho họp Đối với họp tổ chức địa điểm thuê ngoài: Nên đặt phịng trước khoảng 01 tháng để đảm bảo khơng xảy tình trạng hết phịng Mặt khác, điều giúp cho họp có chuẩn bị kỹ lưỡng chu đáo từ ban tổ chức Sau chọn phịng phải gửi thư xác nhận để tránh có trục trặc khơng đáng có xảy Sắp xếp dịch vụ ăn uống Nếu họp tổ chức nhà hàng, khách sạn trung tâm thương mại, phải đặt chuẩn bị trước thứ sau đây: Chỗ ăn Loại dịch vụ Thời gian phục vụ Thực đơn Sắp xếp bàn ghế Màu sắc trang trí (nếu cầu) (10) Thông báo thư mời mời/thông báo cho thành viên tham dự Thư mời mời phải đảm bảo thông tin: Ai triệu tập họp, mục đích để làm gì, tổ chức nào, tổ chức đâu Thư mời phải gửi kèm chương trình nghị sự, sơ đồ nơi diễn họp tài liệu có liên quan để người tham dự chuẩn bị trước cho tham luận Vài ngày trước họp diễn ra, cần gửi thư gọi điện thoại cho khách mời để xác nhận kiểm tra lại việc tham dự họp (11) Sắp xếp phân phối tài liệu Sắp xếp tài liệu cần thiết cách đóng ghim hay ghim tờ rơi theo thứ tự chương trình Tất tài liệu đựng bìa hồ sơ cặp hồ sơ bao gồm: - Phiếu đề tên người tham dự họp - Giấy, bút - Chương trình nghị - Các tường trình, báo cáo đặc biệt - Danh sách thành viên tham dự - Phiếu ăn - Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn - Máy chiếu, chiếu - Thiết bị âm - Bảng viết - Thiết bị dịch Giai đoạn tiến hành Đón tiếp đại biểu Phân phát văn kiện, tài liệu Quyết định chủ tịch đoàn thư kí đồn Khai mạc họp Tiến hành nghi thức nhà nước (nếu cần) Giới thiệu chủ đề họp Giới thiệu thành phần Diễn văn ngắn chủ tọa Trình bày báo cáo tham luận Tiến hành thảo luận vấn đề cần giải Việc phát biểu tham luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút (5) Ghi biên Có nhiều phương pháp ghi biên như: ghi bình thường, ghi tốc ký, ghi máy ghi âm Thông thường thư kí cần ghi nguyên văn vấn đề như: đề nghị hay kiến nghị, điều khoản bổ sung, định ủy ban giải pháp (6) Kết luận hội họp Thông qua nghị Diễn văn tổng kết chủ tọa Bế mạc Giai đoạn sau họp - Hoàn thiện văn - Đối với công ty Việt Nam biên thường ghi chỗ - Đối với công ty nước biên biên soạn lại có thư kí ghi tốc ký, ghi máy ghi âm ghi chép chưa đầy đủ - Sau thư kí biên soạn lại biên thủ trưởng trực tiếp duyệt lại biên - Thư kí phải đánh máy lại biên tờ giấy trắng, không in sẵn tiêu đề - Gửi biên cho thành viên tham dự giữ lại để lưu - Tặng quà, chiêu đãi tiễn khách - Thanh tốn chi phí - Tổ chức thực nghị - Rút kinh nghiệm Thư viện Đề thi - Trắc nghiệm - Tài liệu học tập miễn phí Trang chủ: https://vndoc.com/ | Email hỗ trợ: hotro@vndoc.com | Hotline: 024 2242 6188 ... - Tặng quà, chiêu đãi tiễn khách - Thanh to? ?n chi phí - Tổ chức thực nghị - Rút kinh nghi? ??m Thư viện Đề thi - Trắc nghi? ??m - Tài liệu học tập miễn phí Trang chủ: https://vndoc.com/ | Email hỗ... bắt đầu họp Đặt phịng họp Tùy thuộc vào tính chất quy mơ mà họp tổ chức doanh nghi? ??p thuê Đối với họp tổ chức doanh nghi? ??p: Phối hợp với phòng hành để chuẩn bị địa điểm cho họp Đối với họp tổ chức... cho nội dung họp Phân công người, phận chịu trách nhiệm trực tiếp phần việc (trang trí phòng họp, chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị phục vụ máy ghi âm, điện thoại… Chuẩn bị văn kiện, tài liệu