ADMINISTRACION BASICA DE NEGOCIOS

CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS INTRODUCCIĨN Cuando se realizan auditorías operativas es de vital importancia que el profesional encargado de realizarla cuente un amplio conocimiento del funcionamiento gerencial y administrativo básico de las distintas áreas que conforman las empresas Como sabemos, el tamaño y complejidad de ellas depende de diversos factores como por ejemplo: el rubro del negocio, el capital disponible, el volumen de las operaciones, el estilo de gerencia, etc., pero mediante el presente texto realizamos un intento por brindar desde el punto de vista más práctico posible los elementos principales de las áreas fundamentales de toda empresa, para que así el Auditor Operativo cuente conocimientos fundamentales adecuados para posteriormente aplicar los métodos, técnicas y procedimientos de auditoría operativa más adecuados según el tipo de empresa donde efectuará su labor CONTENIDO: I II III IV V VI VII VIII IX X Ventas Compras Logística Marketing Sistemas Recursos Humanos Costos Finanzas y Contabilidad Las Gerencias La Auditoría Operativa I VENTAS Administración de ventas La administración de ventas son todas las actividades, procesos, (decisiones, supervisión, control, evaluación, auditoria, etc.), que abarca la función de la administración de ventas de una organización o empresa El proceso de la administración de ventas Es la base para perseguir el desarrollo La buena administración de la fuerza de ventas de una compía incluye tres series interrelacionadas de decisiones o procesos Formulación de un programa de ventas: el programa de ventas debe tomar en cuenta los factores del entorno que enfrenta la empresa Los ejecutivos de ventas organizan y planean las actividades generales de las ventas personales y las suman a los demás elementos de la estrategia de marketing de la empresa Aplicación del programa de ventas La fase de la aplicación implica seleccionar al personal de ventas adecuado, así como disar e implantar las políticas y los procedimientos que dirigirán sus esfuerzos hacia los objetivos deseados Evaluación y Control del programa de ventas La fase de evaluación implica elaborar métodos para observar y evaluar, (supervisar), el desempeño de la fuerza de ventas Cuando el desempeño no es satisfactorio, la evaluación permite hacer ajustes al programa de ventas o a su aplicación Hay que recordar que las ventas, "es un arte", y la administración de las ventas, es "visualizar el arte antes que va a ser realizado", por lo que se debe de tener "márgenes de maniobra" y/o "espacios para ajustes", para lograr cumplir todos los objetivos La administración de ventas facilita los procesos de seguimiento y cierre de las oportunidades de negocio Además permite mantener al día tanto a los vendedores como a los clientes La administración de ventas es un concepto que es manejado por la mayoría de las aplicaciones informáticas CRM (Chain Resource Management), por ejemplo VCC, Open ERP, OpenBravo, etc las cuales agrupan estadísticas y procesos de venta que permiten evaluar al equipo de ventas y al grupo en su conjunto La administración de ventas también deben de generar reportes e indicadores que facilitan la medición del desempo bajo estándares claros y concretos, para todos los miembros del equipo de ventas El embudo de ventas permite evaluar la eficiencia del proceso de ventas y analizar qué paso puede estar generando cuellos de botella en el flujo de trabajo ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE VENTAS ¿QUÉ ES UN GERENTE DE VENTAS? Un vicepresidente de Mead Johnson & Company describe al gerente de ventas de la siguiente manera; un gerente de ventas es muchas cosas CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS para muchas personas! Es un maestro, un capacitador y un entrenador Es un reclutador, un empleador y un consejero Es un líder de su grupo y un seguidor y realizador de las políticas, planes y programas de la compía, es un tomador de decisiones, un compañero de equipo, un árbitro y un juez, es un consejero, un supervisor y un amigo, desarrollador y soporte de su personal pero en ocasiones también debe ser un ejecutador Los gerentes de ventas planeen, dirijan y controlen las actividades del personal de ventas de una organización Al llevar a cabo estas responsabilidades, los gerentes de ventas 1) preparan planes y presupuestos de ventas; 2) establecen las metas y objetivos de la fuerza de ventas; 3) calculan la demanda y pronostican las ventas; 4) determinan el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas de la organización; 5) reclutan, seleccionan y capacitan a los vendedores; 6) designan los territorios de ventas, establecen cuotas de ventas y definen estándares de desempeño; 7) compensan, motivan y guían a la fuerza de ventas ; 8) conducen el análisis del volumen de ventas, su costo y utilidades; 9) evalúan el desempeño de la fuerza de ventas; y 10) monitorean la conducta ética y social de la fuerza de ventas QUE SE NECESITA PARA SER GERENTE DE VENTAS Deben ser administradores de personas físicas, buenos tomadores de decisiones, que resuelvan los problemas creativamente y comunicadores sobresalientes También deben trabajar muy cerca otras disciplinas, como parte de todo equipo de marketing El gerente de ventas también es responsable de “hacer que las cosas sucedan” en el mercado Para ser feliz en la gerencia de ventas se deben amar los retos porque estos se tendrán cada día Se debe ser lo suficiente duro para reponerse cuando un cliente le da la espalda, lo suficiente creativo para resolver problemas por su cuenta, lo suficiente motivado como para fijarse a si mismo metas altas y después luchar para sobrepasarlas Y se debe amar el trabajo las personas, porque es la esencia del trabajo RESPONSABILIDADES BÁSICAS DE UN GERENTE DE VENTAS El gerente de ventas debe lograr sus deberes de un esquema mayor de objetivos organizacionales, estrategias de marketing y objetivos de mercado en tanto que monitorea de forma continua el macrốmbito (factores tecnológicos, competitivos, económicos, legales, culturales y éticos) y todo aquello publico de la compía (empleados, proveedores, la comunidad financiera, los medios, los accionistas, los grupos especiales de interés, el gobierno y el público en general) La planeación es la primera tarea de los gerentes de ventas, por que proporciona la dirección y la estrategia para todas las decisiones y las actividades de la gerencia de ventas Se hacen planes en cada nivel jerárquico de la compía Al nivel del director general, la planeación se orienta principalmente al refinamiento de la admisión de la compía, al establecimiento de metas y objetivos, al trazo de estrategias generales y al desarrollo de presupuestos totales Las metas de ventas proporcionan a la fuerza de ventas a largo plazo y un propósito general, en tanto que los objetivos de ventas establecen claramente los resultados que se deben alcanzar de un periodo especifico El pronóstico de ventas es la piedra angular que apoya las demás decisiones de la compía, por tanto los errores en el pronóstico pueden ser desastrosos Los gerentes de ventas deben estimar el potencial del mercado para la industria y el potencial de ventas para la compía antes de desarrollar un pronóstico de ventas final sobre el cual basar toda su planeación y presupuesto operacional para su fuerza de ventas El reclutamiento es la tarea de traer personal calificado para emplearlo Incluye la identificación de fuentes de candidatos potenciales para ventas, métodos para localizarlos y estrategias para atraerlos a presentar su solicitud para un puesto de ventas, el gerente debe de idear un sistema para medirlos contra requisitos predeterminados del puesto El proceso de inducción se incluye una explicación de las responsabilidades del puesto y las expectativas administrativas, presentación a sus comperos de trabajo, así como ayuda para que se ajusten social y psicológicamente a la organización y algunas veces también a la comunidad Un territorio de ventas es un segmento de mercado o grupo de clientes presentes y potenciales que comparten algunas características comunes al comportamiento de compra Se deben comparar los territorios sobre las bases de potencial de ventas, lo que a su vez decidirá las cuotas de ventas individuales (las metas motivacionales que se CPC CÉSAR PEÑA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS asignen a toda la fuerza de ventas y a los vendedores individualmente Para alcanzar la meta más importante de mejorar las utilidades, los gerentes de ventas deben analizar las relaciones de volumen, el costo y las utilidades a través de las líneas de producto, territorios, clientes vendedores y funciones de ventas y marketing Este análisis busca identificar artículos no redituables para que los gerentes de ventas tomen alguna acción correctiva oportuna para distribuir mejor esos esfuerzos de ventas y mejora la rentabilidad La medición y volumen del desempo de la fuerza de ventas todo esto a través de cualquier sistema sentido para evaluar a los vendedores necesita descripciones de puesto y acuerdo mutuo respecto a los estándares de desempeño Los estándares para la medición del desempo pueden incluir 1) comparaciones de vendedor a vendedor, 2) comparaciones del desempeño actual contra el pasado y 3) comparaciones del desempeño Las actividades de ventas de campo y las funciones de marketing de las oficinas centrales deben mezclarse si se busca que los esfuerzos de marketing totales de la compía sean eficaces y eficientes El soporte de marketing de las oficinas centrales para las ventas, ayudas de venta, exhibiciones, publicidad de producto, investigación de mercado, planeación del marketing y venta, pronostico, planeación y desarrollo de producto, desarrollo de mercado y relaciones públicas Una razón poderosa para esta cooperación entre la fuerza de ventas de campo y de las oficinas centrales de marketing es la capacidad de sustitución parcial de las cuatro herramientas promocionales En la mayoría de los casos, no se percibe que los gerentes de ventas se desempeñen tan bien como debieran por estas razones: 1) criterios de selección deficientes para promocionarlos al a gerencia de ventas 2) programas de entrenamiento deficientes para la gerencia de ventas, 3) falta de orientación de marketing en el manejo de las operaciones de ventas y 4) mezcla insuficiente de las actividades de ventas y marketing Para que los gerentes de venteas realicen un trabajo optimo, es importante el apoyo de la alta gerencia Los criterios de desempeño gerenciales como acreditación de utilidades e informes orientados a la decisión de las oficinas centrales pueden ayudar mucho a permitir a los gerentes de ventas aumentar la productividad y la generación de utilidades de la fuerza de ventas Megatendencias que afectan a la administración de ventas Diversas tendencias muy aceleradas hacen que el trabajo de la gerencia de ventas sea complejo: * Competencia extranjera intensa * Expectativas cada vez mayores de los clientes * Mayor pericia del comprador * Desarrollos revolucionarios en tecnología computacional y comunicaciones * Entrada de las mujeres t de las minorías a la carrera de ventas * Énfasis creciente en el control de los costos Para adaptarse exitosamente a estas “Megatendencias”, las compías progresistas están ampliando significativamente el concepto de gerencia de ventas Existe una mayor integración de las funciones de ventas y marketing Los gerentes de ventas de campo están adquiriendo un mejor conocimiento de las actividades del marketing en las oficinas y el equipo marketing de las oficinas centrales está obteniendo un mejor rendimiento de la administración de ventas y de las ventas En la actualidad toda empresa que quiera crecer o mantenerse necesitara ampliar significativamente el concepto del puesto de gerente de ventas y dar mayor importancia a la selección y capacitación 1.3 Venta Personal 1.3.1 El profesional de ventas VENTA PERSONAL La Venta Personal es la más poderosa forma de comunicación persuasiva, y representa el último eslabón del ciclo de convencimiento del cliente El elemento principal en esta forma de comunicación, es la capacidad de retro alimentación inmediata al receptor Se dice que no habrá nunca una venta en la cual no termine mediando un ser humano: el vendedor Las principales funciones de la venta personal son las siguientes: - Informar - Persuadir - Desarrollar actitudes favorables hacia el producto y la empresa - Ofrecer un servicio al cliente (durante la venta y después de ella) - Actuar como nexo entre el mercado y la empresa (informar de posibles cambios en el mercado, sugerir mejoras, etc.) CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS El vendedor ejerce un papel esencial a la hora de cumplir los objetivos de la empresa No debemos olvidar que el vendedor es la primera imagen que ofrece la organización, puesto que el encargado de atender al cliente y, normalmente, la percepción que el cliente se lleve será la que proyectará después a la empresa en general No hay una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión Por otra parte, también debemos tener en cuenta que la venta personal es un trabajo muy duro Entre otras características, se requieren grandes dosis de paciencia, buen humor, persistencia y perseverancia, además de una gran capacidad de trabajo El vendedor frecuentemente se halla sometido a presiones, pues siempre hay resultados que se tienen que alcanzar, nuevos mercados en los que hay que entrar, etc Por este motivo, son pocas las personas que, de entrada, quieren desarrollar esta tarea CARACTERÍSTICAS DE LA VENTA PERSONAL Si tuviéramos que escoger una característica que diferenciara la venta personal de los otros instrumentos de promoción, ésta sería la flexibilidad Ello significa que no podemos considerar la venta personal como un proceso estándar, sino como un proceso la posibilidad de adaptarlo a cada tipo de situación, producto y cliente La venta personal también posibilita una comunicación directa entre vendedor y comprador En este proceso el vendedor puede aclarar dudas, ampliar características que muchas veces no detallan los catálogos y, al mismo tiempo, le permite adquirir una primera opinión del comprador Un rasgo muy importante de la venta personal es que normalmente acaba el proceso de negociación y cierra la venta Podemos considerarla un instrumento para finalizar acciones comerciales iniciadas otros instrumentos como la publicidad, las promociones, etc Por otra parte, la venta personal no sólo proporciona ventajas; también presenta características negativas Una de ellas es la limitación temporal, es decir, la dificultad de llegar a muchos clientes en tiempos reducidos Como estamos viendo, la mayoría de los problemas se plantean cuando hablamos de costes; al tratarse de un instrumento caro, es de difícil aplicación a productos de precio bajo II COMPRAS Administración de Compras y Almacenes El inventario representa la existencia de materia prima para su producción y venta La óptima administración del departamento de compras y de nuestros almacenes consiste en contar la disponibilidad de estos recursos al momento de ser requeridos por los departamentos del hotel, basándonos en la implementación de políticas que nos permitan decidir cnto y cndo se presenta el punto de reposición de mercancías Una buena administración del departamento de compras se centra en cuatro aspectos básicos: 1) Requerimientos de los departamentos solicitantes Producción 2) Punto de reposición 3) Artículos de mayor cuidado 4) Fluctuación de precios de adquisición La correcta administración de las compras y de almacenes consiste en disponer de la materia prima requerida para la operación al menor costo posible, la mejor calidad y bajo las mejores condiciones de pago Un inventario bien abastecido nos permite optimizar tiempos debido a que generalmente la producción y la entrega no se lleva a cabo instantáneamente, por ello debemos contar existencias suficientes en nuestros almacenes a las que podamos recurrir oportunamente para que la producción y la venta no sufran retrasos El objetivo de la administración del departamento de compras, contempla dos aspectos que se oponen entre sí: 1.- Se requiere la menor inversión en el inventario, debido a que otros recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otra manera no sería posible financiarlos 2.- Hay que asegurar que el almacén disponga de CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS inventario suficiente para enfrentar la demanda de nuestros clientes cuando se presente y para que la producción funcione correctamente Los aspectos anteriores caen en conflicto debido a que si se reduce el inventario efectivamente se reduce también la inversión, pero corremos el riesgo de no contar la suficiente materia prima para satisfacer la demanda de las operaciones de la organización Por otra parte, si tenemos inventarios grandes, aumenta la inversión Al controlar el inventario de manera eficiente tenemos dos vertientes: Podemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes en el tiempo y forma correctos pero generalmente implica un costo alto debido a los cargos por manejo de mercancías, rendimiento de las mercancías y almacenamiento de mercancías La correcta administración de nuestro inventario tiene como objetivos específicos la satisfacción del cliente, optimizar las compras y la producción y por último pero no por ello menos importante reducir lo más posible la inversión en este rubro absolutamente las necesidades de nuestros clientes pero a un costo de almacén alto y una inversión mayor, en tanto que un nivel bajo de inventario usualmente no satisface las necesidades de nuestros clientes pero mantenemos un costo de almacén bajo y representa una baja inversión y el nivel Óptimo de Inventario: Satisface plenamente las necesidades de nuestros clientes, a un costo de inventario bajo, evita desperdicios y representa la inversión correcta Al momento de desarrollar nuestra política de inventarios en cuanto a su nivel óptimo, debemos tomar en cuenta varios factores: Rotación de productos: a través de estadísticas debemos determinar cómo es el consumo de materia prima durante el año:     Análisis y optimización de almacenes Para lograr la eficiencia en el manejo de nuestro inventario y optimizar costos por este concepto, la organización debe disar una política de manejo de inventarios, considerando las condiciones en las cuales desarrolla su actividad empresarial, en nuestro caso, conforme a las políticas de alimentos y bebidas Dicha política planea el nivel óptimo de la inversión en este rubro y requiere que se cumpla el stock requerido Nivel óptimo de Inventario: Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la unidad de negocio o bien de los centros de consumo la mínima inversión Un nivel alto de inventario tiende a satisfacer Lineal: la producción se comporta siempre de la misma manera Estacional: hay periodos donde la producción es baja y periodos donde es alta Combinado: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta líneas de producción estacional Impredecible: la producción no se puede planear, pues depende de factores externos no controlables Capacidad de compra: Suficiente capital para financiar las compras Artículos perecederos: La duración de los productos es un dato indispensable para determinar el tiempo máximo que puede permanecer el producto en almacén antes de su producción y/o consumo Tiempo de respuesta del proveedor:   Abastecimiento rápido: Justo a Tiempo Abastecimiento demorado: Niveles altos Capacidad de almacenamiento: Depende de la capacidad de nuestros almacenes incluyendo CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS refrigeradores, conservadores y congeladores, en base a ello se podrá mantener más o menos unidades en inventario ¿Alternativas?:   Pactos proveedores para suministros periódicos Mayor eficiencia en el departamento de compras en base a estadísticas Capital suficiente para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo   Si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo Si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto Costos asociados a mantener el inventario:     Manejo de mercancías Seguros Desperdicio Productos de lento movimiento ¿Cuánto nos cuesta tener producto almacenado cuando éste no es perecedero? Protección:     Escasez del producto Veda Demanda intempestiva Temporada alta, tipo de clientes (Spring Break) Aumentos de precios Acceso a la zona Riesgos incluidos en los inventarios: • Baja de precios Ocasionalmente sucede • Do de los productos Productos a granel y secos • Pérdidas accidentales y robos • Falta de demanda TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y ALMACENES Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administración de compras y almacenes, es equilibrar la inversión en nuestros inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, la intensión de satisfacer las necesidades de nuestros clientes y por consiguiente, cubrir los objetivos de ambos departamentos y de la empresa Para lograr este objetivo, las organizaciones deben desarrollar MÉTODOS Y TÉCNICAS DE CONTROL DE INVENTARIOS A continuación se explican diversos métodos para tal efecto: EL MÉTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios categorizando los productos el objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su precio de adquisición o uso delicado merecen una atención especial y/o permanente El análisis de nuestros inventarios es necesario para establecer tres segmentos de productos: A, B y C Los grupos se deben implementar base a su valor La ley 80-20 dice que generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20 Los artículos “B”, un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos “C” de este grupo y por último los artículos “C”, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios Este sistema permite administrar la inversión en las tres categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos “A”, que representan el 80% de la inversión, para que a través de su eficiente y estricto control, se mantenga y en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios mediante su óptima administración DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REPOSICIÓN Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el responsable de compras debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que el producto CPC CÉSAR PEÑA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS estará en tránsito y finalmente en nuestro almacén El punto de reposición consiste en la existencia de un indicador que señala cuando realizar las órdenes de compra, indicando que las existencias de determinado producto han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido Existen muchas formas de marcar el punto de reposición, la más indicada es establecerla considerando el Stock de máximos y mínimos, el tiempo de respuesta de nuestros proveedores, la disponibilidad en el mercado, su fluctuación de precio de adquisición y la temporada Hoy en día existen software’s que nos facilitan esa actividad al llevar las existencias del inventario a través de dicha herramienta, a este tipo de control se le llamaba hace tiempo “La requisición viajera”, su objetivo era ahorrar trabajo administrativo como hoy en día, se establecían puntos de control y aprobación para que por este medio se elaboraran nuevas órdenes de compra y que no llegaran a faltar productos en nuestros almacenes Existen dos aspectos más para considerar en el punto de reposición: Ĩrdenes o pedidos fijos En éste, el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén Resurtidos periódicos Este sistema es muy popular en la mayoría de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo La idea principal de este sistema es conocer las existencias RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada Estas reservas se crean para amortiguar las situaciones que se crean por cambios impredecibles en la demanda de nuestros productos Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos La existencia de reserva de inventarios es un precio que muchas veces es necesario pagar cuando nuestra filosofía de servicio al cliente es la indicada ya que el contar lo necesario en nuestros almacenes produce un incremento en la participación del mercado que atendemos CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO (JUST IN TIME) En el control de inventarios just in time, la idea es que se adquieran la materia prima y se entregue para producción en el tiempo y forma correctos Esto requiere de proveedores muy confiables, compras muy eficientes y un sistema aún más eficiente de administración de compras y almacenes Una unidad de negocio puede reducir su producción en proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, Nos referimos a una reingeniería de menús, menús más inteligentes, es decir, HACER MÁS CON MENOS y adoptar esta frase como una filosofía para nuestros menús La habilidad del Chef y del responsable de Bares combinados trabajo en equipo son indispensables para reducir la cantidad de productos en almacén respecto a nuestros productos de nuestros menús de alimentos y bebidas, por lo tanto, podemos decir que si los productos se desplazan rápidamente de nuestros almacenes e igualmente rápido se reabastecen se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se satisface al cliente, lo cual es nuestro objetivo final CPC CÉSAR PEÑA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS III LOGÍSTICA Es una de las variables de la gestión comercial, que se encarga de la entrega física de los productos, que va, desde el lugar de fabricación hasta el lugar de consumo Las operaciones que se deben realizar en este sentido son: a) Acondicionamiento de los productos, b) Almacenamiento, c) Fraccionamiento por pedidos y, d) Transporte sobresalientes miembros estrategas como Alfred Thayer Mahan, Cyrus Thorpe y Henry E Eccles, quienes sentaron bases importantes en la clasificación de los procesos logísticos y en la formación de su vocabulario En el o 1962, es fundada la organización profesional de gerentes de logística, docentes y profesionales CLM (Council logistics Management), el ánimo de captar la esencia de la gerencia o dirección de la logística en el comercio y los negocios En 1985 y cosechando un grupo de conceptos y elementos que surgían desde la década de los cincuenta, tales como reducción de costos, mercadotecnia, tercerización, flujos tecnológicos y administración de la calidad, el Council of Logistics Management (CLM) define la logística como: “Una parte del proceso de la cadena de suministros que planea implementa y controla el eficiente y efectivo flujo y almacenamiento de bienes, servicios e información relacionada del punto de origen al punto de consumo el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente” Al definir la logística, se establecen cuántos intermediarios habrá en el circuito (cadena de distribución), y de qué manera se llegará al público Es muy importante, para asegurarse que el producto esté en tiempo y forma en los lugares donde el cliente lo busca Definición que marcó la ruta de la logística actual, y entorno a la cual han surgido un conjunto de investigaciones y operaciones el propósito de perfeccionar la esencia conceptual de la idea logística del CLM EVOLUCION DE LA LOGÍSTICA Tanto así que 18 os más tarde (2003) el cambio de la definición era poco, contrastando el avance y el surgimiento de prácticas afines al propósito logístico, ya que el CLM replanteaba su definición como: “Una parte del proceso de la cadena de suministros que planea implementa y controla el eficiente y efectivo flujo y almacenamiento hacia delante y en reversa de bienes, servicios e información relacionada del punto de origen al punto de consumo el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente”, planteando un nuevo concepto conocido como logística inversa La concepción de la logística como concepto que maneje las actividades relacionadas el movimiento y el almacenamiento de manera coordinada, además de la percepción de la utilidad de la logística como generadora de valor agregado se remonta a 1844, cuando el ingeniero, matemático y economista francés Jules Juvenel Dupuit, establece la idea de asociar comercialmente los costos de inventario por los costos de transporte Ya en los años posteriores los avances conceptuales de la logística son atribuidos al desarrollo militar estadounidense, debido a algunos de sus más La logística en teoría comprende los procesos de estrategia de planeación, abastecimiento, CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS fabricación, movimiento o distribución y venta, desde los proveedores hasta los clientes que permita obtener una optimización sobre las variables que determinan una ventaja competitiva, ya sean costo, flexibilidad, calidad, servicio e innovación mediante la máxima integración de su estructura organizacional a través de la adopción de una estrategia de “coevolucion” entre proveedores, gestión interna y clientes que permita administrar la estructura como una sola idea de negocio que beneficie a todos los eslabones que participen en ella, y que a su vez requiere de total sincronización basándose en el uso de plataformas idóneas que permitan un elevado grado de comunicación en tiempo real EL MODELO DE LAS 3C´S: DE LA TEORÍA LOGÍSTICA Desarrollado por el estratega japonés Ohmae, este modelo se centra en tres factores dominantes para buscar el éxito comercial, los clientes, la competencia y la corporación misma Hay muchas interpretaciones y estrategias relacionadas los aspectos de las 3c’s, pero a continuación se expone el enfoque que le han dado algunos profesionales de la logística A nivel nacional, la industria logística no descansa en su afán de alcanzar mayores niveles de eficiencia y competitividad en un mercado global cada vez más complejo Es así como, día día, incorpora y adopta tecnologías de vanguardia y buenas prácticas operativas de nivel mundial, al mismo tiempo que interioriza nuevas estrategias y modelos teóricos para el análisis de la cadena de suministro Es en este contexto que nos hemos dado a la tarea de explorar el denominado Modelo de las 3c’s (Corporation, Customer and Competitors), desarrollado por Kenichi Ohmae, académico y consultor de la Wharton Business School de la Universidad de Pensilvania Según el esquema propuesto por el estratega japonés “en la construcción de cualquier estrategia de negocio exitosa se deben tener en cuenta tres factores dominantes: La corporación (entidad/empresa), el cliente y la competencia” Consecuentemente, el autor establece que “para crear una ventaja competitiva sostenible, se debe integrar este “triangulo estratégico” ESTRUCTURA 3C’S: Transversal y dinámico, el modelo propuesto por Ohmae es asimilable por diversas industrias en distintos niveles, entre ellas la industria logística No obstante, antes de realizar una comparativa entre el modelo y la praxis logística es importante conocer los aspectos básicos de la propuesta de Ohmae Como se relató inicialmente, el modelo de las 3c’s plantea un conjunto de estrategias centradas en los tres factores dominantes descritos para conseguir el éxito comercial Consecuentemente, el modelo aduce que “la integración de este triangulo estratégico reportará ventajas competitivas sostenibles (diferenciación positiva respecto de su competencia) a la organización En lo teórico, según lo descrito por Ohmae, “las estrategias ligadas a la Corporación deben apuntar a maximizar las fuerzas de la misma, respecto a su competitividad en las áreas funcionales que son críticas para lograr el éxito de su operación” Teniendo en cuenta lo descrito, la Corporación debería adoptar estrategias: “De selectividad y secuenciamiento, para ganar posiciones expectantes en una función dominante, mejorando eventualmente aquellas funciones en las que el desempeño es mediocre, sin centrarse en liderar cada proceso para ganar De subcontratación de las operaciones de ensamblaje, cuando el factor salarial sea una decisión critica para la empresa, además de los costos involucrados en el aumento de la capacidad instalada, especialmente una demanda fluctuante, esta posibilidad genera ventajas frente a una competencia lenta una estructura de costos rígida, implicaciones estratégicas muy importantes De mejora en la rentabilidad, utilizando tres estrategias básicas: reducir costos básicos mayor eficacia que la competencia; implementar CPC CÉSAR PEÑA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS una mayor selectividad a las órdenes que se acepten, a los productos que se ofrecen y las funciones que se realicen; y compartir ciertos procesos otros negocios de la corporación e incluso otras compías La experiencia indica que hay muchas situaciones en las cuales compartir recursos, en unos o más procesos básicos de la comercialización, puede ser ventajoso” pueden construir observando fuentes posibles de diferenciación en procesos de compras, diso, ingeniería, ventas y mantenimiento” En esta línea, el estratega observa diferentes metodologías de diferenciación la competencia, entre ellas: La publicidad y las relaciones públicas; la reinversión de utilidades y la diferenciación de la estructura de costos Respecto del segundo factor: El Cliente, el modelo de Ohmae establece que éstos “son la base de cualquier estrategia No hay duda de que la primera preocupación de una corporación debe ser velar por los intereses de éstos más que por la de sus accionistas o de otros terceros relacionados A largo plazo, la corporación que está genuinamente interesada en sus clientes, será a su vez interesante para sus accionistas”, propone el estratega IV MARKETING Enfocado al factor ‘Cliente’: Ohmae propone: “La segmentación por grupo de clientes objetivos de consumo” Aq la segmentación se realiza teniendo en cuenta las diversas formas en las que diversos clientes utilizan un producto y/o servicio “Segmentación por cobertura” Este tipo de segmentación estratégica emerge del estudio de la compensación de los costos de comercialización contra la cobertura de mercado En esta línea, establece el Modelo, “la tarea de la corporación es optimizar su gama de cobertura del mercado, sea geográfica o por canal, de modo que su costo de comercialización sea ventajoso respecto a su competencia” TEMA 1: EL PAPEL DEL MARKETING EN EL SISTEMA ECONÓMICO Y EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL 1.1 EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO Y CONTENIDO DEL MARKETING: EL INTERCAMBIO COMO CRITERIO DE DEMARCACIÓN DEL ALCANCE DEL MARKETING El marketing comportamiento es aplicada una en ciencia un del determinado ámbito de la vida como es el comportamiento humano en su faceta de consumidor (compras, intercambios, etc.), pero no el fin de conocer el comportamiento porque si, sino para aplicarlo de forma que la organización pueda utilizar esos conocimientos la finalidad u objetivo de vender En el marketing se diferencian o se pueden distinguir dos partes: - Por un lado, una parte analítica, formada esta parte por un conjunto de funciones que tratan de buscar información sobre los puntos débiles y Acto seguido, el Modelo 3C’s establece que: “en un mercado ferozmente competitivo, la corporación y sus competidores más cercanos probablemente lo atacaran de maneras similares, por lo tanto, en el largo plazo, la eficacia de la segmentación estratégica inicial tenderá a declinar En tal situación es útil escoger a un grupo pequo de clientes claves (objetivos) y reexaminar cuál es el que realmente se está buscando” Respecto de las estrategias ligadas a la Competencia, Ohmae señalado que “éstas se fuertes de la empresa, el entorno, los clientes, etc Esta parte analítica va a dar lugar a lo que se conoce como marketing estratégico Hay que señalar que en muchas ocasiones las empresas olvidan este marketing estratégico - Por otro lado, una parte práctica u operativa, en la que el conjunto de actividades de esta parte se van a englobar en lo que se denomina marketing operativo 10 ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS CPC CÉSAR PA OXOLĨN puede ser continuado por los familiares del patrono y si ello sucede, el contrato de trabajo se renueva los herederos, caso contrario, termina el contrato de trabajo - Quiebra o incendio, fuerza mayor que termina el contrato de trabajo - Mutuo acuerdo, la decisión adoptada por las dos partes para terminar el contrato de trabajo Cuando la decisión es de la parte del empleador y realiza coacción contra el trabajador, para obligarlo a terminar el contrato, la entrega de alguna indemnización, si el monto de ella es igual o mayor a la que la ley otorga en caso de retiro unilateral, tal acuerdo es aceptable, caso contrario es denunciable - Renuncia, es la baja del trabajador, el retiro, el alejamiento del trabajo, por iniciativa del trabajador La ley le señala un plazo de 30 días mientras se le acepta la renuncia, aunque el empleador puede exonerarlo del plazo de continuar en el empleo y decide retirarlo antes de que cumpla su plazo Si en días de haberse formulado la exoneración, el empleador no contesta, se dará por aceptada También termina el contrato por haber llegado el trabajador a los 70 años de edad, donde la jubilación es automática y obligatoria - Vencimiento, en los casos de los contratos a plazo, donde se establece el día de cesación del contrato de trabajo - Despedida justificada e injustificada, conforme la aplicación o no de las normas para la cesación del trabajo por causa justas o no -Por causas objetivas: Caso fortuito o fuerza mayor(por 90 días en forma automática, comunicación a la Autoridad de Trabajo), por motivos económicos, tecnológicos, estructurales o análogos(si es mayor del 10% del personal de la empresa, se realiza un trámite especial, la pericia que se haga de esa situación, no habiendo acuerdo de partes en los días de reuniones, la Autoridad Admínistrativa resuelve en días y contra ella, se impugna en un plazo de días, se resuelve por el Superior en días y si no hay resolución, queda confirmada la resolución apelada, pagándose los beneficios sociales) RELACIONES LABORALES Y SU IMPORTANCIA relaciones Las relaciones entre organizaciones de empleadores y trabajadores, entre sí o el Estado, se denomina diálogo social y está fundado en el principio del tripartismo, es decir que las cuestiones relacionadas el empleo deben ser resueltas por las 03 partes principales en las relaciones laborales:  Estado,  Capital  Trabajo El diálogo social intenta establecer un clima de cooperación entre los actores sociales (sindicatos, empresas y Estado), compartiendo información, consultándose mutuamente, o negociando colectivamente y arribando a convenios colectivos (cuando es entre sindicatos y patrones) o pactos sociales tripartitos (cuando incluye al Estado) DERECHO INDIVIDUAL Y COLECTIVO DE TRABAJO EL DERECHO INDIVIDUAL Es el conjunto de normas que regulan el nacimiento, la vida y la extinción de las relaciones individuales de trabajo Determinan las condiciones generales de la prestación de trabajo, fijan los derechos y obligaciones de los trabajadores y empleadores y sala regímenes particulares a algunas formas de prestación del trabajo ASPECTOS INDIVIDUAL Son de 02 tipos: a) Las Son las que establece un trabajador aislado directamente su empleador o su representante b) Las relaciones laborales colectivas: Son las que establece un sindicato o un grupo de sindicatos una empresa u organización patronal, o un grupo de unas u otras Una de las manifestaciones más importantes de las relaciones laborales son las que se realizan de manera colectiva, es decir entre los sindicatos y las empresas o las organizaciones de empleadores Eventualmente en esas relaciones puede intervenir el Estado laborales QUE COMPRENDE EL DERECHO individuales: 171 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS Están comprendidos los siguientes: canales de comunicación interna es imprescindible para un correcto funcionamiento de la empresa Para ello, hay que crear un buen plan de comunicación y contar los elementos necesarios para poder desarrollar las labores de comunicación - Contrato de Trabajo - Estabilidad Laboral - Jornada de Trabajo Algunos de los principales comunicación interna son: - Descanso Semanal y vacaciones elementos de - Remuneraciones - Compensación por tiempo de servicios EL DERECHO COLECTIVO Es el conjunto de normas que regulan la formación y fundaciones de las organizaciones de trabajadores y empleadores, así como las relaciones entre éstas ASPECTOS QUE COMPRENDE EL COLECTIVO Comprende tres Derechos: DERECHO - El Derecho a la Negociación Colectiva que a su vez está contenido en el derecho de auto normarse - El Derecho a la Huelga, que a su vez está contenido en el derecho de auto-tutelarse - El derecho a la Sindicalización EL DERECHO PROCESAL DEL TRABAJO Es el conjunto de normas que permiten resolver los conflictos laborales ya sean individuales o colectivos, jurídicos o económicos, en concordancia la naturaleza y los fines del Derecho del Trabajo Dichos conflictos se resuelven por diferentes procedimientos a través de: a La Autoridad Administrativa de Trabajo y por Magistrados del Poder Judicial b Juzgados de Paz Letrado c Juzgados de Trabajo d Sala Laboral e Sala de Derecho Constitucional y Social f Tenemos también los procedimientos laborales siendo los principales: La Inspección de Trabajo y Negociación Colectiva LA GESTIĨN DE LA COMUNICACIĨN Y CLIMA LABORAL Una adecuada gestión ó administración de los A Intranet La nueva tecnología al servicio de la comunicación de la empresa sus empleados, un nuevo servicio el que compartir información, noticias de interés, cuestiones de la empresa, descargas, formación y mucho más B Los tablones de anuncios Consisten en un espacio en la pared o donde se necesite en el cual se pueden colgar los anuncios más relevantes Información sobre la empresa, reuniones, cursos de formación y mucho más C Emails El correo electrónico es otra de las vías de comunicación más recurrentes por las empresas, y no sólo por las empresas, ya que es rápido y económico Se puede comunicar cualquier información por este medio D Página web corporativa En la página web corporativa aparece la información más relevante de la empresa, noticias de interés y es donde se produce el mayor nivel de comunicación externa de la empresa Noticias tanto para empleados como para potenciales clientes En ella también se puede tener acceso a intranet, al blog corporativo, a la información de redes sociales si existe y a lo que sea necesario E Redes sociales Cada día más las redes sociales están teniendo importancia, por lo que también puede ser un buen elemento de comunicación interna de la empresa, aunque se suele utilizar más fines promocionales F Revistas corporativas Suelen ser un medio interesante, aunque algo costoso, para ofrecer información a los empleados a la vez que se les aporta algo a mayores G Blog corporativo Es otro de los elementos que da internet a las empresas para ofrecer 172 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS un plan de comunicación externa e interna Los empleados pueden informarse sobre cuestiones de la empresa, noticias del sector, etc La empresa incluye aquí cuestiones de interés, ya que es un elemento informativo más que promocional H Manuales Es otra forma de llegar al empleado y dar a conocer las cuestiones de la empresa Estos son los principales elementos de comunicación interna que utilizan las empresas para favorecer un contacto y una comunicación eficiente sus empleados Existen elementos que se utilizan más en cada caso y teniendo en cuenta las circunstancias, existen elementos que algunas empresa ya no utilizan o utilizan menos y otros que son más utilizados, pero lo que es clave es que sin una buena comunicación interna una empresa no puede funcionar al máximo nivel posible, ya que es clave para la empresa favorecer un buen contacto los empleados y crear y mantener un buen clima laboral RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL compatibles el respeto de la diversidad y promoviendo la reducción de las desigualdades sociales".(Definición elaborada por el Instituto Ethos de Empresa y Responsabilidad Social, Brasil.) La gestión responsable de la empresa implica que esta actúe conciliando (punto de equilibrio) entre los intereses del negocio y las expectativas que de ella tiene la comunidad (particularmente sus grupos de interés -stakeholders-) (Cajiga, Felipe 2006 Cemefi/Miembro de AliaRSE y Forum Empresa) Las principales responsabilidades éticas de la empresa los trabajadores y la comunidad son:     (RSE) Para la Organización Internacional del Trabajo (OIT) la responsabilidad social de la empresa es el conjunto de acciones que toman en consideración las empresas para que sus actividades tengan repercusiones positivas sobre la sociedad y que afirman los principios y valores por los que se rigen, tanto en sus propios métodos y procesos internos como en su relación los demás actores La RSE es una iniciativa de carácter voluntario  La Responsabilidad social corporativa es el conjunto de obligaciones inherentes a la libre asunción de un estado o condición, aun no tipificado por el ordenamiento jurídico positivo, pero cuya fuerza vinculante y previa tipificación proceden de la íntima convicción social de que su incumplimiento supone la infracción de la norma de cultura (Luis Solano, Prof Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid)  "Responsabilidad social empresarial es una forma de gestión que se define por la relación ética de la empresa los accionistas, y por el establecimiento de metas empresariales          Servir a la sociedad productos útiles y en condiciones justas Crear riqueza de la manera más eficaz posible Respetar los derechos humanos unas condiciones de trabajo dignas que favorezcan la seguridad y salud laboral y el desarrollo humano y profesional de los trabajadores Procurar la continuidad de la empresa y, si es posible, lograr un crecimiento razonable Respetar el medio ambiente evitando en lo posible cualquier tipo de contaminación minimizando la generación de residuos y racionalizando el uso de los recursos naturales y energéticos Cumplir rigor las leyes, reglamentos, normas y costumbres, respetando los legítimos contratos y compromisos adquiridos Procurar la distribución equitativa de la riqueza generada.2 Seguimiento del cumplimiento de la legislación por parte de la empresa Mantenimiento de la ética empresarial y lucha contra la corrupción Supervisión de las condiciones laborales y de salud de los/as trabajadores Seguimiento de la gestión de los recursos y los residuos Revisión de la eficiencia energética de la empresa Correcto uso del agua Lucha contra el cambio climático Evaluación de riesgos ambientales y sociales 173 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS  Supervisión de la adecuación de la cadena de suministro  Diso e implementación de estrategias de asociación y colaboración de la empresa  Implicar a los consumidores, comunidades locales y resto de la sociedad  Implicar a los empleados en las buenas prácticas de RSE  Marketing y construcción de la reputación corporativa  Mejorar las posibilidades y oportunidades de la comunidad donde se establece la empresa El capitalismo socialmente responsable o capitalismo consciente (o conciencia) se basa en la responsabilidad social corporativa de las empresas VII COSTOS Una clasificación práctica es aquella relacionada el tipo de actividad que realiza una empresa:    Empresas Comerciales: Costos Comerciales Empresas Industriales: Costos Industriales Empresas de Servicios: Costos de Servicios COSTOS COMERCIALES Se agrupan en: COMPRAS NACIONALES DE BIENES Se componen de: Costos de Almacén Abarcan los costos desde las instalaciones del proveedor hasta que la mercadería se encuentra físicamente instalada en el almacén de la empresa compradora, aquí se incluye el valor según factura de compra al proveedor, fletes, intereses, recargos, etc Costos Operativos Corresponde a los gastos administrativos, gastos de venta y gastos financieros generados por las demás áreas de la empresa ubicadas fuera del Almacén COMPRAS IMPORTADAS DE BIENES Estos costos se componen de:   Carta de Crédito Documentario Comisión del Agente de Aduanas  Valor CIF (FOB, Seguro y Flete marítimo)          Impuestos aduaneros de importación IGV de importaciones ISC Impuesto Selectivo al Consumo Handling Consolidación de carga Aforo Enapu Terminal de Almacenamiento Flete terrestre y/o multimodal interno *El FOB es el valor según factura del proveedor en su ps de origen CONTRATACIĨN DE SERVICIOS Según factura del prestador de estos servicios COSTOS INDUSTRIALES Se componen de: Costos de Producción Corresponde a la Materia Prima Directa, Mano de Obra Directa y Costos Indirectos de Fabricación consumidos dentro de la planta ó taller de transformación de la empresa Costos Operativos Corresponde a los gastos administrativos, gastos de venta y gastos financieros generados por las demás áreas de la empresa ubicadas fuera de la planta ó taller de la empresa COSTOS DE SERVICIOS Se componen de la inversión realizada en intangibles como por ejemplo en capacitaciones, experiencia adquirida, knowhow, red de contactos comerciales y también de los insumos operativos necesarios para prestar el servicio como útiles de escritorio, de limpieza, pago de licencias informáticas, legales, desgaste de muebles y equipos, etc 174 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS VIII FINANZAS Y CONTABILIDAD FINANZAS Las finanzas corresponden principalmente al manejo adecuado del dinero y de su equivalente, a través de 02 grandes grupos de operaciones:   La captación de los recursos financieros y El adecuado uso de dichos recursos financieros captados ADMINISTRACIÓN FINANCIERA: 1.- Se encarga de ciertos aspectos específicos de una organización que varían de acuerdo la naturaleza de esta Las funciones mas básicas que desarrolla la Administración Financiera son: - La Inversión, El Financiamiento y Las decisiones sobre los dividendos de una organización mercado de capitales, adquisición de inmuebles, terrenos u otros bienes para la empresa • Manejar de forma adecuada la elección de productos y de los mercados de la empresa • Y por último la meta de un Administrador Financiero consiste en planear, obtener y usar los fondos para maximizar el valor de la organización La gerencia ó administración financiera apoya su labor en las herramientas financieras base (balance general, estado de resultados y flujo de caja) y en las herramientas financieras de análisis (análisis vertical, análisis horizontal, punto de equilibrio, razones financieras y apalancamientos), para luego hacer uso de sus propias herramientas de evaluación (tasa interna de oportunidad, valor presente neto, tasa interna de retorno, rentabilidad sobre la inversión, relación beneficio costo, valor económico agregado y ganancias antes de impuestos, intereses, amortización y depreciación) 2.- Además también la Administración Financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez Esto significa que la Administración Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo FUNCIONES DE UN ADMINISTRADOR FINANCIERO: En primer lugar, el Administrador Financiero interactúa otros Administradores para que la empresa funcione de manera eficiente Así mismo trata de crear planes financieros para que la empresa obtenga los recursos necesarios y lograr así que la empresa pueda funcionar y posteriormente expandir todas sus actividades Además: • Debe saber Administrar los recursos financieros de la empresa para realizar operaciones como: compra de materia prima, adquisiciones de maquinas y equipos, pago de salarios entre otros • Debe saber invertir los recursos financieros excedentes en operaciones como: inversiones en el CAPTACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Las formas tradicionales consisten en: - una gestión de cobranzas a los clientes eficiente, mayor aporte de los socios fundadores, ingreso de nuevos socios, obtención de préstamos bancarios Sin embargo otra forma de captación de recursos financieros es a través de los Instrumentos derivados financieros LOS INSTRUMENTOS DERIVADOS FINANCIEROS COMO 175 ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS CPC CÉSAR PA OXOLĨN ALTERNATIVA DE FINANCIAMIENTO Un instrumento derivado financiero o instrumento derivado es un producto financiero cuyo valor se basa en el precio de otro activo El activo del que depende toma el nombre de activo subyacente, por ejemplo el valor de un futuro sobre el oro se basa en el precio del oro Los subyacentes utilizados pueden ser muy diferentes, acciones, índices bursátiles, valores de renta fija, tipos de interés o también materias primas Los derivados son uno de los principales instrumentos financieros que, entre otras cosas, permiten a las personas y empresas anticiparse y cubrirse de los riesgos o cambios que pueden ocurrir en el futuro, de tal manera de evitar ser afectados por situaciones adversas Gracias a los derivados, por ejemplo, es posible que una persona que haga un negocio por el cual le van a pagar en dólares dentro de unos meses más, logre fijar hoy el precio de cambio de la moneda de Estados Unidos para dicha operación De esa manera, aunque el dólar suba o baje, quien hizo esa operación dejará de preocuparse por el valor futuro del dólar, puesto que sabrá de antemano cuántos pesos va a recibir por los dólares que obtendrá como pago En términos más formales, se puede decir que un derivado es un instrumento financiero cuyo valor depende del precio de un activo (un bono, una acción, un producto o mercancía), de una tasa de interés, de un tipo de cambio, de un índice (de acciones, de precios, u otro), o de cualquier otra variable cuantificable (a la que se llamará variable subyacente) Básicamente, existen cuatro tipos de derivados financieros: Forwards, Futuros, Swaps y Opciones No obstante, entre ellos se pueden combinar, gracias a lo cual se pueden formar instrumentos más complejos y que atiendan de mejor forma las necesidades financieras de los usuarios Características de los derivados financieros Las características generales financieros son las siguientes:  de los derivados Su valor cambia en respuesta a los cambios de precio del activo subyacente Existen derivados    sobre productos agrícolas y ganaderos, metales, productos energéticos, divisas, acciones, índices bursátiles, tipos de interés, etc Requiere una inversión inicial neta muy pequa o nula, respecto a otro tipo de contratos que tienen una respuesta similar ante cambios en las condiciones del mercado Lo que permite mayores ganancias como también mayores pérdidas Se liquidará en una fecha futura Pueden cotizarse en mercados organizados (como las bolsas) o no organizados ("OTC") Tipología Dependiendo del tipo de contrato     Operación de permuta financiera («Swaps») Los contratos de futuros, forwards y compraventas a plazo negociados o no en un mercado o sistema organizado de negociación Opciones, incluidos los warrants  "Americana" (ejecutable durante toda la duración del contrato)  "Europea" (ejecutable solo al vencimiento) Contrato por diferencia Dependiendo de la complejidad del contrato   Intercambio / Futuro / Opción "convencional" ("plain vanilla") Intercambio / Futuro / Opción "exótica" ("bermuda", "asian") Dependiendo negociación   del lugar de contratación y Mercados organizados (MM.OO.) o Mercado Bursátil, se distinguen porque los contratos son estandarizados, lo que implica que existirán derivados sobre subyacentes que el mercado haya autorizado, los vencimientos y los precios de ejercicio son los mismos para todos los participantes La transparencia de precios es mayor Over The Counter o "OTC",o Mercado Extrabursátil, son derivados hechos a la medida de las partes que contratan el derivado Se negocian en Mercados Extrabursátiles, en el cual se pactan las operaciones directamente entre 176 ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS CPC CÉSAR PA OXOLĨN compradores y vendedores, sin que exista una contraparte central que disminuya el riesgo de crédito   Financieros  Sobre tipo de interés  Sobre acciones  Sobre divisas  Sobre bonos  Sobre riesgo crediticio No financieros  Sobre recursos básicos / "commodities", materias primas  metales  cereales  cítricos  energía (petróleo, gas, electricidad )  otros Otros más:  Sobre condiciones climáticas  Sobre índices generales de precios e inflación Interest rate Forward cap and rate floor agreeme Swaption nt (FRA) Basis swap n/a Acuerdo Opción de sobre recompr bonos a Tipo de Interés Bonos Futuro sobre bonos Opción sobre bonos Acciones Futuro sobre accion es Opción sobre Equity accione swap s Stock Acuerdo option de Warrant recompr Turbowarra a nts Divisas FX future Option on FX future Curren cy swap FX forward FX option n/a Credit default swap (CDS) n/a Credit default option Dependiendo del subyacente  Interest rate swap (IRS) Opción Euribor sobre futuro Euribor futuro Riesgo crediticio n/a Dependiendo de la finalidad    De negociación o especulativa el precio del subyacente De cobertura Uno de los usos de los derivados es como herramienta para disminuir los riesgos, tomando la posición opuesta en un mercado de futuros contra el activo subyacente De arbitraje Ejemplos USO DE LOS RECURSOS FINANCIEROS CAPTADOS En general los recursos financieros captados siempre estarán enfocados a ser utilizados en: GASTOS CORRIENTES Son los más abundantes como adquisición de existencias, pago de servicios, planillas, gastos operativos, etc TIPO DE CONTRATO SUBYACEN MMOO MMOO TE futuro opcion s es Índice Bursátil OTC swap Opción sobre el Futuro valor Equity sobre futuro swap elIBEX del IBE X OTC forward OTC opciones Back-ton/a back GASTOS DE INVERSIĨN Corresponde a la adquisición de activos como inmueble, maquinaria, equipos, intangibles, títulos valores, etc Para explotarlos PAGO DEL FINANCIAMIENTO Consiste en cancelar las cuotas de capital e intereses por los préstamos obtenidos anteriormente *Lo adecuado es balancear la distribución de estos gastos en función de lo que más produce: respecto a gastos corrientes la adquisición adecuada de 177 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS existencias y respecto a gastos de inversión todos sus componentes pues se explotan CONTABILIDAD La contabilidad es una herramienta cuyo objetivo es el de proporcionar información útil en cuanto a la toma de diferentes decisiones económicas, por ello también se denomina a la contabilidad como la ciencia del patrimonio Su objeto principal es el estudio del patrimonio empresarial La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar la situación económica y financiera que resumen la situación económica de una empresa Más específicamente, la contabilidad es una técnica ocupada en registrar y sintetizar las diferentes operaciones en una empresa el fin de interpretar sus resultados El objetivo de la contabilidad es proporcionar al dueño o encargado de una empresa información sobre todos los movimientos financieros de la misma Funciones básicas de la contabilidad La contabilidad cuenta dos funciones básicas en una empresa; La primera función es llevar un control de los recursos que posean las entidades comerciales, para que los mismos puedan administrarse en una forma eficaz, requiriendo del proceso contable que este cumpla sus fases de sistematización, valuación y registro La segunda función de la contabilidad es informar mediante los estados financieros, las operaciones realizadas sin importar que las mismas modifiquen al patrimonio; es decir que la contabilidad debe demostrar cuales son los recursos y a cuanto ascienden en referencia a deudas, gastos, productos y patrimonio También debe observar y realizar una evaluación sobre el comportamiento de dicha empresa; la contabilidad también debe realizar una comparación respeto a los resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en otros períodos o bien, aquellos que les pertenecen a entidades de competencia, etc La información que ofrezca la contabilidad de una empresa es básica para llevar a cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas entidades comerciales como de los empleados (según sus niveles y necesidades de acceso a la información contable), lo que implica que esta información sea relativamente de uso general La contabilidad posee diferentes funciones pero la principal es la de suministrar en el momento que sea requerida la información necesaria apoyada en registros técnicos que acrediten las operaciones que se realicen en una empresa, sea ésta publica o privada Por último debemos mencionar que según el tipo de actividades que se realicen, la contabilidad puede ser gubernamental o privada En el primer caso diremos que la misma registra clasifica, controla y analiza toda operación de derecho publico, mientras que la contabilidad privada, se limita a registrar y analizar las operaciones económicas que puedan permitir las decisión en campos financieros y económicos de las empresas, socios e individuos particulares; a su vez se clasifica como contabilidad comercial, de costo, bancaria, hotelera y cooperativa, como también puede llegar a figurar como contabilidad de servicios Los Estados Financieros básicos obligatorios (aunque pueden ser más según la necesidad de información de la empresa) son los siguientes:       ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO NETO NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS IX LAS GERENCIAS 178 ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS CPC CÉSAR PA OXOLĨN ESTILOS GERENCIALES I Autocrático: En el estilo autocrático el gerente se reserva las siguientes funciones: selecciona las alternativas posibles de acción; evalúa las diferentes alternativas; decide cuál alternativa se llevará a cabo; hace encargos a sus subordinados (define funciones y tareas); controla la acción (compara lo real lo presupuestado) Esto significa que seleccionará personal, que haga las cosas tal y como él se las define II III IV V Consultivo: En el estilo consultivo la primera función es definir los objetivos y las metas (o los problemas), la realiza el gerente conjuntamente sus subordinados, haciéndolos participar sus propias ideas, también realiza las siguientes funciones: seleccionar las alternativas, evaluarlas, elegir la mejor, hacer la ejecución y controlar Deliberativo: En el estilo deliberativo, el gerente comparte y hace participativa las dos primeras funciones, esto es: definir los objetivos y metas, y seleccionar las posibles alternativas de acción a seguir La evaluación de las alternativas, la selección de la alternativa óptima, la asignación de tareas y el control sigue haciéndolo él personalmente Resolutivo: En el estilo resolutivo, se amplía un poco más la plataforma participativa, viéndose en conjunto la definición de metas y objetivos, la selección de las posibles alternativas de acción y la evaluación de las mismas, pero el gerente se reserva para sí, la decisión de elegir la alternativa mejor, realiza la ejecución y controla la acción Democrático: En el estilo democrático hay una acción participativa de los subordinados en la mayoría de las funciones En conjunto se definen metas y objetivos, se seleccionan las alternativas posibles, se evalúan las mismas y se decide conjuntamente cual es la alternativa mejor a seguir Participativo: En el estilo participativo propiamente tal, el gerente solamente se reserva el control, partiendo del principio, que el control está en función de la responsabilidad y por lo tanto no es delegable, así que en este estilo se resuelve en conjunto La definición de objetivos, la selección de alternativas de acción posibles, la evaluación de ellas, la elección de la alternativa óptima y la asignación de tareas VI Colegiado: El estilo colegiado es donde las funciones se ejercen en conjunto, incluyendo el control, sin embargo este estilo de gerencia solamente es aplicable a algunos tipos de organizaciones, estructuras muy especiales, por ejemplo: una sociedad de profesionales donde cada uno aporta desde su especialidad y disciplina y nadie es jefe de nadie X LA AUDITORIA OPERATIVA DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA (O DE GESTIĨN) DEFINICION Es el examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía que se utiliza y obtiene los recursos, el objeto de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro (Cita textual del libro de Nudman-Puyol “Manual de Auditoria Operativa”) La Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles ejercidos, etc A través de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes trazados OBJETIVOS i Ayuda a reformular los objetivos y políticas de 179 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ii iii iv v vi ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS la organización Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la decisión, así ellos pueden planificar mejor De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en forma parcial, considerando una o más áreas especificas periódica y rotativamente La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de la organización, auditoria, economía, costos, psicología general y social, comercialización, finanzas, administración de personal, producción política y estrategia de empresas entre otras mas No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa DIFERENCIAS ENTRE LA AUDITORIA OPERATIVA Y LAS DEMÁS AUDITORIAS Entre los principales tipos de Auditoría tenemos los siguientes: Financiera Operacional Veracidad de estados financieros Preparación de informes de acuerdo a principios contables Evalúa la eficiencia Eficacia Economía de los métodos y procedimientos, resultados y eficiencia que rigen los procesos de una empresa Sistemas Se preocupa de la función informática Fiscal Se dedica a observar el cumplimiento de las leyes fiscales Métodos Mediciones Controles Calidad Evalúa: LA AUDITORIA OPERATIVA COMO INSTRUMENTO DE DECISIÓN GERENCIAL IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL La realización de auditorías operativas periódicas en las instituciones es sumamente importante pues contribuye enormemente a mejorar los procesos de planificación y ejecución de la toma de decisiones de los ejecutivos ÁMBITO Y NORMATIVIDAD DE LA AUDITORIA OPERATIVA NORMAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA Normas de la Auditoria i Necesidad de las Normas La auditoria es una actividad profesional, por lo tanto el auditor debe procurar que sus servicios sean de calidad y alto nivel La auditoria no es una actividad mecánica que acepte la aplicación de reglas o formas de actuar rígidas El ser auditor exige un juicio profesional, sólido y maduro para:  Determinar los procedimientos a seguir  Juzgar los resultados obtenidos  Adaptarse a circunstancias cambiantes de los negocios Para satisfacer la necesidad de asegurar un servicio sobre bases mínimas de calidad, rigidizarlo mediante la exigencia de cumplir determinados procedimientos, se acordó establecer principios mínimos fundamentales que puedan definirse en términos generales, a los cuales se les llamo normas de auditoria A medida que la auditoria fue evolucionando, los organismos pertinentes tomaron conciencia de la necesidad de establecer estas normas a las cuales debían ajustarse los profesionales dedicados a esta labor Y ello porque la adopción de normas en materia de informes y demás aspectos importantes de esta actividad, contribuyen a mejorar el servicio que los auditores prestan a sus clientes Las normas hacen comprensibles el alcance de los auditores y su responsabilidad, tanto para los 180 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS auditores como para los clientes Pero de ninguna manera estas normas implican restringir la libertad del auditor La definición de norma en la auditoria se puede expresar como lo siguiente: Normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad relativos a la persona del auditor y al trabajo que desempeña, los que se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoria y de sus características específicas En conclusión, la normalización de una actividad establece un conjunto de formalidades y características fundamentales que forman la identidad de dicha disciplina y constituyen los requisitos de calidad que rigen la actividad del auditor, el desarrollo del trabajo, las conclusiones y recomendaciones que deben comunicarse a las personas u organismos respectivos ii Normas de la Auditoria Operativa En un inicio no había normas para esta auditoria, la operativa pero si se sabia lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional La auditoria operativa necesita para evaluar normas o estándares de comparación para juzgar y medir la función que se esta analizando Por ejemplo para evaluar la función administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice respecto a lo establecido por la contabilidad general Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar Por este motivo desde ahora, las normas serán las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su que hacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal  Normas Personales Estas normas son las más inconmovibles, ya que son propias de las personas En toda labor de auditoria, el profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y experiencia Las normas que a continuación se mencionaran son adaptadas de la Auditoria de Estados Financieros: a El auditor debe ser una persona que, teniendo titulo profesional oficialmente reconocido y o la habilitación legal correspondiente, debe tener entrenamiento técnico, experiencia y capacidad profesional para ejercer la auditoria operativa No existe jurisprudencia explicita de que un auditor operativo deba tener el titulo de Auditor, como si es el caso de la Auditoria de Estados Financieros, pero se considera que si debe tenerlo ya que este profesional tiene especialización en esta área, aunque un ingeniero también tiene especialización en cuanto a la parte administrativa La especialización técnica y profesional es imprescindible para el auditor operacional b El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe cuidado y diligencia profesional Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que en el se encuentran c El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios La independencia del auditor debe abarcar los aspectos económicos como el personal (mental), es decir no tener influencias Esta norma es difícil de implementar si el auditor operacional es interno, por que él conoce a sus compañeros además por la dependencia económica o jerárquica que él tenga d El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesión Ya que como esta disciplina es 181 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS relativamente nueva necesita de un cuerpo teórico integral que la norme, describa y explique  Normas a la Realización del Trabajo a El trabajo de auditoria debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores Toda auditoria representa la realización de un proceso que debe ser orgánico y coherente, a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las características de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen el examen Para la realización de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a él para controlar y planificar las actividades, además si tiene colaboradores también se deben controlar Para lo anterior se debe preparar un plan general de auditoria que incluirá, como mínimo: o Los objetivos del trabajo o Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestión a evaluar o El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su informe o Los procedimientos de auditoria y el momento que se aplicaran o Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribución b El trabajo de auditoria debe comprender un estudio y evaluación adecuados de los sistemas de control internos y de control de gestión vigentes en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar Para el auditor operativo, la evaluación del sistema de control interno le ayudara a establecer en principio, las causas de los problemas en la gestión analizada También el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestión existente para saber como es la calidad de la administración y eficacia, eficiencia y economicidad de la empresa c El trabajo de auditoria debe comprender la obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoria, de evidencia comprobatoria valida, pertinente y suficiente, que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe Toda conclusión debe estar respaldada, ya que se esta evaluando las decisiones administrativas  Normas Relativas al Informe El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros debe emitir un dictamen En este informe se exponen la evaluación, sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestión administrativa a El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y economía de la gestión administrativa en la materia o área sometida a examen La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir como están funcionando Toda la información que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta será la por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación b El informe debe contener como mínimo lo siguiente:  Objetivo da la auditoria y motivo de su realización  Metodología utilizada, 182 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia sustentatoria  Alcance y limitaciones del examen  Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnostico  Sugerencias y recomendaciones necesarias  Pronostico de la información  Y todo otro elemento o información que, a juicio del auditor, mejore la comprensión del informe Esta norma muestra la estructura y contenido del informe c El informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su óptima utilización La dinámica en que se desarrollan las empresas, las decisiones que se toman, tienen que ser rápidas, ya que las organizaciones cambian muy rápido Es por este motivo que el informe debe estar en el momento preciso para que se tomen las decisiones pertinentes d El informe debe reunir, como mínimo, las características de: materialidad, precisión, practicabilidad, integridad, veracidad, concisión, claridad, oportunidad, prudencia  Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los aspectos fundamentales de la materia bajo examen, sin detenerse en errores o deficiencias que no son significativos en el contexto total  Precisión: La información debe ser apta y convenientes para los requerimientos del usuario  Suficiencia: La información, debe además, reunir los atributos necesarios para transmitir su utilización, esto es, resolver problemas y mejorar la gestión administrativa       Integridad: El contenido del informe de ser exhaustivo, en el sentido de incluir, por lo menos, todos los elementos esenciales de la situación auditada Veracidad: La información presentada debe expresar fielmente los acontecimientos reales, sin omisiones ni deformaciones de ningún tipo Concisión: La exposición requiere estar sintetizada en grado tal que sea compatible el tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar, sin perder por ello la claridad de las ideas y conceptos vertidos Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fácil comprensión, para evitar problemas de comunicación derivados de una excesiva especialización de la fuente y/o del receptor Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario Prudencia: El auditor debe ser cauto en la información entregada, evitando infidencias y riesgos innecesarios EL AUDITOR OPERATIVO Y SUS ACTIVIDADES DENTRO DEL CAMPO DE LAS OPERACIONES Se puede desenvolver en cualquier campo de los negocios: MARKETING, COSTOS, RECURSOS HUMANOS, FINANZAS, PRODUCCIÓN, etc PERFIL BÁSICO PARA EL AUDITOR OPERATIVO • Título profesional • Conocimiento de normas legales • Conocimiento de normas profesionales • Conocimientos de disciplinas del área administrativa • Reconocida experiencia en el manejo de temas 183 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS operativos y de gestión • Amplitud de criterios y amplio conocimiento del contexto visión global y no sujetarse a reglas muy rígidas • Poseer condiciones personales que le permitan encarar eficientemente su tarea • Capacidad técnica • Espíritu docente • Lograr la aceptación del auditado • Independencia de criterio • Capacidad para planear y administrar las tareas de auditoria • Capacitarse en forma continua Operativo Externo le pertenecen a él, pero si fueron elaborados por un Auditor Operativo Interno le pertenecen a la empresa FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORIA OPERATIVA: PLANEAMIENTO Se elabora detalladamente el plan de trabajo para la entidad a auditar, tomando en cuenta 02 factores importantes:  EL ALCANCE DE LA AUDITORIA  EL PRESUPUESTO DE LA AUDITORIA EJECUCIÓN DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL AUDITADO i DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL AUDITADO DURANTE EL PLANEAMIENTO ii  Tiene derecho a participar y sugerir el ALCANCE de la auditoría a efectuarse DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL AUDITADO DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA OPERATIVA  Tiene derecho a ser informado PAPELES DE TRABAJO iii CONCEPTOS GENERALES, CONSIDERACIONES MÁS IMPORTANTES –SU ORGANIZACIÓN  Son formatos de trabajo que cada auditor operativo diseña según el objetivo y alcance de auditoría que desea realizar  Son sumamente importantes pues le permiten monitorear mediante INDICADORES los resultados alcanzados por la empresa PAPELES DE TRABAJO, ÍNDICES, REFERENCIAS, SUPERVISIĨN Y REVISIĨN, CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y CUSTODIA a) Los papeles de trabajo para su mejor comprensión deben organizarse en forma ordenada y contar un índice para permitir su fácil ubicación, así como una CODIFICACIĨN ó REFERENCIAS b) Así mismo deben ser elaborados, supervisados y revisados por diferentes miembros del equipo de auditoría c) Respecto a la propiedad de los papeles de trabajo, si fueron elaborados por un Auditor iv v Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa Etapa de Estudio General: definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las causas últimas de los problemas Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos administrativos y gestión de cada área Etapa de Estudio Especifico: se puede establecer la relación entre los problemas visibles y potenciales y las causas que en verdad lo originaron El auditor debe generar un modelo de control Con el material ordenado se procede aun análisis del problema, el fin de formular los juicios que conozcan al diagnostico real de la situación y también a un pronostico Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una opinión meditada, experta e independiente en relación a la materia sometida a examen, su evidencia correspondiente Etapa de Seguimiento: el auditor debe monitorear que las debilidades han sido solucionadas EL INFORME La estructura del informe debe contener:  Objetivo de la auditoria  Metodología  Alcance del trabajo  Diagnostico 184 CPC CÉSAR PA OXOLĨN ADMINISTRACION PRÁCTICA PARA EFECTUAR AUDITORÍAS OPERATIVAS  Recomendaciones  Pronostico  Anexos TÉCNICAS DE AUDITORÍA OPERATIVA  Estudio General Es el estudio y análisis de los aspectos generales del problema, situación y/o empresa, que puedan ser significativos en su calidad de información para el auditor  El examen de la documentación: Revisión de escrituras, actas de directorio, juntas o comités; manuales de organización, de descripción de cargos, de procedimientos; correspondencia relacionada la organización y marcha del ente; organigramas; declaraciones de políticas y filosofía de administración, todo lo cual debe otorgar conocimiento del área o entidad examinada  La información ocular: Apreciación real, obtenida por el auditor  Descripciones Escritas: Son las características del sistema o de una situación especifica a evaluar, pueden ser explicaciones sobre las funciones de la empresa, procedimientos registros, formularios, archivos, recursos, etc Lo importante es escribir lo visto aunque el auditor debe tener la habilidad de escribir en forma clara y concisa  Entrevista Es recoger información formulando preguntas a los empleados relacionados el problema Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear las preguntas y dar validez a las respuestas Se deben planificar las entrevistas a efectuar, y así aprovechar mas el tiempo La respuesta a una sola pregunta es una parte minúscula en la formación de la opinión, las respuestas a muchas preguntas, relacionadas entre si, pueden suministrar elementos de juicio muy satisfactorios El único problema de planificar las entrevistas es que pueden mecanizar la información También si el auditor no desea tener un cuestionario en la entrevista, hace la entrevista más amena y puede tener un clima mas grato, además si hace esto debe tomar buenas notas resumidas que después le ayuden en su labor Correlación Información Conexa Cada vez que el auditor obtenga información que le sirva de evidencia para la formación de un juicio, deberá relacionarla la información conexa de la propia empresa y/o del medio relacionado, el objetivo de constatar tanto su confiabilidad y validez como que sea concordante el concepto, políticas, filosofía de administración y cultura organizacional del ente examinado Servirá para tal constatación que ya estuvo en vista al practicar el examen general, en especial manuales y documentos emitidos por la empresa sobre su organización y modo de administrar Confirmación Es para tener la confirmación de las entidades ajenas a la organización respectos de ciertos temas que le interesen al auditor para que le ayuden a su trabajo Por ello estas entidades deben ser independientes de la empresa, además la información que ellos emitan se debe entregar directamente al auditor Observación El auditor debe estar alerta ante cualquier situación que se produzca y todas las actividades que se llevan a cabo La idea es ver que nada este fuera de lo normal Es una técnica de aplicación muy general y su aporte no es muy concluyente, pues el auditor no la puede vincular a procedimientos específicos de verificación Análisis Se examina cuidadosamente la información recopilada Se comprueba la calidad de la información y su relevancia ante los hechos advertidos en las etapas de investigación, para poder definir el o los problemas, precisar su significado y trascendencia, identificar sus causas y buscar las soluciones Otras Técnicas Técnicas tales como árboles de decisión, COSO, COCO, CADBURY, ISO, PESTEC, EFI, EFE, OCEANOS AZULES, CPM, PERT y otras mas ayudados por las estadísticas, matemáticas, probabilidades, programación lineal, la computación ,etc ayudan a los administradores a tomar mejores decisiones , estas técnicas también las utiliza el auditor operativo, entonces, el debe saber como utilizarlos, además debe tener un asesor que tenga este tipo de conocimientos AUDITORIA OPERATIVA ISO DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL https://www.youtube.com/watch?v=aCW9ThHRCt8&spfreload=10 185 ... el concepto de demanda se puede definir múltiples niveles de agregación y 2- Dimensión de mercado: según esta dimensión se puede hablar de tres tipos de demanda:  Demanda total del mercado:... y demanda derivada La demanda final sería la demanda de los mercados de consumo mientras que la demanda derivada sería la demanda de los mercados industriales Por otra parte, se puede entre demanda... a depender de cuánto se gasta 5.2 CONCEPTO DE CUOTA DE MERCADO DE UNA MARCA: DETERMINACIÓN Y ANÁLISIS DE SUS COMPONENTES La cuota de mercado lo que relaciona es la demanda de una marca la demanda