Chương 6: Tổ chức pptx

 Làm rõ ràng trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức và quyền hành trực tuyến..  Sơ đồ tổ chức cung cấp

Chương 6

TỔ CHỨC

 Những nguyên tắc cơ bản của phối hợp

 Cơ cấu quyền hành của tổ chức

 Những nhân tố ảnh hưởng đến sự tập trung

và phân quyền ra quyết định

MỤC TIÊU CHƯƠNG VI

 Sự khác nhau giữa quyền hành trực tuyến và quyền hành chức năng

 Thế nào là thiết kế tổ chức

 Cơ cấu cơ giới và cơ cấu hữu cơ

 Những nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế

tổ chức

 Các loại hình cơ cấu tổ chức

Định nghĩa

 Tổ chức là gì?

 Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp cho mọi người có thể thực hiện các kế hoạch đã đề ra và thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức.

CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức

 về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức,

 thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì

và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào

 nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng

mục tiêu của tổ chức.

CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Cách thức mà cơ cấu tổ chức giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả với nhau:

 Phân chia con người và các nguồn lực khác cho các hoạt động

 Làm rõ ràng trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thông qua các bản mô tả công việc, các sơ đồ tổ chức và quyền hành trực tuyến

 Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kỳ vọng ở họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công việc

 Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và giải quyết vấn đề

NHỮNG NHÂN TỐ CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Chuyên môn hóa: là tiến trình

tạo để thực hiện những nhiệm vụ đó.

 Tiêu chuẩn hóa:

trong quá trình thực hiện công việc của họ.

Chủ tịch Tổng giám đốc

Giám đốc sản xuất

Giám đốc tài chính

& dịch vụ khách hàng

Phó chủ tịch hoạt động

Phó chủ tịch phụ trách

th ơng mại

Giám đốc trung

Phó chủ tịch hệ thống &

tự

động hoá

Phó chủ tịch sản phẩm

Phó chủ tịch phụ trách tài sản & hậu cần

Phó chủ tịch hoạt động

Phó chủ tịch & kiểm soát viên

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Khái niệm: là một biểu đồ chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng, các bộ phận và các vị trí cá nhân trong tổ chức.

 Sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin về 4 khía cạnh quan trọng của cơ cấu tổ chức:

 Các nhiệm vụ:

 Sự phân chia: mỗi một bộ phận hay vị trí sẽ chịu trách nhiệm về một vài nhiệm vụ cần thiết đã được phân công.

 Cấp bậc quản trị:

 Hệ thống cấp bậc từ trên xuống dưới

 Báo cáo trực tiếp từ nhà quản trị cấp dưới và cấp trên.

 Quyền hành trực tuyến:

 mối quan hệ theo chiều dọc

CHUYÊN MÔN HÓA TRONG

TỔ CHỨC

 Chuyên môn hóa trong tổ chức chỉ ra hai trong bốn nhân tố cơ bản của

tổ chức.

 Chuyên môn hóa:

 Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ

 Phân công chúng cho các nhóm chuyên môn hóa trong tổ chức

 Tiêu chuẩn hóa:

 Phân chia các tiêu chuẩn cho việc thực hiện các nhiệm vụ

 Chuyên môn hóa:

 theo chức năng

 Theo khu vực

 Theo sản phẩm

 Theo khách hàng

 Khái niệm: là sự nhóm gộp các nhóm hoặc các bộ phận theo những lĩnh vực chức năng riêng biệt

như sản xuất, marketing, nguồn nhân lực và tài

chính.

CHUYÊN MÔN HÓA THEO CHỨC NĂNG

GIÁM ĐỐC

Tài chính Marketing

CHUYÊN MÔN HÓA THEO

dưới chia sẻ kinh nghiệm của nhau.

trong những lĩnh vực riêng biệt.

CHUYÊN MÔN HÓA THEO ĐỊA LÝ

 Khái niệm: chuyên môn hóa theo địa lý nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực

địa lý dưới sự giám sát của một nhà quản trị.

GIÁM ĐỐC

KHU VỰC 3 KHU VỰC 2

SX MAR

SX MAR

CHUYÊN MÔN HÓA THEO ĐỊA LÝ

-Các thiết bị sản xuất được đặt ở

một vị trí địa lý, tiết kiệm thời gian

-Có thể gây ra sự xung đột giữa mục tiêu của vị trí địa lý và mục tiêu của công ty

-Cần những quy tắc và quy định chung để hợp tác và đảm bảo sự đồng nhất về chất lượng của các vị trí

CHUYÊN MÔN HÓA THEO SẢN PHẨM

 Khái niệm: chuyên môn hóa theo sản phẩm phân chia tổ chức thành các đơn vị, mà mỗi đơn vị có

khả năng thực hiện thiết kế, sản xuất và marketing các sản phẩm và dịch vụ của chính nó.

GIÁM ĐỐC

SẢN PHẨM C SẢN PHẨM B

SX MAR

SX MAR

CHUYÊN MÔN HÓA THEO SẢN

các nguồn lực một cách hiệu quả.

tuyến sản phẩm khác nhau.

phân chia các nguồn lực.

tuyến sản phẩm đơn nhất.

thuộc các tuyến sản phẩm.

CHUYÊN MÔN HÓA THEO KHÁCH HÀNG

 Khái niệm: chuyên môn hóa theo bộ phận khách hàng liên quan đến việc nhóm gộp các bộ phận theo loại khách hàng được phục vụ

-Chỉ giải quyết vấn đề cho từng loại khách hàng riêng biệt

5 Lựa chọn cơ cấu cho tổ

chức

Đặc điểm tổ chức Cách chuyên môn hóa bộ phận

Quy mô nhỏ  Chức năng

Toàn cầu  Vị trí địa lý

Phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng  Khách hàng

Cốt để sử dụng các nguồn lực hạn chế  Khách hàng

Khách hàng tiềm năng là đa dạng  Sản phẩm

Khách hàng tiềm năng là ổn định  Chức năng và khách hàng

Để sử dụng chuyên môn hóa thiết bị  Sản phẩm

Cần chuyên môn hóa các kỹ năng  Chức năng

Chi phí vận chuyển nguyên vật liệu cao  Địa lý và khách hàng

SỰ PHỐI HỢP TRONG TỔ CHỨC

 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh

 Cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp và duy nhất

 Đảm bảo giảm thiểu lộn xộn trong tổ chức

 Nguyên tắc chuỗi mệnh lệnh

 Xác định một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng từ cấp cao nhất đến điểm thấp nhất

 Nguyên tắc tầm hạn kiểm soát

 Giới hạn số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo trực tiếp với một nhà quản trị

 Tầm hạn quản trị rộng

 Tầm hạn quản trị hẹp

TẦM HẠN KiỂM SOÁT

 Tầm hạn kiếm soát

rộng

 Mối quan hệ báo cáo

với cấp trên nhiều

 Số cấp quản trị ít

 Tầm hạn kiếm soát hẹp

 Mối quan hệ báo cáo với cấp trên ít

 Số cấp quản trị nhiều

NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG

ĐẾN TẦM HẠN QUẢN TRỊ

 Năng lực của nhà quản trị và nhân viên

 Nhân viên mới

 Ít kinh nghiệmtầm hạn hẹp

 Những nhiệm vụ giống nhau hoặc khác nhau

 Nhiệm vụ giống nhautầm hạn rộng

 Những vấn đề mới bất ngờ xảy ra trong bộ phận của nhà quản trị

 Phạm vi rõ ràng của các quy tắc và tiêu

chuẩn hóa

QUYỀN HÀNH

 Quyền hành:

 Quyền đưa ra các quyết định và hành động

 Quyền hành được sử dụng khi các ban giám đốc giao cấp dưới nhiệm vụ gắn liền với trách nhiệm để gia tăng năng lực thực hiện công việc

 Vùng không quan tâm:

 Lý thuyết chấp nhận quyền hànhnhân viên sẽ phân tích, đánh giá quyết định của nhà quản trị cấp trên trực tiếp trước khi chấp nhận hay chống đối quyết định

 Quyết định nằm trong “vùng không quan tâm”dễ chấp nhận

 Không nhất thiết có quyền hành để tạo ra quyền lực.

 Ví dụ: trợ lý giám đốc quyền lực nhiều có thể có ít quyền hành

Tổng giám đốc điều hành

Cấp bậc Quyền hành

Sản xuất Marketing

Kế toán

n.Nhân lực Tài chính

Chức năng

R & D

Trung tâm quyền lực

CÁC LOẠI QUYỀN LỰC

phát điều gì đó có giá trị với người khác

người trong hệ thống cấp bậc chính thức

năng đặc biệt hoặc kiến thức.

với mọi người, người có quyền lực hoặc đặc điểm cá nhân mong muốn.

TẬP TRUNG VÀ PHÂN CHIA

QUYỀN HÀNH

 Tập trung quyền ra quyết định ở cấp cao trong tổ chức

 Nhà quản trị phân cho các dưới quyền ra các quyền định và hoạt động trong một số hoàn cảnh

 Ai được phân quyền

 Phân quyền trong lĩnh vực nào

 Tính chính thức của việc phân quyền

 Phân quyền xuất hiện cùng với sự phân chia trách nhiệm

 Xác định mục tiêu

 Phân chia nhiệm vụ

 Trách nhiệm giải trình với ai…

 Cấp dưới gần với những công việc cụ thể

 Phân tán quyền lực giúp tăng cường không khi định hướng mục tiêu và lành mạnh trong nhân

viên

PHÂN QUYỀN

 Các nguyên tắc để cải thiện sự phân quyền

 Thiết lập các mục tiêu và tiêu chuẩn

 Xác định quyền hành và trách nhiệm

 Quan tâm đến cấp dưới

 Yêu cầu một công việc toàn diện

 Cung cấp sự huấn luyện

 Thiết lập sự kiểm soát tương ứng

PHÂN QUYỀN

 Lý do những nhà quản trị không phân quyền

 Nhân viên thiếu kinh nghiệm

 Tốn nhiều thời gian để giải thích công việc hơn tự mình làm nó

 Lỗi mà nhân viên mắc phải có thể như là một chi phí

 Nhân viên quá bận rộn

 Phân quyền có thể làm cho cấp dưới biết nhiều công việc của cấp trên, nên làm cho nhà quản trị cấp trên lo lắng

PHÂN QUYỀN

 Nghệ thuật phân quyền

 Đo lường những thành công của nhân viên để bảo đảm phù hợp với mục tiêu chung

 Xem sự phân quyền như là một công cụ huấn

luyện

 Xác định quyền cá nhân cho các nhiệm vụ

 Để cho nhân viên xây dựng các kế hoạch hoạt động của họ

 Bảo đảm rằng bạn ở trên mọi thứ và tổ chức cho nhân viên có trách nhiệm phải giải trình

NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TẬP TRUNG VÀ PHÂN QUYỀN

 Gía trị của quyết định

 Sự đồng nhất của các chính sách

 Văn hóa tổ chức

 Năng lực của các nhà quản trị

 Cơ chế kiểm soát

 ảnh hưởng của môi trường

 Trực tuyến: đóng góp trực tiếp vào mục tiêu (sản xuất, bán hàng)

 Tham mưu: gián tiếp (kế toán, nhân lực…)

Kênh truyền thông chính thức

Quyền hành quyết định tập trung

Cơ cấu tổ chức cao hơn

Sự cộng tác Nhiệm vụ thích ứng Một vài quy tắc Truyền thông phi chính thức Quyền hành quyết định phi tập trung

Cơ cấu tổ chức phẳng hơn

Tổ chức hữu cơ THIẾT KẾ TỔ CHỨC

THIẾT KẾ TỔ CHỨC

CẤU TRÚC

TỔ CHỨC CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Chiến lược Chiến lược

Quy mô Quy mô Môi trường Môi trường

Công nghệ Công nghệ

Mô hình cơ giới Các chiều hướng bối cảnh Mô hình hữu cơ

Có tinh ổn định Theo quy trình ổn định

Lớn Tính hiệu quả Các nhân viên bị áp đặt

Chức năng Tập trung

Hệ thống thông tin chính thức

Và tập trung Không thường xuyên

Thoe chiều dọc Phân tích lý trí Tính gia trưởng

Môi trường Công nghệ Quy mô Các mục tiêu Văn hóa

Các kết quả tổ chức

Cấu trúc tổ chức

Cơ chế kiểm soát

Giao tiếp Những cải cách tổ chức Các mối quan hệ liên bộ phận

Ra quyết định Các nguyên tắc hướng dẫn

Nhóm Được phân quyền Mặt đối mặt Thường xuyên Dọc kết hợp với ngang Thử thách và sai lầm

Dân chủ

Có tính thay đổi Tính không ổn định

Nhỏ Tính thích nghi

và hiệu quả Các nhân viên được trao quyền

ẢNH HƯỞNG CỦA CÔNG NGHỆ

ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC

 Công nghệ là gì?

 Công nghệ chính là công cụ, kỹ thuật và

hành động dùng để tạo ra sự thay đổi các

đầu vào thành đầu ra.

 Công nghệ là quá trình sản xuất của tổ chức

và bao gồm các thủ tục công việc và máy

móc.

Sự phân loại của woodward

theo hệ thống chế tạo

1 chế tạo đơn lẻ theo yêu cầu của khách hàng.

2 chế tạo theo công nghệ phức tạp từng cái một.

3 chế tạo dùng thiết bị lớn trong các giai đoạn.

4 chế tạo một chi tiết trong một lượt nhỏ.

5 chế tạo thành phần trong một lượt lớn.

6 Chế tạo một lượt lớn.

7 chế tạo lớn.

8 tiếp tục quá trình chế tạo kết hợp với sự chuẩn bị của sản xuất để bán bởi lượt lớn hoặc phương pháp chế tạo lớn.

9 tiếp tục quy trình chế tạo.

10 chế tạo theo dây chuyền của chất lỏng, chất rắn và chất khí.

Đặc điêm cấu trúc Công nghệ

Đơn chiếc Hàng loạt Dây chuyền

Toàn bộ cấu trúc Hữu cơ Cơ giới Hữu cơ

MỘT SỐ CẤU TRÚC

 Cấu trúc giản đơn: doanh nghiệp nhỏ

 Cấu trúc theo chức năng

 Cấu trúc theo sản phẩm

 Cấu trúc theo ma trận

 Cấu trúc nền tảng nhóm

 Sự dịch chuyển sang tổ chức không ranh giới

 Nhu cầu toàn cầu hóa

 Tổ chức modul hoặc tổ chức ảo (Amazon.com)